1 Fusa kommune Sekretariat for kontrollutvalet Kontrollutvalet Bergen 05.12.2013 Innkalling til møte i kontrollutvalet Det vert med dette kalla inn til møte i kontrollutvalet Torsdag 12.12.2013 Møterom 157 (loftet) kl. 11.00 Dersom nokon av medlemmene ikkje kan møte og må melde forfall, vert dei bedne om å gjere dette så tidleg som råd er ved å ringa til Kjartan Haugsnes tlf. 55 23 94 18//901 89 542 eller til Hogne Haktorson, tlf. 55 23 94 53/911 05 982. Til varamedlemar er denne innkallinga å sjå på som ei orientering. Dersom det vert aktuelt at varamedlemar må møta, vil det bli gjeve nærmare beskjed. Det er planlagt at Kjartan Haugsnes møter frå sekretariatet på dette møtet. Arild Legland Kontrollutvalsleiar /s/ Hogne Haktorson kontrollsjef Kjartan Haugsnes Spesialrådgjevar Vedlegg: Sakliste Kopi: Varamedlemmer til kontrollutvalet Ordførar i Fusa kommune Deloitte Rådmannen i Fusa kommune (har møte- og talerett) (har møte- og talerett) Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55 23 94 18 Mobil 901 89 542 - E-postadresse: kjartan.haugsnes@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.
2 Sakliste: Saknr. Sak Merknad 36/13 Godkjenning av innkalling og sakliste. 37/13 Godkjenning av protokoll frå møte 03.10.2013 Vedlegg 38/13 Selskapskontroll Business Region Bergen (BRB) Vedlegg 39/13 Tinging prosjektplan forvaltningsrevisjon Vedlegg 40/13 Gjennomgang av møteprotokollar 41/13 Meldingar Vedlegg 42/13 Orienteringssaker Vedlegg Ymse. 2
3 Fussa kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: 03.10.2013 Kl.: 11.00 14.00 Stad: Møterom 157 kommunetunet Saknr.: 26/13 35/13 MØTELEIAR Leiar i kontrollutvalet Arild Legland DESSE MØTTE Leiar i kontrollutvalet Arild Legland Nestleiar i kontrollutvalet Øyvind Nordbø Medlem i kontrollutvalet Arne Holmefjord Medlem i kontrollutvalet Turid Glesnes Medlem i kontrollutvalet Ranveig Ness DESSUTAN MØTTE Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet v/ spesialrådgjevar Kjartan Haugsnes. Deloitte AS ved senior manager Unni Renate Moe og manager Gunnar Husabø. Fusa kommune ved ordførar Hans Vindenes (til og med sak 30/13) 1
4 Sakliste: Saknr. Sak 26/13 Godkjenning av innkalling og sakliste. 27/13 Godkjenning av protokoll frå møte 23.05.2013 28/13 Budsjett for kontroll, tilsyns og revisjonsarbeidet i Fusa kommune 2014 29/13 Vurdering om Deloitte AS er uavhengig i høve Fusa kommune 30/13 Forvaltningsrevisjonsrapport, Prosjektstyring 31/13 Kontrollutvalet sin møterett i generalforsamlingar 32/13 Gjennomgang av møteprotokollar 33/13 Meldingar 34/13 Orienteringssaker 35/13 Vurdering av opsjon forvaltningsrevisjonstenester Ymse. SAKNR. 26/13 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. VEDTAK: Innkalling og saksliste vert godkjent. 27/13 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRÅ MØTE 23.05.2013 HANDSAMING I MØTET: Det framkom ikkje merknader til møteprotokoll. VEDTAK: Møteprotokoll frå møte 23.05.2013 vert godkjent. 28/13 BUDSJETT FOR KONTROLL, TILSYN OG REVISJONSARBEIDET I FUSA KOMMUNE 2014 FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet godkjenner budsjettframlegget slik det ligg føre. Budsjettframlegget vert å senda Fusa kommune til vidare handsaming. HANDSAMING I MØTET: Fusa kommune har justert satsane for godtgjersle til folkevalde frå 01.05.2013. Skriv om dette vart delt ut i møtet. Forslag til vedtak inklusive justerte satsar for godtgjersle til dei folkevalde vart samrøystes vedteke. 2
5 VEDTAK: Kontrollutvalet godkjenner budsjettframlegget slik det ligg føre. Budsjettframlegget vert å senda Fusa kommune til vidare handsaming. 29/13 VURDERING AV OM DELOITTE AS ER UAVHENGIG I HØVE FUSA KOMMUNE FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tar eigenvurderinga frå partner Bjarne Ryland, vedr. om Deloitte AS er uavhengig i høve Fusa kommune, til etterretning. HANDSAMING I MØTET: Unni Renate Moe og Gunnar Husabø frå Deloitte AS orienterte kort. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. VEDTAK: Kontrollutvalet tar eigenvurderinga frå partner Bjarne Ryland, vedr. om Deloitte AS er uavhengig i høve Fusa kommune, til etterretning. 30/13 FORVALTNINGSREVISJON, PROSJEKTSTYRING FORSLAG TIL INNSTILLING Kommunestyret ber rådmannen syta for at: 1. Forslag til tiltak i kapittel 7 i forvaltningsrevisjonsrapport, Prosjektstyring vert følgt opp. 2. Rådmannen lagar ein handlingsplan innan 1.2.2014 til kommunestyret, med kopi til kontrollutvalet, som syner korleis tilrådingane i rapporten skal følgjast opp. HANDSAMING I MØTET: Gunnar Husabø frå Deloitte AS presenterte rapporten. - Gjekk gjennom føremål, problemstillingar og metode. - Presenterte funn og tilrådingar til forbetring. Kontrollutvalet var og oppteken av at Deloitte AS gjev ein grundig presentasjon av rapporten i kommunestyret når denne kjem til handsaming. Etter sams drøfting i utvalet vart frist for rådmannen sin handlingsplan set til 01.03.2013 Forslag til vedtak med ei endring vart samrøystes vedteke. 3
6 VEDTAK: Kommunestyret ber rådmannen syta for at: 1. Forslag til tiltak i kapittel 7 i forvaltningsrevisjonsrapport, Prosjektstyring vert følgt opp. 2. Rådmannen lagar ein handlingsplan innan 1.3.2014 til kommunestyret, med kopi til kontrollutvalet, som syner korleis tilrådingane i rapporten skal følgjast opp. 31/13 KONTROLLUTVALET SIN MØTERETT I GENERALFORSAMLINGAR. FORSLAG TIL VEDTAK. 1. Kontrollutvalet gjev leiar fullmakt til å vurdere om nokon frå kontrollutvalet skal delta på generalforsamlingar i selskap som kommunen har eigarskap i etter kommunelova 80, samt kven som skal delta. 2. Kontrollutvalet ber kommuneadministrasjonen fortløpande oversende innkalling til generalforsamlingar i heileigde kommunale selskap til kontrollutvalet ved sekretariatet og revisjon. HANDSAMING I MØTET: Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke VEDTAK: 1. Kontrollutvalet gjev leiar fullmakt til å vurdere om nokon frå kontrollutvalet skal delta på generalforsamlingar i selskap som kommunen har eigarskap i etter kommunelova 80, samt kven som skal delta. 2. Kontrollutvalet ber kommuneadministrasjonen fortløpande oversende innkalling til generalforsamlingar i heileigde kommunale selskap til kontrollutvalet ved sekretariatet og revisjon. 32/13 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR. FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. HANDSAMING I MØTET: Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. VEDTAK: Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. 4
7 33/13 MELDINGAR Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Fusa kommune Vedtak kommunestyret sak 035/13 1. tertial 2013 2 Fusa kommune Vedtak kommunestyret sak 037/13 Årsmelding og rekneskap 2013 3 KRD Rundskriv, om iverksetting av endringer i kommuneloven m.m FORSLAG TIL VEDTAK: Meldingane vert teken til orientering HANDSAMING I MØTET: Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Fusa kommune Vedtak kommunestyret sak 035/13 1. tertial 2013 2 Fusa kommune Vedtak kommunestyret sak 037/13 Årsmelding og rekneskap 2013 3 KRD Rundskriv, om iverksetting av endringer i kommuneloven m.m Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. VEDTAK: Meldingane vert teken til orientering 34/13 ORIENTERINGSSAKER 1 Deloitte AS Revisjonsplan 2013 2 Sekretariatet Vidare arbeid med kurstilbod for kontrollutvala i 2014 FORSLAG TIL VEDTAK: Orienteringssakene vert tekne til orientering. HANDSAMING I MØTET: - Sekretariatet orienterte kort. 1 Deloitte AS Revisjonsplan 2013 - Unni Renate Moe frå Deloitte AS presenterte planen for kontrollutvalet og tok opp risikoområder i kommunen. - Økonomisjef går av med pensjon og stillingen er utlyst. 2 Sekretariatet Vidare arbeid med kurstilbod for kontrollutvala i 2014 Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. - Viste til invitasjon sendt 2. oktober - Alle fem medlemene i kontrollutvalet i Fusa ønskjer å delta. Sekretariatet melder dei på. 5
8 VEDTAK: Orienteringssakene vert tekne til orientering. 35/13 REVISJONSAVTALE OG VURDERING AV OPSJON FORSLAG TIL INNSTILLING: 1. Fusa kommune vel å nytta opsjon på kjøp av revisjonstenester, slik at Deloitte AS også er revisor for 2014 og 2015 inkludert reviderer rekneskapen for 2015. Det vert her lagt til grunn at Deloitte AS er kommunen sin revisor tom. 30.6.2016. 2. Kontrollutvalet får fullmakt til å gjennomføra ny konkurranse. Tidsramma må leggjast slik at den som vert valt ut frå konkurransen, er revisor fom. 1.7.2016. Fullmakta omfattar gjennomføring av heile prosessen, herunder: a. Utarbeiding og godkjenning av tilbodsdokument. b. Knytta til seg naudsynt ekstern hjelp. c. Vurdera mottekne tilbod og innstilla overfor kommunestyret på val av revisor. HANDSAMING I MØTET: Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. INNSTILLING: 1. Fusa kommune vel å nytta opsjon på kjøp av revisjonstenester, slik at Deloitte AS også er revisor for 2014 og 2015 inkludert reviderer rekneskapen for 2015. Det vert her lagt til grunn at Deloitte AS er kommunen sin revisor tom. 30.6.2016. 2. Kontrollutvalet får fullmakt til å gjennomføra ny konkurranse. Tidsramma må leggjast slik at den som vert valt ut frå konkurransen, er revisor fom. 1.7.2016. Fullmakta omfattar gjennomføring av heile prosessen, herunder: a. Utarbeiding og godkjenning av tilbodsdokument. b. Knytta til seg naudsynt ekstern hjelp. c. Vurdera mottekne tilbod og innstilla overfor kommunestyret på val av revisor. YMSE: Det framkom ikkje noko under dette punktet. 03.10.2013 Arild Legland Leiar Kjartan Haugsnes Spesialrådgjevar 6
9 Fusa kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 12.12.2013 Sakshandsamar: Kjartan Haugsnes Kopi til: Sak: 38/13 38/13 RAPPORT ETTER SELSKAPSKONTROLL AV BUSINESS REGION BERGEN FORSLAG TIL INNSTILLING: 1. Kommunestyret i Fusa kommune merkar seg det som kjem fram i rapport etter selskapskontroll av Business Region Bergen AS. 2. Når det gjeld den gjennomførte selskapskontrollen av Business Region Bergen AS, ber kommunestyret selskapet syta for å: a. Ferdigstille arbeidet med å utarbeide fullmaktsstruktur for selskapet og styreinstruks for styret. b. Sikre at samarbeidsavtalane i tilstrekkeleg grad avklarar rollar- og forventningar mellom partane. c. I samband med revidering av Strategisk næringsplan i 2014 arbeider for å tydeleggjere ansvarslinjene mellom tiltakseigarar, eigarkommunane og andre samarbeidsaktørar når det gjeld oppfølging av tiltak i planen. d. Utarbeide skriftlege rutinar for innkjøp og kontraktsoppfølging, og sikrar at innkjøp blir gjennomført i samsvar med regelverket om offentlege anskaffingar. e. Etablere eit system for å registrere og følgje opp avvik, som er tilpassa selskapet sin storleik og risikoforholda for verksemda. f. Innføre følgjande praksisar tilrådd av KS: i. Styrevervregistrering ii. gjennomføre årleg eigenevaluering av styret iii. utarbeide plan for kompetanseutvikling g. Utarbeide skriftlege rutinar for budsjettering og oppfølging av budsjett, som inkluderer retningslinjer for rapportering om avvik frå budsjett. h. Utarbeide retningslinjer for bruk av innleidde ressursar. i. Vurdere om det er behov for at selskapet i større grad rapporterer til alle eigarane om ressursbruken i selskapet (jf. praksis med rapportering til Hordaland fylkeskommune). 3. Laga ein plan innan 01.03.14., som syner kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet i Hordaland Fylkekommune gjorde i sitt møte 18.12.2012 vedtak om å bestilla selskapskontroll av Business Region Bergen AS (BRB). Det vart og gjort vedtak om å invitera dei andre eigarkommunane til å delta i denne selskapskontrollen. Oppstart av prosjektet skulle skje når det var avklara kor mange som ville vera med. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55 23 94 18 Mobil 901 89 542 - E-postadresse: kjartan.haugsnes@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.
