Bygging av Sauherad Bygdeheim Delrapport 2 - Sauherad kommune - Forvaltningsrevisjonsrapport nr: 722005 2007
Innholdsfortegnelse Sammendrag...iii 1 Innledning...1 1.1 Bakgrunn...1 1.2 Avgrensing...1 1.3 Problemstillinger...1 1.4 Metode...2 1.5 Høring...2 2 Revisjonskriterier...2 3 Gjennomføres utbyggingen av Sauherad Bygdeheim i henhold til planer for framdrift og vedtatt økonomisk ramme?...2 3.1 Fakta og funn...2 3.2 Revisors vurderinger...4 4 Blir rutiner for økonomisk styring og oppfølging fulgt?...5 4.1 Fakta og funn...5 4.2 Revisors kommentarer...6 5 Er regelverket om offentlige anskaffelser fulgt mht kjøp av inventar og utstyr?.7 5.1 Fakta og funn...7 5.2 Revisors vurderinger...8 6 Revisors konklusjoner og anbefalinger...8 Litteratur og kildereferanser...9 Vedlegg: Høringsuttalelse fra rådmannen...10 Telemark kommunerevisjon IKS ii
Sammendrag Kontrollutvalget i Sauherad kommune vedtok i møte 14.12.2005 å følge bygging av nytt sykehjem i kommunen ved forvaltningsrevisjon utført av Telemark kommunerevisjon IKS. Delrapport 1 som var første del i oppfølgingen av byggeprosjektet ble lagt fram for kontrollutvalget i møte 23. mai og behandlet i kommunestyret 14. juni 2007. Delrapport 1 omfattet planleggings- og prosjekteringsfasen. Delrapport 2 omhandler byggefasen, med hovedvekt på økonomi og framdrift i prosjektet. Vi har også undersøkt om anskaffelse av inventar og utstyr er i henhold til regelverket. Rapporten omfatter perioden fra byggestart fram til ferdigstillelse av sykehjemmet. Følgende problemstillinger er undersøkt: 1. Gjennomføres utbyggingen av Sauherad Bygdeheim i henhold til planer for fremdrift og vedtatt økonomisk ramme? 2. Blir rutiner for økonomisk styring og oppfølging fulgt? 3. Er regelverket om offentlige anskaffelser fulgt mht kjøp av inventar og utstyr? Framdrift og økonomisk ramme: Etter vår vurdering har gjennomføringen av prosjektet vært god fra de involverte partene i utbyggingen. Prosjektet var ferdig en måned før opprinnelig framdriftsplan. Kommunestyret har vedtatt en økonomisk ramme på 63,3 mill kroner. Totalkostnadene for prosjektet er beregnet til i underkant av 61,5 mill. kroner, det vil si om lag 1,8 mill kroner under den økonomiske rammen. Det er ikke samsvar mellom vedtatt økonomisk ramme for prosjektet og finansieringen. Låneopptaket er 0,7 mill kroner for høyt i forhold til den økonomiske rammen for prosjektet. Det er postitivt at Sauherad bygdeheim har blitt vesentlig rimeligere enn budsjettert, men siste låneopptak burde vært koordinert bedre i forhold til prosjektets totale kostnad Rutiner for økonomisk styring og oppfølging: Kontroller viser ingen vesentlige avvik i forhold til beskrevet rutine for attestasjon, anvisning og utbetaling i henhold til betalingsplan. Byggeleder har et manuelt system for økonomisk oppfølging som ikke forholder seg til hva som til enhver tid er registrert i kommunens regnskap. Uten samordning kan det være tilfeldig om eventuelle feilføringer i regnskapet blir oppdaget og rettet. Kommuneregnskapet viser avvik fra byggeleders regnskap som er lagt frem for byggekomiteen. Byggeleder mener han kun har ansvaret for de bygningsmessige arbeidene/entreprisene. Budsjettering av kostnader foretas av rådmannen. Hvem som har ansvaret for administrativ oppfølging av prosjektet totalt er uklart. Vi forusetter at kommunestyrets vedtak om at det skal legges fram et endelig byggeregnskap for kommunestyret følges opp av administrasjonen. Regelverket om offentlige anskaffelser Vi har merket oss begrunnelsen for å inngå avtale med Funksjonsutstyr, men er usikre på om de undersøkelsene kommunen har foretatt er dekkende for å oppfylle kravene til konkurranse i Telemark kommunerevisjon IKS iii
