KS SvarUt konfigurere, bruke og administrere
Side 2 av 14 Innhold 1. Innledning... 3 2. Hva er SvarUt?... 4 3. Fra saksbehandler til mottaker... 5 3.1. Saksbehandler ekspederer brevet... 5 3.2. Er forsendelsen gyldig?... 5 3.3. Arkivering og videresending... 5 3.4. Varsling gjennom Altinn... 5 3.5. Mottaker leser meldingen i Altinn... 6 3.6. Mottakeren får brevet i posten... 6 4. Tilgang til... 7 5. Konfigurasjon av SvarUt... 8 5.1. Konfigurasjon av organisasjonen... 8 5.2. Konfigurasjon av avsenderen... 8 5.2.1. Forsidetekst... 9 5.2.2. Varsling... 9 5.2.3. Print... 10 5.2.4. Servicepassord... 10 5.2.5. Tilganger... 10 6. Andre funksjoner... 11 6.1. Statistikker og grafiske fremstillinger... 11 6.2. Forsendelser... 12 6.3. Send forsendelse... 12 6.3.1. Brukere med begrenset tilgang... 14 6.4. Manuell print... 14 6.5. Hjelp... 14 6.6. Utlogging... 14 konfigurere, bruke og administrere
Side 3 av 14 1. Innledning Hensiktene med dette dokumentet er i første rekke å beskrive den konfigurasjonen som lokal administrator i kommunen eller fylkeskommunen må foreta for å ta i bruk. Dokumentet inneholder også en kort beskrivelse av og også beskrivelse av andre funksjoner som lokal administrator har tilgang til. Målgruppen er altså primært lokal administratorer i kommuner og fylkeskommuner, men dette kan også ha interesse for leverandører av sak/arkivsystemer og andre fagsystemer som skal kommunisere med SvarUt. I dette dokumentet er, for enkelhets skyld, begrepet «kommune» ensbetydende både med kommune og fylkeskommune. Spørsmål og andre henvendelser om SvarUt rettes til på epostadressen svarut@ks.no. konfigurere, bruke og administrere
Side 4 av 14 2. Hva er SvarUt? SvarUt er en løsning har etablert for å kunne sende utgående post fra kommunen i et elektronisk format og for å innføre sentralisert løsning for utsending av vanlig brevpost. Denne komponenten implementeres mellom kommunens egne fagsystemer og Altinn. Oppgaven denne komponentenn løser er distribusjon av meldinger/vedtak til riktig meldingstje- riktig skrevet? Følger selve brevet neste, nødvendig loggføringer og eventuell l distribusjon til ordinærr postgang. Forsendelsene adresseres på vanlig måte. I til- legg påføres fødselsnummer eller organisasjons- for kommunen, nemlig fra fagsystemet til Svar- Ut. nummer for å oppnå digital forsendelse. Figur 1 viser det enee grensesnittet som er viktig I Figur 2 vises hele gangen gjennom systemet. Her er det også illustrert et alternativt gren-av forsendelser. Som skissen viser, foretas det først en validi- tetskontroll. Er forsendelsen riktig adressert? Er fødselsnummer og/eller o organisasjonsnummer Figur 1: Enkel systemskisse sesnitt for manuell innsending med? Figur 2: Forsendelserr fra saksbehandler til mottaker Dersom forsendelsen er gyldig blir denne lagret i SvarUts forsendelsesarkiv. Deretter foretas det en vurdering av om det kan sendes digitalt,, altså om det foreligger et gyldig fødsels- eller organi- sasjonsnummer. I så fall rutes dette videre til Altinn som sender varsel til mottaker. Dersom det ikke er mulig å sende dette digitalt, blir det sendt til utskrift og postlegging. SvarUt vil etter hvert også bli knyttet til Sikker Digital Post, slik at innbyggerne får posten til den meldingsboksen som er valgt. SvarUt vil således fullt ut tilfredsstille den nye eforvaltningsfor- skriften.
