Brukerhåndbok Utsteder efaktura. Brukerhåndbok efaktura Utsteder. Versjon 2.8. Brukerhåndbok Utsteder efaktura B2C Page 1 of 40

Transkript

1 Brukerhåndbok Utsteder efaktura Brukerhåndbok efaktura Utsteder Versjon 2.8 Brukerhåndbok Utsteder efaktura B2C Page 1 of 40

2 Innhold Contents 1 Innledning Om dette dokumentet Begrepsdefinisjoner Dette er efaktura efaktura-tjenesten Fordeler ved å ta i bruk efaktura Aktørene og rollebeskrivelse Forretningsmodell Avtale mellom utsteder og bank Hvordan komme i gang med efaktura Inngå avtale Tilrettelegging av utsteders programvare Tilrettelegging i kundesystemet Dokumentasjon og teknisk støtte Opprette datakommunikasjon Avtaleadministrasjon Betalingskrav og kvitteringer Fremvisning av fakturadetaljer Formidling av efaktura-referanse til fakturautsteders kunder Test Produksjon Oppfølging i produksjon Markedsføring Behandling av avtaleoppdrag Opprette avtale efaktura-referanse Opsjon: Kontroll av efaktura-referanse Opsjon: Utveksling av fødselsnummer som ekstra sikkerhet i tillegg til efakturareferanse Avtalefangst Regler for avtalefangst Varsel via e-post Varsel om betalingskrav Utsteders behandling av avtaleoppdrag Transaksjonstyper i avtaleoppdrag Brukerhåndbok Utsteder efaktura B2C Page 2 of 40

3 4.5.1 Avviste avtaler Automatisk sletting av ugyldige avtaler Behandling av betalingskravoppdrag Utsteder/Fakturahotell Fellesfunksjon Mottak Nettbank / Forbruker Fakturahåndtering Behandling av efaktura i kombinasjon med AvtaleGiro Forbruker Ordinær AvtaleGiro Kombinasjon AvtaleGiro og efaktura Mulige feilsituasjoner som kan oppstå med kombinasjonen efaktura/avtalegiro Utsteder Oppbygging av KID og efaktura-referansen for kombinasjonen Tilpasninger i økonomisystemet Krav for kombinasjonen og feltvalidering efaktura og AvtaleGiro kombinasjonens driftsmønster Behandling av fakturadetaljer Utsteder / Fakturahotell Sikkerhet Visning av detaljer Fellesfunksjon Nettbank / Forbruker Generelle krav til fakturahotell Utforming av faktura Oppbevaring av faktura Krav til oppe-tid Krav til responstid Krav til faktura-formater Krav til overvåkning Krav til varsling ved driftsavvik eller planlagt nede-tid Drift Formater Driftsmønster, tidsfrister og ansvarsoverganger Avtaleoppdrag Brukerhåndbok Utsteder efaktura B2C Page 3 of 40

4 9.2.2 Betalingskravoppdrag Avvik og endringshåndtering Feil eller manglende sluttrecord i fakturaoppdrag Feil i felt som skal danne et betalingskrav Betalingskravoppdrag uten avtale Feil i avtaleoppdrag fra fakturautsteder Endring av efaktura referanse Bytte av fakturahotell Forfallsdato Kundeservice Henvendelser vedrørende feil, driftsstans eller mangler på tjenesten Henvendelser vedrørende test og implementering av fakturautstedere Dokumentasjon og informasjon om efaktura tjenesten Teknisk håndbok - Oversikt Vedlegg: Tilleggstjenester Sikker link Kundeportaler ved NETS ENDRINGSLOGG FOR DENNE BRUKERHÅNDBOKEN Brukerhåndbok Utsteder efaktura B2C Page 4 of 40

5 1 Innledning 1.1 Om dette dokumentet Dette dokumentet er gjeldende for alle bedrifter som knytter seg til efaktura B2C tjenesten. Her beskrives hvordan Bankenes Fellesfunksjon og utsteder håndterer administrasjon av avtaler og formidling av betalingskrav. Dokumentet beskriver også de krav som stilles til fakturahotell-tjenesten. Denne dokumentasjonen bør ses i sammenheng med det enkelte fakturahotellets egen dokumentasjon. Dokumentet er en produktbeskrivelse for utsteder, hvilke muligheter man har når det gjelder overføring av data til og fra efaktura Fellesfunksjon. Markedsmateriell og teknisk dokumentasjon er tilgjengelig på Kommentarer og forslag til forbedring av dokumentet, kan sendes til invoice-supportno@nets.eu 1.2 Begrepsdefinisjoner Forbruker Aktør som mottar elektroniske fakturaer via nettbank. Kalles også i noen sammenhenger betaler. Fakturautsteder (også kalt utsteder) Bedrift som sender elektroniske fakturaer. Denne aktøren kalles også i noen sammenhenger betalingsmottaker. Nettbank Bank som tilbyr fremvisning av elektroniske fakturaer i nettbanken. Betalingen av en faktura utføres av forbruker i nettbanken. Fakturahotell Aktør som tilbyr utstedere elektronisk mottak, lagring og presentasjon av fakturadetaljer. Fellesfunksjon Aktør som på vegne av bank formidler avtaler og betalingskrav mellom utsteder og nettbank. Brukerhåndbok Utsteder efaktura B2C Page 5 of 40

