Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Hitra kommune Arkivsak:14/39 Møtedato/tid: 06.05.2014, kl. 14:00 Møtested: K-salen, rådhuset Møtedeltakere: Tom Skare, leder Lindis R. Aune, nestleder Bjørg Reitan Bjørgvik Johannes Håvik Gunnar Andresen Ingen Forfall: Andre møtende: Ann Katharine Gardner, Revisjon Midt-Norge IKS Kirsti Johnsen, Hitra kommune Torbjørn Berglann, KonSek Kopi: Ordfører, rådmann, postmottak revisjonen, postmottak Hitra kommune, Ann Katharine Garner, RMN, Kirsti Johnsen, Hitra kommune Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Torbjørn Berglann på telefon 400 67 058, eller e-post: torbjorn.berglann@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, 29.4.2014 Tom Skare (sign.) Leder av kontrollutvalget Torbjørn Berglann Rådgiver, Konsek
Sakliste 015/14 016/14 017/14 018/14 019/14 020/14 Revisjonsberetning 2013 for Hitra kommune - kontrollutvalgets uttalelse Revisjonsberetning 2013 for Hitra storkjøkken KF kontrollutvalgets uttalelse Møteplan for kontrollutvalget høsten 2014 Eventuelt Referatsaker Godkjenning av møteprotokoll
Revisjonsberetning 2013 for Hitra kommune - kontrollutvalgets uttalelse Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Hitra kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 06.05.2014 Saksnr 015/14 Torbjørn Berglann 033 12/178-11 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalgets uttalelse til Hitra kommunes årsregnskap for 2013 oversendes kommunestyret. Kopi av uttalelsen oversendes formannskapet før det gir sin innstilling til kommunestyret. Vedlegg Revisjonsberetning Hitra kommune 2013.pdf Kontrollutvalgets uttalelse til Hitra kommunes regnskap 2013 Årsberetning 2013 Hitra kommune Årsregnskap 2013 Hitra kommune Saksutredning Kontrollutvalget skal, ifølge kommuneloven, avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet i hende tidsnok til at det kan avgi innstilling om regnskapet Revisjon Midt-Norge IKS har gjennomført årsrevisjonen for Hitra kommune for 2013. Regnskapet og årsberetningen er avlagt innenfor gjeldene frister. Revisjonen konkluderer med at regnskapet er avgitt i samsvar med lover og forskrifter og at det i det alt vesentlige gir en dekkende fremstilling av den finansielle stillingen til Hitra kommune ved utgangen av 2013. Regnskapet for Hitra kommune viser et regnskapsmessig mindreforbruk på 7,78 mill kroner.selve driften i kommunen, utrykt ved brutto driftsresultat, viser at kommunens utgifter har vært 20,7 mill kroner lavere enn inntektene. I årsberetningen peker rådmannen på at kommunen har høy lånegjeld, noe som gjør kommunens økonomi sårbar ved renteøkninger. Budsjettdisiplinen har imidlertid vært god og samtlige rammeområder har hatt mindreforbruk i 2013. Det anbefales at kommunene budsjetterer med et netto driftsresultat på minimum 3 %, slik at de kan håndtere inntektssvikt og uforutsette utgifter. Rådmannen skriver at kommunens budsjett for 2014 ikke oppfyller dette målet. Kontrollutvalgets sekretariat viser for øvrig til revisors beretning, det foreliggende årsregnskapet og årsberetningen for Hitra kommune for 2013. Kommunens årsmelding ligger vedlagt saken. Regnskapssjefen og revisor vil delta under behandlingen av saken og kan gi kommentarer og svare på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat er av den oppfatning av årsregnskapet og årsberetningen for Hitra kommune gir et godt uttrykk for kommunens økonomiske virksomhet i 2013, og for kommunens økonomiske stilling pr.31.12.2013.
