INNKALLING TIL STYREMØTE Det innkalles herved til styremøte i Fosen Renovasjon IKS: Torsdag den 29. september kl. 12.00 i Rissa. Saker til behandling: Innhold SAK 24/16 GODKJENNELSE MØTEPROTOKOLL... 1 SAK 25/16 REFERAT OG OPPFØLGINGSSAKER... 2 SAK 26/16 RETNINGSLINJER BETALING GJENVINNINGSSTASJONER... 3 SAK 27/16 SELSKAPSSTRATEGI... 4 SAK 28/16 FESTEAVTALE OG KJØP AV BYGNINGER ØRLAND GJENVINNINGSSTASJON... 5 SAK 29/16 BUDSJETTFORUTSETNIGNER... 6 Vedlegg 1 Møteprotokoll 26.08.2016... 9 Vedlegg 2 Retningslinjer for betaling på Fosen Renovasjon IKS gjenvinningsstasjoner... 11 Vedlegg 3 Selskapsstrategi 2017-2027... 12 Vedlegg 4 Festeavtale Ørland kommune (unntatt offentligheten)... 13 Vedlegg 5 Takst av bygninger Ørland gjenvinningsstasjon (unntatt offentligheten)... 14 Denne møteinnkallingen blir også sendt til kontaktpersoner i kommunenes administrasjon, rådmennene i kommunene, representantskapets medlemmer og kommunerevisor til orientering. VARAMEDLEMMER I STYRET FÅR INNKALLINGEN, MEN MØTER BARE ETTER NÆRMERE BESKJED. Hvis et styremedlem ikke kan møte må medlemmet selv gi beskjed til sitt varamedlem og dernest varsle oss i administrasjonen. Beskjed kan gis på telefon 73858590. Mvh Kjell Sverre Tung Styreleder Ola Sørås Daglig leder
SAK 24/16 GODKJENNELSE MØTEPROTOKOLL Innstilling: Styret godkjenner protokollen fra møte den 26.08.2016 fra sak 20/16 til 23/16. Vedlegg: Vedlegg 1 Møteprotokoll 26.08.2016 Side 1 Saksliste styremøte Fosen Renovasjon IKS 29.09.2016
SAK 25/16 REFERAT OG OPPFØLGINGSSAKER Innstilling: Styret tar referatene og orienteringene til etterretning. Driftsorientering Sykefravær hittil i år 0,4 % Regnskap - Det er ikke kommet uforutsette utgifter som vil ha stor betydning for regnskapet. Informasjon om anbud slambehandling Det informeres om valg av slambehandlingsanlegg og evaluering av prosessen. Informasjon om SESAM Det har ikke vært møter etter siste styremøte. Neste møte er 5 oktober. Informasjon om SeSammen Det informeres kort om utvikling i prosjektet siden forrige møte. Organisering gjenvinningsstasjoner Det jobbes med organiseringen av driften på gjenvinningsstasjonene. Styret informeres om dette arbeidet. Side 2 Saksliste styremøte Fosen Renovasjon IKS 29.09.2016
SAK 26/16 RETNINGSLINJER BETALING GJENVINNINGSSTASJONER Innstilling: Styret vedtar retningslinjer for betaling på gjenvinningsstasjoner. Vedlegg: Vedlegg 2 Retningslinjer for betaling på Fosen Renovasjon IKS gjenvinningsstasjoner Saksopplysninger: Dette er oppfølging av sak 22/16 som ble utsatt på forrige styremøte. Dokumentet Retningslinjer for betaling på gjenvinningsstasjoner er oppdatert på det området som ble diskutert på forrige styremøtet. Vurderinger: De siste presiseringer vil gjøre retningslinjene mer komplett og lukke evt. gråsoner. Side 3 Saksliste styremøte Fosen Renovasjon IKS 29.09.2016
SAK 27/16 SELSKAPSSTRATEGI Innstilling: Styret vedtar framlagt selskapsstrategi. Vedlegg: Vedlegg 3 Selskapsstrategi 2017-2027 Saksopplysninger: Vedlagt strategidokument er gjennomgått med administrasjonen og styret, og innspill er diskutert og tatt inn i dokumentet. Vedlagt strategidokument er gjennomarbeidet og beskriver selskapets visjon, verdier og overordnede mål. Vurdering: Side 4 Saksliste styremøte Fosen Renovasjon IKS 29.09.2016
