Utvalg: KOMMUNESTYRET Møtested: Pensjonisthuset Møtedato: 19.05.2011 Tid: 1800 Eventuelt forfall meldes til tlf. 78985300 Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. MØTEINNKALLING I forkant av møtet vil rådmannen i Berlevåg redegjøre nærmere om barnevernssamarbeidet mellom Båtsfjord kommune og Berlevåg kommune sett i lys av erfaring gjennom et drøyt år. Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 42/11 11/205 EIERMELDING SAKSLISTE 43/11 11/203 REGNSKAPSRAPPORT BÅTSFJORD KOMMUNE PR. 30.04. 44/11 11/338 REVIDERT INVESTERINGSBUDSJETT 2011 45/11 11/341 VIDERE BOSETTING AV FLYKTNINGER Båtsfjord, 12.05.2011 Båtsfjord kommune Gunn Marit Nilsen ordfører
Sak 42/11 EIERMELDING Saksbehandler: Øyvind Hauken Arkiv: 037 &00 Arkivsaksnr.: 11/205 Saksnr.: Utvalg Møtedato 15/11 Formannskapet 10.03.2011 42/11 Kommunestyret 19.05.2011 Rådmannens opprinnelige forslag til vedtak: Båtsfjord kommune legger vedlagte eiermelding sine prinsipper for eierstyring til grunn for utøvelse av Båtsfjord kommunes eierstyring. Dette medfører at: - Båtsfjord kommune vil styre de selskapene vi har eierinteresse i gjennom selskapenes operative eierorgan (generalforsamling, representantskap). Kommunestyret bør i forkant behandle viktige saker i det operative eierorganet. Kommunestyret selv bør oppnevne representanter til selskapenes operative eierorgan. Jfr. vedlagte eiermelding kap. 1 og 2. - Båtsfjord kommune vil arbeide for at det operative eierorganet i de selskapene Båtsfjord kommune har eierinteresse i oppnevner valgkomiteer med skriftlige retningslinjer. Jfr. vedlagte eiermelding kap. 2b og 4c. - Båtsfjord kommune vil arbeide for at det utarbeides styreinstruks i alle selskaper der Båtsfjord kommune har eierinteresse. Jfr. vedlagte eiermelding kap. 2c. - Båtsfjord kommune vil gjennom sine representanter i de operative eierorgan (generalforsamling, representantskap) arbeide for at det utarbeides instrukser for daglige ledere i alle selskapene Båtsfjord kommune deltar i. Jfr. vedlagte eiermelding kap. 2d. - Båtsfjord kommunestyre vil beskrive hvilket ansvar og forventninger de har til rådmannen i tilknytning til eierstyring i et eget avsnitt av lederavtalen med rådmannen. Jfr. vedlagte eiermelding kap. 2e. - Båtsfjord kommune vil arbeide strategisk for at det etableres eieravtaler mellom deltakerne i de selskapene dette synes praktisk og hensiktsmessig. Først og fremst gjelder dette de selskapene Båtsfjord kommune eier sammen med andre og større kommuner slik som Øfas, Varanger kraft og Finnmark kommunerevisjon. Jfr. vedlagte eiermelding kap. 4b. - Båtsfjord kommune vil arbeide strategisk for at forståelse av eiermøte forstås likt av alle kommunene Båtsfjord kommune eier selskap sammen med. Jfr. vedlagte eiermelding kap. 9. - Båtsfjord kommune vil arbeide for økt dialog med de andre små kommunene i regionen hva gjelder strategisk styring i selskaper. Jfr. vedlagte eiermelding kap. 10. Det opprettes snarest mulig et eiersekretariat som består av ordfører (leder), varaordfører, et kommunestyremedlem utpekt av opposisjonen og rådmannen (sekretær). Sekretariatet gis de Side 2
