HANDLINGSPLAN INNKJØP OG LOGISTIKK 2008-2009 Side 1 av 9
1. Innledning Denne handlingsplanen dekker tiltak for å sikre forbedring og utvikling av innkjøp og logistikk i Helse Sør-Øst. Tiltakene er foreslått gjennomført primært på regionalt/nasjonalt nivå for å sikre en effektiv ressursutnyttelse. Ansvar for implementering av tiltak og oppfølging av driftsorganisasjonen ligger på helseforetaksnivå.. 2. Status/Faktabeskrivelse Bakgrunn og behandling Beslutningen om opprettelse av Helse Sør-Øst ble fattet 31. januar i år. Sammenslåingen ble bekreftet og rammer og oppdrag ble gitt i foretaksmøtet 30.05.07 med etableringstidspunkt for den nye regionen Helse Sør-Øst RHF 1. juni. 2007. Oppfølging av oppdraget er beskrevet i to styresaker høsten 2007, sak 030 Oppfølging av foretaksmøte 30. mai 2007 og sak 040 Oppfølging av oppdragsdokumentet - innhold og gjennomføring. Nærmere om struktur, funksjon og oppgavefordeling i hovedstaden. Det er definert fem overordnede innsatsområder for oppfølging av eiers intensjoner: 1. Struktur, funksjons og oppgavefordeling i hovedstadsområdet 2. Forskning 3. IKT, stabs- og støttefunksjoner 4. Kunnskapshåndtering og beste praksis 5. Mobilisering av ansatte og ledere I orienteringssak til styret 051-2007 Orienteringssak Innkjøp og logistikk er det redegjort for hvilket mulig potensial som ligger i styrket satsning på samordning og forpliktende samarbeid i foretaksgruppen rundt innkjøp og logistikk. Den foreslåtte handlingsplan for innkjøp og logistikk vil inngå i foretaksgruppens oppfølging av innsatsområde 3. IKT, stabs- og støttefunksjoner. I beslutningssak til styret 058-2007 Stab/Støtte. Fellestjenester i Helse Sør-Øst er rammene for arbeidet rundt utvikling av stab og støttefunksjoner lagt. I saken er det gitt føringer for utvikling av en felles forsyningsstruktur i foretaksgruppen. Samlet program for utvikling og omstilling av Helse Sør-Øst er lagt frem for beslutning i styret den 18.12.2007. Denne handlingsplanen inngår som en del av dette programmet. Internrevisjon legger frem Rapport Oppsummering revisjon av innkjøpsområdet som egen sak i dette styremøte. Funnene og konklusjonene fra dette arbeidet har allerede resultert i styrebehandlede handlingsplaner i det enkelte helseforetak som skal styrke løpende styring, kontroll og oppfølging av innkjøp og fakturabehandling. Revisjonen omfatter ikke samtlige helseforetak i foretaksgruppen, men ut fra de gjennomgående avvikene som er funnet, er det rimelig å vurdere disse som generelle utfordringer i foretaksgruppen. I rapporten er foreslått tiltak på helseforetaksnivå der en ber foretaksgruppen vurdere hvor vidt tiltak bør gjennomføres på et regionalt nivå ut fra effektivitets- og kostnadshensyn. I arbeidet med denne handlingsplanen er funn og vurderinger fra internrevisjon tatt hensyn til i forslag til løsninger og prioriteringer. Handlingsplanen er lagt frem for og drøftet med helseforetakenes innkjøpsledere. Side 2 av 9
Innkjøp og logistikk i Helse Sør-Øst Helse Sør-Øst står overfor betydelige økonomiske utfordringer. Av den totale driftsramme brukes ca 30 % på innkjøp av varer og tjenester. Det er anslått et potensial på kr 400 mill i å samle aktiviteten på dette området slik at foretaksgruppen samlet fremstår som en profesjonell kunde overfor leverandørmarkedene. Det er hensiktsmessig at revidert strategiplan for innkjøp og logistikk legges frem for styret etter en grundig gjennomgang med helseforetakene rundt fremtidig ansvars- og