Forslag til Arkivstrategiplan for Oppland

Forslag til Arkivstrategiplan for Oppland

Innholdsfortegnelse Sammendrag 2 1. Bakgrunn 3 Behovet for en handlingsplan innen arkivsektoren for kommunale/fylkeskommunale og private arkiver i Oppland 3 Lovverket og nasjonale signaler 5 Arkivloven 5 Andre aktuelle lover og forskrifter 8 Nasjonale og regionale signaler 8 2. Status innen arkivsektoren og situasjonen i Oppland 12 Statlige arkiver 12 Ansvar for arkivdepoter i statlig sektor 12 Kommunale arkiver 12 Fylkesarkivet i Oppland 13 Privatarkiver 15 Opplandsarkivet 15 Norsk vegmuseum 17 Historielagene og andre 18 Arkivmateriale som krever særskilt behandling 18 Oppsummering 20 3. Tiltak 21 Organisering av arkivarbeidet i Oppland 21 Fylkeskoordinerende institusjon for privatarkiver 22 Magasinkapasitet 22 Elektroniske arkiver 23 Foto, film og lyd 24 Formidling 25 Kompetansebygging 26 Ressurser 27 Opplandsarkivet 28 Fylkesarkivet/IKA Opplandene 28 Forskning 29

Sammendrag Målet med Arkivstrategiplan for Oppland er å synliggjøre utfordringene arkivsektoren står overfor og å utforme en strategi med konkrete tiltak som skal iverksettes etter en fastsatt tidsplan. Bakgrunnen for saken framgår av FR.notat 08. av 16.05.2008. sak 200801294-1 og påfølgende fylkesordførervedtak, der det forutsettes at det utarbeides en handlingsplan for arkivsektoren parallelt med rullering av planene for museums- og biblioteksektoren. Verken Oppland fylkeskommune, kommunene i regionen eller institusjoner som oppbevarer privatarkiver har foreløpig utarbeidet egne planer med arkivpolitiske føringer for hvordan nåværende og kommende utfordringer innen arkivfaget skal møtes. Behovet for en bevaringsplan i privatarkivarbeidet er imidlertid forankret i forskriften Retningslinjer for arbeidet med privatarkiv, Riksarkivaren 10.04.2002, punkt 2.3.3. Et slikt planarbeid er under avslutning i disse dager, som et samarbeid mellom Statsarkivet i Hamar og Opplandsarkivee. Første kapittel presenterer arkivstrategiplanens mandat og bakgrunnen for at arbeidet er igangsatt. Kapitlet gir også oversikt over lovverk, stortingsmeldinger, planer og prosjekter som danner underlag for arkivstrategiplanen. Kapittel 2 beskriver status innen arkivsektoren i Oppland. Her omtales Statsarkivet i Hamars privatarkivsamling og institusjonens ansvar for arkiv etter de statlige organer i Oppland. Videre beskrives status og hovedutfordringer for de kommunale arkivene i fylket, for Fylkesarkivet i Oppland, IKA Opplandene, Opplandsarkivet, Norsk vegmuseum, og for historielagene og andre. Kapittel 3 presenterer ulike forslag til tiltak for styrking og utvikling av arkivsektoren i Oppland. Tiltaksforslagene er basert på status, utfordringer og regionale og statlige målsettinger. Forslagene er strategiske grep, men er konkretisert i så stor grad som mulig for å kunne fungere som styringsverktøy. Områdene det fokuseres på er: Organisering Fylkeskoordinerende institusjon for privatarkiver Magasinkapasitet Elektroniske arkiver Foto, film og lyd Formidling Kompetansebygging Forskning Ressurser Gråsonearkiv 1 Statsarkivet Hamar 2009: 'Bedre føre var enn etter snar'. Bevarings- og aktivitetsplan for privatarkiv i Oppland 2

1. Bakgrunn Bakgrunnen for saken framgår av FR-notat 08. av 16.5.2008. sak 200801294-1 og påfølgende fylkesordførervedtak. Saken inneholder forutsetning om at det utarbeides en handlingsplan for arkivsektoren parallelt med rulleringen av planene for museum og biblioteksektoren. Det skal utarbeides en felles ABM-del. Planene skal når den er ferdig, legges fram for kommunalkomiteen for uttalelse for godkjenning i fylkestinget. For hver av handlingsplanene er det utpekt en saksordfører. For arkivplanen er dette Einar Ellefsrud. Sammen med fagansvarlig, Svein Amblie, har de ansvaret for hvordan planarbeidet legges opp og hvilke ressurspersoner som trekkes med i arbeidet. ABM-utvalg Opprinnelig var det planlagt å utarbeide et felles ABM-strategidokument. Dette skulle følge opp arbeidet som referansegruppe. ABM-utvalget ble oppnevnt av fylkesrådmannen. 3fr. fylkesordførervedtak sak 200801294-1. På grunn av at revisjonen av Museumsplanen og Bibliotekplanen er utsatt og ikke følger arbeidet med Arkivstrategiplanen parallelt, vil ABM delen i dette plandokumentet ikke bli samordnet med de to nevnte planene. Arbeidsgruppe Fagansvarlig for handlingsplanen har valgt å invitere følgende personer med i det videre arbeidet: Marit Hosar, Opplandsarkivet avd. Maihaugen, Kari-Mette Stavehaug Avtjern, Randsfjordmuseene, Cecilie Lintoft, sekretariatsleder Opplandsarkivet, Solveig Torp, Forsvaret og Cæcilie Stang, Statsarkivet i Hamar. Valg av personer er gjort ut fra en faglig vurdering, spredning av kunnskap og innmeldt interesse for det forestående arbeidet. Cæcilie Stang har med begrunnelse i Statsarkivets rolle som kontrollinstans, meldt fra at hun ikke ønsker å være aktiv deltager i arbeidet Cecilie Lintoft, Opplandsarkivets sekretariat, stiller seg inhabil til følgende tiltaksforslag i Kapittel 3 Tiltak: - Organisering av arkivarbeidet i Oppland - Fylkeskoordinerende institusjon for privatarkiver Behovet for en handlingsplan innen arkivsektoren for kommunale/fylkeskommunale og private arkiver i Oppland Verken Oppland fylkeskommune, kommunene i regionen eller institusjoner som oppbevarer og håndterer privatarkiver, har utarbeidet egne planer med 3