SAK 28/16 FESTEAVTALE OG KJØP AV BYGNINGER ØRLAND GJENVINNINGSSTASJON Innstilling: Styret gir daglig leder følgende fullmakter: 1. Fullmakt til å inngå framfesteavtale for areal på Ørland gjenvinningsstasjon basert på de vilkår som ble presentert i møtet. 2. Fullmakt til å kjøpe bygninger på Ørland gjenvinningsstasjon med en kostnadsramme på 1 750 000. Vedlegg: Vedlegg 5 Vedlegg 6 Festeavtale Ørland kommune (unntatt offentligheten) Takst av bygninger Ørland gjenvinningsstasjon (unntatt offentligheten) Saksopplysninger: Onsdag 21.09.2016 hadde styreleder og daglig leder et møte med Ørland Kommune angående framfeste av arealer på Ørland gjenvinningsstasjon og kjøp av bygninger som Fosen Renovasjon IKS i dag leier av Ørland kommune. Dette arbeidet startet i 2013, men har stoppet som følge av lang saksgang mellom Ørland kommune og grunneier. Ørland kommune og grunneier har signert en festeavtale, og Ørland kommune ønsker en framfesteavtale med Fosen Renovasjon IKS. I møtet ble festeavtale gjennomgått. Det var enighet om at Ørland kommune lager forslag til en framfesteavtale som bygger på festeavtalen. Det ble presisert at punkt om oppsigelse må videreføres i framfesteavtalen. I tillegg ble det presisert at punktene som omhandler forurensing i grunnen og sigevann som skyldes aktivitet fra tiden før Fosen Renovasjon tok over plassen, skal være Ørland kommunes ansvar. Ørland kommune har fått takst på bygningene som står på Ørland gjenvinningsstasjon. Denne ble gjennomgått og det var enighet mellom partene at taksten ikke var realistisk, da bygningene står på et område uten et reelt marked. Basert på en vurdering av nybyggkostnader, slitasje og vedlikehold de senere årene, kom vi til enighet om en kjøpesum på kr 1 750 000. Vurdering: Totalt vil festekostnad, rente og avskrivingskostnader for bygningene gi omtrent samme årlig kostnad som dagens leieavtale. Med framfesteavtalen vil Fosen Renovasjon ha en større forutsigbarhet for evt. investeringer på Ørland gjenvinningsstasjon. Med kjøp av bygningene vil administrering ifbm. utbedringer og vedlikehold bli vesentlig enklere. Side 5 Saksliste styremøte Fosen Renovasjon IKS 29.09.2016
SAK 29/16 BUDSJETTFORUTSETNIGNER Innstilling: I budsjettarbeidet for 2017 skal følgende legges til grunn: Statsbudsjettet er retningsgivende for lønns- og prisstigning. Priser: Tilsvarende priser som i eksisterende kontrakter legges til grunn både for varekostnader og transportkostnader. Avfallsmengder: Avfallstype Estimerte årlig avfallsmengde [tonn] Husholdningsavfall til forbrenning 4780 Grovavfall til sortering 2500 Papir 900 Papp 600 Plast 100 Metall 900 Trevirke 2000 Kvist/Hageavfall 1000 Farlig avfall 400 Slam 1600 Vedlegg: Ingen Saksopplysninger: I denne saken ønskes drøftet momenter for budsjettet for 2017. Det forutsettes en videreføring av renovasjonsdriften i eierkommunene og innhenting av slam i 7 kommuner. Variasjonene vil ligge i mengder avfall, prisstigning, evt. nye innsamlings-, transport-, eller behandlingsavtaler evt. pålegg om nye ordninger for innsamling, behandling av ulike nye avfallsfraksjoner. Vurderinger: Priser Vi har forutsigbarhet i form av avtaler på de fleste avfallsfraksjonene. Metallpriser varierer til dels mye og er vanskelig å budsjettere. Basert på dagens marked og markedsutvikling forventes ikke stor økning i metallpris. Det legges til grunn samme priser som i første halvår 2016. Vi har ikke langsiktig avtale på treverk og hageavfall, og priser er derfor usikre. Dagens priser legges til grunn. Side 6 Saksliste styremøte Fosen Renovasjon IKS 29.09.2016
