Metode for arbeid med case i basisgrupper: Reflekterende team Deltakerne får følgende roller: En problemeier som søker veiledning i forhold til et problem, et tema eller en hendelse Reflektantgruppe - resten av gruppa Prosessveileder leder prosessen og er tilbakeholdende med innspill. Hensikt Å gi deltaker(e) anledning til å lytte uforstyrret av kroppsspråk og øyekontakt til tilbakemeldinger på et presentert tema/problemstilling eller på egen måte å være på i gruppen. Det at fokuspersonen sitter med ryggen til og kan konsentrere seg om å lytte og notere innspill, øker mulighetene for å motta tilbakemeldingene og reflektere over dem i en roligere modus. Samtidig kan gruppen, hvis den blir stimulert til det, tenke høyt og mer uforpliktende og kreativt om temaet, fokuspersonen og settingen som fokuspersonen befinner seg i. Mulig fremgangsmåte 1. Deltakeren(e) presenterer aktuelle problem som de søker veiledning på. Dette må være såpass åpent at forståelsesendring er mulig, og det må ikke være løst allerede. Hvis problem allerede er valgt, gå rett til punkt 3. 2. Et interessant problem velges i fellesskap. Ikke slå sammen problemer. Problemeier må selv ønske å få sitt tema i fokus. 3. Gruppa sitter i halvsirkel, og to stoler foran gruppa er vendt mot hverandre. 4. Veileder er prosedyreleder. Kan delta i refleksjonen ved anledning og behov. 5. Problemeier sitter i den ene av de to stolene foran gruppa og veileder i den andre. 6. Problemeier redegjør først mer inngående for problemet. Veileder stiller spørsmål om dette er hensiktsmessig. Gruppa lytter. 7. Veileder avbryter samtalen når den er på et spesielt interessant punkt, eller stagnerer. Veileder sørger for at problemeier presiserer om han har spørsmål, 1
dilemmaer eller forhold som han ønsker at reflektantgruppa skal ha et spesielt fokus på under refleksjonen. 8. Problemeier snur seg slik at han/hun sitter med ryggen til de øvrige deltakerne. Reflektantene sitter i sirkel. 9. Veileder ber reflektantgruppa tenke høyt om det de har hørt. Problemeier skal ikke kommunisere med gruppa under refleksjonen. Umiddelbare tanker er interessante og viktige. Veileder bør utfordre gruppa til også å komme med slike, i tillegg til de mer overveide tanker. 10. Liten debrief når det er slutt: Problemeier sier først noe om hvordan det var å sitte med ryggen til å lytte til refleksjonene. Så får han/ hun anledning til å stille oppklarende spørsmål. Nå er det viktig at veileder forhindrer at problemeier begynner å svare / forklare hvordan det egentlig er. Stopp dette ved å gjenta: Har du noen spørsmål? 11. Sjekk ut at alle har det ok; Hvordan var dette?, Er det noen som har neon spørsmål? 2
Kartlegging (Intervjuskjema) 1. Om din arbeidssituasjon som leder a) Nevn 3 konkrete ting du liker ved din arbeidssituasjon som leder nå? b) En utfordring du står overfor som leder, er: 2. Om deg a) Tre ting du liker ved deg selv/ er god til, er: b) Noe du er stolt av, er: c) Det du har null-toleranse overfor, er: 3. Om programmet a) Hva hadde det virkelig vært kjempeflott om dette programmet førte til? b) Hva er du selv villig til å gjøre annerledes enn du pleier, for å få til dette? Metoden: Dette er en effektiv måte å kartlegge en situasjon på samtidig som deltakerne blir bedre kjent. Kan brukes på ledersamlinger, avdelingssamlinger, brukermøter osv. man må bare tilpasse spørsmål 1 til den aktuelle situasjonen. Fremgangsmåte: 1. Be deltakerne gå i par med en de kjenner minst mulig. De skal intervjue hverandre iht ovenstående intervjuguide tid tils.: 30 min. 2. Når de kommer tilbake, seter man tre eller fire par sammen i grupper. Der skal hver enkelt presentere sin partner ved å lese opp svarene på alle spørsmålene. Deretter (viktig ikke samtidig!) skal ALLE svarene (frekvens er også viktig) på spm 1a, 1b og 3a skrives opp på hvert sitt flippoverark. 3. Lag veggavis etterpå hvor svarene på hvert av de tre spm henger samlet. La delt. lese og kommentere. EL/160806 Kartlegging 3
