INNKALLING TIL SAMEIERMØTE 2003 Ordinært sameiermøte i Sameiet Westye Egebergsgt. 1, avholdes torsdag 10. april 2003, kl. [tid] i [hvor]. TIL BEHANDLING FORELIGGER: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Opptak av navnefortegnelse. C) Valg av sekretær og en eller to personer til å underskrive protokollen. D) Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn. 2. ÅRSBERETNING FOR 2002 3. ÅRSREGNSKAP FOR 2002 Styret foreslår overføring av årets resultat til balansen. 4. GODTGJØRELSE TIL STYRET OG REVISOR 5. INNKOMNE FORSLAG 6. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av styreleder for 1 år B) Valg av 2 styremedlemmer for 1 år C) Valg av 2 varamedlemmer for 1 år D) Valg av valgkomite E) Oslo, [dato] 2003 I styret for Sameiet Westye Egebergsgate 1 I sameiermøtet har sameierne stemmerett med en stemme for hver seksjon de eier. Sameieren har rett til å møte ved fullmektig. Navneseddelen leveres i utfylt stand ved inngangen.
2 Westye Egebergsgate 1 S/E ÅRSBERETNING FOR 2002 1. TILLITSVALGTE Siden forrige ordinære sameiermøte har sameiets tillitsvalgte vært følgende: STYRET: VALGT: Leder : Delia-Liliana Vigrestad 2002 (1 år) Styremedlem : Ulf Scheerbarth 2002 (1 år) Styremedlem : Paal Tollefsen 2002 (1 år) Varamedlem : Marit Soelseth 2002 (1 år) Varamedlem : Yann Aker 2002 (1 år) 2. GENERELLE OPPLYSNINGER OM SAMEIET TILLITSVALGTE OG ANSATTE Iht. regnskapsloven 3-3 omfattes boligselskapet av likestillingsloven og det oppfordres derfor ved valg til en fordeling av kjønn i styre, komiteer og utvalg. Boligselskapets styre består av 3 kvinner og 2 menn. Styrets leder er kvinne. Boligselskapet følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Sameiet har i 2002 hatt 2 ansatte: Vaktmester Johan Meyer og vaskeassistent Paulos Tesfaldet. Vaktmester Rolf Einarsrud gikk av med pensjon sommeren 2001, og Johan Meyer ble ansatt som ny vaktmester fra 01.06.01. Boligselskapet følger likestillingslovens bestemmelser og vil tilstrebe likestilling ved eventuelle nyansettelser. FORRETNINGSFØRSEL OG REVISJON Forretningsførselen er i henhold til kontrakt utført av OBOS Eiendomsforvaltning A.S. Sameiets revisor er PriceWaterhouseCoopers. EIENDOMMEN Sameiet består av 1 bygninger med tilsammen 71 seksjoner. Sameiets eiendom har gårdsnr. 218 bruksnr. 187 og er på ca. 2.600 m2. Sameiet ligger i Oslo. Med eierseksjon forstås sameieandel i bebygd eiendom med tilknyttet enerett til bruk av bolig eller annen bruksenhet i eiendommen.
3 Westye Egebergsgate 1 S/E Sameiet forurenser ikke det ytre miljø i vesentlig grad utover det som må anses normalt for et boligselskap. VEDLIKEHOLDSPROSJEKTER DE 5 SISTE ÅRENE - Balkongrehabilitering og maling av fasade (1999-2000) - Nye vannsøyler kjøkken - Omtekking av tak (2001) HMS Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) ble fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 med virkning fra 1. januar 1997. Boligselskap er definert som virksomhet og skal derfor ha internkontrollsystem. Dette omfatter blant annet kontrollsystem og oppfølging av brannvern, byggherreforskrifter ved bygge-anleggsarbeid, lekeplasser og med elektrisk anlegg og elektrisk utstyr hvor fordeling av ansvaret er gitt en slik tolkning: boligselskapet er ansvarlig for at det elektriske anlegget og utstyret i fellesarealet til enhver tid er i orden. I forhold til anlegg og utstyr i den enkelte boenhet er det styrets plikt å gjøre eier og/eller bruker av den enkelte leilighet oppmerksom på det ansvar som de har for å holde elektrisk utstyr i orden etter gjeldende lov og forskrift. BRANNSIKRINGSUTSTYR I henhold til forskriftene skal det være installert røykvarsler og brannslokningsapparat eller brannslange i alle leilighetene. Eier/beboer har ansvaret for at utstyret er tilstede og fungerer. Beboer er selv ansvarlig for installering av utstyr og vedlikehold av dette. SAMEIETS LÅN Sameiet har lån i Gjensidige Nor og OBOS. Se balansen og note i regnskapet. EL- KRAFT-AVTALE OBOS har fremforhandlet avtale med Oslo Energi AS for leveranse av El-kraft. Sameiet har tiltrådt denne avtalen. TELENOR Sameiet er for tiden tilsluttet samarbeidsavtalen mellom Telenor og OBOS Eiendomsforvaltning AS om rabattordning på teletjenester for den enkelte beboer.
