NORD TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING DATO: 25. januar 2012 TID: kl 10.00 STED: Fylkets hus, møterom Sætra A 202, Steinkjer De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 001/12 Referatsaker 002/12 Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon - Diskusjonsgrunnlag 003/12 Kontrollutvalgets årsrapport 2011 004/12 Kontroll og tilsyn - detaljbudsjett 2012 005/12 Studietur i perioden 2012-2015 006/11 Besøk ved fylkeskommunal virksomhet i 2012 007/11 Orientering fra revisor Steinkjer, 17. januar 2012 Ola-Morten Teigen Liv Tronstad leder kontrollsjef (sign) tlf:74 11 14 76 / mob: 936 92 526 e-post: liv.tronstad@komsek.no
SAK 001/12 REFERATSAKER Kontrollutvalget 25.1.2012 Liv Tronstad 001/12 411-1701-5.3 Referat Nr Avsender/mottaker Tittel Vedlagt 1 NTFK Årsoppgjøret 2011- informasjon, frister og møteplan 2 KomRev Trøndelag IKS Oppstart av selskapskapskontroll Egenerklæring fra eierne i 3 KomRev Trøndelag IKS Forslag til prosjektplan Steinkjerhallen AS 4 KomRev Trøndelag IKS Regnskapsavslutningen for 2011 5 Kontrollutvalget Postjournal 2011 Referatene tas til orientering. SAK 002/12 OVERORDNET ANALYSE OG PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON - DISKUSJONSGRUNNLAG Kontrollutvalget 25.01.12 Liv Tronstad 002/12 411-1701-5.3 Kontrollutvalget drøftet saken og ga innspill til revisjonen om innhold i planen. KomRev Trøndelag IKS - Diskusjonsgrunnlag til kontrollutvalget i forbindelse med overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon 2012-2015 Ikke trykte vedlegg Kontrollutvalgets sak 046/11 Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon oppstart 2
Saksopplysninger Viser til kontrollutvalgets sak 046/11, der kontrollutvalget bl.a. ba revisor igangsette arbeidet med overordnet analyse. Den overordna analysen skal gi svar på hvilke områder det er knyttet størst risiko til, og hvilke områder det er mest vesentlig for kontrollutvalget å undersøke. Hensikten med overordna analyse er å fremskaffe relevant informasjon om fylkeskommunens virksomhetsområder. Den overordna analysen er bakgrunnsmaterialet i forbindelse med utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalgsforskriftens 9 og 10 inneholder bl.a. følgende bestemmelser om forvaltningsrevisjon: Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. KomRev Trøndelag IKS har foreløpig utarbeidet et diskusjonsgrunnlag. Liste over risikofaktorer i fylkeskommunal sektor er vedlegg til dokumentet og gir en god generell oversikt over temaet. Vurdering Det legges opp til at kontrollutvalget på bakgrunn av diskusjonsgrunnlaget som er utarbeidet skal diskutere aktuelle problemstillinger og gi innspill til det videre arbeidet med den overordnede analysen og plan for forvaltningsrevisjon. Diskusjonsgrunnlaget er gitt i vedlegg til saken. SAK 003/12 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT 2011 Kontrollutvalget 25.01.12 Liv Tronstad 003/12 411-1701-5.3 1. Det fremlagte utkast til kontrollutvalgets årsrapport for 2011, fastsettes som Kontrollutvalgets årsrapport for 2011 og oversendes fylkestinget til endelig behandling. 2. Kontrollutvalget innstiller på at Fylkestinget gjør slikt vedtak: Kontrollutvalgets årsrapport 2011 tas til orientering. Utkast til Kontrollutvalgets årsrapport 2011 3
