Møteprotokoll Vennesla kontrollutvalg Dato: 15.09.2015 kl. 14:00 16:15 Sted: Vennesla Herredshus, Sal II Arkivsak: 15/10155 Til stede: Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Oddbjørn Hagen (leder), Inger Knobel Eikeland (nestleder) Benedikte Vonen (sekretær) Tor-Vidar Hansen (varamedlem) for Bjørnar Rimereit Bjørnar Rimereit (medlem) Revisjonssjef Tor Ole Holbek Revisor Monica Harsvik Smith-Tønnessen Kommunalsjef oppvekst Steinar Harbo, sak 16/15 Rådmann Svein Skisland, sak 17/15 Protokollfører: Benedikte Vonen Sakskart Side Møteinnkalling 1/15 15/10155-2 Godkjenning av innkalling 15.9.2015 3 Møteprotokoll 1/15 15/10155-1 Godkjenning av protokoll fra møte 6.5.2015 4 Saker til behandling 16/15 15/13440-1 Oppfølging av forvaltningsrevisjon "Spesialundervisning, tilpasset opplæring og ressurstildelingsmodell i Venneslaskolen" 5 1
17/15 15/13383-1 Oppfølging av svømmehallprosjektet i Vennesla 6 18/15 15/12846-2 Budsjett for kontroll, tilsyn og revisjon 2016 Vennesla 7 19/15 15/12851-1 Innspill til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for perioden 2016-2019 Vennesla 8 20/15 15/13389-1 Kommunestyrevalg 2015 - nytt kontrollutvalg 9 21/15 15/13372-1 Andre orienteringer 15.9.2015 10 22/15 15/13373-1 Referat- og drøftingssaker 15.9.2015 11 Vennesla, 15.09.2015 Kontrollutvalgsleder 2
Møteinnkalling 1/15 Godkjenning av innkalling 15.9.2015 1 Vennesla kontrollutvalg 15.09.2015 1/15 Innkalling til møte 15.9.2015 godkjennes. Innkalling til møte 15.9.2015 godkjennes. 3
Møteprotokoll 1/15 Godkjenning av protokoll fra møte 6.5.2015 1 Vennesla kontrollutvalg 15.09.2015 1/15 Protokoll fra møte 6.5.2015 godkjennes. Protokoll fra møte 6.5.2015 godkjennes. 4
Saker til behandling 16/15 Oppfølging av forvaltningsrevisjon "Spesialundervisning, tilpasset opplæring og ressurstildelingsmodell i Venneslaskolen" 1 Vennesla kontrollutvalg 15.09.2015 16/15 Redegjørelsen tas til orientering. Kommunalsjef oppvekst Steinar Harbo delte ut et statusnotat og redegjorde for hvordan anbefalingene i forvaltningsrevisjonsrapporten «Spesialundervisning, tilpasset opplæring og ressurstildeling i Venneslaskolen» fra 2013 er fulgt opp i den daglige driften i Venneslaskolen. Redegjørelsen tas til orientering. 5
17/15 Oppfølging av svømmehallprosjektet i Vennesla 1 Vennesla kontrollutvalg 15.09.2015 17/15 Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. Rådmann Svein Skisland redegjorde for hvordan anbefalinger og vedtak knyttet til svømmehallsaken blir fulgt opp i organisasjonen. Det vil fremover inngås rammeavtaler knyttet til større byggeprosjekter. Rådmannen legger frem sak til kommunestyret oktober 2015 med følgende forslag til vedtak i tråd med rapportens anbefalinger: 1. Dagens ordning med politisk oppnevnt Plan- og byggekomite med tilhørende vedtatt instruks opphører. Dette gjøres gjeldende f.o.m kommende valgperiode. 2. Pågående prosjekter sluttføres med gjeldende ordning. 3. Fremtidige byggeprosjekter gjennomføres av administrasjonen i tråd med vedtatt investeringsreglement. Rådmannen sammensetter prosjektgrupper for gjennomføring avhengig av prosjektenes omfang. 4. For spesielle prosjekt kan plan- og økonomiutvalget dersom det er ønskelig vedta involvering fra politisk nivå ved gjennomføring av forprosjekt. Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. 6
18/15 Budsjett for kontroll, tilsyn og revisjon 2016 Vennesla 1 Vennesla kontrollutvalg 15.09.2015 18/15 Kontrollutvalget innstiller på følgende budsjett for kontroll, tilsyn og revisjon 2016 til kommunestyret: Kommunestyret vedtar forslag til budsjett for kontroll, tilsyn og revisjon i Vennesla kommune med en ramme på kr 1 192 000. Kontrollutvalget sitt budsjettforslag skal følge budsjettsaken til kommunestyret via formannskapet. Sekretær Benedikte Vonen la frem budsjettet. Hun pekte på at kontrollutvalget egentlig ikke har noen påvirkningskraft på postene knyttet til møtegodtgjørelser og overføringer til IKS ene. Det viktigste i behandlingen for kontrollutvalget var derfor postene Servering, Kurs/opplæring inkl. reise og Andre kostnader. Revisjonen redegjorde for bakgrunnen for deres budsjettall inn i totalbudsjettet og deres fokus på nøktern kostnadsutvikling. Kontrollutvalget innstiller på følgende budsjett for kontroll, tilsyn og revisjon 2016 til kommunestyret: Kommunestyret vedtar forslag til budsjett for kontroll, tilsyn og revisjon i Vennesla kommune med en ramme på kr 1 192 000. Kontrollutvalget sitt budsjettforslag skal følge budsjettsaken til kommunestyret via formannskapet. 7