Styrker og muligheter Oppgave a individuell forberedelse Hva anser du for å være de beste sidene ved dagens arbeidssituasjon som gir deg muligheter til å gjøre en god jobb? Oppgave b - Gruppeoppgave På bakgrunn av den enkeltes presentasjon av styrker og muligheter, beskriv de tre viktigste styrkene gruppen opplever preger dagens arbeidssituasjon. el/0907 4
Hindringer Oppgave a individuell forberedelse Hva anser du for å være de største hindringene for at du skal kunne gjøre en bedre jobb? Oppgave b - Gruppeoppgave På bakgrunn av den enkeltes presentasjon av hindringer, beskriv de tre viktigste hindringene gruppen opplever preger dagens arbeidssituasjon EL0707 5
Gruppeoppgave: Bli bedre kjent Innledning Nedenfor finner du en rekke forskjellige spørsmål som kan si noe om deg og ditt forhold til andre. Er det noen av dem du kunne tenke deg å stille til noen av medlemmene i din gruppe? Hensikten med denne oppgaven er å gi deg en mulighet til nettopp det hvis du har lyst. Les gjennom spillereglene og spørsmålene. Følg spillereglene nøye. Spilleregler 1. Hver enkelt velger først ut 1 eller 2 spørsmål som de har lyst til å stille til de andre i gruppen 2. Hver enkelt får deretter, etter rur lov til å stille et spørsmål av gangen. Som enten rettes til enkeltpersoner eller til gruppen som helhet. 3. Du må selv være villig til å svare på ethvert spørsmål som du selv stiller. 4. Ethvert medlem kan nekte å svare på spørsmål som stilles til ham/henne og vedkommende kan i så fall forlange at spørsmålsstilleren selv svarer. 5. Forsøk best mulig å oppnå en virkelig toveis kommunikasjon. 6. Alle svar forblir i gruppen. Spørsmål om meg selv. 1. Hvilke sider ved meg liker du? 2. Synes du der er lett eller vanskelig å snakke med meg - hvorfor? 3. Kan det være vanskelig å forstå hva jeg mener - hvorfor? 4. Snakker jeg for lite eller for mye? 5. Synes du at jeg lytter tilstrekkelig? 6. Virker jeg vanskelig eller lett å samarbeide med - hvorfor? 7. Hva synes du fungerer best og dårligst i vårt samarbeid? 8. Dominerer jeg for mye eller ligger jeg for lavt? 9. Synes du at jeg sier tilstrekkelig fra? 10. Synes du at jeg tar tilstrekkelig initiativ? 11. Synes du at jeg isolerer meg for mye innen mitt fag? 12. Viser jeg det, når jeg verdsetter og liker noen? 13. Hvordan viser jeg at jeg ikke liker noe? 14. Hvordan reagerer jeg på kritikk? 15. Virker jeg åpen for forandringer og for å prøve nye ting? 17. Hva med min måte å være på liker du ikke/skulle du ønske at jeg endret på? 18. Hvordan tar jeg i mot komplementer/ blomster? EL 0907 6
Oppgave: Tilbakemelding til leder Gi (navn på leder - AD eller div.dir) en beskrivelse av lederkulturen slik dere opplever den på godt og vondt i foretaket/divisjonen i dag. Gi også (leder) et tydelig råd om hvordan dere mener hun/han kan bidra til å styrke kulturen, - og hvordan dere selv vil understøtte dette. Metode: Deltakerne besvarer spørsmålene gruppevis. Gruppene er sammensatt med deltakere fra samme org.enhet. En fra hver enhet forbereder en presentasjon (ca 5 min) og vi følger vanlig trening prosedyre (Hva vil du oppnå-modellen) EL/0907 7
