3. Arbeidsgiverstrategi Kommuneplanens mål er tjenestekvalitet med høy kvalitet. Denne målsettingen styrer også alt arbeidet med arbeidsgiverstrategien. 3.1 Arbeidsgiverstrategi Kommunesektoren står overfor store utfordringer knyttet til å rekruttere og beholde godt kvalifisert arbeidskraft. I den sammenheng skal Arendal kommune fremstå som en god og profesjonell arbeidsgiver slik at de best kvalifiserte medarbeiderne velger oss. Arbeidsgiverstrategien forutsettes jevnlig satt på dagsorden i medarbeidersammenheng. For å sikre dette er det utarbeidet et eget dialoghefte vedtatt i bystyret i 2007. I 2011 er dette bearbeidet til en kortversjon, utlagt på nett og distribuert i en egen folder for å utøve et ytterligere påtrykk til at dette fortsatt jobbes aktivt med i hele organisasjonen. Det fokus som det på denne bakgrunn skal jobbes med i 2012, kan vi hente direkte fra kortversjonen: DU ER VIKTIG som medarbeider og kollega. Det stilles krav både til ledere og ansatte, om å skape en god arbeidsplass. I Arendal kommune forventes det at du som myndig medarbeider: Bidrar til egen og andres trivsel på arbeidsplassen Tar ansvar for god kommunikasjon og samhandling med kolleger Er lojal mot politiske og administrative beslutninger, lover og avtaler som gjelder i arbeidet ditt Tar riktige valg i forhold til kommunens målsettinger Skaffer deg nok informasjon til å arbeide selvstendig og løse oppgaver i samspill med andre 24 av 87
Bidrar med egne meninger og medvirker i beslutningsprosesser Er fleksibel og løsningsorientert Holder deg faglig oppdatert Bidrar til å finne hensiktsmessige tiltak for tilrettelegging av arbeidet hvis du blir syk TRIVSEL på jobben er vesentlig for opplevelsen av å ha et godt liv. I Arendal kommune er rådmannen og politisk ledelse opptatt av at du som medarbeider skal ha en god arbeidssituasjon. Medarbeidere som blir sett og hørt trives og yter gode tjenester. Det er et lederansvar å se til at medarbeiderne får brukt sine evner og faglige kunnskaper. Ledere skal også gi den ansatte tilbakemeldinger på arbeidet for å skape arbeidslyst og arbeidsglede. Det forventes at ledere: har tillit til at medarbeiderne utfører jobben til det beste for arbeidsgiver og fellesskapet. Det betyr at medarbeiderne gis tillit, får utfordringer og stilles krav til i utførelsen av eget arbeid. Det betyr også at medarbeiderne gis anledning til å skaffe seg tilstrekkelig informasjon til å utføre arbeidet. bidrar til at medarbeiderne bruker energien på rett måte. Dette skal skje gjennom tydeliggjøring av verdier og mål, gjennom å inspirere og skape entusiasme samt ved å sørge for at medarbeiderne har rett kompetanse. ivaretar alle medarbeiderne for å bidra til et godt arbeidsmiljø. Det betyr at medarbeiderne gis samme muligheter uavhengig av livssituasjon, kjønn, etnisk tilhørighet eller funksjonshemming har etisk bevissthet og gir rom for refleksjon blant medarbeiderne. Det betyr at medarbeiderne gjøres kjent med de etiske retningslinjene. Det må settes av tid til refleksjon og samspill, slik at den enkelte kan håndtere etiske dilemmaer i hverdagen. Ledelsesutvikling God ledelse er en forutsetning for utvikling av organisasjonen. Kommunens ledelsesutviklingsprogram tar sikte på å stimulere til en utviklingsorientert kultur. Målet er å sikre sammenhengen mellom ambisjonen om å være en innovativ og lærende organisasjon og samtidig ha fokus på de daglige lederoppgaver. I 2012 vil kommunen fortsette ledelsesutviklingsprogrammet og ha et særlig fokus på lederutvikling av mellomnivået for å sikre at alle ansatte har dyktige ledere, samt en forankring av ledelsesperspektiv ut til alle i organisasjonen. Ledelsesutvikling er også med på å danne grunnlag for en målrettet rekruttering av søkere til enhetslederstillinger. Kompetente medarbeidere - Medarbeidertilfredshet Medarbeidertilfredshetsundersøkelsen gjennomført november 2011 vil være et av virkemidlene som danner grunnlag for konkret oppfølging i den enkelte enhet med sikte på forbedring og utvikling av arbeidsmiljø i 2012. Enhetenes HMS-utvalg vil ha en sentral rolle i å legge til rette for oppfølging av disse resultatene. Et godt og trivelig arbeidsmiljø er viktig for å skape en kultur med vilje og forutsetning for å kunne lære av hverandre og ha trygghet til å tåle endringer og omstillinger i en travel hverdag. 25 av 87
