GRFS regelverket Aktualiteter og Ofte stilte spørsmål

Transkript

1 GRFS regelverket Aktualiteter og Ofte stilte spørsmål Knut Høylie, fagsjef skatt, NARF 1 Alternativ kurstittel: Regelverk til ergrelse(?) 2 1

2 Agenda efaktura til Staten fra 1/ hva betyr dette for oss? Risikostyring bare en dokumentasjonsplikt, eller også til nytte? Kundens interne rutiner hva må vi følge opp og når? Fremdriftsoversikt og loggføring av leveranser hva kreves? Rapportering til kunde hvor langt går pliktene? Kvalitetskontroll av medarbeidere og oppdrag overvurderer vi omfanget? Feilog avvik hva måfølges opp? Melding om mistenkelige transaksjoner saker fra fagsupport Rollekonflikter internt i byrået mellom hvem og når kan de oppstå? 3 GRFS fylte 10 år 10. september 2011 Regnskapsførerloven ble myndig og dermed voksen 18. juni Hvitvaskingsloven har vi levd med i 8 år Risikostyringsforskriften har vi for tredje året 4 2

3 Faksimile NARFs hjemmeside 17. desember 2010: 5 Frivillig revisjon veien frem NARFs holdning var basert på flertallsvurdering Synspunktet støttet av 75 % av NARF medlemmene De seirende argumentene Administrative lettelser (forenklingshensynet) Internasjonal harmonisering Kost / nytte Autorisasjonsordningen for regnskapsførere (i fravalgsgruppen anvender 70 % autorisert regnskapsfører) 6 3

4 Hvor enig eller uenig er du i følgende påstander om regnskapsførers betydning i næringslivet? Bruk av regnskapsfører... Resultater i prosent, N= Regnskapsbransjen litt om inntektsforhold Totalt honorar Regnskapsår Totalt honorar 10,1 mrd 9,4 mrd 8,3 mrd 7,3 mrd 6,5 mrd 6,0 mrd --- 3,4 mrd Vekst : 20 % 8 4

5 Totalt antall oppdrag i bransjen Diagrammet viser at det var oppdrag i regnskapsførerbransjen per Antall oppdrag har økt med 5,1 % fra regnskapsåret 2007 til Videre viser diagrammet at antall oppdrag har økt med 50 % fra regnskapsåret 1999 til Kvaliteten i bransjen Fra NARFs kvalitetskontroll, foretak Godkjent 36 % 42 % 41 % 38 % 51 % 57 % 54 % 62 % Begrenset oppfølging 44 % 39 % 40 % 39 % 35 % 29 % 27 % 24 % Ny kontroll 20 % 19 % 19 % 23 % 14 % 14 % 19 % 14 % Fra til medlemmer i NARF på 15 år. 10 5

6 Regnskapsbransjen lønnsomhet blant AS Årsresultat i intervall > % % % % 3 % 3 % % 4 % 3 % % 7 % 8 % 14 % 15 % 15 % % 42 % 48 % -21 % -23 % -19 % Underskudd -40 % -20 % 0 % 20 % 40 % 60 % Det samlede årsresultatet for aksjeselskaper har økt fra ca. 416 mill til ca. 618 mill fra 2008 til (Basert på tall fra Ravninfo.) efaktura til Staten t fra 1/ hva betyr dette for oss? 12 6

7 Brev fra FAD Elektronisk faktura I avtaler som inngås etter 1. juli 2012 skal statlige virksomheter kreve at deres leverandører av varer og tjenester sender faktura og kreditnota elektronisk, slik at virksomheten mottar dokumentet i samsvar med standarden Elektronisk k handelsformat t (EHF) (EHF). Flere kilder: og styring av ikt relaterte i.html?id= handel/faktura/nyheter 13 Nye krav i standard format Organisasjonsnummer til mottaker. MVA prosent på varelinje. Deres (mottakers) referanse. Anbefalte felter Kilde: Direktoratet for forvaltning og IKT Ordrenummer. KID Leverandørens bankkontonummer. Leverandørens artikkelnummer Konteringsstreng på varelinjenivå. Leverandørens referanse. Kjøpers kundenr hos leverandør 7

