Halden kommune Møteinnkalling Utvalg: Havnestyret Møtested: Store møterom, Storgt. 7 Dato: 05.05.2015 Tidspunkt: 17:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf. 69 17 45 00 eller til ps@halden.kommune.no. Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. Side1
Saksliste Utvalgssaksnr PS 2015/7 PS 2015/8 PS 2015/9 PS 2015/10 RS 2015/4 Innhold U.off Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling Godkjenning av saksliste Godkjenning av protokoll fra forrige møte Referatsaker Muntlig orientering fra administrasjonen PS 2015/11 Søndre Sjøbod og leieforhold. 2014/7310 PS 2015/12 Søknad om gratis bryggeleie for veteranbåten "Tista" 2014/5251 Side nr. Truls Breda utvalgsleder Side2
PS2015/7Godkjenningavinnkalling PS2015/8Godkjenningavsaksliste PS2015/9Godkjenningavprotokollfraforrigemøte Side3
PS2015/10Referatsaker RS2015/4Muntligorienteringfraadministrasjonen Side4
Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: 610 2014/7310-4 09.04.2015 Torkel Varfjell Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Havnestyret 2015/11 05.05.2015 Utsendte vedlegg 1 Forslag til leieavtale Ikke utsendte vedlegg Søndre Sjøbod og leieforhold. Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Følgende har vært medsaksbehandlere: Sven Stranger og Ulf Ellingsen Sammendrag av saken: Leieforholdet til «Rekekafeen» og Rune Midtlien i Søndre Sjøbod opphørte i 2013. Det har vært uklarhet fra kommunens side om hvor presentasjon av ny avtale skulle høre hjemme, men administrasjonen har besluttet at Halden havn skal håndtere leieavtaler innenfor egen virksomhet. Søndre Sjøbod er eiet av Halden Havn. Midtlien har engasjert advokat for å få forlenget sitt leieforhold, primært i 15 år. I forslaget til ny leieavtale har Halden havn foreslått en husleie på kr. 100,- pr kvm og en reduksjon på 25 % på bryggeplassene, med det argumentet at Midtlien er fisker. Slik reduksjon er vanlig i andre kommuner (Hvaler), men er i liten grad aktuelt i Halden, og framkommer ikke heller i de nye prisene for bryggeplasser. Siden Midtlien henvender seg til havnestyret, og øvrig politisk miljø, blir denne saken å betrakte som prinsipiell, og legges derfor fram for politisk behandling. Halden havn mener det er riktig at Midtlien leier de arealene som ikke brukes av Halden Båtforening og eventuelt kan framleie videre til Bruktbutikken, Kystlaget og lagerplasser på loftet. Det kan også være et alternativ at de inngås avtaler med alle brukere av huset, men dette synes lite praktisk da Midtlien er involvert i hele virksomheten. Rådmannens innstilling: Rådmannen inngår en leieavtale for den delen av Søndre Sjøbod, som ikke brukes av Halden Båtforening, med Rekekafeen ved Rune Midtlien. Samlet areal ca 250 kvm. Avtalen settes til 5 år, og utgår i april 2020. I løpet av disse 5 år må Halden kommune vurdere om Søndre sjøbod fremdeles skal være en del av kommunens eiendomsmasse, eller om de gjeldene leieavtalene bør videreføres. Halden havn bestemmer prisnivå på leieforholdet etter vedtatte rettingslinjer og prinsipper. Side5
Saksutredning: Bakgrunn Forhold til Søndre Sjøbod og aktiviteten der. Søndre Sjøbod har et fredningsvedtak i forhold til selve bygningen som begrenser utviklingsmuligheter. Nordre Sjøbod, nabohuset, har et innhold som kontorer til et arkitektfirma. Søndre Sjøbod inneholder: Lokaler til Halden Båtforening, som disponerer ca 85 kvm og har egen avtale Rekekafe Bruktbutikk, etablert etter eldre muntlig avtale. Halden Kystlag, utstilling og møtelokaler, etablert etter muntlig avtale. Lagerplass på loftet til brygge leierne ved flytebrygga utenfor. Midtlien er engasjert i Rekekafeen, Kystlaget og til dels i bruktbutikk og for lagerplassene. Dagens problemstilling. Det har i den siste tiden vært et ønske fra Rune Midtlien om en videreføring av en utløpt avtale (2013). I forslag til ny avtale har rådmannen presentert at han kunne stå for all aktivitet i huset bort sett fra lokalene til Halden Båtforening, hvor avtalen