NAV SØGNE - LOKAL SAMARBEIDSAVTALE 1. Parter Avtalen er inngått mellom Søgne kommune og Arbeids- og velferdsetaten i Vest-Agder. Avtalen gjelder etablering og drift av felles lokalkontor. 2. Formål Samarbeidsavtalen inngås med hjemmel i lov om arbeids- og velferdsforvaltningen, 14. Formålet med samarbeidsavtalen er, i samsvar med målene i arbeids- og velferdsforvaltningsloven og rammeavtale om arbeids- og velferdsforvaltning mellom Arbeids- og inkluderingsdepartementet og KS, i fellesskap å arbeide for å få flere i arbeid og aktivitet og færre på stønad. Videre at tjenestene skal oppleves som enklere og være tilpasset brukerens behov og at det utvikles en helhetlig og effektiv arbeids- og velferdsforvaltning. NAV Søgne skal arbeide etter arbeids- og velferdsforvaltningens visjon Vi gir mennesker muligheter. Kommunen og staten er likeverdige samarbeidspartnere som aktivt skal bidra til å skape et godt arbeidsfellesskap. Sammen skal samarbeidspartene skape et velfungerende arbeids- og velferdskontor som fremstår som en enhet for brukerne. 3. Styring og lederstruktur i felles lokalkontor Ledelse Vi er enig om følgende ledermodell for NAV Søgne: En leder har det felles administrative og faglige ansvaret for alle deler av det felles lokale kontorets virksomhet, denne lederen har ansvars- og styringslinjer til kommunen og Arbeids- og velferdsetaten og forholder seg til begge eiere. Styring Det avholdes møter mellom rådmannen i Søgne og fylkesdirektør for Arbeids- og velferdsetaten etter behov for å samordne overordnede styringssignaler for virksomheten fra kommune og stat. 4. Tilsetting av leder og medarbeidere i det felles lokale kontoret Tilsetting av leder og medarbeidere i det felles lokale kontoret skjer i henhold til vedlegg nr. 1 til samarbeidsavtalen. Lønnskostnader, lønn og sosiale utgifter, til leder av NAV kontoret fordeles etter prinsippet om rettferdig kostnadsfordeling. Partene er enig om at antall årsverk i NAV kontoret legges til grunn for fordelingen mellom stat og kommune. Jfr. %-fordeling i Samarbeidsavtale om drift og forvaltning av eiendom. 1
Ved første tilsetting følger NAV leders lønn de til enhver tid gjeldende regler og avtaler i Arbeids- og velferdsetaten. Dette innebærer også lønnsreguleringsom følge av forhandlinger. 5. Medbestemmelse Medbestemmelse/medvirkning for de tilsatte ved det felles lokalkontoret og deres tillitsvalgte utøves innenfor rammen for hovedavtalen for kommunalt område for de kommunalt ansattes vedkommende og innenfor rammen av hovedavtalen for statlig område for de statsansattes vedkommende. Forholdet til tillitsvalgte og verneombud styres i henhold til gjeldende avtale- og regelverk og følger arbeidsgiveransvaret. Partene vil legge til rette for hensiktsmessige felles og samordnede systemer for medvirkning ved kontoret. 6. Lokale mål og resultatkrav Leder har ansvar for at det utarbeides årlig virksomhetsplan for det felles lokale kontoret i samarbeid med ansattes organisasjoner. Behovet for styringsinformasjon fra Arbeids- og velferdsetaten til kommunedelen i felles lokalkontor ivaretas gjennom å gi tilgang til de statlige styringsinformasjonssystemene. Disse oppdateres månedlig. Styringsinformasjon fra kommune til stat ivaretaes gjennom å gi tilgang til de kommunale styringssystemene. 