Miniguide Inngående fakturaer 15. okt. 2015
1. Sjekk om fakturaen er en e-faktura: a. Dersom det ikke er en e-faktura, må det sjekkes når fakturaen har kommet inn i fakturasystemet i forhold til fakturadatoen (se fakturabildet). Ved «noe» avvik, forsøk å avdekke årsaken. Reklamér evt. til leverandøren. b. Dersom det ikke er en e-faktura, send beskjed til leverandør vedlagt «Feltnavn EHF-format for faktura». 2
2. Alle fakturaer skal tilfredsstille formkravene til en faktura. Formkravene finner du her. 3. Sjekk at fakturaen er utstedt til Høgskolen i Oslo og Akershus. Dersom den er utstedt til et annet firma, eller en privatperson, skal den returneres avsender og slettes fra BI. Dersom den er utstedt til en annen høgskole eller universitet (eller UHR) skal den ikke slettes/returneres, men videresendes i BI. 3
4. Se på (faktura)loggen; Har fakturaen kommet direkte til deg, hvorfor/hvorfor ikke? Du finner loggen her (gulmerket nedenfor): Dersom fakturaen ikke har kommet direkte til deg, så må årsaken avklares. Evt. må det gis informasjon til leverandør om rett merking av fakturaen med «Bestillerkode» i feltet «Deres ref.:». Husk at i dette feltet er det kun den firesifrede koden som skal stå. Denne plasseringen skal forklares nøye til leverandørene. 4
Loggen kan se slik ut se også melding i kommentarfeltet: 5
5. Kategori a. Dersom «Kategori» er en «Innkjøpsfaktura» sjekk at UHnummeret er i feltet «Ordrenr» - om det ikke er det, må dette påføres. b. Dersom «Kategori» er «Faktura», men fakturaen er påført et UH-nummer, må «Kategori» endres til «Innkjøpsfaktura». UHnummeret må deretter legges inn i feltet «Ordrenr.». 6
c. Dersom «Kategori» er en «Faktura», sjekk at «Bestillerkoden» er korrekt påført. Ved e-faktura er det også viktig at «Bestillerkoden» dukker opp på rett plass i bildet under. Sjekk også om det virkelig er en faktura (ikke kr.nota eller ordrebekreftelse e.l.). 7
d. Dersom «Kategori» er «Kreditnota», sjekk at beløpene er positive. Det er «Kategori» som styrer behandlingen av kreditnotaer. 8
6. Leverandør. a. Sjekk at rett leverandør er valgt i feltet til venstre. Dersom leverandøren har factoringavtale, eller fakturaadministrasjon, er det leverandørens navn som skal velges/legges inn, ikke factoringselskapets navn e.l. 9
b. Dersom leverandøren er et enkeltmannsforetak (ofte når det ikke står AS etter leverandørnavnet) og det kommer en faktura for utførte tjenester, må det sjekkes at leverandøren har et fast utsalgssted. For enkeltmannsforetak uten fast utsalgssted (en som driver hjemmefra og) som leverer tjenester, skal alle beløp innberettes til skattemyndighetene. HiOA gjør dette gjennom SAP. Disse fakturaene må derfor manuelt behandles og sendes til «lønn» for utbetaling. 10
Et verktøy for å sjekke adressen er «Gule Sider». Her kan en se bilder fra adresse. Nedenfor ser en bilde fra en virksomhets adresse, og faktura på tjenester fra denne virksomheten bør sendes man. gjennom lønn 11
7. Sjekk at fakturanummeret i hodedata i venstre del av bildet, stemmer overens med fakturabildet. 12
8. Datoer. a. Sjekk at ankomstdato og fakturadato ikke har for stort avvik. b. Sjekk også fakturadato mot forfallsdato, og at det er min. 30 dager mellom disse. 13
9. Sjekk om KID-nummer i hodefeltet er i samsvar med KID i fakturabildet. 14
10. Betalingsmelding. På utenlandske fakturaer skal det normalt stå i feltet «dekl.kode» 29 (kjøp av tjenester) eller 14 (kjøp av varer). På norske fakturaer er feltet grått. 15
11. Beløp på faktura. a. Sjekk at beløpene i hodefeltet samsvarer med totalbeløp inkl. mva i fakturabildet. På utenlandske fakturaer skal det normalt ikke være mva. (se også kontering under pkt. 11). 16
b. Sjekk at korrekt valuta er benyttet. Omregnet til NOK fremkommer i «Beløp i lokal valuta». 17
12. Kontering: a. Påfør konteringen (arts-)konto for hva slags kostnad fakturaen inneholder. Kontoplan finnes her. b. Påfør budsjettenheten hvor kostnaden skal belastes husk at prosjekter har egen budsjettenhet. c. Påfør korrekt prosjektnummer. Dersom kostnaden ikke skal belastes prosjekt; «00000». 18
d. MVA feltet: Normalt har HiOA ikke fradrag for MVA, og da skal ikke MVA-kode angis. For utenlandske fjernleverte tjenester (dataprogrammer, oversettelser osv.) skal det beregnes omvendt MVA, og MVA-koden «1N» skal registreres i MVA feltet. e. Tekstfeltet skal alltid benyttes. Husk å være presis. Teksten kommer med i regnskapet (Agresso), og er viktig for lesing av regnskapet i ettertid. Skriv hva som er anskaffet og anledning. Eks.: «Avd.møte 15.10.15.» - «Blomst, Per Bø 40 år» 19