ENDRINGER OG NYHETER: GOD REGNSKAPSFØRINGSSKIKK

Transkript

1 ENDRINGER OG NYHETER: GOD REGNSKAPSFØRINGSSKIKK Steingrim Løstegård 1Sid

2 INNHOLD I NY STANDARD 1. Utgangspunkt og definisjoner 2. Forutsetninger for å kunne påta seg regnskapsføreroppdrag 3. Oppdragsavtalen og fullmakter 4. Oppdragsgivers regnskapsmateriale 5. Oppdragsutførelse 6. Oppdragsdokumentasjon 7. Kvalitetskontroll 8. Ikrafttredelse 2Sid

3 OBLIGATORISKE KRAV Obligatorisk krav er angitt med uthevet tekst og ordet <skal> -Kan likevel være mulig for skjønn, se senere punkt -Skal vurdere, skal innenfor alminnelige rammer mv.- Dette var ikke like tydelig i tidligere GRFS Alle obligatoriske krav skal følges Eventuelle avvik fra de obligatoriske kravene skal kunne begrunnes og forklares (punkt 1.1.3) -Skal dokumenteres i oppdragsdokumentasjonen -Hvorfor regnskapsfører mener at det valgte alternativet er minst like bra som å følge standardens krav 3Sid

4 ANBEFALINGER All annen tekst enn uthevet tekst er veiledning Veiledningen består av tre deler: -Utdyping/forklaring av de obligatoriske kravene -Forslag til øvrige handlinger, tiltak mv. som ikke er obligatoriske -Unntak/alternative handlinger (<kan>) Benytter ikke order <skal> i veiledende tekst -Forslag til øvrige handlinger angis med ordet <bør> De obligatoriske kravene må leses sammen med tilhørende veiledning -Skal ikke lese obligatoriske krav (uthevet tekst) isolert -En av grunnene til at oppsummeringen av obligatoriske krav i eksisterende GRFS er fjernet 4Sid

5 FORENKLINGER Innhold i regnskapsførerloven og forskriften gjentas ikke -Benytter i stedet henvisninger i fotnoter der dette er hensiktsmessig Innhold i andre regelverk gjentas så lite som mulig -Skal ikke være god bokførings- eller regnskapsskikk -Benytter i stedet henvisninger i fotnoter der det er hensiktsmessig Innhold som anses dom selvsagt/opplagt tas ut -Basert på utvikling i regnskapsførernes kompetanse og erfaring -For eksempel en del definisjoner Oppsummeringen av obligatoriske krav fjernes -Standarden må betraktes under ett, som en helhet -Ønsker ikke at obligatoriske krav skal leses isolert -Gjør standarden kortere 5Sid

6 ENDRINGER I GRFS De materielle endringer i gjeldende krav gjelder følgende forhold 6Sid -GRFS IT-sikkerhet: beredskapsplan -GRFS 2.9 Forsikring: informasjon til oppdragsgiver -GRFS 3.3 Underskrift oppdragsavtale -GRFS 3.6 Fullmakter: presisering vedr. delegering -GRFS 5.2 Oppdragsgivers interne rutiner: presisering vedr. ajourhold og dokumentasjon -GRFS 5.3 Brudd på oppdragsavtale: tydeliggjøring av «regnskapsnær» lovgivning -GRFS 5.7 Betalingsoppdrag ( ) -GRFS Oppfølgning av dokumentasjon og bokføring -GRFS Innhold og språk -GRFS 6.2 Oppdragsdokumentasjon: tidspunkt og navn på innsender må fremgå av pliktig regnskapsrapportering -GRFS 6.4 Oppbevaring og oppdragsadministrasjon: veiledning vedr. oppbevaring, orden og sikring -GRFS 7.2 Medarbeideres oppdragsutførelse -GRFS 7.4 Dokumentasjon av kvalitetskontroll: presisering vedr. skriftlig rutine og sjekklister

7 ENDRINGER I GRFS Endringer i GRFS har i utgangspunktet ikke til hensikt å endre de krav som stilles til autoriserte regnskapsførere, men å gjøre standarden lettere å forstå, samt å gi veiledning til allerede eksisterende krav 7Sid

8 1. UTGANGSPUNKT OG DEFINISJONER Rammeverk Virkeområdet Formål og omfang 1.2 Definisjoner 8Sid

9 1.1.1 RAMMEVERK Utøvelsen av ekstern regnskapsførervirksomhet er reguler gjennom regnskapsførerloven. Regnskapsførerloven setter krav om at personer som skal utøve slik virksomhet må ha autorisasjon som regnskapsfører. I regnskapsførerforskriften er plikter etter regnskapsførerloven ytterligere utdypet. Denne standarden gir retningslinjer for god regnskapsførerskikk vedrørende allmenne forhold som gjelder for regnskapsføreroppdrag, samt på oppdragsområdene fakturering, lønn, bokføring og årsoppgjør. 9Sid