I møte 21.02.13 sak 07/13 gjorde kontrollutvalet i Fusa kommune vedtak om å delta: 1. Kontrollutvalet i Fusa kommune seier nei til å delta i felles regional selskapskontroll av Business Region Bergen når det gjeld den delen som gjeld eigarskapskontroll. 2. Kontrollutvalet i Fusa kommune seier ja til å delta i felles regional selskapskontroll av Business Region Bergen når det gjeld den delen som omfattar forvaltningsrevisjon. 3. Selskapskontrollen skal utførast av Deloitte i tråd med forslag til prosjektplan som ligg føre. 4. Kontrollutvalet ber om at Deloitte presenterer resultatet av selskapskontrollen for kontrollutvalet når den er ferdig. 5. Kostnadene til deltaking i prosjektet vert godkjent i tråd med utrekningsmodellen i invitasjon dagsett 09.01.13. I tillegg kjem kostnader til presentasjon av rapport for kontrollutvalet og opsjon på eventuell presentasjon for kommunestyret. 6. Tidspunkt for levering av revisjonsrapport vert å komme tilbake til i neste møte. Oppstart av prosjektet starta etter slikt vedtak i kontrollutvalet i Hordaland Fylkeskommune 07.05.13: 1. Kontrollutvalet ber Deloitte starte opp selskapskontroll (Forvaltningsrevisjon) av Business Region Bergen AS med utgangspunkt i prosjektplan dagsett 4.12.12 samt vedtak i kontrollutvala i Hordaland fylkeskommune og kommunane Bergen, Samnanger, Austevoll, Fusa, Os og Askøy. 2. Kontrollutvalet ber Deloitte starte opp selskapskontroll (Eigarskapskontroll) i Hordaland fylkeskommune av Business Region Bergen AS med utgangspunkt i prosjektplan dagsett 4.12.12. 3. Det er ønskjeleg at revisjonsrapportar er klare frå Deloitte si side innan 1.11.2013, ferdig verifisert og med naudsynte uttaler frå dagleg leiar, styreleiar, fylkesrådmann/rådmann/byråd vedlagt og/eller innarbeidd. Denne selskapskontrollen har Deloitte gjennomført som eit felles prosjekt etter bestilling, jf. punkt 1 i vedtaket over, frå 7 av eigarane: Hordaland fylkeskommune og kommunane Bergen, Askøy, Samnanger, Austevoll, Fusa og Os. Desse 7 eigarane utgjer 83,2 % av eigarskapen i selskapet. I tillegg har Hordaland fylkeskommune og Askøy kommune bestilt gjennomgang av eigarstyringa i fylkeskommunen/kommunen i høve selskapet, jf. punkt 2 i vedtaket. Av den godkjende prosjektplanen går det fram at føremålet med denne selskapskontrollen mellom anna er: «å undersøke om Business Region Bergen har etablert system og rutinar for å sikre at selskapet driv i samsvar med vedtekter, politiske vedtak og aksjelova.» Problemstillingar knytt til drifta i selskapet: 10 1. I kva grad driv Business Region Bergen i samsvar med vedtektene? 2. Har selskapet ei tydeleg rolle- og ansvarsfordeling mellom eigarar, styret og selskapet si daglege leiing? 3. Har selskapet etablert system og rutinar for å sikre at selskapet driv i samsvar med aksjelova? a. I kva grad gjennomfører selskapet generalforsamlingar i samsvar med føresegner i aksjelova? b. I kva grad utøver styret sitt tilsynsansvar i samsvar med føresegner i aksjelova? c. Har selskapet eit system for å kartleggje og setje i verk tiltak for å sikre at krav i regelverket blir overhaldne? 4. Er resultatet og ressursbruk i samsvar med dei måla som er sett opp for selskapet? a. I kva grad er det sett konkrete mål for selskapet? b. I kva grad følgjer Business Region Bergen opp fylkeskommunale / kommunale vedtak og andre føringar? c. I kva grad har selskapet ei økonomisk forsvarleg drift sett i høve til fastsette mål? 2
11 Drøfting: Deloitte har no gjort ferdig selskapskontrollen av Business Region Bergen AS og revisjonsrapport er levert og ligg ved. Deloitte har nytta dokumentanalyse, intervju, stikkprøvegjennomgang av innkjøp og verifisering og høyring som metodar i denne selskapskontrollen. Etter sekretariatet si vurdering har Deloitte levert ein grundig og god rapport som er i samsvar med kontrollutvalet sine bestillingar. Når det gjeld verifisering og høyring skriv Deloitte m.a. dette i punkt 2.4 i rapporten: «Intervjureferata er verifisert av intervjupersonane. Datadel av rapporten er verifisert av selskapet ved administrasjonen, og faktafeil er retta opp.» Det er og gjort greie for korleis rapporten har vore på høyring. Uttalen frå Business Region Bergen ligg ved rapporten som vedlegg 1. Ut frå den gjennomførte selskapskontrollen av BRB har sekretariatet merka seg dei vurderingar som revisor har gjort. I rapporten kjem og revisor med tilrådingar i 10 punkt på tiltak for å betra rutinane i selskapet. Konklusjon: Sekretariatet vil tilrå at kontrollutvalet innstiller til kommunestyret om å følgja opp dei tilrådingane som er gjort i rapporten. Forslag til vedtak føl opp dei 10 punkta med tilråding. Vidare meiner sekretariatet at kontrollutvalet bør tilrå at kommunestyret ber om at Business Region Bergen (BRB) syter for at det vert laga ein plan som viser kva tiltak selskapet skal setja i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk, og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kjartan Haugsnes Spesialrådgjevar Vedlegg: Rapport etter selskapskontroll av Business Region Bergen 3
12 Fusa kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 12.12.2013 Sakshandsamar: Kjartan Haugsnes Kopi til: Sak: 39/13 39/13 TINGING PROSJEKTPLAN FORVALTNINGSREVISJON ETTER PLAN FORSLAG TIL VEDTAK 1. Kontrollutvalet ønskjer at det vert gjennomført forvaltningsrevisjon innan 2. Det vert teke utgangspunkt i desse problemstillingane: A B C D 3. Kontrollutvalet ber Deloitte AS legga fram prosjektplan innan:.. 4. Utvalsleiar får fullmakt til å godkjenna endeleg prosjektplan / bestilling i samråd med sekretariatet. 5. På kontrollutvalet sitt neste møte vert framdrift i prosjektet referert, og tidsplan for prosjektet teke opp til handsaming. Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet laga i sak 24/12 i møte 24.05.2012 slik innstilling til kommunestyret: FORSLAG TIL INNSTILLING: (Endeleg vedtak i kommunestyret) 1. Framlegg til plan for forvaltningsrevisjon vert vedteken slik den ligg føre. 2. Planen erstattar tilsvarande plan for perioden 2008 2012. 3. Planen gjeld for resten av valperioden, 2011 2015, og fram til ny plan etter intensjonen vert vedteken i 2016. 4. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet med å foreta endringar og omprioriteringar i planen, samt til å kunna definera og avgrensa konkrete prosjekt innafor dei utvalde områda i planen. 5. Planen skal reviderast og evaluerast minst ein gong i valperioden. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera denne revisjonen og evalueringa. 6. Kontrollutvalet skal rapportere resultatet av forvaltningsrevisjonar til kommunestyret minst ein gong kvart år. Viktige revisjonsrapportar skal leggjast fram for kommunestyret etter kvart. Fusa kommunestyre handsama saka i sitt møte 20.06.2012 sak 035/12 og innstillinga frå kontrollutvalet vart samrøystes vedteke. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55 23 94 18 Mobil 901 89 542 - E-postadresse: kjartan.haugsnes@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.
I Fusa kommune sin plan for forvaltningsrevisjon 2012 2016 kap. 2.1 er det desse prosjekta som er sett opp som prioriterte område for forvaltningsrevisjon: 1. Verksemdsstyring og vedtaksoppfølging. 2. Vedlikehald, inneklima og plan og byggesaksforvaltning. 3. Tilpassa undervisning og spesialundervisning. 4. Prosjektstyring. 5. Samhandling og brukarmedverknad i helse og omsorgstenestene. Utfyllande opplysningar om det enkelte prosjekt finn ein i vedlegg 1 til denne saka, Plan for forvaltningsrevisjon 2012 2016 og vedlegg 2 Overordna analyse. 13 Drøfting: I dette møtet skal kontrollutvalet plukke ut kva for eit prosjekt som ein meiner det vil vera viktig å få gjennomført forvaltningsrevisjon på no. Etter gjeldande plan er det gjennomført ein forvaltningsrevisjon, prosjekt nr. 4: Prosjektstyring. Når utvalet har bestemt seg for kva dei vil skal reviderast bør det diskuterast kva som skal vera føremålet med revisjon. Vidare bør det diskuterast kva føringar og signal ein vil at revisor skal ta omsyn til når dei skal laga eit framlegg til prosjektplan for den valde revisjonen. Revisor bør også utfordrast på å gje eit anslag på kor mange timar dei kjem til å bruke på denne revisjonen samt tidspunkt for levering av revisjonsrapporten. Konklusjon: Sekretariatet tilrår at kontrollutvalet bestiller gjennomføring av ein ny forvaltningsrevisjon hjå Deloitte AS. Utvalet bør be Deloitte AS levere framlegg til ein prosjektplan, som inneheld m.a. føremål med revisjonen og problemstillingar basert på utvalet sine føringar/signal på kva revisjon skal omfatte. Vidare bør utvalet be Deloitte AS skissere kor mange timar dei reknar med det vil gå til denne revisjonen og når utvalet kan forvente at revisjonsrapport vert levert. Utvalsleiar får fullmakt til å godkjenna endeleg prosjektplan / bestilling i samråd med sekretariatet. På kontrollutvalet sitt neste møte vert framdrift i prosjektet referert, og tidsplan for prosjektet teke opp til handsaming. Vedlegg: 1. Plan for forvaltningsrevisjon 2012-2016 2. Overordna analyse, Plan for forvaltningsrevisjon. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kjartan Haugsnes Spesialrådgjevar 2
