Saksliste styremøte 10. 11. oktober 2013 Saksbehandler: Øyvind Juell Vår dato: 3.oktober 2013 Arkivnummer: 012 Administrasjonen i Helseforetakenes nasjonale luftambulansetjeneste ANS (Luftambulansetjenesten ANS) kaller inn til styremøte 9. 10. oktober 2013 i Glasgow. Styremøtet starter 9. september kl 1700. 10. september er avsatt til møte med og besøk hos Scottish Ambulance Service i Glasgow. Saksliste: Sak 48 2013 Godkjenning av innkalling Sak 49 2013 Godkjenning av saksliste Sak 50 2013 Godkjenning av protokoll fra styremøte 19. september 2013 Sak 51 2013 Tertialrapport 2 2013 Sak 52 2013 Ambulansehelikoptertjenesten (unntatt offentlighet offl 13 jf fvl 12.2) Sak 53 2013 Kvalitets og sikkerhetsrevisjoner Sak 54 2013 Orienteringssaker a. Ambulanseflyginger til Svalbard b. Basefasiliteter helikopter c. Helikopterbase Evenes d. NAWSARH e. Lufttransport AS f. Norsk Luftambulanse AS g. Stiftelsen Norsk Luftambulanse Sak 55 2013 Eventuelt Med vennlig hilsen Øyvind Juell
Luftambulansetjenesten ANS Postboks 235 8001 Bodø Tlf. 75 54 9950 PROTOKOLL Vår dato: 23. september 2013 STYREMØTE 19. SEPTEMBER 2013 Arkivnr.: 012 Styret for Luftambulansen ANS avholdt styremøte 19. september 2013 kl 0930 1400 i Arendal Til stede: Daniel Haga (styreleder) Tor Arne Haug (nestleder) Ingvild Skogseth Randi Nordtorp Mølmen Arild Østergaard Fra administrasjonen: Øyvind Juell (Daglig leder) Pål Madsen (Rådgiver) INNLEDNING I første del av møtet fikk styret en presentasjon og diskusjon med medisinsk ledelse ved basen. STYRESAK 33 2013 GODKJENNING AV INNKALLING Innkallingen gjennomgått. Innkalling til styremøte 19. september 2013 er godkjent. STYRESAK 34 2013 GODKJENNING AV SAKSLISTE Sak 33 2013 Godkjenning av innkalling Sak 34 2013 Godkjenning av saksliste Sak 35 2013 Godkjenning av protokoll fra styremøte 13. mai Sak 36 2013 Økonomisk status Sak 37 2013 Aktivitetsøkninger i luftambulansetjenesten Sak 38 2013 Avising av ambulansefly Sak 39 2013 Operatøruavhengige GPS innflyginger til sykehus Sak 40 2013 Ny helikopterbase i Helse Nord RHF Sak 41 2013 Lønnsoppgjør 2013 Sak 42 2013 Egenkapital i selskapet Sak 43 2013 Budsjett 2014 Sak 44 2013 Beredskapsplan
Sak 45 2013 Sak 46 2013 Sak 47 2013 Kvalitet og miljø Orienteringssaker a. Introkurs, trening og utsjekk nyansatte i tjenesten b. Personellsituasjonen c. MTU i bilambulanse d. Samarbeidsprosjekt med Sverige e. Koordinering av luftambulanse Helse Sør Øst prosjekt f. Bemanningskonsept helikopter Ålesund g. Helikopterbasen i Bergen h. Helikopterbasen i Tromsø i. Helikopterbasen i Førde j. Helikopterbasen på Lørenskog k. Landingsplassprosjektet l. Havari Beech 200 ambulansefly på Island m. Ambulanseflyginger til Svalbard n. Lufttransport AS o. Norsk Luftambulanse AS p. Stiftelsen Norsk Luftambulanse Eventuelt Saksliste er godkjent. STYRESAK 35 2013 Protokoll fra styremøte 13. mai 2013 er godkjent. STYRESAK 36 2013 GODKJENNING AV PROTOKOLL ØKONOMISK STATUS Styret tar økonomisk status pr 31. juli til orientering. Styret ber daglig leder redusere faktura for november til RHFene med totalt 18,3 MNOK. STYRESAK 37 2013 MULIGE AKTIVITETS OG KOSTNADSØKNINGER I LUFTAMBULANSETJENESTEN Styret tar oversikten over mulige aktivitets og kostnadsøkninger til etterretning med de endringer som fremkom. Styret forutsetter at daglig leder fortsetter å holde styret løpende oppdatert om aktivitetsutviklingen i tjenesten. Styret ber daglig leder starte en strategiprosess i god tid før neste kontraktsperiode med tanke på avklaring av de momenter som er presentert i saken. Styret ber daglig leder sende gjennomgangen til eiermøtet og de regionale helseforetakene.
