INNKJØPSREGLEMENT LEIRFJORD KOMMUNE 0
Forord: Reglementet gjelder for alle typer innkjøp til kommunen, dvs. kjøp av varer og tjenester, konsulenttjenester, samt kontrahering av bygg og anlegg. Reglementet skal hjelpe brukerne til å ta korrekte valg med hensyn til prosedyrer ved innkjøp til kommunen. Ansatte som er involvert i kommunens innkjøp forplikter seg til å sette seg inn i innkjøpsreglementet og utføre innkjøpsarbeidet i samsvar med dette. På samme måte forplikter ansatte å sette seg grundig inn i kommunen sine etiske retningslinjer Retningslinjene er basert på lov og forskrift om offentlige anskaffelser 1
Innkjøpsreglementet har følgende innhold: 1 Målsetting Side 3 2 Grunnleggende krav som gjelder alle innkjøp Side 3 3 Krav til leverandører til kommunen Side 5 4 Innkjøpsrutiner ved konkurranseutsetting Side 6 5 Informasjon Side 9 6 Kontroll og oppfølging Side 9 7 Innkjøpsveileder (Rutinebeskrivelse) Side 10 2
1 Målsetting 1.1 Kommunen skal følge sentrale lover og regler for innkjøp 1.2 Kommunen skal ha kompetanse på innkjøp 1.3 Alle ansatte som foretar innkjøp på vegne av kommunen skal gjøre seg kjent med og foreta innkjøp etter gjeldende regelverk. 1.4 Øke innkjøpsandel på innkjøpsavtaler og lojalitet til avtalene 1.5 Kommunen skal inngå attraktive rammeavtaler. 1.6 Kommunen skal ha gode og sikre rutiner for innkjøp. 1.7 Kommunen skal ha høy etisk standard og gode kontrollrutiner. 2 Grunnleggende krav som gjelder alle innkjøp Disse gjelder for alle offentlige innkjøp uavhengig av art og verdi. 2.1. Krav til konkurranse Oppdragsgiver skal så langt det er mulig, se til at innkjøpet baserer seg på konkurranse, jf. Lov om offentlige anskaffelser 5 andre ledd og forskriftens 3-1 første ledd. Kravet til konkurranse gjelder uavhengig av innkjøpets art og verdi. Oppdragsgiver har derfor plikt til så langt det er mulig å sikre at konkurranse om innkjøp følger forskrift for innkjøp del 1, også ved innkjøp med verdi under kr 500.000,- eks mva. 2.2. Konkurranseform Oppdragsgiver skal gjennomføre innkjøpet med en konkurranseform som står i forhold til innkjøpet, jf. forskriften 3-1 femte ledd. Det følger av dette prinsippet at, jo høyere verdi på innkjøpet jo større krav til oppdragsgivers valg innkjøpsmetode. 3
2.3. God forretningsskikk Oppdragsgiver skal opptre i samsvar med god forretningskikk, jf. Lovens 5 første ledd, og se til en forsvarlig og saklig saksbehandling, og at innkjøpet blir foretatt på en økonomisk- og ressurseffektiv måte. 2.4. Likebehandling og ikke-diskriminering Oppdragsgiver skal sikre at alle leverandørene blir behandlet likt gjennom hele innkjøpsprosessen, jf. forskriftens 3-1 andre ledd. Kravet til likebehandling gjelder uavhengig av nasjonalitet og lokalisering, under dette at oppdragsgiver ikke skal diskriminere leverandører på grunn av nasjonalitet eller lokal tilknyting. 2.5. Forutberegnlighet. Oppdragsgiver skal sikre at forutberegnlighet blir ivaretatt gjennom hele innkjøpsprosessen, jf. Lovens 5 tredje ledd og forskriftens 3-1 fjerde ledd. Kravet til forutberegnlighet innebærer at innkjøpsprosessen skal være forutberegnlig for leverandørene. 2.6. Transparent og etterprøvbar. Oppdragsgiver skal sikre at hensynet til etterprøvbarhet blir ivaretatt gjennom hele innkjøpsprosessen, jf lovens 5 tredje ledd og forskriftens 3-1 sjuende ledd. Dette innebærer at oppdragsgiver må kunne dokumentere hva som har foregått i innkjøpsprosessen. Oppdragsgiver må derfor sikre at de vurderingene og den dokumentasjon som har innvirket for gjennomføringen av konkurransen er skriftlig klar og utfyllende nok til at tredjeperson eller et klageorgan i ettertid kan få god forståelse av oppdragsgivers vurderinger. Kravet til etterprøvbarhet setter også krav til kunngjøring og konkurransegrunnlaget. Dette må utformes klart og utfyllende. 2.7. Styringsdokument: Lov og forskrift om offentlige anskaffelser Innkjøpsreglement for kommunen Rutiner for innkjøp Aktuelle norske standarder 2.8. Dokumentmaler: Konkurransegrunnlag Innkjøpsvilkår Innkjøpsprotokoll 4