6 Betalingskrav Fakturadetaljer Datasett som inneholder følgende informasjon: Kredit kontonummer Organisasjonsnummer efaktura-referanse KID må benyttes for fakturaer med KID Beløp Forfallsdato Referanse til fakturadetaljer og lagringssted (URL) Betalingstype - efaktura eller AvtaleGiro (opsjon) De detaljene som fremkommer på fakturaen (fakturaspesifikasjon). efaktura-referanse En kode som benyttes av utsteder for å identifisere kunden (forbruker) i efakturatjenesten/økonomisystemet. efakturareferansen anbefales å være en del av KID. Integrasjonspartner Tredjeparts leverandør som er sertifisert av Fellesfunksjonen for å bistå fakturautstedere med utvikling av skreddersøm tilpasninger faktura lagret i Nets Fakturahotell. efaktura merkenavnet forvaltes av NETS. Brukerhåndbok Utsteder efaktura B2C Page 6 of 40

7 2 Dette er efaktura 2.1 efaktura-tjenesten efaktura er bankenes løsning for elektronisk formidling og presentasjon av regninger i nettbanken. Det vil si at forbrukerne kan motta regningene direkte i nettbanken i stedet for i postkassen (postalt brev). Fakturautstedere kan på sin side sende og presentere fakturaene sine elektronisk til sine kunder. Skjermbilde nederst på siden viser et eksempel på hvordan utsteder kan presenter fakturaen ovenfor en forbruker i efaktura tjenesten. efaktura er ikke en betalingstjeneste, men tjenesten er knyttet til de betalingstjenester som forbrukerne har tilgang til i nettbankene. I dag er dette ordinær nettbankbetaling eller betaling via AvtaleGiro. Dette sikrer at returinformasjon til bedriften blir ivaretatt. I den samme elektroniske kanalen er det mulighet for profilering av fakturautsteder og de tjenester de tilbyr, samt interaktiv kommunikasjon mellom fakturautsteder og dennes kunder. Løsningen er åpen for alle bedrifter og organisasjoner som inngår en avtale om bruk av tjenesten med sin bankforbindelse. Videre er den tilgjengelig for alle nettbankbrukere, uavhengig av bankforbindelse. efaktura tjenesten er også tilgjengelig for forbruker som bruker mer enn en nettbank, dette betyr at forbruker kan finne den samme efakturaen i alle nettbanker som han/hun benytter. Skjermbilde nedenfor viser et mulig eksempel på en efaktura (ikke utfylt fakturamal).o2 Brukerhåndbok Utsteder efaktura B2C Page 7 of 40

8 2.2 Fordeler ved å ta i bruk efaktura For en utsteder: Markedstilgang - tilgang til alle forbrukere som benytter nettbank Kundepleie - tilgang til toveis kommunikasjon med egne kunder Effektivisering - fullstendig informasjon tilbake om alle innbetalinger (alt på samme elektroniske format) Kostnadsbesparelse - lavere kostnad enn ved produksjon og forsendelse av faktura per post For en forbruker Regningen kommer ferdig utfylt i nettbanken slipper blant annet å taste inn KID Etter at regning er betalt er fakturadetaljene tilgjengelig via nettbanken Varsel om nye regninger sendes på e-post, dersom forbruker har valgt dette. Forbruker kan endre beløp og forfallsdato 2.3 Aktørene og rollebeskrivelse Nedenfor beskrives aktørenes roller i tjenesten (verdikjeden) og deres bruks- og ansvarsområder. Utsteder (også kalt fakturautsteder og/eller betalingsmottager) Har ansvaret for: Innhold i fakturadetaljer Administrasjon av avtaler med forbrukere Sikre godkjent fremvisning av fakturadetaljer Utvikle og vedlikeholde den elektroniske fakturaen Kundeservice mot egne kunder Avviks- og endringshåndtering Ivareta lovpålagt dokumentasjons- og arkiveringsplikt. Følge de krav som gjelder for efakturatjenesten Brukerhåndbok Utsteder efaktura B2C Page 8 of 40

9 Bank Salg mot fakturautsteder og forbruker Nettbankfunksjoner Integrasjon mot nettbank Kundeservice mot utsteder og forbruker Avviks- og endringshåndtering Følge de krav som gjelder for efakturatjenesten Fakturahotell Lagring av fakturadetaljene Visning av detaljer, når forbrukeren ber om å få disse (via nettbanken). Genererer betalingskrav for distribusjon til fellesfunksjon. Håndterer både faktura-, betalingskrav og avtalefiler som skal oversendes fellesfunksjonen på vegne av utsteder. Forbruker (også kalt betaler) Velger hvilke utstedere han/hun ønsker å motta efaktura fra via utstederoversikt i nettbank, eller får automatisk avtaleforslag. Mottar elektroniske fakturaer Betaler / endrer / avviser Sier opp avtale med utsteder Vedlikeholder egen e-post adresse, dersom forbruker ønsker varsel om nye efakturaer Fellesfunksjon Drives av NETS på vegne av bankene og har ansvaret for: Tjenesteavtale med bank som regulerer tjenesten og som gjensidig forplikter bankene til å vise frem alle fakturaer fra fakturautstedere som benytter efaktura tjenesten Formidling og administrasjon av avtaler Registrering og administrasjon av avtaler mellom fakturautsteder og bank Motta og validere betalingskrav og tilgjengeliggjøre disse for nettbank Koordinator for markedsopparbeidelse og videreutvikling av tjenesten Brukerhåndbok Utsteder efaktura B2C Page 9 of 40

