Utstyr databasen En internett basert og fleksibel database som kan tilpasses til ethvert behov, og som vil vokse med bedriften/institusjonen. Systemet funksjoner: Registrering og behandling av utstyr. Loggføring av vedlikehold på utstyr. Registrering av utlån av utstyr. Reservering av utstyr for fremtidig utlån I en tidsperiode. Legge ut filer som bruksanvisninger, manualer m.m for utstyr Legge ut aktuell informasjon til brukere Utskrift av rapporter på fleksible kriterier Eksportering av data direkte til Word og Exel. I leieprisen inngår: Leie av serverplass Domene Installasjon av systemet Hjelp til å sette opp struktur for basen Vedlikehold av systemet Oppdateringer av systemet Backup av data Support Det kreves altså ingen IT kunnskaper hos brukeren. Brukeren starter programmet fra web browseren, og programmet er således tilgjengelig fra alle steder med tilgang til PC og internett. (også mobilt internett). Programmet kan brukes av mange brukere samtidig. Utstyr databasen er utviklet i.net med aspx, c#, og programmert med web2 og utstrakt bruk av siste AJAX teknologi. Dette betyr at grensesnittet mot brukeren er enkelt og behagelig, nær opp til om programmet skulle være installert og kjørt i et lokalt nettverk i windows. Basen kan skreddersys hver brukers behov, og er derfor egnet til alle typer av brukere,som: bedrifter, skoler, institusjoner, utleiere av utstyr, kommunale og statlige etater m.m.
Utstyr kan registreres med følgende data: Navn Betegnelse Kategori Gruppe Serienummer Leverandør Fakturanummer Avdeling Ansvarlig Kjøpsdato Plassering Garanti Antall Pris Diverse info Hva som registreres av data er valgfritt. Kun navn er nødvendig i enkleste tilfelle. Data kan registreres senere på et allerede registrert utstyr. Og data kan endres og slettes etter behov. Det er å anbefale å sette opp en struktur på grupper og kategorier for å systematisere basen og forenkle bruken av basen. Registrert utstyr kan søkes på en rekke forskjellige kriterier. Utlån og reservering Programmet har et avansert system for reservering og utlån av utstyr. Brukerne kan reservere utstyr for framtidig utlån I registrerte tidsperioder. Ingen andre kan da hverken reservere eller låne utstyret I denne tids perioden. Utlån registreres på dato, hvem som har lånt utstyret, hvor utlånt utstyr befinner seg og ansvarlig utlåner. Utstyr registreres utlånt ved å registrere låner, hvor utstyret skal plasseres under utlånet samt dato For utlånet. Den påloggede bruker registreres som ansvarlig for utlånet. Det er kun vedkommende som kan registrere utstyret som innlevert etter endt utlån.
Eksempel Anta at programmet brukes av en entreprenør, og at denne ønsker å disponere utstyr for en fremtidig Anleggsplass. Først opprettes en ny plass fra hovedmenyen. Deretter reserveres de aktuelle utstyr (maskiner og verktøy) på anleggsplassen med ønsket tidsintervall. Ingen andre vil kunne låne eller reservere utstyrene I dette tidsintervallet. Når oppdraget er utført leveres utstyret tilbake og anleggsplassen som ble opprettet til formålet slettes. Loggføring Det kan foretas en fortløpende loggføring av alt utstyr. Her kan registreres service, reparasjoner og andre aktiviteter tilhørende utstyret.
Informasjons utlegging Det kan legges ut omfattende informasjon av generell eller utstyrs-relatert informasjon. Dette kan være brosjyere, manualer bilder m.m., ja alle typer relevant informasjon som legges ut som filer, som kan skrives ut eller lastes ned for videre bruk. En avansert editor kan forme den utlagte informasjonen som en webside med tekst, bilder,linker m.m.
Utskrifter og eksportering Den svært fleksible rapport generatoren lager rapporter enten direkte til skriver, eller direkte eksportert til Exel eller Word. Kolonnene (feltene) som skal være med avmerkes, og et effektivt søkefilter filtrerer utskriften på hvilke som helst kombinasjoner av felt-innhold. (For eks alt utstyr fra en bestemt gruppe på en bestemt Avdeling).
Avhending av utstyr Det kan være flere årsaker til at utstyr avhendes fra en institusjon. Kassasjon, salg og overføring til annen institusjon kan være årsaker til at utstyret ikke lenger skal benyttes. Slettes utstyret I basen vil det være tapt for alltid. Et alternativ er å parkere det i en egen gruppe Med nødvendige kommentarer til avhendingen. Utstyret vil da fremdeles bli liggende I basen og informasjon om avhendingen vil være lett tilgjengelig. Opprett først en egen kategori med navn Avhending. Under denne kategorien opprettes egnede grupper for avhendingen. Eksempler kan være: Kassasjon, overført og salg. For å avhende, velg Rediger I menyen og velg så Rediger for aktuelt utstyr