INNKALLING TIL SAMEIERMØTE 2004

Transkript

1 INNKALLING TIL SAMEIERMØTE 2004 Ordinært sameiermøte i Sameiet Ringgaten Terrasse, avholdes mandag 29. mars 2004, kl i Lilleborg Kirke. TIL BEHANDLING FORELIGGER: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Valg av sekretær og en eller to personer til å underskrive protokollen. C) Opptak av navnefortegnelse. D) Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn. 2. ÅRSBERETNING FOR A) ÅRSREGNSKAP FOR 2003 Styret foreslår overføring av årets resultat til balansen. B) Budsjett for 2004 Styret foreslår en økning av fellesutgiftene på 30% fra for å imøtekomme de utgiftene sameiet vil få i forbindelse med våtromsrehabiliteringen. 4. GODTGJØRELSE TIL STYRET OG REVISOR 5. VALG AV REVISOR 6. INNKOMNE FORSLAG A) Kontinuitet i styret under våtromsprosjektet. B) Ønske om å beholde radiatorene på bad etter våtromsrehabiliteringen. C) Tilbakeføring av allerede utbedrede våtrom. D) Opptak av lån til våtromsrehabiliteringen. E) Beplantning og ferdigstillelse av areal på baksiden av blokka. Se bakers i hefte for mer informasjon om forslagene. 7. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av styreleder for 1 år B) Valg av 4 styremedlemmer for 1 år C) Valg av 1 varamedlemmer for 1 år D) Valg av valgkomité Oslo, I styret for Ringgaten Terrasse Gunnar Nilsen /s/ Helge Hauso /s/ Olga Solberg /s/ Milly Krogstad /s/ Trygve Lislerud /s/ I sameiermøtet har sameierne stemmerett med en stemme for hver seksjon de eier. Sameieren har rett til å møte ved fullmektig. Navneseddelen leveres i utfylt stand ved inngangen.

2 2 Sameiet Ringgaten Terrasse ÅRSBERETNING FOR TILLITSVALGTE Siden forrige ordinære sameiermøte har sameiets tillitsvalgte vært følgende: STYRET: VALGT: Leder : Gunnar Nilsen år Styremedlem : Olga Solberg år Styremedlem : Milly Krogstad år Styremedlem : Trygve Lislerud år Styremedlem : Helge Hauso år Varamedlem : Bjørg Børresen år 2. GENERELLE OPPLYSNINGER OM SAMEIET TILLITSVALGTE OG ANSATTE Iht. regnskapsloven 3-3 omfattes boligselskapet av likestillingsloven og det oppfordres derfor ved valg til en fordeling av kjønn i styre, komiteer og utvalg. Sameiets styre består av 3 kvinner og 3 menn. Styrets leder er mann. Boligselskapet følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Selskapet har 1 mannlig ansatt. Boligselskapet følger likestillingslovens bestemmelser og vil tilstrebe likestilling ved eventuelle nyansettelser. FORRETNINGSFØRSEL OG REVISJON Forretningsførselen utføres i henhold til kontrakt av OBOS Eiendomsforvaltning AS. Sameiets revisor er Flattum & Co DA. EIENDOMMEN Sameiet består av 1 bygning med til sammen 144 boligseksjoner og 2 næringsseksjoner. Sameiets eiendom har gnr. 227 bnr. 29. Sameiet ligger i Oslo Kommune. Med eierseksjon forstås sameieandel i bebygd eiendom med tilknyttet enerett til bruk av bolig eller annen bruksenhet i eiendommen. Sameiet forurenser ikke det ytre miljø i vesentlig grad utover det som må anses normalt for et boligselskap.