oppgavefordeling. Handlingsplanen vil ivareta arbeidet med revisjon av strategiplan, herunder risikoanalyse. I arbeidet med å utvikle innkjøp og logistikk skal Helse Sør-Øst fremstå med en tydelig miljøprofil. Miljømessige konsekvenser av de tiltak som besluttes gjennomført skal alltid vurderes. Helseforetakenes Innkjøpsservice AS (HINAS) vil ivareta oppfølging av nasjonale kontrakter og konkurranser som gjennomføres i helsesektor. I løpet av høsten 2007 er det utarbeidet klare retningslinjer for hvordan dette arbeidet skal styres og gjennomføres slik at helseforetakenes interesser ivaretas på en best mulig måte. For å sikre gjennomføring av handlingsplanen må tilstrekkelig med ressurser allokeres til arbeidet. Dette innebærer at mobilisering av ansatte og ledere i hele foretaksgruppen er nødvendig for å gjennomføre handlingsplanen. Denne mobiliseringen vil omfatte alle de tusenvis av ansatte som daglig fatter innkjøpsbeslutninger. Det blir svært viktig å beholde den spisskompetanse vi har i foretaksgruppen og som en del av handlingsplanen vil det derfor bli lagt til rette for å etablere karriereplaner for ansatte innenfor innkjøp og logistikk. I budsjett for 2008 er det lagt til grunn en styrking av avdeling for innkjøp og logistikk på RHFet for å sikre god kapasitet for premissgiver rollen overfor helseforetakene og Sykehuspartner, samt sikre løpende oppfølging med handlingsplanen. Det er videre avsatt ressurser til å styrke det regionale arbeidet på innkjøp og logistikk, blant annet for å sikre det arbeidet som utføres og koordineres av Sykehuspartner. 3. Handlingsplan innkjøp og logistikk 2008-2009 Mål Målet er å redusere kostnadene i foretaksgruppen med kr 400 mill innen utgangen av 2009, gitt kostnadsnivå for 2007. Målområdet tar primært utgangspunkt i innkjøp av varer til drift og investering som kan støttes operativt gjennom felles etablert forsyningsstruktur for varelogistikk. Potensial rundt kjøp av tjenester vil også løpende bli vurdert sammen med innkjøp av varer/tjenester gjennom andre forsyningslinjer, som for eksempel medikamentforsyning. Tiltak Det foreslås to hovedløp for det videre arbeid. Første prioritet er å etablere et transformasjonsprogram der hovedfokus er å kjøre intensive prosjekter rundt ulike innkjøpskategorier. Disse prosjektene kjøres primært sekvensielt, men ut fra ressursinnsats og mobilisering av ansatte kan prosjektene i noen grad gjennomføres paralellt. Side 3 av 9
I en tidlig fase (1. halvår 2008) må det etableres en felles forsyningsstruktur støttet av gode elektroniske støtteverktøy for konkurransegjennomføring og løpende støtte til innkjøpsprosessene. Felles logistikktjenester vil sikre god markedsfleksibilitet samt gjøre det mulig for helseforetakene å etablere gode interne driftsløsninger. I styresak 058/2007 er det fattet vedtak om å ta i bruk felles forsyningsstruktur i foretaksgruppen. For å sikre bedre innkjøp vil arbeidet fokuseres på å etablere et riktig felles prisnivå for foretaksgruppen gjennom økt standardisering, relevant spesifisering, konsolidering av volum, sikre lojalitet til kontrakter og rutiner, samt å etablere god styring og kontroll med forbruksmønsteret i foretaksgruppen. Dette vil gi mer presis kommunikasjon med leverandørmarkedet og bidra til at riktig prisnivå oppnås. Tiltak - innkjøp For å sikre en effektiv gjennomføring av tiltakene knyttet til innkjøp vil det etableres et transformasjonsprogram for innkjøp. Et kjerneteam vil utgjøre de primære ressursene for gjennomføringsarbeidet. Kjerneteamet