Avfallsmengder De viktigste mengdene er vist i tabell under, alle mengder oppgitt i [tonn]: Avfallstype Husholdningsavfall til forbrenning Mengde 1. halv. 2015 Mengde 2015 Estimat 2016 Mengde 1. halv. 2016 Estimat 2017 2315 4798 4780 2343 4780 Grovavfall til sortering 1159 2317 2500 1202 2500 Papir 452 918 900 488 900 Papp 286 571 600 314 600 Plast 39 83 80 47 100 Metall 314 758 800 487 900 Trevirke * 2051 2000 * 2000 Kvist/Hageavfall * 1090 900 * 1000 Farlig avfall 175 395 400 170 400 *Mangler sammenlignbare data. Oversikten over viser at det ikke er store forskjeller på avfallsmengdene første halvår 2016 sammenlignet med første halvår 2015. Estimatene som ble gjort i budsjetteringen for 2016 viser seg å stemme relativt bra med faktiske årsmengder i 2015. Estimat for 2017 gjøres derfor på tilsvarende måte. Restavfallsmengdene har vært relativt stabile i mange år. Papirmengdene har de senere årene gått ned, men basert på tall fra første halvår ser det ut som papirmengdene begynner å stabilisere seg. Resterende avfallsmengder har økt jevnt de siste 5-6 årene. Dette skyldes både fri levering på gjenvinningsstasjonene og økte mengder næringsavfall. Basert på halvårstall for 2016 ser det nå ut som disse mengdene også er i ferd med å stabilisere seg. Næringsliv Fosen Renovasjon IKS utfører i dag en jobb for Fosen Renovasjon Næring AS med administrering, konteinerutleie og behandling av avfall fra næringslivskunder. Disse kundene kan velge fritt hvor de vil levere avfallet sitt til et godkjent mottak. Antall kunder og mengde avfall vil være avhengig av næringsaktivitet i regionen. Det har vært stor aktivitet i næringsselskapet og det legges til grunn tilsvarende aktivitet i 2016. Slam Antall tømte tanker i 2016 er estimert til 4300, mens det for 2017 er estimert at det skal tømmes 4450. Antall tanker varierer noe fra år til år på grunn av ulik tømmehyppighet. I tillegg reduseres antall tanker i noen kommuner som følge av utvidelse av kommunale avløpsnett. Andre steder øker antall tanker som følge av ny bebyggelse, samt registrering av tanker som ikke har vært registrert tidligere. Slaminnsamlingen er i rute for 2016. Det gjenstår tømming i Rissa og Roan kommune, samt en del oppsamlingsruter av tanker som ikke ble tømt på opprinnelig rute. Side 7 Saksliste styremøte Fosen Renovasjon IKS 29.09.2016
Mengde slam levert Namdal Tankrens er vist i tabell under. Alle tall er oppgitt i [tonn]. 1. halvår 1. sept. Hele året 2011 484 955 1119 2012 669 1085 1514 2013 962 1415 1986 2014 1019 1483 2048 2015 757 1221 1600 2016 600 1600 *Estimert mengde. Side 8 Saksliste styremøte Fosen Renovasjon IKS 29.09.2016
Vedlegg 1 Møteprotokoll 26.08.2016 MØTEPROTOKOLL - STYRET I FOSEN RENOVASJON IKS. 26.08.16 kl. 12.00 14.30 Til stede : Kjell Sverre Tung, Hanne K Høysæter, Marianne Brødreskift, Gro Kristiansen og Ole Hyllmark deltok på møte. Forfall : Andre : Ola Sørås SAK 20/16 GODKJENNELSE MØTEPROTOKOLL Innstilling: Styret godkjenner protokollen fra møte den 24.06.2016 fra sak 16/16 til 19/16. Vedtak: Styret godkjenner protokollen fra møte den 24.06.2016 fra sak 16/16 til 19/16. SAK 21/16 REFERAT- OG OPPFØLGINGSSAKER Innstilling: Styret tar referatene og orienteringene til etterretning. Drøftinger i møtet: Det ble informert om at styreleder og daglig leder har hatt møte med rådmann i Leksvik om arbeidet med kommunesammenslåing. Utkast til selskapsstrategi ble gjennomgått. Utkastet vil også gjennomgås med administrasjonen. Oppdatert versjon fra Fosen Trykkeri ettersendes, og strategien legges fram til vedtak ved neste styremøte. Det ble informert om at styreleder og daglig leder har deltatt på midt-norsk samling for styreledere og daglige ledere, ADSL. Fosen Renovasjon er invitert til å delta på Envinas styresamling 20.-21. sept. Det sendes ut egen invitasjon til alle styremedlemmer. Vedtak: Styret tar referatene og orienteringene til etterretning. Side 9 Saksliste styremøte Fosen Renovasjon IKS 29.09.2016