forskriften. Montering av utstyr er utført som dugnadsarbeid, hovedsakelig av byggeleder i fritiden og kommunen har mest sannsynlig spart utgifter på den valgte løsningen. Konkurransen i forbindelse med innhenting av tilbud om møbler og inventar er utlyst og gjennomført i henhold til kravene i forskriften. Det er positivt at det er skrevet protokoll fra konkurransen i henhold til forskriftens bestemmelser. Det er burde vært inngått skriftlig kontrakt om leveransene, jamfør konkurransegrunnlaget. Revisor vil komme med følgende anbefalinger:. Finansieringen av prosjekt bør være i samsvar med vedtatt økonomisk ramme. Det burde foreligget en skriftlig kontrakt om leveranser av møbler og inventar. Det bør legges opp til et system/rutiner for samordning og kontroll mellom byggeleder og kommunens regnskap. Det bør presiseres hvem som har det samla administrative ansvaret for oppfølging av prosjekter. Skien, 14.03.2008 Telemark kommunerevisjon IKS Marit Aasen forvaltningsrevisor Vigdis Slettvold oppdragsrevisor sign. Telemark kommunerevisjon IKS iv
1 Innledning Prosjektet er gjennomført som forvaltningsrevisjon. Hjemmel for forvaltningsrevisjon er gitt i kommunelovens 77 nr. 4, jamfør forskrift om kontrollutvalg kapittel 5 og forskrift om revisjon kapitel 3. Ifølge forskrift om revisjon 7 skal forvaltningsrevisjon gjennomføres og rapporteres i henhold til god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standarder på området. Denne rapporten er utarbeidet med grunnlag i RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon, fastsatt av Norges Kommunerevisorforbunds styre 23. mai 2005 og gjort gjeldende som god kommunal revisjonsskikk. Standarden bygger på norsk regelverk og internasjonale prinsipper og standarder som er fastsatt av International Organization of Supreme Audit Institutions (INTOSAI) og Institute of Internal Auditors (IIA). 1.1 Bakgrunn Kontrollutvalget i Sauherad kommune vedtok i møte 14.12.2005 å følge bygging av nytt sykehjem i kommunen ved forvaltningsrevisjon utført av Telemark kommunerevisjon IKS. Delrapport 1 ble lagt fram for kontrollutvalget i møte den 23. mai og behandlet i kommunestyret den 14. juni 2007. Rapporten var første del i oppfølging av byggeprosjektet og omfattet planleggings- og prosjekteringsfasen. Vi utredet følgende problemstillinger for denne delrapporten: 1. Gir saksutredningen tilstrekkelig grunnlag for de politiske beslutninger som er fattet i forbindelse med planlegging og prosjektering av nytt sykehjem? 2. Er kontraheringene gjennomført i samsvar med lov om offentlige anskaffelser? 3. Er det etablert tilfredsstillende systemer for administrativ økonomisk styring og oppfølging og rapportering til politisk organ? Revisors anbefalinger var at kommunen bør: o sørge for at de har tilstrekkelig kompetanse på lov og forskrifter om offentlige anskaffelser, og utarbeide rutiner for å sikre at ovennevnte brudd på regelverket om offentlige anskaffelser ikke gjentar seg o påse at alle utgifter tas med i de beregningene som legges fram for kommunestyret o ha rutine for at sluttregnskapet i investeringsprosjekter legges fram for kommunestyret o korrigere kontrakten med hovedentreprenøren dersom sikkerhet ikke skal stilles o sørge for at alle dokumentene vedrørende prosjektet blir arkivert i kommunen. Kontrollutvalget innstilte på revisors anbefalinger ved behandling av rapporten, og kommunestyret vedtok enstemmig kontrollutvalgets innstilling. 1.2 Avgrensing Delrapport 2 omhandler byggefasen, med hovedvekt på økonomi og framdrift i prosjektet. Rapporten omfatter perioden fra byggestart fram til ferdigstillelse i 2007. Rapporten inneholder ikke byggfaglige vurderinger. 1.3 Problemstillinger Problemstillingene er formuleret slik: 4. Gjennomføres utbyggingen av Sauherad Bygdeheim i henhold til planer for fremdrift og vedtatt økonomisk ramme? Telemark kommunerevisjon IKS 1