8 I dag Illustrert Staten Din kunde Staten Din kunde Din kunde Staten Staten (Anbudsutlysning) (Anbudstilbud) Bestilling Levering Fakturering Fakturamottak Godkjenning K o n t e r i n g Staten Bokføring 15 I dag Illustrert Neste år Staten (Anbudsutlysning) (Anbudsutlysning) Din kunde Staten Din kunde Din kunde (Anbudstilbud) Bestilling Levering Fakturering K o n t e r (Anbudstilbud) Bestilling Levering Fakturering Staten Staten Fakturamottak Godkjenning i n g Fakturamottak Godkjenning Staten Bokføring Bokføring 16 8

9 I dag Illustrert Neste år Staten (Anbudsutlysning) (Anbudsutlysning) Din kunde Staten Din kunde Din kunde (Anbudstilbud) Bestilling Levering Fakturering K o n t e r (Anbudstilbud) Bestilling Levering Fakturering Staten Staten Fakturamottak Godkjenning i n g Fakturamottak Godkjenning Staten Bokføring Bokføring 17 Konklusjon (basert på antagelse) Registreringsarbeidet flyttes over til leverandøren, dvs din kunde Og dermed flyttes også konteringskostnadene Den i statlig etat som bestiller må godkjenne fakturamottaket Men dette kan også automatiseres, med unntak av at bestiller må bekrefte tjeneste eller varemottaket Statensøkonomifunksjoner sitterigjenmed igjen Involvering i anbuds og/eller bestillingsfasen Rapporteringsfunksjonen Egen utfakturering Controllerfunksjonen 18 9

10 Hva betyr dette for resten av markedet? Hvor lang tid tar det før andre aktører krever tilsvarende? Hvis kort tid; din kunde bør vel vurdere å kreve tilsvarende efaktura fra sine leverandører? 19 IT utvikling Et poeng å få full integrasjon av dataflyt mellom alle involverte datasystemer? Lager (kunde), ordre (lev.), faktura (lev.), betaling (kunde) og regnskap (begge) NARF har igangsatt et arbeid sammen med systemleverandørene om standard dataformat 20 10

11 I dag Illustrert Neste år Staten (Anbudsutlysning) (Anbudsutlysning) Din kunde Staten Din kunde Din kunde (Anbudstilbud) Bestilling Levering Fakturering K o n t e r (Anbudstilbud) Bestilling Levering Fakturering Staten Staten Fakturamottak Godkjenning i n g Fakturamottak Godkjenning Staten Bokføring Bokføring 21 Går vi fra å operere i etterkant, til å komme i forkant? Må vi bistå med bokføringsinfo allerede på bestillingstidspunktet? Skal vi da like gjerne sørge for bestillingen? Administrere anbudsrunder? Forhandle innkjøpspriser? Altså bli kundenes innkjøpsavdeling??? Økt fokus på rapportering og controller funksjon? Temmelig sikkert 22 11

12 Risikostyring bare en dokumentasjonsplikt, eller også til nytte? 23 Risikostyringsreglene repetisjon Hva forskriften krever 24 12

13 Forskriftens innhold i korte trekk Gjelder alle RF selskaper Eneste unntak er EPF Krav: 1. Ansvarsdeling mellom styret og daglig leder 2. Etablering av system for risikostyring og internkontroll 3. Løpende vurdere vesentlige risikoer og internkontrollen Redusere sannsynligheten for at risiko inntreffer Redusere konsekvensen dersom risiko inntreffer 4. Minimum årlig gjennomgang 5. Dokumentasjon 6. Uavhengig bekreftelse eller internrevisjon Merk! Uavhengig bekreftelse kun ved revisjonsplikt 25 Hva er vesentlig risiko? Vår forståelse: Hva er virksomhetskritisk for kundene våre? Hva er virksomhetskritisk for byrået selv? Forholdsmessighet: Foretakene skal tilpasse risikostyringen og internkontrollen etter arten, omfanget av og kompleksitet i foretakets virksomhet

14 Hva betyr dette i daglige? Bevisst forhold til risikoer Bevisst forhold til kvalitet i alle ledd Større fokus på vesentlighet Stille krav internt og til omgivelsene Leverandører Det offentlige Kundene 27 Hjelpemidler KS Komplett 28 14