SAK 22/16 RETNINGSLINJER BETALING GJENVINNINGSSTASJONER Innstilling: Styret vedtar retningslinjer for betaling på gjenvinningsstasjoner. Drøftinger i møtet: Det kom noen innspill til retningslinjene, og det ble enighet om at det legges fram nytt forslag på neste styremøte. Vedtak: Saken utsettes til neste styremøte. SAK 23/16 REGNSKAP FØRSTE HALVÅR 2016 Innstilling: Styret tar regnskapskontrollen for første halvår 2016 til etterretning. Vedtak: Styret tar regnskapskontrollen for første halvår 2016 til etterretning. Underskrifter: Kjell Sverre Tung Ole Hyllmark Hanne K Høysæter Marianne Brødreskift Gro Kristiansen Side 10 Saksliste styremøte Fosen Renovasjon IKS 29.09.2016
Vedlegg 2 Retningslinjer for betaling på Fosen Renovasjon IKS gjenvinningsstasjoner Fosen Renovasjon IKS gjenvinningsstasjoner tilbyr mottak av avfall fra både husholdningskunder og næringslivskunder. Disse retningslinjene beskriver hvilke betingelser som gjelder for betaling. 1.Privat- og fritidsabonnenter Privat- og fritidsabonnenter (husholdninger), kan kostnadsfritt levere 3 m3 sortert avfall. Utgifter i forbindelse med dette er dekket gjennom renovasjonsgebyret. Krav som må være oppfylt for at man skal kunne levere avfall kostnadsfritt: Avfallet må stamme fra en eiendom (husholdning) som har aktivt renovasjonsabonnement hos Fosen Renovasjon IKS. Avfallet må være sortert i de fraksjoner, som det til enhver tid er tilbud om på gjenvinningsstasjonene. Mengde pr. levering er maksimalt 3 m3. Ved større leveranser må det betales ordinære priser for det overskytende. Avfallet kan ikke stamme fra nåværende eller tidligere næringsvirksomhet. Avfallet må leveres av eier av eiendommen hvor avfallet kommer fra.* Avfallet skal leveres med private biler.** * Dersom du selv ikke har mulighet til å levere avfallet på gjenvinningsstasjonene, kan du bestille henting av avfallet fra firma som tilbyr transport. For at firmaet skal kunne levere avfallet gratis må et skjema, privat avfall levert av transportør, fylles ut og signeres av kunde og være med til gjenvinningsstasjonen når avfallet skal leveres. **Dersom kunder ønsker å levere avfall med firmabiler eller traktorer må skjema privat avfall levert av transportør fylles ut og leveres. Dersom vilkårene over ikke er oppfylt, må kunde betale ordinære priser. 2.Næringsliv Kunder som ikke kommer innenfor definisjonene i kap. 1, defineres som næringslivskunder og må betale i henhold til ordinære priser. Avfall som oppstår ved at håndverkere bygger, rehabiliterer eller river private boliger, er definert som næringsavfall, enten håndverker selv frakter avfallet eller huseier frakter avfallet til gjenvinningsstasjonen. Side 11 Saksliste styremøte Fosen Renovasjon IKS 29.09.2016
Vedlegg 3 Selskapsstrategi 2017-2027 Side 12 Saksliste styremøte Fosen Renovasjon IKS 29.09.2016
Selskapsstrategi 2017-2027 FOSEN RENOVASJON IKS
FOSEN RENOVASJON IKS Selskapsstrategi 2017-2017 Innledning Fosen Renovasjon IKS eies av kommunene Rissa, Ørland, Bjugn og Åfjord og betjener renovasjonstjenestene i disse kommunene. Fosen Renovasjon IKS har også påtatt seg jobben med innsamling av slam i eierkommunene samt Roan, Leksvik og Verran. Fosen Renovasjon vil være innbyggernes og eiernes samspiller for å nå mål som er satt nasjonalt og internasjonalt. Vi har også målsetninger som går ut over de kravene som myndigheter stiller. Strategidokumentet er en overordnet plan. I tillegg utarbeider selskapet handlingsplaner med konkrete mål og delmål som revideres hvert år. Selskapets vedtatte formål I henhold til selskapsavtalen skal Fosen Renovasjon utføre den forvaltningsmyndighet og de oppgaver som eierkommuner har i tilknytning til innsamling, transport, behandling og omsetning av avfall og alt som naturlig hører med til dette i eierkommunene, samt delta i eller etablere andre selskaper til utøvelse av virksomheten innenfor dette formål. Selskapet skal videre søke å redusere avfallsmengdene, utnytte ressursene i avfallet og behandle avfallet på en måte som fullt ut tilfredsstiller miljøkrav som myndighetene stiller. 2
