Endringer i GRFS fra Kundens interne rutiner.

Transkript

1 Endringer i GRFS fra Kundens interne rutiner. 1

2 Kursinnhold Litt generelt om GRFS Nytt kapittel om betalingsoppdrag Enkelte andre endringer/justeringer Kundens interne rutiner 2

3 Litt generelt om GRFS 3

4 Hvorfor GRFS? Er GRFS hovedsakelig et meningsløst strengt regelverk man plikter å følge, men som i bunn og grunn ikke tilfører virksomheten og kunder noe ekstra? Hovedformålet med regnskapsførerloven og GRFS sikre korrekt utarbeidelse av pliktig rapportering, sikre offentlige myndigheters interesser sikre at kundene av regnskapsførere får et produkt og en service som er av tilstrekkelig god kvalitet 4

5 Hvorfor GRFS? For regnskapsfører er etterlevelse av GRFS viktig for å redusere risiko ved: bedre kvalitet i arbeidet redusert risiko for konflikter/tvister med kundene at man stiller sterkere dersom en konflikt/tvist oppstår opprettholdelse av konsesjon Med andre ord: etterlevelse av GRFS er noe regnskapsfører bør gjøre for egen del, ikke fordi man må Husk! GRFS er en rettslig standard, og skal følges 5

6 GRFS 5.7 Betalingsoppdrag 6

7 GRFS 5.7 Betalingsoppdrag Nytt kapittel fra for oppdrag der regnskapsfører foretar utbetalinger på vegne av kunde Ved å følge GRFS 5.7 reduserer regnskapsfører risikoen for erstatningsansvar vesentlig følg kapittelet fordi du bør, ikke fordi du må! 7

8 GRFS Betalingsoppdrag Med betalingsoppdrag menes oppdrag hvor regnskapsførervirksomheten får adgang til å belaste oppdragsgivers bankkonto(er) med utbetalinger, eller legge betalingsforslag til godkjenning hos oppdragsgiver med andre ord ikke begrenset til remittering. Standarden gjelder all type betaling på vegne av kunden gjelder også der kunden selv står for endelig godkjenning av utbetalinger Betalingsoppdrag Betalingsforslag Registrering av betaling i bank - manuelt (nettbank) - filoverføring/remittering Godkjenning av betalinger 8

9 GRFS Betalingsgrunnlag Med betalingsgrunnlag menes dokumentasjon av krav og andre rettsgrunnlag for utbetalinger, herunder kjøpsdokumenter (inngående fakturaer), lønningslister, offentlige oppgaver, utgående kreditnotaer som betinger utbetaling mv. Betalingsgrunnlaget kan være mottatt fra eksterne parter eller være utarbeidet av oppdragsgiver eller regnskapsfører-virksomheten Betalingsforslag Med betalingsforslag menes oversikt over krav som skal belastes en bankkonto Betalingsforslag kan benevnes remitteringsliste, remitteringsforslag, bankliste for lønninger etc. 9

10 GRFS Tilgangsrettigheter og arbeidsdeling Den som har bankfullmakt skal ha egne tilgangsrettigheter til oppdragsgivers bankkonto. Medarbeidere skal ikke benytte oppdragsgivers eller andre medarbeideres tilgangsrettigheter, for eksempel passord eller kodebrikker. Med andre ord: alle medarbeidere skal ha sin egen tilgang, og ikke låne av andre. Hvis det begås underslag hvordan dokumentere at det ikke er din medarbeider (ev. hvilken medarbeider det er)? Man bør ha arbeidsdeling, slik at samme person ikke både registrerer og godkjenner utbetalingen Anbefaler sterkt en løsning hvor kunde godkjenner betaling (mer om det senere) 10

11 GRFS Oppdragsgivers interne rutiner I vurderingen av oppdragsgivers interne rutiner bør man vurdere om rutinene: sikrer rettidig utbetaling av korrekt beløp til riktig mottaker (anvisning, utarbeidelse/levering, egne avtaler som kontantrabatter, akontobetalinger etc.) sikrer tilstrekkelig spesifisering for å etterleve krav om dokumentasjon av betalingstransaksjoner er betryggende med tanke på attestasjon/godkjenning følger opp/informerer regnskapsfører om endringer i avtaler som er grunnlag for faste utbetalinger oppfyller oppbevaringsplikt for regnskapsmateriale 11