10 Forvalter fellesavtaler og dokumentasjon Kundeservice, primært mot bank. Foretar test og implementering av nye utstedere Produksjonssetting av nye utstedere. Følge de krav som gjelder efakturatjenesten. 2.4 Forretningsmodell Banksamarbeidet som er etablert rundt efaktura bygger på følgende forretningsmodell. Avtale Fakturahotell Utsteder Forbruker Avtale Bank Avtale Figur Forretningsmodell Slik figur 2.2 viser, har utsteder en avtale med bank om bruk av efaktura (fellestjenesten). For å tilby efaktura må en utsteder ha en avtale med en bank for å ta i bruk tjenesten. Avtalen med bank innebærer at bankens forbrukere får tilgang til efaktura fra alle fakturautstedere som har inngått avtale om bruk av tjenesten, uavhengig hvilken bank utsteder har inngått avtale med. I forhold til valg av fakturahotell har utsteder 2 valg: Kjøpe fakturahotell tjenesten fra et godkjent fakturahotell (herunder Bankenes Fakturahotell) Utvikle og drifte eget fakturahotell i henhold krav for fakturahotell (se kap 7.5) En oversikt over godkjente fakturahotell er til enhver tid tilgjengelig på Avtale mellom utsteder og bank For å tilby efaktura må en utsteder ha en avtale med en bank for å ta i bruk tjenesten. Utsteder og bank tegner avtale om bruk av efaktura tjenesten. Denne består av: Avtale og avtalevilkår Brukerhåndbok Utsteder efaktura B2C Page 10 of 40

11 Bank er ansvarlig for å etablere avtale mot utsteder. Avtalen skal signeres av begge parter. Utsteder skal ha kopi av avtalen samt avtalevilkårene. Dette sendes ikke til NETS. Registreringsskjema bankkunde Dette skjemaet inneholder informasjon om utsteder som skal registreres i avtaleregister hos NETS. Bank sender avtaleskjema til Nets i PDF for registrering på e-post invoicesupport-no@nets.eu og kopi til arygh@nets.eu Kundeansvarlig eller tilsvarende funksjon i banken har ansvaret for avtalen i hele dens løpetid. Brukerhåndbok Utsteder efaktura B2C Page 11 of 40

12 3 Hvordan komme i gang med efaktura Tegningen nedenfor beskriver de ulike stegene i prosessen med å komme i gang med efaktura tjenesten. Figur Oppstartsprosessen 3.1 Inngå avtale Det må inngås en avtale om bruk av efaktura mellom banken og fakturautsteder. De kommersielle vilkårene for bruk av tjenesten avtales med banken. 3.2 Tilrettelegging av utsteders programvare Tilrettelegging i kundesystemet Fakturautsteder må sørge for at efaktura er teknisk tilrettelagt for i eget kunde- /økonomisystem. Blant annet må det legges inn felt for merking av kunder som skal motta efaktura. For mange fakturautstedere vil det være aktuelt å kjøpe ferdige moduler, tjenester eller benytte assistanse fra sin programvareleverandør. Informasjon om hvilke programvareleverandører som har tilpasset sin programvare finnes på Hvis utsteder velger å benytte en godkjent programpakke for efaktura, så er dette omtalt i dette kapitelet Dokumentasjon og teknisk støtte Brukerhåndbok Utsteder efaktura B2C Page 12 of 40

13 Dokumentasjon finnes i Nets Markedsportal og på For nødvendig informasjon om den videre prosessen, ta kontakt med Implementation and Customer Support i NETS: invoice-support-no@nets.eu Opprette datakommunikasjon Fakturautsteder må klarlegge hvilken kommunikasjonsløsning som ønskes benyttet for datakommunikasjon med NETS. Datakommunikasjon mellom NETS og fakturautsteder benyttes for leveranse av avtaleoppdrag, betalingskrav/fakturaoppdrag og tilhørende kvitteringsfiler. Følgende alternativer kommunikasjonsløsninger er tilgjengelig: Connect:Direct/FTP på fast linje sftp over internett enett Web (https) Ønsket kommunikasjonsløsning avtales mellom utsteder og NETS. Dersom utsteder velger å ikke bruke Nets fakturahotell må datakommunikasjonsløsning avtales med leverandøren av fakturahotell. Se dokument SFTP mot Nets Avtaleadministrasjon Utsteder må etablere en løsning for administrasjon av forbrukeravtaler. Disse avtalene inngår usteders kunder (forbruker) i nettbank. Løsningen skal motta avtaleoppdrag fra NETS med forbrukere som ønsker å motta efaktura, validere disse mot eget kunderegister, oppdatere dette og sende resultatet tilbake til fellesfunksjonen. Anbefaling: Utsteder bør legges opp en automatisert rutine for behandling av forbrukeravtaler i eget kunde-/økonomisystem Betalingskrav og kvitteringer Utsteder må etablere en løsning for generering av betalingskrav fra eget system og håndtere tilhørende kvitteringer fra fellesfunksjonen. Et fakturahotell kan utføre dette på vegne av utsteder. Filstrukturen er beskrevet i detalj i Teknisk håndbok - Utsteder. Når utsteder sender betalings- og fakturafiler blir disse validert. Dersom innsendt fil inneholder feil så vil den bli avvist. Det er viktig at usteder etablerer interne rutiner for håndtering av retur-/kvitteringsfiler. Kvitteringsfiler fra NETS viser feil og avvisningsårsak. Utsteder må rette opp feilen og sende inn korrigert fil på nytt Fremvisning av fakturadetaljer Fakturahotell er der fakturadetaljene lagres, slik at disse kan fremvises for forbruker ved forespørsel (via nettbanken). Ved implementering av efaktura kan bedriften enten utvikle og drifte eget fakturahotell, eller velge en godkjent Brukerhåndbok Utsteder efaktura B2C Page 13 of 40

