Møte Jan Feb Mars April Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov Des Kom

Stab Innhald: Møtekalender 2017... 2 Faste møte rådmannen si leiargruppe... 2 Faste møte leiarforum... 2 Faste leiarmøte sektor... 2 Vernerunde... 2 Faste møte for verneombod og HMT-kontakt (HR-leiar)... 3 Faste møte for hovudtillitsvalde og rådmann... 3 Medarbeidarsamtale... 3 Månads- og tertialrapportering... 4 Ordinær månadsrapportering enkel webrapportering... 4 Tertialrapport - Utvida rapport... 4 Ordinær månadsrapportering enkel webrapportering plan... 4 Fristar førebuing til politiske handsaming av rapportane:... 5 Årsmelding... 6 Tidsplan for arbeidet... 6 Økonomiplan... 7 Tidsplan økonomiplan prosess... 7 Tidsplan økonomiplan dokument... 7 Budsjett 2018... 9 Tidsplan for arbeidet... 9 Lønsforhandlingar... 11 Tidsplan lokale forhandlingar:... 11 Andre aktuelle møte/kurs... 11 Rosendalsvegen 10 5470 Rosendal Tlf: 534 83 100 Fax: 534 83 130 Org. nr: 964 967 636 Bankgiro: 3460.07.00083 post@kvinnherad.kommune.no www.kvinnherad.kommune.no

Møtekalender 2017 Møte Jan Feb Mars April Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov Des Kom 23 23 27 18 22 31 28 26 30 21 munestyre Formannskap 26 9 9 6 4 8 17 14 12 2/16 7 Administrasjonsutval 9 14 Forvaltningskomite 1 15 3 7 6 4 8 6 Kontrollutval 27 27 21 29 18 23 17 Levekårkomite 30 24 29 4 6 Investeringsutval 17 21 28 9 13 29 3 14 12 AMU 14 2 12 14 HTV Faste møte rådmannen si leiargruppe Overordna og prinsipielle saker innan leiing, styring, planlegging, strategi, økonomi og budsjettsaker. Informasjon og drøfting av viktige saker, hendingar, endringar eller tiltak i kommunen. Her møter rådmann, sektorleiarar, stabsleiar, seksjonsleiarane for kultur, næring og utvikling, for forvaltning og for løn og personal. Møta er fast kvar veke, møtedag er måndag. Faste møte leiarforum Dialog, kultur - og fellesskapsutvikling, informasjon, opplæring, leiing. Her møter alle med minimum to leiarfunksjonar (fag/budsjett/personalansvar) saman med hovudtillitsvalde og hovudverneombod. Det er lagt opp til minst to møte kvart år. Møteinnkalling vert sendt i god tid. Faste leiarmøte sektor Informasjon og drøfting av viktige saker, hendingar, endringar og tiltak i sektoren. Plan og arbeid innafor drift, fag og økonomi tverrfagleg samhandling. Møteinnkalling frå sektorleiar 9-10 møte pr. år. Vernerunde Vernerundane skal gjennomførast innafor det skisserte tidsrommet, for å sikra at kostnader som kjem fram under rundane skal kunna leggjast inn i det komande budsjettarbeidet. Det er den enkelte einingsleiar som har ansvar for at det blir gjennomført vernerundar, medan arbeidet vert gjort i samarbeid med verneombod. Vernerundane skal gjennomførast om våren innan utgangen av juni. Våren 2017 har det vore eit arbeid knytt til organisering av vernetenesta, og det er såleis gjerne ikkje alle einingar som rekk å få rundane gjennomført slik at resultata kan leggjast i økonomplanen. 2

Planen for vernerunde er tenkt slik: Aktivitet Ansvar for gjennomføring Tidsfrist Gjennomføring av vernerunde Einingsleiar April - juni Rapport til Løn- og personalkontor Einingsleiar Innan juni Sak til AMU Løn- og personal September Faste møte for verneombod og HMT-kontakt (HR-leiar) Hovudverneombod koordinerer faste møtepunkt for verneombod og HMT-kontakt (HR-leiar). HVO skal i byrjinga av året utarbeida møteplan. For 2017 er planen ikkje på plass. Faste møte for hovudtillitsvalde og rådmann Det er i 2017 ikkje sett opp fast plan for møte mellom partane fordi det skjer arbeid i partssamansette utval nesten kontinuerleg. Møta har vorte sett opp etter behov. Målet er å ha eit slikt møte ca. 1 gong pr. månad. Medarbeidarsamtale Medarbeidarsamtale med tilsette skal gjennomførast i første kvartal. I 2017 er kommunen i ein slik situasjon at det er mange nye einingsleiarar og store endrinar, det vert jobba med ein mal for samtalen som skal gjerast kjent i organisasjonen, medarbeidarsamtalane vil såleis verta gjennomførte seinare på året i dei einingane der ikkje alt er på plass ennå. For dei det er aktuelt for skal det gjennomførast seniorsamtale som ein integrert del av medarbeidarsamtalen. Nytt system Compilo Kommunen innfører frå 2017 eit nytt system for avvikshandsaming. Einingsleiarar og verneombod skal ta utgangspunkt i innmeldte avvik ved gjennomføring av vernerundar. 3

