Communicator 2007 Brukerdokumentasjon Versjon Beskrivelse Dato Forfatter 1.0 Initial versjon 190209 Simone Wiezer
Side 2 av 24 Innholdsfortegnelse Introduksjon Communicator 2007... 3 Installere programvaren... 3 Installere maskinvare... 3 Webkamera... 3 Headset... 4 USB-basert møtetelefon... 4 Hva er tilgjenglig etter installasjon?... 4 I Start-menyen... 4 I Outlook... 4 Communicator - Hva er Communicator?... 5 Starte Communicator - teste om alt er på plass... 5 Test lyd og video... 5 Språk... 7 Finne kontaktpersoner... 8 Tilføre kontaktpersoner, organisere og lage grupper... 8 Start en Communicator-samtale... 9 Motta, gjennomføre og avslutte en samtale... 10 Avslå eller omdirigere en samtale... 10 Starte og motta en videosamtale... 11 Sende og motta direktemeldinger... 12 Sende og motta en fil... 12 Inviter flere personer starte en konferanse... 13 Endre en samtale til en Live Meeting... 13 Sjekke og endre status... 14 Varsling om statusendring... 14 Oversikt Samtalelogg... 14 Live Meeting - Hva er Live Meeting?... 16 Starte Live Meeting - teste om alt er på plass... 16 Test lyd og video... 16 Start en Live Meeting... 18 Inviter flere personer delta i et planlagt møte... 18 Skjermforklaring og tilpassingsmuligheter... 19 Del programvare, skrivebordet eller whiteboard... 20 Del en fil... 22 Sende direktemeldinger... 22 Gi feedback... 22 Avslutte en Live Meeting... 22 Sikkerhet ved å dele programvare, gi kontroll og gjøre opptak av et møte... 23 Integrasjon med Outlook... 23 Planlegge en Conference Call med Communicator via Outlook... 23 Planlegge en Live Meeting via Outlook... 24 Hjelpemidler utover denne brukerdokumentasjon... 24
Side 3 av 24 Introduksjon Communicator 2007 Office Communicator 2007 er programvare for kommunikasjon med andre som befinner seg andre steder, rett fra din datamaskin. Det er blant annet mulig å kommunisere med direktemeldinger, tale og video. Helse Vest IKT har et produktark tilgjengelig som inneholder en kort oversikt, kostnader, bestilling og anbefalt utstyr. Denne brukerdokumentasjon ligger tilgjengelig i læringsportalen. I tillegg finnes her små elæringsmoduler for å hjelpe deg med å teste om alt er på plass og komme i gang med Office Communicator 2007, og produktarket. Installere programvaren Etter bestilling av lisensen sender Helse Vest IKT en melding om at programvaren er tilgjenglig via Mine Programmer, Legg til nye programmer Lukk alle programmer, Outlook inkludert, og velg i Legg til eller fjerne programmer vinduet Microsoft Office Communicator 2007 UserSettings. Klikk på Legg til og programvaren blir installert. Installere maskinvare Anbefalt maskinvare er et webkamera, headset og en USB basert møtetelefon. Alt utstyr kan kobles til USB-inngangen. Systemboksen viser at utstyret er funnet og software blir installert automatisk. Webkamera Koble webkamera til pc-en i USB-inngangen Dette er anbefalt kamera for bærbar pc. Kameraet for stasjonær pc ser annerledes ut
Side 4 av 24 Headset Koble headeset til pc-en i USB-inngangen. USB-basert møtetelefon Koble telefonen til pc-en i USB-inngangen. Hva er tilgjenglig etter installasjon? I Start-menyen To knapper er tilført etter installasjon i Start, Mine Programmer, Office : Communicator 2007 Live Meeting 2007 I Outlook Knappen Conferencing er tilført på menylinjen og verktøylinjen Microsoft Office Live Meeting er aktivert.