10 1.1.2 VIRKEOMRÅDET Standarden gjelder ekstern regnskapsførervirksomhet der regnskapsfører i næring påtar seg å føre regnskap for andre (regnskapsføreroppdrag). Oppdragsgivers eget ansvar for å overholde plikter gitt i eller i medhold av lov hviler fullt ut på oppdragsgiver selv. Oppdragsgiver kan ikke ved avtale fraskrive seg plikter som påhviler oppdragsgiver, for eksempel ovenfor tredjemann eller offentlige myndigheter. De tjenester som regnskapsførervirksomheten tilbyr seg å utføre på vegne av oppdragsgiver skal reguleres i en oppdragsavtale. Regnskapsførervirksomhetens ansvar fremkommer av oppdragsavtalen og bestemmelser gitt i eller i medhold av lov. 10 Sid

11 1.1.3 FORMÅL OG OMFANG Standardens formål er å gi uttrykk for hvilke forutsetninger regnskapsførervirksomheten skal oppfylle for å påta seg regnskapsføreroppdrag, samt hva regnskapsførervirksomheten normalt skal legge til grunn som god praksis ved oppdragsutførselen. Standarden skal medvirke til at oppdragsgivere mottatt regnskapstjenester av høy kvalitet, med gode regnskapsprodukter som resultat. Kundefokus i kravene Standarden gjelder enhver autorisert som regnskapsfører i henhold til regnskapsførerloven, men er begrenset til virksomhet som i næring fører regnskap for andre (regnskapsføreroppdrag). Regnskapsførervirksomheten må sørge for at alle regnskapsføreroppdrag utføre i samsvar med standarden, herunder oppgaver som ikke utføres av autoriserte regnskapsførere. Standardens innhold kan også være egnet som kvalitetsnorm hos virksomheter som utfører regnskapsføring internt. 11 Sid

12 1.2 DEFINISJONER Regnskapsføring Regnskapsfører, regnskapsførervirksomhet og regnskapsførerselskap Oppdragsgivers dokumentasjon Oppdragsgivers regnskapsmateriale Oppdragsdokumentasjon Faktureringsoppdrag Faktureringsgrunnlag Lønnsoppdrag Lønnsgrunnlag Lønnsslipp, a-melding og sammenstillingsoppgave (årsoppgave) lønn Lønnsdokumentasjon Betalingsoppdrag Betalingsgrunnlag Betalingsforslag Årsoppgjørsoppdrag Rene rapporteringsoppdrag 12 Sid

13 1.2 DEFINISJONER Regnskapsføring defineres som utføring av oppdragsgivers plikter etter regnskap- og bokføringslovgivningen, samt utarbeidelse av oppgaver og opplysninger for oppdragsgiver som denne skal gi i henhold til lov eller forskrift. Oppdraget kan i oppdragsavtalen utvides eller begrenses i forhold til denne definisjonen Med autorisert regnskapsfører menes person som har autorisasjon som regnskapsfører. Autorisert regnskapsfører uten oppdragsansvar har et selvstendig ansvar for at eget arbeid utføres på en ordentlig måte, i tråd med oppdragsavtalen og bestemmelser gitt i eller i medhold av lov. Med oppdragsansvarlig regnskapsfører menes en autorisert regnskapsfører som i henhold til oppdragsavtalen er utpekt som ansvarlig for regnskapsføreroppdraget. Med regnskapsfører menes enhver person som utfører oppgaver på regnskapsføreroppdraget, herunder oppdragsansvarlig regnskapsfører og medarbeidere. Med regnskapsførervirksomhet menes både enkeltpersonforetak og selskap som i næring fører regnskap for andre. Med regnskapsførerselskap menes selskap som nevnt i forrige avsnitt. Begrepet inkluderer ikke enkelpersonforetak. 13 Sid

14 1.2 DEFINISJONER Oppdragsgivers dokumentasjon Med oppdragsgivers dokumentasjon menes dokumentasjon av bokførte opplysninger (bilag/bokføringsgrunnlag) og dokumentasjon av balansen. Dokumentasjonen kan være mottatt fra eksterne parter, eller være utarbeidet av oppdragsgiver eller regnskapsførervirksomheten Oppdragsgivers regnskapsmateriale Med oppdragsgivers regnskapsmateriale menes oppdragsgivers oppbevaringspliktige egnskapsmateriale Oppdragsdokumentasjon Med oppdragsdokumentasjon menes den dokumentasjon som regnskapsførervirksomheten utarbeider og oppbevarer for å dokumentere utførselen av regnskapsføreroppdraget Faktureringsoppdrag Med faktureringsoppdrag menes utstedelse av salgsdokumenter og kreditnotaer på vegne av oppdragsgiver Faktureringsgrunnlag Med faktureringsgrunnlag menes oppdragsgivers dokumentasjon som utgjør grunnlaget for utstedelse av salgsdokumenter (fakturering). 14 Sid

