Saksframlegg til styret Møtedato: 23.05.14 Sak nr: 028/2014 Sakstype: Beslutningssak Saksbehandlere: Prosjektleder Ellen Kongshaug og Prosjektleder Bjørn Varegg Sakstittel: Tønsbergprosjektet Mandat for forprosjektet Vedlegg: Ingen Bakgrunn for saken: Konseptfasen for Tønsbergprosjektet behandles i sak 023/2014. Styret inviteres til å vedta mandat for forprosjektet. Direktøren forutsetter at man gjennom forprosjekt vil ha en ytterligere gjennomgang av vesentlige deler av prosjektet, jamfør forslag til vedtak punkt 4. Etter styrebehandlingen vil saken bli oversendt Helse Sør-Øst for snarlig behandling både i forhold til HSØs økonomiplan og for aksept for å gå til forprosjektfasen. Forslag til vedtak: 1. Styret legger til grunn at forprosjektet baseres på alternativ 2. 2. Styret vedtar forslag til mandat for forprosjektet. 3. Saken oversendes sammen med sak 023/2014 til Helse Sør-Øst RHF for videre behandling og med anmodning om godkjenning av oppstart på forprosjektet. 4. Det legges opp til en systematisk rapportering til styret om forprosjektets framdrift. Tønsberg, 23.05.2014 Stein Kinserdal administrerende direktør Side 1 av 8
Faktagrunnlag Mandat forprosjekt Formål Målet med forprosjektfasen er å utvikle et faglig godt grunnlag som gir tilstrekkelig sikkerhet for beslutning om oppstart detaljprosjekt/utbygging innenfor definerte rammer. Forprosjektfasen tar utgangspunkt i konseptfasen og konseptfaserapport: Konseptfasen anbefaler alternativ 2 Erstatningsbygg i tråd med utviklingsplanen inkl akuttsenter og alderspsykiatri 40 akuttplasser psykiatri, 10 døgnplasser for alderspsykiatri, 176 somatiske senger. P50 inkl utstyr: 2 535 MNOK, pris jan 2014 12 000 kvm BTA psykiatribygg, 31 000 kvm BTA somatikkbygg Byggestart 2015/2016 Ferdig psykiatribygg 2018, ferdig somatikkbygg 2020 Utnytte nye planleggingsverktøy og alternative byggemetoder Digital ferdigstillelse før oppstart bygging. Konseptfaserapport er kvalitetssikret av Terramar AS, Hospitalitet AS og Oslo Economics AS: Kvalitetssikring (KSK) av Tønsbergprosjektet konseptfase Erstatning av til dels utrangerte bygg med nye bygg oppleves i liten grad kontroversielt. Problemstillingene som pr nå er underutviklet kan arbeides videre med i forprosjektfasen Usikkerhetsanalyse med for lav usikkerhet - kalkyler bør videreutvikles frem mot investeringsramme for gjennomføringsfasen. Målsetning med prosjektet Den overordnede målsettingen er å gjennomføre et byggeprosjekt og fullføre hovedutbyggingen ved Sykehuset i Vestfold Tønsberg innen 2020. Byggeprosjektet består av nye hensiktsmessige bygg for somatiske funksjoner og sykehuspsykiatri, tilpasset virksomhetens behov. Tønsbergprosjektet er det syvende og siste byggetrinnet som får ut større effekter og nytte av tidligere gjennomførte byggetrinn. Tønsbergprosjektets samfunnsmål har følgende formulering: Tønsbergprosjektet skal legge til rette for effektiv drift av SiV, og et godt sykehustilbud for alle i SiVs opptaksområde de neste 50 år. Side 2 av 8