14 Plan for forvaltningsrevisjon 2012 2016 Fusa kommune.
Plan for 15forvaltningsrevisjon 2012-2016 Fusa kommune Innhald 1. Innleiing... 3 Plan for forvaltningsrevisjon 3 Risiko- og vesentleganalyse 3 2. Forvaltningsrevisjonsprosjekt 2012 2016... 4 Gruppe 1 prioritert gruppe 4 Gruppe 2 uprioritert gruppe 5 3. Metode for gjennomføring av forvaltningsrevisjon... 6 4. Gjennomføring og rapportering... 6 Side 2
Plan for 16forvaltningsrevisjon 2012-2016 Fusa kommune 1. Innleiing I følgje kommunelova 77 skal kontrollutvalet sjå til at det blir gjennomført forvaltningsrevisjon i kommunen. 1 Det er revisor som utfører forvaltningsrevisjon på vegner av kontrollutvalet. Forskrift om revisjon 7 om forvaltningsrevisjonens innhold: Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Herunder om a) forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, b) forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området, c) regelverket etterleves, d) forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige, e) beslutningsgrunnlaget fra administrasjonen til de politiske organer samsvarer med offentlige utredningskrav, f) resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets eller fylkestingets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd. Kva forvaltningsrevisjonsprosjekt kommunen ønskjer å gjennomføre skal framkome i ein plan for forvaltningsrevisjon. Plan for forvaltningsrevisjon Plan for forvaltningsrevisjon er heimla i forskrift om kontrollutval. I forskrifta står det: «Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret, som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter.» 2 Risiko- og vesentleganalyse Føremålet med den overordna risiko- og vesentleganalysen er å framskaffe relevant informasjon om verksemda til kommunen, slik at det er mogleg for kontrollutvalet å prioritere mellom ulike område kor det kan vere aktuelt å gjere forvaltningsrevisjon og å utarbeide ein plan for forvaltningsrevisjon. Den overordna analysen skal avdekkje indikasjonar på avvik eller sårbare område i forvaltninga, sett i høve til regelverk, politiske mål og vedtak. I denne samanhengen viser «risiko» til kor sannsynleg det er og konsekvensane av at det kan førekome avvik frå til dømes regelverk, mål, vedtak og andre 1 Kommuneloven 77. Kontrollutvalget 2 Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 10 Side 3
Plan for 17forvaltningsrevisjon 2012-2016 Fusa kommune føringar som kommunen har sett for verksemda. Risiko blir vurdert innanfor alle av kommunen sine tenesteområde. På bakgrunn av risikoanalysen er det utarbeidd forslag til forvaltningsrevisjonsprosjekt, og kontrollutvalet har vurdert dei ulike områda opp mot kvarandre for å avgjere kva område dei meiner det er mest vesentleg å undersøke. 3 Data som ligg til grunn for risiko- og vesentleganalyse, og for utveljing og prioritering av prosjekt, er samla inn gjennom fleire aktivitetar som har involvert både politisk leiing, administrativt tilsette og kontrollutvalet. Mellom anna har følgjande aktivitetar blitt gjennomført: Dokument- og statistikkanalyse. Prosessmøte i kontrollutvalet. Spørjeundersøking for administrative leiarar i kommunen. Intervju med administrative og politiske leiarar i kommunen. Data som har blitt samla inn gjennom desse aktivitetane har gitt ei god oversikt over risikoområda innanfor dei ulike sektorane i kommunen. Analysen er samla i eit arbeidsdokument/ analysegrunnlag som ligg til grunn for utveljing og prioritering av forvaltningsrevisjonsprosjekt. 2. Forvaltningsrevisjonsprosjekt 2012 2016 Under følgjer prosjekta som er prioritert i tråd med risiko- og vesentleganalysen. Forvaltningsrevisjonsprosjekta er delt i to grupper; ei prioritert liste med dei viktigaste prosjekta, samt ei uprioritert liste med prosjekta som er vurdert å ha lågare risiko og vesentlegheit. Under kvart prosjekt er det føreslått relevante tema i samsvar med den analysen som har blitt gjennomført. Endeleg utforming av problemstillingar og timeomfang vil bli gjort i samband med den einskilde bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt. Gruppe 1 prioritert gruppe Prioritet Prosjekt Tema 1 Verksemdsstyring og - System og rutinar vedtaksoppfølging - Internkontroll - Rapportering til politisk nivå 2 Vedlikehald, inneklima og planog byggesaksforvaltning 3 Tilpassa undervisning og spesialundervisning - System og rutinar - Regeletterleving - Sakshandsaming - Eigna bygg - Samhandling med PPT - System og rutinar - Regeletterleving 3 For ein nærare presentasjon av overordna analyse, sjå Kontrollutvalsboka (KRD, 2011) kapittel 6 (tilgjengeleg på http://www.regjeringen.no/nb/dep/krd/dok/veiledninger_brosjyrer.html?id=2129) Side 4
Plan for 18forvaltningsrevisjon 2012-2016 Fusa kommune Prioritet Prosjekt Tema 4 Prosjektstyring - Organisering - Kompetanse - System og rutinar - Rapportering 5 Samhandling og brukarmedverknad i helse- og omsorgstenestene - Organisering - Samordning av tenester - Arbeidet med individuell plan - System og rutinar Gruppe 2 uprioritert gruppe Prosjekt Tema Forvaltningsrevisjon av innkjøp - Organisering - Kompetanse - Regeletterleving Økonomistyring - Budsjettering - Oppfølging - Rapportering Informasjonstryggleik, arkivering og offentleggjering - Etterleving av personopplysingsforskrift - Arkivering og journalføringsrutinar - Praktisering av offentleglova Barnehage - Organisering - Kompetanse - Kvalitetsstyring - Samhandling med andre instansar PPT - Organisering - Bemanning - Samhandling Barnevern - Organisering - Bemanning - Regeletterleving - Samhandling Personalforvaltning og sjukefråvere - Mål - System og rutinar - Oppfølging og refusjonar Side 5
Plan for 19forvaltningsrevisjon 2012-2016 Fusa kommune 3. Metode for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kva metodar som blir brukt for datainnsamling i dei ulike forvaltningsrevisjonsprosjekta er avhengig av endelege problemformuleringar i dei einskilde prosjekta. Generelt blir det brukt ein kombinasjon av fleire metodar for å sikre tilstrekkelig breidd i datamaterialet til å kunne utføre ein heilskapeleg analyse og vurdering. Ei slik metodetriangulering medverkar også til kvalitetssikring ved at ein kan samanlikne funn frå dei ulike tilnærmingane. Mogelege metodar for datainnsamling og -analyse kan vere: Dokumentanalyse Elektroniske spørjeskjema Intervju Dataanalyse Testing av kontrollar og rutinar 4. Gjennomføring og rapportering Det sentrale for å kunne gjennomføre vellykka forvaltningsrevisjonsprosjekt er at kontrollutvalet avgrensar og definerer prosjekta ved hjelp av å konkretisere føremål, kva problemstillingar som skal bli undersøkte og kva revisjonskriterium 4 ein forventar at revisor skal leggje til grunn. Dette kan gjerast ved bestilling av dei einskilde prosjekta. Rapport etter gjennomført forvaltningsrevisjon blir lagt fram for kommunestyret. I tråd med forskrift om kontrollutval 11 skal kontrollutvalet utarbeide ein rapport til kommunestyret om kva forvaltningsrevisjonar som er gjennomførte og om resultata av desse. Kontrollutvalet oppfyller dette rapporteringskravet gjennom si årlege melding til kommunestyret om utvalet si verksemd. Det er også kontrollutvalet si oppgåve å sjå til at kommunestyret sine vedtak knytt til handsaminga av rapportar om forvaltningsrevisjon blir følgde opp. Kontrollutvalet vil kome attende til tidsplan for gjennomføring av dei einskilde prosjekta. Dersom føresetnadene skulle endre seg, kan kontrollutvalet gjere endringar i planen undervegs i perioden. Årsaka til slike eventuelle endringar blir rapportert til kommunestyret i kontrollutvalet si årsmelding. 4 Normer og standarder som forvaltningen blir vurdert i opp mot (vedtak, regelverk, mål) Side 6
20
Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee, and its network of member firms, each of which is a legally separate and independent entity. Please see www.deloitte.com/no/omoss for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limited and its member firms. Deloitte provides audit, tax, consulting, and financial advisory services to public and private clients spanning multiple industries. With a globally connected network of member firms in more than 150 countries, Deloitte brings world-class capabilities and deep local expertise to help clients succeed wherever they operate. Deloitte's approximately 170,000 professionals are committed to becoming the standard of excellence. 2011 Deloitte AS 21
22 Overordna analyse Plan for forvaltningsrevisjon 2012-2016 Fusa kommune Opplysningar som kjem fram i dokumentet er ikkje verifisert, og kan ikkje bli nytta som faktagrunnlag utan ytterlegare undersøkingar. April 2011 Member of Deloitte Touche Tohmatsu Medlemmer av Den Norske Revisorforening org.nr: 980 211 282
23 Risikokartlegging Fusa kommune Innhald Del 1 Innleiing... 3 1 Om dokumentet... 4 1.1 Lesarrettleiing... 4 2 Forvaltningsrevisjon... 4 2.1 Plan for forvaltningsrevisjon... 5 2.2 Overordna risiko- og vesentlegvurdering... 5 2.3 Metode... 5 Del 2 - analysegrunnlag... 7 3 Administrasjon og organisasjon... 8 3.1 Organisasjon... 8 3.2 Internkontroll og verksemdsstyring... 9 3.3 Finansielle nøkkeltal... 11 3.4 Informasjonsteknologi... 12 3.5 Befolkningsutvikling... 12 3.6 Landbruk... 14 4 Barnehage, grunnskule, SFO og vaksenopplæring... 14 4.1 Barnehage... 14 4.2 Grunnskule... 16 5 Kultur... 18 6 Helse og omsorg... 20 6.1 Legetenesta... 20 6.2 Pleie og omsorg... 21 6.3 Rehabilitering... 23 6.4 Barn, familie og velferd... 24 6.5 Sosiale tenester... 26 7 Tekniske tenester... 27 7.1 Teknisk drift... 28 7.2 Byggesak, oppmåling og brann... 30 8 Gjennomførte forvaltningsrevisjonar førre periode... 32 Del 3 - Risikoanalyse... 33 9 Risikoanalyse... 34 9.1 Administrasjon og organisasjon... 34 9.2 Barnehage, grunnskule, SFO, vaksenopplæring og kultur... 35 9.3 Helse og omsorg... 36 9.4 Tekniske tenester... 37 Del 4 - Forvaltningsrevisjonsprosjekt... 38 10 Forslag til forvaltningsrevisjonsprosjekt i Fusa kommune 2012 2016... 39 10.1 Prosjekt knytt til tema kategoriert som «høg risiko»... 39 10.2 Andre prosjekt... 39 Side 2