3 3 Sameiet Ringgaten Terrasse HMS Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) ble fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 med virkning fra 1. januar Boligselskap er definert som virksomhet og skal derfor ha internkontrollsystem. Dette omfatter blant annet kontrollsystem og oppfølging av brannvern, byggherreforskrifter ved bygge-anleggsarbeid, lekeplasser og det elektriske anlegget, samt elektrisk utstyr hvor fordeling av ansvaret er gitt en slik tolkning: boligselskapet er ansvarlig for at det elektriske anlegget og utstyret i fellesarealet til enhver tid er i orden. I forhold til anlegg og utstyr i den enkelte boenhet er det styrets plikt å gjøre eier og/eller bruker av den enkelte leilighet oppmerksom på det ansvar som de har for å holde elektrisk utstyr i orden etter gjeldende lov og forskrift. BRANNSIKRINGSUTSTYR I henhold til forskriftene skal det være installert røykvarsler og brannslokningsapparat eller brannslange i alle leilighetene. Eier/beboer har ansvaret for at utstyret er tilstede og fungerer. SERVICE PÅ ANTENNEANLEGGET UPC's servicetelefon er åpen kl , lørdag/søndag kl EL- KRAFT-AVTALE OBOS har fremforhandlet avtale med Hafslund Strøm AS for leveranse av El-kraft. Sameiet har tiltrådt denne avtalen. AVTALE OM OLJELEVERANSE OBOS har inngått samarbeidsavtale med AS Norske Shell om levering av fyringsolje til rabatterte priser. Boligselskapet har tiltrådt denne avtalen. EIENDELER OG GJELD - OMSETNING OG TAKSTER Sameierne får tilsendt skjema med oppstilling over den enkelte seksjons andel av sameiets inntekter, utgifter, gjeld og eiendeler. Ligningsverdien får den enkelte oppgitt på ligningskontoret. Omsetning av seksjonene skjer til markedspris. Det finnes ikke takster for seksjonene verken hos styret eller forretningsfører. Så langt forretningsføreren får oppgitt omsetningspriser, blir disse registrert. Forretningsfører kan, på bakgrunn av disse opplysningene, gi antydning om prisnivået for seksjonene.

4 4 Sameiet Ringgaten Terrasse FORSIKRING Sameiets eiendommer er fullverdiforsikret i Gjensidige NOR og polisenummeret er Fullverdiforsikring vil si at forsikringsselskapet har ansvar for at sameiet til enhver tid har de riktige forsikringssummer. En forutsetning for dette er at forsikringsselskapet får melding om vesentlige verdiøkninger på bygninger, f.eks. ved rehabilitering. Ved totalskade skal erstatningsbeløpet dekke oppføring av ny bygning av samme standard og størrelse. Forsikringen omfatter også bygningsmessige forandringer den enkelte seksjonseier gjør inne i boligen. Den enkelte seksjonseier må selv sørge for å ha hjemforsikring som dekker innbo og løsøre. Hvis sameiets forsikring skal benyttes, må beboerne straks melde skaden til Forsikringsavdelingen i OBOS tlf faks forsikring@obos.no. Oppfølging av forsikringssaker blir gjort av forsikringsavdelingen i OBOS. 3. STYRETS ARBEID Styret har fordelt arbeidsoppgavene etter ulike arbeidsområder. Sameiets ordinære årsmøte ble holdt og ekstraordinært årsmøte i forbindelse med våtromsprosjektet (begge i Lilleborg Kirke) Styret har hatt 18 møter og behandlet 60 saker Hver mandag mellom kl har styret hatt pollettsalg til vaskemaskinene Av viktige saker styret har arbeidet med er skifte av tre porttelefoner, gjennomføringen med digitalisering av kabelanlegg, to dugnader på uteområdet og barking av grøntanlegg, rutiner ved fremleie og i rutiner i forhold til nye seksjonseiere. Styret har mottatt og arbeidet med mange klagesaker og med renovasjons- og rotteproblemer. Det er gjennomført sikring av fjellskrenten mot kolonihagen. Det er gjort utbedringer i fyrrommet med det elektriske anlegg og fyringsanlegget. Når det gjelder renovasjonsproblemene har disse øket i omfang. Ikke innpakket husholdningssøppel og søppel som settes utenfor søppeldunkene fører til økende rotteplager. Fra Renholdsverket er det innhentet brosjyrer på ulike språk om viktigheten med gode søppelrutiner. Søppelskurene er i tillegg ofte fylt opp av andre ting enn husholdningsavfall, som møbler, madrasser, elektriske omner med mer. Styret har derfor sett det nødvendig oftere enn tidligere å rekvirere container slik at defekte ting ikke går blant husholdningssøppel.