Hitra kommune KONTROLLUTVALGET Til kommunestyret på Hitra KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE OM HITRA KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2013 Kontrollutvalget har i møte 6.5.2014, sak 14/14, behandlet Hitra kommunes årsregnskap for 2013. Grunnlaget for behandlingen har vært kommunens årsregnskap og årsberetning samt revisjonsberetningen datert 11.4.2013. Oppdragsansvarlig revisor og administrasjonen har i tillegg orientert kontrollutvalget muntlig under behandlingen. Årsregnskapet, som består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noter, er datert 14.2.2014. Fristen for å avlegge årsregnskap og årsberetning er henholdsvis 15. februar og 31. mars. Kontrollutvalget er tilfreds med at disse er overholdt også for regnskapsåret 2013. Hitra kommunes driftsregnskap for 2013 er gjort opp med et regnskapsmessig mindreforbruk på 7,87 mill kroner og et netto driftsresultat på 13,7 mill. kroner. Bakgrunnen for det positive resultatet skyldes flere små positive forhold, blant annet økt skatt, økt inntektsutjevning og økt rammetilskudd. Kontrollutvalget mener at regnskapet og årsberetningen samlet gir brukerne god informasjon om den økonomiske virksomheten i 2013 og den økonomiske stillingen pr. 31.12.2013. Utover dette har kontrollutvalget ingen merknader til Hitra kommunes årsregnskap for 2013 og anbefaler kommunestyret å godkjenne regnskapet. Hitra, 6.5.2014. Tom Skare /S/ Leder av kontrollutvalget Kopi: Formannskapet.
Revisjonsberetning 2013 for Hitra storkjøkken KF - kontrollutvalgets uttalelse Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Hitra kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 06.05.2014 Saksnr 016/14 Torbjørn Berglann 033 12/178-10 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Hitra Storkjøkken KF sitt årsregnskap for 2013 oversendes kommunestyret. Kopi av uttalelsen oversendes formannskapet før dette gir sin innstilling til kommunestyret i regnskapssaken. Vedlegg Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet for Hitra storkjøkken KF 2013 Revisjonsberetning Hitra Storkjøkken KF 2013.pdf NR 2 - Brev til KU - Manglende informasjon i årsberetningen Hitra storkjøkken KF.pdf Årsberetning Hitra storkjøkken 2013 Regnskap 2013 Hitra Storkjøkken KF Saksutredning Kontrollutvalget skal i henhold til kommuneloven avgi en uttalelse om årsregnskapet til kommunestyret. Kopi av uttalelsen sendes formannskapet i tide til at det kan ta hensyn til uttalelsen før det avgir innstilling til kommunestyret. Styret i Hitra Storkjøkken KF behandlet regnskapet på styremøte 15.2.2014 og godkjente regnskap og årsberetning. Revisjon Midt-Norge IKS har gjennomført årsrevisjonen for Hitra Storkjøkken KF i samsvar med kommuneloven og god kommunal revisjonsskikk. Revisjonsberetningen er avlagt med forbehold. Forbeholdet skyldes at det ikke er redegjort for planlagte og iverksatte tiltak for å sikre betryggende kontroll og høy etisk standard i selskapet. Det er heller ikke redegjort for status for likestillingen i selskapet, eller for iverksatte og planlagte tiltak for å fremme denne. Ifølge kommuneloven, likestillingsloven og diskriminerings- og tilgjengelighetsloven skulle Hitra storkjøkken gjort rede for nevnte forhold i årsberetningen. Utover forbeholdet mener revisjonen at opplysningene i årsberetningen er konsistente med årsregnskapet og i samsvar med lover og forskrifter. Regnskapet viser et negativt netto driftsresultat på kr. 11.791. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet mener det ikke har kommet fram forhold utover forbeholdet som må omtales spesielt i uttalelsen fra kontrollutvalget. Dersom gjennomgangen i møtet ikke gir nye opplysninger kan utvalget gi en kort uttalelse på bakgrunn av utkastet, med eventuelle endringer foretatt i møtet.
Hitra kommune KONTROLLUTVALGET Til kommunestyret på Hitra KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE OM HITRA STORKJØKKEN KF SITT ÅRSREGNSKAP FOR 2013 Årsregnskapet består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap og noter og er avgitt av daglig leder og regnskapsfører 15. februar 2013. Det er godkjent i styret i sak 2/14 den 25.2.2014. Styret har i samme sak behandlet og godkjent årsberetning for 2013. Regnskap og årsberetning er avlagt innen fristene. Revisjonsberetningen er avlagt med forbehold. Forbeholdet skyldes at det ikke er redegjort for planlagte og iverksatte tiltak for å sikre betryggende kontroll og høy etisk standard. Det er heller ikke redegjort for status for likestillingen i selskapet, eller for iverksatte og planlagte tiltak for å fremme denne. Ifølge kommuneloven, likestillingsloven og diskriminerings- og tilgjengelighetsloven skulle Hitra storkjøkken gjort rede for nevnte forhold i årsberetningen. Dette er omtalt i nummerert brev fra Revisjon Midt-Norge IKS. Utvalget tar forholdet til orientering og forventer at det rettes opp i neste års årsberetning. Hitra Storkjøkken KF har i 2013 hatt et regnskapsmessig mindreforbruk på kr. 92.646 og et negativt netto driftsresultat på kr. 11.791. Årets driftutgifter har med andre ord vært noe høyere enn inntektene. Kontrollutvalgets mener at regnskapet og årsberetningen for 2013 for Hitra Storkjøkken KF gir et riktig uttrykk for resultatet av foretakets virksomhet i 2013, og for foretakets økonomiske stilling pr. 31.12.2013. Kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å godkjenne regnskapet 2013 for Hitra Storkjøkken KF. Hitra, 6.5.2014 Tom Skare /S/ Leder av kontrollutvalget Kopi: Formannskapet.
