Styrekursmodul: Kommunikasjon, samarbeid og informasjonsdeling

Styrekursmodul: Kommunikasjon, samarbeid og informasjonsdeling Jeg vet at du tror at du forstår hva du tror at jeg sa, men jeg er ikke sikker på at du har forstått at det du hørte ikke var det jeg mente Ordet kommunikasjon kommer fra det latinske communicare, som betyr å gjøre felles. Kommunikasjon er en prosess som skjer sammen med andre der noe blir gjort i fellesskap eller hvor noe eller noen knyttes sammen. Denne modulen skal handle om hvordan kommunikasjonen fungerer i styret og mellom styret og resten av organisasjonen. Vi skal gå dypere inn på hvilke forutsetninger og hvilke hindringer som finnes for samspill mellom styremedlemmene. Formålet er å oppdage og lære seg å avdekke kommunikasjonsproblemer før de oppstår. På den måten kan styret arbeide mer effektivt og utvikle et godt arbeidsmiljø. Innhold OM TEMAENE I DENNE MODULEN... 2 GENERELT... 2 Praktisk forarbeid... 2 Nødvendig utstyr... 3 Utviklingsarbeid... 3 Sammenheng eller overlapping... 3 MANUS... 3 Tema 1 - Normer for kommunikasjon... 3 Tema 2 - Gruppeprosesser... 5 Tema 3 - Informasjonskanaler inn og ut av styret... 8 Tema 4 - Informasjonsdeling innad i styret... 10 1

UTVIKLINGSARBEID...15 SIDER TIL UTSKRIFT...16 Valgøvelse - Slik kommuniserer vi... 17 Øvelse - Instruksjoner for deltager A... 20 Øvelse - Instruksjoner for deltager B... 21 Øvelse - Instruksjoner for deltager C... 22 Øvelse - Instruksjoner for deltager D... 23 Øvelse - Instruksjoner for deltager E... 24 Om temaene i denne modulen I denne modulen skal vi gjennomgå følgende tema: 1 Normer for kommunikasjon Styremedlemmene diskuterer hva slags kommunikasjonsnormer som eksisterer og hvilke som burde eksistere i et ideelt styre. 2 Sosiale gruppeprosesser i et styre Hvilke sosiale gruppeprosesser kan forekomme mer eller mindre synlig i et styre når beslutninger skal tas? 3 Informasjonskanaler i et styre Informasjonskanalene inn og ut av styret er ofte mange og finnes i ulike farger og fasonger. Å skaffe seg en oversikt over disse og hvordan de fungerer er en stor oppgave. 4 Informasjonsdeling mellom styremedlemmer Verdien av informasjonsdeling mellom styremedlemmer framheves gjennom en øvelse som innebærer stoler og lapper. Å kunne formidle og motta informasjon er kanskje den viktigste oppgaven i det å være et styremedlem? Generelt Praktisk forarbeid Tenk praktisk rundt organiseringen av dialogkafeen Teorien under Tema 2 - Gruppeprosesser kan det være greit å ha studert godt på forhånd slik at foredraget blir forståelig og den påfølgende diskusjonen kan ledes lettere 2

Det kan også være hensiktsmessig å ha tenkt litt rundt styrets informasjonskanaler Øvelsen i siste del må forberedes grundig. Er det ting som er uklart her, kontakt SiO Foreninger Nødvendig utstyr Fra manual: Slik kommuniserer vi, en kopi til hver av deltagerne Papirduk som kan tegnes på, evt. store flippover-ark Tusjer Stearinlys Kaffe & kjeks Fra manual: Øvelse - Instruksjoner for deltaker A E Fem ark, deltagerne skal få et ark hver. Kopier opp flere sett dersom dere skal ha flere grupper. Hver gruppe må ha fem deltagere. Papirlapper Taffelmusikk (valgfritt) Utviklingsarbeid Styret bør jobbe videre med kommunikasjonsformen i styret og med foreningens informasjonskanaler. Dere kan også jobbe videre med informasjonsdeling og kompetanseoverføring i styret. Sammenheng eller overlapping Tema 1 Normer for kommunikasjon Sammenheng med Tema 4 Møtekultur i styrekursmodulen om praktisk styrearbeid Tema 2 Gruppeprosesser henger sammen med Tema 4 - Informasjonsdeling innad i styret. Verdien av informasjonsdeling diskuteres i tema 4. Manus Tema 1 - Normer for kommunikasjon Kommunikasjonen er limet i foreningen, det som holder de ulike delene sammen. Kommunikasjonen må fungere for at foreningen skal kunne fungere og utvikle seg. Målet 3