Side 5 av 14 3. Fra saksbehandler til motta aker For å illustrere forsendelsens vei fra saksbehandler i kommunen til innbyggeren mottar dette, har vi tatt utgangspunkt i et tenkt tilfelle hvor Storevik kommune inviterer till informasjonsmøte om SvarUt. 3.1. Saksbehandler ekspederer brevet Saksbehandler har skrevet brevet, som vist t i Figur 3, og ekspedetil innbyg- rer dettee gjennom kommunens sak/arkivsystem. I sak/arkivsystemet påføres fødselsnummer for posten gerne og organisasjonsnummerr for post til virksomhetene, i tiltil legg til ordinær postadresse. Deretter ekspederes dette SvarUt. Alternativt kan også saksbehandler også sende dette via SvarUts manuelle grensesnitt, som vist i Figur 4. Figur 3: : Eksempel på brev 3.2. Er forsendelsen gyldig? Ved lere mottak vil SvarUt-komS mponenten kontrol- om forsendelsen er gyldig. Figur 4: Manuell forsendelse 3.3 Lagring og videresen- ding Dersom forsendelsen er gyldig vil den lagres l i SvarUts forsendelsesarkiv. Her vil brevet bli arkivert i minst 3 måneder. Deretter blir dett foretatt en n vurdering av om denne kan sendes digitalt. Det må da foreligge et gyldig fødsels- eller organisasjonsnummer. I vårt eksempel har vi adressert dette til et fir- ma med et gyldig organisasjonsnummer. 3.4. Varsling gjennom Altinn Altinn sender et varsel til mottaker om at det har kommet post fra kommunen. Mottakeren får dette som SMS og/eller som epost som vist i Figur 5 Figur 5: SMS og epost fra Altinn
Side 6 av 14 3.5. Mottaker leser meldingen i Altinn Figur 6: Meldingsboksen i Altinnn Mottakeren logger inn i Altinn via ID-porten og finner meldingenn i sin meldingsboks som vist i Figur 6. Mottakeren klikker på meldingen og får den- ne frem som vist i Figur 7. I meldingen klik- ker mottakeren igjen på linken til selve brevet som vist i Figur 8. SvarUt har satt inn et ark foran selve brevet som forteller at dette altså er post fra Storevik kommune. Standardteksten i dette brevet kan konfigure- res av kommunen. 3.6. Mottakeren får brevet i posten Dersom forsendelsen ikke er påført fødsels- eller organisasjonsnummer blir brevet sendt som ordinær brevpost. Det samme skjer om forsendelsen ikke leses digitalt innen 2 virkedager. Figur 7: Meldingen i Altinn Figur 8: Brevet fra kommunen
Side 7 av 14 4. Tilgang til Før kommunen kan ta i bruk SvarUt må det tegnes en avtale med KS KommIT. Avtalesettett består av selve avtalen og 7 vedlegg. Kommunen får tilsendt dette avtalesettet ved hen- får vendelsee til på epost svarut@ @ks.no. Kommunen peker deretter ut en lokal administrator som ansvaret for konfigurasjon og øvrig overvåking av. Det er utviklet en egen nettjeneste, et forvaltningsgrense- dette snitt, som har adressen https:// /svarut.ks.no. Tilgang til forvaltningsgrensesnittet skjer gjennom pålogging i ID- porten, som illustrert i Figur 9. Kommunen må oversende navnn og fullt fødselsnummer til lokal administrator. KommIT gir vedkommende tilgang til forvaltningsgrensesnittet og lokal administrator kan logge inn. Forvaltningsgrensesnittet inneholder flere funksjoner. Åpbruk ningssiden viser en overordnet status for kommunens av SvarUt med oversikt over antall forsendelser med ulik status. Figur 9: Pålogging via ID-porten Figur 10: Forvaltningsgrensesnittet med hovedmenyen I dette dokumentet skal vi førstt og fremst konsentrere oss konfigurasjonen avv SvarUt, men også kort beskrive de øvrige funksjonene.
Side 8 av 14 5. Konfigurasjon av SvarU Ut 5.1. Konfigurasjon av organisasjonen Klikk på «Konfigurasjon» i hovedmenyen. Figur 11: Menyvalget til Konfigurasjon Du kommer da inn i din organisasjons (kommunens) konfigurasjo on med en meny til venstre som viser organisasjonens «avsendere». Den neste figuren viser organisasjonen medd én avsender. Figur 12: Konfigurering av organisasjonen Det kan defineres tilgang på organisasjonsnivå. Vedkommende fårr da full tilgang til konfigurasjon av organisasjonen og alle underliggende avsendere. 5.2. Konfigurasjon av avsenderen Det er «avsenderen» som kommuniserer med kommunens fagsystem, f.eks. sak/arkivsystemet. En kommune kan ha flere avsendere, blantt annet dersom det skal sendes postt fra flere ulike fagsystemer. Det er da vanlig å knytte hvert enkelt fagsystem til hver sin avsenderr i SvarUt. På sam- me måten kan kommunen velge å knytte avsenderne til ulike avdelinger i kommunen. Det er imidlertid vanligst at en kommune kun har én avsender.
