Saksframlegg STAVANGER KOMMUNE REFERANSE JOURNALNR. DATO RIH-14/18948-7 58590/15 08.06.2015 Planlagt behandling i følgende utvalg: Sak nr.: Møtedato: Votering: Administrasjonsutvalget / 16.06.2015 MEDARBEIDERUNDERSØKELSEN 2015 Forslag til vedtak: Resultatene av medarbeiderundersøkelsen 2015 tas til orientering. Sammendrag Medarbeiderundersøkelsen for 2015 ble gjennomført i perioden 28. januar -17. februar. Alle kommunalt ansatte med fast lønn og med 30 prosent stilling eller mer, fikk tilbud om å delta i undersøkelsen. Lærlingene er inkludert i undersøkelsen som en egen gruppe. Tre kommunale foretak og et privat sykehjem deltok i undersøkelsen. Medarbeiderundersøkelsen fikk en samlet svarprosent på 74 prosent. Dette er samme svarprosent som i 2014. Det er store variasjoner i svarprosenten. Barnehager og skoler har en svarprosent på 81 % mens sykhjem og hjemmebaserte tjenester har en svarprosent på 49 %. Årets resultater viser framgang på alle temaområdene, med unntak av lederes vurdering av egen gjennomføringsevne. Denne indikatoren har samme skår som i 2014. Mange opplever stor grad av arbeidsglede. Ansatte i Stavanger kommune opplever at de har meningsfylte jobber og godt arbeidsmiljø som er inkluderende og med stor aksept for mangfold. Ledere, tillitsvalgte og verneombud har fått tilbud om kurs i tolkning av resultatene og hvordan en følger opp resultatene på arbeidsplassen. Ledere har ansvar for å presentere og følge opp resultatene i egen virksomhet. Rådgiver i personalavdelingen og HMS avdelingen støtter og bistår ledere ved behov. 1
MEDARBEIDERUNDERSØKELSEN 2015 Gjennomføring Medarbeiderundersøkelsen for 2015 ble gjennomført i perioden 28. januar -17. februar. Alle kommunalt ansatte med fast lønn og med 30 prosent stilling eller mer, fikk tilbud om å delta i undersøkelsen. Lærlingene er også inkludert i undersøkelsen som en egen gruppe. Kommunale foretak og private sykehjem fikk tilbud om å delta. Av disse var det tre kommunale foretak og et privat sykehjem som deltok i undersøkelsen. For å gi flest mulig ansatte mulighet til å delta i undersøkelsen, ble spørreskjemaet oversatt til seks språk. Alle har svart elektronisk. I spørreskjemaet ble medarbeiderne bedt om å ta stilling til påstander på en skala fra 1 til 5, der 1 tilsvarer helt uenig og 5 tilsvarer helt enig. I presentasjon av resultatene og i rapportene brukes en normert vurderingsskala fra 0 til 100 poeng. 100 poeng er høyest oppnåelige verdi. I årets undersøkelse er det fastsatt følgende grenseverdier på indikatornivå: Resultat Oppfølging 70-100 poeng målsetting er oppnådd, status vedlikeholdes 51 til 69 poeng under målsetting, tiltak vurderes 50 poeng og under mindre godt resultat, tiltak skal iverksettes Spørsmål som handler om samme tema, er gruppert til indikatorer/temaområder. De ulike temaområdene i medarbeiderundersøkelsen er jobbengasjement og arbeidsglede, opplevd gjennomføringsevne på arbeidsplassen, jobbinnhold, ledelse, samspill og medvirkning, kulturen på arbeidsplassen, arbeidsmiljø, digitale arbeidsformer, mangfold og etikk. Medarbeiderundersøkelsen gir informasjon om hvordan ansatte opplever ulike sider ved det å arbeide i Stavanger kommune. Resultatene fra undersøkelsen brukes til: forbedringsarbeid på overordnet nivå i organisasjonen forbedrings- og utviklingsarbeid på den enkelte arbeidsplass tilbakemelding på leder og ledelse Et sentralt mål med medarbeiderundersøkelsen, er å undersøke utviklingen når det gjelder jobbengasjement og arbeidsglede i egen virksomhet over