Side 5 av 24 Communicator - Hva er Communicator? Communicator er et program for å kommunisere med direktemeldinger, tale og video. Programmet er tilgjenglig via Start-menyen etter installasjon. Starte Communicator - teste om alt er på plass Kontroller at alt utstyr er koblet til datamaskinen og klar til bruk. Start Communicator via Start, Mine Programmer, Office, Communicator 2007 Ikonet for Communicator blir synlig i systemboksen og Communicator forsøker å logge på. Etter pålogging blir ikonet grønt eller oransje, avhengig av din status i Outlook. Hvis ikonet er grått, er du ikke logget på ennå. Dobbelklikk på ikonet, kontroller påloggingsadresse <fornavn.etternavn@ihelse.net> og klikk Logg på. Obs! Ved førstegangs pålogging åpner Internet Explorer automatisk og du kan gå gjennom mulighetene på Microsoft sine sider (på engelsk). Test lyd og video Dobbelklikk på Communicator-ikonet i systemboksen for å åpne Communicator vinduet. Klikk på pilen i venstre øverste hjørne og velg Verktøy, Konfigurer lyd og video
Side 6 av 24 Bruk av møtetelefon Når møtetelefon er koblet til, er den valgt i vinduet Konfigurer lyd og video. Klikk på Test -knappen for å teste høyttaler. Snakk inn i mikrofonen med normal stemme. Hvis mikrofonen fungerer korrekt, lyser linjen grønt når du snakker. Klikk Neste. Grønn linje I dette vinduet kan du velge høyttaler for å spille av programlyder. Det kan være et headset, møtetelefonen, eller en annen høyttaler. Klikk Test for å teste lyden. Klikk Neste. Obs! De beste resultatene får du ved å velge samme enhet for både høyttaler og mikrofon. Bruk av headset Når et headset er koblet til, er det valgt som standard i vinduet Konfigurer lyd og video. Klikk på Test -knappen for å teste hodetelefonen. Headset valgt som standard Snakk inn i mikrofonen med normal stemme. Hvis mikrofonen fungerer korrekt, lyser linjen grønt når du snakker.
Side 7 av 24 Video Webkameraet som er tilknyttet blir valgt her. Klikk på Innstillinger hvis du vil justere innstillingene. Klikk Fullfør. Språk Hvis Communicator er installert på engelsk, er det mulig å bytte til norsk via Tools, Options Fane Generell Bytt språk til norsk på fane Generell i Options vinduet. Communicator må avsluttes og startes på nytt for at endringer skal tre i kraft.
Side 8 av 24 Lukk Communicator-vinduet. Communicator kjører fortsatt, klikk med høyre musknapp på Communicator-ikonet i systemboksen og velg Exit. Start Communicator på nytt via Startmenyen. Nå er lyd og video testet og konfigurert og bruk av Communicator kan starte. Kontakt Helse Vest IKT kundesenteret ved problemer med pålogging eller utstyr. Finne kontaktpersoner Det første som skal gjøres er å finne og eventuelt tilføre kontaktpersoner. Kun personer som er registrert i global adresseliste (Outlook) og er meldt inn som bruker av Communicator kan tilføres. Det betyr at det er per dags dato ikke er mulig å kommunisere med eksterne personer via Communicator. Skriv inn personens navn eller e-postadresse i Søk -boksen Søk boksen Resultatene vises i feltet nedenfor søk - boksen. Nå er det mulig å kommunisere med funnet person, eller tilføre funnet person til dine kontaktpersoner. Tilføre kontaktpersoner, organisere og lage grupper Etter installasjon er to grupper tilgjenglig: Nylige kontakter Alle Kontakter Det er mulig å tilføre kontaktpersoner ved å dra kontakten til gruppen Alle Kontakter Dra kontakten til gruppen Obs! Det er ikke mulig å tilføre kontakter til gruppen Nylige Kontakter. Denne gruppen er en liste over de ti kontaktene du har kommunisert med sist.