Ikke trykte vedlegg Kontrollutvalgets virksomhetsplan (årsplan) 2011 Saksopplysninger Ifølge kommunelovens 76 har fylkestinget det øverste tilsyn med den fylkeskommunale forvaltning. Til å forestå det løpende tilsynet på sine vegne, velger fylkestinget et kontrollutvalg, jf. kommuneloven 77. Kontrollutvalgets arbeid og rapportering er nærmere regulert i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. Det følger av departementets merknader til denne at kontrollutvalget ikke er underlagt annen instruksjonsmyndighet enn fylkestingets, og at all rapportering tilbake skal skje direkte til fylkestinget. Kontrollutvalget vurderer fortløpende hvilken informasjon og hvilke saker som vil være aktuelle å presentere for fylkestinget. Kontrollutvalget har hatt den praksis at forhold som kontrollinstansen avdekker, løses på lavest mulig nivå, og bare unntaksvis resulterer i rapporter til fylkestinget, jf. 4 i forskriften. Utvalget rapporterer til fylkestinget når det er viktig at dette blir holdt orientert og gitt mulighet til å drøfte eventuelle tiltak. Kontrollutvalgets årlige rapport vil derfor være en oppsummering av utvalgets arbeid i løpet av året og vil derfor være viktig informasjon til fylkestinget om det tilsyn utvalget utøver på fylkestingets vegne. Alle møteinnkallinger med saksdokumenter er sendt fylkesordfører, fylkesrådet og administrasjonssjefen. Dette fungerer som en fortløpende informasjon til fylkeskommunen og det politiske miljøet. Fylkesordfører har møte- og talerett i kontrollutvalgets møter. Vurdering Ut fra tidligere praksis er det også for 2011 utarbeidet en årsrapport til fylkestinget der det er redegjort for sentrale deler av kontrollutvalgets virksomhet og aktivitet i 2011. En anbefaler kontrollutvalget at årsrapporten oversendes fylkestinget med forslag om at fylkestinget tar kontrollutvalgets årsrapport 2011 til orientering. 4
SAK 004/12 KONTROLL OG TILSYN - DETALJBUDSJETT 2012 Kontrollutvalget 25.01.12 Liv Tronstad 004/12 411-1701-5.3 Kontrollutvalget slutter seg til følgende detaljbudsjett for kontroll og tilsyn for 2012: BUDSJETT KONTROLL OG TILSYN 2012 Konto Konto(T) Ansvar Tjeneste Beløp 10500 Annen lønn og trekkpliktige godtgjørelser 101000 4100 11 000,00 10801 Fast godtgjøring heldags folkevalgte 101000 4100 211 000,00 10802 Fast årlig godtgjøring folkevalgte 101000 4100 54 000,00 10804 Møtegodtgjørelse ombud 101000 4100 41 000,00 10805 Erstatning tapt arbeidsfortjeneste ombud 101000 4100 29 000,00 10806 Annen trekkpliktig godtgjøring/erstatning ombud 101000 4100 7 000,00 10990 Arbeidsgiveravgift 101000 4100 53 000,00 LØNN 406 000,00 11003 Aviser/faglitteratur 101000 4100 5 000,00 11152 Servering v/møter, etc 101000 4100 6 000,00 11200 Samlepost annet forbruksmateriell, råvarer og tjenester 101000 4100 49 000,00 11201 Fordelte utgifter internt 101000 4100 122 000,00 11202 Hotell, diett etter regning osv 101000 4100 43 000,00 11403 Representasjon 101000 4100 3 000,00 11501 Opplæring/kurs ansatte (ikke oppgavepliktig) 101000 4100 101 000,00 11601 Utgifter og godtgjørelser for reiser, diett, bil mv folkevalgte/ombud 101000 4100 108 000,00 11650 Andre oppgavepliktige godtgjørelser 101000 4100 21 000,00 11706 