Brukerhåndbok efaktura Utsteder Versjon 2.6 Side 1 av 42 Versjon 2.6
Innhold 1 INNLEDNING... 4 1.1 OM DETTE DOKUMENTET... 4 1.2 BEGREPSDEFINISJONER... 4 2 DETTE ER EFAKTURA... 6 2.1 EFAKTURA-TJENESTEN... 6 2.2 FORDELER VED Å TA I BRUK EFAKTURA... 8 2.3 AKTØRENE OG ROLLEBESKRIVELSE... 8 2.4 FORRETNINGSMODELL...10 2.5 AVTALE MELLOM UTSTEDER OG BANK...10 3 HVORDAN KOMME I GANG MED EFAKTURA...12 3.1 INNGÅ AVTALE...12 3.2 TILRETTELEGGING AV UTSTEDERS PROGRAMVARE...12 3.2.1 Tilrettelegging i kundesystemet...12 3.2.2 Dokumentasjon og teknisk støtte...12 3.2.3 Opprette datakommunikasjon...13 3.2.4 Avtaleadministrasjon...13 3.2.5 Betalingskrav og kvitteringer...13 3.2.6 Fremvisning av fakturadetaljer...13 3.3 FORMIDLING AV EFAKTURA-REFERANSE TIL FAKTURAUTSTEDERS KUNDER...13 3.4 TEST...14 3.5 PRODUKSJON...14 3.5.1 Oppfølging i produksjon...15 3.6 MARKEDSFØRING...15 4 BEHANDLING AV AVTALEOPPDRAG...16 4.1 OPPRETTE AVTALE...16 4.1.1 efaktura-referanse...17 4.1.2 Opsjon: Kontroll av efaktura-referanse...17 4.1.3 Opsjon: Utveksling av fødselsnummer som ekstra sikkerhet i tilegg til efaktura-referanse 17 4.2 AVTALEFANGST...18 4.2.1 Regler for avtalefangst...18 4.3 VARSEL VIA E-POST...18 4.3.1 Varsel om betalingskrav...18 4.4 UTSTEDERS BEHANDLING AV AVTALEOPPDRAG...20 4.5 TRANSAKSJONSTYPER I AVTALEOPPDRAG...21 4.5.1 Avviste avtaler...21 4.5.2...21 4.5.3 Automatisk sletting av ugyldige avtaler...21 5 BEHANDLING AV BETALINGSKRAVOPPDRAG...22 5.1 UTSTEDER/FAKTURAHOTELL...22 5.2 FELLESFUNKSJON...22 5.2.1 Mottak...22 5.3 NETTBANK / FORBRUKER...23 6 FAKTURAHÅNDTERING...24 7 BEHANDLING AV EFAKTURA I KOMBINASJON MED AVTALEGIRO...25 7.1 FORBRUKER...25 7.1.1 Ordinær AvtaleGiro...26 7.1.2 Kombinasjon AvtaleGiro og efaktura...26 7.1.3 Mulige feilsituasjoner som kan oppstå i forbindelse med kombinasjonen efaktura/avtalegiro 26 7.2 UTSTEDER...27 7.2.1 Oppbygging av KID og efaktura-referansen for kombinasjonen...28 7.2.2 Tilpasninger i økonomisystemet...28 Side 2 av 42 Versjon 2.6
7.2.3 Krav for kombinasjonen og feltvalidering...28 7.3 EFAKTURA OG AVTALEGIRO KOMBINASJONENS DRIFTSMØNSTER...29 8 BEHANDLING AV FAKTURADETALJER...30 8.1 UTSTEDER / FAKTURAHOTELL...30 8.1.1 Sikkerhet...30 8.2 VISNING AV DETALJER...30 8.3 FELLESFUNKSJON...31 8.4 NETTBANK / FORBRUKER...31 8.5 GENERELLE KRAV TIL FAKTURAHOTELL...31 8.5.1 Utforming av faktura...31 8.5.2 Oppbevaring av faktura...31 8.5.3 Krav til oppetid...31 8.5.4 Krav til responstid...31 8.5.5 Krav til faktura-formater...31 8.5.6 Krav til overvåkning...31 8.5.7 Krav til varsling ved driftsavvik eller planlagt nedetid...32 9 DRIFT...33 9.1 FILNAVNSTANDARD...33 9.2 DRIFTSMØNSTER, TIDSFRISTER OG ANSVARSOVERGANGER...34 9.2.1 Avtaleoppdrag...34 9.2.2 Betalingskravoppdrag...35 10 AVVIK OG ENDRINGSHÅNDTERING...37 10.1 FEIL ELLER MANGLENDE SLUTT-RECORD I FAKTURAOPPDRAG...37 10.2 FEIL I FELT SOM SKAL DANNE ET BETALINGSKRAV...37 10.3 BETALINGSKRAVOPPDRAG UTEN AVTALE...37 10.4 FEIL I AVTALEOPPDRAG FRA FAKTURAUTSTEDER...37 10.5 ENDRING AV EFAKTURA REFERANSE...37 10.6 BYTTE AV FAKTURAHOTELL...38 10.7 FORFALLSDATO...38 11 KUNDESERVICE...39 11.1 HENVENDELSER VEDRØRENDE FEIL, DRIFTSSTANS ELLER MANGLER PÅ TJENESTEN...39 11.2 HENVENDELSER VEDRØRENDE TEST OG IMPLEMENTERING AV FAKTURAUTSTEDERE...39 11.3 DOKUMENTASJON OG INFORMASJON OM EFAKTURA TJENESTEN...39 12 TEKNISK HÅNDBOK - OVERSIKT...40 12.1 VEDLEGG: TILLEGGSTJENESTER...40 12.1.1 Sikker link...40 12.1.2 Kundeportaler ved BBS...41 13 ENDRINGSLOGG FOR DENNE BRUKERHÅNDBOKEN...42 Side 3 av 42 Versjon 2.6