med denne delen er å avdekke eksisterende og evt. etablere nye, normer og regler for hvordan styremedlemmene snakker sammen. Temaet er utformet som en dialogkafé. Forberedelser før kurset Tankeforberedelse før kafeen: 1. Del ut en kopi av dokumentet Valgøvelse - Slik kommuniserer vi til hvert styremedlem. 2. Her skal de prioritere mellom setningene etter hva de mener beskriver deres styrearbeid best. 3. La dem bruke 5 10 minutter på dette. 4. Når de har prioritert ferdig samler du inn arkene. De skal ikke ha dem med seg til Dialogkaféen, ettersom dette kan virke bindende på diskusjonen. Behold arkene selv til egen nytte. Forberedelser av kafélokalet: Lag lokalet så likt som mulig en kafé: Sett på trivelig musikk, sett ut små bord med duk på, stearinlys, kaffe og kjeks. Dekk bordene med papirduker slik at deltagerne kan tegne på dem. Legg ut tusjer/fargestifter også. Skru gjerne på musikken med en gang. Dette kan du gjøre mens styremedlemmene holder på med valgøvelsen, eller i en pause mellom valgøvelsen og neste del. Gjennomføring på kurset Dialogkafé Arbeidsform: Øvelse Beskrivelse av øvelsen Når du har samlet inn arkene deler du styremedlemmene i små grupper (3-4 på hver gruppe). Be dem sette seg ved kafébordene og jobbe med det første spørsmålet nedenfor i ca 15 minutter. 4

De skal notere og tegne alt som kommer fram i diskusjonen på duken. Kafélokalet skal skape en trivelig atmosfære som legger til rette for dialog og kreativitet blant styremedlemmene. A) Hvordan foregår kommunikasjonen i deres forening? Påpek ovenfor styremedlemmene at dette første spørsmål innebærer en ja-fase hvor alt som sies aksepteres og noteres ned. Gruppen skal assosiere fritt, bygge på hverandres ideer og se problemer fra ulike perspektiver. Gruppen skal ikke vurdere eller diskutere hverandres tanker, alt skal tas med. Dette er sentralt for gruppens kreativitet. Deretter skal gruppene blandes og settes sammen i nye grupper. Her skal de dele med hverandre det de har snakket om på de forrige gruppene. La dem bruke ca 10 minutter på dette. Så skal styremedlemmene tilbake til sine originale grupper og svare på neste spørsmål: B) Hvordan ønsker dere at kommunikasjonsformen skal være? Og hvordan kan den bli slik? I dette andre spørsmålet skal gruppen vurdere og bearbeide ideene sine fra forrige runde. De skal ta et valg på hvordan de ønsker at kommunikasjonen skal foregå. C) Til slutt skal gruppene presentere for de andre det de har kommet fram til av ønskede mål for kommunikasjonen og ideer for hvordan en har tenkt å komme seg dit. Ikke-verbal kommunikasjon handler om hvordan vi kommuniserer med kroppsspråket. Det kan være både bevisst og ubevisst. Til kroppsspråket kan regnes: - Ansiktsuttrykk - Blikk - Stemme - Tonefall - Plassering og bevegelse av hender - Måte å gå på - Bevegelser - Kroppsholdning - Klær Utviklingsarbeid - Eventuell framdrift Dersom dere ønsker kan dere sette ned en gruppe som skal jobbe enda mer med dette videre i semesteret. Tema 2 - Gruppeprosesser I alle grupper eksisterer det ulike sosiale mekanismer som virker inn på hvordan gruppen ser på seg selv, hvordan gruppemedlemmene kommuniserer med hverandre og hvordan gruppen fatter beslutninger. 5