Selskapsstrategi 2017-2017 FOSEN RENOVASJON IKS Overordnede styringer Forurensingslovens 30 pålegger kommunene å sørge for innsamling av avfall og slam. De fire eierkommunene Rissa, Ørland, Bjugn og Åfjord har etablert Fosen Renovasjon IKS for å utføre denne jobben. Eiere Fosen Renovasjons eierkommuner utgjør vårt primære kundegrunnlag. Vi ser på det som et fortrinn, både for eiere, innbyggere og Fosen Renovasjon som virksomhet, at vi er et offentlig eid selskap. På den måten vil Fosen Renovasjon ha en miljøriktig og samfunnsøkonomisk profil. Miljøkrav og sirkulær økonomi Sirkulær økonomi dreier seg om økt økonomisk vekst uten økt ressursbruk, gjennom bruk av avfall som råvarer og nye grønne arbeidsplasser. EU vedtok en ny pakke for sirkulær økonomi 2. desember 2015. Hovedmålet i pakken er at det skal være minimum 60% materialgjenvinning og ombruk innen 2025, og 65 % innen 2030. 3
FOSEN RENOVASJON IKS Selskapsstrategi 2017-2017 Visjon og verdier En visjon skal være en ledestjerne, noe man styrer etter og sikter mot, men som slett ikke er enkelt å nå fram til. Vår visjon er: Bare fornøyde etterkommere Med denne visjonen vil bærekraft være en forutsetning for de valg vi gjør. I alle våre valg skal vi vurdere vårt miljø- og klimamessige fotavtrykk. Vår visjon skal vi forsøke å oppnå gjennom å følge våre verdier, mål og handlingsplaner. 4
Selskapsstrategi 2017-2017 FOSEN RENOVASJON IKS Fosen Renovasjons verdier Miljøansvar Vi ivaretar klima og miljø Vi prioriterer miljø i våre anskaffelser Vi tar avfallsreduksjon og ombruk på alvor Service Vi er tilgjengelige Vi er leveringsdyktige Vi setter kundene og kollegaene i fokus Troverdighet Vi lytter til kunder og ansatte Vi gjennomfører det som er avtalt Vi sørger for kvalitet i alt vi gjør 5
FOSEN RENOVASJON IKS 6 Selskapsstrategi 2017-2017
Selskapsstrategi 2017-2017 FOSEN RENOVASJON IKS Hovedmål 1. Avfallshåndtering a. Avfallsreduksjon Fosen Renovasjon skal bidra i holdningsskapende arbeid og tilby løsninger for at kundene kan redusere avfallsmengder. Det skal spesielt arbeides for å redusere matsvinn. 2% årlig reduksjon (fra 2017-nivå) b. Gjenbruk Fosen Renovasjon skal ha tilbud om gjenbruk i alle kommuner. 2% årlig økning (fra 2017-nivå) c. Materialgjenvinning Fosen Renovasjon skal øke materialgjenvinningen. 60% materialgjenvinning innen 2025 d. Ytre miljø Tilby løsninger for å sikre at farlig avfall blir samlet inn og behandlet på miljømessig god måte. 2. Miljø- og samfunnsansvar a. Øke innbyggernes kunnskap om avfallshåndtering b. Legge til rette for lærlinger og arbeidstrening i egen organisasjon, samt stille krav om dette til leverandører. c. Delta aktivt i regionale samarbeid for å effektivisere drift, samt utvikle miljøriktige tjenester. d. Legge til rette for at næringslivet tilbys gode miljømessige avfallsløsninger. 3. Kundeservice a. Gjøre det enkelt for kundene å gjøre miljøriktige valg b. Delta i regionale samarbeid for å standardisere renovasjonsløsninger og bransjespråk. c. Forbedre gjenvinningsstasjoner, returpunkt og løsninger for fritidseiendommer 7
Fosen Renovasjon IKS Rådhusveien 12, Kremmergården, Postboks 55, 7101 Rissa Tlf 73 85 85 90 www.fosenrenovasjon.no
Vedlegg 4 Festeavtale Ørland kommune (unntatt offentligheten) Side 13 Saksliste styremøte Fosen Renovasjon IKS 29.09.2016
Vedlegg 5 Takst av bygninger Ørland gjenvinningsstasjon (unntatt offentligheten) Side 14 Saksliste styremøte Fosen Renovasjon IKS 29.09.2016