14 fakturahotell-leverandør. Utsteder er selv ansvarlig for at informasjonen i efakturaen er i henhold til norsk lov. 3.3 Formidling av efaktura-referanse til fakturautsteders kunder For at en forbruker skal kunne inngå avtale om bruk av efaktura fra en utsteder, trenger han en efaktura-referanse. Det er utsteders ansvar å informere forbruker om efaktura- referansen. For mer informasjon se punktene Oppfordring: efaktura-referansen bør trykkes på papirfakturaene. Forbruker må ha efaktura-referansen for å kunne tegne avtale om efaktura manuelt mot utsteder i nettbanken.. Anbefaling: Utsteder bør legges opp til å benytte deler av KID som efaktura referansen. Dette muliggjør en avtalefangst i Nettbankene. 3.4 Test Utsteder må gjennomføre test med Nets før produksjon kan iverksettes. Følgende hovedområder vil være gjenstand for testing: Datakommunikasjon mellom utsteder og NETS Avtalebehandling med verifikasjon av nye avtaler, endring og sletting. Verifikasjon av avtaleoppdrag i henhold til avtalt format. Behandling av betalingskravoppdrag Verifikasjon av at format er i henhold til avtale. Kvittering og avviksfiler med verifikasjon av ulike kontroller og håndtering av feilsituasjoner. Visning av fakturadetaljer Kombinasjonen efaktura og AvtaleGiro, dersom utsteder tilbyr dette. OBS!: Dersom utsteder i dag bruker AvtaleGiro eller ønsker å ta dette i bruk i fremtiden, se kapitel 6. Test må avtales med NETS minimum 14 dager før test skal gjennomføres. Ansvarlig for testplanleggingen i NETS er: invoice-support-no@nets.eu 3.5 Produksjon Når testen er gjennomført og godkjent kan utsteder settes i produksjon. Når utsteder er i produksjon skjer følgende: Brukerhåndbok Utsteder efaktura B2C Page 14 of 40

15 Utsteder vil fremkomme som en efakturautsteder i alle nettbankene. Utsteders kunder (forbruker) tegner efaktura avtale mot utsteder via sin(e) nettbank(er). Utsteder mottar avtalefiler fra NETS. Utsteder validerer kundenes (forbruker) avtaler i eget økonomisystem. Utsteder rapporterer status (godkjente og avviste) på mottatte avtaler tilbake til NETS. Utsteder oversender fakturaer og betalingskrav til kunden (forbruker) Utsteders kunder (forbruker) får opp fakturaen i nettbank og har muligheten til å gjennomføre betalingen. VIKTIGE OPPFØLGINGSPUNKTER VED OVERGANG FRA TEST TIL PRODUKSJON: 1. Sikre at godkjent løsning ikke endres før eller ved overgang 2. Påse at oppdragene sendes i produksjon 3. Påse å oppdatere daglige forbrukeravtaler 4. Gi beskjed når dere går i produksjon og ved evnt feilsituasjoner til invoice-supportno@nets.eu Oppfølging i produksjon NETS vil følge opp utsteder ved første fakturering i produksjon, med hensikt å sikre kvaliteten på tjenesten gjennom alle ledd i verdikjeden. Det er derfor viktig at utsteder informerer NETS om når (dato) første fakturering vil bli gjennomført. 3.6 Markedsføring Det er viktig at utsteder formidler hvilken efaktura-referanse som skal benyttes til potensielle forbrukere. Vi anbefaler at Bedriften markedsfører efaktura B2C overfor egne kunder, slik at man raskt oppnår volumvekst. NETS tilbyr ferdig utviklet markedsmateriale som bedriften kan benytte kostnadsfritt. Markedsmateriellet og logo kan lastes ned fra til fri benyttelse. Brukerhåndbok Utsteder efaktura B2C Page 15 of 40

16 4 Behandling av avtaleoppdrag En forbruker kan opprette en efaktura avtale via nettbanken, eventuelt inngå avtale med elektroniske signering på bedriftens hjemmeside hvis bedriften tilbyr denne tjenesten. Figur 4.0 illustrerer manuelle og automatiske arbeidssteg ved innmelding av en ny forbruker 4.1 Opprette avtale En forbruker kan opprette en avtale om mottak av efaktura via sin nettbank på følgende måter: Den enkle metoden: Forbruker mottar en papirfaktura. Forbruker logger seg inn i sin nettbank, der han legger inn regningen manuelt Forbruker får opp et forslag i nettbanken (avtalefangst) om at utsteder tilbyr efaktura Forbruker godkjenner efaktura avtalen Den manuelt registrerte regningen legges på forfallregisteret i nettbanken Ved neste fakturering mottar forbruker en efaktura (ikke lenger papirfaktura) fra utsteder Brukerhåndbok Utsteder efaktura B2C Page 16 of 40