4 Westye Egebergsgate 1 S/E RETNINGSLINJER FOR STYREARBEIDET Styret har vedtatt retningslinjer for det daglige styrearbeidet. Formålet med retningslinjene er å klargjøre de ønsker og krav som stilles til sameiets tillitsvalgte, og er ment å være en veileder og støtte i dette arbeidet. SERVICE PÅ ANTENNEANLEGGET Telenor Avidi's servicetelefon 80 03 01 11 er åpen 24 timer i døgnet. FORSIKRING Sameiets eiendommer er fullverdiforsikret i Gjensidige NOR Forsikring og polisenummeret er 56584501. Fullverdiforsikring vil si at forsikringsselskapet har ansvar for at sameiet til enhver tid har de riktige forsikringssummer. En forutsetning for dette er at forsikringsselskapet får melding om vesentlige verdiøkninger på bygninger, f.eks. ved rehabilitering. Ved totalskade skal erstatningsbeløpet dekke oppføring av ny bygning av samme standard og størrelse. Forsikringen omfatter også bygningsmessige forandringer den enkelte sameier gjør inne i boligen. Den enkelte sameier må selv sørge for å ha egen hjemforsikring som dekker innbo og løsøre. Hvis boligselskapets forsikring skal benyttes, må beboerne straks melde skaden til Forsikringsavdelingen i OBOS tlf 22 86 55 00 faks 22 86 57 04 E-mail forsikring@obos.no. Oppfølging av forsikringssaker blir gjort av forsikringsavdelingen i OBOS. EIENDELER OG GJELD Sameierne får tilsendt skjema med oppstilling over den enkelte seksjons andel av sameiets inntekter, utgifter, gjeld og eiendeler. Ligningsverdien får den enkelte oppgitt på ligningskontoret. 3. STYRETS ARBEID Dette punktet utarbeides av styret. Vi har satt opp en del stikkord om emner som kan omtales i styrets beretning: *Styremøter Info - rundskriv - beboermøter *Ekstraordinært årsmøte *Dugnad - velferdstiltak - juletrefest - grillfest - Mottatte utmerkelser, f.eks Ruskenstatuetten, diplomer osv. *Inngåtte avtaler/kontrakter med f.eks. vaktmesterfirma *Ansettelse av vaktmester/portner eller andre. *Vedlikeholdsarbeider utover normalt vedlikehold. *Store planlagte vedlikeholdsarbeider for årene fremover *Husleieregulering. *Annet som kan være av interesse for beboerne.
