INNKALLING TIL SAMEIERMØTE 2004

Transkript

1 INNKALLING TIL SAMEIERMØTE 2004 Ordinært sameiermøte i Sameiet Tonsenhagen 11, avholdes onsdag 14 april 2004, kl i Tonsenhagen Velhus. TIL BEHANDLING FORELIGGER: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Valg av sekretær og en person til å underskrive protokollen. C) Opptak av navnefortegnelse. D) Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn. E) Godkjenning av dagsorden 2. ÅRSBERETNING FOR ÅRSREGNSKAP FOR 2003 Styret foreslår overføring av årets resultat til balansen. 4. BUDSJETT GODTGJØRELSE TIL STYRET OG REVISOR 6. INNKOMNE FORSLAG Forslag er fra Robert Von Hirsch, Rødbergveien 39. Oppussinge av oppgangene. (Se vedlegg 1) 7. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av styreleder for 1 år B) Valg av 1 styremedlem for 1 år, og 1 styremedlem for 2 år C) Valg av 1 varamedlem for 1 år, og 1 varamedlem for 2 år D) Valg av valgkomité 8. VALG AV REVISOR. Forslag: BDO Revico Sandvika DA. Oslo, 18/ I styret for Sameiet Tonsenhagen 11 I sameiermøtet har sameierne stemmerett med en stemme for hver seksjon de eier. Sameieren har rett til å møte ved fullmektig. Navneseddelen leveres i utfylt stand ved inngangen.

2 ÅRSBERETNING FOR 2003 Sameiet Tonsenhagen TILLITSVALGTE Siden forrige ordinære sameiermøte har sameiets tillitsvalgte vært følgende: STYRET: Styreleder : Styremedlem: Styremedlem: Varamedlem : Varamedlem : Rune Gehrken Emil Nordby May- Britt Normann Stig Ove Hoff Bjørg Hongshagen Sameiet følger likestillingslovens bestemmelser og tilstreber likestilling ved valg av tillitsvalgte samt ved nyansettelser i sameiet. 2. GENERELLE OPPLYSNINGER OM SAMEIET EIENDOMMEN Sameiet har til sammen 40 seksjoner. Sameiets eiendom har gårdsnr. 85 bruksnr. 124 med organisasjonsnummer Sameiet ligger i Oslo. Med eierseksjon forstås sameieandel i bebygd eiendom med tilknyttet enerett til bruk av bolig eller annen bruksenhet i eiendommen. Sameiets formål er å ivareta driften av sameiet, administrere bruk og vedlikehold av fellesanlegg og fellesareal samt ivareta alle andre saker av felles interesse. Sameiet forurenser ikke det ytre miljø i vesentlig grad utover det som må anses normalt for et boligselskap. FORRETNINGSFØRSEL OG REVISJON Forretningsførselen utføres av Centrum Eiendomsbestyrelse as. firmapost@ceb.no. Tlf , faks Sameiets revisor er BDO Revico Sandvika DA. SAMEIETS LÅN Sameiet har lån i Handelsbanken. Se balansen og note i regnskapet. REHABILITERING Skiftet tak 2001 Nye inngangsdører 2002 Oppgradering av alle 40 eierseksjonene s sikringskap med jordfeilbrytere samt oppgradering av de 2 hovedtavlene for sameiet. Kontinuerlig oppgradering av VVS anlegget. Nye brann varslere og brannapparater i alle 40 eierseksjonene + alle fellesrom. 2