12 GRFS Betalingsgrunnlag Regnskapsfører skal påse at betalingsgrunnlaget inneholder tilstrekkelig informasjon til å registrere betalinger i betalingsløsningen og utarbeide dokumentasjon av betalingstransaksjoner Oppdragsgiver har ansvaret for betalingsgrunnlaget, og regnskapsfører har ikke plikt til å verifisere dette så lenge det er tilstrekkelig til å registrere betalingene/utarbeide dokumentasjon av betalingstransaksjonene Foregående punkt gjelder så lenge regnskapsfører ikke forstår at det er urimelig eller usannsynlig 12

13 GRFS Betryggende registrering Regnskapsfører skal sørge for betryggende registrering av nødvendig betalingsinformasjon i betalingsløsningen. Ved betaling til utlandet skal regnskapsfører gjøre seg kjent med rutinene for utenlandsbetalinger hos oppdragsgivers bankforbindelse, samt eventuelle særlige krav til slike betalinger. Da utenlandsbetalinger både ofte tar noe lengre tid og det er økt risiko for feil på grunn av manglende eller feil opplysninger, anbefales det å registrere betalingene i god tid for å sikre betaling til forfall. 13

14 GRFS Likviditet og prioritering av krav Kunden har ansvaret for å sikre tilstrekkelig likviditet og til å prioritere krav hvis nødvendig. Regnskapsfører skal gjøre kunde oppmerksom på utilstrekkelig likviditet, og be om prioritetsrekkefølge. Regnskapsfører skal ikke selv foreta en bindende prioritering av krav mot oppdragsgiver. Man kan imidlertid anbefale en prioritering, som normalt er: 1) lønn/arbeidsvederlag, 2) skatter og avgifter, 3) øvrige krav, 4) utbetalinger til eiere/styret/daglig leder, 5) krav som skal stå tilbake for øvrige krav og 6) gaver 14

15 GRFS Attestasjon og godkjenning Utbetaling skal attesteres/godkjennes av oppdragsgiver, hvis ikke annet er avtalt Svært mange svindelforsøk i den senere tid Ta alltid en ekstra kontroll med kunde hvis noe er rart, uvanlig eller mistenkelig, både med tanke på beløp, art og ikke minst til hvem Ikke ta denne kontrollen per e-post. Mange hackere tar kontrollen over e-postkontoen Du kan ikke lenger stole på at svindelmail er skrevet med dårlig språk. Mange er svært profesjonelle, fremstår som helt genuine og ser ut til å komme fra kunde Reduser risiko ved å la kunde godkjenne alle betalinger i siste ledd 15

16 GRFS 2.9 Forsikring GRFS anbefaler at regnskapsførervirksomheten vurderer hvorvidt det er behov for en kriminalitetsforsikring («underslagsforsikring») Nytt: regnskapsfører bør informere oppdragsgiver om det er tegnet en slik forsikring eller ikke Anbefaler å inkludere en setning i fullmakten (remitteringsfullmakt, bankbelastningsfullmakt e.l.) om forsikring er tegnet eller ikke 16

17 Andre påvirkede punkter i GRFS GRFS 3.2: Oppdragsavtale eller vedlegg bør inneholde en beskrivelse av rutinene for gjennomføring av oppdraget hos både oppdragsgiver og regnskapsfører, herunder rutiner for godkjenning og utbetaling GRFS 3.6: En bankfullmakt bør angi kontonummer for de bankkontoer som omfattes av fullmakten, samt eventuelle begrensninger i fullmakten - for eksempel at den kun skal gjelde enkelte typer utbetalinger Oppdragsgiver har rett til å gi regnskapsfører ubegrenset bankfullmakt, men det anbefales ikke 17