1 Innledning 1.1 Om dette dokumentet Dette dokumentet er gjeldende for alle bedrifter som knytter seg til efaktura tjenesten. Her beskrives hvordan Bankenes Fellesfunksjon og utsteder håndterer administrasjon av avtaler og formidling av betalingskrav. Dokumentet beskriver også de krav som stilles til fakturahotell-tjenesten. Denne dokumentasjonen bør ses i sammenheng med det enkelte fakturahotellets egen dokumentasjon. Dokumentet er en produktbeskrivelse for utsteder, hvilke muligheter man har når det gjelder overføring av data til og fra efaktura Fellesfunksjon. Markedsmateriell og teknisk dokumentasjon er tilgjengelig på www.efaktura.no. Kommentarer og forslag til forbedring av dokumentet, kan sendes til salgsstotte@bbs.no. 1.2 Begrepsdefinisjoner Forbruker Aktør som mottar elektroniske fakturaer via nettbank. Kalles også i noen sammenhenger betaler. Fakturautsteder (også kalt utsteder) Bedrift som sender elektroniske fakturaer. Denne aktøren kalles også i noen sammenhenger betalingsmottaker. Nettbank Bank som tilbyr fremvisning av elektroniske fakturaer i nettbanken. Betalingen av en faktura utføres av forbruker i nettbanken. Fakturahotell Aktør som tilbyr utstedere elektronisk mottak, lagring og presentasjon av fakturadetaljer. Fellesfunksjon Aktør som på vegne av bank formidler avtaler og betalingskrav mellom utsteder og nettbank. Betalingskrav Datasett som inneholder følgende informasjon: Kredit kontonummer Organisasjonsnummer efaktura-referanse KID (valgfritt) må benyttes for fakturaer med KID Beløp Side 4 av 42 Versjon 2.6
Fakturadetaljer Forfallsdato Referanse til fakturadetaljer og lagringssted (URL) Betalingstype - efaktura eller AvtaleGiro (opsjon) De detaljene som fremkommer på fakturaen (fakturaspesifikasjon). efaktura-referanse En kode som benyttes av utsteder for å identifisere kunden (forbruker) i efakturatjenesten/økonomisystemet. efakturareferansen anbefales å være en del av KID. Integrasjonspartner Tredjeparts leverandør som er sertifisert av Fellesfunksjonen for å bistå fakturautstedere med utvikling av skreddersømstilpassninger faktura lagret i Bankenes Fakturahotell. efaktura merkenavnet forvaltes av BBS. Side 5 av 42 Versjon 2.6
2 Dette er efaktura 2.1 efaktura-tjenesten efaktura er bankenes løsning for elektronisk formidling og presentasjon av regninger i nettbanken. Det vil si at forbrukerne kan motta regningene direkte i nettbanken i stedet for i postkassen (postalt brev). Fakturautstedere kan på sin side sende og presentere fakturaene sine elektronisk til sine kunder. Skjermbilde nederst på siden viser et eksempel på hvordan utsteder kan presenter fakturaen ovenfor en forbruker i efaktura tjenesten. efaktura er ikke en betalingstjeneste, men tjenesten er knyttet til de betalingstjenester som forbrukerne har tilgang til i nettbankene. I dag er dette ordinær nettbankbetaling eller betaling via AvtaleGiro. Dette sikrer at returinformasjon til bedriften blir ivaretatt. I den samme elektroniske kanalen er det mulighet for profilering av fakturautsteder og de tjenester de tilbyr, samt interaktiv kommunikasjon mellom fakturautsteder og dennes kunder. Løsningen er åpen for alle bedrifter og organisasjoner som inngår en avtale om bruk av tjenesten med sin bankforbindelse. Videre er den tilgjengelig for alle nettbankbrukere, uavhengig av bankforbindelse. efaktura tjenesten er også tilgjengelig for forbruker som bruker mer enn en nettbank, dette betyr at forbruker kan finne den samme efakturaen i alle nettbanker som han/hun benytter. Skjermbilde nedenfor viser et mulig eksempel på en efaktura (ikke utfylt fakturamal). Utsteders logo, banner, e.l. Annonse 1 Annonse 2 Side 6 av 42 Versjon 2.6
Figur 2.1 efaktura skjermbilde-/mal-eksempel Side 7 av 42 Versjon 2.6