5. Blir rutiner for økonomisk styring og oppfølging fulgt? 6. Er regelverket om offentlige anskaffelser fulgt mht kjøp av inventar og utstyr? 1.4 Metode Rapporten er en videreføring av orienteringen som ble gitt i Delrapport 1. Metodevalget skiller seg ikke vesentlig ut fra arbeidet med Delrapport 1, men dokumentanalysen er nå konsentrert om den økonomiske utviklingen og fremdriften i byggeprosjektet. I tillegg har vi gjennomgått dokumentasjon for anskaffelser som er foretatt mht. kjøp av inventar og utstyr med en verdi over 500 000 kroner eks. mva. 1.5 Høring Ifølge 8, siste ledd i Forskrift om revisjon, skal administrasjonssjefen gis anledning til å gi uttrykk for sitt syn på de forhold som fremgår av rapporten, og administrasjonssjefens kommentarer skal fremgå av rapporten. Rådmannen fikk oversendt rapporten til høring i brev av 13. februar 2008, og har i sitt svarbrev uttalt at han ikke har vesentlige merknader. Svarbrevet er tatt inn som vedlegg i rapporten. 2 Revisjonskriterier I Delrapport 1 konkluderte vi bla med følgende: Rutinene for administrativ oppfølging, fakturering og styring og oppfølging med hensyn til framdrift av prosjektet virker tilfredsstillende, men vi mener at koordineringen mellom framdriftsplan og økonomiplan (med lånegodkjenning fra Fylkesmannen) ikke er bra nok. Vi mener også at kommunen bør ha rutine for å legge sluttregnskapet i investeringsprosjekter fram for kommunestyret. Vi påpekte også at kommunen ikke hadde fulgt en del av bestemmelsene i forskriften til lov om offentlige anskaffelser. Delrapport 2 er basert på de samme kildene til revisjonskriterier som Delrapport 1, og vi har satt opp følgende revisjonskriterier: o Utbyggingen skal gjennomføres i samsvar med tidsplanen og vedtatt økonomisk ramme, og i henhold til etablerte systemer for oppfølging og kvalitetssikring av eventuelle avvik i prosjektet mht. framdrift og kostnader. o Alle anskaffelser skal være foretatt i henhold til lov og forskrift om offentlige anskaffelser. 3 Gjennomføres utbyggingen av Sauherad Bygdeheim i henhold til planer for framdrift og vedtatt økonomisk ramme? 3.1 Fakta og funn Framdrift Framdriften ble forsert slik at åpningen fant sted en måned tidligere enn beregnet, dvs. med overtakelsesdato 15. november 2007. Møblering, opplæring av personale og innflytting av beboere startet deretter. Alle rom er ferdig møblert og utstyrt med inventar. Gardiner til en fløy vil bli levert i februar. Utenomhus arbeider er utført i henhold til tidsplanen. Området rundt sykehjemmet er ferdig planert, plenene sådd, det er lagt heller og asfaltert. Overtakelsesforretning Telemark kommunerevisjon IKS 2
Overtakelsesforretning ble holdt den 15.11.2007. Ifølge protokollen fra overtakelsesforretningen skulle påpekte mangler utbedres innen 23.11. Denne datoen ble utsatt, og etterkontroll ble holdt den 16. januar. I tillegg ble det foretatt en gjennomgang med rådgivende ingeniør elektro den 18.01.08. Etter dette har byggherren påpekt skriftlig mangler som ikke var utbedret. Entreprenøren har iflg. kontrakten stillet garanti i 3 år. Etter overtagelsen av bygget går ansvaret for forsikring av bygget over på byggherren, men oppdragsgiver har reklamasjonsrett iht. NS 8405 pkt. 36. Hovedregelen er at dersom entreprenørens arbeid ikke blir levert som fastsatt i