arkivpolitiske føringer for hvordan vi skal imøtekomme og tilpasse oss dagens og morgendagens utfordringer innen arkivfaget. (Det arbeides med ulike typer politiske strategiplaner innen enkeltinstitusjoner og Opplandsarkivets nettverk som vil bli ferdig i planperioden) Hovedhensikten med en handlingsplan vil derfor være å synliggjøre utfordringer som arkivsektoren i Oppland står overfor og på dette grunnlaget utforme konkrete tiltak som må iverksettes etter en fastsatt tidsplan. Det vil videre være viktig å samordne dette arbeidet med fagområder der utfordringene er likelydende. Det vil si innen bibliotek- og museumssektoren. Dette vil kunne muliggjøre felles og bedre utnyttelse av kompetanse og utstyr, mer rasjonelle, billigere og bedre løsninger. Oppland fylkeskommune har allerede utarbeidet og vedtatt en egen museumsplan der privatarkivsektoren v/opplandsarkivet er omtalt som en del av museenes virksomhet. Opplandsarkivet er et nettverk av museenes arkivinstitusjoner med et felles faglig sekretariat. Sekretariatet er lokalisert til Mjøsmuseet, Gjøvik, og har som oppgave å veilede hver arkivavdeling og koordinere arbeidet med privat- og folkemusikkarkiver i fylket. Museumsplanen gir få arkivpolitiske føringer. I kommunenes kuiturplaner er arkivfeltet knapt nevnt. Kommunenes arkivpolitikk for privatarkivfeltet i kommunene fra Nord-Fron til og med Lillehammer synliggjøres gjennom samarbeidsavtalen for Opplandsarkivet avd. Maihaugen, der kommunene i regionen har hver sin representant i en styringsgruppe for arkivet. Videre har Oppland fylkeskommune utarbeidet og vedtatt en egen bibliotekplan. Her er ikke arkivsektoren nevnt, men planen omhandler områder med felles oppgaver innen formidling og formidlingsløsninger. Både museumsplanen og bibliotekplanen rulleres parallelt, og det er forutsatt at de tre planene skal samordnes der felles tiltak nedfelles i et eget ABM-dokument. Forvaltning gjennomgår store omstillinger, både på kommunalt og statlig plan. Tilsvarende endres arbeidsdelingen mellom stat og kommune. Markedsutsetting av offentlige tjenester skaper uklare grenser mellom offentlig og privat sektor. Privatisering av offentlig virksomhet og omgjøring til foretak er gjennomført på flere områder. Dette vil kreve en omorganisering av arkivets ressurser og arbeidsmåter. I løpet av kort tid vil arkivering på papir nærmest opphøre. Denne prosessen forsterkes med innføringen av digitale signaturer, som muliggjør en sikker autentisering av elektroniske dokumenter. Hele saksbehandlingsprosessen og kommunikasjonen med publikum vil etter hvert skje digitalt. Denne store omveltningen er muliggjort som følge av den teknologiske utviklingen og er i det store og hele ønsket og initiert fra sentralt politisk hold. Dette stiller offentlig og privat sektor overfor store utfordringer. Overgang til elektronisk arkivering i offentlige forvaltning 4

Som en følge av overgangen til elektroniske arkiver representerer langtidslagring, vedlikehold og betjening av elektronisk arkivmateriale fra sak-/arkivsystemer og fagsystemer den største utfordringen i tida framover. Dette er et område som krever spesialkompetanse der fagmiljøet best kan bygges opp og ivaretas innenfor regionale arkivinstitusjoner. Kun de større byene vil ha de nødvendige ressurser som skal til. Riksarkivet og sentrale myndigheter har vært pådriver bak etableringen av slike regionale arkivinstitusjoner. Privatarkiver Innen områder av samfunnet der privatarkiver skapes er utfordringene de samme. Enten det er snakk om arkiver etter enkeltpersoner, foreningsarkiver eller store bedriftsarkiver. Og overgangen til elektronisk arkivering av bevaringsverdige privatarkiver går like raskt som i offentlig sektor. ABM Det er viktig å se behovene for en strategisk satsing på arkivsektoren innen rammen av ABM-satsingen. Her finnes mange sammenfallende utfordringer. Å imøtekomme myndighetenes krav og publikums forventninger med henhold til tilgjengelighet, sikkerhet og effektivitet er sammenfallende, og kan trolig best ivaretas innenfor rammen av en felles enhet og et større fagmiljø. Behovet for sikker oppbevaring gjennom felles magasin er også noe som bør vurderes. Kravene til oppbevaring av arkivmateriale, både papir, film, lyd og elektroniske arkiver, vil også tilfredsstille de krav som museumssektoren stiller til gjenstandsoppbevaring. En samordnet løsning er det derfor naturlig å ta med i vurderingen. Lovverket og nasjonale signaler Arkivloven Lov av 4. desember 192 nr. 126 om arkiv, i dagligtale kalt arkivloven, er en generell lov for alle typer offentlige arkiver. Den har også bestemmelser om bevaring av private arkiver. Den trådte i kraft 1. januar 1999. htt : www.lovdata.no all ni- 19921204-126.html Arkivloven har som formål å sikre arkiver som har betydelig kulturell eller forskningsmessig verdi eller som inneholder rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at disse kan bli tatt vare på og gjort tilgjengelig for ettertiden. Bevaring og tilgjengeliggjøring for ettertiden er formålet med loven. Det er to begrunnelser for bevaring av arkiver: Arkiver ivaretar verdier som er knyttet til kulturarv og forskning, noen ganger kalt "nasjonens hukommelse". Dokumentasjon av rettslig og forvaltningsmessig art både for arkivskaperne selv og for personer og virksomheter som har vært gjenstand for saksbehandling eller lignende hos den som har skapt arkivet. 5

Privatarkiver er omtalt i lovens kapittel III. (Fra Riksarkivets hjemmeside) I tillegg har Riksarkivaren utarbeidet Retningslinjer for arbeidet med privatarkiver. Disse retningslinjene ble fastsatt av Riksarkivaren med hjemmel i lov av 4. desember 1992 nr. 126 om arkiv 14, med virkning fra 10. april 2002. Riksarkivaren har i tillegg utarbeidet et sett kommentarer. htt : www.arkivverket.no arkivverket lover arkivloven retnin slin'er rivatarkiv. html Arkivloven styrer alt arbeid med arkiver. Blant annet gis det føringer for hvordan et arkivmagasin skal være. Men en rekke andre lover og avtaler gjelder for hvordan vi skal håndtere arkiver, for eksempel personopplysningsloven, åndsverksloven, og for privatarkivene er avtaler med hver arkivskaper/giver avgjørende for hvordan arkivene kan forvaltes. Arkivforskriften, eller Forskrift om offentlige arkiver av 11. desember 1998 nr 1193, er gitt med hjemmel i arkivlovens 12. Forskriften er et omfattende dokument som regulerer de fleste sider ved arkivfunksjonen i offentlig forvaltning. Graden av detaljering er likevel forskjellig fra tema til tema. Når det gjelder arkivrutiner, gir forskriften nokså detaljerte bestemmelser. I andre tilfeller, for eksempel kassasjon, er det overlatt til Riksarkivaren å ta stilling til hvordan detaljene skal utformes. Tankegangen bak dette er at forhold som gjelder bevaring og arkivmessig forsvarlighet kan overlates til Riksarkivarens faglige vurdering, mens bestemmelser som griper direkte inn i forvaltningens administrative systemer og rutiner, skal være gitt av Kongen i statsråd. Arkivforskriften er inndelt i 5 kapitler. Riksarkivarens bestemmelser for offentlige arkiver: Arkivforskriften gir Riksarkivaren en rekke fullmakter og pålegg. På visse områder skal han utforme generelle bestemmelser, Riksarkivarens bestemmelser for offentlige arkiver. På andre områder skal han godkjenne framlagte forslag og følge opp iverksettelse av planer. Det følgende er en liste over fullmakter og pålegg Riksarkivaren er gitt i arkivforskriften. Krav til arkivlokaler. En veiledning for offentlige organer Riksarkivaren 2007 6 i Arkivloven fastslår at alle offentlige organer skal ha arkiver, og at arkivet skal være innrettet slik at dokumentene er sikret som informasjons- og dokumentasjonskilder både på kort og lang sikt. Dette innebærer blant annet at arkivet må oppbevares i forsvarlige arkivlokaler. Følgende krav til arkivlokaler kan nevnes: Korrekt plassering og vern, slik at arkivmaterialet er beskyttet mot fuktighet, varme eller skadeverk God kapasitet, slik at det tas hensyn til behovet for arkivlokaler framover i tid Tilstrekkelig bæreevne i gulv og reoler Tilstrekkelig arbeidsplass for arkivpersonalet Tilstrekkelig opplysning og gode arbeidsforhold for personalet 6

