Vedlegg 4: Avhengighetsmatrise

Transkript

1 Vedlegg 4: Avhengighetsmatrise Under vises avhengighetene mellom de forskjellige leveransene for de administrative arbeidsgruppene. Et kryss betyr at leveransen beskrevet i den horisontale raden er avhengig av den administrative arbeidsgruppen beskrevet i den vertikale kolonnen. Det tas forbehold i at noen av de administrative arbeidsgruppene kan ha endret sammensetningen av undergrupper/aktiviteter. A1 HRM A1.1 Bygge nye Viken Fylkeskommune Virksomhetsoverdragelse, avklaringer Betingelser ved overføring til Viken Kompetansekartlegging Organisering, bemanning og innplassering Overtallighet/omstilling og omplassering Samarbeid og medvirkning, tillitsvalgtordning ERP-system, HRM- og lønnsmodul - Masterdata Organisering frem til samlokalisering A1.2 Personalforvaltning Lov- og avtaleverk Reglement og rutiner Lederhåndbok Personalhåndbok Arbeidsrett Medarbeiderundersøkelse- og samtale A1.3 Strategiområder HR Arbeidsgiverstrategi og - profilering, verdier og etikk Lønnspolitikk, forhandlinger og særavtaler Rekrutteringsstrategi mm. 1

2 1.3.4 Viken fylkeskommunes lærlingordning A1.4 HMS IA HMS, HMS-håndbok og HMSsystem Varsling Bedriftshelsetjeneste A Leder-, medarbeider- og organisasjonsutvikling Felles organisasjonskultur, kommunikasjon og omdømme Lederopplæring, medarbeiderutvikling mm. A1.6 Lønn Lønn A2 Digitalisering A2.1 Digitale Viken Økonomi og HRM Kommunikasjon Kompetanse Tannhelse Helhetlig virkemiddel Plan og styring Viken Service Digital ansatt Digital elev Digital folkevalgt Digital innbygger / samarbeidspartner A2.2 Informasjonsforvaltning Arkiv og dokumentbehandling Politisk / adm. Sekretariat Dataforvaltning og Masterdata Informasjonssikkerhet A2.3 Digitaliseringsplattform Arbeidsflate Infrastruktur Identitetsforvaltning 2

3 2.3.4 Samhandlingssystemer Fagsystemer, fellestjenester og integrasjoner Styrings- og leveransemodell A2.0 Støttefunksjoner Porteføljeforvaltning Arkitekturråd Kvalitet og støtte A3 Kommunikasjon A3.1 Ny webløsning Nye nettsider/hovedportal : Hovedportal + skolenettsider + øvrige nettsider Ny ansattportal Digitale skjemaer og søknader Digital dokumentviser Medieovervåkning Bilde- og videoarkiv Nett-strømming og tv-sendinger A3.2 Viken servicesenter Etablering av felles svartjeneste (telefoni) CRM-løsning for svartjenesten (telefoni) Chat løsning for svartjenesten (telefoni) Chatbot (Robot) Elektronisk besøksregistrering ID kort til ansatte Tidsregistrering for ansatte Betalingsløsning for parkeringsavgift Bookingsystem for bestilling til møte- konferanse og arrangementer Bookingsystem for utleie av fylkeskommunale bygg, biler, sykler mm Infoskjermer 3

4 Miljøsertifisering, klimaregnskap og klimabudsjett System for kantine (butikkdata) System for renhold Brukerrepresentant ved innstallasjon i nytt fylkeshus A4 Økonomi A4.1 Økonomistyring Økonomistyring Budsjett/økonomiplan Rapportering Økonomireglement Finansforvaltning/finansreglement inkl. bankavtale Delegasjon økonomi Klimabudsjett A4.3 Regnskap og kontoplan Internkontroll - regnskap Rutiner og regnskapsprosesser Fakturabehandling (inn/ut) Hovedbok Anlegg Periodeavslutning/rapportering Kontoplan A4.4 Innkjøp Nye avtaler/anskaffelser Kontraktsvilkår Innkjøpsanalyse Samfunnsansvar/miljø/innovasjon Digitalisering A4.5 Eiendom Standardisering Systemer Prosjektmetodikk for investeringer A4.6 Helhetlig styringssystem Linjestyring - virksomhetsstyring Eierstyring Prosjektstyring, DIFI 4