Sak 42/11 oppgaver som listes opp i vedlagte eiermelding kap. 2f. I tillegg skal de gi forslag til styrekandidater i selskaper Båtsfjord kommune eier alene eller sammen med andre. Alle avgjørelser tatt av eiersekretariatet skal være enstemmige. Dersom dette ikke er mulig i enkeltsaker avgjør kommunestyret saken. Fra 2012 gjennomfører kommunestyret hvert år i mai måned en eierdag, jfr. vedlagte eiermelding. kap. 4 pkt. a. Dagen forberedes av eiersekretariatet. Ordningen med eierdag og eiersekretariat evalueres årlig i tilknytning til eierdagen. Kommunestyret vedtar i sitt møte 01.09.2011 det ferdige innholdet i vedlegget til eiermeldingen, samt i hvilke selskaper vårt eierskap er motivert ut fra henholdsvis et finansielt og et politisk formål (jfr. vedlagte eiermelding kap. 3a og b). Dette forberedes av eiersekretariatet. Vedlegget oppdateres av eiersekretariatet hvert år i forkant av eierdagen. Det legges i denne sammenhengen vekt på følgende vurderinger i forbindelse med hvert enkelt selskap, jfr. eiermeldingens kap. 3: - Hvorfor eier vi (politisk, finansielt, evt. annet)? - Skal vi fortsette å eie? - Anbefalte tiltak i forhold til det enkelte selskap? Rådmannen utreder til neste kommunestyremøtet nødvendige endringer i Båtsfjord kommunes delegasjonsreglement. Innstilling: Båtsfjord kommune legger vedlagte eiermelding sine prinsipper for eierstyring til grunn for utøvelse av Båtsfjord kommunes eierstyring. Dette medfører at: - Båtsfjord kommune vil styre de selskapene vi har eierinteresse i gjennom selskapenes operative eierorgan (generalforsamling, representantskap). Kommunestyret bør i forkant behandle viktige saker i det operative eierorganet. Kommunestyret selv bør oppnevne representanter til selskapenes operative eierorgan. Jfr. vedlagte eiermelding kap. 1 og 2. - Båtsfjord kommune vil arbeide for at det operative eierorganet i de selskapene Båtsfjord kommune har eierinteresse i oppnevner valgkomiteer med skriftlige retningslinjer. Jfr. vedlagte eiermelding kap. 2b og 4c. - Båtsfjord kommune vil arbeide for at det utarbeides styreinstruks i alle selskaper der Båtsfjord kommune har eierinteresse. Jfr. vedlagte eiermelding kap. 2c. - Båtsfjord kommune vil gjennom sine representanter i de operative eierorgan (generalforsamling, representantskap) arbeide for at det utarbeides instrukser for daglige ledere i alle selskapene Båtsfjord kommune deltar i. Jfr. vedlagte eiermelding kap. 2d. - Båtsfjord kommunestyre vil beskrive hvilket ansvar og forventninger de har til rådmannen i tilknytning til eierstyring i et eget avsnitt av lederavtalen med rådmannen. Jfr. vedlagte eiermelding kap. 2e. Side 3 av 10
Sak 42/11 - Båtsfjord kommune vil arbeide strategisk for at det etableres eieravtaler mellom deltakerne i de selskapene dette synes praktisk og hensiktsmessig. Først og fremst gjelder dette de selskapene Båtsfjord kommune eier sammen med andre og større kommuner slik som Øfas, Varanger kraft og Finnmark kommunerevisjon. Jfr. vedlagte eiermelding kap. 4b. - Båtsfjord kommune vil arbeide strategisk for at forståelse av eiermøte forstås likt av alle kommunene Båtsfjord kommune eier selskap sammen med. Jfr. vedlagte eiermelding kap. 9. - Båtsfjord kommune vil arbeide for økt dialog med de andre små kommunene i regionen hva gjelder strategisk styring i selskaper. Jfr. vedlagte eiermelding kap. 10. Det opprettes snarest mulig et eiersekretariat som består av ordfører (leder), varaordfører, et kommunestyremedlem utpekt av opposisjonen og rådmannen (sekretær). Sekretariatet