tid. Jobbengasjement og arbeidsglede er viktig for gjennomføringsevnen. Svarprosent Medarbeiderundersøkelsen fikk en samlet svarprosent på 74 prosent. Dette er samme svarprosent som i 2014. For Stavanger kommune er dette et godt resultat, særlig sett i lys av at det i år var tekniske utfordringer i forbindelse med gjennomføring av undersøkelsen. Det er store variasjoner innen og mellom virksomhetsområder når det gjelder svarprosent. Levekår har lavest svarprosent på 59 % samlet. Lavest svarprosent har sykehjem og hjemmebaserte tjenester med en svarprosent på 49 %. Men det er store variasjoner også innenfor områdene. For sykehjemmene varierer svarprosenten fra 24-77 % og for hjemmebaserte tjenester varierer svarprosenten fra 36-59 %. Barnehager og skoler har jevnt over høye svarprosenter og begge områder har samlet en svarprosent på 81 %. Det er jevnt over høye svarprosenter på tjenesteområdene. 2
Tjenesteområde Antall utsendte Antall svar Svarprosent Oppvekst og levekår 6882 4990 73 % Oppvekst og levekår stab 97 85 88 % Økonomi 162 150 93 % Personal og organisasjon 98 87 89 % Bymiljø og utbygging 220 194 88 % Kultur og byutvikling 110 104 94 % Virksomhetsområder Grunnskoler 2048 1661 81 % Barnehager 1272 1029 81 % Sykehjem 671 331 49 % Hjemmebaserte tjenester 1149 566 49 % Helse- og sosialkontor 119 113 95 % Barn og unge 393 309 79 % HOVEDFUNN 2015 Årets resultater viser framgang på alle temaområdene, med unntak av lederes vurdering av egen gjennomføringsevne. Denne indikatoren har samme skår som i 2014. Både jobbengasjementet og gjennomføringsevnen har høyere skår i 2015 enn i 2014. Jobbinnholdet og et godt arbeidsmiljø er viktige for engasjementet og arbeidsgleden og dette er to av de områdene som har høyest skår. 87 % av de som svarte er enig eller helt enig i at de opplever stor grad av arbeidsglede. 94 % av de som har svart på undersøkelsen er enig/helt enig i at de de opplever jobben som meningsfylt. Dette er også en viktig motivasjonsfaktor for mange. Holdninger til mangfold er et av temarådene som har høyest skår. På spørsmålene om diskriminering er skåren for kommunen samlet 99. Det tyder på at det i Stavanger kommune er et inkluderende arbeidsmiljø med stor aksept for mangfold, samtidig er det viktig å ha oppmerksomhet på dette området. Undersøkelsen viser at svært mange mener de får god støtte fra kolleger, og har tydelige ledere som er flinke til å legge til rette for at ansatte kan komme med innspill før beslutninger blir tatt. De aller fleste opplever også at leder er lojal og støttende hvis man gjør feil i jobben. Medarbeiderundersøkelsen avdekker også utfordringer som skal følges opp videre. Av temaområdene er det kompetanseutvikling og digitale arbeidsformer som oppnår lavest skår. Begge disse temaområdene har høyere skår i 2015 enn i 2014 noe som viser at det er en positiv utvikling. Mange bruker digitale arbeidsformer-/verktøy, men melder om behov for bedre opplæring. Ansatte opplever i stor grad at de har muligheter for faglig og personlig utvikling i jobben, men opplever i mindre grad at det er gode karrieremuligheter i kommunen. Det er spørsmålet om jobb og karrieremuligheter i Stavanger kommune med en skår på 59 poeng som trekker ned snitt skåren på temaet kompetanseutvikling. Avklaring av hvilke forventninger ansatt har og hvilke muligheter det er for karriereutvikling bør ha oppmerksomhet. I undersøkelsen blir ansatte spurt om hva de opplever som spesielt motiverende ved å være ansatt i Stavanger kommune. En stabil og trygg jobb og meningsfylt arbeid er de viktigste motivasjonsfaktorene. 3