Side 9 av 24 Personen du har tilført, får en melding om dette og kan velge om og hvor du skal tilføres på sin kontaktliste. Det er mulig å lage flere grupper. Fordelen er at det er mulig å opprette kontakt med flere personer i én handling. Klikk på pilen i venstre øverste hjørne og velg Verktøy, Opprett ny gruppe Skriv inn et navn for gruppen og trykk Enter. Kontaktpersoner kan nå flyttes mellom gruppene eller bli tilført i flere grupper ved å klikke på navnet med høyre musknapp og velge Legg til i kontaktliste <navn>. Kontaktperson er tilført til to grupper Start en Communicator-samtale Klikk på anrop-ikonet ved siden av kontaktpersons navn for å starte en samtale. Alternativt klikk på pilen ved siden av anropikonet, angi et emne og eventuelt prioritet. Klikk på Communicator-samtale Angi emne
Side 10 av 24 Anrop-vinduet vises Anrop vinduet Motta, gjennomføre og avslutte en samtale Meldingen om innkommende samtale vises hos mottaker i nederste venstre hjørne av skjermen. Innkommende samtale Klikk på meldinger for å svare. Nå er samtalen startet og det er mulig å snakke med hverandre. Dette vinduet vises hos alle deltakerne. Vinduet som vises her, er vinduet hos mottaker. Klikk på Avslutt for å avslutte samtalen eller på Vent for å sette samtalen på vent. Obs! Andre deltakerne kan fortsatt sende direktemeldinger mens en samtale står på vent, men kan ikke invitere flere personer eller starte kameraet. En gjentakende lyd hos andre deltakerne angir at en samtale står på vent. Det er mulig å justere høyttalervolum eller dempe høyttaler ved å klikke på høyttalerikonet. Klikk på mikrofon-ikonet for å dempe mikrofonen. Avslå eller omdirigere en samtale For å avslå en samtale, klikk på Ignorer anrop i meldingen om innkommende samtale.
Side 11 av 24 Alternativt klikk på ikonet ved siden av for å ignorerer anrop og sette din status på Ikke forstyrr Senderen ser at mottakeren ikke er tilgjengelig. Det er mulig å omdirigere en samtale og sende en direktemelding istedenfor. Klikk på omdiriger, Send direktemelding, skriv tekst og trykk Enter Senderen ser meldingen fra mottakeren. Starte og motta en videosamtale En videosamtale kan startes direkte ved å klikke på en kontaktperson med høyre musknapp og velge Start en videosamtale fra menyen. Alternativt er det mulig å starte en videosamtale når du allerede er i en samtale ved å klikke på kamera-ikonet.
Side 12 av 24 Når mottakeren klikker på Svar på innkommende videosamtale starter videosamtalen. Senderen ser seg selv i nederste høyre hjørne og mottakeren i den store vinduet. Visningen kan byttes eller vises i full skjerm. For å stoppe videosamtalen, klikk på Stopp. Når videosamtalen er startet fra en vanlig samtale, fortsetter samtalen. Sende og motta direktemeldinger En direktemelding kan sendes direkte ved å klikke på en kontaktperson med høyre musknapp og velge Send direktemelding fra menyen. Alternativt er det mulig å sende en direktemelding når du allerede er i en samtale. Vis direktemeldingsområde Skriv tekst og klikk på Enter for å sende meldingen. Sende og motta en fil En fil kan sendes direkte ved å klikke på en kontaktperson med høyre musknapp og velge Send en fil.. fra menyen. Alternativt er det mulig å sende en fil når du allerede er i en samtale. Klikk på Send en Send en fil
Side 13 av 24 fil -ikonet. Windows utforsker åpnes. Velg fil som skal sendes og klikk på Åpne Mottakeren kan nå velge å klikke på Godta (eller dobbelklikk), Lagre som eller avslå filen. Når mottakeren klikker på Godta, blir filen standard lagret i Mine Dokumenter (H:\Data). Klikk på Åpne eller på linken for å åpne filen. Inviter flere personer starte en konferanse For å invitere flere til å delta i en samtale eller en videosamtale, klikk på Inviter noen Dobbelklikk på deltakerens navn i listen. Samtale endres nå til en konferanse med tre deltakere. Det er mulig å starte en videokonferanse ved å klikke på kameraikonet. Personen som snakker vises i største webkamera-vinduet. Ikoner i samtalen viser hvem som er aktiv både med lyd og video. Endre en samtale til en Live Meeting Det er mulig å endre en samtale eller konferanse til en Live Meeting. Klikk på Fil -ikonet øverst i høyre hjørne av Communicator-vinduet og velg Share Information Using Live Meeting. Live Meeting blir forklart senere i denne dokumentasjonen.