Disse følgende fire enkeltdeler hører nøye sammen. Gjennomføring på kurset - Om gruppetenkning og andre måter å fatte gale beslutninger på Arbeidsform: Forelesning Vi tenker ofte at mange hoder tenker bedre enn ett, at grupper tar bedre avgjørelser enn enkeltindivider. Men dette forutsetter at gruppa unngår ulike negative gruppemekanismer. I 1961 bestemte John F. Kennedy og hans rådgivere seg for å invaderte Grisebukta på Cuba, som viste seg å være et enormt feiltrinn hvor mange mennesker ble drept. Mange har spurt seg i ettertid hvordan en gruppe full av talentfulle eksperter som brukte lang tid på å analysere alle muligheter kunne ende opp med en så katastrofal plan. Det viser seg at beslutningen til Kennedy og hans rådgivere var et resultat av såkalt gruppetenkning; en måte å tenke på hvor det er viktigere å opprettholde gruppens samhørighet og solidaritet enn å vurdere alle fakta på en realistisk måte. Gjennomføring på kurset - Hvordan forekommer gruppetenkning? Arbeidsform: Plenumsdiskusjon Still spørsmålet: Hvordan tror dere slik gruppetenkning oppstår? Styremedlemmene svarer på dette, svarene noteres på flippover. Kursleder supplerer svarene med punktene på lista nedenfor. Det er en rekke forutsetninger som skal være møtt for at gruppetenkning skal forekomme. Grader av de ulike faktorene kan forekomme i studentforeninger. Her er en liste med vanlige symptomer på gruppetenkning: Gruppa er svært sammensveiset Medlemskap i gruppa er høyt verdsatt. Medlemmene føler seg eksklusive. 6

Gruppa er isolert, beskyttet fra å høre på alternative synspunkter. Dette kan skje bevisst eller ubevisst. Lederen kontrollerer diskusjonen og ytrer sine ønsker Det blir stilt ledende spørsmål. Hvordan skal vi gjøre dette og ikke skal vi gjøre dette. Gruppa er utsatt for høyt press eller stress Det finnes ingen metoder i gruppa for å få fram alternative synspunkter Gruppemedlemmene utfører selvsensur - medlemmene er redd for å ødelegge moralen og stemningen i gruppen, og er redde for å bli kritisert. Det er et sterkt konformitetspress i gruppa; dvs et press om at alle skal være enige med flertallet. Ikke ødelegg den fine enigheten i gruppa! Gjennomføring på kurset - Hvordan unngår en gruppetenkning? Arbeidsform: Plenumsdiskusjon Still spørsmålet: Hvordan tror dere en kan unngå gruppetenkning? Styremedlemmene svarer på dette, svarene noteres på flippover. Kursleder supplerer svarene med punktene fra lista under. Det finnes en rekke ting som kan gjøres for å unngå gruppetenkning, her er noen: Gruppen må være klar over at slike mekanismer eksisterer Lederen bør ta en upartisk rolle Gruppen bør invitere synspunkter utenfra, fra mennesker som ikke er med i gruppen og dermed ikke er så opptatt av dens fellesskap Gruppen kan deles i mindre grupper som diskuterer hver for seg først, for så komme sammen igjen Det kan foretas anonyme avstemninger Gruppen kan opprette en djevelens advokat dvs at et gruppemedlem får i oppgave å hele tiden stille kritiske spørsmål ved det som blir diskutert Enighet Det er viktig å skille mellom det at styret skal framstå som enige og samkjørte utad og viktigheten av å ikke fokusere for mye på enighet innad i styrearbeidet. Poenget er at når 7 dere diskuterer på styremøter er det viktig at alle synspunkter kommer fram, mens når dere har kommet fram til en beslutning så skal denne være hele styrets offisielle mening utad.

Gjennomføring på kurset - Hvordan tenker og diskuterer styret vårt? Arbeidsform: Plenumsdiskusjon Diskuter i fellesskap om det er noen mekanismer i deres måte å tenke og diskutere på som kan være skadelig for avgjørelser i styret. Bruk flippover til å notere på. Hjelpespørsmål: Blir vi for fort enige? Er vi for opptatte av å beholde en god stemning i styret framfor å kritisere? Er vi ofte i stressede og pressede situasjoner som gjør at vi må ta beslutninger uten å ha fått fram alle synspunkter? Finnes det en som har påtatt seg rollen som djevelens advokat i styret? Er noen styremedlemmer mer dominerende enn andre? Finnes det pamper i styret som har mye makt? Med pamper tenker vi her på foreningsmedlemmer som har vært med lenge og kan og vet mye. Spør vi ofte om hjelp og synspunkter utenfra? Spør vi eksperter på feltet vi diskuterer? Tema 3 - Informasjonskanaler inn og ut av styret Temaet tar for seg hvordan styret formidler og tar imot informasjon fra omverdenen. Her er målet å skape en bevissthet rundt hvilke kommunikasjonskanaler som eksisterer og hvordan disse fungerer Gjennomføring på kurset Informasjonskart Arbeidsform: Plenumsdiskusjon Med hjelp av styremedlemmene skal du tegne et kart på flippover over de ulike informasjonskildene i organisasjonen og marker 8