17 Den aktive metoden (avtalefangst) Forbruker logger seg inn i sin nettbank Finner frem til menyvalget efaktura Søker opp ønsket utsteder Forbruker finner frem efaktura-referansen fra papirfaktura Forbruker inngår efaktura-avtale med utsteder Ved neste fakturering mottar forbruker en efaktura (ikke lenger papirfaktura) fra utsteder Avtalen skal inneholde følgendeinformasjon: Fornavn Etternavn Adresse Poststed Postnummer efaktura referanse (se nedenfor) e-post (Benyttes dersom forbruker ønsker å motta varsel om nye efaktura på e-post) efaktura-referanse efaktura-referanse er det begrepet som skal benyttes for å identifisere forbrukeren hos fakturautsteder. Fakturautsteder kan benytte kundenummer eller et annet begrep som er unikt for en enkelt forbruker og som identifiserer vedkommende i fakturautsteders kundesystem. efaktura-referansen vil fungere som en koblingsnøkkel mellom forbrukere og deres fakturaer. Referansen er sentral i forbindelse med utveksling av data mellom fakturautsteder og forbruker og det er derfor viktig at begrepet blir kommunisert entydig til forbrukerne. I nettbankens innmeldingsbilde har referansen ledetekst "efaktura-referanse". Oppfordring: efaktura-referansen bør trykkes på papirfakturaene. Forbruker må ha efaktura-referansen for å kunne tegne avtale om efaktura manuelt mot utsteder i nettbanken. Anbefaling: Det anbefales at efaktura-referansen er en del av KID. Dette kan muliggjøre og forenkle avtalefangsten i nettbanken, se punkt 4.2. Dersom kombinasjonen AvtaleGiro og efaktura benyttes, se kapitel Opsjon: Kontroll av efaktura-referanse Fellesfunksjonen kan foreta en lengdekontroll av denne verdien. En forutsetning for dette er at utsteder oppgir lengden på efaktura-referansen i avtalens registreringsskjema. Dette registreres i Fellesfunksjonen og forbrukere som forsøker å initiere avtaler med feil antall siffer i efaktura-referansen, får direkte feilmelding om dette. Brukerhåndbok Utsteder efaktura B2C Page 17 of 40

18 4.1.3 Opsjon: Utveksling av fødselsnummer som ekstra sikkerhet i tillegg til efakturareferanse Hvis tillatelse fra Datatilsynet foreligger, kan fødselsnummer oversendes til utsteder. Det forutsettes at utsteder benytter datakommunikasjon som tilfredsstiller Bank/NETS krav til sikkerhet. Oversendelse av fødselsnummer angis i merknadsfelt i registreringsskjema, eller bekreftes på annen måte via bank. 4.2 Avtalefangst Avtalefangst er en funksjon der forbruker får opp forslag om å ta i bruk efaktura fra en spesifikk utstedere i sin nettbanken. Dette skjer vanligvis når en forbruker taster inn en regning manuelt (som skal betales til utsteder) i nettbanken. Fordelene ved avtalefangst utsteder er: At en raskere kan oppnå høyere volum (antall forbrukere som mottar efaktura fra utstederen). Fordelen ved avtalefangst for forbruker er: At efaktura-referansen fremkommer automatisk (dersom utsteder benytter deler av KID i efaktura-referansen). At det blir enklere for forbruker å ta i bruk tjenesten Regler for avtalefangst Utsteder kan velge følgende regel-nivåer for avtalefangst i nettbanken. Disse er: Nivå Type Kommentar 2 KID For de fleste utstedere kan andre nivå (KID) benyttes. Dette gjelder spesielt utstedere som benytter kreditkontonummer til mange andre betalinger enn de det tilbys efaktura for. Eller lik som nivå 1. 1 Kreditkontonummer Manuelt registrerte betalinger i nettbanken kontrolleres mot kredit kontonummer. Ved match kan nettbanken generere forslag om å inngå en efaktura-avtale. 0 Ingen regel Dette krever at forbruker må fylle inn efakturareferansen selv i nettbanken. Ikke anbefalt løsning. Brukerhåndbok Utsteder efaktura B2C Page 18 of 40

19 4.3 Varsel via e-post Utsteder kan bestille egen tekst på e-postvarsel for efaktura og eller kombinasjonen. Bestillingsskjema for egen tekst kan sendes til Varsel om betalingskrav Hvis forbruker angir e-postadresse for varsling om nye betalingskrav, vil Fellesfunksjonen forestå utsendelse av e-post til forbrukere som har mottatt nye betalingskrav. efaktura e-postvarsel standard tekst I skjermbilde nedenfor fremkommer teksten på e-postvarselet som forbruker mottar. Figur 4.1 efaktura e-post varsel Brukerhåndbok Utsteder efaktura B2C Page 19 of 40

20 efaktura med AvtaleGiro standard tekst Forbruker kan velge å kombinere tjenestene, dersom utsteder tilbyr dette. I skjermbilde nedenfor fremkommer teksten på e-postvarselet som forbruker mottar. For mer informasjon om kombinasjonen AvtaleGiro og efaktura, se kapitel 6. Figur 4.2 efaktura og AvtaleGiro e-post varsel 4.4 Utsteders behandling av avtaleoppdrag En forbrukers opprettelse, endring og sletting av avtale krever en aksjon hos utsteder. Fellesfunksjonen foretar daglige prosesseringer som samler opp alle endringer med hensyn til avtaler. Med grunnlag i dette opprettes en eller flere transaksjonstyper som sendes i avtaleoppdrag til utsteder. De fleste transaksjonstyper krever et svar fra utsteder. Prosessen foregår på følgende måte: Fellesfunksjonen sender avtaleoppdrag med ulike transaksjonstyper til utsteder Utsteder mottar og kontrollerer mottatte avtaleoppdrag Utsteder oppdaterer kunderegister og besvarer mottatte avtaleoppdrag Fellesfunksjonen oppdaterer status på avtalen i henhold til utsteders svar Fellesfunksjonen sender kvittering til utsteder Brukerhåndbok Utsteder efaktura B2C Page 20 of 40