3 VAKTMESTERTJENESTE Fellesstyret for Tonsenhagen/Rødberget har ansvaret for vaktmestertjenestene for alle sameiene på Tonsenhagen. Vaktmestertjenesten utføres av tre vaktmestere. Disse har ansvar for bl.a. driften av vaskeriene, oppsyn med fyringsanleggene, gressklipping, snø måking og søppeltømming. Vaktmestrene plikter iht. instruks å bistå sameierne når det oppstår feil eller mangler som krever øyeblikkelig utbedring, f. eks. vannlekkasje. Øvrige reparasjonsarbeider i leiligheter, som eksempelvis elektriker-arbeid, er vaktmestrene uvedkommende. Se oppslag på oppslagstavla i oppgangen for vaktlister og tlf. nr. HMS Forskrift om systematisk helse-, miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) ble fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 med virkning fra 1. januar Forskriften gir bestemmelser om at den som er ansvarlig for virksomheten, det vil si styret i boligselskapet, plikter å sørge for systematisk oppfølging av gjeldende krav fastsatt i: lov om elektriske anlegg og elektrisk utstyr brann- og eksplosjonsvernloven forurensningsloven arbeidsmiljøloven For å oppfylle kravet, må alle boligselskap ha et internkontrollsystem for brannvern og lekeplassutstyr, jevnlige vernerunder, egenkontroll av det elektriske anlegget i fellesområdene. Samt ivareta sameiets byggherreansvar ved bygge- og anleggsarbeid i h.h.t. byggherreforskriften. Styret har ennå ikke kommet i gang med utarbeidelse av eget system for internkontroll. BRANNSIKRINGSUTSTYR I henhold til forskriften om brannforebyggende tiltak skal det være installert røykvarsler og brannslokningsapparat eller brannslange i alle seksjonene. Eier/beboer har ansvaret for at utstyret er tilstede og fungerer. TELEFONI Den gunstige rabattavtalen som sameiet er tilsluttet via NBBL/OBOS og Telenor, ga frem til rabatter på bruk av fasttelefon på 20-25%. Post- og teletilsynet påla Telenor å redusere rabatten ned til 5% fra denne dato (10% for det du ringer for over kr pr kvartal). Vedtaket er klaget inn for Samferdselsdepartementet. Inntil klagen er avgjort vil rabatten være 5%-10% Hvis klagen fører frem, vil differansen i rabatt mellom 5%-10% og 20%-25% bli refundert. Hvis vedtaket fra Post- og teletilsynet blir stående vil NBBL/OBOS og Telenor søke å finne frem til andre ordninger som gir de beste prisene. Det er derfor ingen grunn til å bytte telefonselskap nå. 3

4 KRAFTLEVERANSE(STRØM) TIL SAMEIETS FELLESANLEGG Sameiet har gjennom Centrum Eiendomsbestyrelse a.s og OBOS, inngått avtale med Hafslund om leveranse av strøm til sameiets fellesanlegg (gjelder ikke strøm til oljefyr/el-kjele). Avtalen er en videreføring av avtalen om kraftforvaltning og gjelder for perioden Kraftforvaltning fra Hafslund fanger opp bevegelsene i kraftmarkedet, fordi selskapets handelsavdeling utfører en aktiv forvaltning fra dag til dag. Det handles kontinuerlig for å sikre pris og redusere risikoen. I tillegg inneholder avtalen en prisgaranti som fører til at prisen på kraft ikke vil overstige avtalt maksimumspris. Avtalen er fleksibel, slik at den kan omgjøres til en fastpriskontrakt dersom markedet skulle tilsi det. Budsjettprisen 45,97 kwh (inkl. gjeldende avgifter) Prisgrensen (maksimumspris) 52,17 kwh (inkl. gjeldende avgifter) SERVICE PÅ ANTENNEANLEGGET UPC er leverandør av kabel-tv tjenester til sameiet med mulighet for bredbånd, telefoni og digital-tv. UPC's servicetelefon er betjent mandag til fredag mellom kl samt lørdag og søndag kl Feilmelding og support kan også meldes på FORSIKRING Sameiets eiendommer er fullverdiforsikret i If. Skadeforsikring AS og polisenummeret er Fullverdiforsikring vil si at forsikringsselskapet har ansvar for at bygningsmassen til enhver tid er tilstrekkelig forsikret. En forutsetning for dette er at forsikringsselskapet får melding om vesentlige verdiøkninger på bygninger, f.eks. ved rehabilitering og påbygging. Ved totalskade skal erstatningsbeløpet dekke oppføring av ny bygning av samme standard og størrelse. Forsikringen omfatter også bygningsmessige forandringer den enkelte seksjonseier gjør inne i boligen. Den enkelte seksjonseier må selv sørge for å ha hjemforsikring som dekker innbo og løsøre. Oppstår det skade i leiligheten, sørg for å begrense skadeomfanget mest mulig og prøv å kartlegge hva som er årsak til skaden. Skader meldes til forsikringavdelingen i OBOS på telefon , faks eller e-post forsikring@obos.no. Forsikringsavdelingen melder skaden til forsikringsselskapet, bestiller håndverker for reparasjon og sørger for at kostnader knyttet til skaden blir betalt av forsikringsselskapet. Ved skader som dekkes av sameiets bygningsforsikring har If Skadeforsikring en egenandel på kr 6 000,-. Selv om sameiets forsikring brukes, kan seksjonseier belastes hele eller deler av egenandelen. 4