Side 14 av 24 Sjekke og endre status Det er mulig å sjekke tilgjenglighet for andre personer samtidig som det er mulig å endre din egen tilgjenglighet for andre. I tillegg til mulighetene som vises her, kan informasjon til kontaktpersonene vise: Opptatt i telefonen, samtale eller konferanse Opptatt i møte informasjonen blir hentet fra Outlook kalenderen Frakoblet kontaktpersonen er ikke pålogget Standard vises status som inaktiv når datamaskinen har vært inaktiv i fem minutter. Status vises som borte når statusen har vært inaktiv i 15 minutter. Det er mulig å skrive et notat for å gi kontaktpersonene dine mer informasjon. Notatet vises ved din status. Når fraværsassistenten i Outlook angir at vedkommende ikke er til stede, vises dette som notat i Communicator. Varsling om statusendring Klikk med høyre musknapp på en kontaktperson og velg Kode for varsler om statusendring. Kontaktpersonen blir merket med en stjerne og du får en melding i nederste venstre hjørne av skjermen når kontaktpersonen er tilgjenglig. Oversikt Samtalelogg Etter installasjonen av Communicator, blir mappen Samtalelogg tilført i Outlook. Standard viser denne mappen en logg over samtaler. Direktemeldingssamtaler kan bli lagret i denne mappen samtidig som andre innstillinger kan bli endret.
Side 15 av 24 Klikk på pilen i venstre øverste hjørne og velg Verktøy, Alternativer Hak av Lagre mine direktemeldingssamtaler i Outlook-mappen for samtalelogg for å lagre direktemeldingssamtaler.
Side 16 av 24 Live Meeting - Hva er Live Meeting? Live Meeting er et program for å organisere og delta i et møte. Communicator tilbyr allerede muligheten for dette. Hvis du vil presentere dokumenter, dele programvare eller lage et opptak av et møte, er Live Meeting et bedre valg. Programmet er tilgjenglig via Start-menyen etter installasjon. Programmet er kun tilgjenglig på engelsk. Starte Live Meeting - teste om alt er på plass Kontroller at alt utstyr er koblet til datamaskinen og klar til bruk. Start Live Meeting via Start, Mine Programmer, Office, Live Meeting 2007 Brukernavnet trenger å bli sjekket mot Office Communications Server. Hvis Sign-in name ikke er fylt ut allerede, tast inn <fornavn.etternavn@ihelse.net> og klikk på Test Connection. Test Connection Forbindelsen mot serveren blir testet, klikk OK. Nå er det mulig å starte en Live Meeting eller å delta i et planlagt møte. For å teste utstyret, klikk på Meet Now. Klikk på Meet Now En Live Meeting starter med en deltaker. Test lyd og video Standard er mikrofonen og kameraet dempet ved oppstart av et møte, høyttaleren er på. For å teste lyd og video, klikk på Voice & Video fra menylinjen, Options, Set Up Audio and Video. Det vises en melding om at lyd og video skal stoppe. Klikk Yes for å fortsette.
Side 17 av 24 Bruk av møtetelefon Når møtetelefon er koblet til, er den valgt i vinduet Set Up Audio and Video. Klikk på Test -knappen for å teste høyttaler. Snakk inn i mikrofonen med normal stemme. Hvis mikrofonen fungerer korrekt, lyser linjen grønt når du snakker. Grønn linje Klikk Neste Bruk av headset Når et headset er koblet til, er det valgt som standard i vinduet Set Up Audio and Video. Klikk på Test -knappen for å teste hodetelefonen. Headset valgt som standard Snakk inn i mikrofonen med normal stemme. Hvis mikrofonen fungerer korrekt, lyser linjen grønt når du snakker. Video Webkameraet som er tilknyttet blir valgt her. Klikk på Innstillinger hvis du vil justere innstillingene. Klikk Fullfør.