5 A4.7 Pensjon Avklare fremtidig pensjonsleverandør A4.1.2 Budsjettmodell videregående skoler A5 Kompetanse A5.1 Framtidens kompetanse Sammenstille kunnskapsgrunnlag over dagens prosesser og planer innen kompetanseområdet (leder: Erik Bråthen, Ø) A5.2 Organisering (regionvis, sentraladm.) Organisering (regionvis, sentraladministrasjon) (leder: JHA, SHO, JAE) Ledelse, styrings- og utviklingsdialog, lederutvikling og sektorplanverk (leder: Stein Morten Øen, B) Forsvarlig system etter opplæringsloven (leder: Frid Sandmoe, Ø) Kompetanse - og profesjonsutvikling (leder: Frid Sandmoe, Ø) A5.3 Videregående opplæring i skole og bedrift Struktur, dimensjonering, inntak og formidling (leder: Hilde Dahlberg, A) Spesialundervisning, alternative opplæringsarenaer, opplæring for minoritetsspråklige elever (leder: Line Usland, B) Fagfornyelse, relevans, digital pedagogikk, samarbeid i grunnskoleopplæringen og samarbeid med universiteter, høyskoler og arbeidsliv (leder: Lene Jensen, B) 5

6 5.3.4 Voksenopplæring og karriereveiledning (leder: Bjørn Magnus Johansen, Ø) Prøvenemnder fra 2020 og godkjenning og oppfølging av lærebedrifter og opplæringskontor (leder: Aina Berntsen, A) A5.4 Fagskole Fagskole (leder: Eirik Hågensen, B) A Andre enheter (leder: Beate Børja) Opplæring i sosiale/ medisinske institusjoner (Kjetil Haagensen) Opplæring innen kriminalomsorgen (Beate Børja) PPT forvaltningspraksis (Rita Magnussen) OT forvaltningspraksis (Rita Magnussen) Gjennomgang av avtaler med samarbeidsparter og tjenesteleverandører A Utvikling av drift: Eksamen/prøver, dokumentasjon og systemer (Vigo, VIS mm) Utvikling av drift: Eksamen/prøver, dokumentasjon og systemer (Vigo, VIS mm) (leder: Anne Hurum) A6 Samferdsel A6.1 Kollektiv Definere målbildet for kollektiv/mobilitet i Viken Organisering av arbeidet med kollektivtrafikk i Viken Felles pris og sonestruktur Kjøp av togtjenester Muligheter for samordning av kollektivselskapenes arbeid-kort sikt Innovasjon 6

7 A6.2 Fylkesvei Anbefale av fylkesveiansvaret i Viken Anbefale styringssystem for veiansvaret Utarbeide strategi for å harmonisere standard på drift, vedlikehold og investering av fylkesveiene Anbefale strategi for av uttalelser, høringer og innsigelser på veifaglige tema Utarbeide beredskapsplan for fylkesveiene Anbefale hvordan Viken skal jobbe med og organisere arbeidet med trafikksikkerhet A6.3 Forvaltningsoppgaver TT transport Løyvemyndighet Skoleskyss A6.4 Samarbeid Bypakker (Bymiljøavtale for Oslo og Akershus/Oslopakke 3, Bypakke Nedre Glomma, Buskerudbyen Bruk av bompenger til kollektiv drift Eierstyring og garantiansvar Regionale, nasjonale og internasjonale samarbeidsarenaer innen samferdsel. A7 Plan og styringssystem A7.1 Plan og styringssystem Skissere og forankre plansystem Viken Utarbeide diskusjonsgrunnlag plansystem Viken Vedta plansystem Implementering 7