21 4.5 Transaksjonstyper i avtaleoppdrag Forespørselstransaksjon Inneholder nye forbrukere som ønsker å motta efaktura fra utsteder Krever svar fra utsteder i form av aktiverings eller avvisningstransaksjon (innen 2 virkedager). Kvittering gis fra Fellesfunksjon Slettetransaksjon Inneholder melding om forbrukere som ønsker å slette sin avtale Krever ikke svar fra utsteder Endringstransaksjon Inneholder melding om forbrukere som endrer opplysninger knyttet til avtale Krever svar fra utsteder i form av aktiverings eller avvisningstransaksjon Kvittering gis fra Fellesfunksjon Avviste avtaler Hvis utsteder avviser en forespørsel om avtale vil status settes til ugyldig i nettbanken. Fakturautsteder må benytte kode for årsak til avvisningen. Avvisningsårsak presenteres for forbruker i nettbank. Følgende avvisningskoder skal benyttes: 01 Oppgitt efaktura referanse er ugyldig (se papirfaktura) 02 Oppgitte personopplysninger er ikke i samsvar med kunderegister (se papirfaktura) 03 Det tilbys ikke efaktura for dette produktet Automatisk sletting av ugyldige avtaler Avtaler som avvises fra utsteder settes til status ugyldig. Dersom en avtale blir stående med ugyldig status i 60 dager foretar Fellesfunksjonen en automatisk sletting, og ordinær slettemelding sendes utsteder. Brukerhåndbok Utsteder efaktura B2C Page 21 of 40

22 5 Behandling av betalingskravoppdrag 5.1 Utsteder/Fakturahotell Utsteder eller fakturahotellet på vegne av utsteder sender betalingskrav på godkjent/avtalt format til Fellesfunksjonen. Betalingskravet skal inneholde følgende felter: Organisasjonsnummer Utstedernavn Kredit kontonummer KID Beløp Forfallsdato efaktura referanse Referanse til fakturadetaljer (URL) Betalingstype Det er et krav at utsteder overfører oppdragene til fellesfunksjonen i henhold til det formatet og den overføringsprotokollen som er avtalt og godkjent. Det er et krav at utsteder (eller utsteders underleverandører) har løsninger for kontroll og behandling av kvitteringsoppdrag fra fellesfunksjonen. 5.2 Fellesfunksjon I forbindelse med mottak og kontroll av betalingskrav skal fellesfunksjonen sende kvitteringer på de formater og overføringsprotokoller som er avtalt Mottak Nets kvitterer på mottatt betalingsoppdrag og ved feilsituasjoner. Nets kontrollerer innhold i betalingskravet og valideringen iht valgt filformat Fellesfunksjonen validerer innholdet i fila med betalingskrav og kobler disse mot riktig forbruker. Dersom forbruker har oppgitt sin e-postadresse, sendes en e-post til forbruker med varsel om at en ny efaktura er tilgjengelig i nettbanken. Forbrukers e- post adresse gjøres ikke tilgjengelig for utsteder. Betalingskravene gjøres tilgjengelig for presentasjon i forbrukers nettbank Brukerhåndbok Utsteder efaktura B2C Page 22 of 40

23 5.3 Nettbank / Forbruker Forbrukeren kan velge å betale, avvise eller slette kravet. Når forbrukeren velger å betale kravet, legges det til forfallsregisteret i forbrukers nettbank og transaksjonen behandles videre som en ordinær nettbankbetaling. Alle felt i kravet vil være ferdig utfylt med den informasjonen som kom fra fakturautsteder. Forbruker har mulighet til å endre beløp og forfallsdato. Dersom kravet er kombinert med AvtaleGiro, er betalingen forhåndsgodkjent og kravet legges direkte i forbrukers forfallsregister i nettbanken. Kravet vil inneholde link til fakturaspesifikasjon, som forbruker får tilgang til i sin nettbank. 6 Fakturahåndtering NETS tilbyr total fakturahåndtering som en modulbasert løsning for bedrifter og banker. Virksomheten løser sitt behov for elektronisk og papirbasert behandling, formidling og arkivering av både inn- og utgående fakturaer.. Vi tilbyr efaktura B2B/B2G/ B2C, fakturaprint, fakturahotell, fakturaskanning og fakturaarkiv. Virksomheten kan selv velge hvilke tjenester som er nødvendige for å effektivisere fakturahåndteringen. Utgående fakturafiler som efaktura B2C, efaktura B2B og Fakturaprint kan sendes i en fil til NETS og vi splitter og returnerer en total kvitteringsløsning. Dokumentasjon finnes på våre internett sider; 7 Behandling av efaktura i kombinasjon med AvtaleGiro 7.1 Forbruker En rekke forbrukere ønsker i dag å få betalt sine faste regninger automatisk på forfallsdato. Tjenesten AvtaleGiro gjør dette mulig, ved at forbruker inngår en avtale med sin bank om et slik automatisk trekk. Avtalen om ett automatisk trekk er knyttet direkte til forbrukers bankkonto. For at ett slikt automatisk trekk (AvtaleGiro) skal kunne utføres, må forbruker motta ett varsel om dette minst 7 dager før forfall. efaktura, der regningen formidles til forbruker via sin nettbank, regnes som et gyldig varsel. Visning av fakturadetaljer i nettbanken (efaktura) ivaretar kravet om varsling av trekk fra konto for AvtaleGiro. I oversikten nedenfor er tjenestene oppsummert. Følgende er viktig å merke seg: Begge tjenester relaterer seg til regningsbetaling. efaktura er en formidlingstjeneste som er tilgjengelig for personkunden i alle de Brukerhåndbok Utsteder efaktura B2C Page 23 of 40