7. Delegasjon av myndighet Samarbeidspartene er enige om å ha felles administrativ og faglig ledelse for den statlige og kommunale delen av kontoret. Leder delegeres fullmakter tilsvarende enhetsledere i Søgne kommune og lokalkontorledere i statlig arbeids- og velferdsetat. Leder har det øverste administrative og faglige ansvaret for hele kontorets virksomhet og rapporterer til overordnet nivå i kommune og stat. Lederens fullmakter fremgår av vedlagte delegasjonsvedtak. Samarbeidspartene er enige om at de ansatte i Arbeids- og velferdsetaten kan utføre oppgaver på kommunens myndighetsområder og at de ansatte i kommunen kan utføre oppgaver på Arbeids- og velferdsetatens myndighetsområder, jf. Arbeids- og velferdsforvaltningsloven 14. Delegert myndighet må utøves innenfor de til enhver tid gjeldende styringsdokumenter, lover, forskrifter og instruksjoner Kommunen utarbeider eget delegasjonsvedtak som vedlegges avtalen. 8. Tjenesteområder som inngår i det felles lokalkontoret Kontoret har ansvaret for Arbeids- og velferdsetatens tjenester i Søgne kommune. Dette omfatter følgende tjenester fra statens side: Alle tjenester som ikke er/eller blir tillagt spesialenheter. Dette omfatter følgende tjenester fra Søgne kommunes side: Økonomisk sosialhjelp Råd og veiledning 2
Individuell plan Rusomsorg Gjeldsrådgivning 9. Samhandling med tilliggende kommunale og statlige tjenester Partene er enige om at samhandling med andre kommunale og statlige tjenester enn de som etter denne avtalen inngår i det felles lokalkontoret skal tilgjengeliggjøres etter behov, og rutiner/arenaer for samhandling forankres i felle møte mellom rådmann og fylkesdirektør. 10. Brukermedvirkning For å forbedre tjenestekvaliteten i lokalkontoret og for å tilpasse tjenestene til brukernes behov er partene enig om følgende definisjoner: Med brukermedvirkning på systemnivå forstår vi her en kollektiv medvirkningsform der brukerorganisasjonene peker ut representanter som deltar i planlegging, gjennomføring og evaluering av tiltak. Med brukermedvirkning på individnivå menes her den innflytelsen bruker har i forhold til beslutningsprosesser og utforming av tjenestetilbud der han selv er berørt. Videre betyr brukermedvirkning at det er en forutsetning at bruker betraktes av hjelpeapparatet som en aktiv deltaker i egen prosess. Dette relateres til at bruker må myndiggjøres, og at krefter som bevirker avmakt må nøytraliseres. Det vil bli etablert ordninger for ivaretakelse av brukermedvirkning i forhold til ovenstående. Samhandlingen evalueres i samarbeid med brukerrepresentanter minst en gang pr. år. 11. Universell utforming Begge parter skal sikre at kravene til universell utforming ivaretas, jfr. Lov om arbeidsog velferdsforvaltningen 13. Ved anskaffelse av nye lokaler skal konkurransegrunnlaget/kravspesifikasjonen stille de nødvendige krav til universell utforming. Når det gjelder arealdisponering forholder man seg til de respektive regler for medbestemmelse i henholdsvis stat og kommune. Brukermedvirkning er også viktig i planlegging og utforming av kontoret for å sikre kvalitet og brukervennlige bygninger og tjenester. 12. Kompetanseutvikling Det skal årlig utarbeides en felles kompetanseplan i samarbeid med organisasjonene som regulerer oppgaver og ansvar, herunder økonomisk ansvar for kompetanseutvikling. Partene er enig om at alle ansatte ved kontoret skal ha en likeverdig tilgang til kompetanseutviklingstiltak. 13. Personvern/Informasjonssikkerhet/Beredskap 3
Sikkerhetsarbeidet i felles lokalkontor skal understøtte visjoner og mål for å sikre drift og allmenn tillit ved å forebygge og begrense konsekvenser av uønskede hendelser. Dokumentet felles sikkerhetsnormer for Arbeids og velferdsforvaltningen gir føringer innen fagområdene personvern, informasjonssikkerhet og beredskap. 