2.2 Fordeler ved å ta i bruk efaktura For en utsteder: Markedstilgang - tilgang til alle forbrukere som benytter nettbank Kundepleie - tilgang til toveis kommunikasjon med egne kunder Effektivisering - fullstendig informasjon tilbake om alle innbetalinger (alt på samme elektroniske format) Kostnadsbesparelse - lavere kostnad enn ved produksjon og forsendelse av faktura per post For en forbruker Regningen kommer ferdig utfylt i nettbanken slipper blant annet å taste inn KID Etter at regning er betalt er fakturadetaljene tilgjengelig via nettbanken Varsel om nye regninger sendes på e-post, dersom forbruker har valgt dette. Forbruker kan endre beløp og forfallsdato 2.3 Aktørene og rollebeskrivelse Nedenfor beskrives aktørenes roller i tjenesten (verdikjeden) og deres bruks- og ansvarområder. Utsteder (også kalt fakturautsteder og/eller betalingsmottager) Bank Har ansvaret for: Innhold i fakturadetaljer Administrasjon av avtaler med forbrukere Sikre godkjent fremvisning av fakturadetaljer Utvikle og vedlikeholde den elektroniske fakturaen Kundeservice mot egne kunder Avviks- og endringshåndtering Ivareta lovpålagt dokumentasjons- og arkiveringsplikt. Følge de krav som gjelder for efakturatjenesten Er avtalepart både på utstedersiden og forbrukersiden. Dette innebærer et ansvar for: Salg mot fakturautsteder og forbruker Nettbankfunksjoner Integrasjon mot nettbank Kundeservice mot utsteder og forbruker Avviks- og endringshåndtering Følge de krav som gjelder for efakturatjenesten Side 8 av 42 Versjon 2.6
Fakturahotell Forbruker (også kalt betaler) Fellesfunksjon Oppbevarer fakturadetaljer på vegne av utsteder: Lagring av fakturadetaljene Visning av detaljer, når forbrukeren ber om å få disse (via nettbanken). Genererer betalingskrav for distribusjon til fellesfunksjon. Håndterer både faktura-, betalingkrav og avtalefiler som skal oversendes fellesfunksjonen på veiene av utsteder. Velger hvilke utstedere han/hun ønsker å motta efaktura fra via utstederoversikt i nettbank, eller får automatisk avtaleforslag. Mottar elektroniske fakturaer Betaler / endrer / avviser Sier opp avtale med utsteder Vedlikeholder egen e-post adresse, dersom forbruker ønsker varsel om nye efakturaer Drives av BBS på vegne av bankene og har ansvaret for: Tjenesteavtale med bank som regulerer tjenesten og som gjensidig forplikter bankene til å vise frem alle fakturaer fra fakturautstedere som benytter efaktura tjenesten Formidling og administrasjon av avtaler Registrering og administrasjon av avtaler mellom fakturautsteder og bank Motta og validere betalingskrav og tilgjengeliggjøre disse for nettbank Koordinator for markedsopparbeidelse og videreutvikling av tjenesten Forvalter fellesavtaler og dokumentasjon Kundeservice, primært mot bank. Foretar test og implementering av nye utstedere Produksjonssetting av nye utstedere. Følge de krav som gjelder efakturatjenesten. Side 9 av 42 Versjon 2.6
2.4 Forretningsmodell Banksamarbeidet som er etablert rundt efaktura bygger på følgende forretningsmodell. Avtale Fakturahotell Utsteder Forbruker Avtale Bank Avtale Figur 2.2 - Forretningsmodell Slik figur 2.2 viser, har utsteder en avtale med bank om bruk av efaktura (fellestjenesten). For å tilby efaktura må en utsteder ha en avtale med en bank for å ta i bruk tjenesten. Avtalen med bank innebærer at bankens forbrukere får tilgang til efaktura fra alle fakturautstedere som har inngått avtale om bruk av tjenesten, uavhengig hvilken bank utsteder har inngått avtale med. I forhold til valg av fakturahotell har utsteder 2 valg: kjøpe fakturahotell tjenesten fra et godkjent fakturahotell (herunder Bankenes Fakturahotell) utvikle og drifte eget fakturahotell i henhold krav for fakturahotell (se kap 7.5) En oversikt over godkjente fakturahotell er til enhver tid tilgjengelig på www.efaktura.no. 2.5 Avtale mellom utsteder og bank For å tilby efaktura må en utsteder ha en avtale med en bank for å ta i bruk tjenesten. Utsteder og bank tegner avtale om bruk av efaktura tjenesten. Denne består av: Avtale og avtalevilkår Bank er ansvarlig for å etablere avtale mot utsteder. Avtalen skal signeres av begge parter. Utsteder skal ha kopi av avtalen samt avtalevilkårene. Dette sendes ikke til BBS. Registreringsskjema bankkunde Dette skjemaet inneholder informasjon om utsteder som skal registreres i avtaleregister hos BBS. Kopi av avtaleskjema skal sendes til utsteder og utsteders bank. Side 10 av 42 Versjon 2.6
