Dette dokumentet utgjør Kulturrådets personalpolitiske dokument og ble fastsatt i IDF møtet den 26. juni 2012 1.0 INNLEDNING Kulturrådets personalpolitikk er utformet gjennom en prosess med bred medvirkning, og den er vedtatt av direktøren og drøftet med fagforeningene som et omforent og forpliktende plandokument for alle parter. Personalpolitikken kan ikke leve sitt eget liv innenfor to permer. Den skal fungere og merkes i hverdagen. Når rammene er lagt, er det en utfordring til og et spesielt ansvar for den enkelte leder at så skjer. Personalpolitikken skal være en rettesnor for ledelsen i å utøve personalledelse og skal synliggjøre verdier, holdninger og kjøreregler som skal følges, slik at Kulturrådet når sine mål. Dette skal skje gjennom utvikling av et arbeidsmiljø hvor alle tilsatte stimuleres til faglig og menneskelig vekst, medansvar og best mulig bruk av de tilsattes kompetanse og evner. Alle ansatte skal lojalt følge Kulturrådets personalpolitikk og overholde og etterleve de regler og retningslinjer som er vedtatt. Ledere på alle nivåer har et spesielt ansvar for at deres egne beslutninger er innenfor de gitte rammer. Dette personalpolitiske dokumentet er et levende dokument uten tidsramme som forandres fortløpende i tråd med de endringer som skjer i arbeidslivet når det gjelder lover, regler, vilkår og lignende. Hovedrevisjon vil foretas hvert 4 år. 2.0 PERSONALPOLITIKKENS FORANKRING Personalpolitikkens målsettinger må alltid fungere sammen med det som er Kulturrådets primære oppgaver slik de blir definert og gitt uttrykk for i strategisk planverk. Den skal være et virkemiddel for en målrettet bruk av personalressursene slik at Kulturrådet kan nå de målene som er satt innenfor gitte rammer. Det vil hele tiden være et mål både å skape og utøve en personalpolitikk som ivaretar Kulturrådets behov og samtidig oppleves som god for den enkelte medarbeider. Kulturrådets personalpolitikk har sin forankring i sentrale lover og sentrale bestemmelser. De tilsattes medbestemmelse gjennom Hovedavtalen, er en slik viktig sentral bestemmelse. I tillegg til personalpolitikken skal Kulturrådet ha kompetanseplaner som skal vise hvordan de ansatte skal utvikles for at virksomhetens mål skal nås. 2.1 Strategi, overordnede mål, verdier og holdninger Kulturrådets overordnede visjoner er at vi skal være stimulerende, synlige og samhandlende. Kulturrådet skal stimulere til et nyskapende og mangfoldig kunst og kulturliv ved å: - investere i tiltak som fremmer kvalitet, mangfold og kritisk refleksjon - nå ut til flest mulig og på nye steder og nye arenaer - ivareta en aktiv utviklingsrolle 1
Kulturrådet skal være en synlig og åpen aktør i samfunnsdebatten ved å - være en tydelig, transparent og faglig premissleverandør - være ledende i digital tilskuddsforvaltning og kommunikasjon - bidra til kunnskapsbasert utvikling og kulturpolitikk Kulturrådet skal bidra til samhandling ved å - være en tilgjengelig og relevant samarbeidspartner - sørge for idéutveksling og ny kunnskap, internt og eksternt - investere i samarbeid på tvers av utrykk og landegrenser For oss som jobber i Kulturrådet betyr dette at vi står for følgende: Kulturrådet skal fremstå som en attraktiv arbeidsplass med høy faglig og administrativ kompetanse og god moderne infrastruktur som for eksempel hensiktsmessige lokaler og inventar, god IT-struktur og gode administrative rutiner Kulturrådet skal være inviterende gjennom dialog om behov, prioriteringer og utvikling av administrative og forvaltningsmessige støttefunksjoner Kulturrådet skal være brukerorientert og tilgjengelig og utvikle god og tydelig informasjon for både interne og eksterne brukere Kulturrådet skal ha en kultur som preges av åpenhet, meningsutveksling og konstruktiv kritikk Kulturrådet skal være en tilrettelegger for godt samarbeid med fagforeningene Kulturrådets resultater skaper vi sammen når vi gir av oss selv og utnytter kompetanse og mangfold Kulturrådet utvikler sine medarbeidere ved at de involveres, gis frihet og tillit innenfor fastlagte