5 LIGNINGSOPPLYSNINGER. Sameierne får tilsendt skjema med oppstilling over den enkelte seksjons andel av sameiets inntekter, utgifter, gjeld og eiendeler. Ligningsverdien får den enkelte oppgitt på ligningskontoret. 3. STYRETS ARBEID Styret har hatt 7 møter i løpet av året. Mange mindre ting er også tatt opp i trappeoppgang, over telefon og . Styret har fungert godt, det har vært uproblematisk internt samarbeide og velfungerende saksgang. Styret har ikke vært på kurs i denne periode. Deler av styret har vært på Eksklusjon i forbindelse med planleggingen av oppusning i oppgangene. Styret har produsert en beboerinformasjon som er tenkt skal komme ut en gang i året, da fortrinnsvis etter den ordinær generalforsamling. Det pågår en kontinuerlig VVS oppgradering i sameiets fellesareal. Det er lagt Stenheller under alle papir innsamlingsdunkene, Det er satt opp nye skilt på hjørnet ut mot Rødbergveien. Det er felt noen trær i sikkerhetsøyemed. Deretter er det fjernet røtter og der vor det har vært naturlig har vi fått Fellesstyret til å koste legging av kantsten og asfalt. I bakhagen er vi i gang ned å fylle hullet ned mot barnehagen med flis etc. for på sikt å kunne planere dette området bedre. Det er avholdt 2 dugnader med godt oppmøte. Styret har kjøpt inn mye nytt og dyrt verktøy til felles bruk. Les bruksanvisning før bruk! Husleien har kommet noenlunde greit inn. Det har vært noen inkassosaker men dette re ordnet opp i på en ryddig måte og det er ingen som skylder noe ut over det ordinære pr. februar. Styret har strammet inn vesentlig på innbetalinger til sameiet, ved å øke gebyr til maksimalt etter loven samt forkortet antall varslinger før inkasso. Dette er gjort med meget godt resultat. Styret inviterte til festutvalg i våres uten vesentlig respons. Brannvarslere og brannapparater er kontrollert av den enkelte i privat området og hovedsakelig av styret i fellesområdet. Det har kommet inn ønsker om nye koster og snømåker samt nye ytterdørsmatter og dette er allerede effektuert. Vedlegg: Fellesstyrets årsberetning 5

6 4. REGNSKAPET FOR 2003 Årets resultat fremkommer i resultatregnskapet for 2003 som foreslås overført til balansen under konto for egenkapital. Resultatet av driften året 2003 viser et årsresultat på kr ,-. Driftsinntektene i 2003 var totalt kr ,-. Det er ingen vesentlige avvik i forhold til budsjettet, verken hva gjelder totalbeløpet eller de enkelte inntektsposter. Driftskostnadene i 2003 var totalt kr ,-. Det er ingen vesentlige avvik i forhold til budsjettet, verken hva gjelder totalbeløpet eller de enkelte utgiftsposter. Revisors honorar for regnskapsåret 2003 er for revidering av selskapets regnskap og formuesforvaltning. Revisjonshonoraret fremkommer som egen post i resultatregnskapet. Forutsetning om fortsatt drift er tilstede, og årsregnskapet for 2003 er satt opp under denne forutsetning. Forøvrig vises til de enkelte tallene i regnskapet og den regnskapsmessige oversikt som fremkommer under noter til regnskapet. 5. KOSTNADSUTVIKLING FOR KOMMUNALE AVGIFTER Oslo Kommune har vedtatt følgende avgiftsøkninger fra : Vann og avløpsavgiften øker med 13,2% Renovasjonsavgiften øker med 13,3% Feieravgiften øker med 3,2% RENTER PÅ INNSKUDD Sameiet har driftskonto i OBOS. Pr gjelder følgende rentesatser: Driftskonto: 0,00 %. Særvilkårskonto 2,50 % FORRETNINGSFØR.HON.ET Forretningsførerhonoraret øker i takt med konsumprisendeksen. REVISJONSHONORARET Revisjonshonoraret belastes etter medgått tid. FORSIKRING 6