Side 18 av 24 Klikk på ikoner for mikrofon og webkamera for å fjerne dempingen. Nå er lyd og video testet og konfigurert og bruk av Live Meeting kan starte. Kontakt Helse Vest IKT kundesenteret ved problemer med pålogging eller utstyr. Start en Live Meeting Start Live Meeting via Start, Mine Programmer, Office, Live Meeting 2007 og klikk på Meet Now. En Live Meeting har startet nå med deg som eneste deltaker. Inviter flere personer delta i et planlagt møte For å invitere flere personer, klikk på Attendees. En oversikt over deltakerne vises, og du kan klikke på Invite, By E- mail. En e-post åpner med en link til møtet. Tilfør mottaker og send e-posten. Mottakeren får en e-post og kan klikke på linken Join the Meeting for å delta i møtet. Obs! Personer du inviterer må ha tilgang til Office Communicator programvare. To personer deltar nå i møtet. Kursbruker er Presenter i dette møtet. Dette betyr at denne brukeren kan styre møtet, for eksempel: Invitere flere personer Dempe andre mikrofoner Lage andre personer til presenter Dele applikasjoner Ta opp møtet Vanlige deltakerne har ikke disse mulighetene og har derfor ikke valgene tilgjenglig i menylinjen. Klikk på ikoner på menylinjen for å fjerne dempingen for webkameraet og lyden.
Side 19 av 24 Skjermforklaring og tilpassingsmuligheter Det er mulig å tilpasse skjermen. Klikk på et av de valgene på menylinjen og dra delen til ønsket plass på skjermen. Obs! For å skjule deler på skjermen igjen, klikk på samsvarende knappe på menylinjen I vinduet Voice & Video er det mulig å velge hvilke deltaker du ser, eller det er mulig å velge å se personen som snakker. I nederste høyre hjørne er det mulig å bytte til full skjerm-visning av Live Meeting.
Side 20 av 24 Del programvare, skrivebordet eller whiteboard Hittil er mulighetene med Live Meeting stort sett de samme som ved en videokonferanse i Communicator. I Live Meeting er det i tillegg mulig å dele programvare, hele skrivebordet eller en Whiteboard. Det er mulig å dele slik at andre deltakere kan se, eller det er mulig å gi kontroll over dine programmer til en av deltakerne. En må være Presenter for å ha muligheten for å dele noe. Personen som startet møtet, er automatisk Presenter. Presenter ikonet For å gi andre deltakerne samme rettigheter, klikk på deltakernes navn med høyre museknapp og velg Promote to Presenter. Dele et program Klikk på Content, Share, Share a Program. Åpne programmer vises og du kan velge dem du vil dele, eller du kan klikke på Open a New Program for å åpne et nytt program. Alle andre aktive programmer vises gråe, kun delte program beholder vanlig aktiv farge. I tillegg vises en menylinje øverst på skjermen, hvor det mellom annet er mulig å gi kontroll til andre, sette delingen på pause eller avslutte delingen og gå tilbake til Live Live Meeting menylinjen Meeting. Ved denne delingen kan andre deltakerne kun se det delte programmet. De kan ikke gjøre noe med det før de får kontroll. Kontroll over programmet kan gis ved å klikke på Give Control -knappen på menylinjen.
Side 21 av 24 Dele skrivebordet Klikk på Content, Share, Share your Desktop. Det er mulig å dele hele skrivebordet eller et området hvor størrelsen kan tilpasses. Kun et område er delt Også her vises en menylinje øverst på skjermen, hvor det mellom annen er mulig å gi kontroll til andre, sette delingen på pause eller end delingen og gå tilbake til Live Meeting. Ved denne delingen kan andre deltakerne kun se skrivebordet eller delte området. De kan ikke gjøre noe med det før de får kontroll. Kontroll over programmet kan gis ved å klikke på Give Control knappen på menylinjen. Ta over et skrivebord Klikk på Content, Share, Start Remote Desktop Sharing. Klikk på deltakerens navn, klikk OK. Deltakeren får en melding og kan velge å dele sitt skrivebord kun for å lese, eller gi kontroll. Obs! For å kunne spørre noen om å overta skrivebordet, må personen som skal dele sitt skrivebord være Presenter. Kun en Presenter kan dele noe. Dele et Whiteboard Klikk på Content, Share, Whiteboard. Whiteboard vises og alle deltakerne kan følge med. Deltakerne som har Presenter -funksjon kan tilføre noe på whiteboardet.