15 1.2 DEFINISJONER Lønnsoppdrag Med lønnsoppdrag menes oppdrag som omfatter Registrering av lønnsgrunnlag Utarbeidelse av lønnsdokumentasjon Utarbeidelse av grunnlag for utbetaling av lønn, feriepenger, trekk ig arbeidsgiveravgift, og/eller Utarbeidelse og innsending av offentlige oppgaver på vegne av oppdragsgiver Lønnsgrunnlag Med lønnsgrunnlag menes oppdragsgivers dokumentasjon mv. som lønnsoppgavepliktige ytelser og trekk bygger på, herunder avtaler om lønn og naturalytelser, timelister, reiseregninger, skattekort, vedtak og påleggstrekk, kontingenter, forsikringstrekk mv Lønnsslipp/lønnsavregning Med lønnsslipp eller lønnsavregning menes skriftlig avregningsoppgave til arbeidstakeren over beregningsmåten for lønn, beregningsgrunnlaget for feriepenger og trekk som foretas Lønnsdokumentasjon Med lønnsdokumentasjon menes dokumentasjon for bokføring i regnskapssystemet av lønn og trekk mv. (bilag/bokføringsgrunnlag) 15 Sid

16 1.2 DEFINISJONER Årsoppgjørsoppdrag Med årsoppgjørsoppdrag menes regnskapsføreroppdrag som innebærer utarbeidelse av årsregnskap og/eller ligningsoppgaver Rene rapporteringsoppdrag Med rene rapporteringsoppdrag menes regnskapsføreroppdrag som ikke omfatter løpende bokføring, kun bistand med utarbeidelse av pliktig regnskapsrapportering. Typiske årsoppgjørsoppdrag, jf Betalingsforslag Med betalingsforslag menes oversikt over krav som skal belastes en bankkonto. Betalingsforslag kan benevnes remitteringsliste, remitteringsforslag, bankliste for lønninger etc Årsoppgjørsoppdrag Med årsoppgjørsoppdrag menes regnskapsføreroppdrag som innebærer utarbeidelse av årsregnskap og/eller fastsettingsskjemaer skatt Rene rapporteringsoppdrag Med rene rapporteringsoppdrag menes regnskapsføreroppdrag som ikke omfatter løpende bokføring, kun bistand med utarbeidelse av pliktig regnskapsrapportering. 16 Sid

17 2. FORUTSETNINGER FOR Å KUNNE PÅTA SEG REGNSKAPSFØREROPPDRAG 2.1 Rutiner og intern kontroll 2.2 Innhenting av uttalelse om nytt oppdrag 2.3 Risikobasert kundekontroll 2.4 Honorarer 2.5 Kapasitet 2.6 Kompetanse 2.7 Taushetsplikt 2.8 Program- og maskinvare 2.9 Forsikring 17 Sid

18 2. FORUTSETNINGER FOR Å KUNNE PÅTA SEG REGNSKAPSFØREROPPDRAG ENDRINGER I GRFS 2 GRFS IT-sikkerhet Regnskapsførervirksomheten skal ha en oppdatert og testet beredskapsplan for å kunne håndtere vesentlige driftsavbrudd knyttet til program- og maskinvare. En beredskapsplan er en plan som beskriver varslingsrutiner, ansvar og oppgaver hvis det oppstår en situasjon med vesentlige driftsavbrudd i IT-systemene. Beredskapsplanen må oppdateres og testes for å sikre at løsningene virker forutsatt i en situasjon med vesentlige driftsavbrudd. 18 Sid

19 2. FORUTSETNINGER FOR Å KUNNE PÅTA SEG REGNSKAPSFØREROPPDRAG ENDRINGER I GRFS 2 GRFS 2.9 Forsikring Regnskapsførervirksomheten skal løpende vurdere sine samlede forsikringsbehov. Sentralt i vurderingen står behovet for REVISJON å sikre at regnskapsførervirksomheten ikke direkte eller indirekte påfører sine oppdragsgivere økonomisk skade. En profesjonsansvarsforsikring 1) er et viktig virkemiddel i så måte. Ved betalingsoppdrag bør regnskapsførervirksomheten i tillegg vurdere å utvide forsikringsdekningen med kriminalitetsforsikring 2), samt å informere oppdragsgiver om regnskapsførervirksomheten har slik forsikring eller ikke. Videre bør rekonstruksjons- og avbruddsforsikring vurderes. 1) Tidligere formueskadeforsikring 2) Tidligere underslagsforsikring. 19 Sid