kontrakten, skal arbeidet utbedres vederlagsfritt av entreprenøren. Ved overtagelse må synbare mangler reklameres på der og da. Skjulte mangler som viser seg etter overtakelsen må reklameres på når mangelen viser seg. Økonomisk ramme I kommunestyresak den 15.06.2006, Nytt sykehjem Notevarp valg av entreprenør, framgår det av saksutredningen at budsjettet totalt for prosjektet er skissert til 55 mill i vår langtidsplan fra mars 2006. I tillegg må vi dekke tomtekostnader på 0,6 millioner, planlegging og byggeledelse, byggelånsrenter og inventar. Den 14.06.2007 vedtok kommunestyret i sak 42: 1. Kommunestyret godkjenner at kostnadsrammen for bygging av nytt sykehjem økes fra 56 millioner kroner til 61.6 millioner kroner inkl mva. 2. Kommunestyret godkjenner en kostnadsramme for kjøp av inventar på 1,7 millioner kroner inkl. mva. 3. Kommunestyret godkjenner økning i låneopptaket for 2008 med 8 millioner kroner. 1 Med denne økningen er vedtatt totalramme: 63.3 mill kroner. Tabellen 1) Økonomisk oversikt over prosjektet År Finanisering (Lån og tilskudd) Lån godkjent av Fylkesmannen 2005 2006 2007 1 000 000 15 000 000 48 000 000*) 1 000 000 15 000 000 38 300 000 Vedtatt ramme fra komm.styret 1 000 000 55 000 000 63 300 000 Regnskap Merknad/Avvik + merforbruk - mindreforbruk 1 641 671 20 234 671 39 450 922 + 641 671 + 5 234 671 Totalt 64 000 000*) 54 300 000 63 300 000 61 327 264 *) Inkl.tilskudd fra husbanken: 9,7 mill kroner. Lån/ramme: + 0,7 mill Ramme/regnskap: - 1 972 736 Tabellen viser følgende: Utgiftene i 2005 beløp seg til kr 1 641 974. Bevilgningen er 1 mill kroner, godkjent låneopptak 1 mill kroner. Regnskapet viste et merforbruk i forhold til bevilgningen på kr 641 671. 1 Låneopptaket er senere godkjent tatt opp i 2007. Telemark kommunerevisjon IKS 3
Utgiftene i 2006 beløp seg til kr 20 234 671. Bevilgningen er 15 mill kroner, godkjent låneopptak 15 mill kroner. Regnskapet viste et merforbruk på kr 5 234 671 i forhold til bevilgningen. Utgiftene i 2007 var per 05.02.2008 regnskapsført med kr 39 450 922. Godkjent låneopptak fra fylkesmannen 30,3 + 8 mill = 38,3 mill kroner. I tillegg kommer tilskudd fra husbanken på kr 9 712 500 som er utbetalt i 2007, i alt 48 mill kroner. Kommunestyret vedtok en total ramme for prosjektet på 63,3 mill. kroner. Av saksframlegget går det fram at rammen omfatter byggeledelse(1 mill), renter i byggetiden (1,7 mill), avvik pga grunnforhold (1,5 mill), uforklart avvik/prisstigning (1,3 mill) og inventar (1,7 mill). Godkjent låneopptak + tilskudd fra husbanken utgjør 64 mill kroner. Dette er 0,7 mill kroner mer enn godkjent ramme for prosjektet. Regnskapet viser et akkumulert forbruk på kr 61 327 264. Byggeleder har opplyst at det vil påløpe kostnader for om lag 150 000 kroner i 2008. Kostnader Det er utarbeidet ny betalingsplan i samsvar med endret framdriftsplan. Det har påløpt noen kostnader underveis og det har vært poster som har gått til fradrag. Foruten merkostnadene knyttet til grunnforholdene, har den vesentligste endringen vært at man hadde uteglemt sprinkleranlegget i underetasjen på sykehjemmet. Dette er en brannteknisk pålagt oppgave, og bygget ville ikke bli godkjent uten dette. Sprinkleranlegget kostet kr 227 470. 