rammer Kulturrådet verdsetter initiativ og oppmuntrer til kreativitet og nytenkning Kulturrådet skal gjennom høy etisk standard skape troverdighet og et godt omdømme Kulturrådet verdsetter mangfold gjennom å tilrettelegge for fleksible løsninger som er tilpasset individuelle behov i ulike livsfaser fordi dette gir bedre prestasjoner Kulturrådet klargjør mål, ansvar og handlingsrom og følger opp prestasjoner Kulturrådet er opptatt av å utvikle vår kompetanse, og tilrettelegger for læring og utvikling Kulturrådet belønner ut fra ansvar, kompetanse og prestasjoner Kulturrådet verdsetter humor - raushet arbeidsglede 3.0 ANSVAR FOR PERSONALPOLITIKKEN Direktøren har hovedansvaret for at det innenfor de rammer som Kulturrådet får til disposisjon, skapes nødvendig handlingsrom for både drift og utvikling. Kulturrådets ledelse har ansvar for å sette personalpolitikk og personalutvikling på dagsorden og se til at de som har det daglige ansvaret får virkemidler som setter dem i stand til å praktisere en god personalpolitikk. Personalsjefen har et spesielt ansvar for å følge opp personalpolitikken og legge til rette for systemer, rutiner og opplæring som sikrer at den enkelte leder kan følge opp innenfor sitt ansvarsområde. Den enkelte avdelingsdirektør/seksjonsleder har ansvar for å følge opp de personalpolitiske retningslinjene og tilrettelegge og iverksette tiltak på området. Når rammer, målsettinger og tiltak er vedtatt, er det arbeidsgiver og arbeidstakere i fellesskap som har ansvaret for å praktisere 2
personalpolitikken på en måte som skaper et godt klima mellom de involverte partene. Den enkelte leder har et spesielt ansvar for å få dette til. Den enkelte arbeidstaker har også et ansvar for å holde seg orientert om Kulturrådets personalpolitiske retningslinjer og aktivt bidra til å skape et godt arbeidsmiljø. 4.0 PERSONALPOLITISKE INNSATSOMRÅDER 4.1 Rekrutteringspolitikk Kulturrådet rekrutterer den som er best kvalifisert og personlig egnet til enhver stilling. Rekruttering skjer på bakgrunn av utdanning/kompetanse og relevant praksis. Nytilsatte gis en veiledning i den første tiden, slik at man kan ta fatt på sine nye arbeidsoppgaver på en effektiv måte. Kulturrådet har utarbeidet eget personalreglement som beskriver prosessen og gir retningslinjer på hvordan man skal gjennomføre hele tilsettingsprosessen. Tilsettingsprosedyrene skal være tilrettelagt slik at søkerne får et godt inntrykk av Kulturrådet, god informasjon og muligheter til å ivareta sine rettigheter allerede før eventuell tilsetting, slik at en snarest mulig kan ta fatt på arbeidsoppgavene sine etter tiltredelse og bli integrert i arbeidsmiljøet. Det er viktig at alle nytilsatte i Kulturrådet blir møtt på en positiv og inkluderende måte. Prøvetiden skal være reell. Det vil si at den er forpliktende både for arbeidsgiver og arbeidstaker. Det er en forutsetning at det gis veiledning og tilbakemelding i forhold til de oppgavene som skal utføres. Personalsjefen og nærmeste overordnede har ansvar for den første informasjonen som skal sendes ut. Leder har ansvar for å følge opp nytilsatte og at fastsatt introduksjonsprogram blir fulgt slik at nytilsatte blir tatt i mot på en god måte. Den enkelte arbeidstaker har også et ansvar ved å bidra med sine erfaringer som nytilsatt og ta initiativ til å forbedre våre rutiner på dette området. 4. 2 Kompetanse- og karriereutvikling Kulturrådet gir den enkelte tilsatte reelle muligheter for kompetanseutvikling som bidrar til å oppfylle Kulturrådets målsetting og som tilfredsstiller den tilsattes individuelle kompetansebehov. Kompetanseutvikling skal skje ut fra strategiske behov og skal forankres i et personalpolitisk perspektiv hvor den enkeltes interesser tas i betraktning. Medarbeidersamtalen skal være med på å kartlegge faglige behov og karrieremessige interesser. Det skal utarbeides karriereog kompetanseutviklingsplaner på alle relevante nivå i organisasjonen som skal ta utgangspunkt i Kulturrådets målsetting, stillingskrav og personlige behov. 3