15

16

17

18 Risikoområder 35 Enmannsselskaper byråets risikoer Opprettholde autorisasjonen? Kontroll fra FT 2. gangskontroll fra NARF Kursoppdateringen i orden Vederheftig Kapasitet Hva skjer dersom DL brått blir syk/dør? Leveringsdyktighet gjennom året Oppdragsdokumentasjon Oppdragsavtaler, avstemmingsdok. mv er på plass 36 18

19 Fåmannsselskaper (2 6) ansatte byråets risikoer Opprettholde autorisasjonen? Kontroll fra FT 2. gangskontroll Kursoppdateringen i orden hos DL Vederheftig Kapasitet Hva skjer dersom nøkkelperson brått blir syk/dør? Leveringsdyktighet gjennomåret Oppdragsdokumentasjon Oppdragsavtaler, avstemmingsdok. mv er på plass Kvalitetskontroll medarbeidere Nødvendig fokus på ledelse? 37 Enmannsselskaper kunders risikoer Utlønning riktig beløp til rett tid Fakturering viktig mht likviditet og tillit Betaling til leverandører som over Korrekt regnskapsrapportering grunnlag for viktige beslutninger Purringer likviditet og tillit Refusjoner likviditet Rett rådgivning tilstrekkelig kompetanse og tid? Oppbevaring ikke førte bilag og datafiler 38 19

20 Fåmannsselskaper (2 6) ansatte kunders risikoer Utlønning riktig beløp til rett tid Fakturering viktig mht likviditet og tillit Betaling til leverandører som over Korrekt regnskapsrapportering grunnlag for viktige beslutninger Fast opplegg for bilagsmottak (inkl behandling av e post) Purringer likviditet og tillit Refusjoner likviditet idit t Rett rådgivning tilstrekkelig kompetanse og tid? Oppbevaring ikke førte bilag og datafiler Underslag 39 Større byråer Hele KS Komplett skjemaet Jo større byrå, desto mindre avhengige av enkeltpersoners autorisasjon og kompetanse Mer avhengige av faste rutiner og intern rapportering Mister ikke autorisasjon som følge av enkelthendelser Gode rutiner går foran en glipp 40 20

21 Nyttig? Vesentlighetsfokus fremfor detaljfokus. Få øynene opp for viktige risikoer? Gå ut av kontorbygget, se på bygget og still spørsmålet: Hva kan gå galt der inne? Husk sannsynlighet og konsekvens Diskuter med alle medarbeidere Eksterne styremedlemmer tvinges til å sette seg inn i virksomheten Praktiseringen av autorisasjonsordningen Mer vesentlighetsfokusert 41 Kundens interne rutiner hva må vi følge opp og når? 42 21

22 GRFS Gå gjennom kundens rutiner Ved etablering av oppdrag skal RF sammen med oppdragsgiver vurdere de av oppdragsgivers interne rutiner som påvirker oppdraget og tilpasse disse på en måte som sikrer forsvarlig regnskapsføring. Dersom RF i oppdragsperioden kommer over svakheter eller feil ved oppdragsgivers interne rutiner, skal dette tas opp med oppdragsgiveren. Ved vesentlige brudd eller gjentagelser, skal slik melding gis skriftlig. 43 GRFS Kundens rutiner bokføring Formelt innhold dokumentasjon Innhold i kjøpsdokumentasjon + btli betalingstransaksjonert kj Forsvarlig kontantforvaltning Ordnet håndtering av dokumentasjon Begrunne dokumentasjon hvis behov Oppfølging av rapporter mv fra RF Systematikk i returnert dokumentasjon Krav til oppbevaring Dokumentasjon av regnskapssystem 44 22

23 GRFS Kundens rutiner lønn (1) Krav til å ha arbeidsavtaler Oppfølging NAVs AA register Betryggende rutine som sikrer riktig lønnsutbetaling Legitimasjonskrav for utgiftsrefusjoner, reiseregninger og andre utgiftsgodtgjørelser Krav til å gi arbeidstakere lønnsslipp Krav om skattetrekkskonto 45 GRFS Kundens rutiner lønn (2) Frist for innsetting av skattetrekksmidler på skattetrekkskonto Betryggende oppbevaring av lønnsgrunnlag Krav til oppbevaringstid Plikten til yrkesskadeforsikring Rutine for å kreve refusjon for sykepenger Oppfølging av rapporter mv fra RF 46 23

