Prosedyrebeskrivelse for håndtering av avvik Versjon: Skrevet av: Camilla Bjørn Gjelder fra: 09.01.2018 Godkjent av: Kvalitetssikringsgruppen Dok.type: Prosedyre Sidenr: 1 av 5 Formål og omfang Risikobasert internkontroll handler om å arbeide systematisk med læring i organisasjonen. Ett ledd i dette er melding/rapportering av avvik. bruker et elektronisk system som skal bidra til kontinuerlig læring i organisasjonen, der blant annet avvik skal rapporteres for at vi skal lære av de uønskede hendelsene/avvikene. Det elektroniske avvikssystemet innføres gradvis. Inntil et fullelektronisk avvikssystem er på etablert, vil noen enheter bruke papirsystem. Melding av avvik på pair omtales mot slutten av denne prosedyren. Retningslinjen skal bidra til å sikre følgende: - At avvik meldes og følges opp på korrekt måte internt i organisasjonen - At avviket følges opp på en måte som medfører læring og at det iverksettes tiltak for å hindre gjentakelser, og som bidrar til å forbedre våre tjenester og trygge arbeidsmiljøet Definisjon av avvik Med avvik menes brudd på gjeldende lov- og regelverk eller interne prosedyrer og rutiner. Avvik meldes også ved uønskede hendelser som kan medføre skade på menneske, materielle verdier, ytre miljø eller renommé, og hvor det ikke foreligger prosedyrer/rutiner, men hvor man mener slik bør utarbeides. Retningslinjen omfatter avvik på alle områder. Målgruppe/ansvar for at prosedyre utføres Ledere og ansatte i fylkeskommunen. Hvilke resultater skal oppnås Resultat som skal oppnås kan deles inn i hvor i kjeden du befinner deg: - På tjenesten: praksisnært, kollegaveiledning/opplæring - På operativt ledernivå: Enkeltsaker gir grunnlag for praksisnær læring (forbedring). Aggregering for å se på trender. Gi innspill knyttet til nødvendige forebyggende tiltak, behov for hjelpemidler, endring i organisering/oppgavedeling, eller nødvendig å arbeide med kulturen. - På strategisk ledernivå: se trender, få oversikt over avvik som ikke er lukket. Få innspill på momenter som vedrører forebygging, ressurstilgang, standarder, kulturelle og organisatoriske tema. - Politisk nivå: kvalitet og måloppnåelse, omdømme, trygt og helsefremmende arbeidsmiljø. Hvilke aktiviteter som skal utføres Figuren under viser avvikskjeden.
Side : 2 av 5 Figur fra KS: Rådmannens internkontroll Orden i eget hus! Roller i avvikssystemet Melder avvik i linjen i organisasjonen Saksbehandler, saksbehandler avviket, eventuelt delegere det til andre saksbehandlere. Kan også lukke et avvik (avhengig av hvordan etat/senter/ytre enhet har fordelt oppgavene internt). Ansvarlig, kan saksbehandle, delegere videre og lukke et avvik (etatssjef, rektor, avdelingsleder, avhengig av organisasjonsstrukturen). Melding/rapportering av avvik/uønsket hendelse Melding i elektronisk avviksmodul Avvik oppstår 1) Den som oppdager avviket melder via avviksmodulen. Følgende punkter må fylles inn av avviksmelderen: - Navn - E-post - Saken gjelder - Virksomhet (etaten du jobber i, uavhengig hvor avviket har skjedd siden avviket skal følge tjenestevei) - Avvikstidspunkt (dato for når avviket inntraff eller ble oppdaget) - Beskrivelse Følgende er valgfritt: - Igangsatte tiltak - Forslag til tiltak - Vedlegg (bilde, dokument e.a.)