med piler den faktiske informasjonsflyten formelle og uformelle. Tenk nøye igjennom hvilke kilder for informasjon foreningen faktisk har. Diskuter deretter følgende 4 punkter 1. Formelle og uformelle kanaler: Er det stor forskjell på formelle og uformelle kanaler? Hvordan bruker de frivillige de ulike kanalene? Går riktig informasjon via riktig kanal? Hvordan håndteres informasjon fra de ulike kanalene? 2. Informasjon inn til styret: Hvordan oppfatter vi informasjonen fra foreningsmedlemmer? Er den konkret nok til å oppfattes, eller for diffus? Er informasjon gitt fra våre medlemmer mer eller mindre viktig enn annen informasjon? Hvordan oppfattes og behandles informasjon fra gamle forenings- /styremedlemmer? Føler styret seg på en need-to-know basis, eller er det for mye/for lite informasjon å forholde seg til? Skriftlige henvendelser + Gjør at styret husker å ta opp saken + Gjør at styret tar opp saken med den riktige ordlyden, den riktige intensjonen og med de riktige argumentene + Gjør at saken kan dokumenteres - Gjør muligens at terskelen for kontakt med styret er noe høyere enn ved uformelle muntlige henvendelser 3. Identifisering av informasjon: Diskuter hvorvidt informasjonens art blir identifisert, slik at det blir klarlagt hvilket styremedlem som skal ta ansvar for den og om den er relevant for videre spredning i foreningen. 4. Informasjon ut av styret: 9

Hvordan kommuniserer dere utad? Gjennom hvilke kanaler? Vet medlemmene deres hva dere diskuterer på styremøtene? Trenger de å vite alt? Nyhetsbrev Sende ut et nyhetsbrev via e-post ca. annen hver uke. Her kan det være hensiktsmessig å skille mellom informasjon til de aktive og de passive foreningsmedlemmene. Styret i De Singles Samfunn informerer: - Snart er det jul - Styret har bestemt at single må gi pakker til andre single - Alle undergrupper må huske å levere Singelrapportene - Godt nyttår Utviklingsarbeid - Utbedring av informasjonsflyten? Når dere har diskutert gjennom disse punktene har dere sikkert noen ideer om hva som bør endres og utbedres. Still kursgruppen spørsmål som: Går riktig informasjon via riktige kanaler? Er det for mye bruk av uformelle kanaler? Eller formelle kanaler? Å utarbeide rutiner for informasjonsflyten inn og ut av styret er en stor oppgave. Dette innebærer blant annet å beskrive ulike typer informasjon, hvilke kilder de kommer fra og hvilke kanaler de skal gå via, hvordan de skal bearbeides og på hvilken måte informasjonen skal gå ut igjen. Hvis dere er fornøyde med tingenes tilstand kan dere hoppe videre til neste tema. Hvis dere ønsker forbedringer av informasjonsflyten i foreningen kan dere sette ned en arbeidsgruppe for å svare på disse utfordringene. Tema 4 - Informasjonsdeling innad i styret Denne aller siste temadelen setter fokus på viktigheten av informasjonsdeling mellom styremedlemmene. Her menes deling av informasjon mellom styreleder og styremedlemmene, 10