STYRESAK 38 2013 AVISING AV AMBULANSEFLY (DE ICE) Daglig leder bes innenfor rammen av budsjett 2014 å få på plass alternative løsninger for å sikre nødvendige beredskapsordninger for de ice tjenester på flyplasser i Finnmark, Troms og Nordland, samt Værnes og Vigra. STYRESAK 39 2013 UTVIKLING AV OPERATØRUAVHENGIGE IFR RUTER/GPS INNFLYGINGER TIL SYKEHUS Styret mener at Luftambulansetjenesten ANS bør ta ansvaret for videre oppbygging av en struktur av IFR ruter og GPS innflyginger til sykehus som skal være tilgjengelige for ambulanse, søk og rednings, politi og offshoreoperatører. Styret mener det er viktig at Luftambulansetjenesten ANS har eierskap til rutene for å kunne nyttiggjøre disse i kommende kontraktsrunder med mulig bytte av operatører. Styret berømmer det gode arbeidet Norsk Luftambulanse AS har gjort med finansieringsstøtte fra Stiftelsen Norsk Luftambulanse (SNLA) for å etablere et stort antall ruter/innflyginger i Sør Norge. Styret ser positivt på at SNLA har tilbudt datagrunnlaget og alt som trengs for at andre operatører i luftambulansetjenesten, 330 skvadron og offshoreoperatører skal kunne benytte rutene uten kostnad, og imøteser at dette gjøres tilgjengelig for Luftambulansetjenesten ANS på en egnet måte. Styret støtter anbefalingen om å etablere IFR ruter til sykehusene i Harstad, Mo i Rana og Ålesund, i tråd med anbefalingen fra Sikkerhetsstudien for innlandshelikoptre. STYRESAK 40 2013 NY HELIKOPTERBASE I HELSE NORD RHF Styret støtter Helse Nords vedtak om å etablere en ny ambulansehelikopterbase i Midtre Hålogaland. Styret støtter administrerende direktør i Helse Nord RHF sin anbefaling om at den nye basen lokaliseres til Harstad/Narvik lufthavn, Evenes. Styret ber daglig leder støtte etableringen av den nye basen i tråd med de føringer som gis av Helse Nord etter endelig styrebehandling. Styret tar daglig leders anbefalinger om tidspunkt for oppstart av ny base og kontraktsomfang til etterretning. Styret gir daglig leder fullmakt til å benytte HINAS og øvrige nødvendige ressurser til støtte i anbudsprosessen i tråd med inngitte tilbud. STYRESAK 41 2003 LØNNSOPPGJØR 2013 Styreleder gis fullmakt til å fastsette ramme for lønnsoppgjøret for 2013 for ansatte med individuelle lønns og arbeidsavtaler. Styreleder gis fullmakt til å forhandle lønnsjustering for daglig leder.
STYRESAK 42 2013 VURDERING AV BEHOV FOR LIKVIDITET I SELSKAPET Styret vedtar at størrelsen på likviditeten skal tilsvare en måneds sum av faste vederlag. Styret ber daglig leder sørge for at likviditet som overstiger vedtatt norm ved årets slutt justeres gjennom planlagt driftsunderskudd påfølgende år. STYRESAK 43 2013 BUDSJETT 2014 Styret vedtar budsjett for 2014. STYRESAK 44 2013 BEREDSKAPSPLAN Styret ber daglig leder følge opp det påbegynte arbeid knyttet til beredskapsmessige forhold i luftambulansetjenesten i samarbeid med de fire Regionale helseforetak og Helsedirektoratet. Styret ber daglig leder sørge for at innholdet i Beredskapsplanverket implementeres og iverksettes i selskapet. STYRESAK 45 2013 KVALITET OG MILJØ Styret er svært fornøyd med det arbeidet som er nedlagt for å bedre kvalitetssystemet og miljøstyringssystemet, og at selskapet nå er sertifisert både i henhold til NS-EN ISO 9001:2008 Systemer for kvalitetsstyring, og NS-EN ISO 14001:2004 Miljøstyringssystemer. Styret ber daglig leder følge opp avvik og forbedringer avdekket i alle revisjonsrapporter. Styret ber daglig leder orientere om resultat av nye revisjonsrapporter iht. oppsatt revisjonsplan for 2013. Styret ber daglig leder følge opp resultatet av ledelsen gjennomgang og sette opp en handlingsplan knyttet til de aktivitetene som er identifisert som forbedringsområder. STYRESAK 