Oppfølging av etiske krav: Eksempel Helse Sør-Øst Sauda, 21. september 2011 Grete Solli, spesialrådgiver, Helse Sør-Øst Magne Paulsrud, seniorrådgiver, Initiativ for etisk handel
Helse Sør-Øst: nye etiske nye retningslinjer i 2010 Alt innkjøpsarbeid skal være preget av høy etisk standard der rollen som pådriver for miljøkrav og en etisk leverandørkjede er tydelig, og der det ikke forekommer avvik i forhold til lovverket om offentlige anskaffelser. Styret i Helse Sør-Øst RHF, 10.12.09
Tekstiler Helse Sør-Øst kjøper produkter fra lavkostland - høy risiko for uetiske leverandørkjeder Bandasjer Medisinsk utstyr Møbler Det er en kjent sak at vestens varer (hele eller deler av varen) som regel er produsert i typisk lavkostland. Produksjonen foregår svært ofte under utbyttende forhold. Tekstilindustrien Offentlige anskaffelser Elektronikkindustrien
Helse Sør-Østs krav til leverandører Må ha egne retningslinjer for etisk handel eller være villig til å utvikle det innen rimelig tid Må formidle disse videre til underleverandører Må ha kunnskaper om egen leverandørkjede eller være villig til å skaffe seg det. Må være villig til å gjøre risikoanalyser av egne produkter og underleverandører Må være villig til å samarbeide med HSØ/SP om sjekk av leverandørkjeden
Nasjonalt samarbeidsprosjekt Ledes av Helse Sør-Øst Styringsgruppe er det nasjonale miljøprosjektet Deltagerne er på innkjøpsdirektør-nivå i sine regioner Bygger på erfaringene til Helse Sør-Øst Møter et behov i leverandørmarkedet om forutsigbarhet og likebehandling Ressurssparende Felles medlemskap i IEH
Mål for prosjektet Økt kompetanseutvikling Felles etiske krav Felles risikovurderinger Leverandørutvikling Oppfølging av anskaffelser med etiske krav med bl.a revisjoner/audits Forbedringsarbeid i samarbeid med leverandør når revisjoner/audits avdekker uheldige forhold og brudd på de etiske krav.
Hvor langt bak i leverandørkjeden? Som et minimum: Der varen produseres, for eksempel der sykehusuniformen produseres Deretter neste nivå, for eksempel tekstilprodusenten og nye ledd
Metode for oppfølging 1. Egenrapporteringsskjema: For leverandør (vedlegg) For produsent 2. Vurdering av risiko (vedlegg) 3. Oppfølgingssamtale basert på risikovurdering 4. Social audit / kontroll (vedlegg)
Egenrapporteringsskjema
Et eksempel: Oppfølging helsetekstiler Oktober 2010 04.10.2010: Kontraktsmøte Okt.: Egenrapp.skjema trinn 1 til leverandører. Svarfrist 25.10.2010. Okt.: Egenrapp.skjema til produsenter. Returnert 05.11.2011 Nov. 2011 Jan. 2011 April 2011 Sept. 2011 Risikoanalyse av produsent (RAID) Risikovurdering av leverandører (trinn 1) Des.: Besluttning om å foreta kontroll hos produsent i India Des: Oppdragsbeskrivelse utarbeides, forespørsel til tre leverandører Jan.: Level Works (konsulent) tildeles oppdraget Jan.: SWM garanterer å fortsette samarbeidet Medio feb.: Semi-annonsert kontroll. Rapport og CAP Interne forberedelser, pressemelding Medio mars: Brev til SWM med rapport, CAP og vedleggsbrev med frister for utbedringer 12 Mai: LW-oppfølging hos produsent. God fremdrift.
Brev til produsent i India Dear sir As you will know our company are supplying the type of garments we are now going to produce in Karlegroup to the Norwegian public hospitals. As part of the tender we got, are also the rules with e.i. the Code of Conduct you were signing. One rule which we also have to comply with is that the companies with whom we are dealing / producing must open for a so called Social Audit. For what I know you might be familiar with this from others of your international customers. However I herewith inform that this Social Audit will be carried out by a company called: Level Works, a worldwide reckoned company doing this type of work. They have in mind being there on the 18. and / or the 19. of January, but will contact you for further details. For the sake of good order, and to avoid any insecureness regarding our relation I herewith state that: We will not penalize the factory / Karlegroup if for some reason the audit should show that you are breaching local law or ILO Convention. We have given you and xx as contact persons. In case you would want anyone else, or someone in addition, to be involved; please let me know. Best regards
Spørsmål til Helse Sør-Øst 1. Hvor mye tid har du brukt på oppfølgingen til nå? 2. Er det noe du ville gjort annerledes? 3. Hvordan organiseres oppfølgingen i Helse Sør-Øst (hvem gjør det, koordinering, samarbeid, etc.) 4. Hva koster en kontroll? 5. Er leverandører til Helse Sør-Øst positive eller skeptiske til etisk handel? 6. Hva gjør dere for å forberede leverandørene? 7. Hva er planene for oppfølging høsten 2011? 8. Spørsmål fra salen
Kokebok for leverandører En veileder om hvordan jobbe systematisk og målrettet med etisk handel i leverandørkjeden Metode Papirformat og nettsted: www.etiskhandel.no/veileder Maler, verktøy og eks. på god praksis Norsk og engelsk Bruk den på leverandørseminar og i oppfølgingssamtaler
Grunnleggende forutsetning 1 Sporbarhet i leverandørkjeden Hvis ikke leverandøren vet hvor varene er produsert, så vet han / hun heller ikke noe om produksjonsforholdene, og følgelig heller ikke om de etiske kravene til oppdragsgiver etterleves
Grunnleggende forutsetning 2 Implementering Code of Conduct i leverandørkjeden Hvis ikke leverandøren stiller samme, eller tilsvarende, krav til sine underleverandører og følger opp i forhold til kravene, så vet han / hun heller ikke om kravene til oppdragsgiver etterleves