rekrutteres primært fra foretaksgruppen. Denne gruppen ledes av innkjøpssjef RHF. Styringsgruppe for programmet oppnevnes med representanter fra hvert av helseforetakene. Administrerende direktør i helseforetakene utpeker representant til styringsgruppen. Styringsgruppen ledes av direktør innkjøp og logisistikk RHF. Se 4. Planskisser for gjennomføring (s 1 og 2) for en oversikt som viser sammenhengen mellom dette tiltaket og øvrige tiltak i handlingsplanen. Innkjøp Regional/Nasjonal konkurranseutsetting og reforhandling av avtaler o Koordinering og oppfølging av konkurranseutsetting og reforhandling i tverrfaglige prosjekter, intensiv gjennomføring med fokus på kategorier o Fokus på effektiv oppgavefordeling innad i foretaksgruppen (Sykehuspartner/helseforetak) og mot nasjonalt nivå (HINAS) o Sikre aktiv bruk av faggrupper til faglig kvalitetssikring av spesifikasjoner og valg som gjøres i anskaffelses- og refohandlingsprosessene Gjennomføringsperiode: Løpende Ansvar: RHF (innkjøp) Regional samkjøring av anskaffelser til investeringer o Det etableres et prosjekt for vurdering av hvilke investeringsområder som skal samkjøres for foretaksgruppen. o Prosjektet skal konkludere med hvilke investeringsområder som skal samkjøres og forslag til organisering og drift av dette arbeidet. o Arbeidet koordineres med økonomidirektør Gjennomføringsperiode: 1.1.08-30.6.08 Ansvar: RHF (innkjøp) Tiltak - infrastruktur En effektiv forsyningsstruktur støttet av elektroniske verktøy for gjennomføring av anskaffelseskonkurranser og løpende innkjøp er en forutsetning for å sikre implementering og gevinstrealisering. Utforming av løsningene vil bli gjennomført på foretakgruppe nivå med lokale tilpasninger for det enkelte helseforetak. Operasjonalisering av regionale løsninger vil bli lagt til Sykehuspartner. Helseforetakene har ansvar for implementering av og gevinstrealisering gjennom i disse driftsløsningene. Felles elektronisk arbeidsplattform for anskaffelser og kontraktsarbeid i Helse Sør-Øst o Den tekniske løsningen etableres og driftes av Sykehuspartner og skal være tilgjengelig for alle helseforetak i foretaksgruppen Side 4 av 9
o Etablering og utvikling gjennomføres som et prosjektarbeid i foretaksgruppen o Vedlikehold av løsningen organiseres i nært samarbeid med ressurser i helseforetakene Gjennomføringsperiode: 1.1.08-31.3.08 Ansvar: Sykehuspartner Felles elektronisk varekatalog for Helse Sør-Øst o Den tekniske løsningen etableres og driftes av Sykehuspartner og data gjøres tilgjengelig i et standard grensesnitt for alle helseforetak i foretaksgruppen Gjennomføringsperiode: 1.1.08-31.3.08 Ansvar: Sykehuspartner Regional kategori- og sortimentsstyring o o Til støtte for en løpende utvikling og forbedring av sortimentsstyringen i foretaksgruppen etableres det et prosjekt der prinsippene for dette arbeidet defineres Arbeidet med kategori- og sortimentsstyring ledes av RHF i nært samarbeid med etablerte faggruppe der spisskompetanse fra helseforetakenes driftsorganisasjoner er representert. Gjennomføringsperiode: 1.1.08-31.3.08 Ansvar: RHF (sortiment/kategori) Tiltak bestillingsstruktur og forsyning Operativ gjennomføring av bestillinger og varelogistikk i helseforetakene Elektroniske bestillinger på alle nivå i foretaksgruppen o Helseforetakene må ta i bruk sine interne elektroniske bestillingssystemer for samtlige kjøp o Helseforetakene må sikre kapasitet til oppfølging og vedlikehold av disse interne systemene slik at riktig