styremedlemmer seg i mellom og mellom gamle og nye styremedlemmer (kompetanseoverføring). Dere som er kursledere skal lede denne øvelsen. Her kommer først en introduksjon hvor vi forklarer tankene bak øvelsen. Deretter kommer forklaring til den praktiske gjennomføringen av øvelsen. Til sist finner du en veiledning til hva som bør gjennomgås eller kommenteres når øvelsen er avsluttes. Introduksjon til kursleder Øvelsen skal illustrere velkjente kommunikasjonsproblemer i en forening. Ofte er det slik at enkelte deler av foreningen (ofte ledelsen eller styreleder) sitter på viktig informasjon som ikke deles med andre deler av organisasjonen. Kanskje fordi de som sitter på denne informasjonen ikke er klar over at andre ikke har denne informasjonen, eller ikke er klar over at det eksisterer et behov for denne informasjonen. De som ikke har den viktige informasjonen (for eksempel funksjonærer eller styremedlemmer) vil da kanskje bli frustrerte og sinte. Det er da lett at de som har informasjonen oppfatter de som ikke har den som tiltaksløse eller sutrete. Andre ledd i organisasjonen kan sitte på mengder med informasjon, men ikke vite hva de skal bruke denne informasjonen til eller hvordan en kan benytte seg av den på en konstruktiv måte Ofte er det slik at en oppgave kan løses bare hvis en får informasjon fra alle deler av organisasjonen. En organisasjon kan bli handlingslammet når deler av informasjon blir oversett eller mangler. Gjennomføring på kurset - Øvelse om viktigheten av å dele informasjon Arbeidsform: øvelse Det spesielle med denne oppgaven er at det kun er én person som har tilstrekkelig informasjon til å vite hva oppgaven faktisk går ut på. Denne personen er selv uvitende om dette faktum. Kursleder setter fram fem stoler som vist på modellen. A B 11 C D E

Alle stolene skal stå i samme retning, A er forrest. Hvis dere er flere enn ti deltagere til sammen må det settes ut ti stoler. Da kan dere ha to grupper som konkurrerer mot hverandre på tid. Fem kursdeltakere setter seg på stolene. Kursdeltakerne får utdelt en del hvite lapper og en penn hver. De får beskjed om at de skal løse en oppgave på kortest mulig tid. Dersom det er to grupper er det om å gjøre å løse oppgaven først. Kursleder skisserer dermed hvilke regler som gjelder under øvelsen: Det er ikke lov å snakke med hverandre. Dette er viktig!! Kommunikasjonen skal foregå via et postbud. Postbudet er kursleder. Deltakerne kan skrive beskjeder til hverandre på de hvite lappene. Postbudet skal overbringe disse hele tiden. Deltakerne må tilkalle postbudet når de har en beskjed å sende. Kommunikasjonen må foregå som beskrevet på instruksjonene de får utdelt. Gruppen må si fra til postbudet når de mener de har løst oppgaven. Del deretter ut instruksjonene arket Instruksjon til A til deltakeren på forreste stol, osv. til de fem deltakerne. Det er sentralt at deltakerne ikke ser hverandres instruksjoner. Så kan øvelsen begynne. Løsningen på oppgaven er at +-tegnet er det symbolet som går igjen på alle arkene/instruksjonene. Dette kommer gruppen fram til ved at A forstår at han/hun er det eneste som besitter oppgaveteksten og må formidle denne, og at B forstår at hun/han er den eneste som kan kommunisere med alle og dermed faktisk løse oppgaven. Alle besitter en del av oppgavens løsning. Når oppgaven er løst, eller det har gått lang tid uten at oppgaven ser ut til å kunne bli løst, stopper kursleder øvelsen og avslører løsningen. Nå skal øvelsens implikasjoner diskuteres i plenum. Gjennomføring på kurset - Øvelse om viktigheten av å dele informasjon Arbeidsform: plenumsdiskusjon 12