20 3. OPPDRAGSAVTALE OG FULLMAKTER 3.1 Avtaleplikt 3.2 Krav til oppdragsavtalens innhold 3.3 Angivelse av partene og underskrifter 3.4 Endringer i avtaleperioden 3.5 Mislighold 3.6 Fullmakter 20 Sid

21 3. OPPDRAGSAVTALE OG FULLMAKTER ENDRINGER I GRFS 3 GRFS 3.3 Underskrift oppdragsavtale Oppdragsavtalen skal gi en dekkende og klargjørende beskrivelse av avtalens parter, i samsvar med foretaks- og selskapsrettslige begreper. De som kan forplikte partene etter ordinær avtale- og selskapsrett skal underskrive avtalen. I de tilfeller der oppdragsgiver har mottatt korrekt og dekkende avtale underskrevet av regnskapsførervirksomheten, og et samarbeid i tråd med avtalen er innledet, kan det 21 Sid Bokføring avtalerettslig legges til grunn at avtaleteksten er akseptert av oppdragsgiveren ved konkludent Rapportering adferd. Regnskapsførervirksomheten bør likevel arbeide for at oppdragsavtalen blir Fakturering Lønnstjenester underskrevet av oppdragsgiver, blant annet for å forhindre strid rundt oppsigelsesfrister og Forretningsførsel og rådgivning andre forhold som fremgår av avtalen. Blir ikke oppdragsavtalen undertegnet, risikerer Oppstart og implementering Systemleveranser regnskapsførervirksomheten at bestemmelser om mislighold og oppsigelse ikke kan gjøres gjeldende overfor oppdragsgiver.

22 3. OPPDRAGSAVTALE OG FULLMAKTER ENDRINGER I GRFS 3 GRFS 3.6 Fullmakter Når regnskapsførervirksomheten skal opptre overfor tredjepart på oppdragsgivers vegne, skal det foreligge skriftlig fullmakt fra oppdragsgiver For hvert oppdrag skal det foreligge en oversikt over hvilke fullmakter regnskapsførervirksomheten innehar og hvilke fysiske personer fullmaktene omfatter Regnskapsførervirksomheten skal påse at fullmakter tilbakekalles ved opphør av oppdrag eller arbeidsforhold, eller når fullmakten skal overføres til andre i regnskapsførervirksomheten 22 Sid

23 4. OPPDRAGSGIVERS REGNSKAPSMATERIALE 4.1 Orden 4.2 Oppbevaring 4.3 Oversikt over mottak og utlevering 4.4 Krav om utlevering til oppdragsgiver 4.5 Utlevering til offentlig kontrollmyndighet 4.6 Utlevering til gjeldsnemnd og bostyrer 4.7 Opphør av oppdrag 23 Sid

24 4. OPPDRAGSGIVERS REGNSKAPSMATERIALE ENDRINGER I GRFS 4 GRFS 4.4 Krav om utlevering til oppdragsgiver Hvilket medium og format som skal benyttes ved utlevering bør avtales med oppdragsgiver i oppdragsavtalen, som et vedlegg til denne, pr. e-post eller på annen måte. Dersom ikke annet er avtalt bør elektronisk utlevering av bokførte opplysninger skje i regnskapssystemets dataformat. 4. Oppdragsgivers regnskapsmateriale 24 Sid

25 5. OPPDRAGSUTFØRELSE 5.1 Generelt 5.2 Oppdragsgivers interne rutiner 5.3 Brudd på oppdragsavtalen eller krav gitt i eller i medhold av lov 5.4 Hvitvasking 5.5 Faktureringsoppdrag 5.6 Lønnsoppdrag 5.7 Betalingsoppdrag 5.8 Årsoppgjørsoppdrag 5.9 Rene rapporteringsoppdrag 25 Sid

26 5. OPPDRAGSUTFØRELSE ENDRINGER I GRFS 5 GRFS 5.2 Oppdragsgivers interne rutiner Regnskapsfører skal vurdere de av oppdragsgivers interne rutiner som er vesentlige for forsvarlig oppdragsutførelse i samsvar med oppdragsavtale og krav gitt i eller i medhold av lov. Vurderingen skal dokumenteres som en del av oppdragsdokumentasjonen. Basert på en vurdering av oppdragets risiko, kompleksitet, størrelse mv., skal regnskapsfører avgjøre om det er nødvendig å gjennomføre jevnlige aktiviteter for å følge opp oppdragsgivers interne rutiner, eller om det er tilstrekkelig å følge opp endringer som avdekkes gjennom oppdragsutførelsen for øvrig. Dersom regnskapsfører velger å jevnlig spørre oppdragsgiver om endringer i interne rutiner, skal dette skje minst årlig. Regnskapsfører skal notere dato for dette i oppdragsdokumentasjonen. Dersom regnskapsfører i stedet velger å oppdatere vurderingen dersom det i forbindelse med oppdragsutførelsen for øvrig avdekkes endringer ADVOKAT i oppdragsgivers interne rutiner, skal regnskapsfører minst årlig notere i oppdragsdokumentasjonen om det er avdekket slike endringer eller ikke. Dersom regnskapsfører i utførelsen av sitt oppdrag oppdager svakheter ved oppdragsgivers interne rutiner, skal svakhetene tas opp med oppdragsgiver. Ved vesentlige svakheter og gjentakelser skal rapportering til oppdragsgiver skje skriftlig. 26 Sid