Utvikling av lederkultur i Helse Sør-Øst (foretaket) I Helse Sør-Øst (foretaket) ønsker vi å utvikle en ledelseskultur som fremmer de langsiktige helsepolitiske målene og som er i tråd med kravene til god virksomhetsstyring selv om ledere kommer og går. Vi legger verdibasert endringsledelse til grunn for vår virksomhet. Med dette mener vi at gode ledere i Helse Sør-Øst identifiserer nødvendige endringsprosesser og tar tak i dem ut fra våre felles grunnverdier. Det er i denne retningen vi forsøker å utvikle vår lederkultur. Til neste samling skal deltakerne fra samme foretak ha samarbeidet om å lage en presentasjon i tre punkter. (Dere skal altså besvare de 3 spørsmålene som står nedenfor). Presentasjonen skal foreligge på power point eller plastikk og dere har mellom 5 og 10 minutter til å fremføre den. Det er ikke nødvendig med noen generell presentasjon av foretaket og det er om å gjøre at dere er så konkrete som dere føler at dere kan, i forhold til temaet. 1. Ta utgangspunkt i ledelseskulturen i deres helseforetak og beskriv den slik dere opplever den på godt og vondt: 2. Hvilke konkrete tiltak må gjøres for at ditt foretak og hele regionen skal lykkes med helsereformen? 3. Gi Bente Mikkelsen en tydelig tilbakemelding på hva hun som RHF-leder kan bidra med for å utvikle den ledelseskultur helsereformen krever: På siste samling skal gruppen presentere sin besvarelse for administrerende direktør, som vil gi tilbakemelding på form og innhold. Metode: Deltakerne får oppgaven på slutten av nest siste samling og forbereder en presentasjon i grupper som er sammensatt av deltakere fra samme enhet. Presentasjonen foretas på slutten av siste samling, med AD tilstede. AD kommenterer hver presentasjon. Vanlig treningsprosedyre følges. LU utvikling av lederkultur 1106 8
Forventninger til lederrollen. Tenk deg at du på mandag vil få en ny sjef(nærmeste overordnedte). Du traff vedkommende for noen dager siden og da ba hun deg om å skrive et lite brev til henne med dine forventninger til henne som sjef. Du skal nå skrive dette brevet. Det begynner slik: For at du skal være en god leder for meg, må du.. Metode: Brevet skrives individuelt. I gruppen kan man ta en runde på innholdet og ut fra det lage forventninger til ledere, eller Be hver enkelt lese opp sitt brev for at de andre deretter kan gi tilbakemelding på i hvilken grad brevskriver selv innfrir disse forventningene. En variant er at brevskriver selv sier noe om i hvilken grad hun selv mener hun innfrir de forventningene hun stiller oppover, først. La dem få en tenkepause før de setter i gang. 9
Kjære.. To styrker og kvaliteter du bringer inn i denne gruppen og som er verdifulle for meg, er: 1. 2.. Dette fører til at jeg (konsekvenser for deg)..... Vil du... Vennlig hilsen Metode: Hver deltaker får utdelt like mange brevformular som det er medlemmer i gruppen. Hun skal skrive et brev til alle, inklusiv seg selv. Når det er gjort, setter vi oss i en sirkel og en og en kommer i fokus. Det betyr at alle de andre henvender seg til fokuspersonen leser sitt brev opp til vedkommende etter tur. Fokusperson skal se på den som leser, - øyekontakt. Til slutt leser fokusperson opp sitt brev til seg selv. Etter på og først da overrekkes brevene til fokuspersonen. La det være litt stille når alle deltakerne har vært i fokus og åpne eventuelt for refleksjoner etterpå. 10
Kjære..! Noe du gjør som er til hjelp for meg, er fordi.. Det ville også være til hjelp for meg om du begynte med å. eller syslet mer med.. Når du... får det følgende konsekvenser for meg:.. - så dette skulle jeg ønske at du sluttet med eller gjorde mindre av. Vennlig hilsen Metode som ovenfor El/0907 11
Kjære: 1. Styrker og kvaliteter som jeg ser hos deg, er: 2. Ting du gjør som jeg setter pris på, er: 3. Noe du kanskje kunne gjøre mer/mindre av, er: Vennlig hilsen Metode som ovenfor El10/07 12