Månads- og tertialrapportering Ordinær månadsrapportering enkel webrapportering Månadsrapport vert laga av økonomigruppa og den ligg klar i Visma rapportering den 5. i kvar månad, den gjeld då månaden før. Dette for å sikra at mest muleg er kostnadsført, samt at også sjukepengerefusjonar er ført for den månaden det vert rapportert for. Den enkelte einingsleiar har ansvar for å sei noko om eventuelle avvik for si eining. All rapportering skal skje via web rapporten som går via einingsleiar til sektorleiar og deretter til rådmann. Seksjonsleiarane sine rapportar går direkte til rådmann. Tertialrapport - Utvida rapport Det skal leggjast fram to tertialrapportar til politisk nivå. Her blir det sett større krav til gjennomgang av rekneskapen og prognosane som blir laga. Til tertialrapportane skal det og vera ein gjennomgang i forhold til status på politiske vedtak. Sektorleiar skal levera rapport for sektoren for kvart enkelt tenesteområde. Forklara status på drifta, gje status på den økonomiske utviklinga, og ei prognose for kvart tenesteområde og sektoren samla ved årsslutt. Sektorleiar skal nytta faste malar ved desse rapporteringane. Verktøy Kvinnherad kommune nyttar Visma sitt økonomi- og rekneskapssystem. For rapportering skal det nyttast webrapport som vert kjørt frå dette systemet. Informasjon/rettleiing vert gjeve til alle einingar, for dei som treng meir rettleiing/opplæring kan dei ta kontakt med Budsjett og analyse avdeling. Ordinær månadsrapportering enkel webrapportering plan Månad Type rapport Rapport kjøring Januar Februar Enkel web 6. Mars Enkel web 6. Frist Einingsleiar April Enkel web 5. 7. 18. Mai Tertialrapport 5. 9. 15. Juni Enkel web 6. 7. 14. Juli August Enkel web 7. 9. 14. September Tertialrapport 5. 7. 12. Oktober Enkel web 5. 6. 10. November 6. 8. 13. Desember Enkel web 5. 7. 13. Frist sektorleiar Leiarmøte 4

Fristar førebuing til politiske handsaming av rapportane: Månad Type rapport Utsending Formannskap Kommunestyre Januar Februar Mars Rekneskap u/prognose Ingen, presenterast i møtet 6. april April Tertialrapport 30. mai 8. juni 22. juni Mai Juni Juli August Tal for mai vil til ei viss grad innarbeidast i tertialrapporten grunna utsendingstidspunkt i høve politiske møte. September Tertialrapport 3. okt 12. okt 26. okt Oktober November Desember Rekneskap m/prognose (innarbeidast i tertialrapport) 18. nov 7. des 5

Årsmelding Årsmelding er tilbakemelding til politikarar og innbyggjarar på korleis organisasjonen løyste dei pålagte oppgåvene i forhold til budsjettrammene for året som gjekk. Årsmeldinga skal i år innehalda tydelege kommentarar på korleis kommunen har kome ut i høve til dei måla som vart sett. Årsmeldinga skal inngå i ein læringsprosess både for administrativt og politisk nivå. Det er difor viktig å sei noko om kvifor ting vart slik dei vart. Dokumentet skal inngå som noko av analysegrunnlaget for å forbetra tenestene i kommunen. Tidsplan for arbeidet Aktivitet Ansvar for gjennomføring Frist Oppretta sak «Årsmelding og rekneskap Politisk sekretariat 08. mars 2016» i ephorte Bestillingsdokument og grov skisse til Rådmann 08. mars årsmeldinga Økonomi og årsresultat Budsjett og analyse avdeling 10. mars Investeringar Sektor for teknikk og miljø 20. mars Organisasjon og medarbeidar Løn og personalavdeling 21. mars Befolkning og samfunnsutvikling Kultur, næring og utvikling 21. mars Innleiing, bilde, framside Politisk sekretariat 21. mars Sektor m/tenesteområde leverer årsmelding Sektorleiar 28. mars sektor samla Rådmannen si leiargruppe - gjennomgang Rådmann 03. april førebels dokument Formannskap Powerpoint-presentasjon som Budsjett og analyse avdeling 06. april syner økonomisk resultat Innsending til revisjon Budsjett og analyse avdeling 05. april Kontrollutvalet Sekretariat v/møte i kontrollutvalet 21. april Utsending Politisk sekretariat 25/26. april Formannskapet Rådmann 04. mai Kommunestyre Ordførar 18. mai 6