Gjennomgang av øvelsen i etterkant Spør hvordan oppgaven ble løst eller hvorfor den ikke ble løst. Spør hvordan de ulike deltakerne følte seg. Forsøk å trekke paralleller til deres styrearbeid når det gjelder deling av informasjon. Fungerer informasjonsdelingen hos dere? Er det noen som føler de har for mye eller for lite informasjon og innblikk i saker dere jobber med? Kompetanseoverføring og kontinuitet i foreninger er to områder som henger tett sammen, og som vi tror er spesielt viktige. Kompetanseoverføring er viktig fordi dette gir foreninger god utnyttelse av sine ressurser og fordi det gjør det lettere å ta over et verv i en forening. God overføring av den erfaring og kunnskap som en forening har bygd opp er også en av de tingene som kan hjelpe en forening til å øke kontinuiteten. Kontinuitet i en forening angår både personell og informasjon. Hjelpende tanker Gruppen kan ta feil beslutning fordi den ikke bruker lang nok tid på å finne ut hvem det styremedlemmet som er mest kompetent på feltet, eller fordi dette styremedlemmet har liten respekt. Gale beslutninger tas fordi unik informasjon ikke deles. Det viser seg at grupper ofte tenderer til å diskutere informasjon som alle har i stedet for å diskutere unik eller udelt informasjon. Et mindretall kan påvirke et flertall til å ta gale beslutninger ved at de framstår som enerådende eksperter på området. Når styremedlemmene har informasjon om oppgaver som skal gjøres skaper dette initiativ og hindrer apati. For å kunne samarbeide og kommunisere med hverandre må en har tillit til hverandre. Uten tillit vil en verken følge normer for kommunikasjon, dele informasjon med hverandre eller unngå konflikt. Hvis dette grunnlaget av tillit er borte vil kommunikasjonsfloraen tørke ut. Kreativitet er å gi slipp på kontroll, til en viss grad og i visse perioder. Relasjonen mellom leder og nestleder I mange styrer besitter styreleder det meste av informasjon dette gir et helhetsinntrykk og en ansvarsfølelse for helheten i styrearbeidet. Dette er viktig. Men det kan også være både lurt og viktig å inkludere nestleder i denne informasjonen og helhetsfølelsen. Dette fordi: - Det kan være verdifullt å ha en makker i den helhetlige ansvarsfølelsen, som kan være tung å bære alene både psykisk og fysisk - Nestleder skal tre inn ved leders frafall - Ofte er nestleder er den naturlige arvtaker til ledervervet - og da er det fint for nestleder å 13 allerede kjenne leders rolle og informasjonsbyrde

14

Utviklingsarbeid Gjennomføring fra visjon til virkelighet Underveis i kurset er det blitt foreslått ulike arbeidsfelt som styret, hvis dere har behov for og ønsker dette, kan arbeide med videre i etterkant av kurset. Dette har vi kalt utviklingsarbeid. Her følger en oversiktlig liste over de arbeidsoppgavene som er blitt foreslått som utviklingsarbeid i denne modulen. Det er selvfølgelig tillatt å jobbe videre med ting som ikke er foreslått her, men som dere finner viktig. I lista er det også foreslått å sette opp ansvarspersoner for de enkelte arbeidene det er lurt å fordele de arbeidene dere velger å jobbe videre med på styrekurset på de ulike styremedlemmene. Utviklingsarbeid Ansvarsperson(er) Frist Videre arbeid med kommunikasjonsformen innad i styret Videre arbeid med informasjonskanalene inn og ut av styret; beskrivelse, utarbeide rutiner og regler Videre arbeid med informasjonsdeling og kompetanseoverføring i styret 15

Sider til utskrift På de kommende sidene vil dere finne noen øvelser som skal skrives ut og brukes i kursarbeidet. Øverst på hver side er det beskrevet hvilket tema arket hører til. 16

Tema 1 Valgøvelse - Slik kommuniserer vi Les gjennom arket med setninger. Sett ring rundt det eller de alternativene som passer best i forhold til hvordan du oppfatter styrearbeidet i ditt styre. Det er viktig at du reflekterer rundt påstandene og er ærlig når du svarer. Øvelsen er en forberedelse til en større diskusjonsøvelse. Arket skal samles inn av kursleder og ikke framlegges for de andre styremedlemmene. 1. Kommunikasjonsform i styrearbeidet a) Vi har en uformell tone mellom oss på våre styremøter b) Vi er veldig formelle når vi snakker sammen på styremøter 2. Bruk av tid a) Vi er raske og effektive i vårt arbeid. På styremøter følger vi sakslista nøye og sørger for å ikke bruke mye tid på tullprat. b) Vi bruker lang tid på hver sak. Vi sørger for at ting blir ordentlig diskutert. Digresjoner gjør styremøter litt mindre tørre. 3. Lokaler a) Vi har styremøtene våre i møtelokaler. Da er det lettere å fokusere og konsentrere seg. b) Vi har gjerne styremøter på en kafé eller lignende. Dette skaper trivsel, velvære og en trygg atmosfære for våre diskusjoner. 4. Pausenes funksjon a) I pausene slapper vi av mellom de fokuserte møtene. Her er vi sosiale og prater uformelt om vær og vind. Også tisser vi og tar en røyk. b) Pausene er stedet der de store avgjørelsene tas c) Det er lettere å si hva en egentlig mener i pausene d) Vi har ikke pauser 17

