Til tjeneste Arbeids ordning for Lions distrikt 104 F Dato Endring iht. DM vedtak Side Kapittel 17/4 DM Skien 2004 4 6-3 og 6-4 23/4 DM Notodden 2005 5 10 29/4 DM Kristiansand (Birkenes) 2006 (se protokoll pkt.5) - - 21/4 DM Stavern 2007 (se protokoll pkt.5) - - 19/4/08 DM Arendal 2008 - gjennomgått /5/08 RM Haugesund 2008 Miljø tillagt IRC 4 5 4/7/08 Convention Bangkok / Guvernør råd - VDG II gjennomgått 3 5 4/7/08 Convention Bangkok /GMT- koordinator 3 5 4/7/08 Convention Bangkok /LCIF -koordinator 3 5 20/02/2010 Styremøte i104f, vedtak iht. Convention Bangkok /Guvernør råd, VDG II Dokument justert 17/04/2010 DM Sauherad endret ordlyden fra styremedlem til VDG II (se Dokument justert protokoll pkt. 4.3.) 09/04/2011 DM Fevik 2011, endringer ihht den internationale arbeidsordningen Div 01.07.2011 Lovkomiteen av DM 2011 oppdateringer/ft side. 1
KAPITTEL 1 Distriktsråds - og distriktsstyremøter 1. DG fastsetter tid og sted for distriktsstyremøter og rådsmøter. Han/hun er også ansvarlig for innkalling til disse møtene. Det holdes minst 3 distriktsrådsmøter i arbeidsåret, det første møtet skal holdes innen 15. september og det siste møtet bør avholdes i tilknytning til distriktsmøtet. 2. Distriktsstyremøtene holdes når det er behov for det, og helst en gang i kvartalet. DG leder møtene i distriktsrådet og distriktsstyret. Distriktsstyrets medlemmer har møteplikt til distriktsstyret og distriktsrådsmøtene. Distriktsrådets medlemmer har møteplikt til distriktsrådsmøtene. Dersom man er forhindret fra å møte melder man dette til DG. DS fører referat fra møtene. 3. Til styre- og rådsmøter kan det innkalles lions og andre som har en spesiell tilknytning til saker som behandles (f eks komité-ledere fra faste eller oppnevnte komitéer, president og/eller andre representanter fra arrangørklubb for årets DM). KAPITTEL 2 Distriktsguvernørens rettigheter og plikter 1 DG s funksjonstid er ett år, og regnes fra DG blir innsatt på den internasjonale kongressen til ny etterfølger på samme måte innsettes i funksjonen neste år. 2 DG representerer klubbene i sitt distrikt overfor multippeldistriktet, i det nordiske og europeiske samarbeidet og overfor LCI. På samme måte representerer DG den internasjonale presidenten og LCI overfor klubbene. DG er medlem av MD 104 s guvernørråd og eventuelle andre komitéer GR velger ham/henne til. 3 DG har rett og plikt til å delta på Riksmøtet. KAPITTEL 3 DG-elects rettigheter og plikter 1 I perioden etter DM og inntil DG er innsatt i sin funksjon, bærer han/hun tittelen DG-elect. 2 DG-elect har rett og plikt til delta på Riksmøtet, den internasjonale kongress og DG-electseminarene som arrangeres i tilknytning til Kongressen. Han/hun har også plikt til å delta på den opplæring/orientering som gis for DG-elect i forbindelse med riksmøtet. 3 Før vedkommende reiser til den internasjonale kongressen skal kommende års DS/DK, være rapportert til Lions s sekretariatet og LCI. KAPITTEL 4 VDG s rettigheter og plikter 1 VDG I er DG s nærmeste medarbeider, stedfortreder og medlem av distriktsstyret. VDG I skal til en hver tid være så godt orientert om DG s arbeid, at vedkommende på anmodning kan overta dennes gjøremål. Dersom ikke VDG I av en aller annen gyldig grunn, ikke kan stille opp, overtar VDG II 2 VDG I bør være eneste kandidat til valg som DG det etterfølgende året. 3 VDG I skal på beste måte forberede seg til å overta som neste års DG. Han/hun skal ta del i den skolering som legges opp for visedistriktsguvernørene. 01.07.2011 Lovkomiteen av DM 2011 oppdateringer/ft side. 2