Nye krav til, og knapphet på, kompetanse stiller høye krav til fremtidig rekruttering og til utvikling av ledere og medarbeidere. Kompetanse handler om kunnskap, ferdigheter og holdninger. Kompetanseutvikling er et strategisk virkemiddel for å oppnå sentrale mål for god ledelse, kvalitetsutvikling samt innovasjon og nytenkning. Siktemålet med virksomheten er gode tjenester i møte med brukeren ved optimal bruk av ressurser, samt gjennom en effektiv tjenesteproduksjon. Kunnskapsdeling og kunnskapsspredning i praktisk arbeid er avgjørende for implementering av endring og innovasjon. Forskning viser at 70 90 % av all læring skjer gjennom praksis. Derfor blir det særdeles viktig å utnytte arbeidsplassen som læringsarena. Vi vil i årene som kommer ha kontinuerlig fokus på læring og kunnskapsutvikling med forankring hos ledere på alle nivåer. Dette oppnår vi gjennom: Ledere som tilretteleggere og veiledere Tilrettelegging for og tilgang på de gode læringsarenaer o Tilrettelegge for formell læring, trening og opplæring o Bevisstgjøre, støtte og anerkjenne uformell læring på arbeidsplassen Tillit og mål for kunnskapsutvikling blant kollegaer Felles ansvar for læring og kunnskapsutvikling Autonomi og kunnskapsmål forankret i overordnede mål Møteplasser med tid til refleksjon God infrastruktur og hensiktsmessig organisering Dette er bakgrunnen for at det fra 2012 foreslås å bruke en av rådhusets ledige stillingshjemler til å opprette en stilling som kompetansemegler (arbeid med å skaffe lærerkrefter til opplæring i henhold til organisasjonens behov) i Eureka. Stillingen skal ha fokus på kommunesektoren og være en medspiller og tilrettelegger for kompetanseutvikling internt i egen organisasjon og innenfor alle våre virksomhetsområder. Nabokommuner vil bli invitert til å bruke våre kompetansetiltak og det forutsettes at tiltaket finansieres ved at alle betaler for tjenestene. Derved synliggjør vi vår kompetansesatsning. Det er på den bakgrunn det i handlingsprogrammet er foreslått avsatt 3 mill. kroner til kompetansetiltak for kommunes bruk. Rekruttere og beholde Nyrekruttering er et viktig tema i årene fremover. Kommunen vil få et økende behov for nyansettelse og må videreutvikle seg som en konkurransedyktig organisasjon. Arbeids-, lønns- og utviklingsmuligheter blir viktige fokusområder i arbeidet med å videreutvikle en livsfasepolitikk. 26 av 87
Aldersfordeling alle ansatte i kommunen 1200 1000 941 945 1052 1000 800 754 789 600 400 375 377 483 409 200 14 45 6 6 0-20 20-29 30-39 40-49 50-59 60-69 70-2010 14 375 754 941 1052 483 6 2011 45 377 789 945 1000 409 6 2010 2011 Figur 15: Aldersfordeling alle ansatte i kommunen Kommunen deltar i KS trainee-program og vi vil bruke erfaringer herfra i utviklingen av en rekrutteringsstrategi. Systematisk bruk av lærlinger i kommunens virksomhet skal bidra til å sikre tilgang til kompetent arbeidskraft. I 2012 er det lagt opp til å videreføre nivået på antall lærlinger fra 2011. De seniorpolitiske tiltak som har vært i gang siden 2001 har hatt som siktemål å beholde ansatte med høy kompetanse og god relevant erfaring og samtidig redusere andelen AFPpensjonister som er relativt kostbare for kommunen. Det er ønskelig å foreta en ny evaluering av de seniorpolitiske