STYREMØTE: BI STUDENTSAMFUNN Dato: 06.10.2015 Tid: 15.30 Sted: BI Trondheim, U1 TILSTEDE: Leder, KA, AK,SA, UA,, HR, MU, NU, NLD, Tilskuere: ØK ASS Sak 103 15: Til behandling: Valg av ordstyrer og referent Forslag til vedtak: Leder som ordstyrer og AK som referent. Vedtatt Sak 104 15: Til behandling: Godkjenning av referat, innkalling og saksliste Forslag til vedtak: Styret godkjenner referatet fra forrige møte, innkallingen og sakslisten. Godkjent Sak 105 15: Til informasjon: Kort orientering fra alle i Styret Estimert tidsbruk: 30 minutter. MA: Teambuildingstur ti Oppdal. Begynt å legge planer for markedsuka. Har hatt første møte med markedsutvalget i dag. Fortsatt ikke hørt noe i forhold til DnB og samarbeidavtalen. Har opprettet instagramkonto for MU. Leder og MA har snakket om avtalen med DnB i forhold til å ha en avtale og ikke ha en avtale. Har sett for seg ulike senario. KA: Hvordan skal vi gjøre det med gensere i forhold til DnB logo? MA: avtalen er uansett ut 2015, så må bare bestille opp gensere. ASS.ØK: ØA har holdt på med LNU Søknader med Leder, revidert budsjettet, kikket på ansvarsoppgaver i ØU.
SA: Gjennomført teambuildingstur. Har hatt møte med SU to ganger, jobber med temafest. Jobbet med revyen, sliter med å få tak i folk her. UA: Vært på teambuildingstur, gikk veldig bra, bra opplegg av undergruppene. Har satt utvalg. Har lagt ned noen undergrupper i idretten: innebandy og golf. Håndball for gutter er opprettet. Snakket om å opprette BIS BBQ. Leder: God grunn til at innebandy og golf er lagt ned. Lyst ut flere ganger og det er ingen som har tatt på seg ansvaret. Kan ikke budsjettere så mye penger som ikke blir brukt på en hensiktsmessig måte. KA: Har vært på teambuildingstur. Har hatt generell opplæring for de i utvalget ang disc, mail, kalender. Delegering av grafisk oppgaver. Snakket med redaktør ang avisen, skal ha en møte. Søkt LNU og kulturstyret om midler til forskjellige kostnader i utvalget. Promotert forskjellige aktiviteter. Utført to ukers mail mal med leder. Leder: Mail Mal: skal sendes ut hver andre uke om hva som skjer. Kort om hva som skjer de to neste ukene i en tabell sender til HR på onsdager, etter styremøte. Tredelt: hva har skjedd, hva skal skje med aktivitetsplanen, nevner de viktigste sakene som ble tatt opp på styremøtet. Leder: BISI, er det noe nytt der. KA: Har sett på format, skal kanskje endre navn. Venter på svar fra søknadene i forhold til midler. Oppstart vil være i desember og vil bli sendt ut frem til juli. Faste spalter: lederens ord, litt om styremøter, tipse inn saker, overhørt på BI, sportsdel, markedsdel. Snakket om det også skal være en PDF fil av avisen som blir levert ut. NLD: Vært på NLD teambuildingstur, vellykket tur med sosialt og en hel dag med faglig. Har satt tema til NLD. Har skrevet redgjørelse. Sendt inn søknad til SIT ang arrangement i NLD uka. LNU søknad. Gruppemøte i NLD, komitémøte om to uker. NA: Teambuildingstur, god stemning. Første møte med NU: caser, begynt å ringe rundt. Signert to kontrakter til NLD, i kontakt med flere. Søkt LNU. Planlegger bedpress. HR: laget nytt vedtektssett til Trondheim, bare få endringer igjen. Ferdigstilt stillingsinstrukser. Har lest gjennom alle redegjørelsene. Vært i Bergen på deres GF, lærte mye der. Lyst ut SPA og Faddersjef. Jobbet mye med planlegging rundt GF, praktisk og begynt på saksliste. Rebecca har vært på NF i Stocholm, Karoline har vært på teambuildingstur for SPA og hatt overlapping med studentpolitiske koordinatorer. Bry deg på BI denne uken i samarbeid med admin, har gått bra til nå virker vellykket. Leder: bruke SnapChat på Bry deg på BI