med kommunen går ut i april 2020. For å kunne fristille huset fra 2020 ønsket forvaltningen ingen lengere avtale om drift av Rekekafeen. En kort avtale er problematisert av Midtlien som ønsker 15 års varighet. Det er kun rekekafeen som har betalt leie. (Avtalen med Båtforeningen går som en avskrivning på de arbeidene som ble gjort når de etablerte seg der, 250000 over 20 år, tilsvarer ca 147 kr pr kvm) Midtlien har betalt kr. 16.000,- i året for sin bruk som i tillegg inkluderer båtplasser til ei fiskeskøyte på ca 15 meter, som ikke er direkte yrkesbåt, og en mindre åpen båt som benyttes til fiske. Den andre aktiviteten i bygget har kun eldre muntlige avtaler med Halden havn om å få være der. Halden havn dekker alle utgifter på huset både til vedlikehold og brannsystemer, samt at alt strømforbruk dekkes av havna, men viderefaktureres i hovedsak Midtlien. Kostnadene til drift av Søndre Sjøbod beløper seg sannsynligvis til mer en det vi får i inntekter (altså kr 16.000,- ). Årsaken til at utgiftene ikke kan presenteres tydelig, er at Halden havn ikke har operert med anleggsnummer (d-nummer) i sine regnskaper. På den måten er det tidkrevende å komme med korrekt oppsett for utgifter som kan knyttes direkte til dette bygget. Representant fra havna er brannvernleder og HMS ansvarlig for bygget, og det binder også opp ressurser. Siden leieforholdet har en meget lav betaling gjeldende Rekekafeen, kan det påstås at Halden havn til en hvis grad presenterer uheldig forskjellsbehandling av næringsdrivende kontra andre leieavtaler. Halden havn har ingen kontrakter mot tilsvarende leieforhold, men det er viktig at ikke havna gjennomfører avtaler slik at det oppstår forskjellsbehandling av ulike leietakere i forhold til praksis ved andre kommunale virksomheter. Rekekafeen driftes kun noen korte sommermåneder, men den aktiviteten låser selvsagt bruken og aktiviteten i huset hele året, derfor kan det ikke tas direkte hensyn til at driften kun er sesongbasert. Alternative løsninger Mulige løsninger. For å rydde opp i muntlige avtaler og utydelige ansvarsforhold, er det mulig å se andre løsninger til en videreføring av aktiviteten i Søndre Sjøbod. Halden havn er avhengig av å kunne få på Side6
plass avtaler rundt all aktivitet i nevnte bygning, og ser en mulighet i at det kan utvikles et historisk maritimt senter «midt i byen». Følgende vurderinger gis: Søndre Sjøbod overdras vederlagsfritt fra Halden Havn til den frivillige organisasjonen Fredrikshald Kystlag. Kystlaget overtar alt ansvar for framleie og utvikling i bygningen, samt alle kostnader knyttet til drift og vedlikehold. Dette kan gi Kystlaget en ryddig økonomi, hvis det forvaltes godt. Det vil da være opp til Fredrikshald Kystlag å videreføre en avtale med Rekekafeen og all annen virksomhet i bygget. Avtalen med Halden Båtforening gjelder til april 2020, alternativt kan den løses ut med ca kr 60.000,- og seks måneders oppsigelse, men det er viktig at forholdet til Halden Båtforening ivaretas hvis en overdragelse blir aktuell. Uansett må det stilles krav til at Søndre Sjøbod ikke kan videreselges, men må tilbakeføres til Halden havn (kommunen) vederlagsfritt hvis Kystlaget opphører. Siden det er Midtlien som fungerer som «initiativtaker» og frontfigur i forhold til den aktiviteten Søndre Sjøbod representerer, mener administrasjonen det er mest naturlig at det er Fredrikshald Kystlag som får tilbudet om en eventuell overdragelse av bygget først. Det er jo også hans rolle i Rekekafeen, og manglende avtale her, som gir en slik aktualitet. Ved en slik løsning kan havna (kommunen) framstå som bidragsyter til etablering av et historisk maritimt miljø i Halden. I denne sammenhengen må vi se på at Søndre Sjøbod i dag ikke gir havna inntekter, men kan utgjøre en positiv kulturutvikling i sentrum. Samtidig vil Halden havn ikke være premisslegger for en næringsaktivitet hvor avtaleforholdene kan virke som uheldig forskjellsbehandling. Andre forhold. Kriterier for