tiltak både i sammenheng med den iverksatte pensjonsreform, men også med bakgrunn i den kommende vekst i aldersgruppen 60-69 år, jfr søylediagrammet over. Rådmannen vil nedsette en partssammensatt gruppe til å se på dette i 2012. Nærvær sykefravær Fokus på nærvær skal opprettholdes og nærværsprogrammet er en viktig del av kommunens arbeidsgiverstrategi. Med bakgrunn i den nye IA-avtalen av 01.07.11 vil det være viktig å få på plass systemer som kan lette arbeidet for lederne. Gjennom ferdigstillelsen av en ny IKT-basert selvbetjeningsordning vil ledere få et støtteverktøy som gjør det enklere å følge opp sykmeldte. Dette gjelder både arbeidet knyttet til oppfølgingsplaner og hjelp til å overholde oppfølgingspunktene mot den sykmeldte i tråd med IA-avtalen. Det vil også i 2012 gjennomføres kurs i Den nødvendige samtalen der siktemålet er å videreutvikle en kultur som raskere tar initiativ til samtaler for å bedre arbeidsmiljø og øke kvaliteten på tjenestene. 27 av 87
Nærværsprogrammets langsiktige mål om å redusere fraværet med minimum 2 prosentpoeng til 7,3 % innen 2014, opprettholdes i 2012. Nærværsprogrammet skal fra 2012 delta i det statlig initierte programmet Saman for ein betre kommune. Målet er at kommunen skal sikres tilgang på kompetanse og utvikle ny kunnskap. Det gis økonomisk støtte, og kommunen blir del av et faglig fellesskap med andre kommuner. Programmet er en videreføring av Kvalitetskommuneprogrammet. Likestilling Arendal kommune skal føre en arbeidsgiverpolitikk som gir kvinner og menn likeverdige arbeids-, lønns og utviklingsmuligheter. Likestillingsloven og kommuneplanen setter overordnede rammer for likestillingsarbeidet i kommunen. Kommuneplanen 2011 2021 har følgende mål: Kommunen vil i planperioden 2012 2015 tilstrebe en god kjønnsfordeling av ansatte i barnehager og skoler og helse- og omsorgssektoren. Dette må følges opp aktivt ettersom kjønnsbalansen i de nevnte virksomheter er svært skjev i dag. Det er i tillegg et mål å øke andel medarbeidere med innvandrerbakgrunn. Det må arbeides videre med å redusere bruk av uønsket deltid samt å øke antallet hele stillinger. Arendal kommune vil også i 2012 delta i prosjektet Fritt valg? 10-årssatsingen for likestilling på Sørlandet. Målet med prosjektet er å bidra til god kjønnsbalanse i yrkeslivet på Agder. Myra skole er prosjektdeltaker fra Arendal. HMS-arbeidet Arbeidsmiljøutvalget omstruktureres i 2012 ved at arbeidsgiverrepresentantene er fra den administrative ledelsen. Oppgaver i handlingsplanperioden: Videreutvikling av en overordnet nettbasert HMS-håndbok, rutiner og systemer for internkontroll, styringsdokumenter, avviksbehandling og risikoanalyser. Oppfølging av pålegg knyttet til skolene. Ny handlingsplan for renovering og utbygging av skolebygg 2010 2013 ble ferdigstilt høsten 2009. Fokus på risikovurdering knyttet til ansattes fysiske og psykososiale arbeidsmiljø gjennom å etablere gode internkontrollsystem i enhetene med årshjul for rapportering av avvik og systemforbedringer. Risikovurdering arbeidsmiljø 3.2 Kraftsenter for læring i Sørlandet kunnskapshavn Høsten 2012 blir det etablert et nytt regionalt kompetansesenter i Sørlandet Kunnskapshavn i Arendal. Kunnskapsinstitusjoner på ulike nivå og med ulike målgrupper blir samlokalisert i et nytt læringsmiljø for voksne i Eureka-bygget som vil stå ferdig 1.12. 2012. Målet er å skape et regionalt kraftsenter for voksnes læring og utvikling. Med denne etableringen styrker Arendal kommune sin satsing på voksnes læring og kvalifisering for å bedre den enkeltes livsvilkår og sikre arbeidslivet relevant kompetanse. Slik ønsker kommunen å ivareta kvalitet, utvikling og omstilling, samt styrke tilveksten i regionen. Arendal voksenopplæring vil 28 av 87