7 Prisen på alle bygningsforsikringer gikk opp med 5,7 % fra 2003 til 2004 (indeksøkning). Ut over dette har: Sameiet Tonsenhagen 11 If Skadeforsikring varsler en liten generell prisjustering. I gjennomsnitt er den samlede prisøkningen ca. 11 %. Forsikringsselskapene foretar en individuelle prising ut fra boligselskapets skadesituasjon. Det kan gi store utslag i forhold til generell prisendring. Forsikringspremien for vårt sameie gikk opp med 9 % STRØMPRISENE Kraftprisene har siste år øket betydelig og det forventes også en økning i Den totale strømprisen til en forbruker består av tre komponenter: Kraftpris som dekker kostnadene ved å produsere og selge den elektriske kraften som betales til kraftleverandør) utgjør ca. 35 % av total strømpris. Nettleie for transport av den elektriske kraften (som betales til nettselskapet) utgjør ca. 30 % av total strømpris. Statlige avgifter det vil si, forbruksavgift, avgift til Energifondet og merverdiavgift, utgjør ca. 35 % av total strømpris. ØVRIGE KOSTNADER Når det gjelder de øvrige kostnadene i budsjettet har styret regnet med en generell prisstigning. 6. BUDSJETT FOR Styret har satt opp et budsjett for år Tallene er vist som egen kolonne ved siden av resultatregnskapet. (Budsjett 2004.) Budsjettet er basert på uendrede fellesutgifter for året I oversikten er det tatt hensyn til de forhold som er nevnt under punkt 5. Kostnadsutvikling for Budsjettet gir et forventet årsresultat på kr ,-. Forøvrig vises til de enkelte tallene i budsjettet. Oslo, 18/ I styret for Sameiet Tonsenhagen 11 Rune Gehrken (s) May-Britt Normann (s) Emil Nordby (s) 7

8 SAMEIET TONSENHAGEN 11 RESULTATREGNSKAP Regnskap 2003 Regnskap 2002 Budsjett 2003 Budsjett 2004 DRIFTSINNTEKTER: LEIEINNTEKTER ANDRE INNTEKTER SUM INNTEKTER DRIFTSKOSTNADER: PERSONALKOSTNADER AVSKRIVNINGER REVISJONSHONORAR STYREHONORAR FORRETNINGSFØRSEL FREMMEDE TJENESTER DRIFT OG VEDLIKEHOLD FORSIKRINGER KOMMUNALE AVGIFTER KOSTNADER SAMEIE ENERGI OG BRENSEL ANDRE DRIFTSKOSTNADER SUM DRIFTSKOSTNADER DRIFTSRESULTAT: FINANSINNTEKT/KOSTNAD FINANSINNTEKTER FINANSKOSTNADER RES.AV FINANSINNT/KOSTN ÅRSRESULTAT OVERFØRINGER: OVERFØRT TIL EGENKAPITAL

9 SAMEIET TONSENHAGEN 11 Sameiet Tonsenhagen 11 EIENDELER BALANSE ANLEGGSMIDLER REHABILITERING AKSJER OG ANDELER SUM ANLEGGSMIDLER OMLØPSMIDLER LEIERESTANSER KUNDEFORDRINGER BRENSELSREGNSKAP KORTSIKTIGE FORDRINGER HÅNDKASSE DRIFTSKONTO I OBOS INNESTÅENDE BANK SUM OMLØPSMIDLER SUM EIENDELER EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL OPPTJENT EGENKAPITAL ÅRETS OVERSKUDD SUM EGENKAPITAL GJELD LANGSIKTIG GJELD ØVRIG LANGSIKTIG GJELD SUM LANGSIKTIG GJELD KORTSIKTIG GJELD FORSKUDDSLEIE LEVERANDØRGJELD PÅLØPNE RENTER ANNEN KORTSIKTIG GJELD SUM KORTSIKTIG GJELD SUM EGENKAPITAL OG GJELD PANTSTILLELSE 0 0 GARANTIANSVAR 0 0 Oslo, / STYRET FOR I SAMEIET TONSENHAGEN 11 Rune Gehrken (s) May-Britt Normann (s) Emil Nordby (s) Centrum Eiendomsbestyrelse AS Trude Larsen (s) Forretningsfører 9