Forprosjektfasen Gjennom usikkerhetsanalysen og KSK er det vist områder hvor prosjektet må utvikles gjennom forprosjektet for å etablere godt grunnlag for oppstart av gjennomføringsfasen. Innledningsvis i forprosjektet skal det gjennomføres videre analyser og utredninger som oppfølging av konseptfasen: Kvalitetssikre funksjonssammensetning og omfang for sykehuspsykiatriens del av Tønsbergprosjektet. Videre analyser og utredninger av industrialiserte byggemetoder som grunnlag for valg av byggmetodikk tidlig i forprosjektfasen. Ferdigstille operativ SiV BIM (modell) Vesentlige funn og forhold som har betydning for innhold, omfang og ambisjoner i prosjektet skal behandles i egnet forum og på riktig ledelsesnivå i SiV. Gjennom forprosjektet skal det utarbeides en helhetlig risikoanalyse og etableres tiltaksplan for å håndtere usikkerhet i prosjektet. Med utgangspunkt i konseptfasen og resultat av innledende analyser og utredninger, gjennomføres forprosjektet med valgt løsningsalternativ og valgt byggmetodikk. Investeringsramme og plan for gjennomføring kvalitetssikres i forhold til helseforetakets økonomisk bæreevne. Valgte løsninger skal utredes i tilstrekkelig grad til å ivareta forprosjektets målsetting og formål. For optimal utnyttelse av nye prosesser/metodikk og teknologi (åpenbim), vil flere løsningsbeslutninger måtte tas i forprosjektet enn det som er vanlig ved tradisjonell bygging. Dette medfører at forprosjektet får en annen innretning og viktigere betydning enn ved tidligere utbygginger. Styrende dokumenter Behandling i styret i HSØ juni 2014 Behandling i styret i SiV mai 2014 Konseptrapport Tønsbergprosjektet, April 2014,med vedlegg Strategiske planer SiV HF og statlige føringer Nasjonale og regionale styringsdokumenter inkl. samhandlingsreformen Side 3 av 8
Mål, rammer og krav for forprosjektfasen Med Tønsbergprosjektet vil Sykehuset i Vestfold kunne tilby pasientene likeverdig standard på sengerom og akuttplasser gjennom nye, moderne, hensiktsmessige og helsebringende lokaler. Flere en-sengsrom gir SiV mulighet til bedre ivaretakelse av den enkelte pasient mht til smittefare, taushetsplikt, ro, besøk mm. Økning i behandlingskapasitet akuttspsykiatrien og etablering av akuttsenter vil gjøre SiV i stand til å behandle flere pasienter på en bedre måte med god ivaretakelse av pasientsikkerhet. Tønsbergprosjektet sikrer et allsidig akuttsykehustilbud til Vestfolds befolkning i overskuelig fremtid. Målsettinger: Prosjektets målsetningshierarki er beskrevet i konseptrapporten og legges til grunn i forprosjektet. Prosjektets resultatmål er: 1. Tønsbergprosjektet skal realiseres til en kostnad som er 10 % lavere enn det som er gjennomsnittet for tilsvarende byggeprosjekter 2. Tønsbergprosjektet skal oppføres 50 % raskere enn det som er gjennomsnittet for tilsvarende byggeprosjekter (fra etablerte konstruksjoner i grunn). 3. Bedre kvalitet - ingen byggefeil 4. Tønsbergprosjektet skal realiseres med innhold og kvalitet som er minst like god som sammenlignbare sykehus Prosess- og bygg-tekniske målsettinger: Prosjektet skal ha fokus på levetidskostnader (LCC) ved valg av løsninger. Prosjektet skal prosjekteres ferdig - før byggingen starter. Prosjektet skal benytte nye arbeidsprosesser tilpasset ny teknologi for optimal gjennomføring av byggeprosjektet. Bygget skal ha stor grad av fleksibilitet, generalitet og elastisitet Prosjektet bør følge metodikken for å oppnå miljøkravene som stilles til nivå Exellence ihht BREEAM NOR. Rammebetingelser: Prosjektets resultatmål (tid, kost, kvalitet) krever at forprosjektet videreutvikler og detaljerer anbefalt løsningen fra konseptfasen. Forprosjektet skal gi økt sikkerhet for omfang, byggemetode og investeringskostnadene. Konseptfasens forventede byggekostnad P50 er