18 Andre påvirkede punkter i GRFS GRFS 5.3 omhandler rapportering av lovbrudd til oppdragsgiver. Gjelder «regnskapsnære» regelverk. Eksempel ved betalingsoppdrag: Manglende likviditet til å overføre forskuddstrekk til egen skattetrekkskonto. For øvrig gjelder: Regnskapsfører bør også ta opp med oppdragsgiver brudd på andre regelverk, dersom regnskapsfører i sin oppdragsutførelse kommer over slike brudd Eksempler: kreditorbegunstigelse/forfordeling av kreditor GRFS 7.2: Kvalitetskontroll av medarbeideres oppdragsutførelse skal minst omfatte oppdragsutførelse, herunder gjennomført [ ] betaling 18

19 Andre endringer / justeringer i GRFS 19

20 Andre endringer/spesifiseringer 2.8.5: Begrepet «katastrofeplan» er byttet ut med «beredskapsplan» og «driftsproblemer» er byttet ut med «driftsavbrudd» Tanken er at det skal gjelde når IT-systemene blir satt helt ut av spill Samtidig innføres det et vesentlighetsprinsipp når det gjelder driftsavbrudd Mindre/uvesentlige driftsavbrudd håndteres løpende Regnskapsførervirksomheten må definere og avgrense hva som er vesentlig i beredskapsplanen For et lite regnskapskontor med etterskuddsvis føring av bilag kan det kanskje tolereres et driftsavbrudd på to-tre uker (avhenger av når det skjer) Større regnskapskontorer vil kanskje definere det som vesentlig dersom driftsavbruddet varer to-tre dager 20

21 Beredskapsplan/driftsavbrudd Husk at beredskapsplanen er den del av risikostyringen i virksomheten Ha en skriftlig plan! Vurder risiko Egen risiko Kundens risiko Risiko for myndigheter og andre interessenter 21

22 Andre endringer/spesifiseringer 5.2: Regnskapsfører skal vurdere om det er nødvendig å gjennomføre jevnlige aktiviteter for å følge opp kundens interne rutiner, eller om det er tilstrekkelig å følge opp endringene som avdekkes gjennom oppdragsutførelsen for øvrig (basert på risiko, kompleksitet, størrelse etc.) Man kan velge å gjøre vurderingen minst én gang per år Alternativt kan man gjøre det løpende. Da må man minst årlig notere om det er avdekket endringer eller ikke Handlinger og vurderinger må dokumenteres skriftlig 22

23 Andre endringer/spesifiseringer : Regnskapsvirksomhetens navn skal fremgå av den samlede rapporteringen (periodisk regnskapsrapportering) Skal gi bruker informasjon om hvor rapporten kommer fra, og plassere ansvaret Man kan inkludere regnskapsførervirksomhetens navn i oversendelsesbrevet eller den e-post hvor rapporten følger, og navnet trenger ikke fremgå av hver enkelt del av den samlede rapporteringen 23

24 Andre endringer/spesifiseringer 6.4: Det er gjort en presisering av at oppdragsdokumentasjonen kan oppbevares elektronisk, på papir eller som en kombinasjon av disse. Flere systemløsninger kan benyttes for elektronisk oppbevaring. Hvordan holde oversikt over hvor dokumentasjonen befinner seg? Dersom oppdragsdokumentasjon oppbevares hos kunde, skal det avtalefestes at regnskapsfører og kontrollør gis tilgang. Regnskapsfører er ansvarlig og bør gjøre en risikovurdering knyttet til oppbevaring hos kunde (regnskapsførerselskaper skal gjøre det). Hvor stor risiko er det i praksis ved å tillate at oppdragsdokumentasjonen oppbevares hos kunde? 24

25 Andre endringer/spesifiseringer 7.4: Rutinene for kvalitetskontroll bør nedtegnes skriftlig Det bør benyttes sjekklister ved gjennomføring av kvalitetskontrollen for å sikre at alle relevante og vesentlige forhold vurderes. 3.3: Dersom kunde ikke signerer oppdragsavtalen, kan aksept av avtalen legges til grunn ved konkludent adferd. Det er imidlertid presisert i GRFS at det kan bli utfordrende å gjøre gjeldende bestemmelser om mislighold og oppsigelse, slik at det er fortsatt viktig med underskrevet oppdragsavtale for å redusere risiko. 25