Side : 3 av 5 Saksbehandling av avviket Fanekort «beskrivelse»: 2) Når avviket er meldt, sendes det automatisk en mail til den som er definert som saksbehandler 1 og ansvarlig for virksomheten. 3) Saksbehandler tar videre beslutning om saksbehandling for å kunne lukke avviket. Saksbehandler kan tildele ny saksbehandler på avviket (men det må være bruker av avviksmodulen og definert for virksomheten/avdelingen). 4) Saksbehandler må klassifisere meldingen: a. Avvik: brudd på gjeldende lov- og regelverk eller interne prosedyrer og rutiner. b. Uønsket hendelse: De tilfeller hvor det ikke foreligger en prosedyre eller at det er brudd på lover eller regler. 5) Det skal også krysses av for hvilken type oppfølging som er gjort (ikke det samme som tiltak). Fanekort «Årsak/konsekvens»: 6) Saksbehandler må ta stilling til årsaken til avviket. Her er det 9 forhåndsdefinerte kategorier, men det er mulig å spesifisere med tekst i feltet «detaljer»: a. Brudd på prosedyre b. Prosedyrekvalitet/-eksistens c. Manglende kompetanse d. Organisasjons- og ledelsesprioriteringer e. Mangelfullt vedlikehold f. Utilstrekkelig planlegging g. Kommunikasjonssvikt h. Teknisk svikt i. Annet/uavklart (spesifiseres) 7) Saksbehandler må ta stilling til konsekvens. Her er det 6 forhåndsdefinerte kategorier: a. Drift og tjeneste b. Brudd på lover og regler c. Økonomi d. Omdømme e. Personskade uten fravær f. Personskade med fravær 8) Kostnader: Der det er hensiktsmessig kan det fremgå om avviket har forårsaket kostnader. Her velges det mellom direktekostnader (f.eks knust vind) eller timekostnad. Fanekort «Tiltak»: 9) Aktivitetslogg tiltak som iverksettes 10) Beskrivelse og endelige tiltak Heading i avviksmodulen: Livsfasen til avviket er delt inn i fire: a. Ny b. I arbeid c. Behandlet (ferdig fra saksbehandler med ikke nødvendigvis lukket mtp godkjenning av tiltak) d. Lukket Melder av avviket vil automatisk får varsel om hvor i saksbehandlingen avviket befinner seg. Dokumentering av tiltak og lukking av avvik: De endelige tiltakene som iverksettes som følge av avviksmeldingen dokumenteres i avvikssystemet før saken lukkes. 1 Det er en «hovedsaksbehandler» definert på etat/senter/avdeling etc. Hovedsaksbehandleren delegerer avviket videre til andre definerte saksbehandlere i avviksmodulen.
Side : 4 av 5 Spesielt for HMS-avvik og vernetjenesten: Verneombud og arbeidsmiljøutvalg skal holdes orientert om avvik, uønskede hendelser og nestenulykker, f.eks ved å motta kopi av avviksskjema (elektronisk eller papir). Verneombudet har som rolle å påse at avvikssystemet brukes i henhold til intensjonen, og at avvikene som meldes inn blir fulgt opp. Verneombudet skal også påse at personskader og arbeidsulykker meldes eksternt i henhold til lovpålagte krav. Verneombudet har stansingsrett ved umiddelbar fare for liv og helse som kan avverges på annen måte. Arbeidsmiljøutvalget skal følge opp bruken av avvikssystemet, og bruke oversikt over innrapporterte avvik i vurderingen av hva som er relevante risikofaktorer på arbeidsplassen. Melding av avvik på papir: Den som oppdager avviket melder ved utfylling av side 1 på skjema («Internt skademeldingsskjema i arbeidstaker» (blankett 13) og leverer leder. Leder håndterer avviket og iverksetter nødvendige tiltak. Fylle inn vurdering på side 2 i skjemaet «Internt skademeldingsskjema i arbeidstaker» (blankett 13) og gi kopi til verneombud og melder. Når saken er løst, oppbevares originalskjemaet i virksomhetens saksarkiv. Avvik som gjelder forhold som konflikter, mobbing og trakassering håndteres i tråd med tilhørende retningslinjer. AMU skal holdes orientert om avvik, uønskede hendelser og nestenulykker. Endring og godkjenning av prosedyren Endring og godkjenning av prosedyren skal gjøres av kvalitetssikringsgruppen. Kryssreferanser 1.2.2.2.13.1 Avviksskjema internt TFK 1.2.2.2.13.3 Retningslinjer for melding av skader og yrkessykdom til eksterne myndigheter etter lovpålagte krav 1.2.2.2.13.4 Internt skademeldingsskjema 1.2.2.2.14.1 Retningslinjer for varsling i Troms Fylkeskommune Eksterne referanser
Side : 5 av 5