Retningslinjer for arbeidet med privatarkiver Riksarkivaren 1992 Retningslinjene ble fastsatt i 14 av Arkivloven av 4. desember 1992, med virkning fra 10. april 2002. Som privatarkiv definerer Riksarkivaren dokumenter og registre på papir, elektronisk materiale, arkivsystemer samt kart, tegninger, foto, film, Iydbånd med mer. Formålet med retningslinjene er å sikre at arbeidet med privatarkiv utføres planmessig og systematisk og at depotinstitusjoner følger allmenne arkivfaglige prinsipper og rutiner. Følgende strategiske tiltak kan nevnes: Avtaler om arbeidsdeling mellom samarbeidende arkivinstitusjoner Bevaringspolitikk som identifiserer hva slags arkivmateriale en depotinstitusjon tar sikte på å få innlemmet i sin arkivbestand Bevaringsplaner på både nasjonalt, regionalt og individuelt nivå, som bør harmonisere med hverandre Arkivformidling gjennom Samkatalogen Registerføring av arkivbestand og tilvekst Publikumstilgjengelighet Korrekt oppbevaring og sikring Andre aktuelle lover og forskrifter Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver av 1.12.1999 Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10. februar 1967 (forvaltningsloven) Lov om offentlighet i forvaltningen av 19. juni 1970 (offentlighetsloven) Lov om personopplysninger av 14. april 2000 (personopplysningsloven) Lov om elektronisk signatur (2001) Forskrift om elektronisk kommunikasjon med og i forvaltningen (2002) Lov om barneverntjenester av 17. juli 1992 (barnevernloven) Lov om helsepersonell av 2. juni 1999 (helsepersonelloven) Forskrift om pasientjournal Lov om opphavsrett til åndsverk m.v. Forskrift til åndsverkloven Nasjonale og regionale signaler Stortingsmelding nr 22 (1999/2000) Kjelder til kunnskap og oppleving, bedre kjent som ABM-meldingen gir føringer for den statlige arkivpolitikken. Det viktigste er at den påpeker arkivinstitusjonenes, museenes og bilbibliotekenes rolle som samfunnsinstitusjoner, der arkivenes rolle for demokratiet blir beskrevet. Arkivene skal være tilgjengelig for alle og til det beste for hele samfunnet. Meldingen tar også til orde for et sterkere vern av privatarkiver for at alle sider 8

ved samfunnsutvikling skal kunne bli bevart. Som et resultat av meldingen ble Statens senter for arkiv, bibliotek og museum, ABM-utvikling etablert. For arkivsektoren har ABM-utvikling hatt en stor betydning, da det for første gang er blitt avsatt en del midler til utviklingsoppgaver innen arkivsektoren. Arkivinstitusjonene har mulighet for å søke prosjektmidler til ulike prosjekter. Derimot har staten ikke fulgt opp meldingens signaler om etablering av en støtteordning for privatarkiver. Kulturmeldingen, St. meld. nr 48 (2002-2003) Kulturpolitikk fram mot 2014 følger opp signalene i ABM-meldingen. Meldingen understreker i sterkere grad behovet for økte ressurser og kompetanse til å bevare og formidle elektroniske arkiver og følger opp arkivinstitusjonenes rolle for å ta vare på en helhetlig samfunnsdokumentasjon, det vil si bevaring av privatarkiver som en viktig del av kulturarven og i et demokratiperspektiv. Meldingen legger vekt på styrking av det statlige arkivverket, men er svært mangelfull når det gjelder resten av arkivsektoren. Riksarkivaren, ABM-utvikling og resten av arkivmiljøet i Norge arbeider nå for at Kulturdepartementet legger fram en arkivutredning som kan stake ut en nasjonal arkivpolitikk som omfatter hele arkivsektoren Nysæter-utvalgets innstilling, et nytt regionalt arkivlandskap Riksarkivaren oppnevnte i 2003 et utvalg med fylkesarkivar i Hordaland, Egil Nysæter, som leder. Utvalgets mandat var å lage en utredning som kunne «gi Riksarkivaren begrunnete forslag til videre utvikling av arkivinstitusjoner i kommunal sektor. Riksarkivarens mål var å kunne utvikle IKA-ordningen til å inngå i et landsdekkende nettverk av sterke regionale arkivinstitusjoner.» Utvalget avga sin innstilling i juni 2005, og sier innledningsvis at de selv betrakter den som «et første grunnlag for å setja ein ny dagsorden for utvikling av berekraftige regionale arkivinstitusjonar her i landet,» og at de håper den vil kunne sette i gang en endringsprosess. Innstillingen fra Nysæter-utvalget ble sendt på høring i oktober 2005, og diskutert i det norske arkivmiljøet. Det er ønskelig at innstillingen vil bli fulgt opp av en bred politisk forankret utredning. I løpet av noen år vil vi kanskje se en utvikling av institusjonslandskapet med sterke, regionale arkivinstitusjoner som mål. St. meld. nr. 24 (2008-2009): formidling av kulturarv Nasjonal strategi for digital bevaring og "Nasjonal strategi for digital bevaring og formidling av kulturarv" St. meld. nr. 24 (2008-2009), også kalt Digitaliseringsmeldingen, inneholder en rekke framtidige tiltak og mål for en framtidig nasjonal digitaliseringsstrategi. 9