26 Andre endringer/spesifiseringer 4.4: Dersom ikke annet er avtalt, bør elektronisk utlevering av bokførte opplysninger til oppdragsgiver skje i regnskaps- systemets dataformat. Med innføring av SAF-T er det gode muligheter for at det blir tatt inn i standarden at det normalt skal være dataformatet Kanskje lurt å skrive noe i oppdragsavtalemalen om hvordan/hva slags format elektronisk materiale overleveres i, og hvordan det honoreres og er samkjørt, slik at det nå er spesifisert begge steder at særskilte handlinger i forbindelse med årsoppgjørsoppdrag skal dokumenteres som en del av oppdragsdokumentasjonen : Det sto at bilag som regnskapsfører burde ha forstått var uriktige eller urimelige, bør drøftes med kunde. Punktet er tatt ut, da det ikke kan være plikt til å drøfte forhold man ikke er klar over 26

27 Kundens interne rutiner 27

28 Kundens interne rutiner Regnskapsfører skal vurdere de av oppdragsgivers interne rutiner som er vesentlige for forsvarlig oppdragsutførelse i samsvar med oppdragsavtale og krav gitt i [ ] lov. Vurderingene skal dokumenteres som en del av oppdragsdokumentasjonen. Basert på oppdragets risiko, kompleksitet, størrelse mv.: vurder hvorvidt vurdering av kundens interne rutiner må gjøres som særskilte aktiviteter, eller om det kan gjøres løpende gjennom oppdragsutførelsen. Et absolutt minimum er å spørre kunde minst årlig om endringer i interne rutiner. Dersom man gjør vurderingen løpende, må man minst én gang per år notere ned om det er blitt avdekket endringer eller ikke 28

29 Kundens interne rutiner Dersom regnskapsfører i utførelsen av sitt oppdrag oppdager svakheter ved oppdragsgivers interne rutiner, skal svakhetene tas opp med oppdragsgiver. Ved vesentlige svakheter og gjentakelser skal rapportering til oppdragsgiver skje skriftlig. Sørg for å dokumentere skriftlig alt som blir tatt opp med kunden rundt deres interne rutiner e-post: «som vi snakket om på telefon i dag...» møtereferater mer formelle brev, enten e-post eller brev Ha et punkt i fremdriftsoversikten på alle kunder om gjennomgang av kundens interne rutiner 29

30 Eksempel sjekklister 30

31 Kundens interne rutiner Hva slags rutiner er det snakk om? Rutiner rundt det som grenser inn mot regnskapsførers arbeid, eksempelvis: Fakturering (tidspunkt, periodisering, avgiftsbehandling, etc.) Bilagshåndtering i virksomheten, herunder attestering av bilag og rutiner rundt betaling Føring av timelister (når det er et krav) Kassetellings- og dagsoppgjørsrutiner Rabattavtaler IT-sikkerhet (spesielt når regnskapsfører arbeider i kundens systemer) Ha en sjekkliste som utgangspunkt Må tilpasses det enkelte oppdrag 31

32 Oppsummering 32

33 Nytt kapittel om betalingsoppdrag Betalingsoppdrag er alle oppdrag der regnskapsfører er involvert i betaling på en eller annen måte Utarbeidelse av betalingsforslag Overføring av fil til bank eller registrering av betalinger i nettbank Godkjenning av betalinger Sørg for å ha rutiner på betalingsoppdragene som sikrer mot feil registrering og svindel Anbefaler at kunden må godkjenne alle betalinger i siste instans Sørg for at alle ansatte har egne tilganger deling av tilganger er risikosport Sørg for å ha fullmakter i orden Ved likviditetsproblemer: kunden må prioritere betalingen. Regnskapsfører kan kun komme med anbefaling, ikke prioritere. 33

34 Kundens interne rutiner Sørg for å vurdere/gjennomgå kundens interne rutiner minst en gang per år Gjelder rutiner som grense rinn mot regnskapsføreres arbeid Involver kunden Bruk en sjekkliste som mal, men tilpass sjekklisten til hvert enkelt oppdrag Dokumenter gjennomgangen/vurderingene skriftlig 34

35 Øvrige endringer i GRFS fra «Katastrofeplan» og «driftsproblemer» har blitt til «beredskapsplan» og «driftsavbrudd» Enkelte andre presiseringer 35