Undersøkelsen viser at etikk er en viktig driver for jobbengasjement og gjennomføringsevne. Etikk er et av områdene som har hatt en positiv utvikling. Flere ansatte opplever i 2015 at de får støtte til å håndtere krevende etiske dilemmaer i jobben og at det arbeides aktivt for å skape bevissthet om etiske problemstillinger. Men 11 % svarte at de er uenige i at de trygt kan si fra om kritikkverdige forhold på jobben. Det er viktig å forsette arbeidet med etikkplanen. Konflikthåndtering er fortsatt et område som har forbedringspotensiale. Tjenesteområdene Bymiljø og utbygging, Kultur og byutvikling og Oppvekst og levekår staben har en positiv utvikling på de fleste temaområdene og skårer høyt på jobbinnhold og arbeidsmiljø. Alle tjenesteområdene skårer under 70 poeng på kompetanseutvikling. Personal og organisasjon og Økonomi har jevnt over lavere skår enn de øvrige tjenesområdene. Det er bare på spørsmålet om digitale arbeidsformer Personal og organisasjon og økonomi skårer høyere enn de øvrige tjenesteområdene. 4
Resultater per indikator, fordelt på tjenesteområder Bymiljø og utbygging 2015 Kultur og byutvikling 2015 Økonomi 2015 Oppvekst og levekår 2015 Personal og organisasjon 2015 Rådmannen 2015 90 85 80 75 70 65 60 55 50 Virksomhetsområdene Barnehagene skårer høyt på de fleste indikatorene, med unntak av kompetanseutvikling og digitale arbeidsformer. Barnehagene skiller seg fra andre virksomhetsområder ved å ha høyere skår på nærmeste leder og leder over nærmeste leder. Det er også dette virksomhetsområdet som skårer høyest jobbengasjement og jobbinnholdet. Grunnskolene skårer i 2015 høyere på jobbinnhold og arbeidsmiljø enn i 2014, men har lavere skår på jobbengasjement, gjennomføringsevne, samspill og medvirkning, kulturen på arbeidsplassen og kompetanseutvikling enn i 2014. Sykehjemmene er det virksomhetsområdet som har lavest skår på jobbengasjement og arbeidsglede. Sykehjemmene skårer dårligst på kompetanseutvikling, samspill og medvirkning og arbeidsmiljø. De skiller seg også ut ved å ha en lav skår og negativ utvikling på spørsmålet om «vi kan trygt si i fra om eventuelle kritikkverdige forhold uten at det får negative konsekvenser». Sykehjemmene har jevnt over lave skår, men alle temaområdene, med unntak av etikk, har lik eller bedre skår enn i 2014. På temaorådet etikk er det spørsmålet om man trygt kan si i fra om eventuelle kritikkverdige forhold som bidrar til å dra ned snittskåren. Det er en høyere skår på temaet gjennomføringsevne på arbeidsplassen enn på jobbengasjement og arbeidglede. Helse- og sosialkontorene har hatt en positiv utvikling på alle temaområdene. Størst økning i skår ser vi på temaområdet leder over nærmeste leder og arbeidsmiljø. I likhet med kommunen ellers er det på området kompetanseutvikling det er lavest skår, men også på dette området har skåren økt med to poeng. Hjemmebaserte tjenester har lavere skår enn målrakvet på kulturen på arbeidsplassen og på sprøsmålene om leder over nærmeste leder. Det er en positiv utvikling på alle teamområdene og en økning på 4 poeng på temaene jobbengasjement og arbeidsglede og etikk. 5
