Når en melding feiler hvordan fanges dette opp? Stiklestad 5. desember 2014 v/ Bente Bredholt (med god støtte fra andre i Hemit)
Viktig prinsipp: Ansvaret er hos avsender! Det er den som sender fra seg noe som VET at det er noe som skal mottas av noen andre. Det er avsender som er ansvarlig for å følge opp at det som er sendt mottas i den andre enden. Sjekk at det er kommet en positiv applikasjonskvittering eller sørg for å få bekreftet at informasjonen er kommet fram. Eventuelt sørg for å få informasjonen fram til mottaker på annen måte!
Applikasjonskvittering og Avviksmelding Legekontor/legekontorsystem: Sender IKKE avviksmelding til sykehusene. Benytter negativ applikasjonskvittering for å varsle f.eks at pasienten ikke tilhører legen eller legekontoret. Kommuner/kommunesystem: Sender ofte positiv applikasjonskvittering selv om pasienten ikke tilhører de. Sender deretter en avviksmelding. («Nullbruker»/ «Blålapp»)
Meldingen kom fram, men ble avvist! Følges opp i MTM av sykehusfolk Eksempel: Apprek fra legekontor
Meldingen kom fram OK, men ble deretter avvist! Vises i MTM, men følges opp i Doculive av sykehusfolk Eksempel Apprek og avvik fra kommune
Avviksmeldingen er omdiskutert. Burde ha et annet navn. Avviksmelding er en dialogmelding
Avviksmelding <> Avvik Av og til benytter kommunen meldingen til noe annet enn det den var tenkt som.. Avvik i avtalte prosedyrer bør meldes på andre måter! Ikke slik: NB! Denne avviksmeldingen ble også avvist (med negativ applikasjonskvittering fra oss), fordi den manglet referanse til annen sendt melding.
Mulig at vi må åpne opp for at de IKKE er knyttet på et senere tidspunkt, men inntil dette blir et absolutt nasjonalt krav, så vil meldinger uten referanse bli avvist hos oss. Praktisk tilnærming dialogmeldinger: For å kunne ha en fornuftig håndtering av forespørsel, svar på forespørsel og avviksmeldinger, har vi en innstrammet bruk av svar på forespørsler og avviksmeldinger. Disse MÅ være knyttet til en annen melding for at Doculive skal kunne håndtere dette!
Feil i følge våre krav: Mangler referanse Dette er kanskje et avvik som burde vært meldt på annen måte? Avvist, ikke kommet fram pga mangel på referanse.
Overvåking/oppfølging Stort sett sjekke at at alt står bra til! Sjekke / gjøre tiltak hvis man ser at man mangler kvitteringer eller ser at ting feiler (selv om man ikke skjønner hvorfor meldingene ikke kommer fram til mottaker). Gjøre tiltak på kort sikt! (Sørge for at informasjon kommer fram på alternativ måter.) Feilsøke selv, eller be om bistand hos andre.
Doculive oppfølging: Slik bør det se ut
De som ikke er sjekket ut ennå..
Manuelt behandlede/sjekket ut
De som har vært avvist
Hvor kan det gå galt? / Feilsøkingshjelp Kommunikasjonsoppsettet kan være feil Adresseringen kan være feil Meldingstypen som sendes kan være feil Pasienten kan være ukjent hos mottakeren, eventuelt meldingen skal ikke dit! Meldingen som sendes mangler knytning til annen viktig melding (eller er ikke i riktig rekkefølge)
Kommunikasjonsoppsett - teknisk Partneroppsett, sertifikat, krypteringsmåte, HER-identer, CPAIdent, edi-adresser. Avsender og mottaker må snakke samme språk! Bruk av Adresseregisteret (NHN) også i fbm oppsett av kommunikasjonsløsning. Teknisk personell. Hemit gjør dette klart for HFene. Kommunesiden og legekontorsiden må ha sine egne folk eller benytte leverandørene. Men hva med utgått sertifikat? Organisasjonens ansvar. ( Fornyes hvert 3. år)
Eksempel: Feil kommunikasjonsmetode Satt opp med DESkryptering, og da blir «logikken» mht PLOmeldinger feil.
Eksempel: Ikke åpnet for avsendertjenesten
Adressering bruk av Adresseregisteret Norsk Helsenett har til enhver tid en oppdatert oversikt over tjenester som kan benyttes som avsender og mottaker av meldinger. Ikke alle kan benyttes til meldinger mellom sykehus og kommune. De vanligste tjenester som benyttes for PLO er: Sykehus: Somatikk PLO meldingsmottak Kommune: Saksbehandler pleie, omsorg, rehab. Sykepleietjeneste, pleie- og omsorg
Eksempel: feiladressering - avsender? Legetjenesten er ikke definert til å kunne sende Innleggelsesrappo rter til oss.
Eksempel: Feiladressering, glemt tjeneste
Eksempel: feiladressering mottaker.
Meldingstyper På sykehussiden kan vi styre hvilke adresser(tjenester) som kan motta elektroniske pleie-og-omsorgsmeldinger og dialogmeldinger. Kommunesiden kommuniserer med andre meldingstyper mot legekontor enn mot sykehus. Av og til sender kommunen feil meldingstype mot sykehus. Kommunen vil da IKKE få positiv applikasjonskvittering på disse
Eksempel: Feil meldingstype
OBS!!! Ikke støttede meldinger: Kommunen kan ikke sende de samme meldingstypene til sykehus som til legekontor. Helseopplysninger til Lege, EPJ-ekstrakt (legemidler?) og Orientering om tjenestetilbud er meldinger sykehuset ikke kan motta. NB! Også applikasjonskvittering uteblir på disse!!! Sjekk at dere faktisk får kvitteringer på meldingene dere sender!
Pasient er ukjent Sykehuset må ha opprettet en journal på pasienten før meldinger fra kommunen kan mottas. (Har ikke mulighet for å motta melding på en «ukjent») Kommunen forventer at pasienten(brukeren) tilhører denne kommunen. Noen kvitterer med positiv applikasjonskvittering for «nullbrukere», men vil deretter sende avviksmelding hvis pasienten (brukeren) ikke tilhører kommunen.
Eksempel: Fødselsnummer mangler
Meldinger som «hører sammen» Svar på forespørsel og avviksmelding, tillater ikke «frittstående». Noen kommunesystem MÅ ha «Melding om innlagt pasient» for at de skal kunne sende «Innleggelsesrapport» Helseopplysning 24t varsel / varsel om innlagt pasient må sendes før Helseopplysning oppdatert. Innleggelsesrapport må være sendt før oppdatering av Innleggelsesrapport.
Eksempel: Endringsmelding Mangler opprinnelig melding. (Mottatt endringsmelding uten at den første meldingen er kommet.)
Eksempel : Svar på forespørsel uten referanse til forespørselen
Innleggelsesrapport, med referanse
Andre feil.. Endringsmeldinger og kanselleringsmeldinger Resendinger og apprek.. Glemt å benytte tjeneste på mottaker/avsender Brukt feil tjeneste.. Avviksmelding: Ikke tatt i bruk for basismeldinger
Av og til kommer ikke apprek tilbake til Doculive Kan skje hvis man manuelt har satt meldingen til behandlet i Doculive. (Feilaktig/mangelfull oppdatering av Doculive.)
Proaktive tiltak - fra andre Hemittere Oversikt til HF/kommune som viser antallet meldinger som sendes/mottas pr meldingstype? Behandlingstid (fra sendt, til apprec er mottatt). Kan dette bidra til å raskere ta i bruk manuelle rutiner for deretter melde/lete etter feil? Varsling, nedetid?