19/15 Innspill til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for perioden 2016-2019 Vennesla 1 Vennesla kontrollutvalg 15.09.2015 19/15 Kontrollutvalgets innspill til planarbeidet forvaltningsrevisjon: - Beredskap/sikkerhet/klimatilpasning - IT-sikkerhet - Sørge for helse- og omsorgstjenester iht. aktuelt lovverk og forskrifter. - Sikre gode vann- og avløpstjenester - Kontrollutvalgets innspill til planarbeidet selskapskontroll: - Revisjonen viste til notatet utsendt med innkallingen vedr. gjennomførte oppgaver innen forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i inneværende valgperiode. De er godt i gang med overordnet analyse. Innspill i møtet: Forvaltningsrevisjon: - Sørge for helse- og omsorgstjenester iht. aktuelt lovverk og forskrifter. Spesielt innen rus og psykiatri. Selskapskontroll: Ingen konkrete nye innspill. Kontrollutvalgets innspill til planarbeidet forvaltningsrevisjon: - Beredskap/sikkerhet/klimatilpasning - IT-sikkerhet - Sørge for helse- og omsorgstjenester iht. aktuelt lovverk og forskrifter. Spesielt innen rus og psykiatri. - Sikre gode vann- og avløpstjenester Kontrollutvalgets innspill til planarbeidet selskapskontroll: - Ingen konkrete nye innspill. 8
20/15 Kommunestyrevalg 2015 - nytt kontrollutvalg 1 Vennesla kontrollutvalg 15.09.2015 20/15 Kontrollutvalget har evaluert seg selv for perioden 2011-2015 og gir følgende anbefaler til kommunestyret knyttet til valg av nytt kontrollutvalg: Antall medlemmer: Varamedlemmer: Godtgjøring: Forslag til anbefaling fremsatt i møtet: Antall medlemmer: 5 Varamedlemmer: Felleslister for henholdsvis «opposisjon» og en for «posisjon» Godtgjøring: Godtgjøring for leder og medlemmer samkjøres med godtgjørelser for medlemmer for andre hovedutvalg. Kontrollutvalget har evaluert seg selv for perioden 2011-2015 og gir følgende anbefaling til kommunestyret knyttet til valg av nytt kontrollutvalg: Antall medlemmer: 5 Varamedlemmer: Felles varalister for henholdsvis «opposisjon» og «posisjon» Godtgjøring: Godtgjøring for leder og medlemmer samkjøres med godtgjørelser for leder og medlemmer av andre hovedutvalg. 9
21/15 Andre orienteringer 15.9.2015 1 Vennesla kontrollutvalg 15.09.2015 21/15 Kontrollutvalget tar saken til orientering. 1. Orienteringer fra revisor: a. Løpende revisjon: Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor orienterte om løpende revisjonsoppgaver. b. Returkraft: Revisor orienterte om senere tids utvikling. Ny forskrift 1.1.2015: Kontrollutvalget, rådmannen og kommunerevisor har et særlig ansvar for å følge opp at avfallsforskriften følges. c. Revisor orienterte om prosess som er i gang: Kristiansand Revisjonsdistrikt IKS blir mest sannsynlig utvidet fra 1.1.2016. Vest-Agder fylkeskommune og kommunene innen dagens Setesdal Revisjonsdistrikt IKS går inn som nye medlemmer/eiere. Saken legges frem til behandling i kommunestyret før årsskiftet. 2. Orienteringer fra leder: Ingen saker. 3. Orienteringer fra sekretariatet: a. Nytt saks-/arkivsystem b. Felles opplæringsdag nyvalgte kontrollutvalg i Agder (Temarks område) er 10.11.2015 Kontrollutvalget tar saken til orientering. 10
22/15 Referat- og drøftingssaker 15.9.2015 1 Vennesla kontrollutvalg 15.09.2015 22/15 Kontrollutvalget tar saken til orientering. 2. Erfaringer fra inneværende periode - tips og råd til neste kontrollutvalg: a. En fordel for medlemmene å være med på gruppemøter for å holde seg oppdatert 3. Neste møte 24.11.2015 4. Eventuelt: a. Kontrollutvalget, revisjonen og sekretariatet takket hverandre for godt samarbeid i inneværende valgperiode Kontrollutvalget tar saken til orientering. 11