Resultater per indikator, fordelt på virksomhetsområder innen Oppvekst og levekår Barn og unge 2015 Barnehage 2015 Helse og sosialkontor 2015 Hjemmebaserte tjenester 2015 Levekår bydekkende 2015 Sykehjem 2015 Grunnskole 2015 Oppvekst bydekkende 2015 StabOPL3 2015 90 85 80 75 70 65 60 Lærlingene Undersøkelsen ble sendt ut til 144 lærlinger. Av disse var det 68 som svarte. Det vil si en svarprosent på 47 %. Det er bare indikatoren digitale arbeidsformer som har en skår under 70 poeng. Lærlingene i barne- og ungdomsarbeiderfaget skårer høyere på alle indikatorene enn læringene i pleie- og omsorg. Dette speiler resultatene på de områdene lærlingene arbeider på. Barnehagene har gjennomgående bedre resultater på alle områder enn sykehjem og hjemmebaserte tjenester. Tilgang til resultatene Den enkelte leder har fått tilgang til resultater for egen virksomhet og for eget virksomhetsområde gjennom en web-basert løsning. Rapportløsningen viser på en oversiktlig måte resultatene i grafisk framstilling. Sammen med resultatene får ledere også tilgang til «Resultatveiledning» og «Verktøy for oppfølging» som er utarbeidet av TNS Gallup og tilpasset Stavanger kommune. Oppfølging av resultatene Ledere, tillitsvalgte og verneombud har fått tilbud om kurs i tolkning av resultatene og hvordan en følger opp resultatene på arbeidsplassen. Ledere har ansvar for å presentere og følge opp resultatene i egen virksomhet. Det er i år laget egne lederskapsrapporter. Disse er på navn og er tilgjengelige for den det gjelder og overordnet leder. Lederskapsrapportene brukes i ledersamtalen til lederutvikling. Rådgiver i personalavdelingen og HMS avdelingen har gitt støtte og bistand ledere ved behov. Videre analyser Rådmannen har foreløpig ikke gjennomført dybdeanalyse i 2015. Gjennomføring av dybdeanalyse vil kunne gi nyttig informasjon. I den krevende omstillingsprosessen kommunen nå er inne i prioriteres arbeidet med omstilling på alle nivå i organisasjonen. Rådmannen ser det som viktig at det i omstillingsarbeidet er fokus på utvikling av organisasjonen og det vil vurderes fortløpende om 6
det er behov for videre analyser. Resultatene fra medarbeiderundersøkelsen i 2015 vil tas med og brukes i utviklingsarbeid i 2016. Medarbeiderundersøkelse 2016 Kapasiteten til å følge opp medarbeiderundersøkelsen er noe begrenset både i virksomhetene og i personal og organisasjon. Den økonomiske situasjonen og behovet for omstilling medfører at ressurser settes inn på støtte ledere i omstillingsarbeidet. Behovet for å overvåke og kartlegge arbeidsmiljøet må veies opp mot ressursbruk og ledernes totale arbeidssituasjon. Rådmannen ser det imidlertid som viktig at Stavanger kommune som arbeidsgiver følger opp og kartlegger arbeidsmiljøet i omstillingen organisasjonen nå er i. Medarbeiderundersøkelsen er også en viktig del av det systematiske HMS-systemet i Stavanger kommune og ivaretar internkontrollforskriftens krav til sjekk av det psykososiale arbeidsmiljøet. Tidspunktet for gjennomføringen av undersøkelsen i 2016 er til vurdering og det planlegges gjennomføring høsten 2016. Dette også begrunnet med at resultatene for årets undersøkelse ble noe forsinket og at arbeidet med oppfølging ikke kom i gang før etter påske. Konklusjon Medarbeiderundersøkelsen 2015 viser positiv utvikling. Mange opplever stor grad av arbeidsglede. Ansatte i Stavanger kommune opplever at de har meningsfylte jobber og godt arbeidsmiljø som er inkluderende og med stor aksept for mangfold. Dette er et godt utgangspunkt for de omstillingene som nå er under gjennomføring. Det er særlig viktig å ha fokus på arbeidsglede og gjennomføringsevne i en periode med tilpasning og omstilling til reduserte inntekter og stramme økonomiske rammer. Inger Østensjø rådmann Olve Molvik direktør Ranveig Isdal Hansen saksbehandler Vedlegg: Dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten signatur. 7