Nasjonalbiblioteket og Arkivverket skal etablere en løsning for langtidslagring av den digitale kulturarven, som også skal omfatte museumssektoren. Ansvaret for digitalisering av film er samlet i Nasjonalbiblioteket for å utvikle et tverrsektorielt fellessøk, det vil si samlet tilgang til innhold og tjenester i norske bibliotek, museer og arkiver. Arkivverket skal være hovedaktør i digitaliseringsarbeid på arkivfeltet, ha ansvar for nasjonale katalogstandarder og digitale løsninger for søking i arkiver på tvers av alle typer arkivinstitusjoner. ABM-utvikling skal ha koordinerende og tilretteleggende oppgaver for museene og privatarkiver utenfor Arkivverket, men ingen direkte operative oppgaver i digitaliseringssammenheng. Meldingen redegjør imidlertid ikke for regionale tiltak og satsinger. St.meld. nr. 49 (2008-2009): formidling, fornying. Framtidas museum. Forvaltning, forskning, Stortingsmeldingen ble lagt fram høsten 2009, men er ennå ikke behandlet i Stortinget. Museumsmeldingen staker opp kursen for framtidens museer der det legges vekt på Forvaltning, Forskning, Formidling og Fornying. Meldingen er primært en melding for utvikling av museene og ansvarsfordelingen innen feltet. Men meldingen er også viktig i arkivsammenheng fordi den understreker betydningen av å styrke arbeidet med bevaring, ordning og katalogisering av privatarkivene, samt å stimulere til formidlingstiltak som gir publikum tilgang til kilder til kulturell arv. Meldingen omtaler ansvaret for digitalisering av privatarkivene utenfor Arkivverket og gir ABM-utvikling ansvar for å koordinere og tilrettelegge arbeidet med privatarkiver utenfor Arkivverket, det vil si i alle fylkesarkiver, byarkiver, interkommunale arkiver, bibliotek og museer som samlet forvalter mer enn 3/4 av landets samlinger av privatarkiver. Til Kildene! Kartlegging av regionale og lokale arkiver2 ABM-utvikling, skrift 40 (2007) Kartleggingsprosjektet konkluderer med at vi i Norge ikke ligger spesielt godt an i arbeidet med privatarkiver, dermed heller ikke i arbeidet med dokumentasjon av frivillig organisasjonsliv, næringsliv og enkeltpersoner. Følgende utfordringer kan nevnes: Bevarte og tilgjengelige arkiv representerer i for liten grad en helhetlig og representativ samfunnsdokumentasjon Mange bevaringsverdige og unike arkiver er verken godt nok sikret eller tilgjengeliggjort 2 Kartleggingsprosjektet er resultat av et tiltaksforslag i Stortingsmelding nr. 22, om en situasjonsrapport om vern og formidling av privatarkiver og tradisjonsmateriale med lokal og regional tilknytning. 10

Arbeidet med digitalisering og tilrettelegging for publikum må medvirke til å synliggjøre bredden i arkivmaterialet og i institusjonenes tilbud Med utgangspunkt i samfunnets behov for både nasjonal og regional dokumentasjon og kildemateriale, anbefaler ABM-utvikling en utredning av behov og tiltak som kan styrke arkivenes rolle som moderne samfunnsinstitusjoner. Et av de foreslåtte tiltakene er at det, som meldt i Stortingsmelding nr 22, innføres en støtteordning for bevaring av privatarkiver. Kartleggingsprosjektet om lokalt og regionalt kildemateriale. Kartleggingsrapport fra Oppland fylke (2005) Kartleggingsrapporten var med og dannet grunnlagsmaterialet for ABM-utviklings kartleggingsprosjekt fra 2007 (se ovenfor). Rapporten skulle gi oversikt over bevaringsinstitusjonene i regionen og over hvilke typer arkiver og samlinger som ble oppbevart på institusjonene. Institusjoner som ble kartlagt i Oppland var kommunearkiver, bibliotek, historielag og museer, herunder Opplandsarkivets avdelinger. Undersøkelsen viser at andre institusjoner enn museene i Oppland oppbevarer svært lite privatarkivmateriale. De fleste institusjonene er godt kjent med at denne typen materiale hører hjemme i Opplandsarkivet og henviser de fleste henvendelser om avlevering, mottak og oppbevaring av arkivmateriale hit3. Handlingsprogram for museene i Oppland 2005 2008 Handlingsprogrammet understreker at Opplandsarkivet gjør at Oppland har vært et foregangsfylke for arbeidet med privatarkiver. Dette har hatt stor betydning både for bevaring av privatarkiver i fylket og av utviklingen av arkivfaglig kompetanse i hver region. Det er et klart ønske å videreføre Opplandsarkivet, slik at det gode samarbeidet mellom arkivarene ved museene opprettholdes. Handlingsprogrammet nevner følgende mål og tiltak for videreutviklingen av Opplandsarkivet som en aktiv faglig nettverksløsning: Styrking av museenes arkivfaglige kompetanse Videreføring av grunnlaget for en desentralisert ordning for privatarkiver i fylket Økte ressurser for å styrke arkivfunksjonene i de konsoliderte museene, for eksempel til kompetanseutvikling og innkjøp av IKTutstyr/prog ra mvare 3 I ettertid har resultatene av kartleggingsundersøkelsen ført til at flere privatarkiver har blitt overført til Opplandsarkivet. I oktober 2008 ble for eksempel ti privatarkiver som tidligere har vært oppbevart i Vang kommune, overført til Opplandsarkivet, avdeling Valdres. 11

2. Status innen arkivsektoren og situasjonen i Oppland Statlige arkiver Ansvar for arkivdepoter i statlig sektor I staten har det i lang tid vært en fast ordning for å ta vare på arkivmateriale og etablere arkivdepoter, slik at de statlige arkivskapende organer kan avlevere sitt arkivmateriale til disse. Avleveringsplikten til det statlige Arkivverket er nå nedfelt i Arkivloven (Arkl) 10 og nærmere regulert i Arkivforskriften (Forskr) Kap V. Arkivverket består pr dato av Riksarkivet og åtte statsarkiver samt Samisk arkiv. Riksarkivaren er leder for Riksarkivet og hele Arkivverket. Hovedregelen med hensyn til fordeling av arkivmateriale innenfor Arkivverket, er at Riksarkivet er arkivdepot for den sentrale statsforvaltning, mens statsarkivene er arkivdepot for sine respektive lokale og regionale statlige organer (Forskr. 5-7). Men forskriften fastsetter et særskilt unntak når det gjelder Forsvaret, nemlig at lokale og regionale organer i Forsvaret etter 1940 skal avlevere sitt arkivmateriale til Riksarkivet. Riksarkivaren kan dessuten fastsette ytterlige unntak etter behov. Riksarkivaren har med hjemmel i Arkl 14 utarbeidet "Retningslinjer for arbeidet med privatarkiv", med virkning fra 10.04.2002 for å sikre arkivfaglig kvalitet på arbeidet med bevaring av privatarkiver i de ulike oppbevaringsinstitusjoner. For å oppnå og gjennomføre en helhetlig bevaringspolitikk, er bevaringsinstitusjonene for privatarkiver pålagt å innrapportere arkivopplysninger, herunder bevaringsplaner direkte til Riksarkivaren eller via sine fylkeskoordinerende ledd. Statsarkivet i Hamar har ansvaret for arkiver etter de statlige organer i Oppland og oppbevarer også arkiver etter private aktører. Det har vært praktisert en ansvarsfordeling med hensyn til privatarkiver mellom statsarkivet og Opplandsarkivet. Kommunale arkiver Arkivansvaret: Kommuneloven plasserer ansvaret for kommunens arkiver hos øverste administrative leder. (Rådmannen). I kommunal sektor har det tidligere eksistert dels uklare forhold når det gjelder bevaring av og depotordninger for eget arkivmateriale. Noen kommuner har hatt eget arkivdepot, andre ikke. Forskr. 5-1, 3. ledd slår fast at kommuner og fylkeskommuner plikter å opprette egne ordninger for arkivdepot. Det gis ingen detaljerte bestemmelser om depotordningen, men det stilles visse minimumskrav, både når det gjelder depotansvar og depotordning samt etablering av rutiner. Kravene innebærer at kommuner skal ha én depotansvarlig instans. Forskr 5-1, 4.1edd åpner for at kommuner kan delta i interkommunale depotordninger og overføre oppgaver til disse, men kommunen kan ikke på denne måten fraskrive seg ansvaret for eget arkivmateriale. 12

