KAI-konferansen AVTRYKK Aust-Agder museum og arkiv KUBEN 15.-17. september 2015 Ingeborg Stensrud rådgiver Trondheim byarkiv 1
Trondheim byarkiv Bevare eller kaste? Dokumenthåndtering i Trondheim kommune What s in it for me? Foto: Geir Hageskal 2
Hensikten med denne presentasjonen: Å fortelle om prosjektet generelt: Prosess, metoder, verktøy, erfaringer så langt. Å fortelle dere at vi deler alt vi har utviklet av metoder og verktøy, og at vi ønsker erfaringsutveksling og samarbeid. Å presentere det planlagte resultatet av prosjektet: et oppslagsverk, en digitaliseringshåndbok for en hel kommunes dokumentasjon. 3
Vårt prosjekts tid og ressurser: Treårig prosjekt med midler bevilget av Rådmannen i Trondheim. 200% personressurs Prosjektleder i full stilling Prosjektmedarbeider i 50% stilling. 50% ressurs å bruke der spisskompetanse eller annet trengs. Eksempel på tid brukt på bevaringsvurderingen av de ansatte ved én enhet, Trondheim byarkiv: 20 arbeidstimer. 4
Vi har brukt prosjektveiviseren: Prosjektveiviseren er DIFIs anbefalte prosjektmodell for gjennomføring av digitaliseringsprosjekter i offentlige virksomheter. Vi har brukt Prosjektveiviseren til å definere prosjektets rammer, prosesser, mål, gevinster, risiko osv., og vi anbefaler den. http://www.prosjektveiviseren.no 5
Planlegging er (nesten) alt: Vi har brukt nesten et halvt år på planlegging, og det var nødvendig: God planlegging er fellesfaktor i vellykkede prosjekter. Vi har etablert en gjennomføringsstrategi med nødvendige prosesser definert og beskrevet. Vi har utarbeidet maler og verktøy. Vi har lagt en strategi for arbeidet ved å prioritere virksomhetsområdene etter kriterier som: Organisasjonsendring planlagt? Nye datasystemer planlagt? Vi har lært at bevaringsvurdering og kravspesifikasjon til nye systemer må gå hånd i hånd. 6
Bevare eller kaste? Arbeidsprosess (1) 7
Bevare eller kaste? Arbeidsprosess (2) 8
Fagfolk kan jobben sin, vi arkivfolk kan arkiv, og sammen kan vi skape synergi: Fagfolk vet hva de gjør, og de kjenner arbeidsoppgavene sine i praksis. Å sette ord på hva en selv gjør er imidlertid ikke alltid lett. Vi som skal foreta bevaringsvurderingen kan bistå i å definere oppgaver nøyaktig, og i å identifisere hvilke dokumenter oppgavene genererer. 9
Føre var Arkivinstitusjonene og kommunearkivarene må være føre var for å unngå kaos, særlig i tilfelle kommunesammenslåing. En kommunes virksomhetsarkitektur og arkivarkitektur må gå hånd i hånd. Bevaringsvurdering må inn i alle nye dataløsninger. 10
Sak- og arkivsystemer Vi må tenke nytt. Hvor nytt? Skal vi fortsette å ha arkivkoder, eller skal nye systemer være funksjonsbaserte og følge det nye lovverket? Forskriften ble revidert mye på grunn av at arkivkodene ikke holdt mål. 11
Hva ser vi på når vi vurderer dokumenthåndtering? Arkivbegrensning Journalføring Arkivering Bevaring 12
Journalføre? Arkivere? Bevare? Arkiveringsplikt: Arkivlova 6 Alle logisk avgrensete informasjonsmengder (dvs. domenter) skapt som ledd i virksomheten, og som ikke kan arkivbegrenses, skal ordnes slik at de blir sikret som informasjonskilder for samtid og ettertid. Arkiveringsplikt Bevaringsplikt: Arkivlova 9 Forbud mot å kassere uten etter samtykke fra Riksarkivaren Bevaringsplikt Journalføringsplikt Journalføringsplikt: Arkivforskriften 2-6 og Offentleglova 10 Alle korrespondansedokumenter, som også er saksdokumenter og som både har verdi som dokumentasjon og er gjenstand for saksbehandling 13
Hvordan foreta en bevaringsvurdering? Trakta te a Elin : Overskriften refererer til en figur tegnet av Elin Engen Harder, byarkivar i Trondheim, som illustrerer hvordan Riksarkivarens fire bevaringsformål kan brukes i bevaringsvurderingen. Når dere leser trakta på neste side, legg merke til rekkefølgen i vurderingen og hvordan den forholder seg til både forskrift (krav) og merbevaring (vurderingen hver enkelt kommune må ta i forhold til egne dokumentasjonsbehov og eventuell historisk og forskningsmessig verdi). 14
Bevaringsvurdering med basis i Riksarkivarens hovedformål for bevaring F1-F4 Brødtekst Hovedformål sitat Arkivlova 1 Riksarkivarens forskrift 4-1 Annet etter bevaringsformål F1-F3 Arkiv etter organisasjoner, private barnehager: samfunnsdokumentasjon Merbevaring Riksarkivarens forskrift 4-6 Bevaringsformål F4, Kommunens eget ansvar Publikums behov Tidsbegrenset bevaring? Bevaringsplikt Riksarkivarens forskrift Kap. IV Minimumskrav formål F1-F3 Krav i særlov? Evig bevaring Alle bevaringsformålene