basert på tradisjonell byggemetode. Anbefalt alternativ fra konseptfasen ga følgende resultat: - Forventet byggekostnad P50 inkl utstyr inkl mva: 2 535 MNOK, pris jan 2014 - Byggestart 2015/2016, ferdig psykiatribygg 2018 og ferdig somatikkbygg 2020. Krav til forprosjektfasen Beslutningsgrunnlag som er godt nok for å passere beslutningspunkt B4 Prosjektet skal imøtekomme sørge-for-ansvaret Prosjektet må ligge innenfor SiVs og HSØs økonomisk handlingsrom. Prosjektet skal oppføres innenfor reguleringsplanens bestemmelser Prosjektet skal gjennomføres som et komplett åpenbim-prosjekt, ihht HSØs BIMstrategi og påfølgende Joint Statement, i alle byggets faser. HSØ skal sikres alle rettigheter til prosjektert/utarbeidet materiale. Side 4 av 8
Løsningsalternativet som ligger til grunn for forprosjektfasen Forprosjektfasen bygger på konseptrapporten hvor alternativ 2 anbefales som videre konsept for sykehuset i Vestfold. Alternativ 2- Erstatningsbygg i tråd med utviklingsplanen inklusiv akuttsenter og alderspsykiatri Løsningsalternativet for somatikktiltaket er nytt sengebygg med helikopterplass på tak koblet inn mot eksisterende bygg. Løsningsalternativet for psykiatribygget er et selvstendig bygg med kulvertforbindelse til øvrig bygningsmasse. Alternativet inkluderer rivning av A og B-blokk, K1, K2, Rosa Mur, brakker, prosjekthuset, samt egne boliger. Alternativet inneholder ny løsning for den akutte linje (akuttsenter). Dagens akuttmottak er lokalisert i 3.byggetrinn. Arbeid i forprosjektfasen Innledende arbeid: Etablering av prosjektorganisasjon for forprosjektfasen. Omforent plan for gjennomføring av forprosjektfasen. Funksjonssammensetning og omfang for sykehuspsykiatri kvalitetssikres Teknisk mulighetsrom og markedssituasjon for industrialisert byggproduksjon utredes videre og skal gi grunnlag og trygghet for valg av byggmetodikk. Gjennomføring: Etter at innledende arbeid er iverksatt, gjennomføres forprosjektet etter de rammer som dette mandatet gir. Aktiviteter som skal gjennomføres i forprosjektfasen, og som ikke påvirkes av resultat av innledende arbeid, skal startes opp så snart dette er hensiktsmessig for gjennomføringen av forprosjektet. Kvalitetssikring og avklaring av funksjonssammensetning, arealomfang og byggemetodikk i innledning av forprosjektet vil medføre kvalitetssikring av kalkyle. Usikkerhetsanalyse gjennomføres for å verifisere endelig investeringsramme for Tønsbergprosjektet før beslutning B4 og overgang til gjennomføringsfasen. Side 5 av 8
Organisering Forprosjektarbeidet organiseres som eget prosjekt. Prosjekteier er administrerende direktør. Det etableres styringsgruppe og prosjektansvarlig for prosjektet. Bruker- og bestillerperspektivet ivaretas gjennom deltagelse i nødvendige prosesser i forprosjektfasen for å søke avklaringer og anbefalinger av virksomhetens behov for kapasiteter, arealer og driftseffektive og tekniske løsninger. Det engasjeres prosjektledelse, rådgivere (ARK, RIx, etc) gjennom egne prosesser. For å sikre kompetanse ift industriell byggproduksjon, må det være internasjonal tilnærming til både forprosjektfasen og gjennomføringsfasen. Engelsk kan være naturlig prosjektspråk da det forventes bruk av utenlandske konsulenter/rådgivere/entreprenører videre i dette prosjektet. Side 6 av 8