sammen med Eureka kompetanse være sentrale kommunale aktører i det nye læringsmiljøet for voksne. Fremtidens arbeidsmarked stiller høye krav til kvalifisert arbeidskraft og kontinuerlig kompetanseheving for arbeidstakere. Samtidig viser nasjonale og internasjonale undersøkelser at en stor andel av den voksne befolkningen i Norge har for svake grunnleggende leseferdigheter til at de klarer å mestre egen jobb og eget liv, samt å delta aktivt i samfunnslivet. Voksne med lavere utdanningsbakgrunn enn videregående skole har størst risiko for å falle ut av arbeidslivet fordi de ikke mestrer nye arbeidsoppgaver. Samtidig representerer de den gruppen som i lavest grad benytter seg av eksisterende etter- og videreutdanningstilbud. En annen utsatt målgruppe er nyankomne voksne innvandrere med manglende norskkunnskaper og begrenset erfaring fra norsk arbeidsliv. En betydelig fremtidig utfordring vil derfor være å nå ut til de befolkningsgruppene som har størst behov for etter- og videreutdanning, og som i liten grad benytter seg av eksisterende, tradisjonelle opplæringstilbud. Det er viktig å styrke disse gruppenes basiskompetanse for slik å legge til rette for videre utdanning og kvalifisering. Satsingen er et sentralt element i kommunens strategi for bedring av levekår og fattigdom. Det er behov for å opprette samordnede, fleksible og skreddersydde videre- og etterutdanningstilbud som er tilpasset voksnes livssituasjon. Dette innebærer at etterutdanning for voksne også må bli et ledd i en langsiktig, strategisk planlegging som tar utgangspunkt i behovene til kommunen og næringslivet i regionen. Arendal voksenopplæring (AVO) og Eureka kompetanse vil være Arendal kommunes virkemidler i dette arbeidet. Et læringssenter for voksne har som hovedoppgaver å være megler, møteplass og motor. Med dette menes at det ikke tilbys permanente studietilbud, men kortere og lengre utdanninger som til enhver tid er i samsvar med regionens behov. Dette forutsetter tett dialog med kommunen og næringslivet for å avdekke behov for kompetanseheving, sette virksomhetene i kontakt med relevante opplæringstilbydere som skreddersyr individuelt tilpassede kurs. Universitetet i Agder vil være en viktig samarbeidspartner. Motorfunksjonen handler for en stor del om å nå ut til grupper som vanligvis ikke tar etter- og videreutdanning. For at læringssenteret skal fungere som møteplass for kursdeltakere, må det legges til rette for selvstudier. AVO har sammen med Arendal bibliotek og Eureka kompetanse søkt om prosjektmidler fra Aust-Agder kompetanse- og utviklingsfond for å etablere et betjent studieverksted/digitalt ressurssenter som er tenkt å være et knutepunkt for kursdeltakere og ansatte i Eureka-bygget. 3.3 Organisasjonsutvikling og IKT I perioden 2012-2015 vil det være høy aktivitet i forhold til å videreutvikle Arendal kommunes IKT plattform. Kommunen vil i årene fremover stå overfor store utfordringer med hensyn på å drive en effektiv administrasjon. Kommunen har de siste årene investert betydelig i IKT systemer for å effektivisere kommunens prosesser. For å realisere de langsiktige gevinstene i denne satsningen ønsker rådmannen å fortsette satsningen på organisasjonsutviklende tiltak blant annet gjennom ytterligere bruk av IKT. Kommunen vil i fremtiden være avhengig av at færre hoder gjør mer jobb. Ett av virkemidlene for å få til dette er å implementere IKT systemer som understøtter og distribuerer oppgaver, og skaper flyt i prosesser og oppgaver som tradisjonelt krever mer omstendelige manuelle rutiner. Mer smidige og til dels automatiserte 29 av 87
