Utvalg: Kommunestyre Møtested: Kommunestyresalen, Hamnvik Møtedato: 22.10.2009 Tid: Kl 12.00 Eventuelt forfall meldes til tlf. 77 09 90 00 Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. MØTEINNKALLING SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 26/09 09/876 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 18.06.2009 27/09 09/688 KLAGE PÅ VEDTAK - REGULERINGSENDRING I REGULERINGSPLAN VIK 28/09 09/687 TILSLUTNING TIL INNKJØPSORDNING 29/09 09/703 NYTT ØKONOMIREGLEMENT FOR IBESTAD KOMMUNE Hamnvik, 22.10.2009 Marit Johansen ordfører
Sak 26/09 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 18.06.2009 Saksbehandler: Bjørg Frantzen Steen Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 09/876 Saksnr.: Utvalg Møtedato 26/09 Kommunestyre 22.10.2009 Rådmannens innstilling: Protokoll fra møte 18.06.2009 godkjennes. Vedlegg: Protokoll fra møte 18.06.2009 foreligger til godkjenning. Saksutredning: Side 2 av 15
Sak 27/09 KLAGE PÅ VEDTAK - REGULERINGSENDRING I REGULERINGSPLAN VIK Saksbehandler: Gunnar Paulsen Arkiv: L12 &02 Arkivsaksnr.: 09/688 Saksnr.: Utvalg Møtedato 165/09 Formannskap 07.10.2009 27/09 Kommunestyre 22.10.2009 Rådmannens innstilling: 1. I medhold av forvaltningslovens 34 avviser Ibestad formannskap klagen fra Vik Grunneierlag datert 26.07.09. Det er ikke kommet frem nye opplysninger i reguleringsspørsmålet for reguleringsplanen til Vik utmark som ikke er kjent fra før. 2. I medhold av plan- og bygningslovens 30 innstiller Ibestad formannskap ovenfor Ibestad kommunestyret at reguleringsspørsmålet i forbindelse med reguleringsendring av naustområdet og forlengelse av skogsveg for Vik utmark ikke blir lagt ut til offentlig ettersyn, formannskapets vedtak i sak 137/09 den 30.06.09 opprettholdes. Behandling/vedtak i Formannskap den 07.10.2009 sak 165/09 Behandling: 1. Behandling av habilitetsspørsmål: a) Erik Roll ble erklært inhabil og Agnes Normann tiltrådte. b) Marit Johansen fratrådte under behandling av hennes inhabilitet. Marit Johansen ble erklært habil i saken. c) Formannskapet foretok en ny vurdering av Bjørnar Johansen sin habilitet og finner ikke at han var inhabil under behandling av sak 137/09 og 41/09. Omforent forslag fra formannskapet: 2. Som rådmannens innstilling pkt 1 med følgende begrunnelse: Pkt 1: I medhold av forvaltningslovens 34 avviser Ibestad formannskap klagen fra Vik Grunneierlag datert 26.07.09. Det er ikke kommet frem nye opplysninger i reguleringsspørsmålet for reguleringsplanen til Vik utmark som ikke er kjent fra før. Begrunnelse: En helhetsvurdering av området og hensynet til allmennhetens bruk av området i forbindelse med rekreasjon og som utfartssted, har vært størst vektlagt ved ikke og møtekomme søknad fra Vik grunneierlag om oppføring av naustrekker og forlengelse av skogsveg m/bygging av parkeringsplass. 3. I medhold av plan- og bygningslovens 30 framlegges reguleringsspørsmålet for endelig avgjørelse i kommunestyret. Det omforente forslaget ble enstemmig vedtatt. Side 3 av 15
Sak 27/09 Formannskapets innstilling til kommunestyret: 1. Behandling av habilitetsspørsmål: a) Erik Roll ble erklært inhabil og Agnes Normann tiltrådte. b) Marit Johansen fratrådte under behandling av hennes inhabilitet. Marit Johansen ble erklært habil i saken. c) Formannskapet foretok en ny vurdering av Bjørnar Johansen sin habilitet og finner ikke at han var inhabil under behandling av sak 137/09 og 41/09. 