Økonomiplan Økonomiplanen handlar om den strategiske utviklinga over tid. Dette gjeld både strategi for kommunen som heilhet og for den enkelte tenesta. Ein skal også visa når ein planlegg å gjennomføra ulike tiltak frå gjeldande tema-/kommunedelplanar. Tidsperioden egnar seg godt til eiga analyse av drift, og eventuelt førebuing av endringar fram mot neste års budsjett. Grunnlagsmateriale i planen: Årsmelding for 2016 Årsmeldingar/rapporteringar for det enkelte tenesteområde Kommunebarometeret Andre interne og eksterne datagrunnlag/rapportar Revidert statsbudsjett og kommuneproposisjonen, ca. 12 mai. Innspel frå revidert budsjett og kommuneproposisjonen Sektorane må laga sine bidrag med utgangspunkt i dei rammene som blir gjevne av rådmannen. Føringar frå kommuneproposisjonen vil Rådmannen i samarbeid med sektorleiingane justera i ettertid. Tidsplan økonomiplan prosess Innhald Ansvar for gjennomføring Frist Oppretta sak «Økonomiplan 2018-2021» i ephorte Politisk sekretariat 8. mar Oppstart økonomiplanarbeidet Rådmann 8.mar Bestillingsdokument og grov skisse til økonomiplan, målsetjing, ynskje om retning, drøfta strategiar for perioden Rådmann og leiargruppe, Budsjett og analyse avdeling 14.mar Driftsbudsjett, økonomiske rammer Budsjett og analyse avdeling 22.mar Årsmelding, fellesmøte adm/politikk Sektorleiar, rådmann, Budsjett og analyse avdeling 06. apr Presentasjon av årsmelding, kommunebarometer, utfordringar Rådmann, formskap 04. mai Sektorleiar drøftar sine løysingar med rådmann Sektorleiar Veke 17/18 Kommuneproposisjon og rev nasj. budsjett Mai Skrivefrist sektor Sektorleiar 23. mai Presentasjon til kommunestyret, powerpoint Rådmannen 18. mai Utsending Budsjett og analyse avdeling 30. mai Formannskap Ordførar 8. jun Kommunestyret (Økonomiplan og budsjettrevisjon/investering unytta midlar) Ordførar 22. jun Tidsplan økonomiplan dokument 7

Innhald Kapitel om samfunnsendring: Befolkningsutvikling (Spesielt: barnehage, skule og skuleklassar, eldre, ressurstrengande, skatteytarar m.v.) Næringsutvikling Inn/utpendling Innvandring av fremmendspråklige Nyetablering Andre makrorammer for utviklinga i Kvinnherad må vera klare før drøftingar i leiarmøte Ansvar for gjennomføring Kultur, næring og utvikling Frist 22. mar Generelle planar og føresetnadar for økonomiplan arbeidet Rådmannen 22. mar Årsplan Rådmannen 22. mar Oversikt over kommunen sine eigarinteresser Rådmannen 22. mar Trekk i den økonomiske utviklinga for Kvinnherad kommune Budsjett og analyse 5. apr avdeling og rådmannen Sektorane sine kapitel Sektorleiar 23. mai Finansieringsplan investeringar Driftsbudsjettet økonomiske rammer Obligatoriske oppstillingar Budsjett og analyse avdeling Budsjett og analyse avdeling Budsjett og analyse avdeling 8. mai 22. mai 22. mai Rådmannen sitt føreord Rådmannen 22. mai 8

