Komme i gang med kartlegging Hvordan scope prosjekter 6W Robert Lohne Karabin AS www.karabin.no
Hva er en prosess? En samling roller som samarbeider om å nå et mål 2
Hvor begynner vi? Baseline Grad av prosessutvikling Forretningsmessig gevinstpotensial 3
Hva må vi tenke på? 5 nivåer Abstrakt Elementer Filosofi Metode Roller Notasjon Virksomhetens tankesett Rammeverk for gjennomføring Prosessutøvelse og eierskap Enhetlig visuell dokumentasjon Verktøy Business Modeller Konkret 4
Typiske feller Hva skal vi IKKE gjøre Noen eksempler Manglende forankring Manglende styring og kontroll Mangel på kvalifiserte modellerere Mangel på tilgang til forretningsressurser Mangel på eierskap 5
Scope? Hva og hvorfor? Hva mener du hvorfor? «What do you mean why it s got to be built? It s a bypass, you ve got to build bypasses» 6
6W (6H)-rammeverket Still seks spørsmål som en del av planleggingen Hvorfor skal vi modellere? Hvem er kunden? Hva er det du skal modellere? Hvilken tid er det du skal modellere? Hvor skal modellene brukes? Hvordan skal du modellere? 7
«Hvorfor det da?» Hvorfor skal vi modellere? Dokumentasjon? Forbedring? Organisasjonsendring? 8
Hvorfor noen eksempler Dokumentasjon 9
Hvorfor noen eksempler Kravspesifikasjon manuell prosess 10
Hvorfor noen eksempler Kravspesifikasjon automatisk prosess Employee This is the initial process start. Book flight Book hotel room Cancel flight The slash positioned at the connection indicates that this is the default alignment. Create travel request Travel request accepted Travel request rejected Subprocess: Since the travel request was rejected, flight and hotel room will be canceled. Therefore employees have to use a car. Drive by car Cancel hotel room By throwing an exception, this event forcesinitiate cancelation of the compensation of "Book flight" and flight and hotel room "Book hotel room", which means that the flight and hotel room will be canceled. Check route Drive Travel agent Check customer data Message flow: The travel agent will send the response to the employee. Compose response Travel agency Back office Request hotel room Obtain confirmation Hotel Receive request Process request Send response 11
«Kundefokus» Hvem er kunden? Kundene dvs. de som skal bruke modellene? Finnes det flere forskjellige brukere? Ulike interesser / behov per brukergruppe? Hvilket detaljnivå er relevant? Hva skal brukerne bruke modellene til? Er det modellene, eller resultatene som er interessante? 12
«Kundefokus» Nivåbasert styringssystem 1) Inngangsbilde 2) Avdeling (Forretningsområde) 3) Overordnet prosess (Avdeling) 4) Arbeidsprosess (Overordnet prosess) 5) Enkeltaktivitet (Arbeidsprosesser) 6) (Arbeidsinstruksjoner eller retningslinjer for enkeltaktiviteter) 13
«Kundefokus» Inngangsbilde 14
«Kundefokus» Avdeling Utviklingsavdeling Kalkyleprosess Innkjøpsavdeling Idé- og strategifase Innkjøp Utviklings fase Produksjonsavdeling Ferdigstillingsfase Produksjonsstart Salg og marked Lansering 15
«Kundefokus» Overordnet prosess Nei Avslutt resept Ja Kalkyleprosessen Beskjed om godkjent MP1 Utvikle resept + Utfør forstudie + Resept økonomisk mulig? Ja Utarbeid underlag til MP2 + Ja Nei MP2 godkjent? Nei Overlevering til ferdigstillingsfase Ny MPpresentasjon? Avslutt resept 16
«Kundefokus» Enkeltprosess Endre resept Ja Bakemester Utarbeid utkast til resept Prøvebak resept Gå videre med resept? Gjennomfør intern prøvesmaking Endringer som følge av intern prøvebaking? Nei Utvikle resept Prosjektleder Beskjed om godkjent MP1 Utarbeid underlag til forstudie Klar til forstudie Innkjøp Bestill råvarer til intern prøvesmaking 17
«Kundefokus» Enkeltaktivitet Resept Bestill råvarer til intern prøvesmaking Innkjøpsordre Innkjøp Innkjøpssystem 18
«As is to be?» Hvilken tid skal du modellere? Fremtidige prosesser (to be)? - ny prosess? - forbedret prosess? - harmonisert prosess? Eksisterende prosesser (as is)? - dokumentasjon? - brukerveiledning? - opplæring? 19
«Hvor er A1-printeren vår?» Hvor skal modellene brukes? Publiseres? - intranett? - mobilplattform? Brukes i dokumentasjon? - format? - farger? Inngå som en del av automatiserte prosesser? - husk på looper.. 20
«Vi må ha et bra verktøy!» Hvordan skal du modellere Hvilket verktøy? - Aris, Visio, BizAgi, QLM, Appian BPMS, IBM BPM etc. Hvilken notasjon? - BPMN, EPC, RIS, UML Retningslinjer / standarder - retningslinjer for modellering, notasjonsstandard Rammeverk - ITIL, etom etc. 21