Kundeansvarlig eller tilsvarende funksjon i banken har ansvaret for avtalen i hele dens løpetid. Side 11 av 42 Versjon 2.6
3 Hvordan komme i gang med efaktura Tegningen nedenfor beskriver de ulike stegene i prosessen med å komme i gang med efaktura tjenesten. Utsteder underskriver avtalen og sender denne i retur til banken Utsteder integrerer efaktura tjeneste i eget økonomisystem. Utsteder velger ønsket fakturamal. Forbrukere kan nå tegne efaktura avtale med utsteder via sin nettbank Utsteder godkjenner forbrukeravtaler og sender ut efakturaer ved neste fakturering Avtale og registrering Implementering og test Produksjon Banken fyller ut avtaleskjema og oversender denne til utsteder Banken oversender avtaleskjema til BBS for registrering BBS oversender implementering og testinformasjon til utsteder BBS og utsteder gjennomfører test. BBS godkjenner testen og utsteder settes i produksjon på efaktura BBS følger opp utsteder ved første utsendelse av efakturaer Figur 3.1 - Oppstartsprosessen 3.1 Inngå avtale Det må inngås en avtale om bruk av efaktura mellom banken og fakturautsteder. De kommersielle vilkårene for bruk av tjenesten avtales med banken. 3.2 Tilrettelegging av utsteders programvare 3.2.1 Tilrettelegging i kundesystemet Fakturautsteder må sørge for at efaktura er teknisk tilrettelagt for i eget kunde- /økonomisystem. Blant annet må det legges inn felt for merking av kunder som skal motta efaktura. For mange fakturautstedere vil det være aktuelt å kjøpe ferdige moduler, tjenester eller benytte assistanse fra sin programvareleverandør. Informasjon om hvilke programvareleverandører som har tilpasset sin programvare finnes på: www.efaktura.no Hvis utsteder velger å benytte en godkjent programpakke for efaktura, så er punktene i dette kapitelet. 3.2.2 Dokumentasjon og teknisk støtte Dokumentasjon fåes av bankforbindelse. Dette er også tilgjengelig på www.efaktura.no. For nødvendig informasjon om den videre prosessen, ta kontakt med salgsstøtte i BBS: salgsstotte@bbs.no Side 12 av 42 Versjon 2.6
3.2.3 Opprette datakommunikasjon Fakturautsteder må klarlegge hvilken kommunikasjonsløsning som ønskes benyttet for datakommunikasjon med BBS. Datakommunikasjon mellom BBS og fakturautsteder benyttes for leveranse av avtaleoppdrag, betalingskrav/fakturaoppdrag og tilhørende kvitteringsfiler. Følgende alternativer kommunikasjonsløsninger er tilgjengelig: FTP over FrameRelay FTP via VPN Https Ønsket kommunikasjonsløsning avtales mellom utsteder og BBS. Dersom utsteder velger å ikke bruke bankenes fakturahotell må datakommunikasjonsløsning avtales dette med leverandøren av fakturahotell. 3.2.4 Avtaleadministrasjon Utsteder må etablere en løsning for å administrere forbrukeravtaler. Disse avtalene inngår usteders kunder (forbruker) i nettbank. Løsningen skal motta avtaleoppdrag fra BBS med forbrukere som ønsker å motta efaktura, validere disse mot eget kunderegister, oppdatere dette og sende resultatet tilbake til fellesfunksjonen. Anbefaling: Utsteder bør legges opp en automatisert rutine for behandling av forbrukeravtaler i eget kunde-/økonomisystem. 