24 Risikokartlegging Fusa kommune Del 1 Innleiing Side 3
25 Risikokartlegging Fusa kommune 1 Om dokumentet Dette dokumentet inneheld grunnlaget for den overordna analysen i samband med utarbeiding av plan for forvaltningsrevisjon i Fusa kommune. 1.1 Lesarrettleiing Forvaltningsrevisjon, plan for forvaltningsrevisjon og framgangsmåten som er nytta for å utarbeide den overordna analysen er presentert i del 1. I del 2 blir innsamla informasjon om kommunen sine verksemdsområde presentert. Dette utgjer grunnlaget for risikoanalysen. I del 3 blir risikoanalyse for dei ulike verksemdsområda presentert. Analysen er utgangspunkt for forslag til ulike forvaltningsrevisjonsprosjekt. I del 4 blir forslag til forvaltningsrevisjonsprosjekt føreslått i uprioritert rekkjefølgje basert på dei risikoar som er identifisert. 2 Forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisjon er systematiske vurderingar av økonomi, produktivitet, måloppnåing og verknader ut frå kommunestyret sine vedtak og føresetnader, herunder å: - vurdere om forvaltninga nyttar ressursar til å løyse oppgåver som samsvarar med kommunestyret sine vedtak og føresetnader - vurdere om forvaltninga sin ressursbruk og virkemidlar er effektive i høve til måla som er satt for området - vurdere om regelverket blir etterlevd - vurdere om forvaltninga sine styringsverktøy og virkemidlar er føremålstenlege - vurdere om avgjerdsgrunnlaget frå administrasjonen til dei politiske organa samsvarar med offentlege utreiingskrav - vurdere om resultata i tenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyret sine føresetnader og/eller om resultata for verksemda er nådd 1 Kontrollutvalet skal sjå til at verksemda årleg blir gjenstand for forvaltningsrevisjon, og er ansvarleg for å bestille forvaltningsrevisjon. 1 Forvaltningsrevisjon er regulert i forskrift om revisjon av kommunar 7. Sjå også http://www.revisorforeningen.no/a9497096/forvaltningsrevisjon Side 4
26 Risikokartlegging Fusa kommune 2.1 Plan for forvaltningsrevisjon Kva forvaltningsrevisjonsprosjekt kommunen ønskjer å gjennomføre skal framkome i ein plan for forvaltningsrevisjon. I forskrift om kontrollutval går følgjande fram: Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret, som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. 2 2.2 Overordna risiko- og vesentlegvurdering Det er eit krav om at planen skal vere basert på ei overordna risiko- og vesentlegvurdering: Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Føremålet med den overordna analysen er å skaffe fram relevant informasjon om verksemda til kommunen, slik at det er mogleg for kontrollutvalet å utarbeide ein plan for forvaltningsrevisjon og å prioritere mellom dei ulike områda der det kan vere aktuelt å gjennomføre forvaltningsrevisjon. Den overordna analysen skal avdekkje indikasjonar på avvik eller sårbare område i forvaltninga, sett i høve til regelverk, politiske mål og vedtak. I denne samanhengen viser risiko til kor sannsynleg det er og konsekvensane av at det kan førekome avvik frå til døme regelverk, mål, vedtak og andre føringar som kommunen har sett for verksemda. Risiko må vurderast innanfor alle kommunen sine tenesteområde. På bakgrunn av risikoanalysen vil det bli utarbeidd forslag til forvaltningsrevisjonsprosjekt, og kontrollutvalet må skjønnsmessig vurdere dei ulike områda opp mot kvarandre, og avgjera kva område dei meiner det er mest vesentleg å undersøkje. 3 2.3 Metode 2.3.1 Dokumentanalyse Det har blitt henta informasjon frå kommunens handlingsprogram med økonomiplan, årsbudsjett, årsmelding, kommuneplan samt andre relevante planar og informasjon frå Fusa kommune sine heimesider. I tillegg har det blitt henta informasjon frå gjennomførte tilsyn med ulike tenesteområde i kommunen. 2.3.2 Statistikk Offentleg statistikk er fyrst og fremst henta frå KOSTRA, og viser tal frå alle tenesteområda som blir gjennomgått i analysen. For å få eit fyrsteinntrykk av dei utfordringar ein kommune står ovanfor er det viktig å kunne foreta ein samanlikning av kommunen med andre kommunar. KOSTRA gir moglegheit tilr å samanlikna tal som gjeld for kommunen med landsgjennomsnittet, fylkesgjennomsnittet og tal frå den respektive kommunen sin kommunegruppe. I denne analysen er det mest føremålstenleg å samanlikna tal frå kommunen med gjennomsnittstala for kommunegruppe 1 som Fusa kommune tilhøyrer. I tillegg til Fusa kommune inkluderer kommunegruppa 24 andre samanliknbare kommunar. 2 Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 10 3 For en nærmere presentasjon av overordnet analyse, se Kontrollutvalgsboken (KRD, 2011) kapittel 6 (tilgjengelig på http://www.regjeringen.no/nb/dep/krd/dok/veiledninger_brosjyrer.html?id=2129) Side 5
27 Risikokartlegging Fusa kommune Det er også nytta tal frå skoleporten.no, som eit grunnlag for å vurdere resultat frå grunnskulane. 2.3.3 Intervju Det er gjennomført intervju med eit utval politiske og administrative leiarar i Fusa kommune. Intervjua hadde fokus både på generelle utfordringar kommunen står overfor og særskilde utfordringar innan dei ulike fagområda. 2.3.4 Elektronisk spørjeundersøking I mars 2012 blei det gjennomført ein elektronisk spørjeundersøking for administrative leiarar i kommunen. Denne spørjeundersøkinga tok sikte på å avdekke kva risikoar den enkelte leiar kunne identifisere innan sitt område, og andre område dei har kjennskap til. Undersøkinga fekk svar frå 15 respondentar. 2.3.5 Prosessmøte med kontrollutvalet Innleiingsvis i prosessen blei det 16. mars 2012 gjennomført eit risikospel i kontrollutvalet med ei systematisk kartlegging av risikoar fordelt etter sektor. Denne informasjonen har sidan gått inn som ein del av datagrunnlaget. Informasjonsgrunnlaget frå gjennomgangen av dokument/kvantitativt materiale, risikospel, elektronisk spørjeundersøking og intervju er systematisk analysert i dette analysegrunnlaget. Dette dokumentet blir lagt fram for kontrollutvalet, og utgjer grunnlaget for vurdering og val av prosjekt som skal inngå i plan for forvaltningsrevisjon 2012-2016. Side 6
28 Risikokartlegging Fusa kommune Del 2 - analysegrunnlag Side 7
29 Risikokartlegging Fusa kommune 3 Administrasjon og organisasjon 3.1 Organisasjon Fusa kommune er organisert etter ein to-nivåmodell. Leiinga består av rådmann og kommunalsjef. Det er 14 einingar og fem andre ansvarsområde. Alle ansvarsområda har delegert mynde innan økonomi, personal, fag og administrasjon. Vidare er tenestene organiserte i følgjande seks hovudområde; Fellestenester og støttefunksjonar Barnehage, grunnskule, SFO og vaksenopplæring Kultur Helse og omsorg Landbruk Tekniske tenester Området fellestenester og støttefunksjonar har ansvar for arkiv, budsjett- og økonomiplanarbeid, ekspedisjon, informasjon, fakturering, løn, overordna EDB-funksjon, overordna personalfunksjon, politisk sekretariat, rekneskap, sakshandsaming, skatt og økonomi. Det går fram av kommunen sine nettsider at rådmannen sin stab og fellestenester skal: «yta tenester til publikum utføra fellesoppgåver for dei andre einingane og ansvarsområda hjelpa og støtta dei andre einingane og ansvarsområda» 4 Følgjande utviklingsmål innanfor fellestenester og støttefunksjonar går fram av handlingsprogram 2012-2015: «Fusa kommune skal vera ein nytenkjande og lærande organisasjon med ei effektiv administrativ organisering slik at vi yter best moglege tenester. Vi skal vera ein attraktiv arbeidsplass med kompetente tilsette som opplever meistring, trivsel og utvikling.» 5 Av KOSTRA går det fram at kommunen sine netto driftsutgifter til administrasjon, styring og fellesutgifter i prosent av totale netto driftsutgifter ligg på 9,5 % i 2010. Delen driftsutgifter som er brukt på administrasjon, styring og fellesutgifter har i perioden 2008-2010 vore lågare i Fusa kommune enn det som er gjennomsnittet i kommunegruppe 1. Fusa Gj. snitt kommunegruppe 1 2010 2009 2008 2010 2009 2008 Netto driftsutg, adm, styring, fellesutg, i % av totale netto driftsutg 9,5 9,9 7,8 11 11,7 10,4 4 www.fusa.kommune.no 5 Handlingsprogram med økonomiplan 2012-2015 og Årsbudsjett 2012 Side 8
30 Risikokartlegging Fusa kommune 3.1.1 Personal og arbeidsmiljø Følgjande går fram av økonomiplan 2012-2015: «Svært mykje er bra i organisasjonen vår. Det går fram av ansvarsområda sine kommentarar, der gjennomgangstonen er godt arbeidsmiljø godt kvalifiserte/kompetente medarbeidarar løysingsorienterte, motiverte, positive, engasjerte tilsette» 6 Det går vidare fram at Fusa kommune fekk arbeidsmiljøprisen for 2011 av Hordaland for arbeidsmiljøsatsinga Fusa i farten. Samstundes går det fram av undersøkinga at det er ei utfording for kommunen å sikre personell med riktig fagkompetanse, spesielt til skulane og til byggesak og planarbeid. Fordi Fusa er ein liten kommune, er det også vanskeleg å ha høg kompetanse på alle fagområda, noko som mellom anna gjer det meir naudsynt å leige inn konsulentar på enkelte område. Det går fram av undersøkinga at ein er bekymra for at avgrensa ressursar til drift av tenestene skal føre til dårlege arbeidsforhold for tilsette i kommunen, t.d. for lærarar. 3.1.2 Sjukefråvær Av årsmelding 2010 går det fram at sjukefråværet i kommunen gjekk ned i 2010 samanlikna med 2009. I 2010 var sjukefråværet mindre enn 8 %. Det går fram av undersøkinga at ein opplever at kommunen har arbeidd godt med reduksjon av sjukefråvær dei siste åra. Samstundes blir det presisert at nivået på sjukefråvær varierer mellom avdelingar, og at det kan vere nyttig å undersøke desse variasjonane vidare. 3.1.3 Innkjøp Fusa kommune har innkjøpsavtale med Bergen kommune. Denne avtalen vert etterlevd i praksis, men omfattar ikkje større investeringar og prosjekt. Kommunen opplyser at innkjøpsavtalen er til nytte også for større investeringar, mellom anna gjennom bruk av malar. I undersøkinga blir det stilt spørsmål ved om reglane for offentlege anskaffingar alltid blir fullt ut etterlevd. Til dømes blir det trekt fram at det er uklart om alle oppdrag blir utlyst i tråd med regelverket. På bakgrunn av dette meiner fleire at det kan vere nyttig å undersøke kva system og rutinar kommunen har for å sikre at reglane blir følgt. 3.1.4 Arkiv På grunn av innføring av nye administrative oppgåver har arkivarbeidet vorte nedprioritert ein periode. Fusa kommune har difor eit etterslep på arkivoppgåver. 3.2 Internkontroll og verksemdsstyring 3.2.1 Internkontroll Fusa kommune har gått langt i å delegere mynde til einingane i organisasjonen, og rådmannsnivået har eit stort kontrollspenn. Det går fram av økonomiplan 2012-2015 at rådmannen sin stab har for lite ressursar til å følgja opp, rettleia og koordinere dei mange einingane i kommunen på område som offentlege innkjøp, kompetanseheving, kvalitetssikring og internkontroll, leiar- og personalutvikling og 6 s. 5 Side 9