Budsjett 2018 Tidsplan for arbeidet Aktivitet Ansvar Frist Kommentar Taldata vert henta frå Visma til Arena. Helge Gunnar Einingsleiarar/seksjonsleiarar sjekkar at alle stillingar i eksisterande drift er med i Arena, som grunnlag for det vidare budsjettarbeidet. Etter lønskjøring i august Målet med dette arbeidet er å få mest muleg korrekt grunnlag i det vidare budsjettarbeidet. Alle som har fått tildelt budsjettansvar kontrollerer lønnsopplysningar på sine tilsette. Sjekkar driftspostane. Skjer i Arena. Revidert budsjett må vere plassert på art og ansvar i Visma og avklart om det skal vidareførast i 2018 Budsjettdrøftingar om prioriteringar Budsjettansvarleg Sektor/Seksjonsleiar i samarbeid med einingsleiar Fram til 20. august Fram til 20. august NB: Det er viktig å hugsa på at grunnlaget som vert ført frå Visma til Arena kun er ei vidareføring av eksisterande drift og difor kun eit utgangspunkt for vidare planarbeid Rådmannen 21. aug I leiarmøtet( rådmannen si leiargruppe) prosess og innspel Budsjettrundskriv Lønns- og prisvekst, og andre praktiske opplysningar rundt arbeidet med budsjettering Budsjett og analyse avdeling 25. aug Til alle med budsjettansvar Orientering om budsjettprosessen Husnes Kulturhus for leiarforum Rådmannen 4. sept Alle einingsleiarar sektor/seksjonsleiarar og hovudtillitsvalte Koordineringsmøte budsjett Rådmannen, sektorleiarar, rådgjevarar, Budsjett og analyse avdeling 11. sept I leiarmøtet Fordeling av rammer til sektorar Budsjett og analyse avdeling /Rådmann 11. sept Prioritering av viktige områder ut i frå økonomiplan 2018-2021 og kommuneproposisjonen Sektor/seksjon Fram til 29. sept Kontinuerleg prosess 9

Aktivitet Ansvar Frist Kommentar Laga bemanningsplanar ut i frå Einingsleiarar Fram til 29. Kontinuerleg prosess prioriteringar og kriterie sept Utvikling av objektive kriterie der ein kan, døme bemanningsplanar osv Foreløpig fordeling av rammer til einingar Foreløpig prioriterte investeringslister Arbeidsdag budsjett Sektorleiar saman med einingsleiarar Fram til 29. sept Kontinuerleg prosess Sektorleiar 4. okt Rammer tildelt den enkelte eining skal rapporterast til rådmannen Sektorleiar 06.okt Sendast Budsjett og Rådmann, sektor/seksjonsleiarar, Budsjett og analyse avdeling analyse avdeling 11. okt Investeringsprogram Fordeling til einingar Samla oversyn Ev. andre konkrete problemstillingar Sektorleiar presenterer til rådmannen Sektorleiarar 17. okt Sektorleiar presenterer sine løysingar Skrivefrist sektor 20. okt Sektorleiar Kommunestyret Rådmann 26. okt Orientering prosess Statsbudsjett Inntektsrammer Kostnadsside Moglege løysingar Utsending av budsjett Politisk sekretariat 26. okt Formannskap Ordførar 02. nov Gjennomgang og drøfting budsjett Formannskapet behandlar budsjettet Utsending av Formannskapet si innstilling til alminneleg ettersyn Kommunestyret behandlar budsjettet Administrativ behandling: Endeleg detaljering av budsjettet 2018 Ordførar 16. nov Endeleg vedtak budsjett Politisk sekretariat 17. nov Minst 14 dagar Ordførar Sektor/seksjonsleiar - einingsleiar Endeleg periodisering pr. art Sektor/seksjonsleiar einingsleiar i samarbeid med Budsjett og analyse avdeling 30. nov 20. des 05. jan 10

Lønsforhandlingar Det er årlege lønsforhandlingar for kap. 3.4.1 (sektorleiinga) kap. 3.4.2 (einingsleiarar) og kap. 5.2 (rådgjevarar/ingeniørar/jordmødre/legar). Tidsplan lokale forhandlingar: Møte Dato Ansvar for tilrettelegging Ansvarleg for gjennomføring Mellombels tilsetjing- HTA 2.3.2 og AML 14-9 7. juni Lønsforhandling Kap. 4.A.2 Omorganisering etc. Kap. 4.A.4 Lønsforhandlingar Kompetanse, 2 g pr år 7. juni Løn og personal Rådmannen 9. juni Løn og personal Rådmannen Krav 5. apr og 5. okt Løn og personal Rådmannen Føringar for forhandlingar Rådmannen sitt leiarmøte Løn og personal Rådmannen Lønspolitisk drøftingsmøte 29. aug Løn og personal Rådmannen Frist for einingsleiarar i høve prioritering 5. sept Einingsleiar Kravfrist for arb.tak.org. 7. sept Hovudtillitsvald Første tilbod 19. sept Løn og personal Rådmannen Lokale forhandlingar kap. 4 Veke 37-39 Løn og personal Rådmannen Lokale forhandlingar Veke 39 Kap 5.2 Lokale forhandlingar Veke 40 Kap. 3.4.2 NB: Det kan verta endringar i dette oppsettet. Andre aktuelle møte/kurs Møte Dato Innhald Kostra-møte, koordinering Januar - mars Budsjett og analyse avdeling Informasjonsmøte/opplæring Januar etter behov Budsjett og analyse avdeling økonomiarbeid Årsavslutning Desember Løn og personal Denne oversikta er ikkje utfyllande andre aktuelle møte og kurs vil koma til. 11