3.2.5 Betalingskrav og kvitteringer Utsteder må etablere en løsning for generering av betalingskrav fra eget system og håndtere tilhørende kvitteringer fra fellesfunksjonen. Et fakturahotell kan utføre dette på vegne av utsteder. Filstrukturen er beskrevet i detalj i Teknisk håndbok - Utsteder. Når utsteder sender betalings- og fakturafiler blir disse validert. Dersom innsendt fil inneholder feil så vil den bli avvist. Viktig at usteder etablerer interne rutiner for håndtering av retur-/kvitteringsfiler. Kvitteringsfiler fra BBS viser feil og avvisningsårsak. Utsteder må rette opp feilen og sende inn korrigert fil på nytt. 3.2.6 Fremvisning av fakturadetaljer Fakturahotell er der fakturadetaljene lagres, slik at disse kan fremvises for forbruker ved forespørsel (via nettbanken). Ved implementering av efaktura kan bedriften enten utvikle og drifte eget fakturahotell, eller velge en godkjent fakturahotell-leverandør. Utsteder er selv ansvarlig for at informasjonen i efakturaen er i henhold til norsk lov. 3.3 Formidling av efaktura-referanse til fakturautsteders kunder For at en forbruker skal kunne inngå avtale om bruk av efaktura fra en utsteder, trenger han en efaktura-referanse. Det utsteders ansvar å informere forbruker om efakturareferannsen. For mer informasjon se punktene 4.1.1-4.1.3. Side 13 av 42 Versjon 2.6
Krav: efaktura-referansen skal trykkes på de papirfakturaene. Forbruker trenger denne for å tegne efaktura avtalen mot utsteder. Anbefaling: Utsteder bør legges opp til å benytte deler av KID som efaktura referansen. Dette muliggjør en 100% avtalefangst i Nettbankene. 3.4 Test Utsteder må gjennomføre test med BBS før produksjon kan iverksettes. Følgende hovedområder vil være gjenstand for testing: Datakommunikasjon mellom utsteder og BBS Avtalebehandling med verifikasjon av nye avtaler, endring og sletting. Verifikasjon av avtaleoppdrag i henhold til avtalt format. Behandling av betalingskravoppdrag Verifikasjon av at format er i henhold til avtale. Kvittering og avviksfiler med verifikasjon av ulike kontroller og håndtering av feilsituasjoner. Visning av fakturadetaljer Kombinasjonen efaktura og AvtaleGiro, dersom utsteder tilbyr dette. OBS!: Dersom utsteder i dag bruker AvtaleGiro eller ønsker å ta dette i bruk i fremtiden, se kapitel 6. Test må avtales med BBS minimum 14 dager før test skal gjennomføres. Ansvarlig for testplanleggingen i BBS er: salgsstotte@bbs.no 3.5 Produksjon Når testen er gjennomført og godkjent kan utsteder settes i produksjon. Når utsteder er i produksjon skjer følgende: Utsteder vil fremkomme som en efakturautsteder i alle nettbankene. Utsteders kunder (forbruker) tegner efaktura avtale mot utsteder via sin(e) nettbank(er). Utsteder mottar avtalefiler fra BBS. Utsteder validerer kundenes (forbruker) avtaler i eget økonomisystem. Utsteder rapporterer status (godkjente og avviste) på mottatte avtaler tilbake til BBS. Utsteder oversender fakturaer og betalingskrav til kunden (forbruker) Utsteders kunder (forbruker) får opp fakturaen i nettbank og har muligheten til å gjennomføre betalingen. VIKTIGE OPPFØLGINGSPUNKTER VED OVERGANG FRA TEST TIL PRODUKSJON: 1. Sikre at godkjent løsning ikke endres før eller ved overgang 2. Påse at oppdragene nå må merkes for produksjonskjøring se teknisk håndbok 3. Påse at det legges inn produksjonssertifikater i sikkerhetsmodulen 4. Sikre tilgjengelige ressurser for oppfølging av de første filene som sendes i produksjon Side 14 av 42 Versjon 2.6
3.5.1 Oppfølging i produksjon BBS vil følge opp utsteder ved første fakturering i produksjon, med hensikt å sikre kvaliteten på tjenesten gjennom alle ledd i verdikjeden. Det er derfor viktig at utsteder informerer BBS om når (dato) første fakturering vil bli gjennomført. 3.6 Markedsføring Det er viktig at utsteder formidler hvilken efaktura-referanse som skal benyttes til potensielle forbrukere. Markedsføring mot egne kunder er fakturautsteders ansvar, men BBS tilbyr ferdig utviklet markedmateriale som kan benyttes. efaktura logo og markedsmateriell finnes på www.efaktura.no. Det anbefales å ta kontakt med fakturautsteders bankforbindelse for råd og eventuelt samarbeid. Banken vil også ha oversikt over eventuelle felles markedskampanjer som er planlagt. Det anbefales at BBS kvalitetssikrer markedsmateriell fra utstedere. Ansvarlig for kvalitetssikring av markedsmateriell i BBS er: salgsstotte@bbs.no Side 15 av 42 Versjon 2.6