gis de oppgaver som listes opp i vedlagte eiermelding kap. 2f. I tillegg skal de gi forslag til styrekandidater i selskaper Båtsfjord kommune eier alene eller sammen med andre. Alle avgjørelser tatt av eiersekretariatet skal være enstemmige. Dersom dette ikke er mulig i enkeltsaker avgjør kommunestyret saken. Fra 2012 gjennomfører kommunestyret hvert år i mai måned en eierdag, jfr. vedlagte eiermelding. kap. 4 pkt. a. Dagen forberedes av eiersekretariatet. Ordningen med eierdag og eiersekretariat evalueres årlig i tilknytning til eierdagen. Kommunestyret vedtar i sitt møte 01.09.2011 det ferdige innholdet i vedlegget til eiermeldingen, samt i hvilke selskaper vårt eierskap er motivert ut fra henholdsvis et finansielt og et politisk formål (jfr. vedlagte eiermelding kap. 3a og b). Dette forberedes av eiersekretariatet. Vedlegget oppdateres av eiersekretariatet hvert år i forkant av eierdagen. Det legges i denne sammenhengen vekt på følgende vurderinger i forbindelse med hvert enkelt selskap, jfr. eiermeldingens kap. 3: - Hvorfor eier vi (politisk, finansielt, evt. annet)? - Skal vi fortsette å eie? - Anbefalte tiltak i forhold til det enkelte selskap? Rådmannen utreder til neste kommunestyremøtet nødvendige endringer i Båtsfjord kommunes delegasjonsreglement. Behandling/vedtak i Formannskapet den 10.03.2011 sak 15/11 Behandling: Agendum kommunikasjon ved Vibeke Resch-Knudsen og Jan Lunder, hadde en presentasjon av foreløpig versjon av eiermelding Båtsfjord kommune. Det vil bli gjort noen endringer før eiermeldingen tas opp i kommunestyret. Side 4 av 10
Sak 42/11 Vedtak: Ingen vedtak gjort i saken. Saksutredning Generell del: Kontrollutvalget behandlet i desember 2009 revisjonsrapport angående Øst-Finnmark Avfallsselskap ANS. I sitt vedtak anbefalte kontrollutvalget kommunestyret å vedta reglement for utøvelse av kommunens eierskap. Videre anbefalte de kommunestyret å foreta en gjennomgang av kommunens eierskapsstrategi for kommunens bedrifter/ foretak/ virksomheter, særlig med henblikk på: - Å drøfte formålet med kommunalt eierskap generelt og hvert enkelt selskap spesielt - Å drøfte bedriftenes/ foretakenes/ virksomhetenes informasjonsplikt overfor kommunestyret - Å drøfte bedriftenes/ foretakenes/ virksomhetenes rutiner i forbindelse med budsjettering og regnskapsføring - Å drøfte bedriftenes/ foretakenes/ virksomhetenes rutiner i forbindelse med utarbeidelse av økonomiplaner - Å vedta program for opplæring av kommunens valgte representanter i foretak/ bedrifter/ virksomheter med henblikk på å legge til rette for profesjonell utøvelse av eierskap På bakgrunn av dette vedtok Formannskapet i januar 2010 følgende: Formannskapet oppnevner følgende arbeidsgruppe til å utarbeide et forslag til reglement for utøvelse av Båtsfjord kommunes eierskap. Den består av: - Ordfører - Rådmann - En representant fra opposisjonen Forslaget til reglement skal være ferdig til Formannskapets møte 4. Mars. Båtsfjord Arbeiderparti utnevnte siden Tor Åge Sund til opposisjonens representant. Arbeidsgruppen kom av forskjellige årsaker ikke i gang med sitt arbeid før i april/ mai. Vi ble da enige om å delta på eierstyringsseminar i Berlevåg kommune. Ordfører og rådmann deltok der i mai 2010. Seminaret ble holdt av Jan Lunder (Agendum AS) og advokat Vibeke Resch- Knudsen. Dette