2. I medhold av forvaltningslovens 34 avviser Ibestad formannskap klagen fra Vik Grunneierlag datert 26.07.09. Det er ikke kommet frem nye opplysninger i reguleringsspørsmålet for reguleringsplanen til Vik utmark som ikke er kjent fra før. Begrunnelse: En helhetsvurdering av området og hensynet til allmennhetens bruk av området i forbindelse med rekreasjon og som utfartssted, har vært størst vektlagt ved ikke og møtekomme søknad fra Vik grunneierlag om oppføring av naustrekker og forlengelse av skogsveg m/bygging av parkeringsplass. 3. I medhold av plan- og bygningslovens 30 framlegges reguleringsspørsmålet for endelig avgjørelse i kommunestyret. Vedlegg: Klage fra Vik Grunneierlag datert 26.7.09 Utdrag av forvaltningsloven om habilitet Vedtak og godkjenning av veg på gnr 84 (Skog) Notat fra rådmannen til kommunestyret m/vedlegg Saksutredning: Litt historikk. Vik grunneierlag fremsatte forslag om reguleringsendring til reguleringsplanen for Vik utmark. De søkte om tre endringsforhold: 1. Flytte naustområde fra dagens plassering til nordøst siden av vannet (til stranden ) 2. Forlenge skogsvegen over Seljebakken ca 2 300 meter og bygge ny parkeringsplass 3. Endringer i vedtekter hvor hyttenes brutto bebygd areal økes fra 60 til 97 m 2. Ibestad formannskap behandlet reguleringsspørsmålet av reguleringsplanen den 30.06.09 hvor de ikke godkjente at punkt 1 (naustområde) og punkt 2 (skogsveg) skulle bli lagt ut til offentlig ettersyn. De godkjente punkt 3, endringer i vedtekter, skulle bli lagt ut til offentlig ettersyn. Det er rettmessig kommet inn klage fra Vik Grunneierlag, på formannskapets vedtak i sak 137/09 Reguleringsendring for reguleringsplan for Vik Utmark. Klagen omfater to forhold: 1. Grunneierlaget mener at to av formannskapets medlemmer er innhabil 2. Avslaget på reguleringsendring er ikke begrunnet. Side 4 av 15
Sak 27/09 Til punkt 1 skriver klager: Anken fremmes grunnet saksbehandlingsfeil hva gjelder innhabilitet til to av medlemmene i Ibestad Formannskap, planutvalg. Medlemmene i Ibestad Formannskap, planutvalget, Marit Johansen, er fra Vik og er arving til eiendom som har rettigheter i Vik utmark. Medlemmet Bjørnar Johansen er sønn av en grunneier i Vik utmark som representerer 21 av totalt 662 andeler. Det er denne familie som har igangsatt protestene mot de omsøkte reguleringsendringene. Generelt om habilitet ved planarbeid: I henhold til juridisk teori er utgangspunktet og den overveiende hovedregel at politisk engasjement i rollen som privatperson ikke fører til inhabilitet i rollen som politiker. Det begrunnes med at politikeren er kommet i beslutningsposisjon som følge av det mandatet valget har gitt vedkommende, og dette valget er forutsetningsvis basert på at velgerne har kjennskap til de verdimessige preferansene politikeren har. Å begrense den valgtes adgang til å delta ved avgjørelser i forvaltningens politiske fora på grunnlag av den verdieksponering vedkommende har gjort og vedstår seg, vil stride med grunnleggende mot tanken bak demokratiet og dets styreform. Grensen vil imidlertid gå ved det private, der en folkevalgt har klare økonomiske, familiemessige eller andre helt personlige interesser i saken, eller et nært forhold til noen som har det. En reguleringsplan vil for øvrig ofte ha en direkte konsekvens for mange personer på en gang. Situasjonen vil her være at det i liten grad fremtrer særinteresser som etter forvaltningsloven 6 annet ledd vil føre til inhabilitet. Dette synspunktet legges også til grunn i Frihagen: Forvaltningsrett II (1992) hvor det fremgår at den omstendighet at en person er grunneier innenfor et større reguleringsområde, kan ikke i seg selv være nok til at vedkommende og hans nære