3.2 Revisors vurderinger Framdrift Prosjektet har hatt meget god framdrift, da det var ferdig en måned før opprinnelig framdriftsplan. Endret framdriftsplan har ført til tilsvarende endring i betalingsplan for hovedentreprenør. Det er skrevet protokoll fra overtagelsesforretningen, som er undertegnet av oppdragsgiver (byggeleder) og entreprenør. Ved overtagelsen må synbare mangler reklameres på. Dette er fulgt opp i forbindelse med overtagelsesforretningene. Det synes som om gjennomføringen av prosjektet har vært god. Budsjett og finansiering Det er ikke samsvar mellom vedtatt total ramme på prosjektet og finansieringen. Godkjent låneopptak + tilskudd fra husbanken er 0,7 mill kroner høyere enn kommunestyrets kostnadsramme for prosjektet. Revisor har ikke fått opplyst grunnen til at dette ikke er samordnet. Resultatet er at låneopptaket er 0,7 mill kroner for høyt i forhold til den økonomiske rammen for prosjektet. I saksutredningen i sak k 42/07 er det i budsjettrammen lagt inn Uforklart avvik/prisstigning på 1,3 mill kroner. Ifølge den inngåtte kontrakten med hovedentreprenørene inngår prisstigning i avtalt sum. Rådmannen mente at uforklart avvik var begrunnet i at man hadde bommet på kostandsoverslaget med om lag 1,3 mill. kroner og henviste til at tilbudene som kom inn, lå høyere enn man hadde beregnet. Revisor stiller spørsmål om budsjettøkningen på dette grunnlaget er godt nok utredet. Telemark kommunerevisjon IKS 4
Regnskap Regnskapet viser at det er utgiftsført i alt kr 61 327 470 på prosjektet. Hvis det påløper omlag kr 150 000 i 2008 ser det ut til at Bygdeheimen blir omkring 1,8 mill kroner rimeligere enn budsjettert. Analyse av regnskapet viser at det i hovedsak er posten prosjektering/marginer/reserver som viser mindre forbruk (ca 1, 472 mill kroner inkl. mva). For de øvrige postene er det mindre avvik som går både i pluss og minus og som bla dekkes opp av budsjettposten uforklart avvik/prisstigning. 4 Blir rutiner for økonomisk styring og oppfølging fulgt? 4.1 Fakta og funn Rutinen er litt endret på grunn av at kommunen nå scanner alle bilag, men inneholder de samme kontrollene. Attestasjon og anvisning er i hehold til gitte fullmakter. I tillegg har merkantil, teknisk medarbeider påført kontostreng. Alle fakturaer som gjelder investeringsregnskapet går via budsjett- og regnskapsleder før utbetaling. Det føres ikke eget byggeregnskap. Byggeleder har samlet kopi av alle fakturaene i egen perm og følger med på hva som til enhver tid skal utbetales. Tillegg skal ikke iverksettes uten avtale. Det brukes skjema for endring/tillegg og varsel om krav på fristforlengelse og/eller vederlagsjustering etter mal NS 3431. Med unntak av ekstra kostnader som påløp på grunn av dårlige grunnforhold, er kostnader ved tillegg/endringer samlet opp og fakturert til slutt. Det har ikke vært behov for å innkalle byggekomiteen eller orientere kommunestyret, bortsett fra i forbindelse med grunnforholdene våren 2006. Byggekomiteen ble i møte 29.01.2008 orientert om byggeprosjektet i forbindelse med ferdigstillelsen. Tabell 2) Kontroll av utbetalinger til konsulenter. Tabellen gjelder bare utgifter som inngår i avtalt honorar. Kontrakt Sluttfaktura Kommentarer Søndergaard-Rickf. 1 790 340 1 054 056-736 284 Løkja 552 000 551 245-755 Tveiten 750 000 773 280 + 23 280 Rie 600 000 619 575 + 19 575 Konsulentene får oppgjør etter innsendt faktura spesifisert på honorar iflg. avtale og utlegg for kopiering/reiser. Kontroll av utbetalte fakturaer har ikke vist avvik i forhold til fakturerte beløp som er oppgitt fra firmaene med unntak av 2 fakturaer fra Søndergaard-Rickfelt vedrørende Hørte barnehage, som feilaktig var belastet bygdeheimen. Dettte er nå rettet opp etter merknad fra revisor. Telemark kommunerevisjon IKS 5