Leder: Sittet med SIT søknader, prøve og feile i forhold til hva som er en god søknad. Mener dette kan være en god inntektspost til andre ganger. Godt å se at vi kan finne nye steder å finne penger, slik at vi kan fortsette å vokse som vi gjør. Veldig bra at NLD og KU har søkt SIT! Mulig disse søknadene kan skrives på våren neste år, om man allerede da vet om prosjekter som kan søkes om midler til. Jobbet med LNU søknader, fikk skryt fra Erlend, bra gjort av de som har sendt inn søknader. Drevet med SP arbeid, de som sitter i SPA koordinatorene har kommet med mange gode innspill og er engasjerte og HR har hjulpet til, veldig bra. Tenker at det vil bli tre SPU koordinatorer. SPA og en SPK skal være ekstern, mens de to andre SPK skal være intern. Hatt et møte med Movember, skal få hele BI og BIS til å være med på denne kampanjen. Leder og FA har fulgt opp dette med åpningstider og luftkvalitet, skal i møte i morgen for avklaring. Jobbet med LEF det meste er på plass. NLD: Skal vi ha møte før LEF? Leder: Ja. Gi informasjon og si i fra til utvalgene om hvem som skal være med og ikke. Sak 106 15: Til orientering: Nordic Forum 2015 Bakgrunn: HRa ønsker å rapportere fra Nordic Forum 2015. Presenteres av: HRa Estimert tidsbruk: 10 minutter. HRa: 8 skoler til stede. 3 fra Norge: SBIO, BIS og NHH. Startet med omvisning rundt på skolen. Hver sin skole presenterte sin strategi og oppbyggning, og med en SWOT analyse. Dag to ble vi delt opp i to grupper med fem temaer: deltok med HR Sentralt på tema om overlapping, snakket om hvordan vi gjør overlapping og valg på de ulike skolene i forhold til styre. Snakket om hvordan konflikter blir løst i de ulike skolene, presenterte hvordan BIS gjorde dette. Neste tema omhandlet internasjonalisering, deltok ikke da dette ikke er like relevant for BI Trondheim. BI Alumni: samarbeidet med skolen i forhold til penger rundt dette. Spennende å høre om hvor store forskjeller det er. Et annet tema omhandlet forbedringspotensiale i forhold til Nordic Forum, ønsker tettere samarbeid gjennom hele året, slik at det ikke bare er dette ene forumet. Kanskje invitere noen av de andre skolene under eksempelvis NLD. NU: Hvordan var forskjellene? HRa: vanskelig å finne matchene verv da vi skulle samarbeide. Mange av skolene har faste verv og personer som sitter i flere år, derfor forskjellig i forhold til overlapping.
Leder: er de organisert slik som BIS og SBIO hvor styret er slik at det er delt opp i SA, FA osv.. eller er det delt opp etter studentting osv. HRa: CBS er en rent studentpolitisk organisasjon. Denne er bygd opp annerledes og er altså mer politsk rettet. De andre er mer lik oss, med utvalg og en representant fra hver i et styre. Andre skoler har også uavhengige linjeforeninger. Leder: noe du vil trekke frem som du lærte? HRa: mye i forhold til overlapping, hvordan vi kan dele erfaringer videre. Noen av skolene har en bok hvor en legger til alt av erfaringsrapporter og hva som er gjort det siste året + alt annet som er viktig i forhold til overlapping. Deretter gjør de som kommer etter akkurat det samme, mange av skolene har dermed erfaringer fra flere år tilbake kan gå tilbake å se hva som fungerte og ikke. Andre bruker Disc, slik som oss. De fleste har en sekretær eller liknende som sitter over to år. Noen skoler har et tett samarbeid med admin, slik at de har en som har mye innsikt her og kan være med å vedlikeholde fra år til år. Leder: vi har valgt å ikke gå videre med studentsekretær, da vi er såppass små. Ikke behov. Gått bort i fra som idé da det ble vanskelig nok å organisere. HRa: Noen skoler har en arrangert dag som går til overlapping i tillegg til overlappingstur. Leder: Mye erfaring å ta fra de andre skolene. Endring i saksliste: Sak 108 15 flyttes opp over 107 15 Vedtatt. Sak 107 15: Til orientering: BIS Trondheims lokale vedtekter Bakgrunn: HR ønsker å presentere BIS Trondheims nesten ferdigstilte nye lokale vedtektsett. Presenteres av: HR Estimert tidsbruk: 15 minutter. HR: Styret får utdelt vedtektene. Ikke store endringer, lagt til noe fra de gamle standardiserte vedtektene, da disse er kuttet ned på og vi får mer frihet til å velge hva vi ønsker å ha med. Skal lage eget forskrift med stillingsinstrukser. Forskrift er også vedtekter. Leder: eksempler på ting som er tatt bort og som er forskjellig fra lokalavdelingen eller som var med før. HR: mye av det vi har droppet fra det lokale standardiserte er ting som finnes i forskriftene. Ikke fjernet mye og ikke lagt til mye, bare flyttet over og gjort kosmetiske