24 GRFS Kundens rutiner fakturering (1) Rutine som sikrer at leveranser blir fakturert Forretningsprosess som sikrer at fakturaer har et betryggende grunnlag Tilstrekkelig spesifisert, jf formelle krav Tilstrekkelig info for korrekt avgiftsbehandling Sikrer effektiv og riktig fakturering til rett tid Fanger opp endringer di i avtaler tl Fanger opp endringer i prisregistre og kunderegistre 47 GRFS Kundens rutiner fakturering (2) Følger opp manglende betalinger Oppfølging av rapporter mv fra RF Krav til oppbevaringsplikter 48 24

25 49 Fra artikkelen: Avtaler Hæhre og hans advokat innrømmer at de skulle hatt bedre og skriftlige avtaler. Hadde teksten på fakturaen vært "avtale om deponileie" og ikke bare "avtale" hadde Økokrim aldri brydd seg om dette, mente forsvarsadvokaten. Hæhre har hatt kundeforhold til en rekke forbindelser i flere tiår. Da mener han det blir kunstig å bruke advokater for å formulere detaljer. Du gjør bare ikke det med folk du har tillit til, sier "anleggsslusken" fra Vikersund. Entreprenør Albert Kristian Hæhre tapte rettssaken mot Økokrim. Retten mener avtalene det strides om har vesentlig mangler og satte boten til kroner. Denne avtalen skrev de ned på et papirark og avtaleteksten var spartansk og enkel. Og den holdt ikke vann i henhold 50 til regnskapsloven. 25

26 Her følger noen påstander om din bedrifts eksterne regnskapsfører. Hvor enig eller uenig er du i disse påstandene? Resultater i prosent, N=1 531 Helt enig Delvis enig Delvis uenig Helt uenig Vet ikke Regnskapsfører bidrar til at vi i større grad kan konsentrere oss om vår kjernevirksomhet Regnskapsfører er bedriftens viktigste rådgiver og støttespiller i økonomiske spørsmål Regnskapsfører har god kunnskap om vår bransje Regnskapsfører tar seg for godt betalt i forhold til verdien av de tjenestene som leveres Regnskapsfører kommer uoppfordret med råd til vår bedrift Vår bedrift vurderer å skifte regnskapsfører Vår bedrift har planer om å ta tilbake regnskapsarbeidet og utføre det selv % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % Sjekkpunkt Hjemmel [1]) OK/IG/IA Kommentar Formelt innhold utgående faktura BF 5-1 Formelt innhold kvitteringer BF ledd og 5-4 Formelt innhold kassaapparatrapporter BF ledd Legitimasjon av kontantomsetning (dagsoppgjør) BF ledd Timebestillingssystem BF Timeregistreringer BF Lønnsdokumentasjon BF 5-6 Varetellingslister BF 6-1 Dokumentasjon av uttak BF 5-8 Dokumentasjon av reise- og oppholdsutgifter BF 5-9 Dokumentasjon av bevertningsutgifter BF 5-10 Utdrag fra sjekkliste for rutinegjennomgang! 52 26

27 Oppsummering Planlegg gjennomgang av kundens rutiner Besøk gjerne kundens lokaler, om mulig Lær din kunde å kjenne! Gå gjennom rutinene sammen med oppdragsgiver Tilpass rutinene, slik atsamspillet blir godt 53 Fremdriftsoversikt og loggføring av leveranser hva kreves? 54 27