slektninger anses inhabile i reguleringssaken. Vurdering av habilitet Marit Johansen: Datter av Henry Johansen som er hjemmelshaver til to grunneiendommer i Vik. Begge eiendommene ligger på innmarker og er ikke innefor regulert område. Men det er beiterett i utmarken for disse bruksnumrene. Søster som har hytte på eget punktfeste i Vik Utmark Bjørnar Johansen: Sønn av Terje Johansen som har skogteier i Vik Utmark. Terje Johansen har totalt 21 av totalt 662 andeler i Vik utmark og en hytte på eget punktfeste i Vik Utmark. Det følger også beiterett i utmarken. Marit Johansen og Bjørnar Johansen er ikke i slekt med hverandre. Reguleringsplanen for Vik utmark må betegnes som en stor plan ved at den dekker et areal på ca 5 100 da. Av det som er nevnt ovenfor mener rådmannen at ingen av formannskapets medlemmer er inhabile ved behandling av reguleringsplanen for Vik utmark. En endelig fastsetting av habilitet til formannskapets medlemmer skal gjøres av organet selv. Side 5 av 15
Sak 27/09 I denne sak vedtok formannskapet at Erik Roll var inhabil da han har vært saksbehandler i saken tidligere. Til punkt 2 skriver klager: Anken gjelder avslaget på at forlengelsen av utmarksvegen samt opparbeidelse av parkeringsplass og flytting av området for bygging av naust til tre lokaliteter. Avslaget på omsøkte reguleringsendring er IKKE begrunnet. Formannskapets begrunnelse for avslag: En helhetsvurdering av området og hensynet til allmennhetens bruk av området i forbindelse med rekreasjon og som utfartssted, har vært størst vektlagt ved ikke og møtekomme søknad fra Vik grunneierlag om oppføring av naustrekker og forlengelse av skogsveg m/bygging av parkeringsplass. Det er i klagebrevet ikke kommet inn nye opplysninger i saken som belyser/begrunner behovet for reguleringsendring enn de som allerede er kjent. Øvrige utsagn i brevet. I sitt brev skriver klager: Av de som har protestert er det 3 grunneiere som totalt representerer 63 (21+21+21) av totalt 662 andeler og to av underskriftene tilhører en hytteeier som eier sin hytte sammen med en av de grunneierne som har protestert. Selvfølgelig er de øvrige 599 andelene enige i de omsøkte endringer. Det samme gjelder den øvrige befolkningen. At noen få personer skal få sin vilje på denne måten er ikke riktig. Rådmannen er ukjent med folkemeningen i denne sak, men registrer at formannskapet ikke støtter de omsøkte endringer Dokumenter sendt ut av ansatt Rådmannen ble kjent med at en ansatt i kommunen sendte en fax til to skoler i kommunen og gjorde de oppmerksom på reguleringssaken og ba skolene uttale seg da skolene bruker dette område. Brevet var skrevet på kommunens brevpapir. Rådmannen tok dette opp med vedkommende som beklaget dette sterkt, og uttalte at det var ren tankeløshet som medførte at hun brukte kommunens brevpapir i stedet for et blant ark. Rådmannen vet ikke hvordan dette er blitt oppfattet, men den ansatte har en underordnet stilling som ikke har noen som helst befatning med kommunens holdning eller saksbehandling av reguleringssaker. Dette har ikke påvirket rådmannens holdning til saken, og rådmannen er i sterk tvil om det har påvirket formannskapet vedtak. Bygging av skogsveg på sørside av vannet Den 15.09.2006, i sak 0108/06, godkjenner landbruksmyndighetene i Ibestad kommune omdisponering og bygging av veg på gnr 84. Godkjennelsen er gjort ut fra jordlovens 9og 12 og skoglovens 50. Området på sørsiden av Ibestadvannet er ikke regulert og søknader blir derfor behandlet som enkeltsaker. Rådmannen anser ikke dette som relevant i forhold til reguleringsspørsmålet. Side 6 av 15