5 Westye Egebergsgate 1 S/E 4. REGNSKAPET FOR 2002 Årets resultat fremkommer i resultatregnskapet for 2002 og er overført til balansen under konto for egenkapital. Resultatet av driften året 2002 viser et årsresultat på kr 318 117.-. Driftsinntektene i 2002 var totalt kr 1 640 955,-. Det er ingen vesentlige avvik i forhold til budsjettet, verken hva gjelder totalbeløpet eller de enkelte inntektsposter. Driftskostnadene i 2002 var totalt kr 1 271 155,-. Det er en reduksjon av utgiftene i forhold til budsjettet for år 2002 på kr 48 000,-. De viktigste utgiftspostene med avvik fra budsjettet er: - Drift og vedlikehold ble budsjettert med kr 350 000,-, mens regnskapet viser kr 215 291,-. - Energi ble budsjettert med kr 385 000,-, mens regnskapet viser kr 437 345,-. - Konsulenttjenester ble budsjettert med kr 75 000,-, mens regnskapet viser kr 97 750,-. Se note 5 i regnskapet. Revisors honorar for regnskapsåret 2002 er for revidering av selskapets regnskap og formuesforvaltning. Revisjonshonoraret fremkommer som egen post i resultatregnskapet. Forutsetning om fortsatt drift er tilstede, og årsregnskapet for 2002 er satt opp under denne forutsetning. Forøvrig vises til de enkelte tallene i regnskapet og den regnskapsmessige oversikt som fremkommer under noter til regnskapet. 5. KOSTNADSUTVIKLING RENTER Rentesatsene i OBOS Eiendomsforvaltning AS pr. 1.1.2003: Mellomregningskonto (foliokonto) Særvilkårskonto (6 mnd. binding) Negativ kasse (overtrekk) 3,25 % p.a. 6,85 % p.a. 1,75 % pr. mnd. STRØMPRISENE
6 Westye Egebergsgate 1 S/E Kraftprisene har siste år øket betydelig og det forventes også en kraftig økning i 2003. Den totale strømprisen til en forbruker består av tre komponenter: Kraftpris som dekker kostnadene ved å produsere og selge den elektriske kraften (som betales til kraftleverandør). Nettleie for transport av den elektriske kraften (som betales til nettselskapet). Statlige avgifter dvs. forbrukeravgift, avgift til Energifondet og merverdiavgift. Kraftpris utgjør ca. 35 %, nettleie ca. 30 % og statlige avgifter ca. 35 %. FORSIKRING Prisen på alle bygningsforsikringer økte kraftig i 2002. Det er også for 2003 en kraftig økning i forsikringspremiene som i hovedsak skyldes ca. 6% økning i byggeindeksen, staten har økt naturskadepremien og i tillegg en generell økning i alle forsikringsselskapene. Økningen av sameiets forsikringspremie for 2003 er på 16,5 %. KOMMUNALE AVGIFTER Ingen økning i Renovasjonsavgiften. Vann- og avløpsavgiften øker med 2,5% fra 2002 til 2003. ØVRIGE KOSTNADER Når det gjelder de øvrige kostnadene i budsjettet har styret regnet med en generell prisstigning. 6. INNTEKTS- OG KOSTNADSOVERSLAG FOR ÅR 2003 Styret har satt opp en oversikt over forventede inntekter og utgifter i år 2003. Tallene er vist som egen kolonne ved siden av resultatregnskapet. (Budsjett 2003.) Oversikten er basert på uendrede fellesutgifter for året 2003. Oversikten gir et forventet årsresultat på kr 3195.-. I oversikten er det tatt hensyn til de forhold som er nevnt foran. Forøvrig vises til de enkelte tallene i oversikten. Oslo, [dato] 2003 I styret for Sameiet Westye Egebergsgate 1
7 Westye Egebergsgate 1 S/E
8 Westye Egebergsgate 1 S/E REVISORS BERETNING Revisors beretning er gjengitt i eget dokument og kopi kan fås ved henvendelse til forretningsfører.