I dag er det nokså vanlig at kommuner og fylkeskommuner knytter seg til interkommunale arkivdepotløsninger. Etter forskriftens bestemmelser innebærer det reelt sett ingen forskjell mellom den kommunale og den statlige depotordningen, bortsett fra at det for statlig sektor er fastsatt spesifiserte avleveringsregler. Kommunene derimot er gitt større frihet til å bestemme sine egne spesifiserte avleveringskrav innenfor rammen av en normalinstruks (fastsatt av Riksarkivaren), jf Forskr. 5-12. Fylkesarkivet i Oppland Fylkesarkivet i Oppland ble etablert i 1995 som fylkeskommunens arkivdepot. I tillegg ble arkivene etter OL-organisasjonen LOOC deponert ved fylkesarkivet etter avtale med statsarkivet i Hamar. Av fylkeskommunalt arkivmateriale kan nevnes videregående skoler, arkiver etter fylkestannlegen, PPT-arkiver, samferdselsarkiver, yrkesopplæringsnemda, folkehøgskolearkiver, fylkesting, fylkesutvalg, m.m. Til sammen har fylkeskommunen fått avlevert ca 2000 hyllemeter fylkeskommunalt materiale. Av elektroniske arkiver er det avlevert journaler etter standard Noark-3 og noen fagsystemer fra videregående skoler. Fylkesarkivet har fra starten arbeidet aktivt i forhold til kommunene så langt ressursene har tillatt det, både gjennom kurs, kontaktmøter og konsulentbistand. Enkelte kommuner har også inngått avtale om deponering av sine eldre avsluttede arkiver. Fylkesarkivet i Oppland er etter avtale midlertidig arkivdepot for Hedmark fylkeskommune. Fram til medio 2009 har Norsk Fredssenter deponert sine arkiver ved fylkesarkivet. Arkivet er overført til Riksarkivet. Forsvaret disponerer/leier ca. 400 hyllemeter arkivmateriale. Fylkesarkivet har i dag sju tilsatte, hvorav to i 50 % stilling. Fire har arkivfaglig utdanning på høgskole og universitet. En har IKT-utdanning fra høgskole med spesialkompetanse på elektroniske arkiver og analog og digital behandling av foto, lyd og bilder. Tjenestene omfatter: Ordning, kassasjonsbehandling og registrering av arkiver Deponering av arkiver. Papirarkiver og elektroniske arkiver Digitalisering av arkiver, lyd og foto Yter faglig veiledning og opplæring Binder inn kopibøker, møteprotokoller og lignende Veiledning og deltagelse i arkivplanarbeid Med unntak av arkivene til Norsk Fredssenter oppbevarer ikke fylkesarkivet privatarkiver. Hovedutfordringer Fylkesarkivet står overfor følgende sentrale utfordringer: Overførin, ordnin o til "en eli "ørin av eldre f Ikeskommunalt 13

- arkivmateriale som befinner seg på videregående skoler og i sentraladministrasjonen Legge til rette for mottak, bevaring og betjening av elektroniske arkiver Digitalisering av analogt arkivmateriale, også film og lydmateriale Følge opp sentrale føringer fra ABM. Herunder økt satsing på aktiv formidling og samarbeid med depot som oppbevarer privatarkiver, bibliotek og museumssektoren Den forestående forvaltningsreformen vil ha konsekvenser for f Ikeskommunen. Ansvaret for deres arkiver må føl es o o avklares. IKA Opplandene For å imøtekomme de store utfordringer dette medfører, har Fylkesarkivet i Oppland som mål å samordne, effektivisere og styrke arbeidet innen arkivsektoren i regionen, slik at den kommunale lokalforvaltningen bedre skal kunne løse de faglige oppgaver den er pålagt og møte de nye utfordringer som er beskrevet. Et av de viktigste tiltak som er iverksatt er dannelsen av IKA Opplandene som er et interkommunalt arkivsamarbeid mellom fylkeskommunen og enkeltkommuner, basert på kommunelovens 27a. Ordningen trådte i kraft 1.1.2008, og pr 01.09.2008 er 37 kommuner i Hedmark og Oppland medlemmer. Ordningen omfatter: Vedlikehold av tradisjonelle papirarkiver elektroniske arkiver. Konsulentbistand og veiledning Deponering, betjening Digitalisering av lyd, bilder og film Opplæring/kursing Hovedutfordringer IKA Opplandene står overfor følgende sentrale utfordringer: Overføring og grovordning av medlemskommunenes eldre arkiver vil være en stor oppgave som vil pågå over flere år Bygging av nettverk og kompetanseheving gjennom kurs Legge til rette for tilleggstjenester som mottak, bevaring og betjening av elektroniske arkiver. Digitalisering av analogt arkivmateriale Opplæring i bruk av elektronisk arkivpian på nett Vurdere totalbehov for magasinkapasitet og om nødvendig øke denne. Evaluere organisasjonsformen i løpet av 2012 Tilstrekkelig og optimal magasinkapasitet Tilstrekkeli e ersonalmessi e ressurser o kom etanse 14

Privatarkiver Opplandsarkivet Opplandsarkivet ble etablert i 1981 og er et nettverk av 13 privatarkivavdelinger lokalisert ved Maihaugen og de fire museumsenhetene i Oppland fylke. Fire av avdelingene er folkemusikkarkiver. Hver arkivinstitusjon er faglig og administrativt underlagt de museene det er samlokalisert med. Opplandsarkivet følger Arkivloven og Riksarkivarens retningslinjer for arbeidet med privatarkiver Disse institusjoner er med i nettverket Opplandsarkivet: Opplandsarkivet, sekretariat Opplandsarkivet avd. Valdresmusea o Valdres Folkemusikkarkiv Opplandsarkivet avd. Randsfjordmuseene o Hadeland Folkemuseum o Lands Museum Opplandsarkivet avd. Mjøsmuseet o Tradisjonsmusikkarkivet Mjøsmuseet Opplandsarkivet avd. Maihaugen Opplandsarkivet avd. Gudbrandsdalsmusea o Norddalsarkivet Dovre o Norddalsarkivet Vågå o Norddalsarkivet Skjåk o Folkemusikkarkivet Vågå Folkemusikkarkivet for Sør-Gudbrandsdalen Sekretariat er ansvarlig for samordning av nettverket og kan gi faglig veiledning til arbeidet ved avdelingene. Sekretariatsleder er ansatt ved Mjøsmuseet, men retter seg etter Opplandsarkivets Fagråd i arkivfaglige spørsmål. Sekretariatet mottar tilskudd fra Oppland Fylkeskommune. Enkelte avdelinger mottar tilskudd til drift fra kommunene i sin region. Opplandsarkivet tilbyr følgende tjenester og har disse arbeidsoppgaver: Ordning, kassasjonsbehandling, sikring, bevaring og registrering av arkiver Deponering av arkiver eller arkivene kan gis i gave til avdelingene Digitalisering av arkiver, lyd og foto ved de fleste avdelingene Faglig veiledning og opplæring Arkivformidling Dokumentasjonsarbeid Prosjektarbeid Opplandsarkivet er unikt som regionalt nettverk for privatarkivinstitusjoner i Norge. Sentralt i tankegangen bak dette desentraliserte nettverket har vært "nærhet til arkivene" for publikum. Samlokalisering med museum gjør at arkiv kan sees i en større kontekst med gjenstander, foto og bygninger ved museene. Opplandsarkivets avdelinger har faste åpningstider. Arkivpersonalet gir veiledning og formidler kildematerialet. Ved utgangen av 2008 har 15