4 Når VDG I representerer DG, dekkes hans/hennes utgifter av LCI etter de samme regler som for DG. Det samme gjelder for de øvrige medlemmer av distriktsstyret og rådet. KAPITTEL 5 Distriktets fagsjefer A. Distriktet skal normalt ha fagsjefer for: Internasjonalt og nasjonalt hjelpearbeid miljøarbeid og LCIF koordinator (IRC) GMT koordinator Presse og informasjon (PRC) GLT koordinator Narkotikabekjempelse (NAC) Ungdomsutveksling (YEC) Leo-Arbeid (LeoC) IT-informasjonsteknologi (ITC) Distriktsstyret skal innen 1. november gjøre vedtak på hvilke fagsjefer som skal inngå i distriktets organisasjon for neste lionsår (se kapitel 10). I tillegg kan DG bestemme at det skal velges fagsjefer for spesielle prosjekter eller arbeidsområder i sitt funksjons år. DG kan også når det er spesielt sterke grunner for det, unnlate å utnevne fagsjefer for ett eller flere av arbeidsområdene, ev omdefinere fagsjefens ansvarsområde. 1 Fagsjefene skal være DG s rådgivere innenfor sine fagområder og bindeledd mellom multippeldistriktets fagsjefer. 2 Fagsjefenes funksjonstid bør så langt det er mulig følge funksjonstiden for multippeldistriktets fagsjefer. Funksjonstiden er 2 år med mulighet for gjenvalg for IRC, PRC, NAC, YEC og LeoC. For GMT-koordinator og GLT-koordinator er funksjonstiden 3 år. 3 Fagsjefene utgjør distriktsrådets «faggruppe», og har møteplikt på distriktsrådsmøtene. 4 Fagsjefene er organisert i 3-tre områder; organisasjon og utvikling, ungdomsarbeid og nasjonalt og internasjonalt hjelpearbeid. KAPITTEL 6 Sonelederes rettigheter og plikter 1 Sonelederen skal delta i distriktsrådets møter og i distriktsmøtet. Sonelederen holder ved like et sonearkiv som skal avspeile det utførte arbeidet i arbeidsåret. Arkivet skal ved arbeidsårets slutt overlates til den etterfølgende sonelederen. Han/hun skal også veilede sin assisterende soneleder i sitt arbeide. 2 Sonelederen skal være distriktsguvernørens nærmeste bindeledd til klubbene innen sonen. Han/hun skal besøke hver klubb innen sonen minst en gang i løpet av sitt funksjons år, og herunder formidle Lions og distriktsguvernørens program for inneværende arbeidsår. 3 Sonelederen skal avholde minst 2 sonemøter. Det første avholdes i september/oktober, og sonemøte nr. 2 i januar/februar - om nødvendig kan et tredje sonemøte avholdes innen utgangen av mars. I tillegg til sonemøtene bør soneleder holde et presidenttreff så tidlig som mulig i lionsåret. Sonelederen er ansvarlig for at det på første sonemøte oppnevnes en valgkomite i sonen som skal gjennomføre valg av soneleder og assisterende soneleder. Valgkomiteen skal bestå av to personer. Minst et av medlemmene skal være en tidligere president i en av sonens klubber. 01.07.2011 Lovkomiteen av DM 2011 oppdateringer/ft side. 3
4 Sonens valgkomiteen skal innen 15. november informere klubbene om valg av ny soneleder og assisterende soneleder. Valget gjennomføres på sonemøtet i januar/februar. Sonelederen skal innen 1. mars informere distriktsguvernøren om valgets utfall. KAPITTEL 7 Valgkomitéen 1 Arbeidsutvalget i distriktets hedersråd er distriktets valgkomité. 2 Valgkomitéen skal forestå og gjennomføre valg av distriktets tillitsvalgte. 3 Valgkomitéen skal innen 15. november sende klubbene en oversikt over de tillitsvalgte som skal velges i distriktet. 4 Valgkomitéen skal gå aktivt ut til klubbene for å skaffe kandidater til vervene i distriktsrådet. Valgkomiteen kan innstille en og samme person til flere verv. 5 DG kan ikke gjenvelges som DG i påfølgende år uten forhåndsgodkjenning fra det internasjonale styre. 