46 2013 ORIENTERINGSSAKER Styret er orientert om følgende saker skriftlig: a. Introkurs, trening og utsjekk nyansatte i tjenesten Det tradisjonelle «Operativt introduksjonskurs for luftambulanseleger» på Torpo ble kansellert i år for annet år på rad pga for få påmeldte. I forståelse med SNLA vil LAT ANS i samarbeid operatørene og 330 skv heretter stå for en grunnleggende opplæring i tjenestens organisasjon, innhold, samarbeidsforhold, retningslinjer for bruk av LAT m.v. Vi ser for oss et par kurs pr. år. Operatørene har ansvaret for operativt utsjekk og sikkerhetsopplæring i henhold til kontrakt. SNLA vil på sin side fortsatt arrangere samlinger på Torpo, der samtrening vil stå i fokus («Camp Torpomoen»). b. Personellsituasjonen Personellsituasjonen er generelt anstrengt. I tillegg har Leder FKS sagt opp, og ny er tilsatt. To flykoordinatorer er tilsatt til erstatning for to som er ute med henholdsvis langtidssykemelding og oppsigelse. Operativ rådgiver RW og operativ rådgiver FW r begge lite tilgjengelig utover høsten. c. MTU i bilambulanse LATs medisinsktekniske utstyr (og SNLAs tilsvarende fra legebilene) blir regelmessig
benyttet i bilambulanser når pasienter overflyttes, ved møtekjøring osv. Også i bilambulanser er det strenge krav til innfesting av utstyr. Innfestingen skal tåle 10 G i alle retninger. Vårt MTU er ikke tilpasset innfesting i alle landets ambulanser. Sjåføren er ansvarlig, og det er stadig episoder der ambulansesjåfør nekter å kjøre uten at MTU er forsvarlig festet. LAT miljøet på Lørenskog har tatt fatt i problemet og er i ferd med å utvikle et fleksibelt system for innfesting av «fremmed utstyr», basert på perforerte lerretsposer og reimer. Konseptet er under testing, og en planlegger sertifisering hos Veritas. LAT ANS har signalisert vilje til økonomisk støtte til sertifiseringsprosessen hvis behov, med den tanke at konseptet kan rulles ut i hele tjenesten. d. Samarbeidsprosjekt med Sverige Det foreligger et forslag til avtale mellom partene, som styringsgruppen har godkjent. Den vil inneholde kriterier for varsling over grensen, retningslinjer for pasientdestinasjon, ansvarsforhold/ beslutningsmyndighet, prinsipper for kostnadsfordeling m.m. Avtalen skal nå forankres hos partene, hos oss i første omgang Helse SØ og Helse Midt. Det har oppstått en stor utfordring i prosjektet, idet både norske og svenske helsemyndigheter krever at alle leger som yter helsehjelp i landet må ha landets autorisasjon. Dette gjelder også ved akutte helikopteroppdrag over grensen. Det viser seg at en slik søknadsprosess er mer omfattende enn forventet, spesielt på svensk side. Det er ikke realistisk å få alle leger med på dette. e. Koordinering av luftambulanse Helse Sør Øst prosjekt Per Magne Tveitane er med i prosjektgruppen. Øyvind Juell er med i styringsgruppen. Prosjektet skal vurdere alternativer for koordinering av og flight following for ambulansehelikoptrene i regionen. Øvrige RHFer vil bli invitert med i en referansegruppe. f. Bemanningskonsept helikopter Ålesund Møte i Ålesund 23. august konkluderte med at styrevedtak i RHF skal følges opp. Eget brev skal sendes fra RHF til HF om dette. g. Helikopterbasen i Bergen Nåværende basefasiliteter er vurdert til å være utilfredsstillende. Det er bl. a. oppdaget råte, dårlig ventilasjon og generelt dårlig inneklima.. Ny rigg skal bygges. Midlertidige lokaler blir enten en midlertidig rigg eller leie av leiligheter nær basen. Helse Bergen jobber med saken. h. Helikopterbasen i Tromsø Basefasilitetene skal bygges ut parallelt med ny A fløy. Personellet blir flyttet til pasienthotellet mens utbygging pågår. Flytting av helikopteret til Langnes kan bli nødvendig i