Kompetanse defineres som holdninger, kunnskaper, ferdigheter og erfaringer som kan anvendes for å utføre et arbeid. En generell kompetanseutvikling er derfor avhengig av at det legges til rette for konkrete tiltak som gjelder utvikling av både formell kompetanse, realkompetanse og sosial kompetanse. Det er forutsatt at kompetanseutviklingstiltak er satt i system i organisasjonen og bygger på kompetanseutviklingsplaner. Kompetanseutviklingstiltak kan spenne fra FoU-arbeid, videreutdanning, kurs, jobbrotasjon, hospitering og kollegaveiledning. Ansvar Direktøren har et overordnet ansvar for å legge forholdene til rette slik at Kulturrådet har tilsatte med kompetanse som er i tråd med våre behov. Personalsjefen har et ansvar for oppfølging og opplæring for felles opplæringstiltak. Øvrige ledere har ansvar for å prioritere ressurser til kompetanseutvikling i henhold til behov og planer. Leder har ansvar for at det kartlegges kompetansebehov hos den enkelte og i organisasjonen, slik at kompetanseutviklingsplaner kan utarbeides og gjennomføres. Den enkelte medarbeider har selv et ansvar for å holde seg à jour innenfor eget fagfelt og ta initiativ til videre utvikling i tråd med Kulturrådets målsetting. 4.3 Arbeidsmiljø Kulturrådet skal arbeide aktivt for å utvikle og sikre et fysisk og psykososialt arbeidsmiljø som gir de tilsatte trygghet og trivsel i hverdagen. Det skal gis rom for og stimuleres til personlig utvikling, samarbeid og fellesskap. Kulturrådet verdsetter et godt arbeidsmiljø og gode velferdsordninger for at de ansatte skal trives best mulig og yte best mulig innsats i sitt arbeid. Arbeidsplassen skal være helsefremmende både med hensyn til fysiske og psykososiale forhold. Et godt arbeidsmiljø kjennetegnes ved at arbeidsplassen er fysisk tilrettelagt, at det er samsvar mellom krav i stillingen og muligheter til å utføre arbeidet på en god måte, mulighet for faglig utvikling, gode sosiale relasjoner og organisatoriske forhold er optimale. Kulturrådet har etablert egen ordning med bedriftshelsetjeneste, som vektlegger det forbyggende helsearbeidet. Kulturrådets ledelse i samarbeid med verneombud og tillitsvalgte skal sikre et godt arbeidsmiljø gjennom årlige vernerunder, arbeidsmiljøundersøkelser annet hvert år og medarbeidersamtaler. Arbeidsmiljøutvalget utformer årlige handlingsplaner innenfor HMS (Helse, miljø og sikkerhet) i samarbeid med bedriftshelsetjenesten (Hjelp24). Kulturrådet arbeider for å opprettholde et arbeidsmiljø fritt for rus og spilleavhengighet, og å hjelpe ansatte med slike problemer. Det skal være kjent hvem som er AKAN-kontakt, og det skal utarbeides egne retningslinjer for arbeidet. Kulturrådet legger stor vekt på medbestemmelse og medvirkning fra de ansatte og har etablert et godt samarbeid med fagorganisasjonene gjennom IDF-møter. IDF-møtene skal behandle saker i 4
henhold til Hovedavtalens regler for medbestemmelse. Medbestemmelsesretten skal ivareta de ansattes rett til informasjon, drøftinger og forhandlinger utfra Hovedavtalens bestemmelser. I Kulturrådet er Forskerforbundet, NTL, Parat og Akademikerne gjennom Tekna representert. Gjennom personalpolitikken ønsker vi å skape et arbeidsmiljø som kjennetegnes av kvalitet i det vi gjør, høy kompetanse og fokus på forvaltning og utvikling av kunst- og kultursektoren. Kulturen skal være preget av gjensidig respekt, tillit, åpenhet, fellesskap, ansvar, omsorg og uformell kontakt kollegaer imellom. Direktøren har ansvar for at Kulturrådet har de ressurser som lover og forskrifter forutsetter for forsvarlig drift (jfr. AML). Direktøren har det overordnede ansvar for at arbeidsmiljøet er i samsvar med de krav som lover, forskrifter og avtaleverk fastsetter. Personalsjefen har ansvar for koordinering, oppfølging og opplæring innenfor HMS-arbeidet. Avdelingsdirektør har ansvaret for oppfølging i den enkelte avdeling. Arbeidsmiljøutvalget skal virke for gjennomføring av et fullt forsvarlig arbeidsmiljø i virksomheten. Utvalget skal delta i planleggingen av verne- og miljøarbeidet, og nøye følge utviklingen i spørsmål som angår arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd. Verneombudet skal ivareta arbeidstakernes interesser i saker som angår arbeidsmiljøet. 