4 Behandling av avtaleoppdrag En forbruker kan kun opprette en efaktura avtale via nettbanken. Figur 4.0 illustrerer manuelle og automatiske arbeidssteg ved innmelding av en ny forbruker 4.1 Opprette avtale En forbruker kan opprette en avtale om mottak av efaktura via sin nettbank på følgende måter: Den enkle metoden: Forbruker mottar en papirfaktura. Forbruker logger seg inn i sin nettbank, der han legger inn regningen manuelt Forbruker får opp et forslag i nettbanken (avtalefangst) om at utsteder tilbyr efaktura Forbruker godkjenner efaktura avtalen Den manuelt registrerte regningen legges på forfallregisteret i nettbanken Ved neste fakturering mottar forbruker en efaktura (ikke lenger papirfaktura) fra utsteder Den aktive metoden (avtalefangst) Side 16 av 42 Versjon 2.6
Forbruker logger seg inn i sin nettbank Finner frem til menyvalget efaktura Søker opp ønsket utsteder Forbruker finner frem efaktura-referansen fra papirfaktura Forbruker inngår efaktura-avtale med utsteder Ved neste fakturering mottar forbruker en efaktura (ikke lenger papirfaktura) fra utsteder Avtalen skal inneholde følgende informasjon: Fornavn Etternavn Adresse Poststed Postnummer efaktura referanse (se nedenfor) e-post (Benyttes dersom forbruker ønsker å motta varsel om nye efaktura på e-post) 4.1.1 efaktura-referanse efaktura-referanse er det begrepet som skal benyttes for å identifisere forbrukeren hos fakturautsteder. Fakturautsteder kan benytte kundenummer eller et annet begrep som er unikt for en enkelt forbruker og som identifiserer vedkommende i fakturautsteders kundesystem. efaktura referanse vil fungere som en koblingsnøkkel mellom forbrukere og deres fakturaer. Referansen er sentral i forbindelse med utveksling av data mellom fakturautsteder og forbruker og det er derfor viktig at begrepet blir kommunisert entydig til forbrukerne. I nettbankens innmeldingsbilde har referansen ledetekst "efakturareferanse". Krav: efaktura-refransen må klart og tydelig fremkomme på utsteders papirfakturaer. Ledeteksten efaktura-referanse må benyttes på både papirfakturaen og efakturaen. efaktura-referasen må være påført papirfakturaen før efaktura tjenesten kan settes i produksjon. Anbefalning: Det anbefales at efaktura-referansen er en del av KID. Dette kan muliggjøre og forenkle avtalefangsten i nettbanken, se punkt 4.2. Dersom kombinasjonen AvtaleGiro og efaktura benyttes, se kapitel 6. 4.1.2 Opsjon: Kontroll av efaktura-referanse Fellesfunksjonen kan foreta en lengdekontroll av denne verdien. En forutsetning for dette er at utsteder oppgir lengden på efaktura-referansen i avtalens registreringsskjema. Dette registreres i Fellesfunksjonen og forbrukere som forsøker å initiere avtaler med feil antall siffer i efaktura-referansen, får direkte feilmelding om dette. 4.1.3 Opsjon: Utveksling av fødselsnummer som ekstra sikkerhet i tilegg til efaktura-referanse Hvis tillatelse fra Datatilsynet foreligger, kan fødselsnummer oversendes til utsteder. Det forutsettes at utsteder benytter datakommunikasjon som tilfredsstiller Bank/BBS krav til Side 17 av 42 Versjon 2.6