perioder. i. Helikopterbasen i Førde Bygging godt i gang. God dialog med Helse Førde om behov, og nå leiekontrakt. j. Helikopterbasen på Lørenskog Medisinsk ledelse ved Lørenskog basen har ytret bekymring overfor LAT ANS knyttet til mange utmeldinger grunnet overskredet duty tid. Man etterspør tiltak, f.eks. en bakvaktsordning. Det viser seg at legenes dokumentasjon av utmeldinger ikke samsvaret med NLA AS sine rapporter til oss. Pr utgangen av august hadde helikopter 1 1 vært av 45 ganger, 1 2 av 21 ganger. Ved 5 tilfeller begge samtidig. Hver utmelding er på 9 timer. LAT ANS skal tilskrive NLA AS og be om konkrete forslag til tiltak med kostnadsestimat. k. Landingsplassprosjektet Statistikk over helikopter transport til og fra sykehusene er oppdatert for perioden 2005 2011. Status for landingsplassene er oppdatert og kvalitetssikret pr. sept 2013. Operatørene har i denne forbindelse deltatt i kvalitetssikringen. RHF representantene har gjennomført sine delprosjekter, og prosjektgruppen har sammen vurdert hvert enkelt sykehus i henhold til
følgende kriterier: Behov (helsefaglige vurderinger, erfaring/statistikk) Flyoperative forhold, aktuelle helikoptertyper Miljøforhold Basert på ovennevnte kriterier, besluttet prosjektgruppen å framstille prioritering av tiltak i tre grupper. Type tiltak varierer sterkt, fra full etablering til søknad om godkjenning av eksisterende plass. Det som gjenstår er vurdering av finansieringsalternativer og ferdigstillelse av selve rapporten. Det sistnevnte er forsinket grunnet sykdom. l. Havari Beech 200 ambulansefly på Island Havariet ved Akureyri på Island tidligere i sommer skyldes med stor sannsynlighet pilotfeil. m. Ambulanseflyginger til Svalbard Det jobbes fortsatt med to løsninger for Beech 200. En endelig løsning virker nærmere enn noen gang. Det jobbes med ekstra innleie også kommende sesong. I tillegg er PDP (point of no return prosedyre) en mulig løsning for å unngå innleie kommende vinter. Om prosedyren er tilstrekkelig for å kansellere innleie til vinteren besluttes i nær fremtid. n. Lufttransport AS Tilgjengelighet august 2013: Snitt alle baser: 94,6 % Hele 2013: Sntt 2013 alle baser: 96,0 % Den tekniske tilgjengeligheten har tatt seg godt opp det siste året, men det er fremdeles uvanlig mye utmelding pga duty på noen av basene. Saken følges opp ovenfor operatøren. Selskapet er igjen operative på underhengende operasjoner. Alle AW139 har nå permanent NVIS godkjenning. LT deltar på Øvelse Barents Rescue i disse dager med 2 crew (støttet av oss) LT har etablert og fått godkjent egen flygesjef helikopter (meget positivt for LAT) LT har nylig signert avtale om AW 139 simulator i Finland. LT har søkt om støtte for å gjennomføre en fatigue risk management vurdering. Hensikten er å avklare om en fortsatt kan operere med 24 timers vakter etter innføring av nye felleseuropeiske arbeids og hviletidsbestemmelser. Som tidligere informert om, også til eierne, kan dette være en fornuftig måte å møte de nye bestemmelsene på. LAT ANS vil støtte dette, samt be NLA AS om å gjøre det samme. o. Norsk Luftambulanse AS Tilgjengelighet august 2013: Snitt alle baser: 97,3 % Hele 2013: Snitt 2013 alle baser: 96,9 % Lørenskog 1: 92,8 % (jan aug) ref stabsmøte sak Lørenskog 2: 96,9 % (jan aug) ref stabsmøte sak NLA har fått godkjent egen treningsorganisasjon (ATO) etter nytt EASA regelverk som første flyselskap i Norge.
p. Stiftelsen Norsk Luftambulanse Styret ble gjort oppmerksom på utredning av statistikk og påfølgende policydokument Kapasitet og basestruktur utarbeidet av SNLA. Daniel Haga Tor Arne Haug Randi Nordtorp Mølmen Ingvill Skogseth Arild Østergaard Styremøter framover 5. desember 2013. Sted bestemmes senere.
Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten ANS, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: +47 75 54 99 50 Styresak 51 2013 Tertialrapport 2 2013 Saksbehandler: Bård Mortensen, Mariann M. Hunstad Vår dato: 03.10.13 1. Bakgrunn/fakta Avstemming er utført tom. august. Avsetning er bokført med 15 MNOK og gjelder 330 skv. 2. Regnskap pr 31.08.13 Tekst Hittil i fjor 01.01.2012 31.08.2012 Hittil i År 01.01.2013 31.08.2013 Budsjett 01.01.2013 31.08.2013 % Avvik Budsjett 01.01.2013 31.12.2013 Refusjoner og tilskudd 497 789 516 330 515 725 100,1 % 605 773 897 Andre inntekter DRIFTSINNTEKTER 497 789 516 330 515 725 100,1 % 605 773 897 Personalkostnader 8 811 9 915 10 096 98,2 % 182 15 629 Avskrivninger 2 166 2 212 3 383 65,4 % 1 171 5 077 Fast vederlag mm 382 373 388 707 398 062 97,6 % 9 355 599 262 Operative driftsutgifter 28 036 29 075 28 984 100,3 % 92 43 388 Risiko og sikkerhet 752 1 060 840 126,2 % 220 1 680 Indirekte kostnader 55 900 57 419 64 215 89,4 % 6 796 94 317 Drift, vedlikehold og service 3 373 4 287 3 665 117,0 % 622 5 999 Andre driftsutgifter 50 50 100 50,0 % 50 100 Administrative kostnader 2 532 3 141 5 050 62,2 % 1 910 6 684 Reise, diett, bilgodtgjørelse 808 594 1 006 59,0 % 413 1 510 Salgs og reklamekostnader 57 20 67 29,6 % 47 100 Kontigenter, gebyr 50 51 35 147,7 % 17 52 Forsikringer 45 67 67 99,7 % 0 101 Tap/gevinst o.l. 23 SUM KOSTNADER 484 974 496 597 515 571 96,3 % 18 974 773 898 DRIFTSRESULTAT 12 816 19 733 154 19 579 2
Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten ANS, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: +47 75 54 99 50 Driftsresultat pr 31. august er 19,7 MNOK. Dette må sees i forhold til styrets vedtak 19. september om å redusere tilskuddsfaktura til RHFene for november måned med totalt 18,3 MNOK. I det følgende kommenteres kontogruppene med størst avvik. 2.1 Inntekter Kontogruppen inntekter følger budsjettet. 2.2 Kostnader 2.2.1 Avskrivninger, Fast vederlag m.m og Indirekte kostnader. Avviket ble kommentert i Økonomisk status pr 31. juli. Avvik mellom budsjett og bokført avskrivninger skyldes at en del anskaffelser ikke er gjennomført. Kontogruppen Fast vederlag m.m. inkluderte budsjett for avsetning terskelverdi. En avsetning som det senere ble klart ikke var nødvendig. Innleid ressurs for Svalbard jan apr 2013 ble brukt mindre enn budsjettert. Situasjonen er ikke endret. Når det gjelder kontogruppen Indirekte kostnader ser vi at gjennomsnittsprisen for drivstoff er lavere enn budsjettert pris. En eventuell beslutning om ikke å leie inn ekstern ressurs for å dekke Svalbard vinteren 2013 2014 vil øke forventet overskudd. En reduksjon i siste faktura for 2013 til Helse Nord RHF vil kompensere for det. 2.2.2 Drift, vedlikehold og service Kontogruppen inkluderer bl.a. vedlikehold/drift av LA nett, forbruk medisinske gasser, vedlikehold/drift av medisinsk teknisk utstyr. Som nevnt i Økonomisk status pr 31. juli er forbruket av medisinske gasser er vanskelig å forutse, hittil i år har forbruket vært 132 % av budsjettert. 2.2.3 Administrative kostnader Kontogruppen inkluderer bl.a. leie lokaler, regnskap, revisjon, rengjøring, data, porto og konsulenttjenester. Alle prosjektkostnader budsjetteres som konsulenttjenester. Så langt har det ikke forekommet store kostnader på prosjekt, og det forklarer i hovedsak det lave forbruket sett i forhold til budsjett. 2.3 Finans Bankrenter er bokført til og med juni. 2.4 Konklusjon økonomi Hittil i År Budsjett Hittil i fjor Totalt i år 01.01.2012 01.01.2013 01.01.2013 01.01.2013 Tekst 31.08.2012 31.08.2013 31.08.2013 % Avvik 31.12.2013 DRIFTSRESULTAT 12 816 19 733 154 19 579 2
Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten ANS, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: +47 75 54 99 50 Finansinntekter 921 830 1 666 49,8 % 836 2 500 Finanskostnader 3 6 6 NETTO FINANS 919 824 1 666 49,5 % 842 2 500 RESULTAT FØR SKATT 13 734 20 557 1 820 18 737 2 498 Bokført resultat ved utgangen av april, 20,5 MNOK, er bedre enn budsjettert. I hovedsak skyldes overskuddet et lavere forbruk på kontogruppene Fast vederlag og Indirekte kostnader, se punkt 2.2.1. 3. Flytimeproduksjon til og med andre tertial 2013 Rapporten inneholder ingen medisinske data og er ment som informasjon i forbindelse med budsjettoppfølgingen for de regionale helseforetakene. 3.1 Flytimeproduksjon ambulansefly og ambulansehelikopter Måned Status Amb hkp Status Amb fly Kommentar Jan Ambulansehelikopterproduksjonen i januar var 123 timer over budsjett. Ambulanseflyproduksjonen for årets første måned var 53 timer over budsjett. Feb Ambulansehelikopterproduksjonen i februar var 79 timer over budsjett. Ambulanseflyene fløy 81 timer under budsjett. Mars Ambulansehelikopterproduksjonen i mars endte 82 timer over budsjett. Ambulanseflyene fløy 1 time under budsjett. April Ambulansehelikopterproduksjonen i april endte 72 timer under budsjett. Ambulanseflyene fløy 8 timer mer enn budsjett. Mai Ambulansehelikopterproduksjonen i mai endte 18 timer over budsjett. Ambulanseflyene fløy 29 timer mindre enn budsjett. Juni Ambulansehelikopterproduksjonen i juni endte 5 timer under budsjett.
Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten ANS, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: +47 75 54 99 50 Måned Status Amb hkp Status Amb fly Kommentar Ambulanseflyene fløy 16 timer mindre enn budsjett. Juli Ambulansehelikopterproduksjonen i juli endte 21 timer under budsjett. Ambulanseflyene fløy 47 timer mer enn budsjett. Aug Ambulansehelikopterproduksjonen i august endte 22 timer under budsjett. Ambulanseflyene fløy 25 timer mindre enn budsjett. Sept Okt Nov Des Flytimeproduksjon under budsjett Flytimeproduksjon iht budsjett Flytimeproduksjon over budsjett 3.2 Kommentar pr RHF Framstillingen viser utvikling til og med andre tertial sammenlignet med samme periode i fjor. Helse Nord RHF Budsjett 2013 Utført 2013 Differanse Utført 2012 Differanse 2013 Fly 2171 2210 39 2032 178 Helikopter 379 364 15 363 1 Helse Midt Norge RHF Budsjett 2013 Utført 2013 Differanse Utført 2012 Differanse 2013 Fly 397 413 16 412 1 Helikopter 413 442 29 386 56
Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten ANS, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: +47 75 54 99 50 Helse Vest RHF Budsjett 2013 Utført 2013 Differanse Utført 2012 Differanse 2013 Helikopter 602 647 45 621 26 Helse Sør Øst RHF Budsjett 2013 Utført 2013 Differanse Utført 2012 Differanse 2013 Fly 762 686 76 792 106 Helikopter 1196 1348 152 1241 107 3.3 Kommentar produksjonsutvikling Ambulanseflyene har til og med andre tertial flydd 6712 timer. Dette er 45 timer under budsjett. Til sammenligning var produksjonen på samme tid i fjor 6727 timer. Tilgjengeligheten for ambulanseflyene er hittil i år på 94,82 %. Ambulansehelikoptrene har pr andre tertial flydd 6108 timer. Dette er 178 timer over budsjett. I fjor på samme tidspunkt var produksjonen 5858 timer. Tilgjengeligheten for Lufttransports ambulansehelikoptre ligger på 94,47 % hittil. Samlet tilgjengelighet for NLA er 96,94 % så langt i år. 4. Konklusjon Utviklingen hittil i år viser noen avvik i forhold til budsjett, noe av det kan relateres til timeproduksjon. For helikopter er timeproduksjonen større enn budsjettert. Dette kan jevnes noe ut i løpet av høsten, utviklingen følges nøye. Beslutning knyttet til innleie for Svalbard kan bety økt overskudd for Helse Nord RHF. En reduksjon i siste faktura for 2013 til Helse Nord RHF vil kompensere for det. Styret for Luftambulansen ANS inviteres til å fatte følgende vedtak: Styret tar tertialrapport pr. 31. august til orientering. Øyvind Juell daglig leder
Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten ANS, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: +47 75 54 99 50 Styresak 53 Kvalitets og sikkerhetsrevisjoner Saksbehandler: Per Magne Tveitane Vår dato: 04.10.13 Møtedato: 10.10.13 1. Bakgrunn/fakta Selskapet utarbeidet i desember 2012 et revisjonsprogram for revisjonsaktiviteter som skulle gjennomføres i 2013. Alle observasjoner fra revisjonene blir presentert for daglig leder i form av revisjonsrapport fra den enkelte revisjon. Daglig leder har ansvaret for å kommunisere videre med den reviderte part i oppfølging og frem til lukking av funn. Alle revisjoner gjennomføres etter en fast prosedyre og etter prinsipper for revisjon av styringssystemer iht. NS EN ISO 19011:2011. I Oppdragsdokumentet for 2013, ref. punkt 3c) Innsyn og internrevisjon, skal selskapet ovenfor styre fremlegge alle internrevisjonsrapporter som beslutningssaker og etablere handlingsplaner som angir tiltak, ansvar og frister. Handlingsplanene skal også behandles som beslutningssaker og fremdrift og virkning av tiltakene skal følges opp av styret. 2. Revisjonsaktivitet Internrevisjoner Internrevisjonsrapporten fra Flykoordineringssentralen (FKS) er ikke endelig lukket. Det er etablert en tiltaksplan, men FKS har ikke klart å overholde alle frister. Alle avvik og forbedringsforslag er i prosess bla. gjennom en større revisjon av Driftshåndbok FKS som er ferdigstilt og vil lukke mange avvik. Denne håndboken er ikke formelt godkjent hos Lufttransport AS. Internrevisjonsrapporten av medisinskteknisk verksted (MedTek) er ikke endelig lukket da flere avvik og forbedringsforslag tar tid å lukke utover 3 måneders fristen. MedTek arbeider etter en tiltaksplan som er akseptert av daglig leder og revisjonsfunn skal lukkes innen 31. desember 2013. Eksterne revisjoner Alle planlagte eksterne revisjoner er gjennomført etter oppsatt revisjonsplan. Revisjon av ambulanseflybasen til Lufttransport AS i Alta ble gjennomført 3. september 2013. Revisjonen avdekket 10 avvik og seks forbedringspunkter med referanse til Kjøp av Ambulanseflytjenester med underbilag. Det ble ikke avdekket alvorlige avvik under revisjonen. På flere områder er det imidlertid avdekket manglende samsvar mellom selskapets tilbud (og inngått avtale) og den faktiske leveransen og utøvelsen av denne. Kontraktskrav er ikke tilgjengelig for personell ansatt på basen. Dette kan ikke bare belastes basen lokalt.
Selskapet har valgt å legge lokal basehåndbok inn i Driftshåndbok. Denne, sammen med resten av dokumentene i selskapet, er ikke tilgjengelig for medisinsk personell (Mission Specialist) på basen. Det er derfor en risiko for at denne yrkesgruppen ikke får tilgang til sentrale rutiner og bestemmelser som omfatter dem som crew medlemmer. Dette kan resultere i en avstand mellom hvordan driften er planlagt og hvordan den faktisk blir gjennomført. Samarbeidsavtale på basen som har til hensikt å regulere forholdet mellom operatør, Helse Finnmark HF og Luftambulansetjenesten ANS er ikke etablert. Revisjon av ambulansehelikopterbasen til Lufttransport AS i Tromsø ble gjennomført 4. september 2013. Medisinsk leder ved basen var invitert og deltok på revisjonene. Det har foregått en kartlegging i Seksjon for Luftambulanse som har resultert i et strategidokument signert av lokal baseledelse ved helikopterbasen. Dette støttes av personell fra operatøren og de mener fremtiden virker spennende knyttet til å videreutvikle det lokale samarbeidet ved basen. Revisjonen avdekket 16 avvik og syv forbedringspunkter med referanse til avtale om Kjøp av Ambulansehelikoptertjenester med underbilag. De avvikene som vurderes som mest alvorlig er knyttet til selskapets arbeids og hviletidsbestemmelser for helikopter, at det ikke er kontroll på Flight Following prosedyre med AMK LA, og at selskapet ikke har etablert skriftlige rutiner for samarbeid med Universitetssykehuset Nord Norge HF. Lufttransport AS har valgt å integrere lokal basehåndbok som en del av den digitale Driftshåndboken, samt publisere denne på eget intranett. En slik valgt løsning medfører at legene ved basen ikke gis tilgang til sentrale rutiner, krav og bestemmelser som omfatter dem. Mangel på samarbeidsavtale på basen, som har til hensikt å regulere forholdet mellom operatør og lokalt helseforetak, er