5 5 Sameiet Ringgaten Terrasse Saker som stadig går igjen er klage på nabo om høy musikk og annet husbråk. Videre er det seksjonseiere som ikke respekterer våre vedtekter når det gjelder forandring av fasaden på gården ved at de tar bort vindu og plasserer plast der for å kunne bruke parabolantenne. Dette er saker som fører til oppsigelse for seksjonseier men som har lang behandlingstid. Av saker for 2004 har styret planlagt fortsettelsen med å skifte tre porttelefoner, fortsatt arbeide med å bedre våre renovasjonsrutiner og få bort parabolantenner på gårdens fasade. Det vil bli foretatt rensing av gårdens takrenner og avløpkummer. Videre vil styret fortsatt oppfordre til dugnad for å få utemiljøet best mulig. Styret vil søke å informere seksjonseiere om ansvaret de har for å informere sine leietakere om gjeldende vedtekter og regler for husorden. Den mest krevende sak styret har i arbeid er gjennomføringen av våtromprosjektet. Det vil bli beboermøte med OPAK i løpet av våren Dette er en sak som vil få stor økonomisk betydning for seksjonseierne, og vil kreve stor arbeidsinnsats av styret. 4. REGNSKAPET FOR 2003 Årets resultat fremkommer i resultatregnskapet for 2003 og er overført til balansen under konto for egenkapital. Resultatet av driften året 2003 viser et årsresultat på kr ,-. Driftsinntektene i 2003 var totalt kr ,-. Det er ingen vesentlige avvik i forhold til budsjettet, verken hva gjelder totalbeløpet eller de enkelte inntektsposter. Sameiet har hatt noe høyere inntekter en budsjettert og dette skyldes hovedsakelig tilskudd fra Husbanken i forbindelse med prosjektering av behovet for en våtromsrehabilitering. Driftskostnadene i 2003 var totalt kr ,-. Det er en økning av utgiftene i forhold til budsjettet for år 2003 på kr ,-. De viktigste utgiftspostene med avvik fra budsjettet er: - Konsulent og forvaltningstjenester ble budsjettert med kr ,-, mens regnskapet viser kr ,-. Hovedårsaken til avviket var prosjektering av våtromsrehabiliteringen som skal skje. - Energi og fyring ble budsjettert med kr ,-, mens regnskapet viser kr ,-. Hovedårsaken til avviket var økte fyringskostnader. Revisors honorar for regnskapsåret 2003 er for revidering av selskapets regnskap og formuesforvaltning. Revisjonshonoraret fremkommer som egen post i resultatregnskapet. Forutsetning om fortsatt drift er tilstede, og årsregnskapet for 2003 er satt opp under denne forutsetning. Forøvrig vises til de enkelte tallene i regnskapet og den regnskapsmessige oversikt som fremkommer under noter til regnskapet.

6 6 Sameiet Ringgaten Terrasse 5. KOSTNADSUTVIKLING RENTER Rentesatsene i OBOS Eiendomsforvaltning AS pr. den : Driftskonto (foliokonto) 0,25 % p.a. Særvilkårskonto (inntil 8 uttak pr. år) 2,75 % p.a. Negativ kasse (overtrekk) 1,50 % pr. mnd. STRØMPRISENE Den totale strømprisen til en forbruker består av tre komponenter: Kraftpris som dekker kostnadene ved å produsere og selge den elektriske kraften (som betales til kraftleverandør). Nettleie for transport av den elektriske kraften (som betales til nettselskapet). Statlige avgifter dvs. forbrukeravgift, avgift til Energifondet og merverdiavgift. Kraftpris utgjør ca. 35 %, nettleie ca. 30 % og statlige avgifter ca. 35 %. FORSIKRING Det vil bli en generell økning av forsikringspremien i 2004, hvorav økning i byggeindeksen utgjør ca. 6% og prisøkning på ca. 5% i de fleste forsikringsselskapene. Økningen av sameiets forsikringspremie for 2004 er på 5,7%. KOMMUNALE AVGIFTER De kommunale avgiftene for vann, avløp og renovasjon øker med 13,3% fra 2003 til ØVRIGE KOSTNADER Når det gjelder de øvrige kostnadene i budsjettet har styret regnet med en generell prisstigning.

7 7 Sameiet Ringgaten Terrasse 6. INNTEKTS- OG KOSTNADSOVERSLAG FOR ÅR 2004 Styret har satt opp en oversikt over forventede inntekter og utgifter i år Tallene er vist som egen kolonne ved siden av resultatregnskapet. (Budsjett 2004.) Oversikten er basert på en økning av fellesutgifter på 30% fra Det er beregnet kr ,- til større vedlikehold som omfatter våtromsrehabiliteringen. Oversikten gir et forventet årsresultat på kr ,- ut i fra et låneopptak på kr ,-. I oversikten er det tatt hensyn til de forhold som er nevnt foran. Forøvrig vises til de enkelte tallene i oversikten. Oslo, I styret for Sameiet Ringgaten Terrasse Gunnar Nilsen /s/ Helge Hauso /s/ Olga Solberg /s/ Milly Krogstad /s/ Trygve Lislerud /s/

8 8 Sameiet Ringgaten Terrasse REVISORS BERETNING Revisors beretning er gjengitt i eget dokument og kopi kan fås ved henvendelse til forretningsfører.