3 Krav til leverandører til kommunen Denne listen er generell, og gjelder for alle typer leveranser til kommunen. Den er utarbeidet i samsvar med gjeldende forskrifter for innkjøp. En eventuell leverandør til kommunen skal : Ha tilstrekkelig økonomisk status ( soliditet, finansieringsevne m.m.jf forskriften) Være i stand til å møte de kvalitetskrav som kommunen ønsker. Disponere de nødvendige anlegg og utstyr for leveransen. Tilfredsstille de forskrifter som blir gjort gjeldene av offentlige myndigheter, for eksempel verne- og brann- forskrifter og forskrifter om helse, miljø og sikkerhet, og fylle de krav som blir stilt til den enkelte leveranse, for eksempel kvalitetssikring, miljø- og vernetiltak. Tilfredsstille krav gitt av offentlige myndigheter, for eksempel Brønnøysundregisteret og merverdiavgiftsregisteret. Være ajour med innbetaling av skatter og avgifter. Leverandører med restanser kan avvises. Ikke være inne i pågåande akkord-, gjelds- eller konkursforhandlinger. Være godkjent som opplæringsbedrift ved krav i konkurransegrunnlag. Ha profesjonell og etisk forretningsførsel. Benytte ansatte med lovlige ansettelses- og arbeidsvilkår. Leverandører til kommunen skal oppfylle krav i ILO-konvensjonen 94 om arbeids- og lønnsvilkår. Kunne levere norsk produktdatablad og merke produktene med norsk tekst og etter norske normer. Elles kunne oppfylle de krav som er stilt i avtalen med kommunen. Disse kravene skal også gjelde for underleverandører. 5
4 Innkjøpsrutiner ved konkurranseutsetting 4.1. Formål. Formålet med å fastlegge rutiner for kommunens innkjøp er å sikre at Lov og forskrift om offentlige anskaffelser og vedtatte innkjøpsreglement blir fulgt. Rutinene skal videre sikre at kommunen har en felles opptreden overfor leverandører, og at disse blir behandlet på samme måte uavhengig av hvilken enhet/avdeling som foretar innkjøpet. I utarbeidelse av konkurransedokumenter skal fagpersoner / ressursgrupper trekkes inn for å sikre at kommunen oppnår best mulig resultat ved anskaffelsen. Rutinene skal også sikre at kommunen gjennom felles rammeavtaler, samkjøp, eller innkjøpssamarbeid drar nytte av de gunstige vilkår innkjøpsavtaler gir. Videre skal rutinene sikre at det er reell konkurranse om å oppnå leveranser til kommunen, og at prinsippet om konkurranse på like vilkår blir fulgt. 4.2. Innkjøpsrutinene skal gi en effektiv utnyttelse av kommunens ressurser og sikre at: - Alle innkjøp blir gjennomført i tråd med gjeldende regler - Det blir inngått attraktive rammeavtaler - Det er lojalitet til avtalene - Forebygging og avdekking av brudd på reglene - Det er klare myndighets- og ansvarsforhold - Aktiviteten/prosedyren ved innkjøpet kan dokumenteres 4.3. Innkjøpsmetoder. Alle innkjøp skal, så langt det er mulig, baseres på konkurranse, enten som 4.3.1. Åpen anbudskonkurranse 4.3.2. Begrenset anbudskonkurranse 4.3.3. Konkurransepreget dialog 4.3.4. Konkurranse med forhandling eller 4.3.5. Direkte kjøp ved enkel prisinnhenting. 4.4. Forespørsler fra oppsøkende selgere: Innkjøp fra oppsøkende selgere, dørselgere, telefonselgere, nettannonser o.l. som kommunen ikke har avtale med, er ikke tillatt. Slike selgere skal henvises til evt innkjøpsansvarlig 6