førte til at vi engasjerte disse to til å gjennomføre samme opplegget i Båtsfjord kommune. Vi fikk tilskudd til dette fra KS OU-fond. Det har vært gjennomført to dagsseminarer på Skansen. Dette arbeidet har munnet ut i vedlagte utkast til eiermelding. Jan Lunder og/ eller Vibeke Resch-Knudsen presentere utkastet til eiermelding i Formannskapsmøtet 10.3. I etterkant av dette har de siste justeringer blitt foretatt. Arbeidsgruppen har gått gjennom utkastet i møte 19.04.11. Vedlagte utkast til eiermelding med vedlegg er arbeidsgruppens svar på oppdraget som ble gitt oss av formannskapet i januar 2010. Arbeidsgruppen har følgende tilleggsforslag/ endringsforslag til utkastet slik det nå foreligger: Side 5 av 10
Sak 42/11 - Det bør vurderes å oppnevne en fast valgkomite i Båtsfjord kommune som gir forslag til kandidater til selskaper Båtsfjord kommune eier alene eller sammen med andre. Dette kan gjerne være en ytterligere oppgave for eiersekretariatet, jfr. eiermeldingens kap. 2, pkt. f. - Vi vil plassere følgende selskap under politiske formål, jfr. kap 3 pkt. a og b: o Båtsfjord kunstgressbane AS Side 6 av 10
Sak 43/11 REGNSKAPSRAPPORT BÅTSFJORD KOMMUNE PR. 30.04. Saksbehandler: Øyvind Hauken Arkiv: 212 Arkivsaksnr.: 11/203 Saksnr.: Utvalg Møtedato 43/11 Kommunestyret 19.05.2011 Rådmannens opprinnelige forslag til vedtak: Framlagte regnskapsrapport pr. 30.04.2011 tas til orientering. Innstilling: Framlagte regnskapsrapport pr. 30.04.2011 tas til orientering. Saksutredning: Jeg viser til vedlagte regnskapsrapport pr. 30.04.2011. Jeg legger opp til at virksomhetslederne i møtet gir en kort gjennomgang av sine respektive ansvarsområder. På grunn av vår spesielt anstrengte økonomi i 2011 vil de bli bedt om å fokusere særlig på evt. behov for tilleggsbevilgninger og konsekvenser av ikke å få nødvendige tilleggsbevilgninger. Side 7
Sak 44/11 REVIDERT INVESTERINGSBUDSJETT 2011 Saksbehandler: Øyvind Hauken Arkiv: 153 Arkivsaksnr.: 11/338 Saksnr.: Utvalg Møtedato 33/11 Formannskapet 28.04.2011 44/11 Kommunestyret 19.05.2011 Rådmannens opprinnelige forslag til vedtak: Rådmannens forslag til revidert investeringsbudsjett for 2011 vedtas. Innstilling: Rådmannens forslag til revidert investeringsbudsjett for 2011 vedtas. Behandling/vedtak i Formannskapet den 28.04.2011 sak 33/11 Behandling: Det gjøres ingen vedtak nå, men saken tas med til de ulike partiene før den tas opp i kommunestyremøte 19. mai. Saksutredning: Jeg viser til revidert forslag til investeringsbudsjett, med kommentarer. Side 8
Sak 45/11 VIDERE BOSETTING AV FLYKTNINGER Saksbehandler: Øyvind Hauken Arkiv: F30 Arkivsaksnr.: 11/341 Saksnr.: Utvalg Møtedato 34/11 Formannskapet 28.04.2011 45/11 Kommunestyret 19.05.2011 Rådmannens opprinnelige forslag til vedtak: Båtsfjord kommune forsetter inntil videre å bosette nye flyktninger omtrent i det omfanget vi har gjort de siste 2 årene, dvs. 8-10 personer hvert år. Innstilling (fra formannskapet): Båtsfjord kommune forsetter inntil videre å bosette nye flyktninger omtrent i det omfanget vi har gjort de siste 2 årene, dvs. 8-10 personer hvert år fram til prosjektavslutning i 2012. Evalueringen vil vise om vi skal fortsette å ta imot flere flyktninger. Behandling/vedtak i Formannskapet den 28.04.2011 sak 34/11 Behandling: Tilleggsforslag til innstilling fra BAP