Opplandsarkivet 4356 registrerte arkiver og en del uordna arkiver som utgjør ca 1000. Det utgjør i nærhet av ni årsverk i 2008. Arkivene består av alle typer privatarkiver fra alle kommuner i Oppland, bl.a. organisasjonsarkiver, bedriftsarkiver, institusjonsarkiver, personarkiver og folkemusikkarkiver. Arkivene består av papirarkiver, foto, audiovisuelle medier og elektroniske arkiver. Arkivene er registrert i ASTA, og katalogopplysningene er tilgjengelig via Samkatalogen for privatarkiver som Riksarkivet er ansvarlig for. Opplandsarkivets folkemusikkarkiv De fire folkemusikkarkivene er deler av henholdsvis Gudbrandsdaismusea, Valdresmusea og Mjøsmuseet. Bestanden i folkemusikkarkivene består av lydmateriale og skriftlig materiale fra hele Oppland fylke. Avdelingene forvalter også foto- og folkemusikkinstrumentsamlinger. Folkemusikkarkivenes mål er å samle inn, bevare og formidle lyd-, bilde- og notemateriale fra hele Oppland. Arkivbestanden skal dokumentere alle sider av lokale sang-, spille- og dansetradisjoner. Folkemusikkarkivene forvalter i alt en meget stor bestand lydmateriale. En del av materialet er filmopptak, en del er rene lydopptak. Opptakene er vesentlig fra 1970-tallet og fram til i dag, noen av avdelingene har opptak tilbake til 1950- tallet. Innsamling av lydmateriale er en primæroppgave. Det drives kontinuerlig opptaksarbeid av tradisjonsmusikk og dans utført av kjente og ukjente utøvere. Arkivbestanden inneholder også intervjuer med musikkutøvere. Folkemusikkarkivene har også en stor samling skriftlig materiale. Det dreier seg vesentlig om notemateriale, men også avisartikler, intervjuer og manuskripter. Sikring og registrering av eksisterende lydopptak er en omfattende og prioritert arbeidsoppgave. Det audiovisuelle registreringsprogrammet FIOL er nå tatt i bruk til dette arbeidet ved alle folkemusikkarkivene. Det skriftlige materialet blir også digitalisert og registrert i FIOL. Noen av folkemusikkarkivene har fotosamlinger og samlinger av eldre folkemusikkinstrumenter. Det er i noen grad igangsatt registrering og digitalisering av dette materialet. Hovedutfordringer: Arkivavdelingene og folkemusikkarkivene i Opplandsarkivets står overfor følgende sentrale utfordringer: Utvikling av bevaringspolitikk og utarbeidelse av bevaringsplaner på lokalt og regionalt nivå Tilstrekkelige personalmessige ressurser og kompetanse Innsamling, ordning, registrering og formidling av arkiver i henhold til bevaringspolitikk, bevaringsplaner, innsamlingsplaner og formidlingsplaner Legge til rette for mottak, bevaring og betjening av elektroniske arkiv. Digitalisering av analogt arkivmateriale, også foto-, film- og lydmateriale. Tilstrekkelig og optimal magasinkapasitet Nødvendi teknisk utst r 16

Tilrettelegging av arkivkataloger for Arkivportalen og andre sentrale nettportaler for søk Norsk vegmuseum Norsk vegmuseum ble åpnet i 1992. Helt fra starten fikk museet inn en del arkivmateriale sammen med gjenstandene. Etter hvert ble det avlevert større arkivsamlinger, og fra 2000 er det satset mer på arkivarbeidet. Norsk vegmuseums arkivsamling består av privatarkiver fra hele landet. Tidligere Norsk Fjellsprengningsmuseum (NFSM), nå en del av Norsk vegmuseum, har en egen arkivsamling med privatarkiver fra aktører innen anleggsvirksomhet og fjellsprengning. Arkivsamlingen består i hovedsak av arkiver etter bedrifter og enkeltpersoner som har arbeidet med vegarbeid eller fjellsprengning. Blant annet finnes noen større bedriftsarkiver som har vært sentrale aktører innen fagfeltet. Eksempler som Pay & Brinck, Høyer-Ellefsen AS og Astrup & Aubert AS består av større arkiver. I tillegg til privatarkivene finnes en del kopier av statlig arkivmateriale som er viktig for museets forskningsarbeid. Ellers er arkivsamlingen til dels fragmentarisk. Forskningsansvarlig er ansvarlig for arkivet. I tillegg har Norsk vegmuseum en arkivarer på deltid. Arkivene registreres i ASTA og er tilgjengelig via Samkatalogen for norske privatarkiver under Norsk vegmuseum og Norsk Fjellsprengningsmuseum. Norsk vegmuseum har i tillegg et stort fotoarkiv med ca 50 000 fotografier. Kun en tredjedel av samlingen er registrert og tilgjengelig. Museet har egen fotograf og to deltidsansatte som arbeider med digitalisering og registrering av fotografier. Fotografiene blir registrert i Fotostation og er foreløpig kun tilgjengelig via fotoweb på Statens vegvesens intranett. Arkivsamlingen består av papirarkiver, foto, audiovisuelle arkiver og elektroniske arkiver. Hovedutfordringer: Tilstrekkelige personalmessige ressurser og kompetanse Utvikling av bevaringspolitikk og utarbeidelse av bevaringsplan Lokaliteter til magasin for AV-arkiver, innredning og sikring av hovedmagasin og utbygging av lesesal/forskerceller Innsamling, ordning, registrering og formidling av arkiver i henhold til bevaringsplan Tilrettele e arkivkatalo en for Arkiv ortalen 17