5. Taletid a) Hos oss snakker alle like mye på møtene og ellers i styrearbeidet b) Det er alltid noen som dominerer mer enn andre og noen som aldri får sagt (eller tør å si) det de mener. c) Det er naturlig at vi ikke snakker like mye. Folk er forskjellige. Dessuten vet vi ikke like mye om alle saker. 6. Kritiske spørsmål a) Det er sjelden noen som stiller kritiske spørsmål hos oss. Vi er alltid enige. b) Det er sjelden noen som stiller kritiske spørsmål hos oss. Det er få som tør det. c) Folk i styret er altfor kritiske til det som blir sagt. Det haler ut møtetiden. d) Folk er flinke til å stille spørsmålstegn ved etablerte sannheter. Det gjør oss mer profesjonelle som styre. e) Vi er altfor kritiske til kritiske spørsmål. f) Det er noe det aldri blir stilt kritiske spørsmål til. Det er en svakhet. 7. Vanskelige eller ugjorte oppgaver a) Vi sier alltid fra til et styremedlem når hun/han ikke har gjort det hun/han skulle eller ikke har gjort arbeidsoppgaven sin tilfredsstillende. b) Vi sier fra til lederen når vi føler at andre styremedlemmer ikke gjør jobben sin. c) Vi surmuler og slenger med kjeften til uvedkommende når vi føler at andre styremedlemmer ikke gjør jobben sin. d) Det er ikke noe vits i å be om hjelp til ting. Alle er opptatte med sitt og har nok å gjøre. e) Det er lett å spørre om hjelp av andre styremedlemmer. 8. Misforståelser a) Vi kjenner hverandre så godt at vi sjelden misforstår hverandre b) Styremedlemmer uttrykker ofte doble budskap som for eksempel at de sier de har god tid og ser på klokka samtidig. 18

9. Eget språk, f.eks. forkortelser, organisasjonstermer og interne henvisninger a) Vårt organisasjonsspråk virker ekskluderende og gjør kommunikasjonen vanskeligere. b) Vårt organisasjonsspråk forenkler kommunikasjonen og virker inkluderende. c) Vi har ikke organisasjonsspråk 10. Ukultur a) Det er dessverre nokså vanlig med drittslenging om personer i vår organisasjon. b) Hos oss er det få som baksnakker andre. 19

Tema 4 Øvelse - Instruksjoner for deltager A Organisasjonen deres ser ut som følgende: A B C D E Regler: - Du får kun lov til å kommunisere med B - Du får kun lov til å kommunisere skriftlig - Du får kun lov til å kommunisere ved hjelp av postbud - Du kan ikke sende dette arket eller vise det til noen - Ingen annen kommunikasjon er tillatt Gruppen skal løse følgende oppgave: Hver av dere har fått et stykke papir med en rekke symboler nederst. Kun 1 av disse symbolene går igjen på alle papirene. Hvilket symbol går igjen på alle deltagernes papirer? Dette er den oppgaven dere skal løse raskest mulig. Dine symboler er: + 20

Tema 4 Øvelse - Instruksjoner for deltager B Organisasjonen deres ser ut som følgende: A B C D E Regler: - Du får lov til å kommunisere med A, C, D og E - Du får kun lov til å kommunisere skriftlig - Du får kun lov til å kommunisere ved hjelp av postbud - Du kan ikke sende dette arket eller vise det til noen - Ingen annen kommunikasjon er tillatt + X 21

Tema 4 Øvelse - Instruksjoner for deltager C Organisasjonen deres ser ut som følgende: A B C D E Regler: - Du får kun lov til å kommunisere med B - Du får kun lov til å kommunisere skriftlig - Du får kun lov til å kommunisere ved hjelp av postbud - Du kan ikke sende dette arket eller vise det til noen - Ingen annen kommunikasjon er tillatt + X 22

Tema 4 Øvelse - Instruksjoner for deltager D Organisasjonen deres ser ut som følgende: A B C D E Regler: - Du får kun lov til å kommunisere med B - Du får kun lov til å kommunisere skriftlig - Du får kun lov til å kommunisere ved hjelp av postbud - Du kan ikke sende dette arket eller vise det til noen - Ingen annen kommunikasjon er tillatt X + 23

Tema 4 Øvelse - Instruksjoner for deltager E Organisasjonen deres ser ut som følgende: A B C D E Regler: - Du får kun lov til å kommunisere med B - Du får kun lov til å kommunisere skriftlig - Du får kun lov til å kommunisere ved hjelp av postbud - Du kan ikke sende dette arket eller vise det til noen - Ingen annen kommunikasjon er tillatt X + 24