Plan for gjennomføring Prosjektetablering aug - des 2014 Analyser og utredninger av industrialiserte byggemetoder aug 2014 - mar 2015 Analyse funksjon og omfang sykehuspsykiatri okt 2014 - mar 2015 Programmering jan - jun 2015 Forprosjektering jan - sep 2015 Prosjektet skal legges frem for styret i SiV for behandling og beslutning om oppstart av gjennomføringsfasen (beslutningspunkt B4) i 4. kvartal 2015. Gjennomføringsfasen vil starte opp umiddelbart etter beslutningspunkt B4. Budsjett Forprosjektfasen, inkl prosjektetablering, gjennomføres i løpet av drøyt ett år. Prosjektet har som målsetting å benytte industrialisert byggproduksjon, og dette krever en tidlig innsats i planlegging og prosjektering. Forprosjektering og tidlig detaljprosjektering vil i mye større grad overlappe i forhold til tradisjonelle byggeprosjekter. Det vil også legges inn ressurser for å sikre at åpenbim er funksjonell og operativ under hele arbeidet. Det legges til grunn et gjennomsnittlig pådrag med interne og eksterne ressurser tilsvarende 10-15 årsverk. Fordeling mellom intern og ekstern ressursbruk vil avklares under prosjektetableringen, og budsjettestimat for forprosjektfasen er 50-65 MNOK. Dette inkluderer all administrasjon, reisevirksomhet mm. Leveranser krav til sluttrapport Forprosjektrapport med nødvendige vedlegg 5D-modellert (åpenbim) løsningsforslag på forprosjektnivå. Grunnlag for styresak FORPROSJEKTrapporten vil kunne omfatte følgende hovedpunkter/ kapittel: 1) Bakgrunn, generelt Bakgrunn for prosjektet, oppsummering fra konseptrapporten Mandat, rammer for arbeidet, oppsummering fra konseptrapporten Presisering av mål, strategier og rammer, oppsummering fra konseptrapporten Forutsetninger og grunnlag for forprosjektet, henvisning til program fra og skisseprosjekt fra konseptfasen. Oppdatering og endring av innholdet i program og løsning ved endringer i Side 7 av 8
forutsetningene. Organisering av arbeidet med forprosjektfasen, samhandling med driftsorganisasjonen Byggmetodikk, arbeidsmåter og ny arbeidsprosess. Bruk av åpenbim. Fra Space-modell til ferdig forprosjekt-modell 2) Utredninger i forprosjektfasen Romfunksjonsprogram Forprosjektet o Funksjonelle beskrivelser o Bygg-tekniske beskrivelser o Levetidsberegninger o åpenbim-modeller Utstyrsprogram (BUP og NUP). Logistikk og forsyningstjenester Økonomiske analyser o Prosjektkostnad inkludert brukerutstyr, byggutstyr, tomt og prosjekterings- og administrasjonskostnader, byggelånsrente. o Driftsøkonomiske konsekvenser og plan for gevinstrealisering, hentes fra konseptrapporten o Finansieringsplan. o Usikkerhetsanalyser med kuttlister 3) Plan for detaljprosjektering og bygging (avhengig av entrepriseform). Følgende forhold skal inngå i planen: Utfordringer, suksessfaktorer og suksesskriterier knyttet til gjennomføringen Prosess, organisering, medvirkning og ansvar (inkl. brukermedvirkning) Bruk av ny byggmetodikk (industriell byggproduksjon) Bruk av åpenbim Håndtering av grensesnitt Tidsplan for gjennomføring av prosjektering og bygging frem til idriftsetting Kontraktsstrategi/entreprisemodell (inkludert entrepriseform) Prosjekt- og risikostyring Kvalitetssikring Interessenter Plan for opplæring og tilpasning av driftsorganisasjonen, eventuell implementering av endringer i virksomhetsmodeller Overordnet plan for testing, ferdigstilling, prøvedrift og idriftsetting Ressursbehov med rekrutterings- og anskaffelsesstrategi for intern og ekstern prosjektledelse og -administrasjon Side 8 av 8