31 Risikokartlegging Fusa kommune oppfølging. Av undersøkinga går det også fram at sentraladministrasjonen opplever at det er ei utfordring å ha tilstrekkeleg oversikt over at oppgåver blir gjennomført slik det var tenkt. I undersøkinga blir det spesielt trekt fram at det kan vere interessant å sjå nærmare på om kommunen har tilstrekkeleg kontroll innanfor barnehageområdet, mellom anna med tanke på å vere i forkant av utviklinga i barnehagane. 3.2.2 Vedtaksoppfølging Det går fram av undersøkinga at fleire opplever at oppfølging av vedtak tek for lang tid, og at administrasjonen ikkje gjennomfører prosjekt i samsvar med vedtak (t.d. bygging av barnehage). Samstundes blir det peika på at det er avgrensa ressursar til å følgje opp alle vedtak, og at det er manglande samsvar mellom ressursar og forventingane om gjennomføring. Det går fram av undersøkinga at det frå politisk nivå blir opplevd som vanskeleg å måle administrasjonen sitt arbeid, og at det er behov for meir informasjon om kva målstyringssystem som eventuelt blir brukt. Det går også fram at ein saknar dialog og informasjonsflyt frå administrativt til politisk nivå. Fleire meiner det er viktig å sjå nærmare på oppfølging av vedtak. Det vert også føreslått å undersøke kommunen sin ressursallokering, og om mogleg samanlikne ressursbruk med andre kommunar. 3.2.3 Økonomistyring Fusa kommune tok i bruk nytt økonomisystem juni 2011, og budsjettåret 2012 blir difor første heile rekneskapsåret med det nye systemet. Det går fram av handlingsplan 2012-2015 at arbeidsflyt, rapportering og kontroll kjem til å bli vesentleg betra i heile organisasjonen. Det blir også peika på at god dialog mellom rådmann og formannskap er viktig i den vidare prosessen med utvikling av styringsog rapporteringssystemet. Utskiftinga av økonomisystemet er eit felles prosjekt mellom Fusa, Tysnes og Samnanger kommunar. Det går fram av undersøkinga at utskiftinga av systemet har vorte gjennomført parallelt med innføring av eigedomsskatt i Fusa kommune, noko som har ført til auka press i økonomifunksjonen. Innføringa av nytt økonomisystem har ført til frustrasjon i kommunen på grunn av manglande opplæring, og det blir trekt fram at innføringa kanskje ikkje var planlagt godt nok. Når det gjeld budsjettstyring går det også fram av undersøkinga at kommunen har ei utfordring knytt til manglande politisk forankring av budsjettprosessen på eit tidleg nok tidspunkt. Det blir peika på at budsjettprosessen burde starte tidlegare, mellom anna fordi det ville gjere det enklare for einingane å planlegge. Vidare går det fram av undersøkinga at det er manglande økonomisk kompetanse i einingane. 3.2.4 Prosjektstyring Det går fram av undersøkinga at ein opplever at Fusa kommune har forbetringspotensial knytt til prosjektstyring, både når det gjeld planlegging og oppfølging av prosjekt. Det blir vist til at det har vore budsjettoverskridingar, og at det er uklart korleis kommunen handterer bruk av underleverandørar i prosjekt. Det går fram av undersøkinga at det kan vere nyttig å undersøke prosjektstyring nærmare. 3.2.5 Sakshandsaming og habilitet Det går fram av undersøkinga at fleire er bekymra for om krav til habilitet i sakshandsaming fullt ut er ivaretatt. Bakgrunnen er at ein opplever at det kan vere tette band mellom politikarar og selskap, t.d. er Side 10
32 Risikokartlegging Fusa kommune det ein representant i kommunestyret som også er entreprenør i kommunen. I 2011 blei det gjennomført forvaltningsrevisjon av habilitet og offentleggjering. Det går fram av undersøkinga at habilitet er eit viktig tema i Fusa som det kan vere nyttig å undersøke vidare. 3.3 Finansielle nøkkeltal I årsmeldinga for 2010 blir det peika på at: «Det har vore ført streng økonomikontroll også i 2010. Samla sett går drifta for ansvarsområda/einingane med eit mindreforbruk på kr 2 231 000. Det har likevel vore meirforbruk for nokre einingar ( ).» Vidare blir det i årsmeldinga mellom anna peika på følgjande hovudutfordringar: «Næringsfondet til kommunen kjem til å vera oppbrukt i løpet av 2011 og treng påfyll for å dekka vedtekne utgifter. Vedteken økonomiplan for 2011-2014 viser vesentleg underdekning f.o.m. 2012. Kommunen har låg investeringsevne kommunestyret har vedteke vesentleg auke i investeringsbudsjettet for økonomiplanperioden 2011-2014.» Følgjande går fram om driftsnivået av økonomiplan 2012-2015: «Rådmannen legg i 2012 opp til vidareføring av driftsnivået frå 2011, sjølv om det er gjort relativt omfattande effektiviseringstiltak og framlegg om auka inntekter. Ein del av tiltaka får først full effekt i 2013/2014. Fram til dess rår rådmannen til at kommunen nyttar driftsfondet for å saldera budsjettet.» Av undersøkinga går det fram at fleire er bekymra fordi økonomiplanen for 2012-2015 er i ubalanse, og fordi det er stramme økonomiske rammer for drifta av tenesteområda. Det går fram av KOSTRA-tala at Fusa kommune per 2010 hadde eit negativt netto driftsresultat i prosent av brutto driftsinntekter. Gjennomsnittet for kommunegruppa i 2010 var 1,6 %. Tilrådingane frå fylkesmannen er eit netto driftsresultat på minst 3 % av brutto driftsinntekter. Den langsiktige gjelda for Fusa kommune ligg per 2010 på 175,3 % av brutto driftsinntekter, noko som er litt under gjennomsnittet for kommunegruppa. Når det gjeld netto lånegjeld i kroner per innbyggjar ligg Fusa kommune noko over gjennomsnittet for kommunegruppa. Skatt på inntekt og formue utgjorde 35,9 % av samla brutto driftsinntekter for Fusa kommune i 2010, medan statlege rammeoverføringar utgjorde 29,9 % og andre driftsinntekter utgjorde 18,5 %. Andre statlege tilskot, eigedomsskatt og sals- og leigeinntekter utgjer dei resterande 15,6 % av samla brutto driftsinntekter. Fusa Gj. snitt kommunegruppe 1 2010 2009 2008 2010 2009 2008 Netto driftsresultat i prosent av brutto driftsinntekter -0,6 0,2 0,3 1,6 5,1 1 Langsiktig gjeld i prosent av brutto driftsinntekter 175,3 158,8 164,4 181,7 166,5 163,9 Skatt på inntekt og formue (inkludert naturressursskatt) i % av brutto driftsinntekter 35,9 33,3 35,5 31,5 31,9 33,7 Side 11
33 Risikokartlegging Fusa kommune Statlig rammeoverføring i % av brutto driftsinntekter 29,9 27,5 26,8 29,3 26,6 25,2 Andre statlige tilskudd til driftsformål i % av brutto driftsinntekter 2,1 2,4 3,5 6 7,1 6,9 Eiendomsskatt i % av brutto driftsinntekter 2,4 3,8 1,4 1 3,2 3,3 Salgs- og leieinntekter i % av brutto driftsinntekter 11,1 10,6 11 13,5 12,7 13,1 Andre driftsinntekter i % av brutto driftsinntekter 18,5 22,1 21,4 18,7 18,4 17,9 Korrigerte brutto driftsutgifter i kroner per innbygger 58704 57792 52494 52041 48523 44975 Netto driftsutgifter i kroner per innbygger 45051 43716 39307 41164 38578 35499 Brutto driftsinntekter i kroner per innbygger 65289 66606 59437 63650 61487 55759 Frie inntekter i kroner per innbygger 42958 40445 37031 38699 35983 32799 Netto lånegjeld i kroner per innbygger 42147 41349 37621 40618 36290 31362 3.4 Informasjonsteknologi Av handlingsprogram for 2012-2015 går det fram at Fusa kommune ønskjer å: «( ) effektivisera og kvalitetsheva tenesteproduksjonen ved å ta i bruk IKT-verktøy som sikrar saumlaus overføring av data mellom portalar, databasar, sak-/arkivsystem og fagsystem». Fusa kommune har vidare mål om å verte ein e-kommune. I handlingsprogrammet vert det peika på at det trengst meir ressursar til IKT for at Fusa kommune skal nå dette målet. I undersøkinga går det fram at kommunen i praksis har fokus på informasjonstryggleik, men at rutinar for å sikre informasjonstryggeik i liten grad er skrifteleggjorte. Det blir opplevd at personopplysningar likevel er tilstrekkeleg sikra. Direktoratet for forvalting og IKT har gjennomført ei evaluering av kommunane sine nettstader basert på kvalitetskriterier for offentlege nettstader. Fusa kommune skårar i 2011 lågare enn gjennomsnittet for landet for kategoriane «tilgjengelegheit» og «nyttig innhald», og høgare enn gjennomsnittet for kategorien «brukartilpassing». 7 3.5 Befolkningsutvikling Det går fram av KOSTRA-tala for Fusa kommune at folkemengda i liten grad har endra seg de siste åra, korkje totalt eller i samansetninga av aldersgrupper. Det har vidare vore mindre inn- og utflytting per 1000 innbyggjarar i kommunen dei siste åra enn det som er gjennomsnittet i kommunegruppa. Delen innbyggjarar som bur i tettstader var markant lågare enn gjennomsnittet i kommunegruppa per 2010 (12.2 % mot 44,4 %). 7 http://kvalitet.difi.no/resultat/resultat-detalj/?tailid=26141 Side 12