Møte/reiseutgifter - transport 101000 4100 96 000,00 12701 Kjøp av fagpersonell-,konsulent-,rådgivertjeneste 101000 4100 54 000,00 KJØP AV VARER OG TJENESTER 608 000,00 13703 Kjøpte tjenester (bedrifter) 101000 4100 27 000,00 KJØP SOM ERSTATTER F.KOMM EGENPRODUKSJON 27 000,00 13750 Kjøp fra IKS der kommunen/fylkeskommunen selv er deltager 101000 4100 4 256 000,00 KJØP SOM ERSTATTER F.KOMM EGENPRODUKSJON 4 256 000,00 101000 Kontroll og tilsyn 5 297 000,00 Ingen. Ikke trykte vedlegg 1. Fylkestinget sak 11/82 Årsbudsjett 2012 og økonomiplan 2012-2015 2. Saksprotokoll Kontrollutvalgets sak 035/11 Kontroll og tilsyn - Budsjettforslag 2012 Saksopplysninger Kontrollutvalget behandlet forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn 2012 den 14/9-2011 under sak 035/11, med en ramme på kr 5 304 000. Budsjettrammen for Kontroll og tilsyn samler budsjettet for kontrollutvalget, kjøp av revisjonstjenester og kjøp av sekretariatstjenester, og var fordelt slik: 5
KONTROLL OG TILSYN Budsjett Forslag Forslag Forslag Forslag 2011 2012 2013 2014 2015 Lønn 391 000 407 000 407 000 407 000 407 000 Kjøp av varer og tjenester 597 000 608 000 608 000 404 000 404 000 Kjøpte tjenester bedrifter 26 000 27 000 27 000 27 000 27 000 Kjøp fra IKS der fylkeskom. selv er deltager 4 122 000 4 262 000 4 262 000 4 262 000 4 262 000 Totalt Kontroll og tilsyn 5 136 000 5 304 000 5 304 000 5 100 000 5 100 000 Budsjett for kontroll og tilsyn ble vedtatt i fylkestinget 8. desember sak 11/82 med en ramme på kr 5 297 000, som var 7.000 kr lavere enn kontrollutvalgets eget forslag. Iht. fylkestingets vedtak i sak 11/82, pkt 7 heter det bl.a.: Fylkesrådet og kontrollutvalget skal innen utgangen av 2011 fordele fylkestingets bevilgninger for 2011 innenfor eget ansvarsområde i samsvar med budsjettreglementet. ( ) Iht. vedtaket skulle kontrollutvalget innen utgangen av 2011 fordelt bevilgningen innenfor eget ansvarsområde. Tidligere (før budsjettet for 2011) var denne fristen medio februar. Kontrollutvalget har ikke hatt møte mellom fylkestinget den 8. desember og 31. desember, der kontrollutvalget kunne fordele sin bevilgning. Kontrollutvalget må derfor vedta sin fordeling nå. Vurdering Kontrollutvalgets budsjett for 2012 er fordelt iht. til budsjettforslaget som lå til grunn for kontrollutvalgets sak 035/11, redusert med kr 7.000 som er fordelt mellom kjøp fra IKS der fylkeskommunen selv er deltager med kr 6.000, samt 1.000 kr innenfor rammen til lønn. Reduksjonen vil ikke ha konsekvenser for kontrollutvalgets aktivitet i 2012. På bakgrunn av dette tilrås at kontrollutvalget slutter seg til følgende fordeling for kontroll og tilsyns samlede budsjett for 2012: BUDSJETT KONTROLL OG TILSYN 2012 Konto Konto(T) Ansvar Tjeneste Beløp 10500 Annen lønn og trekkpliktige godtgjørelser 101000 4100 11 000,00 10801 Fast godtgjøring heldags folkevalgte 101000 4100 211 000,00 10802 Fast årlig godtgjøring folkevalgte 101000 4100 54 000,00 10804 Møtegodtgjørelse ombud 101000 4100 41 000,00 10805 Erstatning tapt arbeidsfortjeneste ombud 101000 4100 29 000,00 10806 Annen trekkpliktig godtgjøring/erstatning ombud 101000 4100 7 000,00 10990 Arbeidsgiveravgift 101000 4100 53 000,00 LØNN 406 000,00 11003 Aviser/faglitteratur 101000 4100 5 000,00 11152 Servering v/møter, etc 101000 4100 6 000,00 11200 Samlepost annet forbruksmateriell, råvarer og tjenester 101000 4100 49 000,00 11201 Fordelte utgifter internt 101000 4100 122 000,00 11202 Hotell, diett etter regning osv 101000 4100 43 000,00 11403 Representasjon 101000 4100 3 000,00 11501 Opplæring/kurs ansatte (ikke oppgavepliktig) 101000 4100 101 000,00 6