24 nettbanker han/hun benytter (bankuavhengig). Tjenesten krever at personkunden er nettbankbruker. AvtaleGiro er en betalingstjeneste, som er knyttet mot en spesifikk konto (bankavhengig). Tjenesten kan benyttes selv om kunden ikke har nettbank. Ved bruk av kombinasjonen endres noe av funksjonene i tjenestene. For å nyttiggjøre seg av kombinasjonen AvtaleGiro og efaktura kreves det at forbruker er nettbankbruker. I oversikten nedenfor fremkommer endringene i tjenesten. Figur 6.1 Kombinasjonen Når en forbruker kombinerer efaktura og AvtaleGiro vil fakturadetaljene og betalingskravet kun være synlig i den nettbank der AvtaleGiro avtalen ble tegnet Ordinær AvtaleGiro AvtaleGiro oppdragene sendes inn til NETS med angivelse av om hvordan trekket skal varsles - egenvarsling eller bankvarsling. Ved mottak i NETS valideres, kobles og sorteres transaksjonene og blir deretter sendt til den riktige banken for innleggelse på forfallsregister. Hvis ikke kunden stopper transaksjonen sender banken transaksjonen til avregning på forfallsdato. Oppdatert returdata blir sendt til betalingsmottaker. Brukerhåndbok Utsteder efaktura B2C Page 24 of 40

25 7.1.2 Kombinasjon AvtaleGiro og efaktura Utsteder skal sende AvtaleGiro-trekk via AvtaleGiro-løpet på samme møte som før - med ett unntak. De som skal varsles via efaktura må merkes egenvarsling. De samme oppdragene må også sendes som betalingskrav via efaktura-løpet og disse skal være merket med kode for AvtaleGiro. Dette oppdraget kan også inneholde de betalingskravene som skal betales som ordinær efaktura. Betalingsinformasjonen i efaktura må være identisk med betalingsinformasjonen i AvtaleGiro-trekket. Betalingsinformasjon er forfallsdato, beløp til forfall, kid og kreditkonto. Ved endringer i fakturautsteders AvtaleGiro-register må også efakturaregisteret oppdateres for de forbrukere som har kombinasjonen. Driftsmønsteret for innsendelse av filer må følges, ref punkt Mulige feilsituasjoner som kan oppstå med kombinasjonen efaktura/avtalegiro Feilsituasjon for kombinasjonen Forbruker får ikke tilgang til efaktura (fakturadetaljene) i nettbanken. Forbruker har mottatt e-post-varsel om at det finnes en ny efaktura med AvtaleGiro-trekk i nettbanken. Han finner efakturaen, men ikke AvtaleGiro-trekket. Forklaring Betalingsopplysninger, kredittkontonummer, forfallsdato, beløp og KID, som utsteder har oppgitt i efakturaen, er ulike fra de som utsteder har oppgitt i AvtaleGiro-trekket. Utsteder har ikke fulgt anbefalt driftsmønster for innsendelse av efaktura og AvtaleGiro filer. efakturaen ble avvist når den ble sendt inn fra utsteder, på grunn av feil i forsendelsen. Utsteder har ikke fulgt anbefalt driftsmønster for innsendelse av efaktura og AvtaleGiro filer. AvtaleGiro-trekket ble avvist når den ble sendt inn fra utsteder, på grunn av feil i forsendelsen. Forbruker har mottatt e-postvarsel om at det finnes en ny efaktura med AvtaleGiro-trekk i nettbanken. Han finner verken efakturaen eller AvtaleGiro-trekket i sin nettbank. I motsetning til efaktura er AvtaleGiro-trekket knyttet til en spesifikk konto. Dersom forbruker har mer en enn bankforbindelse (nettbanker), vil efakturaen og AvtaleGiro-trekket kun være synlig i den av forbrukerens nettbanker hvor AvtaleGiro-trekket ble opprettet. Brukerhåndbok Utsteder efaktura B2C Page 25 of 40