tildeling av kulturmidler i Halden kommune kan legge føringer for aktiviteten til «Fredrikshald Kystlag». I kriteriene sies det at det skal betales for voksen aktivitet i kommunale bygg. At rådmannen i denne sammenheng vil overdra Søndre Sjøbod vederlagsfritt, handler om at kystlaget bør gis muligheten til å utvikle egen aktivitet, og at denne reduserer kommunens totale utgifter på bygget. Parallelt med ønskene fra Rune Midtlien, har kommunen blitt presentert en forespørsel om gratis bryggeplass til veteranbåten Tista (utenfor Søndre Sjøbod og i Tista). Dette er også en forening med historisk maritim målsetning, og burde da kunne samhandle med Kystlaget og bli behandlet på lik måte. Søknaden fra veteranbåten Tista behandles i egen politisk sak. I en faglig vurdering av helheten rundt Søndre Sjøbod kunne også bryggeanlegget utenfor inngå som en del av avtalen, og gi laget mulighet til å skape en helhet med flytende utstilling og presentasjon, sammen med veteranbåten Tista. I første omgang kunne dette gjelde utsiden av eksisterende flytebrygge (mot vest). Dokumentet er elektronisk godkjent av: Ulf Ellingsen Side7
LEIEAVTALE 25.02.2015 Fornyelse av leiekontrakt mellom: Leietaker: Rune Midtlien, Gimleveien 13 A, (Org nr. 942 731 558) 1776 Halden- «Rekecafeen» og skøyta «Akstholm» Utleier: Halden Havn, Halden Kommune, Postboks 150, 1751 Halden Avtalens omfang: A. 35 m2 grunnareal syd for Søndre Sjøbod (under tilbygg) B. 45 m2 lagerrom i Søndre Sjøbod 1.etg. C. Disposisjonsrett av Søndre Sjøbods 2. etg 170 m2 og loft. D. Halden Båtforenings lokaler (leie fra til 2020) i 1 etg omfattes ikke av denne kontrakt. E. 16 m kailengde utenfor Søndre Sjøbod, «Lekterbrygga» til bruk for serveringsarealer.. F. Båtplass utenfor «Rekekafeen» til skøyta «Akstholm». G. 1 båtplass på 8 meter lengde innerst på flytebrygge til yrkesformål (fiske). Leietakers bruksrett: Leietaker har eksklusiv bruksrett til nevnte arealer og båtplasser, og kan framleie lokalene til den aktiviteten som i dag har tilhold der. Dette spesifiseres til: Lagerlokaler på loftet for bryggeleietakere Bruktbutikk og lager sommerstid i 2 etg. lokaler i 2 etg samt gangareal som benyttes av Halden Kystlag til utstilling og møter. Avtalens gyldighet: Denne kontrakt har gyldighet i 5 år fra 01.01.2015. til 01.01.2020. Innen januar 2020 skal Halden havn bestemme hva som skal gjøres med huset i forhold til videre leie eller et eventuelt salg. Oppsigelse settes til 6 måneder. Bruk av arealene: Leietaker kan disponere lokalene slik det er spesifisert overfor. Leietaker må være ansvarlig for brannvern og HMS i de spesifiserte lokalene. Halden havn skal besørge at nødvendig sikkerhet og forhold knyttet til brannvern blir ivaretatt mot nødvendige og eventuelle pålegg. Framleie Innholdet i denne kontrakt kan ikke overføres andre selskap, organisasjoner eller privatpersoner. Hvis virksomheten ønskes overdratt til andre, skal ny avtale om leie av arealer og bygg inngås med Halden havn og denne kontrakt opphører. Leietakers behandling av lokalene De lokalene som er spesifisert i denne kontrakt skal behandles med aktsomhet og leietaker forplikter seg til å erstatte all skade som skyldes leietaker eller personer som han har gitt tilgang og ansvar. Leietakers meldeplikt Leietaker plikter å melde om skader og mangler Side8
Forandringer av lokalene De gis ikke anledning til forandringer av de disponerte lokaler uten skriftlig samtykke av eier. Siden dette er en verneverdig bygning, forplikter leietaker seg til å følge de retningslinjer som gjelder i forhold til krav til skilting og fargevalg. Søkerplikting forandringer må rettes gjennom utleier. Fraflytting Hvis leieforholdet opphører skal leietaker overlevere lokalene i den stand som kreves etter husleielovens bestemmelser. Leietakers avtalebrudd-utkastelsesklausul Hvis ikke husleie eller avtalte andre vederlag blir betalt innen forfall og varsel om påkrav, betraktes avtalen som oppsagt av leietaker, men utkastelse, uten