arbeidsprosesser innen de fleste administrative områder vil på sikt kunne medføre et redusert antall årsverk. Rådmannen foreslår 3 årsverk i reduksjon hvert år i handlingsplanperioden. Også innbyggerdialogen bør videreutvikles. Kommunens tilstedeværelse på blant annet facebook gir allerede muligheter for bedre innbyggerdialog uten økt antall ansatte. Man ser videre for seg å implementere tjenester på nett som gir en langt enklere og raskere saksbehandling. Innbyggerne bør kunne skrive og sende søknader direkte på web samt der følge saksbehandlingen og kommunisere direkte med kommunen. En meldingstjeneste der publikum kan melde inn om ulike forhold, vannlekkasje, manglende brøyting, veglys ute av drift, farlige hull i kommunal veg med videre, lanseres i januar 2012. IKT administrative systemer IKT samarbeidet har over en tid planlagt implementering av et IAM-system (Identity Access Management) som forenkler administrasjonen og sikrer at rett person til enhver tid har tilgang til rette systemer og områder i kommunens IKT system. Systemet vil forenkle inn- og utmelding av personer på alle nivåer. Dette gjelder nødvendige persondata samt tilgangsnivå til de nødvendige fagprogrammer. Systemet vil også understøtte innføringen av en ekstern distribusjon på internett av interne tjenester. Det er videre behov for å forenkle og forbedre tilgangsstyringen til eksterne kilder som for eksempel folkeregisteret. Det vil gjennom dette bli en knytning til det overordnede statlige MinID som benyttes ved identifisering av personer ved for eksempel levering av selvangivelse, bytte av fastlege og andre offentlige tjenester. Dette vil innebære at de som på ulike måter forholder seg til kommunen, alle kategorier ansatte, godtgjørelsesmottakere og også innbyggere, får en min side også for sine kommunale gjøremål. Mulighetene vil kun begrenses av hva som er hensiktsmessig og i forhold til lovverket. Andre IKT systemer av betydning for organisasjonsutviklingen I Agresso selvbetjening vil brukerne foruten å motta elektronisk lønnsslipp og årsoppgave på en sikker, enkel og portofri måte kunne levere reiseregning, registrere fravær og holde sine egne persondata oppdatert. Dette vil foruten å spare porto til utsendelser, effektivisere vedlikehold av data og føre til økt nøyaktighet ved utregning av lønn, fleksitid med videre. Når det gjelder ansettelser og prosesser som følger av ansettelsen, skal det jobbes med integrasjoner slik at når en person ansettes, vil CV og annen dokumentasjon fra rekrutteringssystemet automatisk overføres til kommunens system for medarbeideroppfølging og kompetanseutvikling. Dette igjen vil være integrert med kommunens identitetssystem og saksbehandlingssystem (personalmappe). Dette vil effektivisere rekrutteringsarbeidet i kommunen og vil videre føre til en systematisk og god oppfølging av medarbeiderne. Det arbeides med et system for skoleskyss som avlaster det manuelle arbeid i denne sammenheng. Generell eiendomsinformasjon, info om kommunale gebyrer, dokumenter fra eiendomsarkiv osv. vil bli tilgjengelig på en tjeneste kalt Min Eiendom. Det arbeides med å igangsette en web-kartløsning der det vil være spesielt fokus på tilrettelegging av planinformasjon. Elektronisk meldingsutveksling skal bidra til høy kvalitet i informasjonsutvekslingen slik at brukerne/pasientene opplever bedre og mer helhetlige tjenester. Prosjektet Meldingsløftet i 30 av 87
kommunene (MiK) skal sørge for utvikling av elektroniske meldingstjenester mellom pleieog omsorgstjenesten, legekontor, helseforetak og helsestasjoner i kommunene og helseforetakene. Samhandlingsreformen er avhengig av god kommunikasjon mellom de involverte instanser og meldingsutvekslingen vil være sentral for å oppnå en vellykket endring i hvordan de enkelte aktører kommuniserer. Arendal kommune er en drivkraft i prosjektet og har prosjektledelsen også for MiK for kommunene i Østre Agder. Per dags dato mottar helsestasjonene epikriser fra Sørlandet Sykehus. Øvrig meldingsutveksling er for tiden forsinket fra leverandør, men vil være