Møteplan for kontrollutvalget høsten 2014 Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Hitra kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 06.05.2014 Saksnr 017/14 Torbjørn Berglann 033 11/280-29 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget vedtar følgende møteplan for høsten 2014: 11. september o Budsjett 2015 16. oktober 11. desember o Møteplan 2015 Kontrollutvalgets leder gis fullmakt til å endre møteplanen dersom dette blir nødvendig. Saksutredning For å kunne planlegge å gjennomføre kontroll- og tilsynsarbeidet best mulig er det nødvendig å fastsette en møteplan for kontrollutvalget. Kontrollutvalgets møter vil fungere som milepæler, både for gjennomføring og presentasjon av revisjonsarbeid for kontrollutvalget, og for oppgaver som er sterkere knyttet til kontrollutvalgets egen virksomhet. Kontrollutvalget kan i tilknytning til saken diskutere tema for de enkelte møter, dersom det er ønskelig. Sekretariatet har ut fra erfaringer fra tidligere år, samt lovpålagte oppgaver, lagt inn noen foreløpige stikkord. I budsjettet for 2014 har kontrollutvalget budsjettert med å gjennomføre inntil 6 møter i 2014, men påpekt at det ikke skal planlegges for mer enn 5 møter for hele året. Det sees som naturlig å legge opp til en avvikling av 2 på våren og 3 på høsten. Kontrollutvalgets møteplan bør tilpasses møteplanen for kommunestyret når denne foreligger. I andre halvdel av 2014 skal utvalget behandle ny plan til selskapskontroll. Utvalget ønsker å legge møtene til ulike virksomheter i kommunen og få en orientering om virksomheten som besøkes. Utvalget kan løpende vurdere om det er behov for endringer. Forslag til møteplan: 11. september
o Budsjett for kontrollutvalget for 2015 16. oktober 11. desember o Møteplan 2015 Andre møter og arrangementer å ta hensyn til: Fylkesmannens dialogkonferanse for ordførere og rådmenn 9. september KonSeks kontrollutvalgssamling 14. oktober Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler at kontrollutvalget avvikler tre møter i andre halvår. Forslag til møteplan fremgår av kontrollutvalgssekretariatets innstilling.