9 9 Sameiet Ringgaten Terrasse RESULTATREGNSKAP Regnskap 2003 Regnskap 2002 Budsjett 2003 Budsjett 2004 DRIFTSINNTEKTER: LEIEINNTEKTER ANDRE INNTEKTER OPPTAK AV LÅN SUM INNTEKTER DRIFTSKOSTNADER: PERSONALKOSTNADER REVISJONSHONORAR STYREHONORAR FORRETNINGSFØR.HON KONSULENTHONORAR REHABILITERING VÅTROM DRIFT OG VEDLIKEHOLD FORSIKRINGER KOMMUNALE AVGIFTER ENERGI / FYRING ANDRE DRIFTSKOSTNADER SUM DRIFTSKOSTNADER DRIFTSRESULTAT: FINANSINNTEKT/KOSTNAD FINANSINNTEKTER FINANSKOSTNADER RES.AV FINANSINNT/KOSTN ÅRSRESULTAT OVERFØRINGER: OVERFØRT TIL EGENKAPITAL

10 10 Sameiet Ringgaten Terrasse EIENDELER BALANSE ANLEGGSMIDLER DEPOSITUMSKONTO SUM ANLEGGSMIDLER OMLØPSMIDLER LEIERESTANSER KORTSIKTIGE FORDRINGER DRIFTSKONTO I OBOS INNESTÅENDE BANK SUM OMLØPSMIDLER SUM EIENDELER EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL OPPTJENT EGENKAPITAL SUM EGENKAPITAL GJELD LANGSIKTIG GJELD ANNEN LANGSIKTIG GJELD SUM LANGSIKTIG GJELD KORTSIKTIG GJELD FORSKUDDSLEIE LEVERANDØRGJELD SKYLDIG OFF.MYNDIGHETER ANNEN KORTSIKTIG GJELD SUM KORTSIKTIG GJELD SUM EGENKAPITAL OG GJELD PANTSTILLELSE 0 0 GARANTIANSVAR 0 0 OSLO, STYRET FOR RINGGATEN TERRASSE SAMEIE Gunnar Nilsen /s/ Helge Hauso /s/ Olga Solberg /s/ Milly Krogstad /s/ OBOS EIENDOMSFORVALTNING AS Trygve Lislerud /s/ Øivind Aastorp /s/ Forretningsfører Gro Wøien /s/ Forvaltningskonsulent

11 11 Sameiet Ringgaten Terrasse NOTE: 1 LEIEINNTEKTER Framleietillegg Fellesutgifter Kjellerlokale SUM TEORETISK LEIE REDUKSJON TEORETISK LEIE Fellesutgifter SUM LEIEINNTEKTER NOTE: 2 ANDRE INNTEKTER Automatpenger Tilskudd Husbanken Eieskiftegebyr Tilbakeført avsetning honorar Tilbakeført forsikring Sparebank 1 (2002) SUM ANDRE INNTEKTER NOTE: 3 PERSONALKOSTNADER Ordinær lønn, fast ansatte Ordinær lønn, vikarer Påløpne feriepenger Arbeidsgiveravgift Yrkesskadeforsikring SUM PERSONALKOSTNADER Det har gjennomsnittlig vært 1 ansatt i selskapet gjennom året NOTE: 4 REVISJONSHONORAR Revisjonshonoraret er på kr og er i sin helhet knyttet til revisjon. NOTE: 5 STYREHONORAR Honorar til styret er på kr NOTE: 6 KONSULENT OG FORVALTN.TJENESTER OBOS Prosjekt OBOS Eiendomsforvaltning AS Siv ing. Per K. Lie SUM KONSULENT OG FORVALTN.TJENESTER