og effektiv bruk oppnås o Tilknytning til den offentlige markedsplassen skal vurderes for hvert helseforetak. o Koordinering av dette prosjektarbeidet ledes av RHF Gjennomføringsperiode: 1.1.08-30.6.08 Ansvar: Administrerende direktør i det enkelte helseforetaket. Felles ekstern logistikkstruktur i foretaksgruppen o Samtlige helseforetak skal ta i bruk felles ekstern forsyningsstruktur for sin varelogistikk til helseforetakets driftsorganisasjon o Implementeringen gjennomføres i to faser. I første fase gjennomføres ingen endring i oppgavefordeling mellom internlogistikk i helseforetakene og eksternlogistikk. I andre fase vurderes denne oppgavefordelingen endret basert på business case for det enkelte helseforetak. o Bruk av felles ekstern forsyningsstruktur skal vurderes også for andre forsyningslinjer enn tradisjonell varelogistikk til helseforetaket i perioden Gjennomføringsperiode: Fase 1: 1.1.08-28.2.08 / Fase 2: 1.1.08-30.6.08 Ansvar: - Administrerende direktør i det enkelte helseforetaket - RHF (logistikk) for koordinering av arbeidet i foretaksgruppen Oppfølging og gevinstrealisering Oppfølging av gevinstrealisering i foretaksgruppen o For hvert enkelttiltak som gjennomføres skal det utarbeides business case etter felles standard mal o Helseforetakene vil få tilrettelagt nødvendig dokumentasjon for gevinstrealisering og har ansvaret for implementering av tiltakene i drift o Helseforetakene innrapporterer løpende faktisk gevinstrealisering Side 5 av 9
o RHF rapporterer løpende samlet status for gjennomføring av tiltakene til administrerende direktør gjennom programsekretariatet Gjennomføringsperiode: Løpende Ansvar: RHF (innkjøp) Rammebetingelser Ressurser til gjennomføring av tiltakene o 4 stillinger i RHF for gjennomføring og oppfølging av handlingsplanen Leder av avdelingen Innkjøp ansvar for oppfølging av reforhandlinger og konkurranser, samt gevinstrapportering Sortiment/Kategori ansvar for å koordinere og sikre helhetlig sortimentsstyring i foretaksgruppen Logistikk ansvar for oppfølging og utvikling av felles etablerte logistikktjenester samt utviklingsarbeidet rundt felles forsyningsstruktur i foretaksgruppen o Sykehuspartner styrkes med nødvendige ressurser for å gjennomføre de planlagte oppgavene som er lagt inn i denne handlingsplanen o Ressurser til utviklingsarbeidet for helseforetakenes driftsløsninger stilles til rådighet og kanaliseres gjennom samarbeidsprosjekter som koordineres av RHF o Årlig kostnadsramme for RHF, Sykehuspartner og prosjekter er beregnet til kr 27 mill (2008) Effektiv beslutningsstruktur o Effektiv gjennomføring forutsetter at nødvendige beslutninger rundt tilslutning til felles strukturer blir fattet i helseforetakene o Samordning av innkjøp og investeringer bygger på et forpliktende samarbeid i foretaksgruppen som forutsetter en effektiv beslutningsstruktur rundt enkelttiltak o Faglige beslutninger som skal sikre god prioritering og kvalitet legges til tverrfaglige faggrupper med deltakere fra helseforetakene o RHF vil i samarbeid med helseforetakene utarbeide modell for styring og beslutning rundt utviklings- og gjennomføringsarbeidet innenfor fagområdet innkjøp og logistikk Gjennomføringsperiode: 1.1.08-31.3.08 Ansvar: RHF Risiko Ressurser til gjennomføring av tiltakene og effektive beslutningsstrukturer er de to mest kritiske faktorene for å sikre gjennomføring av handlingsplanen. Tiltak for å redusere denne risikoen er angitt under Rammebetingelser over. Det pågår et løpende arbeid med innkjøp og logistikk i foretaksgruppen som har gitt gode resultater. De strukturelle tiltakene som foreslås gjennomført i denne handlingsplanen er allerede testet i piloter og satt i drift ved flere av helseforetakene. Oppsummert vil dette si at foretaksgruppen har både god kompetanse og dokumentasjon til å sikre effektiv gjennomføring av denne handlingsplanen, men at ressurser må mobiliseres og at fullmakter/ansvar må tydeliggjøres. 