Sak 27/09 Bygging av ny hytte på den såkalte stranden i 2008. Gjelder for eiendom gnr 91 bnr 57, hvor det først ble gitt tillatelse til riving av gammel hytte og tillatelse til oppføring av ny hytte på samme plass. Rådmannen anser ikke dette som relevant i forhold til reguleringsspørsmålet. Behandling av klage ved reguleringsspørsmål. Plan og bygningslovens 30 angir bestemmelser om behandling av reguleringsspørsmål. Utdrag av lovteksten i 30 2.ledd Finner ikke det faste utvalget for plansaker selv grunn til å fremme reguleringsforslag for området, skal forslagsstilleren underrettes ved brev. Omfatter forslaget uregulert område eller innebærer det en vesentlig endring av gjeldende reguleringsplan, kan forslagsstilleren kreve at reguleringsspørsmålet skal forelegges kommunestyret. Rådmannen er av den oppfatning at det er reguleringsspørsmålet som det her er snakk om. I vedtak av 30.juni d.å. ble reguleringsspørsmålet avslått i formannskapet (som er planutvalg i saker etter plan og bygningsloven). En klage på vedtak om reguleringsspørsmål avgjøres endelig i kommunestyret etter pbl 30, med mindre at planutvalget selv omgjør sitt vedtak. Klagen behandles etter forvaltningslovens 33 og 34. Dersom klagen tas til følge, blir hele reguleringsplanen for Vik utmark lagt ut til offentlig ettersyn slik som omsøkt. Dersom klagen ikke blir tatt til følge, sendes reguleringsspørsmålet om reguleringsendring for Vik utmark til kommunestyret for endelig avgjørelse. Dersom kommunestyret opprettholder formannskapets avgjørelse i reguleringsspørsmålet blir det ingen endringer i reguleringsspørsmålet. Dersom kommunestyret endrer formannskapets vedtak og gir Vik grunneierlag medhold i klagen, vil reguleringsendringene (naustområdet og forlengelse av skogsveg) til reguleringsplanen for Vik utmark bli lagt ut til offentlig ettersyn. Side 7 av 15
Sak 28/09 TILSLUTNING TIL INNKJØPSORDNING Saksbehandler: Helge Høve Arkiv: 601 Arkivsaksnr.: 09/687 Saksnr.: Utvalg Møtedato 153/09 Formannskap 10.09.2009 28/09 Kommunestyre 22.10.2009 Rådmannens innstilling: Ibestad kommune slutter seg til Troms fylkes innkjøpsavtale. Behandling/vedtak i Formannskap den 10.09.2009 sak 153/09 Behandling: Rådmannen fremmet ny innstilling: 1. Kommunestyret ønsker prinsipielt å slutte seg til regionale avtaler. Innkjøpsavtalen i Sør-Troms har imidlertid en økonomisk innretning som ikke er gunstig for Ibestad kommune. Kommunestyret vil vurdere tilslutning til en innkjøpsavtale dersom den økonomiske innretning blir gunstigere for Ibestad kommune. 2. Ibestad kommune slutter seg til Troms fylkes innkjøpsavtale. Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. Formannskapets innstilling til kommunestyret: 1. Kommunestyret ønsker prinsipielt å slutte seg til regionale avtaler. Innkjøpsavtalen i Sør-Troms har imidlertid en økonomisk innretning som ikke er gunstig for Ibestad kommune. Kommunestyret vil vurdere tilslutning til en innkjøpsavtale dersom den økonomiske innretning blir gunstigere for Ibestad kommune. 2. Ibestad kommune slutter seg til Troms fylkes innkjøpsavtale. Vedlegg: 1. Beskrivelse Felles innkjøpsfunksjon for kommunene i Sør-Troms 2. Tilbud om tilsutning til felles innkjøpsfunksjon brev fra Harstad kommune av 14.07.2009 3. Tilslutningsavtale for felles innkjøpsfunksjon i Sør-Troms 4. Avtale om innkjøpssamarbeid mellom Kommuner i Troms og Troms fylkeskommune. Saksutredning: Ibestad kommune kjøpte varer og tjenester for ca 17 mill. kr i 2008 i henhold til ugifter på hovedpost 1 og 2 i regnskapet. Det reelle tallet er nok noe lavere. Dette er kun til driftsformål innkjøp til investeringsformål er ikke med. Side 8 av 15