28 GRFS / / Loggfør utlevering av bilag mv RF skal føre oversikt (logg) over mottak av dokumentasjon, alternativt føre oversikt over forsinket levering. Kunden r.: Arkiv: Utarb.av : Gj.gått av: Side: av 1 Kunde: Utarb. dato: Gj.gått dato: Regnsk apsår: Sak: SJEKKLISTE GJENNOM ÅRET Tekst Jan Feb Mar Apr Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov Des 13.k 14.k 15.k Bilag ankommet Regnskapet ført Regnskap til kunde Bilag returnert 55 GRFS Loggfør rapportering og utlevering bilag Det skal føres oversikt over tidspunkt for rapportering og utlevering av regnskapsmateriale Kunden r.: Arkiv: Utarb.a v: Gj.gått av: Side: av 1 Kunde: Utarb. dato: Gj.gått dato: Regnsk apsår: Sak: SJEKKLISTE GJENNOM ÅRET Tekst Jan Feb Mar Apr Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov Des 13.k 14.k 15.k Bilag ankommet Regnskapet ført Regnskap til kunde Bilag returnert 56 28

29 Rapportering til kunde hvor langt går pliktene? 57 GRFS Rapportering til kunde Skal leveres ut fra hva som er avtalt med kunde. Bh Behov og nytte bør synliggjøres for kunden. Periodiske regnskapsrapporter skal bygge på avstemte tall

30 GRFS Rapporter anbefalinger 1. Tilpass rapporten til oppdragsgiver 2. Gi en alderfordeltoversikt oversikt over uoppgjorte kundefordringer 3. Gjør det samme for leverandørgjelden 4. Periodiser vesentlige inntekter og kostnader Vurder gjerne bruttofortjenesteberegning for å stipulere varelager. 5. Benytt like periodiseringsprinsipper fra periode til periode. 6. Informer oppdragsgiver dersom det er gjennomført endringer i oppstillingsform, spesifikasjonsgrad eller i periodiseringsprinsipper. 59 GRFS Rapporter kommentarer Regnskapsrapportene skal i alminnelighet kommenteres. Forutsetninger som regnskapet bygger på Kommentarer til utvikling (særlig negativ) vedr egenkapital, likviditet og/eller inntjening. Uklarheter og spørsmål. Brudd på lovgivning i skal kluansett tas opp skriftlig. kifli 60 30

31 Kvalitetskontroll av medarbeidere og oppdrag overvurderer vi omfanget? 61 GRFS / Kvalitetskontroll på oppdraget Oppdragsansvarlig eller annen autorisert RF skal minst engang årlig kontrollere følgende for hver oppdragsgiver: Oppdragsavtale er à jour Fullmakter er skriftlig dokumentert Logg over mottak og utsendelse oppdateres løpende Avstemminger utføres periodisk og dokumenteres Fremdriftsoversikt holder à jour Oppdragsdokumentasjonen er à jour 62 31

32 GRFS Omfang på medarbeiderkontrollen Kvalitetskontrollens hyppighet og omfang vil kunne variere med den enkelte medarbeider Medarbeiderens kompetanse Medarbeiderens kapasitet Medarbeiderens erfaring Oppdragsgivers administrative rutiner Oppdragets kompleksitet Kontrollen kan bestå av stikkprøver 63 GRFS 1.6.4/1.6.5 Avvik og dokumentasjon Feil og mangler som avdekkes skal dokumenteres og korrigeres så raskt som mulig Kvalitetskontrollen skal dokumenteres i egnet oppfølgingssystem 64 32

33 Feil og avvik hva må følges opp? 65 GRFS 1 kravene til oppfølging feil og avvik Oppdragsgivers interne rutiner Tas opp med oppdragsgiver. Vesentlige brudd eller gjentakelser Skriftlig Dokumentasjon Skal uansett tas opp med oppdragsgiver Vesentlige brudd eller gjentakelser Skriftlig Avstemminger Avvik skal følges opp. Regnskaps, bokførings, skatte og avgiftslovgivning Skal uansett tas opp med oppdragsgiver 66 33

34 Melding om mistenkelige transaksjoner saker fra fagsupport 67 Antall hvitvaskingsmeldinger 68 34

35 Undersøkelsesplikten HVL 17. Undersøkelsesplikt Dersom rapporteringspliktige p g har mistanke om at en transaksjon har tilknytning til utbytte av en straffbar handling eller forhold som rammes av straffeloven 147 a, 147 b eller 147 c, skal det foretas nærmere undersøkelser for å få bekreftet eller avkreftet mistanken. 69 Rapporteringsplikten 18. Rapporteringsplikt Dersom undersøkelser som nevnt i 17 ikke avkrefter mistanken, skal den rapporteringspliktige av eget tiltak oversende opplysninger til Økokrim om den aktuelle transaksjonen og om de forhold som har medført mistanke. Den rapporteringspliktige skal på forespørsel gi Økokrim alle nødvendige opplysninger om transaksjonen og mistanken. it 35