14. Informasjon/profil Samarbeidspartene er enige om følgende når det gjelder: Brev: NAV Søgnes vedtak skrives på brevark med NAV-logo i toppen av brevet, og avsenderinformasjon, NAV stedsnavn, adresse etc. i bunnteksten. Skilt: Kontoret merkes på en slik måte at behov for tydelig kommunikasjon og identitet både for Arbeids- og velferdsetaten og kommunen ivaretas. Kontoret merkes med logo + stedsnavn. Stat og kommune markeres i bunn av skiltet med Arbeids- og velferdsetaten og Søgne kommune Innredning: NAV Søgne følger retningslinjer for innredning og design av det felles lokale kontoret med lokale tilpasninger. Det jobbes videre med en konkretisering av profilelementer som skal gi Arbeids- og velferdskontoret en enhetlig profil og identitet. Informasjonsstrategi: Samarbeidspartene vil samarbeide om en felles informasjonsstrategi. Informasjonsstrategien vil bygge på den felles mal som foreligger. Informasjonsstrategien følger som vedlegg til denne avtalen. 15. Drift Kostnadsprinsipp: Kommune og stat svarer for sin andel av felles driftsutgifter i forhold til antall årsverk som partene er representert med i lokalkontoret. I egen avtale om drift bør forhold rundt faktureringstidspunkter og måter reguleres. Særskilte tjenester som ikke dekkes av denne avtale, avtales og faktureres særskilt. 16. Prinsipper for tvisteløsning ved lokal uenighet Partene er enige om å søke å løse alle konflikter om inngåelse og fortolkning av denne avtalen gjennom forhandling mellom partene lokalt. Skulle dette ikke føre fram vil partene løse tvisten i samsvar med forskrift om nemndbasert tvisteløsning. 17. Revisjon Avtalen legger til rette for at Riksrevisjonen, Arbeids- og velferdsetatens internrevisjon og kommunens revisor kan utføre sine oppgaver i forhold til det felles lokalkontoret på en hensiktsmessig måte. Det vises til forskrift om internrevisjon i Arbeids- og velferdsetaten og Erklæring om samhandling i forbindelse med Riksrevisjonen og kommunens revisor kontroller ved NAVkontorer i kommunene fra KS, Norsk Kommunerevisorforbund og Riksrevisjonen. 18. Avtaleperiode 4
Avtalen gjelder fra og med 01.10.08 og skal evalueres hvert 2. kalenderår, første gang innen 01.10.10. Dato: Dato: Arbeids- og velferdsetaten i Vest-Agder Søgne kommune Vedlegg: 1. Tilsetting av leder og medarbeidere 2. Delegasjonsvedtak 5
1 VEDLEGG 1 6.1 Tilsetting av leder i NAV-kontor 6.1.1. Tilsetting av felles leder 6.1.1.1 Tilsetting av felles leder på statlige vilkår Kunngjøring skjer ihht de fastlagte statlige bestemmelser, der hovedregelen er offentlig kunngjøring, jf personalreglementet i Arbeids- og velferdsetaten. Stillingen kan etter samråd med organisasjonene utlyses internt. I de tilfeller man velger intern utlysning, skal det være mulig både for ansatte innenfor Arbeids- og velferdsetaten og kommunen å søke på stillingen. Tillitsvalgte forelegges utlysningsteksten før kunngjøring. Stillingens lønnsplassering skal drøftes etter hovedtariffavtalens pkt. 2.3.8.. Statlig arbeidsgiver står for intervju og referanseinnhenting, i samarbeid med representant fra kommunen. De statlig tillitsvalgte deltar på ordinær måte i tilsettingsprosessen, jfr Personalreglementet for Arbeids- og velferdsetaten. I tillegg til at statlig tillitsvalgt formelt deltar i tilsettingsprosessen, deltar en tillitsvalgt fra de kommunale organisasjonene delta i utvelgelse av søkere og under intervju, og kan evt. komme med uttalelse om hvem av søkerne man mener er best kvalifisert og derfor bør tilsettes. Uttalelsen følger saken frem til innstillings-/tilsettingsmyndigheten, men uttalelsen har ingen formell status iht statlig regelverk. Fylkesdirektøren gir forslag til tilsetting (i stedet for innstilling). Evt innsigelser fra kommunens side skal følge saken, men gjelder ikke som formelt forslag overfor tilsettingsrådet. Tilsetting: Klage: Fylkestilsettingsrådet tilsetter felles leder av NAV- kontor, jfr Personalreglementet pkt 8.4. Klageorgan iht tjml 4 nr 5 og 5 nr 3 er Det sentrale tilsettingsråd, jf. Personalreglementet pkt 8.4.