34 Risikokartlegging Fusa kommune Fusa Gj. snitt kommunegruppe 1 2010 2009 2008 2010 2009 2008 Folkemengden i alt 3851 3823 3791...... Andel 1-5 år 5,9 6,6 6,6 5,6 6,1 6,2 Andel 6-15 år 14,9 14,5 14,7 12,9 13,9 14 Andel 16-18 år 4,2 4,3 4 4,2 4,3 4,4 Andel 19-24 år 6,5 6,7 6,6 7,1 7,1 7,1 Andel 25-66 år 50,8 50,5 50,1 53,9 54,4 54 Andel 67-79 år 10,4 10,5 10,7 9,8 8,3 8,3 Andel 80 år og over 6,2 6 5,9 5,3 4,8 4,9 Innflytting per 1000 innbyggere 44,7 39,2 37,5 58 60,5 59,9 Utflytting per 1000 innbyggere 40,8 29 31,9 49 51,7 51,2 Samlet fruktbarhetstall 2 1,9 2,1 1,9 2 1,9 Andel innvandrerbefolkning 5,9 5,6 4,7 6,8 6,4 5,6 Andel av befolkningen som bor i tettsteder 12,2 12,3 12,1 44,8 43,3 43,2 Gjennomsnittlig reisetid til kommunesenteret i minutter 11,9 12,1 13 7,1 6,9 6,9 Andel av befolkningen 20-66 år som pendler ut av bostedskommunen 24,8 24 24,1 37,8 42,1 43 Ei framskriving av befolkningstala for Fusa kommune viser at dei neste 15 åra vil aldersgruppa 0-5 år auke svakt, medan aldersgruppa 6-15 år vil vere stabil. Aldersgruppene 16-67 år og over 67 år vil auke noko meir. 8 3000 2500 2000 1500 1000 500 0-5 år 6-15 år 16-66 år 67 år eller eldre 0 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026 I undersøkinga vert det vist til at veksten i folketalet i Fusa kommune i stor grad skuldast innvandrarar som kjem til Fusa som gjestearbeidarar. 8 Basert på SSB sine tal for befolkningsframskriving etter alternativ MMMM (Middels nasjonal vekst). Side 13
35 Risikokartlegging Fusa kommune 3.6 Landbruk Fusa kommune deltar i samarbeid med Os og Samnanger kommunar om felles landbrukskontor. Landbrukskontoret ligg i Eikelandsosen, og har hovudansvar for oppgåver relatert til landbruk i dei tre kommunane. Langbrukskontoret har mellom anna ansvar for tenester knytt til næringsutvikling. I handlingsprogram for 2012-2015 er følgjande utviklingsmål for landbruk sett opp: «Landbrukskontoret skal utvikla arbeidsmiljøet og fagkompetansen. Vi skal synleggjera landbruket sitt kulturlandskap og verdiane knytt til dette i vid forstand. Vi skal vera aktiv medspelar i samband med næringsutvikling i landbruket.» 9 Det går fram av undersøkinga at landbrukskontoret opplever at det kan vere mangel på kapasitet, noko som kan føre til at det er vanskeleg å etterleve tidsfristar fullt ut. Det går fram av KOSTRA at Fusa kommune per 2010 nytta 0,3 % av netto driftsutgifter til tilrettelegging og bistand for næringslivet. Fusa Gj. snitt kommunegruppe 1 2010 2009 2008 2010 2009 2008 Netto driftsutgifter til tilrettelegging og bistand for næringslivet i prosent av samlede netto driftsutgifter 0,3 0,1 0,2 0,3 0,3 0,5 4 Barnehage, grunnskule, SFO og vaksenopplæring Av årsmelding for 2010 går det fram at: «Ved innføring av to-nivå-modellen i Fusa vart barnehage og skule i dei minste krinsane slått saman i oppvekstsenter for å få robuste einingar. Våren 2010 gjennomførte Agenda Kaupang ei evaluering av oppvekstsentra, barneskule og barnehage. Rapporten seier at det er ingen ting som tyder på at dei leverte tenestene i barnehage og skule i Fusa er dårlege.» 4.1 Barnehage Fusa kommune har seks kommunale barnehagar og ein privat barnehage. Barnehagane i krinsane er organiserte i oppvekstsenter saman med skulane. 10 Dei kommunale barnehagane har per 2010 41,77 årsverk. Av årsmelding går det fram at Fusa kommune har full barnehagedekning når ein ser kommunen under eitt ved hovudopptaket. Det går vidare fram at det ikkje var venteliste ved private eller kommunale barnehagar per 2010. I økonomiplan 2011-2014 er følgjande tre utviklingsmål frå oppvekstplanen sett opp for barnehageområdet: 9 s. 36 10 www.fusa.kommune.no Side 14
36 Risikokartlegging Fusa kommune «Barnehagane i Fusa skal ha gode og trygge læringsmiljø og høg trivsel. Barnehagane i Fusa skal ha høg fagleg kvalitet i opplæringa. Barnehagane i Fusa skal tilpassa opplæringa slik at den enkelte opplever meistring og utvikling.» Av KOSTRA-tala går det fram at Fusa kommune nyttar 2,2 % av totale netto driftsutgifter til barnehagesektoren. Vidare viser KOSTRA-tala at dekningsgraden for barnehageplassar i Fusa kommune ligg på 90 % per 2010. 92,2 % av alle barn i barnehage i Fusa kommune går i kommunal barnehage, noko som er ein markant høgare del enn det som er gjennomsnittet i kommunegruppa. Tal barn per årsverk til basisverksemd i private barnehagar har blitt redusert dei siste åra, frå 8,9 i 2008 til 5,3 i 2010. Til samanlikning var gjennomsnittlig tal barn per årsverk i private barnehagar 6,9 i 2010 i kommunegruppa. KOSTRA-tala for Fusa kommune viser vidare at talet på førskolebarn som får ekstra ressursar til styrka tilbod til var 6,8 % i 2010. Dette er ein noko lågare del enn det som er gjennomsnittet i kommunegruppa. Leike- og opphaldsareal per barn i kommunale barnehagar ligg per 2010 på 5 m2, noko som er lågare enn det som er gjennomsnittet i kommunegruppa. For private barnehagar er det tilsvarande talet 6,2 m2, noko som er høgare enn gjennomsnittet i kommunegruppa. Det går fram av undersøkinga at ein opplever at kommunale barnehagar har lite eigna lokale, og planane om bygging av ny barnehage er stoppa (jf. 3.2.2). Fusa Gj. snitt kommunegruppe 1 2010 2009 2008 2010 2009 2008 Netto driftsutgifter barnehagesektoren i prosent av kommunens totale netto driftsutgifter 2,2 2,2 2,5 2,2 2,3 2,4 Netto driftsutgifter til barnehager per innbygger 998 960 973 913 897.. Netto driftsutgifter per innbygger 1-5 år i kroner, barnehager 16790 14445 14643 16233 14677 13805 Andel barn 1-5 år med barnehageplass 90 90,6 89,7 87,2 88,1 85,5 Andel barn i kommunale barnehager i forhold til alle barn i barnehage 92,2 89,3 89,4 67,7 63,5 64,7 Andel ansatte med førskolelærerutdanning 25,4 26 42,7 28,2 25,9 28,6 Andel styrere og pedagogiske ledere med godkjent førskolelærerutdanning 75 72 73,9 81,2 75 76,3 Antall barn korrigert for alder per årsverk til basisvirksomhet i kommunale barnehager 6,4 6,7 6,5 6,5 6,4 6,4 Antall barn korrigert for alder per årsverk til basisvirksomhet i private barnehager 5,3 7,7 8,9 6,9 6,8 7 Andel barn som får ekstra ressurser til styrket tilbud til førskolebarn, i forhold til alle barn i barnehage. Alle barnehager 6,8 5,2.. 10,8 10,5.. Leke- og oppholdsareal per barn i kommunale barnehager (m2) 5 4,5 4,6 5,8 6,3 6 Leke- og oppholdsareal per barn i private barnehager (m2) 6,2 4,7 5 5,6 5,6 5,5 Side 15
37 Risikokartlegging Fusa kommune 4.1.1 Rekruttering og kompetanse I høve til fagkompetanse innanfor barnehagesektoren viser KOSTRA-tala i tabellen over at 25,4 % av dei tilsette i barnehagane har førskulelærarutdanning. Dette er noko mindre prosentdel enn gjennomsnittet for kommunegruppe 1. Når det gjeld barnehageleiinga, har 75 % av styrarar og pedagogiske leiarar førskulelærarutdanning. Dette er også noko under gjennomsnittet i kommunegruppa. Det går fram av undersøkinga at rekruttering av pedagogisk personale til kommunen er ei utfordring, og at det difor er mindre gjennomføringskapasitet i periodar med fråvær og vikarmangel. Manglande kompetanse i personalet førar til utfordringar med å etterleve retten til spesialpedagogiske tiltak. 4.1.2 Oppvekstsenter Det går fram av undersøkinga at organisasjonsstrukturen i oppvekstsektoren er krevjande. Det blir vist til at geografisk avstand mellom barnehage og skule som er slått saman til oppvekstsenter gjer det vanskeleg å organisere drifta godt nok, spesielt med tanke på samhandling og oppfølging i begge avdelingane. 4.2 Grunnskule Fusa kommune har seks kommunale barneskular og ein ungdomsskule. I tillegg har kommunen ein friskule. Fem skular er organiserte som oppvekstsenter saman med barnehagane i dei ulike krinsane. 11 I økonomiplan for 2011-2014 er følgjande tre mål sett opp for grunnkule og SFO: «Skulane i Fusa skal ha gode og trygge læringsmiljø og høg trivsel. Skulane i Fusa skal ha høg kvalitet i opplæringa. Skulane i Fusa skal tilpassa opplæringa slik at den enkelte opplever meistring og utvikling.» Det er laga ein tilstandsrapport for grunnskulen i Fusa for 2010, som er del av det nasjonale kvalitetsvurderingssystemet. Av årsmelding for 2010 går det fram at: «Resultata i rapporten viser gode resultat ved skulane i Fusa, både sosialt og fagleg. Vi har trygge skulemiljø, og resultata viser at elevane har gode læringsmiljø. Det pedagogiske personalet på skulane gjer ein stor innsats for å nå læringsmåla.» I årsmeldinga for 2010 blir samstundes følgjande presisert: «Vi opplever at ressursane til undervisning det som skjer i klasserommet er på eit absolutt minimum. Ressurssituasjonen i grunnskulen, og særleg på ungdomsskuletrinnet, er pressa.» Det går fram av undersøkinga at ein opplever at avgrensa ressursar fører til utfordringar med å nå måla for arbeidet med faga, og at det er vanskeleg å halde vedtekne budsjettrammer. Vidare går det fram at det er ei utfordring å oppfylle krava til kompetanse som gjeld for ungdomsskuletrinnet. Av KOSTRA går det fram at Fusa kommune brukte 30,7 % av samla netto driftsutgifter til grunnskulesektoren i 2010. Målt i kroner per innbyggjar 6-15 år ligg Fusa kommune i 2010 noko lågare enn det som er gjennomsnittet i kommunegruppa (93.017 kr mot 96.841). Talet på elevar per kommunale skule var 76 stk. i 2010, noko som er markant lågare enn det som er gjennomsnittet i kommunegruppa (139). Av undersøkinga går det fram at alle skulane i Fusa kommune er fådelte, dvs. at det blir praktisert samanslåing av klasser på tvers av årstrinn. Talet på barn 6-9 år i kommunal og privat SFO har blitt redusert dei seinaste åra, og ligg per 2010 på 44,4 %. 11 www.fusa.kommune.no Side 16
38 Risikokartlegging Fusa kommune Fusa kommune har per 2010 8,5 % lærarar som er 60 år eller eldre. Dette er ein lågare del enn gjennomsnittet i kommunegruppa (12,9 %). Delen lærarar med høgare utdanning er 89 %, noko som er over gjennomsnittet i kommunegruppa. Fusa Gj. snitt kommunegruppe 1 2010 2009 2008 2010 2009 2008 Netto driftsutgifter grunnskolesektor (202, 214, 215, 222, 223) i prosent av samlede netto driftsutgifter 30,7 29,4 31,1 30,3 32 33,3 Netto driftsutgifter grunnskolesektor (202, 214, 215, 222, 223), per innbygger 13816 12857 12225 12458 12363 11829 Netto driftsutgifter til grunnskolesektor (202, 214, 215, 222, 223), per innbygger 6-15 år 93017 88562 82909 96841 89256 84245 Andel elever i grunnskolen som får spesialundervisning 11,4 10,7 10,6 9,8 8,3 7,6 Andel innbyggere 6-9 år i kommunal og privat SFO 44,4 50,8 51,3 47,9 48,8 48,1 Elever per kommunal skole 76 76 77 139 156 153 Gjennomsnittlig gruppestørrelse, 1.-10.årstrinn 12,4 12,1 12,4 12,2 12,8 13 Andel lærere som er 60 år og eldre 8,5.... 12,9.... Andel lærere med universitets- /høgskoleutdanning og pedagogisk utdanning 89.... 86,7.... Av skoleporten.no går det fram at Fusa kommune sine eksamensresultat frå skoleåret 2010-2011 ligg over gjennomsnittet i Hordaland og nasjonalt i engelsk, medan resultata er under gjennomsnittet i matematikk, norsk hovudmål og norsk sidemål skriftleg. Engelsk skriftleg eksamen Matematikk skriftleg eksamen Norsk hovudmål skriftleg eksamen Norsk sidemål skriftleg eksamen Fusa 4.1 3.0 3.4 2.6 Hordaland fylke 3.8 3.1 3.4 3.3 Nasjonalt 3.8 3.1 3.5 3.2 4.2.1 Spesialundervisning og tilpassa undervisning Følgjande går fram av økonomiplanen om spesialundervisning og tilpassa undervisning: «Vi har dei siste åra sett ei uheldig utvikling når det gjeld omfanget av spesialundervisning i Fusa. Dette er ei utvikling vi ønskjer å snu. Då er det nødvendig å sikra at skulane får nødvendige ressursar, slik at dei får eit reelt handlingsrom til å gje elevane tilpassa opplæring.» Side 17