27 5. OPPDRAGSUTFØRELSE ENDRINGER I GRFS 5 GRFS 5.3 Brudd på oppdragsavtale eller krav gitt i eller i medhold av lov Dersom regnskapsfører i oppdragsutførelsen oppdager brudd på oppdragsavtalen eller krav gitt i eller i medhold av lov, skal bruddene tas opp med oppdragsgiver. Ved vesentlige brudd eller gjentagelser skal rapportering til oppdragsgiver skje skriftlig. Kravet om rapportering av lovbrudd gjelder i utgangspunktet brudd på regelverk relatert til oppdragsutførelsen. Eksempler er bokførings-, regnskaps-, selskaps-, skatte- eller avgiftsregler. Tydeliggjøring av «regnskapsnær» lovgivning Ved betalingsoppdrag og manglende likviditet til å utbetale lønn og forskuddstrekk i sin helhet? Det er oppdragsgiver som tar beslutningen om utbetaling av lønn, men regnskapsfører bør varsle oppdragsgiver og anbefale ny lønnsberegning dersom regnskapsfører har kunnskap om at det ikke foreligger tilstrekkelige midler til betaling av både lønn og skattetrekk. Nødvendig for å ivareta oppdragsgivers interesser (jf. GRFS 5.1), siden oppdragsgiver ellers kan komme i en situasjon med brudd på skattebetalingslovens krav (som må rapporteres etter GRFS 5.3). 27 Sid

28 5. OPPDRAGSUTFØRELSE ENDRINGER I GRFS 5 GRFS Tilgangsrettigheter og arbeidsdeling Den som har bankfullmakt skal ha egne tilgangsrettigheter til oppdragsgivers bankkonto. Medarbeidere skal ikke benytte oppdragsgivers eller andre medarbeideres tilgangsrettigheter, for eksempel passord eller kodebrikker. Regnskapsførervirksomheten bør innføre rutiner for arbeidsdeling, slik at ikke samme person både kan registrere og godkjenne en utbetaling. Arbeidsdelingen kan skje internt i regnskapsførervirksomheten, eller mellom regnskapsførervirksomheten og oppdragsgiver. Se også anbefaling i punkt 3.2 om at oppdragsavtalen eller vedlegg til denne bør inneholde en beskrivelse av rutinene for gjennomføring av betalingsoppdraget. 28 Sid

29 5. OPPDRAGSUTFØRELSE ENDRINGER I GRFS 5 GRFS Oppdragsgivers interne rutiner Vurdering av oppdragsgivers interne rutiner etter punkt 5.2 bør ved betalingsoppdrag normalt omfatte en vurdering av om oppdragsgiver har en betryggende rutine for utarbeidelse og levering av betalingsgrunnlag som sikrer rettidig utbetaling av korrekt beløp til riktig mottaker, herunder at oppdragsgiver klart anviser hvilke leverandører som skal behandles spesielt med hensyn til kontantrabatter, akontoutbetalinger, fradrag for kreditnota og frigivelse/stopp av poster som skal avventes for utbetaling har en betryggende rutine som sikrer at betalingsgrunnlagene er tilstrekkelig spesifisert slik at krav til innhold i dokumentasjon av betalingstransaksjoner kan oppfylles har en betryggende rutine for attestasjon/godkjenning, enten av betalingsgrunnlag, betalingsforslag eller utbetaling (elektronisk eller manuelt) følger opp og informerer regnskapsfører om endringer i avtaler som er grunnlag for faste utbetalinger oppfyller oppbevaringsplikter for regnskapsmateriale, herunder dokumentasjon av betalingstransaksjoner 29 Sid