sikkerhet. Oversendelse av fødselsnummer angis i merknadsfelt i registreringsskjema, eller bekreftes på annen måte via bank. 4.2 Avtalefangst Avtalefangst er en funksjon der forbruker får opp forslag om å ta i bruk efaktura fra en spesifikk utstedere i sin nettbanken. Dette skjer vanligvis når en forbruker taster inn en regning manuelt (som skal betales til utsteder) i nettbanken. Fordelene ved avtalefangst utsteder er: At en raskere kan oppnå høyere volum (antall forbrukere som mottar efaktura fra utstederen). Fordelen ved avtalefangst for forbruker er: At efaktura-referansen fremkommer automatisk (dersom utsteder benytter deler av KID i efaktura-referansen). At det blir enklere for forbruker å ta i bruk tjenesten. 4.2.1 Regler for avtalefangst Utsteder kan velge følgende regel-nivåer for avtalefangst i nettbanken. Disse er: Nivå Type Kommentar 2 KID For de fleste utstedere kan andre nivå (KID) benyttes. Dette gjelder spesielt utstedere som benytter kreditkontonummer til mange andre betalinger enn de det tilbys efaktura for. Eller lik som nivå 1. 1 Kreditkontonummer Manuelt registerte betalinger i nettbanken kontrolleres mot kreditkontonummer. Ved match kan nettbanken generere forslag om å inngå en efaktura-avtale. 0 Ingen regel Dette krever at forbruker må fylle inn efalturareferansen selv i nettbanken. Ikke anbefalt løsning. 4.3 Varsel via e-post Utsteder kan bestille egen tekst på epostvarsel for efaktura og eller kombinasjonen. Bestillingsskjema for egen tekst kan sendes til salgsstotte@bbs.no 4.3.1 Varsel om betalingskrav Hvis forbruker angir e-postadresse for varsling om nye betalingskrav, vil Fellesfunksjonen forestå utsendelse av e-post til forbrukere som har mottatt nye betalingskrav. Side 18 av 42 Versjon 2.6
efaktura epostvarsel standard tekst I skjermbilde nedenfor fremkommer teksten på epostvarselet som forbruker mottar. Figur 4.1 efaktura epost varsel efaktura med AvtaleGiro standard tekst Forbruker kan velge å kombinere tjenestene, dersom utsteder tilbyr dette. I skjermbilde nedenfor fremkommer teksten på epostvarselet som forbruker mottar. For mer informasjon om kombinasjonen AvtaleGiro og efaktura, se kapitel 6. Side 19 av 42 Versjon 2.6
Figur 4.2 efaktura og AvtaleGiro epost varsel 4.4 Utsteders behandling av avtaleoppdrag En forbrukers opprettelse, endring og sletting av avtale krever en aksjon hos utsteder. Fellesfunksjonen foretar daglige prosesseringer som samler opp alle endringer med hensyn til avtaler. Med grunnlag i dette opprettes en eller flere transaksjonstyper som sendes i avtaleoppdrag til utsteder. De fleste transaksjonstyper krever et svar fra utsteder. Prosessen foregår på følgende måte: Fellesfunksjonen sender avtaleoppdrag med ulike transaksjonstyper til utsteder Side 20 av 42 Versjon 2.6
Utsteder mottar og kontrollerer mottatte avtaleoppdrag Utsteder oppdaterer kunderegister og besvarer mottatte avtaleoppdrag Fellesfunksjonen oppdaterer status på avtalen i henhold til utsteders svar Fellesfunksjonen sender kvittering til utsteder 4.5 Transaksjonstyper i avtaleoppdrag Forespørselstransaksjon Inneholder nye forbrukere som ønsker å motta efaktura fra utsteder Krever svar fra utsteder i form av aktiverings eller avvisningstransaksjon (innen 2 virkedager). Kvittering gis fra Fellesfunksjon Slettetransaksjon Inneholder melding om forbrukere som ønsker å slette sin avtale Krever ikke svar fra utsteder Endringstransaksjon Inneholder melding om forbrukere som endrer opplysninger knyttet til avtale Krever svar fra utsteder i form av aktiverings eller avvisningstransaksjon Kvittering gis fra Fellesfunksjon. 4.5.1 Avviste avtaler Hvis utsteder avviser en forespørsel om avtale, vil status settes til ugyldig i nettbanken. Fakturautsteder må benytte kode for årsak til avvisningen. Avvisningsårsak presenteres for forbruker i nettbank. Følgende avvisningskoder skal benyttes: 01 Oppgitt efaktura referanse er ugyldig (se papirfaktura) 02 Oppgitte personopplysninger er ikke i samsvar med kunderegister (se papirfaktura) 03 Det tilbys ikke efaktura for dette produktet 4.5.2 4.5.3 Automatisk sletting av ugyldige avtaler Avtaler som avvises fra utsteder settes til status ugyldig. Dersom en avtale blir stående med ugyldig status i 60 dager foretar Fellesfunksjonen en automatisk sletting, og ordinær slettemelding sendes utsteder. Side 21 av 42 Versjon 2.6
