Universitetet i Stavanger Fakultetsstyret SV FS-SV 16/14 HMS-rapport SV-fakultetet ephortesak: 2014/455 Saksansvarlig: Einar Marnburg Møtedag: 25.2.2014 Informasjonsansvarlig: Einar Marnburg Vedlegg:./. HMS-rapport SV-fakultetet 2013./. Revisjonsrapport revisjon av det systematiske HMS-arbeidet ved SV-fakultetet./. Årshjul HMS-arbeid SV-fakultetet./. HMS-organisasjon SV-fakultetet./. Sykefravær ved SV-fakultetet 2013 Bakgrunn for saken: Da HMS ligger i linjeansvaret hos hver enkelt leder, legges saken frem for fakultetsstyret som en orienteringssak. Det ble våren 2013 gjennomført systemrevisjon av det systematiske HMS-arbeidet ved SV-fakultetet. Den årlige HMS-rapporteringen ble gjennomført høsten 2013, og oversendt HR-avdelingen innen fristen 31.10.2013. Systemrevisjon: Vinteren/våren 2013 gjennomførte UiS revisjonsgruppe HMS (hovedverneombudet, vara hovedverneombudet og HMS-koordinator) en gjennomgang av det systematiske HMS-arbeidet ved UiS. Bakgrunnen for revisjonen var at revisjonsgruppen i forbindelse med revisjoner av HMS-arbeidet i utvalgte enheter har funnet samme type avvik ved flere enheter, knyttet til krav som framgår av arbeidsmiljøloven og internkontrollforskriften. For å unngå avvik i framtidige revisjoner ble dette temaet for en egen revisjon der dekan og HMSkoordinator ble innkalt til møte for å gjennomgå status ved enheten. I etterkant av gjennomgangen ble det skrevet en revisjonsrapport for SV-fakultetet. SV-fakultetet har utarbeidet årshjul for HMS-arbeid, en oversikt over HMS-organisasjonen, og de pålegg som ble gitt er kvittert ut. Årlig HMS-rapportering: Utfordringer: SV-fakultetet har HMS-utfordringer knyttet til psykososialt arbeidsmiljø og arbeidsbelastning. Flere av enhetene melder om utfordringer i samarbeidsmiljø, skeiv arbeidsfordeling og usikkerhet knyttet til ivaretakelse av administrativt personale ifm flytting til nytt SV-bygg og EAL-hus. Det er satt i gang ulike tiltak for å avdekke årsakene til utfordringene, og muligheter for forbedringer. Det arbeides blant annet med oppfølging av medarbeiderundersøkelsen, innføring av nytt arbeidsplanverktøy og opprettelse av brukergrupper for nytt SV-bygg og EAL-hus. Sykefraværet ved fakultetet totalt for 2013 er på 4,15%. Dette er høyere enn institusjonen som har 3,47% totalt, litt lavere enn målsetningen på 3,52%. Dog har noen enheter et høyere fravær enn andre. I administrasjonen har sykefraværet variert gjennom året, men er noe høyt. Ingenting av sykefraværet er meldt som arbeidsrelatert. Det er jevn og god dialog med de sykmeldte, og flere langtidssykemeldte er på vei tilbake i fulle stillinger. Forebygging: Det arbeides jevnt og godt med HMS ved alle enhetene. Det gjennomføres årlig utviklingssamtaler med hver ansatt, og enhetene gjennomfører vernerunder hver høst. UiS har igangsatt kursing av ansatte i førstelinjetjeneste i forhold til håndtering av trusler og vold. Ansatte i fakultetets førstelinjetjeneste har deltatt på disse, samt flere andre ansatte. Dette er et ledd i UiS beredskapsplan, og kurset vil bli satt opp årlig for nyansatte og andre som ønsker en oppfriskning. Side: 1/2