9 Westye Egebergsgate 1 S/E 5324 WESTYE EGEBERGSGT. 1 SAMEIE RESULTATREGNSKAP BUDSJETT 2 0 0 2 2 0 0 1 2 0 0 3 DRIFTSINNTEKTER: 1* LEIEINNTEKTER 1 482 324 1 315 126 1 482 324 2* ANDRE INNTEKTER 158 631 144 011 180 000 SUM DRIFTSINNTEKTER 1 640 955 1 459 137 1 662 324 DRIFTSKOSTNADER: 3* REVISJONSHONORAR -3 393-5 963-3 500 4* STYREHONORAR -24 000-24 000-52 000 ANDRE HONORAR TILLITSVALGTE -4 200 0 0 FORRETNINGSFØRERHONORAR -58 433-61 992-59 162 5* KONSULENT OG FORVALTN.TJ -97 750-223 422-100 000 KONTINGENTER -750-750 0 6* PERSONALKOSTNADER -127 514-135 125-145 998 7* DRIFT OG VEDLIKEHOLD -215 291-866 893-500 000 8* FORSIKRINGER -65 008-47 285-78 000 9* KOMMUNALE AVGIFTER -132 368-132 333-132 380 10* ENERGI OG BRENSEL -437 345-346 726-450 000 11* ANDRE DRIFTSKOSTNADER -105 103-91 355-100 000 SUM DRIFTSKOSTNADER -1 271 155-1 935 844-1 621 040 DRIFTSRESULTAT: 369 800-476 707 41 284 FINANSINNTEKT/KOSTNAD 12* FINANSINNTEKTER 18 017 19 667 13 000 13* FINANSKOSTNADER -69 700-64 869-57 479 RES.AV FINANSINNT/KOSTN. -51 683-45 202-44 479 ÅRSRESULTAT 318 117-521 909-3 195 OVERFØRINGER: UDEKKET TAP -487 367 OVERFØRT FRA EGENKAPITAL -34 542 REDUKSJON UDEKKET TAP 318 117
10 Westye Egebergsgate 1 S/E BALANSE 2 0 0 2 2 0 0 1 EIENDELER ANLEGGSMIDLER 14* ANDRE LANGSIKTIGE FORDRINGER 1 346 1 346 OMLØPSMIDLER LEIERESTANSER 18 517 13 032 15* ANDRE FORDRINGER 73 326 80 139 INNESTÅENDE OBOS 644 334 265 167 INNESTÅENDE BANK 3 242 153 858 SUM EIENDELER 740 765 513 542 EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL UDEKKET TAP -169 250-487 367 GJELD LANGSIKTIG GJELD 16* GJELDSBREVLÅN 717 440 795 420 KORTSIKTIG GJELD FORSKUDDSLEIE 102 082 95 662 LEVERANDØRGJELD 35 148 67 211 17* SKYLDIG OFF.MYNDIGHETER 17 072 6 678 PÅLØPNE RENTER 2 942 3 293 PÅLØPNE AVDRAG 4 125 4 125 18* ANNEN KORTSIKTIG GJELD 31 206 28 519 SUM EGENKAPITAL OG GJELD 740 765 513 542 OSLO DEN 31.12.2002 /.. I STYRET FOR SAMEIET WESTYE EGEBERGSGT.1 OBOS EIENDOMSFORVALTNING ØIVIND AASTORP FORRETNINGSFØRER METTE FAGERHOL FORVALTNINGSKONSULENT
11 Westye Egebergsgate 1 S/E NOTER NOTE : 01 LEIEINNTEKTER Fellesutgifter 1 482 324 SUM LEIEINNTEKTER 1 482 324 NOTE : 02 ANDRE INNTEKTER Kompensasjon vaktmesterleilighet WE 2,3,4 72 000 Diverse utlegg WE 2,3,4 70 312 Postkasseskilt 99 Utleiegebyr 1 800 Flyttegebyr 300 Nøkler 9 520 Skilt 4 600 SUM ANDRE INNTEKTER 158 631 NOTE : 03 REVISJONSHONORAR Revisjonshonoraret er på kr. 3.393,- og er i sin helhet knyttet til revisjon. NOTE : 04 STYREHONORAR Honorar til styret er på kr. 24.000,-. Ytterligere kr. 38.292,- er utbetalt i salær styrelederverv til advokatfirmaet Haavind Vislie. (se note 5) NOTE : 05 KONSULENT OG FORVALTNINGSTJENESTER OBOS Eiendomsforvaltning -8 866 Salær styrelederverv - Haavind Vislie -38 292 Prosjekt- og byggeledelse OPAK -18 170 Inspeksjon fuktskade - OBOS Prosjekt AS -2 662 Juridisk bistand -29 760 SUM KONSULENT OG FORVALTNINGSTJENESTER -97 750 NOTE : 06 PERSONALKOSTNADER Ordinær lønn, fast ansatte -59 274 Lønn rengjøringshjelp -35 962 Påløpne feriepenger -11 428 Fri bolig -54 792 Motkonto fri bolig 54 792 Arbeidsgiveravgift -26 414 Ref.sykepenger 5 152 Ref.arb.g.avg v/sykepenger 725 Arbeidsklær -313 SUM PERSONALKOSTNADER -127 514