Riksarkivarens bevaringsformål F1-F4 Med utgangspunkt i arkivlovens formålsparagraf, skal det benyttes fire hovedformål F1-F4 som hovedkriterier for bevaring av offentlig arkivmateriale. Formålene skal tolkes og anvendes slik de er definert i Bevaringsutvalgets rapport og i tråd med de føringer som til enhver tid fastsettes av Riksarkivaren. De fire hovedformålene F1-F4 er som følger: 16
F1: å dokumentere offentlige organers funksjoner i samfunnet, deres utøvelse av myndighet, deres rolle i forhold til det øvrige samfunn og deres rolle i samfunnsutviklingen. F1 representerer det kulturelle og forskningsmessige aspektet og det langsiktige bevaringsbehovet. Formålet er å bevare arkivmateriale som i vesentlig grad dokumenterer 3 både offentlige organers forvaltningsmessige rolle og den samfunnsmessige betydningen av offentlige organers virksomhet. F2: å holde tilgjengelig materiale som gir informasjon om forhold i samfunnet på et gitt tidspunkt, og som belyser samfunnsutviklingen. F2 representerer, på lik linje med F1, det kulturelle og forskningsmessige aspektet ved arkivmaterialet og det langsiktige bevaringsbehovet. Men F2 er rettet mot den informasjonsverdien som går ut over det som ligger i dokumentasjonen av offentlige organers virksomhet i samfunnet (F1). Formålet er å bevare arkivmateriale som gir viktig kunnskap om samfunnet og kan danne grunnlag for forståelse av samfunnsutviklingen i ettertid. Ved bevaring skal det også legges vekt på om informasjonen har en betydelig etterspørsel i samfunnet eller kan ventes å utløse en slik etterspørsel. 17
F3: å dokumentere personers og virksomheters rettigheter og plikter i forhold til det offentlige, og i forhold til hverandre. F3 representerer det rettslige aspektet ved arkivmateriale, der bevaringsbehovet kan være langsiktig. Formålet er å bevare dokumentasjon som danner grunnlag for å ivareta rettssikkerheten til enkeltpersoner og virksomheter. F4: å dokumentere de arkivskapende organers rettigheter og plikter i forhold til andre instanser. Formålet skal ivareta arkivskapernes egne dokumentasjonsbehov. Bevaring vurderes av arkivskaper og inngår i de bevarings- og kassasjonsplanene som Riksarkivaren vedtar. 18
Produkt: Digitaliseringshåndbok Den ferdige bevaringsplanen i Trondheim kommune skal være et oppslagsverk i dokumenthåndtering for kommunens ansatte, og ved utarbeidelse av kravspesifikasjoner til nye datasystemer. I denne digitaliseringshåndboka tar vi hensyn til alle aspekter ved dokumenthåndteringen, også journalføringsplikt, skjerming, særlover og merbevaring. 19
Digitaliseringshåndbok 20
What s in it for me? (1) Bevare eller kaste? har utviklet en god tilnærming til bevaringsvurdering, som vi mener andre kan ha nytte av. Vi har kommet langt i å forstå prosesser og tankegang som trengs for å gjennomføre en bevaringsvurdering av en kommune. Vi har utarbeidet en god metode, gode verktøy og gode maler og rutiner for arbeidet. Bevaringsvurderingen vår bygger på Riksarkivarens forskrift og vil være funksjonsbasert. En funksjonsbasert bevaringsplan vil gjøre både selve planen og fremtidig dokumenthåndtering (om planen implementeres) mindre sårbar for organisasjonsendringer Funksjonene skal være tilnærmet like i alle kommuner, derfor vil metodene og verktøyene våre kunne brukes av en hver kommune, uansett størrelse og organisering. 21
What s in it for me? (2) Det sparer ressurser og sikrer kvalitet å samarbeide om dyre, tidkrevende og vanskelige bevaringsvurderinger. Vi i Bevare eller kaste? bidrar gjerne. Vi må etablere en felles forståelse og praksis for arbeidet: Utveksle erfaringer og ensrette prosesser Utvikle/utveksle og enes om metoder, verktøy og begrepsapparat Vi må jobbe frem felles arenaer og plattformer for deling, formidling og opplæring. Eks.: Arkivplan.no, SAMDOKs arbeidsgruppe, KAI-fora, evt. opprette nye internettfora. 22
What s in it for me? (3) Vi deler metode og verktøy fritt med alle og forventer bare at dere sier hvor dere har fått det fra når dere deler videre Vi ønsker tilbakemelding og deling av andres erfaringer. Vi ønsker også en arbeidsdeling à la: Nå tar vi denne funksjonen, og så kan kanskje dere ta den? Samarbeid er allerede i gang: Vi har testet ut og kvalitetssikret opplegget vårt gjennom arbeid med egen enhet og et pågående samarbeid med KS i et beste praksis -prosjekt for dokumenthåndtering i Funksjon barnevern: Det funker. Så langt har Innherred samkommune og Skaun kommune, via IKA Trøndelag, ytret ønske om erfaringsutveksling med Trondheim kommune. 23
Vite mer? Dere kan finne informasjon og maler på prosjektsidene våre, men vi gjør oppmerksom på at sidene er under utvikling: https://www.trondheim.kommune.no/bevaring ingeborg.stensrud@trondheim.kommune.no (prosjektleder) 24