Fakultetet jobber med ergonomi som et forebyggende tiltak, og praktiserer lav terskel for å bruke StaminaHot sin ergonom. Samtlige enheter bruker tilbudet flittig, og tilbakemeldingene er svært positive. Dekan konkluderer med at det årlige HMS-arbeidet og HMS rapporteringen ved de enkelte enhetene ved SV-fakultetet er gjennomført slik systemet forutsetter, og at enhetene har innarbeidet resultat og tiltak fra medarbeiderundersøkelsen og vernerunden i sine handlingsplaner. Forslag til vedtak: Fakultetsstyret tar saken til orientering, med de kommentarer som fremkom i møtet. Stavanger, 11. februar 2014 Einar Marnburg dekan Lone Litlehamar fakultetsdirektør Saksbehandler: Helene Engelsgjerd Figved Side: 2/2
Universitetet i Stavanger Fakultetsadministrasjonen SV Til Fra Personalavdelingen Det samfunnsvitenskapelige fakultet HMS-RAPPORTER 2013 OG HANDLINGSPLANER 2014 DET SAMFUNNSVITENSKAPELIGE FAKULTET Vedlagt oversendes statusrapporter, risikovurderinger og handlingsplaner for enhetene ved det samfunnsvitenskapelige fakultet. Dekanen konstaterer at alle enheter har utfylt statusrapporter, foretatt risikovurderinger og laget handlingsplaner for 2014 slik systemet forutsetter. Dekan konstaterer videre at alle enheter har innarbeidet resultat og tiltak fra medarbeiderundersøkelsen i sine handlingsplaner. Det er fra administrativt personale rapportert om to tilfeller av uønsket adferd. Dette blir fulgt opp av leder. Det er ikke meldt om tilfeller av trusler/vold. Av statusrapportene fremgår det at enhetene har oppfylt kravene i løpet av året. Fakultetet har våren 2013 gjennomført øvelser tilsvarende Brannøvelse 2, dette fremkommer av eget vedlegg. Det vil bli arbeidet med en generell POS-analyse for å kartlegge fakultetets risikobilde. Analysen blir en del av HMS-årshjulet med en årlig gjennomgang. Fakultetet har i rapporten under tatt med fakultetsovergripende saker. Det vil bli oversendt et eget skriv til Driftsavdelingen med spesifikke saker fra hver enhet/hvert bygg. Tiltak på handlingsplan 2013 - status: 1. Adgangskontroll/kortlesere på dørene inn til kontorområdene i alle tre bygg SV-fakultetet disponerer, med automatisk lås ved ordinær stengetid (arbeidsdag slutt kl 16). Dette er grepet fatt i som del av Øvelse 2., se eget vedlegg. Saken er fremdeles uavklart. 2. For lite areal i Kjell Arholms hus meldes fra både IH og IS som problematisk. Det er satt i gang tiltak for å bedre dette, og meldes ikke som en utfordring i år. 3. Skeiv arbeidsbelastning og stress nevnes fra både faglig ansatte og administrativt ansatte, dog i noen mindre grad enn tidligere. 4. Låste dører og tilganger til atrier i arbeidstiden i Kjell Arholms hus. Det er oversendt en forespørsel til driftsdirektør om hvilke risikovurderinger som ligger til grunn. Dette er fremdeles uavklart. 5. Utfordringer knyttet til parkering. Dette er fremdeles uavklart og meldes fremdeles som en stor utfordring. Side: 1/2
HANDLINGSPLAN 2014 Det som fakultetet ønsker å ta tak i er - i prioritert rekkefølge: 1. Psykososialt arbeidsmiljø. Det meldes fra enhetene i EAL-hus at det psykososiale arbeidsmiljøet kan bli bedre, spesielt knyttet til stipendiater, men også generelt i fagmiljøene. Språk nevnes som en utfordring, og mangel på samlokalisering. Nytt SV-bygg hvor fagmiljø blir samlet forventes å bedre dette. Det er satt i gang ulike tiltak på enhetene, dette følges opp videre. 2. Ivaretakelse av administrastrativt personale ved flytting til nytt SV-bygg og til EAL-hus våren 2015. Det må opprettes gode brukergrupper for flyttingen som også inkluderer BHT. Det er viktig å ivareta de ulike administrasjonenes interesser og behov ved flyttingen, spesielt der hvor samlokalisering med fagmiljø er ønskelig. 