Side 9 av 14 5.2.1. Forsidetekst Som vist i Figur 8 blir det generert en egenn forside før det egentlige brevet fra kommu- nen. I dette finner vi øverst kommunens navn og adresse, deretter navn og adresse til motta- i ker, forsendelsens tittel, slik den er definertt sak/arkivsystemet (eller i skjermbildet for ma- nuell forsendelse), og til slutt en forhåndsdefi- nert standardtekst. Kommunens navn og adresse og standard-- teksten legges inn under fanen «Forside»«for avsenderen, som vist i Figur 13. Den røde stjernen markerer at avsenderens s navn (kommunenavnet), postnummer og poststed er obligatorisk. 5.2.2. Varsling Figur 14 viser fanenn «Varsling».. Her konfigu- i Figur 5, både teksten som ligger i selve mel- dingen i Altinns meldingsboks og tekstene reres tekstene som sendes fra Altinn, som vist som vises i SMS-meldingen og eposten som inneholder varselet om at det har kommet post. I første felt velger du varslingstjeneste som altså er Altinn eller ingen tjeneste. Du skriver inn kommunens navn i «Avsender- tekst» og en eventuell ekstra tekst. Ekstrateks- i ten vil i så fall bli lagt til slutt i den teksten som vises i Altinns meldingsboks, som vistt Figur 6. De tekstene som da fremkommer i de tre bok- «Avsendertekst», «Ekstra tekst»» og de stan-- dardtekster som ligger i SvarUt. Du kan altså ikke redigere i disse grå boksene. sene med grå bakgrunn er da sammensatt av Figur 13: Forsiden Figur 14: Varsling
Side 10 av 14 5.2.3. Print Under «Print» angir du om kommunen skal benytte den sentralee utskriftsleverandøren Grafisk Digital AS eller om kommunen selv vil printe og postlegge selv. Dersom Grafisk Digital velges som utskrifts- munen går i ordinær drift ved å sende melding om dette til svarut@ @ks.no. Det er KommITT som så gir Grafisk Digital beskjed om å aktivi- sere utskriftsfunksjonen for kommunen. leverandør skal også kommunenummeret angis. Husk å gi beskjed til når kom- Figur 15: Print 5.2.4. Servicepassord Når kommunens fagsystemer, f.eks. f sak/arkivsystemet skal knyttes til t SvarUt må det i fagsystemet legges inn adressen til Svar- forsendelsesservice. Den første versjonen har adressen https://svarut.ks.no/tjenester/forsendelseservice/forsendelsesservicev1 mens den siste versjonen har adressen https:// /svarut.ks.no/tjenester/forsendelseservice/forsendelsesservicev2. Brukernavnet er det samme som du ser som avsender i forvaltningsgrensensittet, som f.eks. «9999_storevik» i Figur 12. Ut-komponentens Web Service, et brukernavn og et passord. Figur 16: Servicepassord Det foreligger to versjoner av SvarUts Webb Passordet generererr du i fanen «Servicepassord». Klikker du på knappen [Generer servicepassord] får du som retur et passord som legges inn i fagsystemet som passord. Vær klar over at dersom du genererer et nytt servicepassord må dette også legges inn i det aktuel- le fagsystemet. 5.2.5. Tilganger Her definerer du brukere som skal s ha tilgang til dennee avsenderenn alene, men ikke andree avsendere (om kommunen altså har flere av- sendere) ). Merk at det også kan defineres til- ganger på organisasjonsnivået, ref. r 5.1 Konfigu- ået rasjon av organisasjonen. De brukere som gis tilgang på avsendernivå får kun tilgang til den aktuelle avsenderen, ikke organisasjonenn og ikke andre avsendere. Det kan defineres brukere som har begrenset tilgang, nemlig til kun å generere manuelle forsendelser. Bruk da fanen «Begrenset tilgang».
Side 11 av 14 6. Andre funksjoner 6.1. Statistikker og grafiske fremstillinger Den første siden du kommer inn på etter nnlogging inneholder statistikker ogg grafiske fremstil- linger. Den finner du også ved å klikke på «KS SvarUt» i toppmenyen. Figur 17: Statistikk og grafiske fremstillinger Øverst til venstre finner du en status s for alle forsendelser fra og med m oppstart. Vær oppmerksom på at denne statusen kan være litt misvisende. Ved noen tilfeller velger mottaker å lese en forseni statu- delse digital etter at den er mottatt på papir. I slike tilfeller vil forsendelsen tellee med både sen for «Lest» og «Printet». Dersom alle tallene summeres vil dettee kunne bli et litt høyeree tall enn det faktiske antall forsendelser. Under denne statistikken vises antall forsendelser innenfor en angitt tidsperiode. Tidsperioden bestemmes ved å trekke i «hendlene» nederst. Alternativt kan du klikke k på de små knappene øverst til venstre for å vise antall forsendelse innenfor 1 time, 1 dag, en arbeidsuke, osv. Grafen kan vise totalt antall forsendelser ogg prosentviss antall som er lest digitalt.