30 5. OPPDRAGSUTFØRELSE ENDRINGER I GRFS 5 GRFS Betalingsgrunnlag Regnskapsfører skal påse at betalingsgrunnlaget inneholder tilstrekkelig informasjon til å registrere betalinger i betalingsløsningen og utarbeide dokumentasjon av betalingstransaksjoner. Oppdragsgiver har ansvar for betalingsgrunnlaget, med mindre annet følger av oppdragsavtalen. Så lenge innholdet i betalingsgrunnlaget er tilstrekkelig til å registrere betalinger i betalingsløsningen og utarbeide dokumentasjon av betalingstransaksjoner, har regnskapsfører ingen plikt til å verifisere betalingsgrunnlaget. Dette gjelder så langt regnskapsfører ikke forstår at betalingsgrunnlaget er urimelig eller usannsynlig, basert på en rimelighetsvurdering. Betalingsgrunnlag som fremstår som urimelig eller usannsynlig bør drøftes med oppdragsgiver. I utgangspunktet oppdragsgivers ansvar, men regnskapsfører må se til at grunnlagene er tilstrekkelige Regnskapsfører skal medvirke til at oppdragsgivers interesser ivaretas Regnskapsfører anbefales å drøfte urimelig eller usannsynlig dokumentasjon med oppdragsgiver Betalingsgrunnlag som fremstår som urimelig eller usannsynlig, kan indikere mistenkelige transaksjoner som medfører undersøkelsesplikt etter hvitvaskingsloven. 30 Sid

31 5. OPPDRAGSUTFØRELSE ENDRINGER I GRFS 5 GRFS Betryggende registrering Regnskapsfører skal sørge for betryggende registrering av nødvendig betalingsinformasjon i betalingsløsningen. Ved betaling til utlandet skal regnskapsfører gjøre seg kjent med rutinene for utenlandsbetalinger hos oppdragsgivers bankforbindelse, samt eventuelle særlige krav til slike betalinger. Registrering av betalingsinformasjon bør skje i tilstrekkelig tid før forfall, slik at betaling kan skje til rett tid. Nødvendig betalingsinformasjon kan være opplysninger om betalingsmottaker, KID-nummer, kontonummer, forfall, valuta, IBAN (internasjonalt bankkontonummer) og BIC/SWIFT (identifisering av bank). 31 Sid

32 5. OPPDRAGSUTFØRELSE ENDRINGER I GRFS 5 GRFS Likviditet Oppdragsgiver har ansvar for å sikre tilstrekkelig likviditet til å gjennomføre utbetalinger Regnskapsfører kan ikke ta ansvar for oppdragsgivers likviditetssituasjon, herunder garantere at planlagte utbetalinger gjennomføres. Det er oppdragsgiver alene som har ansvar for egen likviditet, og at krav kan gjøres opp etter hvert som de forfaller. 32 Sid

33 5. OPPDRAGSUTFØRELSE ENDRINGER I GRFS 5 GRFS Prioritering av krav Dersom regnskapsfører har informasjon om at oppdragsgiver ikke har likviditet til å betale samtlige krav som følger av betalingsgrunnlagene innen forfall, skal regnskapsfører gjøre oppdragsgiver oppmerksom på dette, og be om at oppdragsgiver angir prioritetsrekkefølge på betalingsforslaget. Regnskapsfører skal ikke selv foreta en bindende prioritering av krav mot oppdragsgiver. Regnskapsfører bør normalt anbefale følgende prioriteringer for oppdragsgiver: 1. lønn eller annet arbeidsvederlag til andre enn eiere, styret og daglig leder (herunder feriepenger), samt forskuddstrekk (dersom ikke innsatt på egen skattetrekkskonto) 2. formue- og inntektsskatt, merverdiavgift og arbeidsgiveravgift 3. øvrige krav (for eksempel leverandørgjeld og betjening av lån) 4. utbetalinger til eiere, styret og daglig leder 5. krav som etter avtale eller av annen grunn skal stå tilbake for øvrige krav (for eksempel ansvarlige lån) 6. gaver 33 Sid

34 5. OPPDRAGSUTFØRELSE ENDRINGER I GRFS 5 GRFS Attestasjon og godkjenning Utbetalinger skal attesteres/godkjennes av oppdragsgiver, hvis ikke annet er avtalt. Oppdragsgivers godkjenning av betalinger kan skje på ulike trinn i betalingsprosessen, som forhåndsgodkjenning av betalingsgrunnlaget (kjøpsdokumenter mv.) attestasjon av betalingsforslag fra regnskapsfører etterfølgende godkjenning av den endelige utbetalingen i betalingsløsningen Anbefales: Rutiner for arbeidsdeling (ikke samme person både registrerer og godkjenner) Rutinebeskrivelse for godkjenning og utbetaling (i oppdragsavtalen/vedlegg) Hvis oppdragsgiver ikke ønsker arbeidsdeling/attestasjon (tross regnskapsførers anbefalinger) må en slik løsning avtales og dokumenteres. 34 Sid