5 Behandling av betalingskravoppdrag 5.1 Utsteder/Fakturahotell Utsteder eller fakturahotellet på vegne av utsteder, sender betalingskrav på godkjent/avtalt format til Fellesfunksjonen. Betalingskravet skal inneholde følgende felter: Organisasjonsnummer Utstedernavn Kredit kontonummer KID (valgfri, men anbefales) Beløp Forfallsdato efaktura referanse Referanse til fakturadetaljer (URL) Betalingstype Det er et krav at utsteder overfører oppdragene til fellesfunksjonen i henhold til det formatet og den overføringsprotokollen som er avtalt og godkjent. Det er et krav at utsteder (eller utsteders underleverandører) har løsninger for kontroll og behandling av kvitteringsoppdrag fra fellesfunksjonen. 5.2 Fellesfunksjon I forbindelse med mottak og kontroll av betalingskrav skal fellesfunksjonen sende kvitteringer På de formater og overføringsprotokoller som er avtalt. 5.2.1 Mottak En fil skal alltid inneholde en startrecord og en sluttrecord. Dersom en av disse recordene mangler er filen ugyldig. Hver av de skal kun forekomme én gang per fil. Kvittering på mottatt betalingskravoppdrag Ved mottak av oppdrag sendes kvittering som inneholder informasjon om at oppdraget er mottatt og er under behandling. Kvitteringsoppdraget inneholder et løpenummer som forteller hvilket oppdrag som er mottatt. Kontroll av innhold i betalingskravoppdrag Fellesfunksjonen validerer innholdet i oppdraget med betalingskrav og kobler disse mot riktig forbruker. Dersom forbruker har oppgitt sin e-postadresse, sendes en e-post til forbruker med varsel om at ny efaktura er tilgjengelig i nettbank. Forbrukers e-post adresse gjøres ikke tilgjengelig for utsteder. Betalingskravet gjøres tilgjengelig for presentasjon i forbrukers nettbank. Kvittering ved feil i format Denne kvitteringen inneholder informasjoner om betalingskrav i et mottatt oppdrag hvor det er avdekket feil i format på ett eller flere felter. Side 22 av 42 Versjon 2.6
Kvittering på faktura uten kundekobling Denne filen inneholder informasjoner om fakturaer i mottatte fakturafiler hvor det ikke finnes en aktiv avtale/kobling i fellesfunksjonens koblingsregister. Se Teknisk håndbok utsteder, for utfyllende informasjon 5.3 Nettbank / Forbruker Forbrukeren kan velge å betale, avvise eller slette kravet. Når forbrukeren velger å betale kravet, legges det til forfallsregisteret i forbrukers nettbank og transaksjonen behandles videre som en ordinær nettbankbetaling. Alle felt i kravet vil være ferdig utfylt med den informasjonen som kom fra fakturautsteder. Forbruker har mulighet til å endre beløp og forfallsdato. Dersom kravet er kombinert med AvtaleGiro, er betalingen forhåndsgodkjent og kravet legges direkte i forbrukers forfallsregister i nettbanken. Kravet vil inneholde link til fakturaspesifikasjon, som forbruker får tilgang til i sin nettbank. Side 23 av 42 Versjon 2.6
6 Fakturahåndtering BBS tilbyr total fakturahåndtering som en modulbasert løsning for bedrifter og banker. Virksomheten løser sitt behov for elektronisk og papirbasert behandling, formidling og arkivering av både inn- og utgående fakturaer.. Vi tilbyr efaktura B2B og B2C, fakturaprint, fakturahotell, fakturaskanning og fakturaarkiv. Virksomheten kan selv velge hvilke tjenester som er nødvendige for å effektivisere fakturahåndteringen. Utgående fakturafiler som efaktura B2C, efaktura B2B og Fakturaprint kan sendes i en fil til BBS og vi splitter og returnerer en total kvitteringsløsning. Dokumentasjon finnes på våre internett sider ; www.bbs-nordic.com/no/losninger/fakturahaandtering/ Side 24 av 42 Versjon 2.6