39 Risikokartlegging Fusa kommune KOSTRA-tala viser at 11,4 % av elevane i grunnskolen fekk spesialundervisning i 2010. Dette er ein større prosentdel enn det som er gjennomsnittet i kommunegruppa. I undersøkinga vert det presisert at talet på elevar med vedtak om spesialundervisning er særleg høgt på ungdomsskulen, kor om lag 20 % av elevane har spesialundervisning. Det er ei utfordring for kommunen at prosentdelen elevar med vedtak om spesialundervisning er svært stor på enkelte skular. Fleire meiner difor at det kan vere nyttig å undersøke bruken av spesialundervisning og tilpassa undervisning. Kvifor er det mange elevar med spesialundervisning? Blir vedtak om spesialundervisning nytta for å sikre ressursar til dei ulike skulane? Fylkesmannen i Hordaland gjennomførte i 2008 tilsyn med om Fusa kommune som skuleeigar oppfylte lovkrava til tilpassa opplæring og spesialundervisning, og om kommunen hadde eit forsvarleg system for å ivareta dette. Det vart avdekt at kommunen ikkje sikra at enkeltvedtak om spesialundervisning var i samsvar med sakshandsamingsreglane i opplæringslova, og at det var mangel på forsvarleg system innanfor tilsynsområdet. 12. 4.2.2 Skulestruktur Det går fram av undersøkinga at det er ressurskrevjande å oppretthalde noverande skulestruktur med mange småskular. Alle skulane er fådelte. Dei minste skulane er sårbare, både i forhold til bemanning og i forhold til å sikre fullgodt tilbod til alle elevar (til dømes elevar som ikkje er sterke teoretisk). I undersøkinga blir det vist til at reduksjon i elevgrunnlaget gjer det ekstra viktig å undersøke om skulestrukturen er føremålstenleg. 4.2.3 Minoritetsspråklege elevar Fusa kommune har i periodar hatt mange utanlandske gjestearbeidarar, noko som har ført til auka utfordring knytt til minoritetsspråklege elevar. Per 2012 har utfordringane på dette området vorte mindre, ettersom ein del gjestearbeidarar flyttar frå kommunen når arbeidsplassar vert lagt ned. 4.2.4 Skulebygg I undersøkinga blir det vist til at ikkje alle skulebygg har tilfredsstillande standard, og det blir stilt spørsmål ved om inneklima er godt nok på alle skular. Det går også fram at ein opplever at små klasserom gjev lite plass til varierte undervisningsformer. 4.2.5 Vaksenopplæring I undersøkinga blir det føreslått å gjennomføre forvaltningsrevisjon av vaksenopplæringa. 5 Kultur Fusa kommune har eit kulturkontor og ein kulturskule. Kulturkontoret har ansvar for ei rekkje tenester innanfor området kultur og idrett, mellom anna arrangement, bibliotek, folkehelse, fritidsarbeid for menneske med utviklingshemming, planarbeid, politisk sakshandsaming, prosjekt, rettleiing og drift av symjehall og musikkbinge. Følgjande mål for kulturskulen går fram av kommunen sine nettsider: «Å gje den einskilde elev best mogeleg høve til å utvikla sine musikalske og kreative evner og anlegg Å medverka til verdfulle og varierte aktivitetar innan musikk- og kulturlivet i kommunen» 12 Rapporten er tilgjengeleg på www.fylkesmannen.no/dm_applications/upload/tilsynsrapport_fusa_1542_1085_txkih.pdf Side 18
40 Risikokartlegging Fusa kommune Av KOSTRA-tala går det fram at kommunen sine netto driftsutgifter til kultursektoren i prosent av kommunens totale netto driftsutgifter ligg på 3 %. Dette er ein mindre prosentdel enn det som er gjennomsnittet for kommunegruppe 1 (3,7 %). Fusa kommune sine netto driftsutgifter til aktivitetstilbod for barn og unge var 19 kr per innbyggjar i 2010. Dette er markant lågare enn gjennomsnittet i kommunegruppa (136 kr). Kommunen sine netto driftsutgifter per innbyggjar til kommunale musikk- og kulturskoler var noko høgare enn det som er gjennomsnittet for kommunegruppa per 2010 (379 kr mot 287 kr). Netto driftsutgifter per innbyggjar til andre kulturaktivitetar var lågare enn gjennomsnittet i kommunegruppa (97 kr mot 334 kr). Fusa Gj. snitt kommunegruppe 1 2010 2009 2008 2010 2009 2008 Netto driftsutgifter kultursektoren i prosent av kommunens totale netto driftsutgifter 3 2,1 3,3 3,7 3,3 3,3 Netto driftsutgifter for kultursektoren per innbygger i kroner 1355 917 1302 1503 1283 1186 Netto driftsutgifter kommunale idrettsbygg og idrettsanlegg (F381) 10,9 10,5 12,1 9,1 6,6 7,2 Netto driftsutgifter til folkebibliotek per innbygger 275 274 280 268 257 257 Netto driftsutgifter til aktivitetstilbud barn og unge per innbygger 19 9 6 136 148 135 Antall frivillige lag som mottar kommunale driftstilskudd 11 20.. 23 20 17 Netto driftsutgifter til kommunale musikk- og kulturskoler per innbygger 379 320 289 287 250 215 Andel elever (brukere) i grunnskolealder i kommunens musikk- og kulturskole, av antall barn i alderen 6-15 år 24 20,8 18,2 22,1 18,3 17,2 Netto driftsutgifter til kunstformidling per innbygger 0 0 0 13 10 27 Netto driftsutgifter til andre kulturaktiviteter per innbygger 97 73 170 334 255 248 5.1.1 Ressursar Det går fram av undersøkinga at avgrensa ressursar er ei utfordring både for kulturkontoret og kulturskulen. Kulturskulen opplever utfordringar knytt til tilsetjing av personal med kompetanse for kulturskuleundervisning. Kulturkontoret viser til at det er avgrensa økonomiske midlar til å gjennomføre tiltak og leggje til rette for tiltak i andre sin regi (tilskot). Det går fram av undersøkinga at ein opplever at kultur har blitt eit lite ansvarsområde i Fusa kommune sin noverande to-nivåmodell. Det blir stilt spørsmål ved om samla ressursbruk og gjennomføringsevne kunne blitt betra ved å organisere kultur i eit fellesområde som inkluderte kulturskulen. Vidare blir det opplyst at Fusa kommune ikkje har ein kommunedelplan for idrett og friluftsliv, og at mangel på ein slik plan fører til at kommunen ikkje kan få statlege tilskot til bygging av idretts- friluftsog nærmiljøanlegg. Side 19
41 Risikokartlegging Fusa kommune 6 Helse og omsorg Tenesteområdet helse og omsorg består av legetenesta, heimetenester, rehabilitering, Fusa bu- og behandlingssenter og eininga for barn, familie og velferd (BFV). 13 Det går fram av undersøkinga at einingane innanfor helse og omsorg opplever mangel på ressursar, både i forhold til økonomi og bemanning. Fleire peiker på at rekruttering og kompetanse kan vere ei utfordring, og at høgt arbeidspress i periodar fører til at det er vanskeleg utføre alle oppgåver som er planlagt. 6.1 Legetenesta Fusa kommune har to legekontor; Eikelandsosen helsesenter og Fusa legekontor. Legetenesta har i tillegg til legehjelp, ansvar for tilsynsverksemd for pleie- og omsorgstenesta og konsultasjonar på helsestasjonane. Følgjande mål for legekontora går fram av kommunen sine nettsider: «Helsetenester av god kvalitet i samsvar med gjeldande lover og forskrifter. Pasienten skal stå i fokus og behandlast med respekt. Pasienten skal få informasjon om sin helsetilstand og om aktuelle undersøkings- og behandlingsalternativ. Pasienten har rett til medverknad i val av undersøkings- og behandlingsform. Kommunikasjon tilpassa den einskilde pasient sine føresetnader for å få og gje informasjon. Fagleg oppdatering, trivsel og godt arbeidsmiljø.» Av årsmelding for 2010 går det fram at Fusa kommune har gjennomført ei omlegging av IKT innanfor legetenesta. Denne omlegginga har krevd store ressursar, både personellmessig og økonomisk, og det går fram at resultatet har vore vellukka. 14 Av KOSTRA går det fram at Fusa kommune nytta 5,4 % av samla netto driftsutgifter til kommunehelsetenester. Målt i kroner per innbyggjar har netto driftsutgifter til kommunehelsetenester auka noko i perioden, og var noko høgare enn det som var gjennomsnittet for kommunegruppa i 2010 (2445 kr mot 2077 kr). Den gjennomsnittlege listelengda hjå kommunen sine fastlegar har vore markant lågare i perioden enn det som var vore gjennomsnittet i kommunegruppa. Vidare går det fram at Fusa kommune har noko fleire fysioterapiårsverk og helsesøsterårsverk per 10000 innbyggjarar enn det som er gjennomsnittet i kommunegruppa, medan tal jordmødrer per 10000 fødde er lågare i Fusa kommune enn gjennomsnittet i kommunegruppa. Når det gjeld tal årsverk per 1000 plassar i institusjon, har Fusa kommune fleire legar, ergoterapeutar og psykiatriske sjukepleiarar enn det som er gjennomsnittet i kommunegruppa. Fusa Gj. snitt kommunegruppe 1 2010 2009 2008 2010 2009 2008 Netto driftsutgifter pr. innbygger i kroner, kommunehelsetjenesten 2445 2239 2006 2077 1827 1498 13 www.fusa.kommune.no 14 Årsmelding 2010, s. 56 Side 20