Sak 28/09 Kommunen er ikke med i noen innkjøpsordning, men har innkjøpsavtaler på noen områder. I tillegg har vi en del serviceavtaler på teknisk utstyr som eks. heiskontroll, data, brann etc. Men på en rekke store innkjøpsområder har kommunen ikke noen avtale. Innkjøp av varer og tjenester har flere typer kostnader. Prisen på varen eller tjenesten er bare en del av innkjøpet og vil framgå av kommuneregnskapet. En annen kostnad er tidsressursen som brukes til innkjøpet fra behov for innkjøp oppstår, valg av leverandør og mottakelse av varen eller tjenesten, lagring og betaling. Disse kostnader framgår ikke av noe regnskap. En tredje kostnad er levetidskostnaden. Ved innkjøp må alle disse kostnader hensyntas. Det er ikke gunstig å kjøpe en rimelig vare dersom det brukes mye ressurser på selve innkjøpet og dersom varen har kort levetid eller det oppstår stadig driftsproblemer med varen. Kommunale innkjøp skal følge lov om offentlige anskaffelser med tilhørende forskrift. Lovens hovedregel er at all innkjøp skal være basert på konkurranse. Dette stiller store krav til innkjøper og kan medføre betydelige innkjøpskostnader dersom kommunen ikke har innkjøpsavtaler og i realiteten må gjennomgå en form for konkurranse på alle innkjøp. Det er ikke adgang til å preferere lokalt næringsliv ved innkjøp til det offentlige. Det mest effektive er å inngå rammeavtaler på driftsmidler slik at det ikke må innhentes tilbud på alle innkjøp. Det er imidlertid ganske ressurskrevende å inngå rammeavtaler på et så vidt innkjøpsområde som en kommune representerer. Et annet moment er at store innkjøpsvolum vil medføre bedre avtaler enn små volum. Ibestad kommune vil representere et lite innkjøpsvolum. Det vil være ressurskrevende for Ibestad kommune å inngå og vedlikeholde innkjøpsavtaler på egen hånd. Ibestad kommune foretar det aller meste av sine innkjøp utenfor kommunen på grunn av at det ikke er et lokalt næringsliv som store deler av de varer og tjenester som kommunen har behov for. Det vil likevel være en viktig oppgave å støtte det lokale næringsliv dersom de er konkurransedyktig i en totalsammenheng. Med dette menes ikke bare prisen på varen, men også momenter som leveringstid og service. Rådmannen vil derfor tilrå at Ibestad kommune slutter seg til en innkjøpsordning og forventer at en tilslutning vil både gi lavere priser, bedre kvalitet på varene og mindre ressursbruk ved innkjøp. Det er i dag to alternativer for å slutte seg til en innkjøpsordning. Alt. 1 Felles innkjøpsordning i Sør-Troms (FIST) Det er utarbeidet en beskrivelse av en felles innkjøpsordning, jfr. vedlegg 1. Saken har vært utredet og behandlet av Sør-Troms Regionråd. Innkjøpsordningen vil bli organisert som et innkjøpssamarbeid med Harstad som vertskommune. Innkjøpsordninga vil bli administrert av 2 årsverk. For at ordninga skal kunne iverksettes på minst 6 av kommunene i regionen slutte seg til ordninga. Første års kostnader for Ibestad kommune vil utgjøre 83.000 kroner dersom alle 8 kommuner slutter seg til og 104.000 kroner dersom 6 kommuner blir med. Det er også vedlagt tilbud fra Harstad kommune av 14.07.2009 om tilsutning til felles innkjøpsordning. I beskrivelsen av innkjøpsordninga er det forutsatt at kommunene også skal være med i fylkeskommunens innkjøpsavtaler og kunne velge å bruke noen av fylkeskommunens avtaler. Side 9 av 15