søksmål, foretas etter tvangsfullbyrdelsesloven 3 nr. 9. Leieren kan ikke sette fram motkrav overfor utleier med mindre slikt krav er erkjent av utleier eller på annet vis rettskraftig. Verneting Partene vedtar Halden Byrett som verneting Husleieloven I tillegg til denne kontrakt gjelder Husleieloven som supplement. Særlige vilkår Denne kontrakt kan ikke tinglyses. Økonomiske forhold Leietager disponerer til sammen 250 m2 i Søndre Sjøbod for (kr 100 m2) kr.25.000,- 1 bryggeplass på 15 meter etter vedtak på avgifter i kommunestyret kr.12.750,- 1 bryggeplass på 7 meter etter de samme bestemmelsene kr. 5.950,- Til sammen kr.43.700,- 25 % rabatt knyttet til båtplasser som yrkesfisker - kr. 4.675,- Kr.39.025,- ======== I tillegg fakturerer Halden Kommune, ved teknisk forvaltning, for grunnareal kr. 1.500,- Prisene for arealer reguleres årlig etter konsumprisindeksen Priser for bryggeleie reguleres etter kommunens bestemmelser i avgifts reglementet. Leieforholdet faktureres kvartalsvis fra 01.01.2015. Underskrifter Leietaker Rune Midtlien Utleier Halden Havn ved fagleder Side9
Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: P20 2014/5251-20 15.04.2015 Torkel Varfjell Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Havnestyret 2015/12 05.05.2015 Utsendte vedlegg Ikke utsendte vedlegg Søknad om gratis bryggeleie for veteranbåten "Tista" Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Følgende har vært medsaksbehandlere: Sammendrag av saken: Veteranbåten Tistas venner har søkt Havnestyret om «videreføring av ordning med gratis bryggeplass og landstrøm» i et brev av 07.03.2015. Siden dette brevet er sendt til Havnestyret og det ikke foreligger tidligere avtaler, vurdere rådmannen det slik at dette blir en sak av prinsipiell karakter og legger den fram for politisk behandling i utvalget. Rådmannens innstilling: Foreningen «Veteranbåten Tista`s venner» behandles etter de samme retningslinjene som andre organisasjoner i kommunen ved bruk av kommunale tjenester og må derfor betale for sin bruk av bryggeplass og landstrøm. Saksutredning: Bakgrunn Det foreligger ikke kriterier fra Havnestyret om behandling av veteranbåter og bryggeleie på generelt grunnlag, og siden båten har formell status som vernet skip fra Riksantikvaren er det derfor nærliggende å vise til Halden kommunens kriterier og ordninger for tildeling til kulturformål. Selve tiltaket med bruken av båten gir jo et positivt bilde av Halden som sjøfartsby. Tista var sleper for utallige tømmervaser oppover elva i mange desennier. Derfor bør det arbeidet Side10
foreningen gjør for å bevare og holde båten aktiv roses. Det er allikevel problematisk for Halden kommune å forskjellsbehandle frivillige organisasjoner. Slik administrasjonen har forstått det, har foreningen en ryddig økonomi, men regnskap og planer for aktiviteten er ikke lagt fram i søknaden. I søknaden fra foreningen sies det lite om hva båten benyttes til annet en «turer i vår flotte Iddefjord og Ringdalsfjord». I tillegg til at regnskap ikke er presentert, mangler det også en oversikt i forhold til antall medlemmer. Derfor er det vanskelig å vurdere søknaden utfra de prinsipper som legges til grunn ved støtte til andre organisasjoner i kommunen. Halden havn ville etter gjeldene satser for en 15 meter lang båt (Tista er rett under) forlangt kr 12.750,- for årlig bryggeleie. Landstrøm antas å ville utgjøre ca kr 3.000,til kr 4.000,- i året. Andre organisasjoner i Halden kommune må etter de kriteriene som finnes for kulturformål betale for bruk av kommunale bygg og arenaer når det gjelder personer over 19 år. Altså må et idrettslag betale for aktivitet for voksne ved bruk av arenaer i kommunal eie etter gjeldene statser vedtatt av kommunestyret i budsjettbehandlingen. En hver forening i Halden kommune har videre anledning til å søke kulturmidler til sin virksomhet. Dette gjelder også foreningen «Veteranbåten Tista`s venner». Dokumentet er elektronisk godkjent av: Ulf Ellingsen Side11