12 Westye Egebergsgate 1 S/E Det har gjennomsnittlig vært 2 ansatte i selskapet gjennom året. NOTE : 07 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Drift/vedl.hold bygninger -30 681 Drift/vedl.hold VVS -12 342 Drift/vedl.hold utvendig anlegg -5 265 Drift/vedl.hold heiser -60 748 Drift/vedl.hold antenneanlegg -86 088 Drift/vedl.hold fyranlegg -4 409 Drift/vedl.hold vaskerianlegg -6 918 Vedl.hold leil.,lokaler -340 Erstatning v/vannskader -2 500 Egenandeler forsikring -6 000 SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD -215 291 NOTE : 08 FORSIKRINGER Forsikring bygninger -65 008 SUM FORSIKRINGER -65 008 NOTE : 09 KOMMUNALE AVGIFTER Vann- og avløpsavgift -88 195 Feieavgift -1 069 Renovasjonsavgift -43 104 SUM KOMMUNALE AVGIFTER -132 368 NOTE : 10 ENERGI OG BRENSEL Elektrisk energi -110 344 Olje -72 343 Strøm oljefyr el.bereder -254 658 SUM ENERGI OG BRENSEL -437 345 NOTE : 11 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Renovasjon, søppeltømming -4 527 Verktøy og redskap -32 734 Driftsmaterialer -1 627 Lyspærer og sikringer -1 400 Renhold ved firmaer -7 341 Kontorrekvisita -1 395 Trykksaker -1 935 Aviser, tidsskrifter, faglitt. -2 654 Møter, kurs, oppdatering mv -14 708
13 Westye Egebergsgate 1 S/E Andre kostnader tillitsvalgte -271 Andre kontorkostnader -2 411 Telefon -13 195 Porto -3 810 Drivstoff biler, maskiner osv -834 Vedl.hold biler, maskiner osv -366 Bilgodtgjørelse oppg.pl -2 984 Reisekostnader -225 Gaver -979 Bank og kortgebyr -1 008 Velferdskostnader -10 648 Andre driftskostnader -52 SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER -105 103 NOTE : 12 FINANSINNTEKTER Renter av plasseringskonto i Gjensidige Nor 384 Renter av driftskonto i DnB 79 Renter av driftskonto i OBOS 15 835 Renter av fellesutgifter 1 719 SUM FINANSINNTEKTER 18 017 NOTE : 13 FINANSKOSTNADER Renter leverandørgjeld -294 OBOS, provisjon byggherregaranti -1 332 OBOS, termingebyr -360 Gjensidige NOR, termingebyr -240 OBOS, renter lån -30 988 Gjensidige NOR, renter lån -36 486 SUM FINANSKOSTNADER -69 700 NOTE : 14 ANDRE LANGSIKTIGE FORDRINGER Husleieinnskudd 1 346 SUM ANDRE LANGSIKTIGE FORDRINGER 1 346 NOTE : 15 ANDRE FORDRINGER Westye Egebergsgt. 2 19 812 Westye Egebergsgt. 3 32 452 Westye Egebergsgt. 4 19 812 Håndkasse 1 250 SUM ANDRE FORDRINGER 73 326
14 Westye Egebergsgate 1 S/E NOTE : 16 GJELDSBREVLÅN OBOS Renter 8,55% Løpetid 10 år Opprinnelig 2001-400 000 Nedbetalt tidligere 12 955 Nedbetalt i år 27 980-359 065 GJENSIDIGE NOR Renter 9,65% Løpetid 10 år Opprinnelig 2000-500 000 Nedbetalt tidligere 91 625 Nedbetalt i år 50 000-358 375 SUM GJELDSBREVLÅN -717 440 NOTE : 17 SKYLDIG OFF.MYNDIGHETER Forskuddstrekk 12 099 Skyldig arb.giveravgift 4 973 SUM SKYLDIG OFF.MYNDIGHETER 17 072 NOTE : 18 ANNEN KORTSIKTIG GJELD Skyldige feriepenger 11 428 Hesselberg Tak AS 19 778 SUM ANNEN KORTSIKTIG GJELD 31 206