endringer slik at det skal passe bedre til Trondheim. Det er ingen endringer som påvirker noe spesielt. De gamle vedtektene var rotete på noen måter, dermed er dette mer enn oppryddning. Leder: fint om dere planelgger et lite vedleggsmøte. Forbedrede til GF. HR: vi kan gjøre kosmetiske endringer, slik som skriftefeil, etter GF. Sak 108 15: Til behandling: Søknad til midler til U4 Bakgrunn: På bakgrunn av at BI Studentsamfunn Trondheim disponerer U4 fra 1. oktober 2015 fra administrasjonen i skolens lokaler, ønsker vi nå å gjøre om rommet til et oppholdsrom for studentene. Hensikten er å skape et avslappende læringsmiljø, i form av at studentene kan benytte rommet til avslapning i pauser fra studeringen. Rommet, U4, disponeres av studentene ved BI Trondheim, med BI Studentsamfunn Trondheim som ansvarlige. Budsjettet er basert på at flest mulig studenter har muligheten til å benytte seg av dette rommet. Budsjettet finnes i Vedlegg 1. Presenteres av: Økonomiassistent SU: Presenterer forslag til søknad til midler til U4. Prosjektor få hjelp av admin eller KA som har gjort dette før (montering). Leder: Er det flere sofaer under samme prisramme? Slik at 25 000 er tilstrekkelig uansett. NLD: Feil i budsjett på sofaposten? Leder: Har sett igjennom postene og det ser ut til at dette er godt gjennomtenkte utgifter. Legge til et punkt hvor man kan gå ut over budsjett ved godkjenning av ØA, innenfor rimelighetens grenser? Inntil 5000kr, uten at resten av styret blir informert. Eller runde opp fra 65 000 til 70 000, slik at det er et handligsrom her, blir disse pengene brukt må dette informeres om. Skal selvsagt være innenfor rammene. HR: Har ØA sett igjennom dette? Leder: Har snakket med ØA, det er i orden. Spisebord og småbord, hvilke småbord er dette? SU: det skal være små bord mellom sofaene. Leder: Blader og bordtennis, dette kommer fort til å forsvinne.. Bør stemme igjennom et driftsbudsjett? Slik at det blir lagt inn i driften som kan være på slik som reprasjon, innkjøp av nye bordtennisballer osv.
SA: Ikke behov for driftsbudsjett fra mnd til mnd? Leder: nei, år til år. Leder: Bordtennisbord i Kristiansand, skrøpelig og ikke noe å satse på. SU: Bordtennisbordet skal vare lenge, har satt inn budsjett til dette. Leder: Skal budsjettet rundes opp til 70 000 og at bruk av disse fem tusen må godkjennes av leder og ØA? Eller godkjenne budsjettet slik det er. NLD: Bedre å sette en sum, om de har 70 000 å bruke og i tillegg blir sponset, har man fortsatt disse 70 000? Leder: Nei. Skal holde seg innenfor rammene som er satt i budsjettet. Samme prob.stilling om vi godkjenner 65 500 + støtte, da faller denne posten som får støtte bort fra budsjett. Alt 1: har 70 000 å forholde oss til på dette rommet, dette er absolutt, ØA og leder på godkjenne bruk utover 65 500 og bruk utover hver budsjettpost. Alt2: 65 500, om det er behov for mer hører man med ØA. NLD: om det overstiger disse 70 000, taes det bare opp i styret? Leder: ja. Dette alternativet gir mer rom for leder og ØA å gjøre ting uten at styret godkjenner alt. Opp til 5000 på enkeltkjøp kan ØA og leder godkjenne. Greit å ha en spesifikk sum å forholde seg til på GF også. SA: Hva om vi ser et behov i ettertid? Leder: da må dette stemmes over på nytt i et styremøte. HR: Selvom denne grensen evntuelt blir satt kan man fortsatt søke om mer. HR: For å sette 70 000 som grense, greit å ha en grense på dette i første om gang. Leder: Enig med at dette kan være det mest komfortable, det gir et klart signal om at vi har alt på stell. ØK.ASS: tenke på at alt ikke trenger å kjøpes inn med en gang. Først se an hva som er bruken. Ikke kjøre på med det dyreste med en gang. MU: Enig, selv om det er er lite trolig at rommet ikke blir brukt er det greit å se an. ØK.ASS: sentralt positivt til å støtte dette prosjektet og kanskje admin også kan hjelpe til. Derfor greit å se an bruken først og deretter ta litt etter litt. Leder: godt innspill. ØA er øverst ansvarlig, budsjettet setter rammene. Leder og ØA vil uansett bli orientert gjennom hele prosessen. Budsjettet er satt, men det er mulig det blir gjort andre prioriteringer. Styret og ledelsen som sitter med avgjørelsen. Synes dette ser ut som et godt budsjett med gode prioriteringer.