Eventuelt Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Hitra kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Torbjørn Berglann 14/39-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram uten innstilling. Møtedato 06.05.2014 Saksnr 018/14
Referatsaker Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Hitra kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 06.05.2014 Saksnr 019/14 Torbjørn Berglann 14/39-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Vedlegg Kommunal rapport: Bernt svarer - når har folkevalgte taushetsplikt Brev fra KMD Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1.Bernt svarer - når har folkevalgte taushetsplikt 2.Kommunestyrets vedtakskompetanse
Bernt svarer: Når har folkevalgte taushetsplikt? Folkevalgte kan ikke instrueres til taushet, verken av kommunens ledelse eller av sine kolleger ved vedtak i for eksempel bystyret, slår jusprofessor Jan Fridthjof Bernt fast. Les om taushetsplikten til folkevalgte her. Av Kommunal Rapport 10. mars 2014-10:31 (Oppdatert: 10. mars 2014-10:31) Lik er 19 Tw eet 2 Taushetsplikt for folkevalgte Offentlighetsutvalget i Norsk Presseforbund har tidligere dokumentert at mange kommuner har reglement for folkevalgte som ulovlig pålegger dem taushetsplikt langt utover lovens grenser. Det er åpenbart lite kjent blant kommunene hvorvidt folkevalgte kan pålegge hverandre taushet om det som foregår i politiske møter etter at dørene er vedtatt lukket. I ett forslag til nytt folkevalgtreglement i en kommune heter det blant annet at de folkevalgte skal være tause om forhandlingene og om vedtakene som gjøres inntil taushetsplikten blir opphevet eller hensynene som skulle gjelde, er falt bort. Er det mulig for et kommunestyre i det hele tatt å vedta taushetsplikt for sine medlemmer? Kan et kommunestyremedlem fortelle pressen og innbyggerne om hva som skjedde bak lukkete dører, hvis han eller hun blir spurt etterpå? Kan kommunestyret vedta at det
bare er ordfører som skal uttale seg om hva som ble vedtatt og kan vedtaket i seg selv være hemmelig? Bernt svarer Rettsgrunnlaget for taushetsplikt: I straffeloven 121 er det gitt en bestemmelse om brudd på taushetsplikt. Denne bestemmelsen sier imidlertid ikke noe om når taushetsplikt foreligger, den fastsetter straff for krenkelse av slik plikt når den enten følger av lov, eller er fastsatt i gyldig instruks. Det siste av disse alternativene er ikke aktuelt for folkevalgte. Disse kan ikke instrueres, verken av kommunens ledelse eller av sine kolleger ved vedtak i for eksempel bystyret. Folkevalgte har bare taushetsplikt så langt det følger av lovbestemmelse. Som regel er dette forvaltningsloven 13 som krever at tilsatte og folkevalgte skal hindre at andre får tilgang til enkeltpersoners fortrolige forhold. Spørsmål 1: I ett forslag til nytt reglement heter det blant annet at de folkevalgte skal være tause om forhandlingene og om vedtakene som gjøres inntil taushetsplikten blir opphevet eller hensynene som skulle gjelde, er falt bort. Svar: En slik reglementsbestemmelse vil være klart ulovlig. De folkevalgte kan ikke pålegges generell taushetsplikt om forhandlingene i et møte, heller ikke der dette går for lukkete dører. Det kan anses som upassende eller ukollegialt å referere fra en diskusjon som man forutsatte skulle være fortrolig, men det vil alltid være opp til det enkelte medlem å vurdere om det av etiske eller politiske grunner vil være riktig at allmennheten velgerne blir kjent hva som ble sagt. Ingen politikere eller administrasjonen har rettskrav på å kunne skjule sine spor. Alle vedtakene som treffes, skal nedtegnes i møteboken med det innhold vedtaket fikk ved avstemningen. Denne møteboken er et offentlig dokument fra den foreligger. Det må også legges til grunn at et utkast til møtebok som sendes ut til medlemmene, blir offentlig ved utsendelsen. Det er her ikke spørsmål om et internt dokument som skal inngå i behandlingen av en sak, men om en opptegnelse av hva som rent faktisk har skjedd. En godkjenning av møteboken kan aldri endre på ordlyden i de forslagene som har vært tatt opp til votering, og stemmeresultatet. Allerede fra vedtak er truffet, vil det enkelte medlem kunne meddele til andre innholdet av dette. I tillegg skal kommunens administrasjon både på forespørsel og av eget tiltak opplyse om de vedtakene som er truffet. Den kan ikke vente med dette til utkast til møtebok er godkjent. I kommuneloven 4 fastslås at «Kommuner og fylkeskommuner skal drive aktiv informasjon om sin virksomhet. Forholdene skal legges best mulig til rette for offentlig innsyn i den kommunale og fylkeskommunale forvaltning.» Unntak fra dette gjelder bare konkrete opplysninger om enkeltpersoners forhold som er underlagt taushetsplikt etter forvaltningsloven eller annen lovgivning, typisk helse- og omsorgslovene. Spørsmål 2: Er det mulig for et kommunestyre i det hele tatt å vedta taushetsplikt for sine