4.5 Livsfasepolitikk Mål Kulturrådet skal ha en livsfaseorientert personalpolitikk som nyttiggjør seg av erfarne arbeidstakers kompetanse. Det skal legges til rette for at den enkelte medarbeider kan bevare og videreutvikle sine muligheter gjennom hele yrkeslivet. Kulturrådet verdsetter og ønsker å legge forholdene til rette for at motiverte og kvalifiserte medarbeidere skal kunne utvikle seg og skifte arbeidsoppgaver uavhengig av alder og livssituasjon. Eldre arbeidstakere har en erfaring og kompetanse som er en viktig ressurs for Kulturrådet. Kulturrådet ser verdien i at seniormedarbeidere kan få tilpassede oppgaver, redusert arbeidstid og åpne for retrettstillinger for ledere som nærmere seg pensjonsalder. I tillegg til den lovfestede ferieuken for arbeidstakere over 60 år kan ansatte i Kulturrådet gis inntil X (må drøftes/forhandles) tjenestefrie dager med lønn fra og med fylte 62 år. Direktøren skal sørge for at det tilføres kompetanse og ressurser som gjør det mulig å føre en aktiv og positiv livsfasepolitikk. Nærmeste leder har ansvar for at det blir satt fokus på livsløpstenkning i medarbeidersamtaler, med tanke på spesielle tiltak og har ansvaret for å følge opp eventuelle tiltak. 5
Personalseksjonen har ansvaret for at nødvendig informasjon blir gitt om rettigheter, kurs etc. Den enkelte arbeidstaker har ansvar for å ta initiativ til å orientere seg om de mulighetene som finnes. Fagforeningene har et ansvar for å være med som samspillpartnere i det å tilrettelegge for en aktiv livsfasepolitikk. 4.6 Likestilling, inkludering og mangfold Kulturrådets ansatte skal speile mangfoldet i befolkningen gjennom et inkluderende og likestilt arbeidsliv. Alle medarbeidere i Kulturrådet er likeverdige, uavhengig av kjønn, alder, funksjonshemming, trosbekjennelse, kulturelle forskjeller og seksuell legning. Kulturrådet legger til rette for at medarbeidere med ulik etnisk bakgrunn skal trives og diskriminering aksepteres ikke. Kulturrådet ønsker et aldersmessig mangfold blant de ansatte. Kulturrådet er IA-bedrift som setter inkluderende arbeidsliv på dagsorden. Et inkluderende arbeidsliv er et arbeidsliv som har plass til alle som vil og kan arbeide. Arbeidslivet skal ha rom for personer med midlertidig eller varig redusert funksjonsevne og eldre arbeidstakere. Kulturrådet skal gjennom økt medarbeidertilfredshet arbeide systematisk for å holde sykefraværet nede. Viktige tiltak er oppfølging av sykemeldte med dialogmøter og en bedriftshelsetjeneste som har fokus på forebyggende arbeid. Kulturrådet skal arbeide for å utjevne lønnsforskjeller mellom kvinner og menn. Direktøren har det overordnede ansvaret for at virksomheten er preget av inkludering, mangfold og likestilling. Personalseksjonen utarbeider årlige oversikter over lønnsutvikling, kjønnsfordeling og medarbeidere med flerkulturelle bakgrunn. Den enkelte ledere følger opp sine medarbeidere i forhold til intensjonen i IA-avtalen. Personalseksjonen har rådgiveransvar. 6
5.0 REGLEMENT OG RETNINGSLINJER (oppdateres etter hvert) 5.1 Personalreglement er under utarbeidelse og legges fram for IDF torsdag 3. mai 5.2 Habilitetsretningslinjer under utarbeidelse 5.3 Etiske retningslinjer - organiseres som eget prosjekt - Retningslinjer for representasjon, servering og alkohol (under utarbeiding) - Retningslinjer for anskaffelser - Rutiner for varsling 5.4 Øvrige reglement/retningslinjer - Gavereglement - ferdigstilt og implementert - Hjemmekontor - ferdigstilt og implementert - Mobiltelefon - ferdigstilt og implementert - Terminalbriller - ferdigstilt og implementert - Policy for stedfortredertjeneste i Kulturrådet - Introduksjonsprogram for nytilsatte ( - Retningslinjer for AKAN-arbeidet (rus og spillavhengighet) Utarbeidelse og revidering av retningslinjer og reglement skal fortsette parallelt med arbeidet med personalpolitikken og etterhvert som behov dukker opp. 7