Sak 28/09 Alt. 2. Fylkeskommunens innkjøpsordning Troms fylkeskommune har en innkjøpsordning Fylkeskommunalt-/Kommunalt Innkjøpssamarbeide (FKIT) - der16 av fylkets kommuner er med. Avtaleutkast for deltakelse i FKIT er vedlagt. Fylkeskommunens innkjøpsordning har 3 årsverk og det vil koste Ibestad kommune 2 kroner pr. innbygger å delta dvs. ca 2.800 kroner pr år. Fylkeskommunen er også medlem av et større innkjøpssamarbeid det 5 fylkeskommuner inngår. Disse avtaler vil også være tilgjengelig for de kommuner som slutter seg til fylkeskommunens innkjøpsordning. Vurdering av de to ordningene Jeg har foretatt en vurdering av de to ordningene ut fra en del viktige forhold. Jeg vil understreke at denne sammenligning ikke er fullstendig da ordninga i Sør-Troms ikke er kommet i gang og derfor kjenner vi ikke hvordan den vil fungere annet enn gjennom beskrivelsen. Enkeltanskaffelser investeringer (bygg og anlegg) Ingen av ordningene inkluderer anskaffelser innen bygg- og anleggsprosjekter. Dette vil gjelde enkeltanskaffelser og har vært ganske ressurskrevende for Ibestad kommune. Ordningene tilbyr kun rådgiving. Det medfører at enten må Ibestad kommune kjøpe slike tjenester eller skaffe seg egen kompetanse. Det er mest aktuelt å kjøpe slike tjenester enkeltvis da det vil være flere tilbydere. Ansvar for feil i innkjøpsprosessen I Sør-Troms vil deltakerne solidarisk være økonomisk ansvar for feil i et innkjøp som medfører erstatningsansvar eller gebyr fra KOFA for overtredelse av innkjøpsregelverket. I fylkeskommunens avtale er det ikke tatt forbehold om en slik kostnadsdeling. Opplæring Sør-Troms vil ha ansvar for å tilby deltakerkommunene kurs og opplæring innenfor anskaffelsesregelverket. Fylkeskommunen har ikke slikt tilbud, men avholder regelmessig samlinger for kommunenes kontaktpersoner. Omfang I utgangspunktet vil Ibestad kommune ikke kunne slutte seg til de eksisterende avtaler som allerede er inngått både av Harstad kommune og fylkeskommunen på grunn av regelverket. Det medfører at vi gradvis vil få avtaler etter hvert som det inngås nye avtaler. Dette kan ta tid og rådmannen vil likevel ikke vente på at avtaler inngås, men vil søke å finne midlertidige ordninger som medfører gunstigere innkjøp for Ibestad kommune. Det som vil være interessant vil være hvilke avtaler vi kan benytte oss av på sikt. Jeg antar likevel følgende: Ordninga i Sør-Troms vil på sikt omfatte alle kommunale områder med innkjøp av noe omfang Fylkeskommunen har pt. ikke avtaler på alle områder ut fra at fylkeskommunen ikke har de samme funksjoner som primærkommunene. Fylkeskommunen har ikke ansvar for tekniske tjenester som vann, avløp, vei. Heller har de ikke ansvar for sykehjem og barnehager. Dermed har de i utgangspunktet ikke behov for innkjøpsavtaler som dekker varer og tjenester til disse områder. Fylkeskommunen innhenter likevel avtaler på stadig flere område. Side 10 av 15
Sak 28/09 Størrelse Fylkeskommunen er med i et større samarbeid med 6 fylkeskommuner (FylkeskommuneNORD) på områdene drivstoff, fyringsolje, reisebyråtjenester, flyreiser, hotell, leiebiler og papir/plast. Fylkeskommunens innkjøp vil ha større volum enn Sør-Troms og dermed kunne oppnå bedre priser og vilkår. Leverandørlokalisering Det er mulig at en innkjøpsordning i Sør-Troms kan få flere regionale leverandører enn fylkeskommunen. Prismessig bør lokalisering av leverandør ikke bety noe da alle leveranser bør være fraktfri for mottaker, men det kan bli lengre leveringstid for en vare eks. fra Tromsø enn fra Harstad og det kan ta lengre tid å få service. Kostnader Sør-Troms vil koste minimum 83.000 kroner og maksimum 104.000 kroner + tilslutning