4.5. Avtaleformer: Innkjøp blir foretatt etter følgende avtaleformer: 4.5.1. Rammeavtaler. Det blir inngått rammeavtaler for varer og tjenester som jevnlig blir benyttet. Enhetene er pålagt å benytte de leverandørene kommunen har inngått avtale med. Rammeavtaler kan som hovedregel ikke inngås for mer enn 4 år. 4.5.2. Enkeltkjøp. 4.6. Kunngjøring. Enkeltinnkjøp er innkjøp som ikke er dekket av kommunens rammeavtaler. Kunngjøring av anbudskonkurranse er juridisk bindende og skal utføres av personell med nødvendig kompetanse. 4.6.1 Innkjøp med verdi over kr.1.600.000,- (EØS terskelverdi) Ved kjøp av varer og tjenester over kr.1.600.000,-eks mva skal anbudet kunngjøres i Doffinbasen og Tedbasen(EØS området) i samsvar med Forskrift om offentlige anskaffelser I tillegg bør innkjøpet kunngjøres på kommunens nettsider. Når det er aktuelt, kan utlysing også kunngjøres i media, som lokalaviser etc. Protokollplikt 4.6.2 Innkjøp med verdi over kr. 500.000. Alle innkjøp med verdi over kr 500.000,- eks mva skal kunngjøres i Doffinbasen i samsvar med Forskrift om offentlige anskaffelser. I tillegg bør innkjøpet kunngjøres på kommunens nettsider. Når det er aktuelt, kan utlysing også kunngjøres i media, som lokalaviser etc. Det er protokollplikt på innkjøp over kr 500.000,-. 4.6.3 Innkjøp med verdi fra kr 100.000,- til kr 500.000,- Innkjøp med verdi fra kr 100.000,- til kr 500.000,- kan kunngjøres lokalt. Dersom det er formålstjenlig, kan også disse kunngjøres i Doffinbasen. Konkurransegrunnlaget/forespørselen skal sendes til minst tre aktuelle leverandører for å sikre konkurranse om innkjøpet. Det skal føres en enkel protokoll som dokumenterer innkjøpsprosessen. 4.6.4 Innkjøp med verdi inntil kr. 100.000,- Ved innkjøp med verdi inntil kr. 100.000,-eks mva skal det innhentes minst tre konkurrerende tilbud dersom mulig. 7
4.7. Konkurransegrunnlag. Ved konkurranseutsetting av varer og tjenester over nasjonal terskelverdi f.t. kr 500.000,-, skal det alltid benyttes konkurransegrunnlag tilpasset innkjøpet. 4.8. Miljøkrav, livssykluskostnader og universell utforming. Ved kjøp av varer og tjenester skal det alltid disse forholdene vurderes. 4.9. Kontrakter og avtalevilkår. Kontrakten inneholder avtaleforside, konkurransegrunnlaget med relevante vedlegg, kommunenes innkjøpsvilkår og leverandørens tilbud. Dersom det er fornuftig benyttes standardavtaler istedenfor. 4.10.Soliditet. Leverandører til kommunen skal ha den tekniske og økonomiske grunnlaget som leveransen krever. 4.11. Attest for betalte skatter og avgifter. (Skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift) Alle tilbydere til kommunen må legge frem tilfredsstillende attest om skatter og avgifter til det offentlige. 4.12. Lovlig etablert foretak (Firmaattest) Alle tilbydere til kommunen må levere dokumentasjon på lovlig etablert foretak. 4.13.HMS egenerklæring. Alle tilbyderne til kommunen må ha et tilfredsstillende HMS-system, dokumentert gjennom framlegging av egenerklæring. 4.14.Kvalifisering. Alle tilbyderne til kommunen må kvalifiseres som leverandører. 4.15.Valg av leverandør/produkt. Kommunen skal velge det økonomisk mest fordelaktige produkt/rimeligste tilbudet basert på tildelingskriteriene 4.16.Protokoll. Det skal føres protokoll for alle innkjøp som overstiger kr 100.000,-. 4.17.Begrunnelse. Ved valg av leverandør skal det alltid foreligge begrunnelse for valget. 8