v/geir Knutsen: Fram til prosjektavslutning i 2012. Evalueringen vil vise om vi skal fortsette å ta imot flere flyktninger. Avstemming: Innstilling med tilleggsforslag enstemmig vedtatt. Vedtak: Båtsfjord kommune forsetter inntil videre å bosette nye flyktninger omtrent i det omfanget vi har gjort de siste 2 årene, dvs. 8-10 personer hvert år fram til prosjektavslutning i 2012. Evalueringen vil vise om vi skal fortsette å ta imot flere flyktninger. Nye opplysninger etter behandling i formannskapet 28.04.11: Tone Andersen, som det siste året har vært flyktningkonsulent, deltok på behandling av saken i formannskapet 28.4. Vedlagt følger notat med det hun orienterte formannskapet om. Hun har for øvrig opplyst at hun ikke ønsker å videreføre sitt vikariat som flyktningkonsulent som går ut 31.07.11. Dette skyldes at hun har fått annen fast stilling. Saksutredning: Jeg viser til følgende vedtak i kommunestyret: Kommunestyret behandlet i møte 19.03.2009 sak 9/09. Følgende vedtak ble fattet: ANMODNING OM BOSETTING AV FLYKTNINGER I 2009 Side 9
Sak 45/11 1. Båtsfjord kommune svarer ja til anmodning fra Integrerings- og mangfoldsdirektoratet om å bosette 20 flyktinger i 2009. I tillegg kommer evt. familiegjenforening. 2. Denne bosettingen organiseres i første omgang som et 3-årig prosjekt. Som prosjektleder tilsettes snarest mulig prosjektleder i 50 % stilling. Formannskapet er inntil videre styringsgruppe for prosjektet. De vedtar snarest mulig prosjektorganisering, prosjektfinansiering og prosjektplan. 3. I oppstartfasen av prosjektet, som strekker seg fram til 01.09.2009, må følgende arbeid prioriteres: a. Informasjon til Båtsfjord kommunes innbyggere b. Kontakt med direktoratet om bosetting av konkrete personer c. Nødvendig kompetanseutvikling av ansatte i Båtsfjord kommune Det er fra Båtsfjord kommune sin side ønskelig at en overveiende del av bosettingen finner sted høsten 2009. Bosettingen av de 20 har tatt lengre tid enn antatt. Vi fikk ikke prosjektleder på plass før sommer/ høst 2009. Hittil har vi bosatt 10 med planer om å bosette ytterligere 4-6- i 2011. Jeg legger opp til at kommunestyret i mai, etter behandling i forutgående formannskapsmøte, tar stilling til om bosettingsarbeidet skal begrenses til de 20 vi har vedtatt å bosette eller om det skal fortsette inntil videre. Jeg legger opp til at Tone Andersen, som nå er flyktningkonsulent, deltar på behandling av saken i formannskapet 28.4. Vedtaket fra kommunestyret 19.03.2009 gjaldt en henvendelse fra Imdi om å bosette 20 flyktninger i 2008. Vi har mottatt tilsvarende forespørsler for 2009, 2010 og 2011. Vi har valgt å svare at vi først må bosette de 20 vi har lovet å bosette. Dette viser at det vil være et konstant trykk fra statlige myndigheter om bosetting. Jeg viser i denne sammenheng også til høringssak i siste kommunestyre vedrørende statlige planer om å pålegge kommuner bosetting. Min innstilling er derfor at Båtsfjord kommune inntil videre forsetter å bosette nye flyktninger omtrent i det omfanget vi har gjort de siste 2 årene, dvs. 8-10 personer hvert år. Dette vil være tilstrekkelig til at de øremerkede midlene dekker våre direkte utgifter til bosetting. Samtidig er et slikt tempo hensiktsmessig i forhold til at vår lille kommune klarer å integrere flyktningene i lokalsamfunnet. Side 10 av 10