til FKN 2.800 kroner. Fylkeskommunens avtale vil koste 2.800 kroner. Vurdering: Dette er en vanskelig sak å ta stilling til med mange usikre forutsetninger om hvordan et samarbeid vil fungere i framtida og hvilke effekter det vil gi for Ibestad kommune. Jeg har lagt vekt på følgende elementer: Kostnad avtalen i Sør-Troms vil bli langt dyrere. Spesielt vil det være ugunstig i en oppbyggingsfase da vi må betale fullt medlemskap og bare kunne delta i et svært begrenset antall avtaler. Størrelse fylkeskommunens avtale vil bli større på volum og dermed i utgangspunktet gi bedre avtaler. Jeg har ikke lagt vekt på at vi bør gå inn i et regionalt samarbeid ut fra et slags solidaritetshensyn for å få til et samarbeid i Sør-Troms. Både rådmann og kommunestyre plikter å velge de innkjøp som er gunstigst for kommunen. Konklusjon: Rådmann tilrår at Ibestad kommune slutter seg til Troms fylkeskommunes innkjøpsavtale. Etter at formannskapet har valgt innkjøpsordning vil rådmannen utarbeide interne innkjøpsregler. Disse skal ikke politisk godkjennes da de vil ta utgangspunkt i Lov om offentlige innkjøp med tilhørende forskrift Side 11 av 15
Sak 29/09 NYTT ØKONOMIREGLEMENT FOR IBESTAD KOMMUNE Saksbehandler: Helge Høve Arkiv: 211 Arkivsaksnr.: 09/703 Saksnr.: Utvalg Møtedato 154/09 Formannskap 10.09.2009 29/09 Kommunestyre 22.10.2009 Rådmannens innstilling: Kommunestyret vedtar forslag til nytt økonomireglement for Ibestad kommune. Behandling/vedtak i Formannskap den 10.09.2009 sak 154/09 Behandling: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. Formannskapets innstilling til kommunestyret: Kommunestyret vedtar forslag til nytt økonomireglement for Ibestad kommune. Vedlegg: Forslag til nytt økonomireglement Saksutredning: Det generelle delegasjonsreglement Organisasjons- og styringssystem i Ibestad kommune vedtatt i kommunestyret 30.09.99 har noen punkter om økonomidelegasjon, men de er verken tilstrekkelig eller klare nok. I tillegg er det kommet en forskrift om årsbudsjett som trådte i kraft fra 01.01.2001. Det er derfor behov for et eget økonomireglement. Rådmannen har utarbeidet et forslag til nytt økonomireglement for Ibestad kommune. Et av de viktigste områder vil være delegasjon og myndighet. For at økonomiarbeidet skal bli mest mulig hensiktsmessig, effektivt og rasjonelt bør formannskapet bli det sentrale organ i budsjettarbeidet. Formannskapet møtes 1 til 2 ganger pr måned, mens kommunestyret møtes knapt annen hver måned. Skal det foretas budsjettendringer eller tiltak som haster må formannskapet få delegert myndighet. Et annet forhold er at formannskapet gjennom hyppige møter vil være det organ som har best samlet oversikt over kommunens virksomhet og dermed kunne iverksette tiltak hurtig dersom det kreves. Dette tror jeg vil være et viktig element i en tid med hurtige endringer der nye tiltak må settes inn. Kommunestyret vil likevel ha det overordnede ansvar og kan ikke delegere budsjettmyndighet fra det nivå organet vedtar budsjettet på. Kommunestyret kan ta tilbake de fullmakter som er gitt. Side 12 av 15
