Rutiner for rapportering av bygningsmessige endringer, avvik og uønskede hendelser i Espira Barnehager side 1 av 6
Innhold 1 Innledning... 2 2 Bygningsmessige utbedringer... 3 2.1 Formål... 3 2.2 Hva skal meldes til overordnet nivå... Feil! Bokmerke er ikke definert. 2.3 Hva skal ordnes lokalt i barnehagen... 3 2.4 Saksgang... 3 2.5 Byggforvaltning... 3 3 Rapportering av avvik og uønskede hendelser... 4 3.1 Formål... 4 3.2 Hva skal meldes til overordnet nivå... 4 3.3 Hva skal ordnes lokalt i barnehagen... 4 3.4 Saksgang... 5 3.5 Saksbehandling... 5 3.6 Verneombud... 5 3.7 Regionssjef... 5 3.8 HMS sjef... 5 4 Definisjoner... 6 4.1 Definisjon på ulykke... 6 4.2 Definisjon på ulykkestilløp... 6 4.3 Definisjon på uønsket hendelse... 6 4.4 Definisjon på HMS avvik... 6 4.5 Definisjon på uhell... 6 4.6 Definisjon på korrigerende tiltak... 6 1 Innledning Den 1. april 2011 innføres et nettbasert rapporteringssystem for Espira Barnehager. Link til systemet går via intranettet på styrers side og systemet skal brukes til melding om bygningsmessige utbedringer, melding om avvik og melding om uønskede hendelser. Vi har valgt å benytte samme system fordi de ofte henger sammen fordi uønskede hendelser og avvik i en del tilfeller medfører at bygningsmessige utbedringer/korrigeringer er påkrevd. side 2 av 6
I dette heftet finner du en oversikt over: Hva som skal meldes inn og saksgang rundt bygningsmessige oppgaver i kapittel 2 Hva som skal meldes av avvik, rutiner for avviksmelding og saksgang i kapittel 3 Definisjoner i kapittel 4. 2 Bygningsmessige utbedringer Ledergruppen i Espira Barnehager har i samarbeid med Byggforvaltning utarbeidet nye rutiner for å få en bedre håndtering av prosesser rundt våre bygg og uteområder. Det innebærer at saksbehandler som er enten Svein Erik Yrkje eller Bente Nordberg mottar og behandler alle meldinger og prioriterer og bestiller nødvendige tiltak. Alle spørsmål rundt vedlikehold eller andre bygningsmessige oppgaver skal stiles til regionssjef. 2.1 Formål Formålet er å få en større planmessighet i ulike oppgaver for å få gjennomført det vi ønsker av utbedringer og endringer, luket ut feil og mangler, samt sørge for at andre større og mindre forefallende oppgaver blir håndtert på en mest mulig effektiv og ordentlig måte. 2.2 Hva skal meldes til overordnet nivå Alle forhold som kan ha noe med reklamasjon, det som typisk kommer inn under investeringer, mindre endringer som kan medføre endringer av plantegninger (flytte en dør/vegg etc.) endringer som kan medføre krav om ny godkjenning og avvik som har en overføringsverdi som f. eks skade skal meldes via avvikssystemet fortløpende. 2.3 Hva skal ordnes lokalt i barnehagen Det finnes en rekke oppgaver styrer kan få utbedret/korrigert ved hjelp av lokale håndverkere. Småting som irriterer i hverdagen, som ikke medfører noen større utlegg og som kan ordnes uten spesialkompetanse eller å avbryte en garanti. Er du i tvil tar du kontakt med Regionssjef. 2.4 Saksgang Fyll ut skjema, veiledning for utylling finner du under kapittel 4. Legg gjerne ved bilder for å vise eventuelle skader og legg ved vedtak etter tilsyn, mail eller rapporter du har fått om det meldingen omhandler. Når saksbehandler har behandlet søknaden vil styrer få tilbakemelding om de prioriteringer som er gjort og når eventuelle utbedringer vil bli utført, forutsatt at du abonnerer på avviket. 2.5 Byggforvaltning Avdeling Byggforvaltning skal i 2011 prioritere å gjennomføre planlagte rutinemessige besøk (Årskontroll av bygg og Årskontroll av lekeplass) i alle barnehagene. På slike besøk har de med seg en liste med mindre ting som skal overhales og de har utstyr til å utføre mindre omfattende vedlikeholdsoppgaver. Sammen med styrer eventuelt barnehagens side 3 av 6
vedlikeholdsansvarlige skal sjekklister gjennomgås inklusiv uteområdet med tilhørende lekeapparater. Sjekklisten vil inneholde bla ønsker og behov barnehagen har, konkrete bestillinger av oppdrag som må og skal gjennomføres og noen betraktninger om andre forhold som kanskje må tas ved en senere anledning. 3 Rapportering av avvik og uønskede hendelser Barnehagene følger samme lovverk og Espiras rutiner og standarder og har mye felles av utforming og utstyr. Derfor har rapportering av avvik og uønskede hendelser stor overføringsverdi fra en barnehage til en annen. Til nå har den enkelte barnehage selv valgt hva de har villet rapportere videre, men felles retningslinjer gir oss muligheten til å oppdage farlige forhold i tide, finne årsakene og dermed iverksette tiltak og ikke minst er det et lovpålagt krav. Systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid innebærer jmf AML 3-1 og Internkontrollforskriften 5 at det iverksettes rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i eller i medhold av denne lov. God kvalitet forutsetter at sannsynligheten for feil og uønskede hendelser er redusert til et minimum. Det fordrer både gode meldesystemer som sikrer at hendelsene blir registrert og brukt i læringsøyemed og en sikkerhetskultur som gjør at ansatte melder fra om uønskede hendelser 3.1 Formål Formålet med avviksbehandling er å sikre at hendelsene blir registrert og brukt i læringsøyemed og at det blir iverksatt nødvendige tiltak. Når vi har et godt system på å identifisere avvik kan vi bedre overvåke sikkerheten og identifisere farlige forhold og farlige handlinger og gi oss en sikkerhetskultur som gjør at ansatte melder fra om uønskede hendelser. Systemet hjelper oss å få frem den informasjon som trengs for å kunne foreta nødvendige tiltak og vurdere effekten av igangsatte tiltak. 