3. Opplevd urettferdig fordeling av arbeidsoppgaver som fører til skeiv arbeidsbelastning og stress, nevnes fra faglig ansatte ved flere enheter. Flere enheter er i gang med kartlegging av arbeidsoppgaver, og det innføres i løpet av høsten nytt arbeidsplan-system som vil synliggjør dette bedre. 4. Utfordringer knyttet til parkering meldes av flere enheter også i år. Dette gjelder både egne ansatte men særlig i forhold til gjesteforelesere og deltidsansatte som ikke finner parkeringsplass når de er her for å undervise. Spesielt i forhold til nytt SV-bygg meldes det om behov for å tenke på og planlegge for parkeringsplasser, gjerne reserverte plasser for gjester. 5. Adgangskontroll/kortlesere på dørene inn til kontorområdene i alle tre bygg SV-fakultetet disponerer, med automatisk lås ved ordinær stengetid (arbeidsdag slutt kl 16) Det er satt i gang utredelse av dette, jamfør Øvelse 2 på eget vedlegg. Det er ønskelig å gå videre med kortelesere i Kjell Arholms hus, EAL-hus samt nytt SV-bygg. Låste dører og mangel på tilganger til atrier i arbeidstiden i Kjell Arholms hus blir også meldt som en problematisk. Det avventes svar på forespørsel til driftsdirektøren, jmf pkt 4 under tiltak fra 2013. Stavanger, 4.11.2012 Einar Marnburg dekan Saksbehandler: senior HR-konsulent Helene Engelsgjerd Figved Side: 2/2
Årshjul HMS-arbeid SV-fakultetet Jan Feb Mar Fakultetsstyret - HMS arbeid ved fakultetet Vernerunder Statusrapport Risikovurdering Handlingsplan Medarbeidersamtale Dialogmøter Fakledelse - instituttleder tertialvis Oppfølging medarbeiderundersøkelse (hvert 2. år) Ergonomi-møter (hvert 3. år) Ergonom - fortløpende ved behov hele året Tema på personalmøter i enhetene - spredt utover året
Apr Mai Jun Jul Aug Sept Okt
Nov Des
Dekan Einar Marnburg Administrasjon Fakultetsdirektør: Lone Litlehamar Adm IH Institutt for helsefag HMS-koordinator: Helene E. Figved Kontorsjef: Arne Endresen Instituttleder: Kari Vevatne Verneombud: Sigurd Torgersen Verneombud: Anne Marie Rovik Vara verneomb: Stig Helleren Adm IS Vara verneomb: Marianne Storm Kontorsjef: Einar Engebretsen Adm IMKS Kontorsjef: Jonas Skrettingland (1/6) Adm NHS Kontorsjef: Tone Olsen Adm HHUiS Kontorsjef: Egil Kristensen Institutt for sosialfag Instituttleder: Svanaug Fjær Verneombud: Lars André Nysæther Vara verneomb: Erik Paulsen Institutt for medie-, kulturog samfunnsfag Instituttleder: Jørn Varhaug Verneombud: Svein-Erik Høie Vara verneomb: Terje Hillesund Norsk Hotellhøgskole Instituttleder: Truls Engstrøm Verneombud: Øyvind Sirevaag Vara verneomb: Tone Linge Handelshøgskolen ved UiS Instituttleder: Bjarte Ravndal Verneombud: Tarjei Mandt-Larsen Vara verneomb: Åse Lea
Sykefravær ved SV-fakultetet 2013 UiS har en målsetning om en sykefraværsprosent på 3,52 %, og oppnådde i 2013 samlet en sykefraværsprosent på 3,47 %. Totalt sett har SV-fakultetet en sykefraværsprosent rundt 4 %, men det er store variasjoner innad i den enkelte enhet og mellom kvartalene. Sykefraværet for SV totalt og for de enkelte enhetene i 2013: 1. kv 2. kv 3. kv 4. kv Tot 2013 Adm 8,47 9,29 7,26 5,63 7,63 IH 4,55 5,2 7,2 3,13 4,85 IS 1,93 3,29 4,62 3,5 3,27 HH 1,42 0,27 3,74 4,07 2,35 IMKS 5,29 5,95 4,34 0,84 4,04 NHS 4,65 0,7 0,27 1,15 1,8 Sum SV 4,23 4,37 5,12 3,13 4,15 10 9 8 7 6 5 4 3 Adm IH IS HH IMKS NHS Sum SV 2 1 0 1. kv 2. kv 3. kv 4. kv Tot 2013