36 Den enkeltes ansvar Medarbeidernes ansvar Mistenkelige og uvanlige forhold skal rapporteres internt i ht interne rutiner Oppdragsansvarliges ansvar Intern kontroll av medarbeideres oppdragsutførelse Hvitvaskingsansvarliges ansvar Er kontakt og kommunikasjonspunkt internt Omfatter også oppdragsansvarlige g Sjekkliste og intern kontroll av at faresignaler følges opp i oppdragene Sørger for at reglene er kjent og forstått 71 Når? GRFS om bokføringen: Gjennomføre formalkontroll Ta selvstendig stilling til bokføringskontoer, resultatføring kontra balanseføring, samt skatte og avgiftsmessig behandling Reagere på uriktige og ulogiske forhold Følge opp mistenkelige transaksjoner GRFS om oppfølging lønnsoppdrag Så lenge lønnsytelser er tilfredsstillende dokumentert, har regnskapsførervirksomheten ingen plikt til å verifisere lønnsgrunnlaget. Dette gjelder så langt regnskapsførervirksomheten ikke forstår eller burde forstå at lønnsgrunnlaget er uriktig eller usannsynlig. Dersom regnskapsførervirksomheten har mistanke om at en transaksjon har tilknytning til forhold som omfattes av hvitvaskingsloven, skal den gjennomføre undersøkelse og rapportering i samsvar med nevnte lov. Jf hvitvaskingsloven 17 og 18 GRFS om oppfølging faktureringsgrunnlag Regnskapsførervirksomheten skal påse at faktureringsgrunnlagene er tilstrekkelig spesifisert til å oppfylle lovbestemte innholdskrav til fakturaer. Dersom regnskapsførervirksomheten har mistanke om at en transaksjon har tilknytning til forhold som omfattes av hvitvaskingsloven, skal den gjennomføre undersøkelse og rapportering i samsvar med nevnte lov Jf bokføringsforskriften Betalinger for kunde 72 36

37 Hva er hvitvasking? Hvitvasking er å sikre utbytte fra straffbar handling. For at utbyttet skal kunne tas i bruk av gjerningspersonene må det integreres i den legale økonomien. Formålet med hvitvasking er derfor å få det til å se ut som om utbyttet er ervervet på lovlig måte, samt å skjule dets illegale opprinnelse. Eksempler på type krim 1. Penger generert fra organisert kriminalitet, som narkotikahandel, menneskesmugling og våpensmugling 2. Ransutbytte 3. Penger tilegnet gjennom underslag, skatteunndragelse, bedrageri, misbruk av selskapsformer, innsidehandel eller korrupsjon. 37

38 Hva rapporteres fra regnskapsførere? Svart omsetning Fiktive innlån Svart avlønning Ulovlige Fakturering med moms lån/mellomregninger uten momsregistrering Underslag Trygdesvindel Overføringer til Kontante oppgjør utlandet inn/ut Fiktive inngående fakturaer 75 Eksempler fra NARFs fagsupport Momssvik/skatteunndragelse Mottar faktura med mva. Selger er ikke mva registrert. Falsk fakturering (utstedelse av falske fakturaer til seg selv). 38

39 Eksempler fra NARFs fagsupport Omsetning uten aktivitet Butikk rapporterer høy omsetning inn i regnskapet. RF har kontor i nærheten av butikken, og observerer at butikken sjelden er åpen Eksempler fra NARFs fagsupport Svart omsetning mellom RF kunder RF kunde 1 mottar inngående faktura fra RF kunde 2. Utgående faktura finnes ikke i regnskapet til kunde 2 39