11601 Utgifter og godtgjørelser for reiser, diett, bil mv folkevalgte/ombud 101000 4100 108 000,00 11650 Andre oppgavepliktige godtgjørelser 101000 4100 21 000,00 11706 Møte/reiseutgifter - transport 101000 4100 96 000,00 12701 Kjøp av fagpersonell-,konsulent-,rådgivertjeneste 101000 4100 54 000,00 KJØP AV VARER OG TJENESTER 608 000,00 13703 Kjøpte tjenester (bedrifter) 101000 4100 27 000,00 KJØP SOM ERSTATTER F.KOMM EGENPRODUKSJON 27 000,00 13750 Kjøp fra IKS der kommunen/fylkeskommunen selv er deltager 101000 4100 4 256 000,00 KJØP SOM ERSTATTER F.KOMM EGENPRODUKSJON 4 256 000,00 101000 Kontroll og tilsyn 5 297 000,00 SAK 005/12 STUDIETUR 2012-2015 Kontrollutvalget 25.01.12 Liv Tronstad 005/12 411-1701-5.3 Saken legges frem til drøfting uten innstilling til vedtak. 1. Program studietur til Brussel / Luxembourg mars 2009 2. Tidsplan Studietur til Oslo / Stockholm 30.-31. januar 2006 Ikke trykte vedlegg 1. Rapport etter kontrollutvalgets studietur til Brussel 2009 2. Notat etter studietur til Oslo og Stockholm i 2006 Saksopplysninger Kontrollutvalget (sammen med sin sekretær og revisor) har hatt en tradisjon for å gjennomføre en studietur i hver valgperiode. Under siste periode (mars 2009) var kontrollutvalget sammen med kontrollutvalget i Sør- Trøndelag fylkeskommune på studietur til Brussel/Luxembourg med innlagt besøk ved: Trøndelags Europakontor Norges Delegasjon til EU European Anti Fraud Office (OLAF) Den Europeiske Revisjonsretten EFTA Surveillance Authority (ESA) KS Brüsselkontor Formålet med studieturen var bl.a. å få innblikk i hvordan ulike tilsynsorganer var organisert og arbeider, og hvilken funksjon og plass disse organene har i forvaltningen. 7
I januar 2006 var kontrollutvalget på studietur sammen med kontrollutvalget i Finnmark fylkeskommune. Den gang gikk turen til Oslo og Stockholm med innlagt besøk ved: Kontrollutvalget i Oslo kommune Riksrevisjonen Stortingets kontroll og konstitusjonskomite Stockholm läns landstingsrevisorer Begge disse turene har gitt utvalget et godt faglig utbytte. I tillegg har utvalgets medlemmer blitt bedre kjent med hverandre, også utenfor den politiske sfære, noe som igjen har vist seg å være positivt for arbeidet i kontrollutvalget. Innenfor kontrollutvalgets budsjett for 2012 og iht økonomiplan 2012-2015 er det rom for å gjennomføre studietur både i inn- og utland. Vurdering Formålet med en studietur må bl.a. være å lære noe som kontrollutvalget vil ha nytte av i forhold til de oppgaver og ansvar utvalget er gitt, samt å bidra til et godt samarbeidsklima i utvalget. Dette har de to foregående studieturene bevist, og det kan ut fra tidligere erfaring anbefales å følge opp med minimum en studietur i hver valgperiode, og kontrollutvalgets budsjett er også dimensjonert til å kunne gjennomføre dette. Aktuelle reisemål kan være: Andre fylkeskommuner/kommuner