3.2 Hva skal meldes til overordnet nivå Uønskede hendelser som skal meldes er ulykker både på barn og voksne som fører til legebehandling og/eller fravær fra barnehagen. Tilløp til ulykker; brann, branntilløp, personskader, utbedringer etter tilsyn, skade på miljø, materiell skade på gjenstander, bygninger, lekeplass og lekeplassutstyr. Avvik som skal meldes er aktiviteter eller mangel på aktivitet som bryter mot vedtatte lover, forskrifter, arbeidsreglement, prosedyrer, instrukser, inngåtte avtaler med mer. 3.3 Hva skal ordnes lokalt i barnehagen Avvik som kun gjelder egen barnehage og som er avvik i forhold til interne rutiner og ikke har en overføringsverdi, skal ikke meldes videre. Avviksmeldingene skal arkiveres og en god rutine er at Verneombudet på personalmøtene tar en gjennomgang av månedens avviksmeldinger, både de som arkiveres lokalt og de som blir sendt videre. side 4 av 6
3.4 Saksgang Det er samme saksgang for alle avviksmeldinger enten de skal sendes videre eller om de arkiveres i barnehagen: Den som oppdager et avvik skal umiddelbart iverksette tiltak for å redusere skadevirkning og omfang. Avvik skal meldes av den som oppdager avviket og leveres til nærmeste overordende umiddelbart etter avviksbehandlingen. Nærmeste leder skal utarbeide korrigerende tiltak, dvs finne årsak til avviket og fastsette tiltak for å hindre gjentagelse. Skjema for avvik/registreringsskjema skal være lett tilgjengelig for alle ansatte. Forslag til forbedringer vurderes i samarbeid med dem som blir berørt. Korrigerende tiltak kan omhandle for eksempel klarere ansvarsforhold, tekniske forbedringer, midlertidig avsperring av et lekeapparat eller innskjerping/endring av rutiner. Dersom tiltak besluttes noteres dette i rapporten eller i egen handlingsplan med tidsfrister og ansvarlige personer. Avviksrapport skal sendes fra styrer til regionssjef via intranett (gjelder ikke variasjoner i den daglige driften). Ved gjennomført korrigerende tiltak skal melder ha tilbakemelding. Den første som blir oppmerksom på ulykke eller krisesituasjon er ansvarlig for å varsle i henhold til barnehagens beredskapsplaner 3.5 Saksbehandling Styrer er ansvarlig for at alle avviksmeldinger registreres og at forebyggende og korrigerende tiltak iverksettes. I de tilfeller som ikke kan utbedres fullt ut med en gang, eksempelvis skade på et lekeapparat, skal lekeapparatet sperres av. Meldingen arkiveres i egen ringperm. Meldinger som skal rapporteres videre både for utbedring og som informasjon om hendelsen skal skje via vårt nettbaserte avvikssystem av styrer. 3.6 Verneombud Verneombud skal bidra til at forebyggende tiltak bestemmes og gjennomføres, samt bistå den ansatte og styrer. Verneombudet kan presentere månedens avvik på personalmøter 3.7 Regionssjef Regionssjef mottar alle meldinger fra sin region og iverksetter eventuelle tiltak. Saker som kan ha en overføringsverdi og/eller følges opp oversendes HMS sjef. 3.8 HMS sjef HMS sjef bistår barnehagen og ansatte ved behov, og etterser at meldingen følges opp lokalt/tiltak er utført. HMS sjef har ansvaret for å justere felles rutiner de det er nødvendig. side 5 av 6
4 Definisjoner 4.1 Definisjon på ulykke En ulykke kan defineres som en uønsket hendelse som resulterer i utilsiktet skade på personer, materiell eller miljø eller fører til produksjonstap. 4.2 Definisjon på ulykkestilløp En uønsket hendelse som under litt andre forhold kunne ha resulterte i skade på personer, materiell eller miljø eller ført til produksjonstap. 4.3 Definisjon på uønsket hendelse Alle hendelser hvor det ukontrollert oppstår fare, men hvor uhell eller skade ikke inntreffer. Handlinger som foretas eller planlegges foretatt i strid med gjeldende lover, forskrifter, instrukser, regler eller interne prosedyrer, samt uhell og nestenulykker. 4.4 Definisjon på HMS avvik Samme definisjon som uønsket hendelse. 4.5 Definisjon på uhell Ukontrollerte hendelser med eller uten personskade der årsaken til hendelsen og/eller hendelsesforløpet ikke kan knyttes til brudd på lover, forskrifter, instrukser eller interne prosedyrer. 4.6 Definisjon på korrigerende tiltak Umiddelbare og senere tiltak for å avverge fare-/skadesituasjon og hindre gjentakelse. side 6 av 6