10 NOTER REGNSKAPSPRINSIPP Regnskapet er utarbeidet i overensstemmelse med regnskapsloven og god regnskapsskikk for små foretak. Det er foretatt en endring av årsoppgjøroppsettet, og fjorårstallene er omarbeidet i henhold til dette. NOTE: 1 LEIEINNTEKTER Fellesutgifter Dører Trappevask SUM LEIEINNTEKTER NOTE: 2 PERSONALKOSTNADER Diverse lønn Påløpne feriepenger 192 Arbeidsgiveravgift SUM PERSONALKOSTNADER NOTE: 3 AVSKRIVNINGER Avskrivning rehabilitering avdrag lån SUM AVSKRIVNINGER NOTE: 4 REVISJONSHONORAR Revisjonshonoraret er på kr , og er i sin helhet knyttet til revisjon. NOTE: 5 STYREHONORAR Honorar til styret er på kr NOTE: 6 FREMMEDE TJENESTER Renhold ved firma SUM FREMMEDE TJENESTER NOTE: 7 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Drift/vedl.hold bygninger Drift/vedl.hold VVS Drift/vedl.hold elektro 756 Drift /vedl.hold utvendig anlegg Kabel/Tv-anlegg Kostnader dugnader SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD

11 NOTE: 8 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Lokalleie 800 Verktøy og redskaper Driftsmateriell 792 Kontor og datarekvisita Andre kontorkostnader Telefon Porto 183 Bank og kortgebyr 243 SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER NOTE: 9 FINANSINNTEKTER Renter bankkonti Gjensidige Nor 139 Renter av driftskonto i OBOS Renter fellesutgifter 464 SUM FINANSINNTEKTER NOTE: 10 FINANSKOSTNADER Renter lån Handelsbanken SUM FINANSKOSTNADER NOTE: 11 REHABILITERING Aktivert pr Avskrevet tidligere Avsrevet i år SUM REHABILITERING NOTE: 12 AKSJER OG ANDELER Aksjer Årvoll Kabelnett AS SUM AKSJER OG ANDELER NOTE: 13 BRENSELSREGNSKAP Innbet. à konto juli-des Betalt fjernvarme juli-des Honorar CEB, 2. halvår Diverse SUM BRENSELSREGNSKAP NOTE: 14 KORTSIKTIGE FORDRINGER Restanse brenselregnskap SUM KORTSIKTIGE FORDRINGER

12 NOTE: 15 ØVRIG LANGSIKTIG GJELD HANDELSBANKEN AS LÅN NR.2 Renter : 0,00%, løpetid 0 år Opprinnelig Nedbetalt tidligere Nedbetalt i år Saldo SUM ØVRIG LANGSIKTIG GJELD NOTE: 16 ANNEN KORTSIKTIG GJELD Skyldige feriepenger 193 Påløpne renter/avdrag Handelsbanken Avsatt strøm SUM ANNEN KORTS. GJELD Regnskapet er godkjent av revisor. Revisors beretning kan fås ved henvendelse til forretningsfører. Er med i original utsending til seksjonseiere. 12

13 VEDLEGG 1 INNKOMNE FORSLAG Forslag fra Robert Von Hirsch; Veggene i oppgangen i nr. 39 har fått en del stygge skrammer. Jeg foreslår at vi spanderer noen kroner på litt oppussing. Vennlig hilsen Robert Von Hirsch PS: Jeg har dessverre ikke forutsetning for å bedømme hva en slik oppussing vil koste. D.S. Styrets kommentar: Oppganger og postkasser har sett forferdelig ut i lengre tid og det er på tide at vi tar en oppgradering av denne delen av fellesområdet. Styret har sjekket opp rund dette med flere leverandører og kommet frem til et tilbud som vi mener er akseptabelt. Det er ikke den absolutt billigste løsningen men det er den største, og etter styrets oppfatning en meget seriøs, leverandør. Materialene virker Prisen vil ligge på ca kr. pr. oppgang og det forutsettes at alt tas samtidig. Styret innstilling: Styret anbefaler derfor enstemmig at forslaget prioriteres og derav kommer noen punkter det må tas avgjørelser på. Punkt til avstemning: Oppusning av oppganger samt skifte av postkasser. Man utsetter ekstraordinær innbetaling på lån og i stedet bruker de avsatte midler til oppusning av oppganger. Øke husleien/fellesutgifter for 2 roms leilighetene med kr. 150,- og for 3 roms leilighetene med kr. 179,- pr. måned fra 1. juli 2004 for å muliggjøre oppusning av oppgangene i år. Avsettes i eget vedlikeholdsfond. Kostnader og inntekter av overnevnte er ikke tatt i budsjettet da det ikke har vært oppe til generalforsamling s avstemning. 13