med parlamentarisme Riksrevisjonen og Stortingets kontroll- og konstitusjonskomite Brussel / Luxemburg Det vil nok være riktig å informere Fylkesordfører i forkant av en studietur i alle fall dersom denne skal foregå utenfor landets grenser, da fylkestingskomiteene ikke har hatt tradisjon for dette. Det kan også vurderes om Fylkesordfører skal inviteres med. Kontrollutvalget må også vurdere om de ev. vil forhøre seg med andre kontrollutvalg om å delta på en felles tur. En hadde god erfaring med å reise sammen med Sør-Trøndelag på turen til Brussel, og det ble etablert sterkere relasjoner mellom kontrollutvalgene i de to fylkene, noe som utvalgene har hatt utbytte av også gjennom det Midtnorske samarbeidet. Dersom sekretær og revisor skal være med på studietur betinger det at reise- og oppholdsutgifter dekkes av kontrollutvalget, da det ikke er tatt høyde for slike turer for kontrollutvalgene i budsjettene for selskapene (KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS). Saken legges frem til diskusjon uten innstilling til vedtak. 8
SAK 006/12 BESØK / BEFARING VED FYLKESKOMMUNAL VIRKSOMHET Kontrollutvalget 25.01.12 Liv Tronstad 006/12 411-1701-5.3 Saken legges frem til drøfting uten innstilling til vedtak. 1. Oversikt over kontrollutvalgets besøk / befaringer fra 2005 2. Oversikt over forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller fra 2005-d.d 3. Organisasjonskart pr 8. november 2011 4. Fylkeskommunens 6 avdelinger og deres virksomhet Ikke trykte vedlegg 1. Kontrollutvalgets virksomhetsplan 2012 Saksopplysninger For å kunne føre tilsyn med den samlede fylkeskommunale virksomhet er det viktig at kontrollutvalget har god kunnskap om de ulike avdelinger og deres virksomhet. For å gjøre seg nærmere kjent med de ulike områdene har kontrollutvalget hvert år en praksis med å invitere seg ut på besøk/befaring. På disse besøkene gis kontrollutvalget mulighet til å ha en dialog med den utvalgte virksomheten. I tillegg til dialog med ledelsen, kan det også legges opp til møte med representanter for de ansatte og brukere. Disse besøkene / befaringene har ofte hatt sammenheng med igangsatte forvaltningsrevisjoner og i ett tilfelle som en oppfølging av gjennomført selskapskontroll. Besøk/befaring er ikke et formelt tilsynsbesøk, og det skrives ikke referat eller rapport fra slike besøk. Dersom det er ønskelig kan det skrives et oppsummerende notat til kontrollutvalget. Vurdering Kontrollutvalget har tidligere hat gode erfaringer med å gjennomføre besøk / befaring ved fylkeskommunal virksomhet. Ut fra tidligere erfaring vil en anbefale å fortsette denne praksisen, med minimum et besøk pr år. Kontrollutvalget gis med denne saken mulighet til å drøfte sted, målsetting og innhold i besøket/befaring noe nærmere, samt prosessen fremover. Saken legges frem til diskusjon uten innstilling til vedtak. 9
SAK 007/12 ORIENTERING FRA REVISOR Kontrollutvalget 25.1.2012 Liv Tronstad 007/12 411-1701-5.3 Kontrollutvalget tar den gitte informasjonen til orientering. Ingen Ikke trykte vedlegg Ingen Saksopplysninger Revisor ønsker å gi en orientering vedrørende det pågående revisjonsarbeidet. Revisors orientering gis i lukket møte i henhold til kontrollutvalgets eget reglement punkt 5. 10