2 6.1.1.2 Tilsetting av felles leder på kommunale vilkår Kunngjøring skjer iht den enkelte kommunes tilsettingsrutiner Hovedregelen bør være offentlig kunngjøring. Stillingen kan etter samråd med organisasjonene utlyses internt. I de tilfeller man velger intern utlysning, skal det være mulig både for ansatte innenfor kommunen og Arbeids- og velferdsetaten å søke på stillingen. Kommunal arbeidsgiver står for intervju og referanseinnhenting, i nært samarbeid med statlig fylkesdirektør eller representant for denne. De kommunale tillitsvalgte deltar i prosessen slik som det følger av den enkelte kommunes rutiner og regelverk. I tillegg til at kommunal tillitsvalgt formelt deltar i tilsettingsprosessen, deltar en tillitsvalgt fra de statlige organisasjonene i utvelgelse av søkere og under intervju, og kan evt komme med uttalelse om hvem av søkerne man mener bør tilsettes. Uttalelsen følger saken frem til innstillings- /tilsettingsmyndigheten. Innstilling skjer etter den enkelte kommunes interne prosedyre. Evt innsigelser fra statlig side skal følge saken til innstillings- /tilsettingsmyndigheten, men innsigelsene gjelder ikke som formelt forslag overfor innstillings/tilsettingsmyndigheten. Tilsetting: Kompetent kommunal tilsettingsmyndighet fatter vedtak. 6.1.2 Tilsetting av ledere i kontor med to-delt ledelse Ved tilsetting i NAV kontor med to-delt ledelse, vil det på forhånd være klart om lederne skal tilsettes på henholdsvis kommunale eller statlige vilkår. Tilsettingsprosessen skjer helt etter henholdsvis kommunalt og statlig regelverk.
3 6.2 Tilsetting av medarbeidere i NAV-kontor Før kunngjøring av ledige stillinger skal det være klart om stillingen(e) skal utlyses på statlige eller kommunale vilkår. 6.2.1 I kontor med èn felles leder på statlige vilkår 6.2.1.1 Medarbeidere på statlige vilkår. Kunngjøring skjer ihht de fastlagte statlige bestemmelser, der hovedregelen er offentlig kunngjøring, jf personalreglementet i Arbeids- og velferdsetaten. Stillingen kan etter samråd med organisasjonene utlyses internt i Arbeids- og velferdsetaten. Leder av NAV kontoret, evt nærmeste overordnede til stillingen, står for intervju og referanseinnhenting. De lokale statlige tillitsvalgte ved NAV-kontoret deltar i prosessen, slik som det følger av Personalreglementet for Arbeids- og velferdsetaten og reglene i hovedtariffavtalen pkt.2.3.8. I tillegg til at lokale statlige tillitsvalgte ved NAV-kontoret formelt deltar i tilsettingsprosessen, åpnes det for at en lokal tillitsvalgt fra de kommunale organisasjonene i NAV-kontoret kan delta under intervju og vurdering av søkerne. Nærmeste overordnede leder innstiller, jfr Personalreglementet pkt 6. Evt innsigelser fra de tillitsvalgte fra kommunen skal følge saken, men gjelder ikke som formelt forslag overfor tilsettingsrådet. Tilsetting: Fylkestilsettingsrådet tilsetter, jfr Personalreglementet pkt 8.4. Klage: Klageorgan iht tjml 4 nr 5 og 5 nr 3 er Det sentrale tilsettingsråd, jf. Personalreglementet pkt 8.4.