26 7.2 Utsteder For at en forbruker skal kunne få efaktura med automatisk trekk på konto, må utsteder tilby en kombinasjon av begge tjenestene. Følgende tilpasninger må gjøres: AvtaleGiro oppdrag skal inneholde alle efaktura betalingskrav som skal trekkes automatisk og disse skal merkes med kode for egenvarsling. Betalingskravoppdrag skal også sendes via efaktura og disse skal være merket med kode for AvtaleGiro trekk. Utsteder må ha tilgang til følgende banktjenester: OCR giro eller egiro innbetaling (Cremul) for automatisk avstemming av egen kundereskontro. AvtaleGiro automatisk betaling av faste regninger. efaktura regningen rett i nettbanken. Anbefaling: Dersom en utsteder/betalingsmottaker tilbyr både AvtaleGiro og efaktura så anbefales det å tilrettelegge for kombinasjon. På den måten oppnås en full elektronisk tjeneste der både varsling, faktura og betaling behandles elektronisk av utsteder/betalingsmottaker og betaler/forbruker. Ved å ikke tilrettelegge for kombinasjonen efaktura og AvtaleGiro vil betaler/forbruker oppleve at betalingskravet automatisk blir trukket via AvtaleGiro, samtidig som efakturaen blir presentert i nettbanken for å aktivisere regningen til betaling. Dette medfører at betalingen gjennomføres to ganger og genererer merarbeid for utsteder/betalingsmottaker og betaler/forbruker. Følgende tilpasninger må gjøres i økonomisystemet for at kombinasjonen skal fungere: AvtaleGiro betalingen må merkes med kode(02)for egenvarsling, ref AvtaleGiro Systemspesifikasjon. Varselet skal sendes via efaktura og denne må være merket med kode(type1) for kombinasjonen, ref efaktura Brukerhåndbok Utsteder. Betalingsmottakers økonomisystem må være tilrettelagt for tjenestene AvtaleGiro og efaktura Oppbygging av KID og efaktura-referansen for kombinasjonen Oppbygging av KID er vesentlig for å nyttiggjøre seg de mulighetene som finnes i AvtaleGiro og efaktura. KID i OCR eller egiro innbetaling-tjenesten benyttes for å identifisere innbetalingen, slik at reskontrooppdateringen blir korrekt. KID i AvtaleGiro må inneholde kundenummer og eventuelt betalingstype. KID i efaktura må inneholde efaktura-referansen for å få tilgang til avtalefangst i forbruker/betalers nettbank. Brukerhåndbok Utsteder efaktura B2C Page 26 of 40

27 Anbefaling av KID-oppbygging: Det er en fordel at kundenummer i AvtaleGiro og efaktura-referansen er like, og at betalingstypen følger fortløpende og er en del av KID. Bytte av KID i kombinasjon AvtaleGiro/eFaktura: For mottakere/utstedere som bytter programleverandør vil det i de fleste tilfeller også endre kundenummer/referansenummer for sine fakturaer da oppbygging av KID vil endres. Ved bytte av KID skal mottaker/utstedere ta kontakt med kundetest i NETS. Beskrivelse for KID bytte på den enkelte tjeneste kan fåes fra kundetest eller på Tilpasninger i økonomisystemet Følgende tilpasninger må gjøres i økonomisystemet for at kombinasjonen skal fungere: AvtaleGiro trekket må merkes med kode for egenvarsling. Varselet (efakturaen) skal sendes via efaktura og denne må være merket med kode for kombinasjonen. Utsteders økonomisystem må være tilrettelagt for tjenestene OCR eller egiro innbetaling, AvtaleGiro og efaktura. Din økonomisystemleverandør vil kunne gi deg svar på dette Krav for kombinasjonen og feltvalidering For at kombinasjonen AvtaleGiro og efaktura skal fungere må følgende felter (i betalingen) være like (i både AvtaleGiro og efaktura filene som usteder sender inn til banken/nets): Kredittkontonummer Forfallsdato Beløp (både kroner og øre) KID (hele) 7.3 efaktura og AvtaleGiro kombinasjonens driftsmønster Tjenestene AvtaleGiro og efaktura er teknisk adskilt. Tjenestene kan samhandle under forutsetning av at gitte driftsrutiner følges. Driftsrutinene, beskrevet nedenfor, skal sikre at tjenestene fungerer som forventet både for forbruker og utsteder. Nedenfor følger ofte stilte spørsmål i forbindelse med drift av kombinasjonen: Når bør utsteder/ekstern regnskapsfører/fakturahotellet sende inn AvtaleGiro filen til banken/nets? Svar: Denne må sendes inn minimum 9 dager før tidligste forfallsdato. Det er fullt mulig å sende inn AvtaleGiro filene tidligere (for eksempel 14 dager før tidligste forfallsdato). Fristen på innsendelsesdagen er kl: 14:00 for AvtaleGiro. Filer som mottas etter kl: 14:00 vil bli behandlet neste virkedag. Når bør utsteder/ekstern regnskapsfører/fakturahotellet sende inn efaktura filen til banken/nets? Brukerhåndbok Utsteder efaktura B2C Page 27 of 40

28 Svar: efaktura filen sendes inn dagen etter at AvtaleGiro filen ble sendt inn. Fristen på innsendelsesdagen er kl: 08:00 for efaktura. Filer som mottas etter kl: 08:00 blir behandlet neste virkedag. OBS! Dersom bedriften benytter et annet fakturahotell (d.v.s. ikke bankenes fakturahotell i NETS), så må driftsrutinene ovenfor koordineres med den aktuelle leverandøren. Hvorfor disse kravene? Svar: Årsaken til dette er at din kunde vil motta ett e-post-varsel når bedriften har sendt inn efaktura filen. Dersom en sender begge filene samtidig vil din kunde motta e-post- varselet samme dag, uten at AvtaleGiro-trekket fremkommer i nettbanken. Brukerhåndbok Utsteder efaktura B2C Page 28 of 40