40 Eksempler fra NARFs fagsupport Fakturering uten reell leveranse / tapping av midler Norsk selskap blir fakturert fra utenlandsk selskap for rådgivningstjenester. Eier av det norske selskapet er direktør i det utenlandske. Tvil om realitet i leveransen. Eksempler fra NARFs fagsupport Trygdemisbruk Gravid kone ansatt i ektemannens AS. Noen måneder før fødselstermin får kona en betydelig lønnsøkning. Lønnsøkningen fremstår som ubegrunnet i forhold til stillingen i selskapet. Fiskere sykmelder seg i friperioder. 40

41 Hvitvaskingsloven oversikt 1. Plikt til å etablere rutiner 2. Plikt til å utpeke hvitvaskingsansvarlig 3. Plikt til risikobasert kundekontroll 4. Plikt til løpende oppfølging av kundeforholdet 5. Undersøkelsesplikt av mistenkelige transaksjoner 6. Rapporteringsplikt ved ikke avkreftet mistanke om straffbareforhold 81 Identitetskontroll Fysiske personer Godkjent legitimasjon: Pass Førerkort (ikke grønt førerkort) Norsk bankkort Forsvarsdepartementets ID kort Postens ID kort (utstedt etter ) Nasjonale ID kort utstedt innenfor EØS området Reisebevis for flyktninger og utlendingspass Asylsøkerbevis supplert med tilleggsdokumentasjon som omfatter navnetrekk og fødested

42 Identitetskontroll Juridiske personer (HL 7) Firmaattest el l maks 3 måneder gammel (HF 7) Når kunden er en juridisk person, skal identiteten til den som handler på vegne av kunden bekreftes på grunnlag av gyldig dokumentasjon (unntatt ved kjent kunde) Videre skal det dokumenteres ved firmaattest, stiftelsesdokument, skriftlig fullmakt el l at vedkommende er berettiget til å representere kunden utad Det kan reises spørsmål om hvem som er den som handler på vegne av kunden. Dette vil vanligvis være den personen som kontakter regnskapsfører og er bemyndiget til å undertegne oppdragsavtalen. Det vil f eks ikke omfatte hele styret eller alle eierne av virksomheten Identitetskontroll Ikke registrerte juridiske personer For juridiske personer som ikke er registrert i offentlig register, skal det i tillegg innhentes dokumentasjon for at kunden eksisterer, f eks originalt, undertegnet stiftelsesdokument. Det skal registreres opplysninger om (jf HL 8(4)) Organisasjonsform, Stiftelsestidspunkt Daglig leder, forretningsfører, innehaver eller tilsvarende kontaktperson Fysisk kontaktperson skal skriftlig erklære at de gitte opplysninger er riktige. I slike tilfeller stiller HF 8 krav om innhenting av firmaattest eller annen utskrift innen fire uker etter at registrering har funnet sted i det aktuelle registeret 84 42

43 Rollekonflikter internt i byrået mellom hvem og når kan de oppstå? 85 Økende antall diskusjoner? Daglig leder vs Oppdragsansvarlig vs Hvitvaskingsansvarlig 86 43

44 Oppdragsansvarlig (OA) Definisjon Regnskapsførerloven 3 og 6 3: Autorisert regnskapsfører skal opprette skriftlig oppdragsavtale med oppdragsgiveren. 6: I oppdragsavtalen etter 3 skal regnskapsførerselskapet utpeke en bestemt autorisert regnskapsfører som ansvarlig regnskapsfører for oppdraget. 87 OA s formelle ansvar Regnskapsførerloven 2 Autorisert regnskapsfører skal utføre sine oppdrag i samsvar med bestemmelser i og i medhold av lov og i samsvar med god regnskapsføringsskikk 88 44

45 OA s reelle ansvar OA er hovedansvarlig for at kundene får det de skal ha ifølge oppdragsavtalen produktet er kvalitetsmessig korrekt nytt regelverk implementeres kvalitetskontroll gjennomføres 89 Hvitvaskingsansvarlig Hvitvaskingsloven 23: Dtkl Det skal utpekes en person i ledelsen l som skal kl ha et særskilt ansvar for å følge opp hvitvaskingsrutinene. RF skal ha forsvarlige interne kontroll og kommunikasjonsrutiner Hvitvaskingsloven 17 og 18 Mistanke om at en transaksjon har tilknytning til en straffbar handling Undersøkelsesplikt Rapporteringsplikt 90 45