4.18.Logistikk. Kommunen skal se til at lagerhold av varer blir holdt på et nødvendig minimumsnivå, slik at en unngår ukurans, svinn og unødig kapitalbinding. 5 Informasjon Kommunens administrasjonssjef/ innkjøpsansvarlig har ansvar for å gi alle enheter og innkjøpere tilgang til relevant informasjon knyttet til innkjøpsavtaler og regler for offentlige innkjøp i kommunen. Det skal bl.a. gis informasjon om: - Avtaleoversikt - Generell avtaleinformasjon - Lover, regler og retningsliner - Standard dokument - Innkjøpsnyheter etc. Informasjon finnes på kommunens intranettside under menyen innkjøp 6 Kontroll og oppfølging 6.1. Kontrollansvar. Den enkelte enhet/ansatte har ansvar for å gjøre sine innkjøp etter inngått avtaler og at innkjøp skjer i tråd med lover, forskrifter og god forretningsskikk. Det skal kontrolleres at kommunen oppnår avtalte vilkår/priser som avtalt. Avvik skal meldes leder/innkjøpsansvarlig. 6.2. Evaluering. Ved bruk av rammeavtaler, skal det foretas en årlig evaluering, under dette se til at kommunen får de vilkår som er satt i avtalen, og at avtalen blir benyttet som forutsatt. 6.3. Varsling av avvik. Medarbeidere som er i tvil om forståelsen av innkjøpsreglementet og etiske retningslinjer knyttet til dette, plikter å ta dette opp med nærmeste overordnede 9
7 Innkjøpsveileder (Rutinebeskrivelse) Alle innkjøp til kommunen skal skje i tråd med vedtatte innkjøpsreglement, jfr. pkt. 4 i innkjøpsreglementet. Ved rammeavtaler har en sikret at konkurranse er gjennomført i forkant, og det er forhandlet frem rimelige priser og gode innkjøpsvilkår. Kommunen har plikt til å benytte etablerte rammeavtaler, og kan komme i økonomisk ansvar dersom andre leverandører blir valgt. I utgangspunktet skal alle innkjøp til kommunen være basert på konkurranse. Ved innkjøp skal følgende prosedyre benyttes: 1. Definering av behov 2. Undersøke budsjettdekning 3. Søke etter rammeavtale 4. Foreta bestilling dersom rammeavtale (Se rammeavtaler på kommunens intranettside) For rett innkjøp og fakturabehandling skal en bl.a.: Oppgi bestillernummer og eget navn Oppgi korrekt leverings og fakturaadresse. Dersom det ikke er rammeavtale som gjelder varen/tjenesten du skal kjøpe må en vurdere følgende: Ved inngåelse av kontrakter med verdi lavere enn kr 100 000,- kan en benytte direkte kjøp, men det er fremdeles et krav om at det skal være konkurranse. I praksis vil det si at oppdragsgiver skal sammenligne priser så langt dette er hensiktsmessig, før en gjør endelig valg av leverandør. Tilbud skal innhentes skriftlig. Har kjøpet/kontrakten verdi mellom kr 100.000,- og 500.000,- for vare/tjenestekjøp, må det i tillegg til prisinnhenting hos minst tre leverandører, føres protokoll etter regler for offentlige innkjøp. Husk at leverandøren skal levere skatteattester og HMS-erklæring Er kjøpet av en art som kommunen venter å kjøpe over kr 500.000,- over en periode på 4 til 5 år, må kjøpet/kontrakten lyses ut nasjonalt i Doffinbasen. Ta kontakt med innkjøpsansvarlig for utlysning. Er kjøpet av en art som kommunen venter å kjøpe over kr 1 600 000,- over en periode på 4 år, må kjøpet/kontrakten lyses ut nasjonalt og internasjonalt i Doffinbasen og Tedbasen. Ta kontakt med innkjøpsansvarlig for utlysning. Alle terskelverdier er eksklusive merverdiavgift. 10
Ønsker en å gjøre seg kjent med regelverket for offentlige innkjøp, finner en disse på kommunens intranettside under innkjøp. Trenger du hjelp eller informasjon i forbindelse med innkjøp kan du ta kontakt med administrasjonssjef/innkjøpsansvarlig i kommunen 11