8 A7.2 Kunnskapsgrunlag Viken - Regionale utviklingstrekk Prosjektdesign Kunnskapsinnsamling Analyse Sammenstilling og formidling A7.3 Regional planstrategi Prosessdesign Medvirkning X Utviklingsmål og planbehov X Sluttbehandling X A7.4 Implementering FNs bærekraftsmål Prosessdesign Avklaring av FNs bærekraftsmål som grunnlag for regional planstrategi FNs bærekraftmål til grunn for egen organisasjon Sluttrapport X A8 Helhetlige VM A8.1 Kartlegging av VM pr fagområde og samlet Dagens virkemiddelbruk pr fagområde Best praksis Kontrakter og avtaler Samhandling på tvers A8.2 Forberede samordning eksisterende VM Identifisere og prioritere kritiske VM og arbeidsprosesser Plan for samordning av eksist. VM Plan for samordning av arbeidsprosesser Plan for håndtering av forpliktende avtaler og kontrakter A8.3 Helhetlige VM Tverrfaglige virkemidler Nye virkemidler 8

9 8.3.3 Forsterkede virkemidler Nye oppgaver (Ekspertutvalget) A9 Tannhelse A9.0 Tannhelse Organisasjonsstruktur A9.1 Kompetansesenter Fastsetting av ev. eierskap og tilknyting til regionalt odontologisk kompetanseneter (ROK) A9.2 Eektronisk pasientjournal (EPJ) og IKT Tannhelse Etablere ny felles EPJ Inngå i samarbeid med A2 A9.3 HR Tannhelse Kartlegging og samordning av arbeidsavtaler, funksjonsavtaler, innsatsbasert avlønning, lønn m.m Kompetanseutvikling A9.4 Pasienttilbud, folkehelse, kvalitet Tilbud til pas Folkehelsesastning Kvalitetsarbeid/ISO Narkose, fengsel, lystgass, TOO, vaktordninger P2 Styringsform, eierskap og P1.1 Visjon og mål P1.2 P1.3 Utarbeide visuell profil og Verdier ( i all hovedsak interne prosesser) P1.4 Skilting, merking etc. (bygninger, biler, busser, uniformer etc.) P2 Styringsform, eierskap og 9

10 P2.1 Del 1: -Prinsipper for innenfor en parlamentarisk styringsmodell P2.2 Del 1: -Prinsipper for hvordan det skal jobbes i den parlamentariske modellen P2.3 Del 2: -Prinsipper for eksisterende lokasjoner/eiendommer og behovet ved ny P2.4 Del 2: -Prinsipper for evtuell via foretak P2.5 Del 2: -Prinsipper for å sette ut oppgaver sett opp mot bruk av egne ansatte P2.6 Del 3: -Eierstrategi og prinsipper for eierstyring P3 Oppfølging av ekspertutvalget P3.1 Politisk sak til Fellenemnda P3.2 Konkretisere og starte påvirkningarbeid P3.3 Politisk sak til fellesnemnda Endeling forslag til høringssvar på ekspertutvalgets rapport. Fristen for svar til departementet er satt til P3.4 P3.5 Strategi for videre påvirkningsarbeid Separate høringssvar fra de tre fylkeskommunene Akershus, Buskerud og Østfold P4 Delegasjon, økonomiske handlingsregler P4.1 P4.2 Økonomiske handlingsregler på overodnet nivå for økonomistyring i Viken Felles føringer for fylkeskommunenes budsjettarbeid før sammenslåing 10

11 P4.3 P4.4 P4.5 Innlede debatt om folkevalgtes arbeidsvilkår Utarbeide reglement for folkevalgtes arbeidsvilkår i Viken Utarbeide reglement knyttet til saksbehandling: P4.5a reglement for fylkesting P4.5b reglement for fylkesråd P4.5c reglement for kontrollutvalg P4.5d reglement for klagenemnda P4.5e reglement for delegasjon P4.5f Utarbeide etiske retningslinjer P5 Valg 2019 P5.1 Praktisk gjennomføring av fylkestingsvalget P5.2 Skolevalg P5.3 Informasjon til velgere P5.4 Oppnevning av fylkesvalgstyre P5.5 Delegering av fullmakter til hovedprosjektleder P6 Samfunnsutvikling P6.1 Samfunnsutviklerrollen P6.2 Plan og styringssystemer P6.3 Bærekraftsmål P6.4 Planstrategi P6.5 P6.6 P6.7 Viken fylkeskommunes egne mål, strategier og planer Innovasjon i fremtidige tjenester og virksomheter Helhetlig myndighets- og virkemiddelbruk 11