Tabell 3) Kontroll av utbetalinger til hovedentreprenøren Kontrakt Sluttfaktura Kommentarer Skorve, Linga og Nikmann 38 768 517 40 038 800 *) + 1 270 283 Se under *) Kontraktsbeløp diverse uttrekk + endrings/tilleggsarbeider. De største tilleggene består av merutgifter i forbindelse med grunn og betongarbeider (kr 1 037 455) og uteglemt sprinkleranlegg (kr 227 470). Kontroll av faktura til hovedentreprenør: Månedlig utbetaling i henhold til betalingsplanen har blitt fulgt for hovedentreprenøren. Byggeleder har holdt igjen fakturaene innenfor betalingsfristen, for å se at framdriften følges. Han attesterer for utført arbeid/leveranser i forbindelse med bygningen. Leveranse av inventar og utstyr er kontrollert av virksomhetsleder. Anvisende myndighet har liten mulighet til å foreta kontroll av leveranser. Inventar og utstyr Posten for inventar og utstyr viste et stort overforbruk som skyldtes at faktura fra Funksjonsutstyr feilaktig var ført på inventar i stedet for på bygget. Dette er rettet opp i regnskapet etter merknad fra revisor. Sluttregnskap Byggeleder har lagt frem sluttregnskap for prosjektet for byggekomiteen. Dette regnskapet viser noe avvik i forhold til regnskapet som er ført i kommunen. 4.2 Revisors kommentarer Kontroller viser ingen vesentlige avvik i forhold til beskrevet rutine for attestasjon, anvisning og utbetaling i henhold til betalingsplan. Imidlertid skjer oppfølging av regnskapet fra byggeleder ved hjelp av et manuelt system som ikke forholder seg til hva som til enhver tid er registrert i kommunens regnskap på anlegget. Dette er uheldig fordi det vil være tilfeldig om eventuelle feilføringer i regnskapet blir oppdaget og rettet. Byggeleders regnskap som er lagt frem for Byggekomiteen, viser avvik fra regnskapet som revisor har kontrollert i kommunen. Vi har fått opplyst at byggeleder kun har ansvaret for oppfølging av prosjektet for den delen som gjelder de bygningsmessige arbeidene/entreprisene. Budsjettering av øvrige kostnader foretas av rådmannen. Ansvaret for oppfølging av prosjektet totalt er noe uklart. Det er forholdsvis stort avvik mellom vedtatt ramme og forbruk (ca 1,8 mill kroner), og i tillegg er det tatt opp 0,7 mill kroner for mye i lån i forhold til prosjektets vedtatte ramme. Det er postitivt at Sauherad bygdeheim har blitt vestentlig rimeligere enn budsjettert, men det ville vært gunstigere for kommunen at siste låneopptak hadde blitt koordinert bedre i forhold til anleggets totale kostnad. Vi har i vår Delrapport 1 anbefalt at det legges fram et endelig byggeregnskap for kommunestyret. Telemark kommunerevisjon IKS 6
5 Er regelverket om offentlige anskaffelser fulgt mht kjøp av inventar og utstyr? 5.1 Fakta og funn I rammen til sykehjemmet er det budsjettert med kjøp av funksjonsutstyr kr 700 000, og Inventar og utstyr til 1,36 mill kroner (eks. mva). Anskaffelser over kr 500 000 eks. mva skal, med visse unntak, følge forskriftens del 2 med krav til utlysning, konkurranse, protokollføring mv. Forskriften gir i 2-1 (2) punkt a, hjemmel for å følge del 1 i forskriften hvis anskaffelsen bare kan foretas hos en leverandør i markedet Funksjonsutstyr A/S 2 (Bad og kjøkken): Det er ikke utlyst konkurranse, og anskaffelsen har skjedd ved direkte kjøp. Byggeleder gir følgende forklaring: Byggekomiteen fikk i planleggingsfasen henvendelse fra mange leverandører av sykehjemsutstyr. Endel firmaer hadde presentasjon av sine produkter for ansatte ved bygdeheimen og rep. for byggekomiteen. Deriblandt BANO AS og Funksjonsutstyr AS. BANO Bad var montert i flere sykehjem, men Funksjonsutstyr var så langt vi fikk opplyst ikke montert noen steder enda. Referanselista vi fikk fra Funksjonsutstyr AS var derfor dansk. Med bakgrunn i dette ble vi innbudt til å se utstillingen/testrommet som var satt opp inne hos Funksjonsutsyr AS i Oslo. Ansatte, planlegger, leder byggekomite og undertegnede var med for å se på