Historielagene og andre I Oppland har de fleste historielag levert sine arkivsamlinger til registrering ved Opplandsarkivets avdelinger. Noen historielag har egne lokaler. Gausdal historielag oppbevarer sitt arkiv i arkivmagasin ved Østre Gausdal Prestegard. Arkivarbeidet drives på frivillig basis. Gausdal historielag tar også imot privatarkiver fra lokalmiljøet til oppbevaring i disse arkivmagasinene. Gausdal historielag har en avtale med Opplandsarkivet avd. Maihaugen om at arkivene skal overføres til Maihaugen den dagen historielaget ikke lenger er i stand til å ta vare på dem. Arkivene er ikke ordnet eller registrert. Gausdal historielag har en egen fotosamling og en samling med AV-arkiver. Andre historielag oppbevarer egne arkiver eller kopier av disse i sine kontorlokaler. Flere historielag arbeider med digitalisering av innlånt fotomateriale fra privatpersoner. Disse brukes i tilknytning til produksjon av årbøker. Kun noen få bedrifter oppbevarer egne historiske arkiver som er tilgjengelig for forskere. Mustad på Gjøvik har eget historisk bedriftsarkiv som er ordnet og registrert. Dette arbeidet er utført etter veiledning blant annet av Opplandsarkivet avd. Mjøsmuseet. Hovedutfordringer: Kunnskap og prioritering av arkivoppgavene blant historielagets medlemmer Sikring av arkivene etter historielag som legges ned eller har behov for lokaler Tilrettelegging av arkivmaterialet for forskning Avklaring av proviniens og overføring til ansvarlig arkivinstitusjon Arkivmateriale som krever særskilt behandling Kommunale og private gråsonearkiver Såkalte gråsonearkiver er omtalt på to steder i Arkivloven. 19 tar for seg privatarkiv med offentlig tilknyting. Riksarkivaren har myndighet til å fastsette at arkivmaterialet etter private rettssubjekt som mottar faste offentlige tilskudd, skal følge forutsetningene som gjelder offentlige arkiver. 20 omtaler at Riksarkivaren kan fastsette at et arkiv helt eller delvis skal følge de reglene som gjelder for tidligere status, om et arkivskapende organ skifter status fra statlig til kommunalt eller fra offentlig til privat. Ved tolkning av disse paragrafene er det lett å se at enkelte arkiver havner i en "gråsone", der det kan være problematisk å fastsette status og arkivansvar. 18

I fagmiljøene er arkiver av en blandet proveniens (opphav) gitt navnet gråsonearkiver. Riksarkivet (RA) satte for en tid tilbake ned en arbeidsgruppe som arbeider med spørsmål knyttet til proveniensen for slikt arkivmateriale. RAs arbeidsgruppe definerer arkiver av blanda proveniens, eller såkalte gråsonearkiver, som arkiver der det er vanskelig å avgjøre hvilke forvaltningsnivå som skal ha depotansvar. De skriver videre at arkiver av blandet proveniens oppstår når kommunal, fylkeskommunal, statlig og privat virksomhet har vokst fram i et forvaltningsmessig/administrativt samspill om oppgaveløsningene. Arkivproblematikken er videre at arkivdokumenter som er skapt i denne sammenhengen, ikke er skilt i egne kommunale, fylkeskommunale eller statlige serier. Det kan også være vanskelig å avgjøre hvilken status arkivskaperen har hatt i den aktuelle virksomheten. Spørsmål omkring ansvaret for arkivmateriale av blandet eller skiftende proveniens har lenge vært aktuelle. For gråsonearkiv av nyere dato, der arkivskapere har vekslet mellom kommunal og statlig status, viser det seg fra senere år at det kan oppstå tvister og uenighet omkring arkivansvaret. Arkivlovens 20 bestemmer at når arkivskapende organ skifter status fra statlig til kommunalt eller fra offentlig til privat, kan Riksarkivaren fastsette at arkivet helt eller delvis skal følge reglene som gjelder for tidligere status. Et eksempel vil være at når et offentlig organ privatiseres, betraktes det som en nedleggelse av det offentlige organ, og det etableres på nytt som en privat arkivskaper. Arkivet fram til privatiseringen skal avleveres offentlig arkivinstitusjon med mindre Riksarkivaren bestemmer noe annet. Hovedutfordringer: Det må gjennomføres en kartlegging av gråsonearkiver og avklare depotansvaret for disse Det skal utarbeides rutinebeskrivelser til bruk for arkivledere ved endrin av status for råsonearkiver med kommunal tilkn tnin Andre aktører innen arkivsektoren Arkivnett Oppland Arkivnett Oppland er en nettportal som har som mål å skape bedre kontakt mellom de som eier eller oppbevarer ulike historiske kilder og de som ønsker å gjøre seg kjent med og benytte disse. Arkivnett Oppland presenterer arkivkilder fra Oppland og er portal til kilder fra Norge og utlandet. Arkivnett Oppland ønsker å være et møtested for: de historisk nysgjerrige som lurer på hvor man skal henvende seg for å få informasjon slektsgranskere og de som er på jakt etter personopplysninger lokalhistorikere som ønsker å delta på seminarer og kurs 19

historikere og forskere arkivskapere og arkivinstitusjoner På Arkivnett Oppland sine sider legges det ut arkivinformasjon og kilder etter hvert som databaser blir gjort tilgjengelige, arkivmateriale blir skannet eller transkribert og utstillinger eller undervisningsopplegg blir utarbeidet. Landslaget for lokal- og privatarkiv, LLP Landslaget for lokal- og privatarkiv er en arkivfaglig og arkivpolitisk organisasjon som arbeider for å fremme vern og formidling av private og kommunale arkiver, som arbeider med faglige utviklingsprosjekter og arkivpolitiske spørsmål. LLP organiserer alle arkivinstitusjoner, museer, bibliotek, bedrifter etc som arbeider med dette formålet. Arkivinstitusjonene og museene i Oppland er medlem av LLP. Flere av arkivarene har tillitsverv i organisasjonen Norsk Arkivråd Norsk Arkivråd har til formål å arbeide for effektiv organisering av arkivarbeidet i offentlige og private organ og bedrifter samt å arbeide for å skape forståelse for arkivarbeidets viktige funksjon. Etter at KAF, Kommunalt arkivfaglig forum, gikk inn i Norsk Arkivråd i 2009 har Norsk Arkivråd fått et spesielt ansvar for å følge opp arkivarbeidet i kommunene. Norsk Arkivråd organiserer institusjoner og enkeltpersoner som arbeider med arkiver. Noen av arkivinstitusjonene i Oppland og en del av arkivarene fylket er medlemmer av Norsk Arkivråd Oppsummering Arkivinstitusjonene i Oppland har ulike funksjoner og ansvarsområder. Ved alle virksomheter gjøres det et betydelig arbeid for å samle inn, registrere og forvalte arkiver. Det legges også ned en innsats for tilgjengeliggjøring og formidling til publikum. Ved en gjennomgang av institusjonenes status, ser en mange felles utfordringer. Følgende områder utpeker seg som nødvendige oppgaver å ta tak i for de fleste av institusjonene: Tilstrekkelig personalmessige ressurser og kompetanse til å utvikle aktiviteten i institusjonene4 4 Med aktivitetmenes her innhenting, ordning og katalogisering av arkivmateriale, formidling, digitalisering og konservering 20