35 5. OPPDRAGSUTFØRELSE ENDRINGER I GRFS 5 GRFS Oppfølging av dokumentasjon og bokføring (GRFS 5.7.2) Regnskapsfører skal innenfor alminnelige rammer påse at dokumentasjon av bokførte opplysninger (bilag/bokføringsgrunnlag) tilfredsstiller krav gitt i eller i medhold av lov, og for øvrig viser de bokførte opplysningenes berettigelse. Ved mangelfull dokumentasjon skal regnskapsfører innhente eller utarbeide ytterligere dokumentasjon for å underbygge bokførte opplysninger. Jfr bokføringsloven 10: Bokførte opplysninger skal være dokumentert. Dokumentasjonen skal utstedes med et korrekt og fullstendig innhold og vise de bokførte opplysningenes berettigelse Bokføringsforskriften 5-11: Dokumentasjon av betalingstransaksjoner som ikke vedrører kontante kjøp og salg, skal vise betaler og mottaker av betalingen samt beløp og dokumentasjonsdato. NBS 7 dokumentasjon av betalingstransaksjoner Sannsynliggjøre at betalingen har funnet sted Partsangivelse (hvem som er betaler og hvem som er mottaker) Beløp og dato Toveis kontrollspor 35 Sid

36 5. OPPDRAGSUTFØRELSE ENDRINGER I GRFS 5 GRFS Innhold og språk Periodiske regnskapsrapporter skal bygge på avstemte tall, og være på norsk, svensk, dansk eller engelsk. Regnskapsførervirksomhetens navn skal fremgå av den samlede rapporteringen. Plassere ansvaret for den utarbeidede rapporten Brukerne av regnskapsrapportene skal vite hvor rapporten kommer fra Nytt 4 avsnitt: Regnskapsførervirksomhetens navn kan fremgå for eksempel av et oversendelsesbrev eller den e-post hvor regnskapsfører oversender regnskapsrapporteringen eller henviser til hvor rapporteringen ligger klar for oppdragsgiver. Det er ikke nødvendig at regnskapsførervirksomhetens navn fremgår av hver enkelt del av den samlede rapporteringen. 36 Sid

37 6. OPPDRAGSDOKUMENTASJON 6.1 Formål 6.2 Innhold 6.3 Tilgang 6.4 Oppbevaring av oppdragsdokumentasjon 37 Sid

38 6. OPPDRAGSDOKUMENTASJON ENDRINGER I GRFS 6 GRFS 6.2 Oppdragsdokumentasjon Tidspunkt og navn på innsender av pliktig regnskapsrapportering må fremgå av oppdragsdokumentasjonen Oppdragsdokumentasjonen skal, i tillegg til det som følger av punkt 6.2.2, minst inneholde, for: Lønnsoppdrag: utarbeidete a-meldinger, samt dokumentasjon som viser tidspunkt for innsendelsen samt navn på den som foresto innsendelsen Bokføringsoppdrag: gjennomført pliktig regnskapsrapportering, for eksempel omsetningsoppgaver, samt dokumentasjon som viser tidspunkt for innsendingen samt navn på den som foresto innsendingen Årsoppgjørsoppdrag: dokumentasjon som viser tidspunkt for innsending av årsregnskap og årsberetning til Regnskapsregisteret, samt navn på den som foresto innsendingen Rene rapporteringsoppdrag dokumentasjon som viser tidspunkt for innsending av eventuell pliktig regnskapsrapportering, samt navn på den som foresto innsendingen 38 Sid

39 6. OPPDRAGSDOKUMENTASJON ENDRINGER I GRFS 6 GRFS 6.4 Oppbevaring av oppdragsdokumentasjon Oppdragsdokumentasjonen skal oppbevares ordnet og betryggende sikret mot urettmessig tilgang, endring, sletting, tap og ødeleggelse i 10 år etter utløpet av regnskapsåret. Når oppbevaringstiden utløper skal oppdragsdokumentasjonen makuleres eller slettes innen et år. Oppdragsdokumentasjonen kan oppbevares elektronisk eller på papir, eller som en kombinasjon av elektronisk oppbevaring og papirdokumentasjon. Elektronisk oppbevaring kan skje i ulike systemløsninger, herunder slik at deler av oppdragsdokumentasjonen oppbevares for eksempel i de regnskaps- og årsoppgjørssystemene som benyttes. Deler av oppdragsdokumentasjonen kan oppbevares hos oppdragsgiver, dersom det gjennom avtale sørges for at regnskapsførervirksomheten og eksterne kontrollører i hele oppbevaringstiden gis tilgang til oppdragsdokumentasjonen. Regnskapsførervirksomheten er likevel ansvarlig for at oppbevaringen av oppdragsdokumentasjonen skjer i henhold til lov, forskrift og god regnskapsføringsskikk. Regnskapsførervirksomheten bør derfor gjøre en risikovurdering knyttet til oppbevaring hos oppdragsgiver. 39 Sid