løsningen. I og med at dette ikke var å se andre steder, fikk vi også noe større rabatt enn vi ellers ville fått. Byggekomiteen var ikke i tvil om at dette utstyret måtte medtas. Total kostnadene på dette utstyret var imidlertid så store at vi måtte redusere kostnadene mest mulig. Det ble det derfor bestemt at dette utstyret ikke skulle legges inn i kontakten med entreprenøren - som derved ville fått 15% påslag + monteringen. Både kjøp og montering skulle utføres av kommunen selv. Slik vi forsto informasjonen vi fikk, var både BANO Bad og Funksjonsutstyr spesialutstyr som kun ble levert av BANO AS og Funksjonsutstyr AS, og som samtidig hadde kompetanse til å planlegge løsning og riktig leveranse. Kommunen selv, dvs i det vesentlige byggeleder, har som et resultat av dette foretatt montering av alt utstyr som gratis dugnadsarbeid i sin fritid. Utstyr møbler Kommunen har benyttet rådgiver ved Vest-Telemark Næringsutvikling som konsulent i forbindelse med utarbeiding og gjennomføring av konkurransen. Konkuransen ble lyst ut på Doffin som konkurranse etter forhandlinger med tilbudsfrist 2.09.2007. Konkurransegrunnlaget inneholder opplysninger om kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. Det mest økonomisk fordelaktig tilbudet etter oppsatte kriterier skulle velges. I konkurransegrunnlaget er det opplyst at det vil bli inngått avtale/kontrakt med den/de leverandør(er) som får sitt/sine tilbud antatt. Oppdragsgivers standard avtalevilkår utgjør en obligatorisk del av avtalen/kontrakten. Det kom inn tre tilbud. Disse var fra Bohus Notodden AS, EFG Hov og Dokka AS, Kinnarps AS. Sauherad har i likhet med de fleste kommunene i Vest- og Midt-Telemark, inngått rammeavtaler med disse firmaene gjennom Innkjøpssamarbeidet for Buskerud, Telemark og 2 Fakturasum eks mva kr 551 521,- Leveransedato 30.3.2007. Telemark kommunerevisjon IKS 7
Vestfold (BTV-samarbeidet). I utgangspunktet kunne kommunen benyttet seg av disse rammeavtalene ved kjøp av møbler og utstyr. Begrunnelsen for å innby til konkurranse, var at man håpet på å få inn flere og bedre tilbud. De tre leverandørene som leverte inn tilbud, har blitt tildelt deler av leveransen. Dette er meddelt i brev, men det foreligger ikke skriftlig kontrakt mellom kommunen og leverandørene som viser totalkostnadene for hver leveranse. Det er skrevet protokoll fra konkurransen i henhold til forskriftens bestemmelser. 5.2 Revisors vurderinger Dersom byggeleders opplysninger om at firmaet Funksjonsutstyr er eneleverandør i Norge, har kommunen med henvisning til forskriftens unntak i 2-1 (2) a, rett til å innhente tilbud uten annonsering eller konkurranse. I Veilederen til forskriften står det at Det er i samsvar med formålet i regelverket om effektive anskaffingar då ein konkurranse i slike tilfelle ville vere bortkasta tid og ressursar. Regelverket avklarer ikke hvilket marked som må undersøkes for å sikre seg at det bare er en leverandør. Revisor har merket seg begrunnelsen for å inngå avtale med Funksjonsutstyr, men kan ikke ta stilling til om de undersøkelsene kommunen har foretatt er tilstrekkelige. Montering av utstyr er utført som dugnadsarbeid hovedsakelig av byggeleder i fritiden og kommunen har mest sannsynlig spart utgifter på denne løsningen. Når det gjelder møbler og utstyr er konkurransen utlyst og gjennomført i henhold til kravene i forskriften. Det er positivt at det også er skrevet protokoll fra konkurransen i henhold til forskriftens bestemmelser. Det er imidlertid ikke inngått skriftlig kontrakt om leveransen, jamfør konkurransegrunnlaget. 