Endringsforslag 1: Styret godkjenner revidert budsjett med en ramme på kr 70 000, hvor ØA står ansvarlig for alle utgifter. 6 av 8 for vedtak. Forslag vedtatt. Estimert tidsbruk: 25 minutter Vedlegg: 1 ( https://docs.google.com/document/d/1 uwtcp7naxroxkvmgpnihl1vof_qgwjte ikud3soa1s/edit ) Forslag til vedtak: Styret innvilger søknaden og gir ØA makt til å innvilge budsjettet. Enstemmig nedstemt Endringsforslag 1: Styret godkjenner revidert budsjett med en ramme på kr 70 000, hvor ØA står ansvarlig for alle utgifter. 6 av 8 for vedtak. Endringsforslag vedtatt. Sak 109 15: HRs oppfølgingssaker UA: Alle må Signere ny BIS Bil kontrakt Sak 110 15: Kritikk av møtet MU: de som melder opp saker må planlegge bedre i forhold til tid. Eller så må vi bli strengere på tid. HR: Enig, har i tillegg utvidet tidene. HR må legge inn mer tid til HR s oppfølgingssaker. Kort orientering brukes generelt for mye på. Leder: litt for kort tid til de ulike sakene. HR: ca 10 min forsinket. Men, tar fortsatt selvkritikk. MU: Være mer konkret på sakene og diskusjonene. NLD: mener vi har holdt oss til saken under diskusjonene. SA: mye diskusjoner. UA: Kan bruke mindre tid på ulike diskusjoner, litt for mye tid på ulike diskusjoner. KA: Enig, mye unødvendig tid brukt. NU: U4 saken ble ganske omstendig, mye tid her. HR: fikk 15 min til U4, hadde snakket om mye av dette fra før. Det er mange småting som blir tatt opp som SU kunne tatt selv.
HR2: Enig i at det er bedre enn tidligere i forhold til å være konkret og rett på sak, men kan bli flinkere på tidsbruken. Leder: disponeringen er i utgangspunktet grei. kritikk på leder for at UKElabanken ikke ble informert om på forhånd. Viktig at vi ikke bare går fort gjennom men at det blir diskutert og referert. U4 saken innebærer mye penger, greit å få frem hvilke tanker som er gjort her, godt innspill fra ØK.ASS på slutten. Resten gikk til litt dårlig møteledelse på slutten. Mye snakk rundt sakene, er nok dette som tar tid. Dårlig stemning og folk er kanskje ikke helt til stede, viktig at denne tiden settes av. Denne dagen alle er samlet og mye viktig blir tatt opp. Ønskes det annerledes så må det sies i fra om! Få innspill på hva dere tenker slik at møtet kan struktureres. NU: etterlyser mer positiv attitude, være mer med og gi positiv feedback når man får til noe! MU: Kan vi se på muligheter for å booke et annet rom? Dårlig luft i dette rommet. Leder: Forsøke å booke U8. UA: gjøre endringer i hvordan bordene står? MU: Hva med allrommet? Leder: Lurt å lage rom rundt styremøte, slik at det ikke blir stresspreget. Møtet vil vare rundt 1 time og 35 minutter og vil være ferdig ca kl.17:05.