Sak 29/09 Formannskapet vil få en rolle som økonomiutvalg og vil være det sentrale organ i den løpende økonomistyring. Det vil også være hensiktsmessig med en viss delegasjon til rådmannen. Rådmannen vil kommentere noen viktige forhold i forslaget: Kap. 1 - Årsbudsjett og økonomiplan Her framkommer hjemmel og formelle forhold som budsjett og økonomiplan er bygget på. Kap. 2 Utarbeidelse og innhold Her framkommer innhold i årsbudsjett og økonomiplan. Kap. 3 Behandling (årsbudsjett og økonomiplan) Her framgår på hvilket detaljeringsnivå kommunestyret skal vedta budsjettet. I kap. 5 er dette mer utdypet. Kap. 4 Behandling (budsjettregulering) Her framkommer rutiner for rådmannens og formannskapets ansvar for budsjettkontroll og rapportering. Kap. 6 Begrensninger i fullmaktbestemmelsene Her framkommer de begrensninger som kommuneloven og andre bestemmelser gir. Kap. 7 Fullmakter til formannskapet Her framkommer de fullmakter som er gitt til formannskapet, jfr. kap 3. Kap. 8 Fullmakter til rådmannen Fullmakter til rådmannen er på samme nivå som ble gitt i årets budsjett. Kap. 9 Avsetning til disposisjonsfond I det kommunale regnskapssystem vil et merforbruk eller mindreforbruk i en seksjon inngå som den del av årsregnskapet. Det vil derfor ikke være direkte økonomiske incentiver for en sektor å spare og dermed kunne bruke besparelse et senere år. I rådmannens forslag er det åpnet for en mulighet til å avsette deler av et mindreforbruk på en sektor til et senere budsjettår. Dersom vi innfører en slik ordning, vil det gi incentiver for sparing og mer kostnadseffektiv drift. Det er imidlertid flere utfordringer som må være tilstede for å innføre en slik ordning. Den viktigste forutsetning er at regnskapet som helhet viser et overskudd. Reglementet gir mulighet for å innføre en slik ordning som kommunestyret kan bruke ved disponering av et regnskapsmessig overskudd. Dersom kommunestyret ønsker å innføre en slik ordning, kan rådmannen utarbeide nærmere rutiner. Kap 10 Rapportering I en ordning med fullmakter er det viktig med rapportering. Rådmannen foreslår både en budsjettkontrollrapportering og en rapportering på status på tiltak som kommunestyre eller formannskap vedtar. Etter rådmannens oppfatning er dette en av de viktigste forhold i reglementet. Oppsummert vil økonomireglementet bety følgende 3 vedtaksnivå: Side 13 av 15
Sak 29/09 1. Kommunestyret Vedtar budsjett og økonomiplan på seksjonsnivå (rådmann, oppvekst, plan- og næring, PRO og felles finanser). 2. Formannskapet Får fullmakt til å vedta på ansvarsnivå som er nivået under seksjonene. Hver seksjon vil ha flere ansvar - eks. har oppvekst følgende sektorer: Seksjonslederens kontor Grunnskole fellesbudsjett Ibestad ungdomsskole Ibestad barneskole Ånstad oppvekstsenter Hamnvik barnehage Ånstad barnehage SFO Ibestad barneskole Musikk og kulturskole Voksenopplæring 3. Rådmann Rådmannen får fullmakt til å vedta budsjettet på artsnivå som hvert ansvar er delt inn i. Dette kan illustreres ved å vise noen eks. på arter: Utgiftsarter: Fast lønn Andre lønnsarter Arbeidsgiveravgift og pensjon Kontorutgifter Opplæring Reiseutgifter Telefonutgifter Annonsering etc. Inntektsarter: Refusjoner Tilsudd Salgsinntekter Etc. Konkret betyr det at formannskapet vedtar budsjett på netto ansvarsnivå og kommunestyret vedtar budsjettet på netto sektornivå. En slik budsjettmyndighet medfører imidlertid at kommunestyret når som helst kan vedta hele eller deler av budsjettet på det nivå kommunestyre selv ønsker. Dersom kommunestyre eks. gjennom budsjettbehandlingen ønsker å flytte midler mellom sektorer, er dette kurant og formannskapet skal da i neste møte bestemme hvilke ansvar som skal endres. Kommunestyret kan imidlertid vedta budsjett på både ansvar og artsnivå, men da vil det ikke være mulig å delegere myndighet til formannskap og rådmann på disse spesifikke ansvar og arter. Side 14 av 15
Sak 29/09 Det vil være de samme fullmakter til budsjettregulering, som til å vedta budsjettet, med de begrensninger som er beskrevet i avsnittet over. Side 15 av 15