12 12 Sameiet Ringgaten Terrasse NOTE: 7 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Drift/vedl.hold bygninger Drift/vedl.hold VVS Drift/vedl.hold elektro Drift /vedl.hold utvendig anl Drift/vedl.hold fellesanlegg Kabel/Tv-anlegg Drift/vedl.hold fyringsanlegg Drift/vedl.hold vaskerianlegg Egenandel forsikring Kostnader dugnader -371 SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD NOTE: 8 ENERGI / FYRING Elektrisk energi Olje Strøm oljefyr el.bereder SUM ENERGI / FYRING NOTE: 9 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Lokalleie Container Skadedyrarbeid Verktøy og redskaper Driftsmatriell Renhold ved firmaer Snørydding/gressklipping Kontorrekvisita -120 Trykksaker Andre kontorkostnader Telefon -438 Porto Reisekostnader -178 Bankgebyr SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER NOTE: 10 FINANSINNTEKTER Renter bank 323 Renter av driftskonto i OBOS Andre renteinntekter SUM FINANSINNTEKTER NOTE: 11 ANNEN LANGSIKTIG GJELD Depositum vaktmesterleilighet SUM ANNEN LANGSIKTIG GJELD

13 13 Sameiet Ringgaten Terrasse NOTE: 12 SKYLDIG OFF. MYNDIGHETER Forskuddstrekk Skyldig arbeidsgiveravgift SUM SKYLDIG OFF.MYNDIGHETER NOTE: 13 ANNEN KORTSIKTIG GJELD Feriepenger SUM ANNEN KORTS. GJELD

14 14 Sameiet Ringgaten Terrasse 6. INNKOMNE FORSLAG A) Kontinuitet i styret under våtromsprosjektet. Forslag fra Edgar R. Pettersen Samtlige av styrets medlemmer inklusiv styreleder er valgt for bare 1 år. Flere av dem var på årsmøtet tvilende, og vegrende til gjenvalg. Det er derfor nærliggende å tro at noen av dem kanskje ikke vil på valg igjen. Begrunnelse. Sameiet er i ferd med å starte opp på et omfattende og dyrt våtromsprosjekt som vil vare i mange måneder. Et sånt stort prosjekt krever vedvarende oppfølging av erfarne styremedlemmer over tid. OPAK overtar som byggeleder, men det kan likevel bli en for stor oppgave for nye uerfarne folk i styret. For å unngå mulige vanskeligheter med prosjektet, miste styring og komme på avveier, unødvendige utgifter og forlengelse i tid, vil jeg komme med et forslag. Forslag som det skal stemmes over: Dersom erfarne og sentrale personer i styret ikke stiller til gjenvalg henstilles det til at våtromsprosjektets igangsettelse utsettes midlertidig. B) Ønske om å beholde radiatorene på bad etter våtromsrehabiliteringen. Forslag fra Edgar R. Pettersen Omvalg for å justere vedtak alternativ 2 løsning fattet på ekstraordinært møte Mange sameiere mener det vil bli for dyrt med bare el.kabler i badegulvet, og vil derfor beholde radiatorene på badet. Forslag som det skal stemmes over: Det skal stemmes over om vi skal beholde radiatorene, eller ikke, for å imøtekomme dem som ikke ser seg råd til høyere strømregninger, og for at alle sameiere på denne måten skal bli tilfredse med istandsettelsen, og helst med en radiator på badet.

15 15 Sameiet Ringgaten Terrasse C) Tilbakeføring av allerede utbedrede våtrom. Forslag fra Ove Farstad De seksjonseierne som allerede har utbedret sine våtrom, skal få disse tilbakeført til tilnærmet samme standard som før rehabiliteringen. Det vises til forprosjekt fra OBOS Prosjekt Kap/side 3.11 Tilbakeføring etter utført vedlikehold. D) Opptak av lån til våtromsrehabiliteringen. Forslag fra styret I forbindelse med sameiets prosjekt for våtromsrehabilitering ber styret om fullmakt fra sameierne til å ta opp et banklån på inntil 25 millioner kroner, som i sin helhet skal gå til å dekke kostnadene i forbindelse med våtromsprosjektet. E) Beplantning og ferdigstillelse av areal på baksiden av blokka. Forslag fra Finn Kirkeby Over flere år har det blitt arbeidet med å gjøre bakgården i sameiet hyggelig med bl.a. sittegrupper, rustne gjerder har blitt fjernet, søppelboder malt og beplantning. Sist sommer sikret Oslo Kommune skråningen opp mot kolonihaven med netting og fjernet flere trær. Tomten til kolonihaven eies av Oslo Kommune og leies av kolonihaven. Forslag: Årsmøtet setter av på budsjettet for 2004 sum kr ,- for innleie av gartnerfirma til beplantning og ferdigstillelse av arealene på baksiden av blokka.