Side 12 av 14 6.2. Forsendelser Alle forsendelser loggføres. Loggen kan leses i funksjonen «Forsendelser». Her kan du søke etter en enkelt forsendelse dersom du har forsendelsesid. Du kan alternativt be omm alle forsendelser innenfor et angitt tidsrom. Dersom du har ulike avgivendee system, som f.eks. i Sør-Trøndelagg fylkeskommune hvor de har STFK BIZTALK og 360, kan du velge ett av disse eller alle. Du kan videre bee om å få alle forsendelser som har en bestemt status eller velge å få alle forsendelser, uavhengig av status. Til slutt kan du søke i fritekst etter bestemte mottakere. Du får umiddelbart opp forsendelsesloggenn ut i fra de valg du har gjort. Figur 18: Forsendelsesloggen For hver enkelt forsendelse kan du klikke på pilen til venstre og fåå frem detaljer om denne, inkludert ekspederingshistorikken. Alternativt kan du velge å få dette som en kommaseparert fil [csv] eller som Excel-fil [xls]. 6.3. Send forsendelse Normalt vil alle forsendelser komme fra kommunens fagsystemer,, f.eks. sak/arkivsystemet. I en del tilfeller kan det likevel være aktuelt å sende post utenom fagsystemene. Det kan f.eks. være fagsystemer som ikke har grensesnitt mot SvarUt, som f.eks. i skatteregnskapssystemet SOFIE som benyttes av kemnerkontorene.
Side 13 av 14 I SvarUts forvaltningsgrensesnitt har vi derfor en egen funksjon for å sende manuelt: Figur 19: Manuelle forsendelser Dette skjermbildet er to-delt. Første del er knyttet til selve forsendelsen. Her legges først inn tittelen på forsendelsen. Deretter kan du velge at denne forsendelsen kun k skal sendes digitalt. Det betyr at forsendelsen ikke under noen omstendighet vil bli printet ut og postlagt, heller ikke om den ikke leses digitalt.
Side 14 av 14 6.4. Manuell print Øverst til høyre legges dokumentene inn. Disse må være i rent PDF-format, uten passord og uten annotations, på samme måten som s de forsendelsene som genereres i sak/arkivsystemene.. Du bestemmer så printkonfigurasjonen. I neste del av skjermbildet angirr du mottakerne. Du må velge om dette d skal sendes til privatper- fødsels- f son eller organisasjon. Dersom forsendelsen skal kunne formidles digitalt må du da angi eller organisasjonsnummer. Dersom du oppgir organisasjonsnummeret kan duu hente adressein- 6.3.1. Brukere med begrenset tilgang I kapittelet 5.2.5 Tilganger har vii beskrevet hvordan det kan defineres brukere med begrenset til- formasjon fra Enhetsregisteret. For privatpersoner må dette skrives inn. Du kan legge inn flere mottakere. Disse vises fortløpende nederst i skjermbildet. Helt nederst har du en knapp for å forhåndsvise forsendelsen og en e knapp forr å sende den. gang. Disse brukerne vil kun ha tilgang til grensesnittett for å sendee forsendelser, og har ikke til- gang til å lese forsendelsesloggen eller foreta konfigurasjonsendringer. Selv om det er normalt å velge sentral utskriftsleverandør, kan kommunen likevel velge selv å skrive ut og postlegge selv. Til dette er det en egen funksjon for manuell m print. Figur 20: Manuell print Her listes alle printjobber. Ved å klikke på [Last ned] blir dokumentet lastet ned og kan deretter skrives ut lokalt. Når dette deretter er klart for postlegging, skal det kvitteres i SvarUt ved å klikke på [Bekreft manuelt printet]. 6.5. Hjelp Under «Hjelp» finner du dokumentasjonenn av SvarUt og også versjonshistorikken. Her kan du se hvordan systemet har utviklet seg. s 6.6. Utlogging Du klikker på det anonymisertee fødselsnummeret for å logge ut.