med på å hemme samarbeidet. Revisjon på hovedkontoret til Lufttransport AS knyttet til ambulanseflykontrakten ble gjennomført 17. september 2013. Revisjonen avdekket 10 avvik og fire forbedringspunkter med referanse til Kjøp av Ambulanseflytjenester med underbilag. Det ble ikke avdekket alvorlige avvik under revisjonen. Det avdekkes derimot manglende samsvar mellom selskapets tilbud (og inngått avtale) og den faktiske leveransen og utøvelsen av denne. Kontrakten er ikke en del av operatørens revisjonsplan, og det kan ikke fremlegges hvordan selskapet måler leveranse og gjennomfører forbedringer basert på de funn som avdekkes knyttet til fravik fra kravene. Selskapet har to kontrakter med Luftambulansetjenesten ANS. Kontrakten for leveranse av ambulanseflytjenester og helikoptertjenester er to separate leveranser og har på en rekke områder ulike krav til leveranse og rapportering. Det fremkommer på enkelte områder som at disse behandles likt og at man ikke ser disse som to helt ulike kontrakter med egne separate krav. Revisjon på hovedkontoret til Lufttransport AS knyttet til ambulansehelikopterkontrakten ble gjennomført 18. september 2013. Revisjonen avdekket 15 avvik og fem forbedringspunkter med referanse til Kjøp av Ambulansehelikoptertjenester med underbilag. Det ble ikke avdekket alvorlige avvik under revisjonen. Flere av funnene har sammenheng med at selskapet ikke har etablerte rutiner knyttet til selv å måle og sikre samsvar av egen leveranse. På flere områder er det ikke samsvar mellom selskapets tilbud (og inngått avtale) og den faktiske leveransen og utøvelsen av denne. De mest bekymringsfulle avvikene knytter seg til mangelfull operativ trening, og et regelverk for arbeids og hviletid som ikke er i tråd med de reelle behov i tjenesten, som igjen medfører svært ulik praktisering og tilgjengelighet på basene.
Revisjon av ambulansehelikopterbasen til Norsk Luftambulanse AS i Stavanger ble gjennomført 19. september 2013. Medisinsk leder ved basen var invitert og deltok på revisjonen. På åpningsmøte orienterte basesjefen om drift av basen og fremtidige utfordringer. Godkjenning av landingsplass utløper 31. august 2016 og konsesjonen 30. september 2016. For godkjenningen av plassen er det anført fire krav til utbedring som skal være utbedret innen 1. september 2016 og som byr på utfordringer for flyplasseier. Dette bør også sees i sammenheng med nye redningshelikopter og en evt. utbygging av sykehuset. Basen har etter mange år byttet medisinsk leder og revisjonsteamet fikk presentert både planer og ønsker for den medisinske virksomheten ved basen. Personell på vakt har god kunnskap om eget ansvarsområde og driften lokalt. Vakthavende pilot hadde god oversikt over status på eget crew og det er laget system for å følge opp leger som bytter hvert døgn. For å kompensere for turnover i bytter, har Helse Stavanger HF organisert driften slik at legene jobber konsentrert for å unngå at det er syv ulike leger på vakt pr.uke. Revisjonen avdekket ni avvik og syv forbedringspunkter med referanse til avtale om Kjøp av Ambulansehelikoptertjenester med underbilag. Det ble ikke avdekket alvorlige avvik under revisjonen.flere av avvikene knyttets til grensesnittet mellom medisinsk og operatørens ansvar. Dette retter seg både mot opplæring, samt hvem som faktisk har ansvar for kontroll, implementering og vedlikehold av medisinsk utstyr. 3. Konklusjon Revisjonsprogram og plan for 2013 er gjennomført etter oppsatt program. Det er avdekket flere avvik og forbedringsområder knyttet til Kjøp av Ambulansehelikopter og flytjenester med underbilag. Flere funn knyttes til integreringen mellom operatør og medisinsk drift. Styret for Luftambulansen ANS inviteres til å fatte følgende vedtak: Styret ber daglig leder følge opp avvik og forbedringer avdekket i alle revisjonsrapporter. Styret ber daglig leder orientere styret om resultat av lukkingen av funn som er avdekket i kvalitets og sikkerhetsrevisjoner. Øyvind Juell daglig leder