Side 22 av 24 Del en fil Klikk på Content, Share, Upload File (View Only). Velg filen du vil dele og klikk åpne. Filen vises på samme måte som et whiteboard vises. Mulig å skrive eller tegne på den delte filen Sende direktemeldinger Klikk på Attendees, og klikk med høyre musknapp på deltakeren du vil sende en direktemelding til, velg Chat Kun deltakere som vises i Chat vinduet, kan se direktemeldinger. Gi feedback Øverst i skjermen, i høyre hjørne, er det mulig å gi en tilbakemelding til andre deltakerne. Obs! Det anbefales å ha Attendees -vinduet på skjermen i et møte, sånn at alle deltakerne ser når noen gis en tilbakemelding. Avslutte en Live Meeting Klikk på pilen øverst i skjermen, i venstre hjørne. Alle som har rolle Presenter kan velge mellom Exit og Exit and End Meeting. Vanlige deltakerne kan kun velge Exit. Obs! Når alle som har rolle Presenter forlater møtet, er det ingen som får automatisk Presenter -rolle. Det betyr at mulighetene for å bruke funksjonaliteten er begrenset.
Side 23 av 24 Sikkerhet ved å dele programvare, gi kontroll og gjøre opptak av et møte Et møte kan bli tatt opp. Kun deltakerne som har rolle Presenter kan ta opp et møte. Alle deltakerne får en melding på skjermen at møtet blir tatt opp, og de har muligheten til å avslutte deltakelsen. Live Meeting innenfor Helse Vest er kun tilgjenglig for ansatte i Helse Vest. Vær likevel observant på muligheten du gir andre, når du deler filer, programvare eller gi fra deg kontroll. Integrasjon med Outlook Etter installasjonen av Communicator, blir mappen Samtalelogg tilført i Outlook. Standard viser denne mappen en logg over samtaler. Knappen Conferencing er tilført på menylinjen og verktøylinjen Microsoft Office Live Meeting er aktivert. Det er mulig å bruke denne verktøylinjen, eller en møteinnkallelse. Planlegge en Conference Call med Communicator via Outlook Lag en vanlig møteinnkallelse i Outlook kalender. Før du klikker på Send, klikk på Make this a Conference Call. I skrivefeltet blir det tilført en link som alle deltakerne kan klikke på. Klikk Send Når arrangøren har lagt til en påminnelse, vises linken i påminnelsen. Når møtet starter, klikker deltakerne på linken i møteinnkallelsen. Communicator åpnes. Klikk på Bli med i telefonkonferansen for å delta.
Side 24 av 24 Planlegge en Live Meeting via Outlook Lag en vanlig møteinnkallelse i Outlook kalender. Før du klikker på Send, klikk på Make this a Live Meeting. I skrivefeltet blir det tilført en link som alle deltakerne kan klikke på. Klikk Send Når arrangøren har lagt til en påminnelse, vises linken i påminnelsen. Når møtet starter, klikker deltakerne på linken i møteinnkallelsen. Live Meeting starter og alle blir koblet opp i samme møte. Hjelpemidler utover denne brukerdokumentasjon Denne brukerdokumentasjonen er skrevet for å hjelpe deg med å teste om alt er på plass og komme i gang med Office Communicator 2007. Den beskriver også en del av funksjonaliteten i programmet. For mer hjelp og informasjon, besøk Microsoft sine nettsider, tilgjenglig fra hjelpfunksjonen i Office Communicator 2007. Communicator: Klikk på pilen i venstre øverste hjørne og velg Hjelp. Live Meeting: Klikk på pilen ved siden av spørsmålstegnet i høyre øverste hjørne og velg en av de hjelpmulighetene.