Indre Helgeland Kontrollutvalgssekretariat Sentrumsveien 1 8646 KORGEN Deres ref Vår ref Dato 14/1392-18.03.2014 Spørsmål om kommunestyrets vedtakskompetanse Vi viser til henvendelse av 13. januar 2014 med spørsmål om kommunestyrets vedtakskompetanse i relasjon til virksomhet utøvet etter kontrollutvalgsforskriften.1 I henvendelsen stilles følgende spørsmål; 1) Kan et kommunestyre vedta ordning A (for eksempel kjøp av revisjonstjeneste) dersom kontrollutvalget kun har utredet og innstilt ordning B (for eksempel interkommunalt revisjonssamarbeid)? 2) Kan et kommunestyre i en sak som vedrører revisjonsordningen vedta å si opp eksisterende revisjonsordning uten at dette verken er utredet eller innstilt av kontrollutvalget. Vi tolker spørsmålene på følgende måte: Har kommunestyrets adgang til å treffe et eller flere vedtak når vedtaket/ene som treffes ikke er utredet og/eller innstilt av kontrollutvalget? Vi gjør oppmerksom på at den enkelte har et selvstendig ansvar for korrekt anvendelse av gjeldende regelverk. Departementet kan likevel gi generell veiledning til forståelsen av regelverket. Det forutsettes i det videre at saken vedtakene angår, er rettmessig oppført på sakslisten til kommunestyremøtet hvor vedtakene treffes, jf. kommuneloven (koml.) 32 andre ledd. Kommuneloven 6 sier at kommunestyret er det øverste kommunale organ. Kommunestyret har all kompetanse som er lagt til kommunen, og har ansvaret for kommunens samlete virksomhet. Dette innebærer at det som utgangspunkt er kommunestyret 1 Forskrift 15. juni 2004 nr. 905 om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. Postadresse Postboks 8112 Dep NO-0032 Oslo postmottak@kmd.dep.no Kontoradresse Akersg. 59 http://www.kmd.dep.no/ Telefon* 22 24 90 90 Org no. 972 417 858 Kommunalavdelingen Saksbehandler Jørgen Jahr Hopperstad
som treffer vedtak på vegne av kommunen så lenge ikke kommunestyret har delegert sin kompetanse til et underordnet folkevalgt organ eller administrasjonen i kommunen. Administrasjonssjefen skal påse at sakene som legges fram for folkevalgte organer, herunder kommunestyret, er forsvarlig utredet, jf. koml. 23 andre ledd siste setning. I parlamentarisk styrte kommuner ligger dette ansvaret hos kommunerådet, jf. koml. 20 andre ledd første setning. Når det gjelder innstillinger fra kontrollutvalget til kommunestyret om valg av revisjonsordning, er dette særlig regulert i koml. 78 tredje ledd siste setning som tilsvarer kontrollutvalgsforskriften 16 første ledd siste setning. Bestemmelsene legger innstillingsretten vedrørende valg av revisjonsordning til kontrollutvalget. Selv om det ikke er et uttrykkelig krav om forsvarlig utredning i de to bestemmelsene, mener departementet det er naturlig å innfortolke dette. Dette underbygges blant annet av kontrollutvalgsforskriften 20 andre ledd som pålegger kontrollutvalgets sekretariat å påse at de saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet. Kommuneloven retter ikke et krav mot kommunestyret som sådan om at et vedtak i en sak skal være utredet (og innstilt) før kommunestyret kan treffe vedtaket. At det foreligger en innstilling til vedtak fra administrasjonen forplikter ikke kommunestyret til å treffe et vedtak i samsvar med det som er innstilt. Som kommunens øverste organ kan kommunestyret treffe det vedtaket det ønsker. Det er i denne sammenhengen likevel grunn til å minne om forvaltningsloven 17 første ledd som pålegger ethvert [f]orvaltningsorgan å påse at saken er så godt opplyst som mulig før vedtak. Paragraf 17 står i kapittelet som kun gjelder for enkeltvedtak, men det er lite tvilsomt at den gir uttrykk for et generelt prinsipp om krav om forsvarlig saksbehandling forut for avgjørelser truffet av forvaltningsorgan, herunder kommunestyrer. Hvor langt dette prinsippet går og de nærmere kravene til den forsvarlige utredningen må vurderes i det enkelte tilfellet. Vi mener relevante forhold kan være sakens omfang og viktighet og konsekvensene vedtaket vil få. Jo større disse er, jo strengere krav til utredning vil forsvarlighetskravet kunne sies å stille. Med hilsen Siri Halvorsen (e.f.) avdelingsdirektør Jørgen Jahr Hopperstad rådgiver Dette dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten signatur. Kopi: NKK og NKRF Side 2
Godkjenning av møteprotokoll Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Hitra kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Torbjørn Berglann 14/39-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen godkjennes. Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. Protokollen legges fram i møtet. Møtedato 06.05.2014 Saksnr 020/14