på plass i 2012. Bruk av velferdsteknologi Det er videre behov for å tenke nytt og se på bruk av IKT som kan øke trygghet og velferd for brukere av omsorgstjenester. Begrepet velferdsteknologi anvendes svært bredt. For Arendal kommunes del vil det for eksempel være aktuelt å vurdere bruk av teknologi som avhjelper pleietrengende i hjemmet. Dette kan være snakk om ulike former for forenkling av kommunikasjon, overvåking i forhold til uhell eller uheldig adferd. Kommunikasjon God informasjon og kommunikasjon med kommunens brukere er en forutsetning for god tjenesteproduksjon. God dialog med kommunens innbyggere er en forutsetning for forankring og engasjement knyttet til kommuneplanens mål og tiltak. Teknologien gir oss et stort effektiviseringspotensial knyttet til kommunikasjonsmåter og metoder. Det jobbes aktivt med innbyggerportal og sosiale medier. I 2012 vil det også settes fokus på effektiviserings- og forbedringsmuligheter knyttet til informasjonsvirksomheten ved Servicesenteret og Turistkontoret. For å sikre riktig fokus og riktige prioriteringer vil det i løpet av 2012 utarbeides en kommunikasjonsstrategi. Strategien skal bidra til effektivisering i kommunikasjonsarbeidet, etablere et kvalitativt mål for kommunens kommunikasjon, og skape et grunnlag for god kommunikasjon og dialog om mål og tiltak i kommuneplanen. 3.4 Organisatoriske endringer og effektivisering En forutsetning for en god kvalitet i tjenesteproduksjonen er at ansatte i kommunen besitter en bred kompetanse og at denne kompetansen videreutvikles og stimuleres. Dette er viktig for at ansatte som yter tjenestene til befolkningen trives i sitt arbeid og utvikler kommunen videre. Med knappe rammer og store forventninger er organisasjonsutvikling og ledelse viktig. Dette er hovedårsaken til at rådmannen foreslår å dele enhet 09 - Organsiasjon og IKT i 2 enheter der den ene har fokus på organisasjonens utvikling og effektivisering ved bruk av IKT både internt og utad ved digitale tjenester overfor innbyggere. Det sees som viktig at enheten har et målrettet fokus på tilrettelegging og bruk av IKT-tjenester med sikte på enda bedre og mer effektive tjenester samt en tilhørende organisasjonsutvikling som følge av dette. Den andre enheten får sitt fokus rettet mot menneskene i organisasjonen. Å realisere visjonen om et kraftsenter for læring for voksne i Sørlandets kunnskapshavn vil kreve et sterkt ledelsesfokus og bevisst jobbing over tid. Det er viktig å gi dette et sterkt nok ledelsestrykk også overfor kommunens egne ansatte. Å styrke Arendals kommunes satsing på kompetanseheving internt i organisasjonen ved å legge Eureka kompetanse inn under enhet for organisasjon og personal, er et viktig element i videre utvikling av vår arbeidsgiverstrategi. Kompetanseutvikling, høyt nærvær, et sterkt arbeidsmiljø- og 31 av 87
medarbeiderfokus blir viktige oppgaver for enheten. Det lyses ut en stilling som enhetsleder for organisasjon og personal samt en stilling som kompetansemegler i Eureka. Vakante stillinger i personalnettverket trekkes inn slik at de to nye stillingene ikke øker antall ansatte. Det foreslås videre at resultatenhet Arendal Voksenopplæring flyttes fra kommunalsjef oppvekst til kommunalsjef HR. Dette forsterker mulighetene for samarbeid og koordinering av kompetansetilbudet overfor voksne, internt overfor kommunens egne ansatte gjennom Eureka kompetanse og eksternt til Voksenopplæringens målgruppe. Som følge av vedvarende investeringer i IKT-løsninger legges til grunn at bemanningen i de administrativt orienterte virksomheter kan reduseres med 3 årsverk pr år hvert år i handlingsprogramperioden. Dette gir en årlig innsparing på ca 2 million kroner pr år og vil totalt redusere nivået med ca 8 million kroner i handlingsprogramperiodens siste år. 32 av 87