4 6.2.1.2 Medarbeidere på kommunale vilkår Kunngjøring skjer iht den enkelte kommunes tilsettingsrutiner Hovedregelen bør være offentlig kunngjøring innenfor den enkelte kommunes tilsettingsrutiner. Stillingen kan etter samråd med organisasjonene utlyses internt i kommunen. Leder av NAV kontoret, evt nærmeste overordnede til stilingen, står for intervju og referanseinnhenting. De lokale kommunale tillitsvalgte ved NAV-kontoret deltar i prosessen slik som det følger av den enkelte kommunes rutiner og regelverk. I tillegg til at den lokale kommunale tillitsvalgte ved NAVkontoret deltar i tilsettingsprosessen, åpnes det for at en tillitsvalgt fra de statlige organisasjonene ved NAV-kontoret kan delta under intervju og vurdering av søkerne. Tilsetting: Innstilling skjer etter den enkelte kommunes interne prosedyre. Evt innsigelser fra statlig tillitsvalgt skal følge saken til innstillings/tilsettingsmyndigheten, men gjelder ikke som formelt forslag overfor innstillings/tilsettingsmyndigheten. Kompetent kommunal tilsettingsmyndighet fatter vedtak. 6.2.2 I kontor med èn felles leder på kommunale vilkår 6.2.2.1 Medarbeidere på statlige vilkår Kunngjøring skjer ihht de fastlagte statlige bestemmelser, der hovedregelen er offentlig kunngjøring, jf personalreglementet i Arbeids- og velferdsetaten. Stillingen kan etter samråd med organisasjonene utlyses internt i Arbeids- og velferdsetaten. Leder av NAV kontoret, evt nærmeste overordnede til stillingen, står for intervju og referanseinnhenting. De lokale statlige tillitsvalgte ved NAV-kontoret deltar i prosessen, slik som det følger av Personalreglementet for Arbeids- og velferdsetaten og reglene i hovedtariffavtalen pkt.2.3.8. I tillegg til at lokale statlige tillitsvalgte ved NAV-kontoret formelt deltar i tilsettingsprosessen, åpnes det for at en lokal
5 tillitsvalgt fra de kommunale organisasjonene i NAV-kontoret kan delta under intervju og vurdering av søkerne. Tjenestemannsloven åpner ikke for å gi denne myndighet til andre enn statens tjenestemenn. Dette innebærer at Nav-leder som er tilsatt på kommunale vilkår, ikke kan innstille/gi forslag til tilsetting iht. lovens bestemmelser. Evt innsigelser fra kommunens side skal følge saken, men gjelder ikke som formelt forslag overfor tilsettingsrådet. Fylkesdirektøren, evt nærmeste overordnet til stillingen, dersom denne er statlig ansatt, gir forslag til tilsetting, evt. innstiller. Tilsetting: Fylkestilsettingsrådet tilsetter, jf. Personalreglementet pkt 8.4. Klage: Klageorgan iht tjml 4 nr 5 og 5 nr 3 er Det sentrale tilsettingsråd, jf. Personalreglementet pkt 8.4. 6.2.2.2 Medarbeidere på kommunale vilkår Kunngjøring skjer iht den enkelte kommunes tilsettingsrutiner Hovedregelen bør være offentlig kunngjøring. Stillingen kan etter samråd med organisasjonene utlyses internt i kommunen Leder av NAV kontoret, evt nærmeste overordnede til stilingen, står for intervju og referanseinnhenting. De kommunale tillitsvalgte deltar i prosessen slik som det følger av den enkelte kommunes rutiner og regelverk. I tillegg til at lokale kommunale tillitsvalgte ved NAV-kontoret deltar i tilsettingsprosessen, åpnes det for at en tillitsvalgt fra de statlige organisasjonene ved NAV-kontoret kan delta under intervju og vurdering av søkerne. Tilsetting: Innstilling skjer etter den enkelte kommunes interne prosedyre. Evt innsigelser fra statlig side skal følge saken til innstillings/tilsettingsmyndigheten, men gjelder ikke som formelt forslag overfor innstillings/tilsettingsmyndigheten Kompetent kommunal tilsettingsmyndighet fatter vedtak. 6.2.3 I kontor med to-delt ledelse
Tilsettingsprosessen skjer helt etter henholdsvis kommunalt eller statlig regelverk. 6