Formel X 1. Formel X kan brukes som et hjelpemiddel i en konfliktsistuasjon eller når du ønsker å gi uttrykk for dine reaksjoner på noe en annen har sagt eller gjort. Dette bidrar til å få forståelse for og innblikk i hverandres oppfatning av situasjonen. 2. Formel X er som følger: Jeg føler meg (glad, redd, trist, sint. et føle-ord ), når du (handlingen).. fordi jeg tror (din tolking).. Dette fører til at jeg (konsekvenser for deg).. Det jeg ønsker fra deg er (handling) Vil du (gjenta ønsket). 3. Formel X er laget av Gene og Gail Early, USA Den ligner på Jeg-budskap som er utformet av Thomas Gordon (forfatteren av Bli bedre foreldre og Snakk med oss, lærer! ) 4. Verdien av Formel X, er: Det hjelper den enkelte til å få kontakt med følelsene sine i en konkret situasjon. Det gir den enkeltes tolking av situasjonen/eller det som le sagt/gjort. Det tvinger partene til å utrykke sine ønsker overfor hverandre og bidrar til å hindre forsvarspreget reaksjon hos den andre. el1107 13
Forslag til handlingsplan Vi definerte temaet/problemstillingen slik: Vårt forslag til konklusjon/tiltak, er: Vårt forslag til handlingsplan, er: (Hvem skal gjøre hva, når. NB!!! Hvem skal være en i gruppen Hvem Hva Når 1. 2. 3. 4. 5. Metode: Dette skjemaet benyttes når grupper skal bearbeide konkrete temaer fra egen arbeidssituasjon/enhet og skal komme med forslag til handling. Et av kruksene er at HVEM skal være en i gruppen (for å spre apekattene ansvarliggjøre). Dersom man trenger myndighet/tillatelse fra noen utenfor gruppen, inngår det i handlingsplanen at en i gruppen sjekker om de får lov Be enheten etterpå lage kronologisk oversikt over alle gjøre-tingene i handlingsplanene og følge opp. EL1107 14
Analyse av gruppens arbeid (prosessanalyse) 1. Hvor fornøyd er du med resultatet av gruppens arbeid? Bruk en skala fra 1 5 hvor 5 er høyest, og begrunn a)skår: b) Begrunnelse: 2. Hva likte du best ved måten gruppen arbeidet på? 3. Hva kunne vært gjort bedre/annerledes? 4. Hva likte du best når det gjelder din egen måte å være på i møtet? 5. Er det noe du synes du burde gjort mer eller mindre av i så fall hva? 6. Hva er du mest nysgjerrig på når det gjelder det som skjedde i gruppen? Metode: Etter at gruppens er ferdig, deles analyseskjemaet ut og prosessleder forklarer hensikten med og prosedyren for prosessanalysen. (Hensikt: å gi anledning til å lære av måten gruppen arbeidet på og trene i å gi og ta imot tilbakemeldinger. Prosedyre: Alle skriver ned svarene hver for seg. Deretter tas det en runde på hvert spørsmål. Deltakerne noterer ned de andres svar og stiller oppklarende/utdypende spørsmål etter hver runde.) Gjennomfør denne prosedyren, men begynn gjerne med siste spørsmål (nysgjerrig) før du går tilbake til spm. 1. Når alle spm er gjennomgått, la deltakerne si litt om hvordan dette var, hva de lærte og om det fortsatt er noe de lurer på. 15
Eksempel på tilbakemeldings skjema etter endt seminar Tilbakemelding, inntrykk og refleksjoner om 3. samling og programmet som helhet 1. Hvor fornøyd er du med samling 3? (Bruk en skala fra 1-5 der 1=misfornøyd og 5=meget godt fornøyd). Begrunn. 2. Hva har du likt best hvorfor? 3. Hva kan forbedres? 4. Hvor fornøyd er du med din egen innsats? Om programmet som helhet 5. Hva er ditt utbytte av programmet som helhet og hvor fornøyd er du med dette? 6. I hvilke sammenhenger tror du at du vil ha nytte av din deltakelse på programmet? 16
7. Har du forslag til bevarings-/forbedringspunkter? 8. Har du forslag til andre Lederutviklingstilbud fra RHF et (foretaket)? 9. Andre spørsmål, innspill eller kommentarer? Navn* *Bruken av navn er et metabudskap om at ledere bør kunne stå for hva de mener og åpne mulighet for dialog rundt deres synspunkter og tilbakemeldinger. Dette er ikke en evaluering i evalueringsfaglig forstand 17
18