6 Valgkomitéens innstilling skal være ferdig innen 1. mars og følge sakspapirene til distriktsmøtet. KAPITTEL 8 Stiftelse av nye klubber DG er sammen med MD-GMT ansvarlig for stiftelse av nye klubber i distriktet. Før en klubb tar initiativ til stiftelse av en ny klubb, skal tillatelse (extentionrett) innhentes fra DG. DG rådfører seg med MD-GMT og distriktets GMT koordinator før extentionrett gis. KAPITTEL 9 Den økonomiske forvaltning 1 Bestemmelser for den økonomiske forvaltning I henhold til D 104 F s lover kap 5, skal det innkreves en årlig kontingent av hvert medlem. DS/DK fører distriktsregnskapet. Han/hun er ansvarlig for at kontingenten mottas fra MD 104 s sekretariat. Etter anmodning fra DG foretar DK nødvendige utbetalinger. Alle utbetalinger skal dokumenteres med bilag. DG, distriktsstyret eller rådet bør så langt det er mulig følge det vedtatte budsjettet. Overskridelse av budsjettets totale ramme skal ikke forekomme. Distriktets regnskapsår er 1. juli - 30. juni. Distriktet skal fremlegge status for inneværende år pr. 1. mars for DM. Distriktsstyret fremlegger for DM forrige års reviderte regnskap til godkjenning. 2. Tillitsvalgtes godtgjøring Distriktets tillitsvalgte kan gis godtgjøring for reiser og representasjon ved deltakelse i møter, jubileer og lignende, som ikke dekkes av LCI eller MD 104. Slik godtgjøring skal enten skje på samme grunnlag som det godtgjøringsregulativ som gjelder for MD 104 s tillitsvalgte, eller som et kostnadstilskudd som dekker en viss del av slike utgifter. Utgifter ifm. DG-elects og ledsagers deltagelse på Convention, som ikke dekkes av LCI eller MD 104, skal dekkes over distriktets budsjett. Dokumenterte utgifter som DG s ledsager har ifm. representasjonsoppgaver ved DG s deltakelse på guvernørrådsmøter, riksmøter, nordiske eller europeiske møter eller jubileer, dekkes av distriktet innenfor de rammer som gjelder for D 104 F s refusjon av tillitsvalgtes utgifter. Ved representasjon på charterfester og offisielle jubileer (10-25-40 osv) dekkes kuvertprisen fullt ut, både for DG og ledsager. Diverse utgifter Det skal avsettes en rådighetssum på distriktets budsjett hvert år. Denne summen skal kunne disponeres av DG til dekning av utgifter til for eksempel: o trykking av viktig informasjon, ekstraordinære utgifter av annen art 3 Fondsavsetninger DM kan gjennom budsjettvedtak foreta avsetninger til fond. Fondet bør ved begynnelsen av lionsåret være stort nok til å kunne dekke distriktets utgifter før det kommer inn inntekter. Distriktsstyret skal på første styremøte etter årsregnskapets avslutning, fordele et eventuelt overskudd i årsregnskapet. Midlene kan disponeres av distriktsstyret til formål som f. eks.: 01.07.2011 Lovkomiteen av DM 2011 oppdateringer/ft side. 4
Beredskapsfond for distriktsguvernøren Fond til fremtidige ungdomsleirer Fond til opprettelse av LEO-klubb Fond til innkjøp av Lions Quest materiell til bruk for distriktsrådet Andre fond kan opprettes av distriktsmøtet etter anbefaling fra distriktets styre. 4. Økonomiske forpliktelser. Dersom det vedtas aktiviteter på distrikts- eller soneplan som involverer flere klubber enn arrangørklubben, skal det innhentes bindende tilsagn om økonomisk støtte fra deltagende klubber før slike aktiviteter igangsettes. KAPITTEL 10 Distriktets organisasjon Distriktet er organisert slik vedlagte organisasjonsskisse viser. KAPITTEL 11 Endringer i arbeidsordningen 1 Endringer i distriktets arbeidsordning kan vedtas av DM med alminnelig flertall. 2 Endringer trer i kraft fra 1. juli samme år med mindre annet blir bestemt. Distriktets lovkomité for 2010/2011 består av: PDG Finn Thorstensen (leder) PDG Thorleif Søreid Paul Govertsen og IPDG Britt Søreid 01.07.2011 Lovkomiteen av DM 2011 oppdateringer/ft side. 5