6 Revisors konklusjoner og anbefalinger Gjennomføres utbyggingen av Sauherad Bygdeheim i henhold til planer for fremdrift og vedtatt økonomisk ramme? Prosjektet var ferdig en måned før opprinnelig framdriftsplan. Endret framdriftsplan har ført til tilsvarende endring i betalingsplan for hovedentreprenør. Det synes som om gjennomføringen av prosjektet har vært god fra de involverte partene. Det er ikke samsvar mellom vedtatt økonomisk ramme for prosjektet og finansieringen. Låneopptaket er 0,7 mill kroner for høyt i forhold til den økonomiske rammen for prosjektet. Revisor har ikke fått opplyst grunnen til at dette ikke er samordnet. I saksutredningen i sak k 42/07 er det i budsjettrammen lagt inn Uforklart avvik/prisstigning på 1,3 mill kroner. Prisstigning inngår i kontrakten med hovedentreprenøren og revisor stiller spørsmål om grunnlaget for beregningen av denne budsjettposten er godt nok utredet. Blir rutiner for økonomisk styring og oppfølging fulgt? Kontroller viser ingen vesentlige avvik i forhold til beskrevet rutine for attestasjon, anvisning og utbetaling i henhold til betalingsplan. Byggeleder har et manuelt system som ikke forholder seg til hva som til enhver tid er registrert i kommunens regnskap. Uten samordning kan det være tilfeldig om eventuelle feilføringer i regnskapet blir oppdaget og rettet. Telemark kommunerevisjon IKS 8
Byggeleder har kun ansvaret for de bygningsmessige arbeidene/entreprisene. Budsjettering av kostnader foretas av rådmannen. Ansvaret for administrativ oppfølging av prosjektet totalt virker uklart. Det er postitivt at Sauherad bygdeheim har blitt vestentlig rimeligere enn budsjettert, men siste låneopptak burde vært koordinert bedre i forhold til anleggets totale kostnad. Vi forusetter at kommunestyrets vedtak om at det skal legges fram et endelig byggeregnskap for kommunestyret følges opp av administrasjonen. Er regelverket om offentlige anskaffelser fulgt mht kjøp av inventar og utstyr? Konkurransen for anskaffelse møbler og inventar er utlyst og gjennomført i henhold til kravene i forskriften. Det er positivt at det også er skrevet protokoll fra konkurransen i henhold til forskriftens bestemmelser. Det er burde vært inngått skriftlig kontrakt om leveransen, jamfør konkurransegrunnlaget. Revisor har merket seg begrunnelsen for å inngå avtale med Funksjonsutstyr, men finner det vanskelig å ta stilling til om de undersøkelsene kommunen har foretatt er tilstrekkelige for å oppfylle kravene til konkurranse i forskriften. På bakgrunn av våre undersøkelser vil vi komme med følgende anbefalinger: Finansieringen av prosjekt bør være i samsvar med vedtatt økonomisk ramme. Det burde foreligget en skriftlig kontrakt for leveranser av møbler og inventar. Det bør legges opp til et system med samordning og kontroll mellom byggeleder og kommunens regnskap. Ved prosjekter bør det presiseres hvem som har det samla administrative ansvaret for oppfølging av prosjekter. Litteratur og kildereferanser Lov 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven). Forskrift 15. juni 2004 om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. Forskrift 15. juni 2004 om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. Lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser. Forskrift 24.november 2006 nr. 1295 til Lov om offentlige anskaffelser. Fornyings- og administrasjonsdepartementet: Rettleiar til reglane om offentlege anskaffingar, P-0933 N Norges Kommunerevisorforbund, 23. mai 2005, RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon. Vedlegg: Brev fra rådmannen vedrørende høring av rapporten Telemark kommunerevisjon IKS 9
Vedlegg: Høringsuttalelse fra rådmannen Telemark kommunerevisjon IKS 10