40 6. OPPDRAGSDOKUMENTASJON ENDRINGER I GRFS 6 GRFS 6.4 Oppbevaring av oppdragsdokumentasjon (4. og 5. avsnitt) Dersom oppdragsdokumentasjonen ikke oppbevares samlet hos regnskapsførervirksomheten, innebærer ordenskravet at regnskapsførervirksomheten vedlikeholder en oversikt som viser hvor de ulike delene av oppdragsdokumentasjonen oppbevares, og hvordan tilgangen til disse sikres. Kravene til ordnet og betryggende sikret oppbevaring forstås for øvrig på samme måte som etter bokføringsloven. Det stilles ikke konkrete krav til filformater, oppbevaringsmedier mv. Oppbevaring av oppdragsdokumentasjonen for eksempel i tekstbehandlings- eller regnearkformat aksepteres så lenge regnskapsførervirksomheten totalt sett mener at sikringen er betryggende. Dersom deler av oppdragsdokumentasjonen sammenfaller med regnskapsmateriale som oppbevares på oppdragsgivers vegne, gjelder punkt 4.2. Dette innebærer blant annet at oppbevaring i tekstbehandlings- eller regnearkformat vanligvis ikke er tilstrekkelig i slike tilfeller. 40 Sid

41 7. KVALITETSKONTROLL 7.1 Overordnet intern kontroll på oppdragsnivå 7.2 Medarbeideres oppdragsutførelse 7.3 Feil og mangler 7.4 Dokumentasjon av kvalitetskontroll 41 Sid

42 7. KVALITETSKONTROLL ENDRINGER I GRFS 7 GRFS 7.2 Medarbeideres oppdragsutførelse Dersom arbeid utføres av andre enn oppdragsansvarlig regnskapsfører skal oppdragsansvarlig regnskapsfører utføre kvalitetskontroll av det utførte arbeidet, eventuelt påse at slik kontroll utføres av en eller flere andre autoriserte regnskapsførere. Kvalitetskontroll av medarbeideres oppdragsutførelse skal minst omfatte oppdragsutførelse, herunder gjennomført fakturering, lønnsregistrering, betaling, bokføring, avstemming, årsoppgjør mv. Frekvens og omfang kan variere basert på medarbeiderens kompetanse, kapasitet og erfaring, oppdragsgivers rutiner og oppdragets kompleksitet (minimum en gang pr. år). 42 Sid

43 7. KVALITETSKONTROLL ENDRINGER I GRFS 7 GRFS 7.4 Dokumentasjon av kvalitetskontroll Gjennomført kvalitetskontroll skal dokumenteres som del av oppdragsdokumentasjonen, herunder avdekkete feil og mangler. Dokumentasjonen skal også inneholde vurderingen av frekvens og omfang av kontroll av medarbeideres oppdragsutførelse. Rutinene for kvalitetskontroll bør nedtegnes skriftlig. Det bør benyttes sjekklister ved gjennomføring av kvalitetskontrollen, for å sikre at alle relevante og vesentlige forhold vurderes. 43 Sid

44 Utredning av ny regnskapsførerlov 44

45 UTREDNING AV NY REGNSKAPSFØRERLOV Utviklingen i profesjonstjenestene på revisor- og regnskapsførerområdet siden ikrafttredelsen av hhv. Revisorloven (av 1999) og regnskapsførerloven (av 1993), gjør at det er grunn til å foreta en overordnet vurdering av forholdet mellom de to profesjonene, samt en gjennomgang av regnskapsførerlovgivningen for å vurdere behov for endringer. Utvalget skal blant annet utrede og komme med forslag til: Regler om revisors uavhengighet Evt. andre krav til revisors uavhengighet for små og mellomstore foretak må vurderes opp mot regnskapsførers rolle for å sikre rolleavklaring Både revisorlov og regnskapsførerloven har som formål å sikre kvaliteten på foretakenes finansielle rapportering Konsesjons, tilsyns- og sanksjonsregler er i stor grad de samme for begge bransjer Flere revisjonsselskaper er i dag også tilbydere av regnskapsførertjenester 45 Sid

46 UTREDNING AV NY REGNSKAPSFØRERLOV Utvalget skal: Foreta en overordnet vurdering av forholdet mellom de to profesjonene, roller og grensesnitt skal klargjøres Foreta en helhetlig gjennomgang av regnskapsførerloven og vurdere behov for samordning av regler i revisor- og regnskapsførerlov Vurdere om det er hensiktsmessig å integrere de to lovene i en felles lov NB! Det ligger ikke i utvalgets mandat å vurdere autorisasjonsordningens eksistens Autorisasjonsordningen skal bestå, men evalueres og moderniseres Frist for levering av utredning: Utredning av revisorloven prioriteres først, innstilling til ny revisorlov ble levert i junivisorlv Skal opprettholde skillet mellom revisor som allmenhetens tillitsperson og regnskapsfører som oppdragsgivers representant («kundens hjelper») Beholde dagens struktur med to lover. le 46 Sid

47 SPØRSMÅL TIL GRFS? 47 Sid