Ressurser til særskilte ordningsprosjekter Ressurser og kompetanse til digitalisering av analogt kildemateriale Ressurser og kompetanse til oppbevaring, lagring og digitalisering av foto-, film- og lydmateriale Ressurser og kompetanse til mottak, bevaring og betjening av elektronisk arkivmateriale Særskilte kompetansehevingstiltak Nettverksbygging Tilstrekkelig og optimal magasinkapasitet Følgende områder utpeker seg som nødvendige oppgaver å ta tak i for enkelte av institusjonene: Oppfølging av sentrale statlige føringer (Fylkesarkivet i Oppland) Konsekvensene av den forestående forvaltningsreformen (Fylkesarkivet i Oppland) Utvikling av bevaringspolitikk og innsamlingsplaner på lokalt og regionalt nivå (Opplandsarkivets avdelinger og Norsk vegmuseum) Tilrettelegging av arkivkatalogen for Arkivportalen og andre sentrale nettportaler (Opplandsarkivets avdelinger og Norsk vegmuseum) Styrking av publikumsfacilitetene (Norsk vegmuseum) Arkivsikring, avklaring av proviniens og overføring til ansvarlig arkiinstitusjon (historielagene og andre) 3. Tiltak Organisering av arkivarbeidet i Oppland Statsarkivet i Hamar ble etablert i 1917 for å ta hånd om statlig arkivmateriale fra Hedmark og Oppland. Opplandsarkivet har eksistert som nettverk siden 1981, og arkivinstitusjonene som deltar i nettverket har ansvar for privatarkiver. Fylkesarkivet ble etablert i 1995 og har ansvar for fylkeskommunale og kommunale arkiver. I Nysæter-utvalgets innstilling, lagt fram av Riksarkivaren 23.06.2005, blir det satt søkelyset på ulike organiseringer av arkivarbeidet, bl.a. med større regionale enheter. En endring av arkivinstitusjonene i Oppland er ikke tema i denne planperioden. Men i løpet av planperioden bør det initieres en diskusjon om utviding av nettverket Opplandsarkivet. Opplandsarkivet har til nå vært et nettverk for de institusjonene som har arbeidet med privatarkiver fra Oppland. Nettverket har vært viktig for kompetansebygging og de første årene for utvikling av felles faglige standarder. Etter hvert som arkivlandskapet i Norge har endret seg, har nettverkets oppgaver endret seg. Sekretariatet har ikke lenger samme rolle som tidligere. Institusjonene har selv utviklet bred faglig kompetanse på arkivfeltet. Men nettverket har fortsatt en sentral oppgave i kompetansebygging, felles kurs, 21

studieturer og for koordinering av lokale/regionale planer til planer for hele fylket. Den gang Opplandsarkivet ble etablert, fantes ingen kommunal arkivinstitusjon i Oppland. Det ble lagt vekt på at museene skulle være en innfallport til regionshistorie gjennom bygninger, gjenstander, litteratur, foto og arkiv. Med etablering av Fylkesarkivet som en ansvarsinstitusjon for både kommunale og fylkeskommunale arkiver, har Oppland nå dekket både statlig, kommunal og privat sektor. Derfor melder behovet seg for et tettere samarbeid mellom de ulike forvaltningsnivåene i arkivarbeidet. Spørsmålet som melder seg er om det er mer hensiktmessig å utvide Opplandsarkivets nettverk til å gjelde hele arkivsektoren i Oppland, der privatarkiver, inklusive Norsk vegmuseum, interkommunale/kommunale og statlige arkiver ses i sammenheng og kan dra veksler på hverandres kompetanse. Forslag til tiltak: I planperioden utredes konkrete forslag til organisering av arkivarbeidet som omfatter hele arkivsektoren i Oppland Det skal nedsettes en ros.ekt ru e som føl er o dette Fylkeskoordinerende institusjon for privatarkiver Som et ledd i styrkingen av arbeidet med privatarkiver har Riksarkivaren tatt initiativ til etablering av fylkeskoordinerende institusjoner for privatarkivarbeidet. Fylkeskommunene ble bedt om å utnevne en slik institusjon i sitt fylke. På det tidspunktet brevet kom, var situasjonen for Opplandsarkivets sekretariat uavklart. På grunn av den situasjonen ble Statsarkivet i Hamar av Riksarkivaren oppnevnt som midlertidig ansvarlige institusjon for privatarkiver i Oppland. Etter den tid er Opplandsarkivets sekretariat etablert ved Mjøsmuseet. Det er derfor naturlig at Oppland får en egen institusjon som har dette ansvaret. Opplandsarkivet har kompetansen for å ivareta denne oppgaven. Forslag til tiltak Oppland fylkeskommune utnevner Opplandsarkivets sekretariat v/mjøsmuseet som fylkeskoordinerende institusjon for privatarkiver i Oppland. Magasinkapasitet Oppbevaring av analogt materiale og digitalisert materiale stiller ulike krav. Ved analogt materiale er utfordringene store nok fysiske magasin. Situasjonen er at 22

Fylkesarkivet, tross for stadige utvidelser om kort tid, vil oppleve mangel på magasinplass. Grunnen er først og fremst opprettelsen av et eget IKA (Interkommunal arkivsamarbeid i henhold til Kommunelovens 27) Det er pr dato inngått et formelt samarbeid med 35 kommuner i Hedmark og Oppland. Ved Opplandsarkivets avdelinger har alle avdelingene for lite magasinkapasitet. Flere avdelinger har tatt i bruk alternative lager og magasin for sine arkiv. Det oppbevares mange privatarkiver i magasin og lager som på sikt vil forringe arkivmaterialet. Det er et ønske at Opplandsarkivets avdelinger har egne magasin med tanke på "nærhet til privatarkiv" og at det ikke tenkes et stort fellesmagasin for arkiv i Oppland. Tiltak: Utvidelser av gjenstående kapasitet må planlegges og iverksettes i 2010 Nytt magasin må vurderes i samarbeid med eierkommunene Kartlegging av magasinbehov for privatarkiver de kommende 10 år Utvidelse av magasinkapasiteten for arkiver ved de ulike museene Utbedring av eksisterende magasiner Elektroniske arkiver Mange som i dag skaper arkiver, enten de er offentlige eller private, er i ferd med å gå over fra papirbasert til elektronisk lagring av sine dokumenter, i den forstand at det elektroniske dokumentet er det eneste som tas vare på. Om få år vil dette være situasjonen i hele forvaltning og for skapere av privatarkiver. Dette stiller store framtidige krav med hensyn til bevaring og framtidige brukertjenester på avsluttet elektronisk materiale. Særlig er den teknologiske utviklingen og hyppig overgang til nye medier og formater en stor utfordring. Dersom man forsømmer seg på dette området, vil det elektroniske materialet raskt bli utilgjengelig og gå til grunne. Fylkesarkivet i Oppland har i dag tilsatt egen IKT-arkivar. Vedkommende er med i et nasjonalt kompetansenettverk og deltar i nasjonale prosjekter innen fagområdet. Det er investert i nødvendig programvare, og det bygges opp nødvendig infrastruktur som gjør institusjonen i stand til å påta seg oppgaven for sine 35 medlemskommuner i IKA Opplandene. Opplandsarkivet disponerer i dag ingen egne ressurser for å ta hånd om elektroniske arkiver. Fagmiljøene er enige om at løsningen ligger i samarbeid om å løse denne felles utfordringen. Den enkefte, det være seg oppbevaringsinstitusjoner for privatarkiver eller den enkelte kommune, har i dag ikke den nødvendige kompetanse som skal til for å løse denne oppgaven. Det vil heller ikke være økonomisk rasjonelt at hver enkelt selv skal bygge opp en slik kompetanse. Arkivene står overfor krav om digitalisering av eldre analogt arkivmateriale. Alle stortingsmeldinger for ABM-sektoren de siste årene fremholder digitalisering av kulturhistorisk materiale som sentrale satsingsområder. 23