4. Planskisser for gjennomføring 1. Plan oppstart 2. Tidsplan for gjennomføring 3. Plan for realisering Side 6 av 9
Foreløpig plan på oppstart av transformasjonsprogrammet Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Forberede program, diagnose og mobilisering Første bølge med kategoripiloter Andre bølge av kategoripiloter og Implikasjoner for videre implementering Oppfølging og videre utrulling av kategorier 6-8 uker Januar februar 14 16 uker Februar mai 14 16 uker Mai september Ut året 2008 og 2009 Aktiviteter Rekruttere nøkkelpersoner til kjerneteam Sette opp styringsgruppe Etablere mål og spesifisere omfang og tidsrammer Gjennomføre nøkkelanalyser for å Identifisere og prioritere kategorier Grovt estimere potensial Strukturere program for utrulling av kategoriarbeid og rekruttere nøkkelpersoner til kategoriteam Gjennomføre ~3 pilotkategorier i parallell og sikre besparelser fra disse Identifisere potensial Plan for realisering Starte arbeid med realisering Sikre kompetansebygging gjennom Gjennomføring av kursmoduler/ målrettede workshops Deltagelse i kategoriarbeidet Rulle ut kategoriarbeidet på ytterligere ~3 kategorier Design/implikasjoner for organisering av innkjøpsarbeid Implikasjoner og plan for arbeid med systemer Lage plan for ytterligere implementering (nye kategorier) Ytterligere utrulling av kategorier Oppfølging av planer og resultater Side 7 av 9
Overordnet bilde av tidsplanen for programmet på innkjøp 2008 2009 Aktivitet Jan FebMar Apr Mai Jun Jul AugSepOkt NovDes Jan FebMar Apr Mai Jun Jul AugSepOkt NovDes Diagnose og mobilisering Bølge 1: 3 kategorier Etablere systematikk for måling og oppfølging Etablering av fremtidig org. av innkjøpsområdet Bølge 2 Bølge 3 Bølge 4 Bølge 5 Evt. ytterligere utrulling Infrastruktur Transformasjonsprogram Felles el.arbeidsplatform Felles el. varekatalog Impl. av elektronisk bestilling i HFene Impl. felles ekstern logistikk i HF Vurdere endring i intern forsyning Side 8 av 9
Realisering* i mill NOK 600 500 400 300 200 100 3. kvartal 1. kvartal 2. kvartal 3. kvartal 4. kvartal 1. kvartal 2. kvartal 3. kvartal 4. kvartal 2007 2008 2009 2010** 2011** 2012** Tiltak Reforhandling Reforhandling Reforhandling Reforhandling Reforhandling Reforhandling Reforhandling Reforhandling Reforhandling Reforhandling Reforhandling Reforhandling Anbud Anbud Anbud Anbud Anbud Anbud Anbud Anbud Anbud Anbud Anbud Anbud Investering Investering Investering Investering Investering Investering Investering Investering Investering Investering Investering Investering ehandel ehandel ehandel EFS EFS EFS Organisering Arbeidsportal KGV Varekatalog Kontraktsregister Int. benchmark Int. benchmark Int. benchmark Int. benchmark Int. benchmark Int. benchmark Int. benchmark Int. benchmark Int. benchmark Int. benchmark Int. benchmark Int. benchmark * Vurderingen er gjort på bakgrunn av interne og eksterne analyser - gitt kostnadsnviå og volum 2007. ** Årene 2010-2012 vil ligge utenfor rammen av de tiltak som foreslås gjennomført i handlingsplan 2008-2009 til styret Side 9 av 9