42 Risikokartlegging Fusa kommune Netto driftsutgifter i prosent av samlede netto driftsutgifter 5,4 5,1 5,1 5 4,7 4,2 Legeårsverk pr 10 000 innbyggere, kommunehelsetjenesten 10,4 10,5 9,2 10 9,8 9,9 Gjennomsnittlig listelengde korrigert for kommunale timer 456 457 448 2265 1662 1981 Fysioterapiårsverk per 10 000 innbyggere, kommunehelsetjenesten 11,7 14,7 12,2 8,8 8,4 7,9 Årsverk av helsesøstre pr. 10 000 innbyggere 0-5 år. Funksjon 232 70,1.... 62,3.... Årsverk av jordmødre pr. 10 000 fødte. Funksjon 232 71,4.... 89,4.... Årsverk leger pr 1000 plasser i institusjon 12 12 6 8,8 7,6 7,5 Årsverk fysioterapeuter pr 1000 plasser i institusjon 10 8,9 8,9 9,9 12,1 10,5 Årsverk av ergoterapeuter pr. 10 000 innbyggere (khelse+plo) 3,1 3,1 2,1 1,5 1,5 1,6 Årsverk av psykiatriske sykepleiere pr. 10 000 innbyggere (khelse+plo) 5,2 5,2 5,8 4,3 3,4 4 6.1.1 Endringar i legetenesta Fusa kommune opplever høge utgifter til legetenesta sett i forhold til pasientgrunnlaget, og i undersøkinga vert det vist til at det er eit mål for kommunen å redusere ressursbruken. Kommunen står per 2012 overfor ein totalutskifting av legane, og det er sett i gang arbeid med reforhandling av arbeidsavtaler. Det går fram av undersøkinga at ein er bekymra for om kommunen klarar å rekruttere nye legar. Kommunen er også i gang med å vurdere moglegheita for å endre organiseringa av tenesta, mellom anna om ein skal vere med på interkommunalt samarbeid med Os kommune om observasjonssengeplassar. 6.2 Pleie og omsorg Eininga for heimetenester har ansvar for brukarstyrt personleg assistanse, dagsenter for eldre, dagsenter for menneske med nedsett funksjonsevne, heimehjelp, heimesjukepleie, middagar/matombering, omsorgsløn og omsorgsbustader. Eininga er delt inn i fire avdelingar. Tre av avdelingane følgjer geografisk inndeling, og den fjerde avdelinga har ansvar for tiltak for funksjonshemma. 15 Fusa bu- og behandlingssenter (FBBS) er sjukeheimen i Fusa kommune og er organisert som eiga eining. FBBS er eit sjukeheims- og rehabiliteringstilbod til brukarar som treng heildøgns pleie, omsorg og rehabilitering over kortare eller lenger tid. Det er fire avdelingar; langtidsavdeling, miljøavdeling, korttids-/rehabiliteringsavdeling og avdeling for aldersdemente. 16 For pleie- og omsorgstenester i heimen og i institusjon er følgjande utviklingsmål frå velferdsplanen sett opp: «Det skal vera lett for innbyggjarane å velja helsefremjande åtferd. Vi skal samhandla for å gje tenester som passar til kvar enkelt brukar. Vi skal driva effektivt og levera kvalitet.» 17 15 www.fusa.kommune.no 16 www.fusa.kommune.no 17 Økonomiplan 2011-2014, s. 39 Side 21
43 Risikokartlegging Fusa kommune I årsmelding for 2010 går det fram at heimetenesta har oppnådd gode resultat: «Vi har god rekruttering og mindre bruk av vikarbyrå. Vi har delteke i effektiviseringsnettverk i regi av KS, og har gjennomført brukar- og medarbeidarundersøking med gjennomgåande gode resultat.» 18 For Fusa bu- og behandlingssenter har det vore gjennomført både brukarundersøking og medarbeidarundersøking. Av årsmeldinga går det fram at det også er gode resultat ved FBBS: «I brukar- og pårørande-undersøkinga skårar vi over landsgjennomsnittet. I medarbeidarundersøkinga skårar vi likt med landsgjennomsnittet.» 19 Det går fram av KOSTRA at Fusa kommune nytta 38,2 % av totale netto driftsutgifter til pleie og omsorg i 2010. Dette er ein noko større del av samla netto driftsutgifter enn det som var gjennomsnittet i kommunegruppa (35,3 %). Også målt i kroner per innbyggjar går det fram at Fusa kommune sine netto driftsutgifter til pleie og omsorg er høgare enn gjennomsnittet i kommunegruppa. Frå 2008 til 2009 auka netto driftsutgifter per innbyggjar noko, og per 2010 var talet 17.221 kr (mot gjennomsnittet på 14.545 kr i kommunegruppa). Brutto driftsutgifter per mottakar av heimetenester i Fusa kommune har vore markant høgare enn gjennomsnittet i kommunegruppa i perioden. Brutto driftsutgifter per kommunal plass i institusjon har auka i perioden, men ligg om lag på nivå med det som er gjennomsnittet i kommunegruppa. Del årsverk i brukarretta tenester med fagutdanning har auka noko i perioden frå 2008 til 2010, og ligg om lag på nivå med gjennomsnittet i kommunegruppa. Legemeldt sjukefråvær i brukarretta tenester var 7 % i Fusa kommune, noko lågare enn gjennomsnittet i kommunegruppa (7,9 %). Dekningsgraden for institusjonsplasser og døgnbemanna bustad i prosent av innbyggjarar over 80 år har blitt redusert dei seinaste åra, men ligg likevel over gjennomsnittet for kommunegruppa (30 % mot 26 %). Det har vore noko fleire brukarar med omfattande bistandsbehov i Fusa kommune i perioden enn det som er snittet i kommunegruppesnittet. Fusa Gj. snitt kommunegruppe 1 2010 2009 2008 2010 2009 2008 Netto driftsutgifter pleie og omsorg i prosent av kommunens totale netto driftsutgifter 38,2 39,6 39,4 35,3 33,3 33,3 Institusjoner (f253+261) - andel av netto driftsutgifter til plo 52 49 48 47 47 49 Tjenester til hjemmeboende (f254) - andel av netto driftsutgifter til plo 45 48 49 48 48 47 Aktivisering, støttetjenester (f234) - andel av netto driftsutgifter til plo 3 3 3 5 4 4 Netto driftsutgifter pr. innbygger i kroner, pleieog omsorgtjenesten 17221 17303 15472 14545 12861 11836 Netto driftsutgifter, pleie og omsorg pr. innbygger 80 år og over 279819 286364 260684 272699 269495 243538 Andel årsverk i brukerrettede tjenester m/ fagutdanning 75 76 69 74 70 72 18 Årsmelding 2010, s. 61 19 Årsmelding 2010, s. 67 Side 22
44 Risikokartlegging Fusa kommune Andel årsverk i brukerrettede tjenester m/ fagutdanning fra videregående skole 45 46 42 47 43 44 Andel legemeldt sykefravær av totalt antall kommunale årsverk i brukerrettet tjeneste 7 8,1 7,3 7,9 7,8 7,6 Korrigerte brutto driftsutg pr. mottaker av hjemmetjenester (i kroner) 210123 192241 202443 162364 158504 149990 Plasser i institusjon i prosent av innbyggere 80 år over 21,1 21,6 22,2 18,1 18,2 17,6 Andel plasser i institusjon og heldøgnsbemannet bolig i prosent av bef. 80+ 30 35 38 26 28 27 Korrigerte brutto driftsutgifter, institusjon, pr. kommunal plass 810340 765440 671220 800191 799143 772839 Korr.bto.driftsutg, pleie, av korr.bto.driftsutg, institusjon 94,1 93,9 95,2 89,2 89,7 90,6 Andel av brukere (%) med noe/avgrenset bistandsbehov 37,1 37,1 40,6 47,8 49,2 53,7 Andel av alle brukere som har omfattende bistandsbehov 24,9 26,2 24,3 21,6 21,1 19,9 Fylkesmannen i Hordaland gjennomførte i 2010 tilsyn med rettstryggleik ved bruk av tvang og makt overfor personar med psykisk utviklingshemming i Fusa kommune. Det vart avdekt manglar ved internkontrollen i kommunen (rutinar, opplæring og sikring av kompetanse, manglande oversikt over område med fare for svikt og manglande evaluering av internkontrollen). 20 6.2.1 Samhandlingsreforma Det blir opplyst i undersøkinga at helse og omsorg opplever at det er sett av avgrensa ressursar for å møte dei nye utfordringane som følgjer av samhandlingsreforma. Manglande ressursar fører til at ein ikkje kan auke kapasiteten eller styrke kompetansen i einingane. I undersøkinga blir det føreslått å undersøke kommunen sin handtering av nye krav som følgjer av samhandlingsreforma knytt opp mot ressursbruk. 6.3 Rehabilitering Eininga for rehabilitering har ansvar for ambulerande vaktmeister, ergoterapi, fysioterapi, psykiske helsetenester, tryggleiksalarm og rehabiliteringsteam. Rehabiliteringsteamet består av fire tilsette og skal vere koordinator for arbeidet med habilitering og rehabilitering. Teamet har følgjande mandat: «Utvikla rehabiliteringstenester i Fusa Sikra kvalitet på rehabiliteringstenesta Vera med å dra i gang arbeid med ansvarsgrupper Vera pådrivar for arbeid med Individuell Plan Driva kompetanseheving innan fagfeltet rehabilitering Rullera rehabiliteringsplanen Arbeida for å førebyggja at personar får nedsett funksjonsevne» 21 Følgjande mål for eininga går fram av kommunen sine nettsider: «vera eit drivhus der brukarane kan få kraft og vekst 20 Rapporten er tilgjengeleg på www.fylkesmannen.no/tilsyn.aspx?m=22010 21 www.fusa.kommune.no Side 23
45 Risikokartlegging Fusa kommune utvikla tenestene i lag med brukarane gje hjelp til sjølvhjelp gjennom å byggja på brukarane sine ressursar og ha respekt for brukarane sine val» Det går fram av årsmeldinga at ein innanfor ansvarsområdet rehabilitering hadde følgjande vurdering: «Høgt sjukefråvær har konsekvens for utviklingsarbeid, og ein har vore strengare i prioritering av pasientbehandling. Eininga er rimeleg nøgd med mindreforbruk på 3,3 %. Mangel på faglærde vikarar er ei årsak. Vi må arbeida meir med å formalisera samarbeid på ters av einingane innan alle tenesteområda.» 22 I undersøkinga går det fram at det kan vere nyttig å undersøke psykiske helsetenester nærmare, mellom anna om kommunen sin ressursbruk er optimal. Det går også fram at det kan vere nyttig med meir informasjon om tilbod til psykisk utviklingshemma. 6.4 Barn, familie og velferd Eininga for barn, familie og velferd har ansvar for barnevernstenesta, helsesøstertenesta, jordmortenesta, pedagogisk-psykologisk teneste (PPT) og tenester for menneske med nedsett funksjonsevne. 23 Det går fram av kommunen sine nettsider at eininga skal: «møta behov med kvalitet og effektivitet vera rådgjevande instans innan vårt nedslagsfelt for andre einingar og alle innbyggjarar i kommunen vera aktiv i tverrfagleg kursing, opplysningsarbeid og deltakar i planlegging av førebyggjande og helsefremjande tiltak i kommunen prioritera førebyggjande og helsefremjande arbeid» I årsmelding for 2010 blir det for ansvarsområdet barn, familie og velferd (BFV) peika på at Fusa kommune har hatt store utfordringar i PPT. Det blir opplyst det dette skuldast mangel på personell, mellom anna psykolog og spesialpedagog. Vidare går det fram at ein innan BFV er: «generelt svært sårbar i høve bemanning ved sjukdom og ferie, særleg gjeld dette sosial NAV og barnevern.» Av økonomiplan 2011-2014 går følgjande utviklingsmål frå velferdsplanen fram: «Tenester til barn, unge og familiar skal samlokaliserast i ressurssenteret «Familiens hus». Dei tilsette i barnevernstenesta skal kjenna seg fagleg kompetente og trygge i rollen som sakshandsamar i barnevernstenesta i Fusa Barnevernstenesta i Fusa skal sikra at barn og unge som lever under forhold som kan skada deira helse og utvikling, får nødvendig hjelp og omsorg til rett tid» Vidare går det fram av undersøkinga at det er viktig for eininga for barn, familie og velferd å arbeide tverrfagleg og på tvers av einingar. Det blir opplyst at eininga for barn, familie og velferd opplever at det er vanskeleg å oppnå alle måla som er sett for eininga. Kommunen er i gang med å etablere tenester til barn, unge og familiar i «Familiens Hus», og den nye organiseringa fungerer så langt godt. Samstundes blir det opplyst at utfordringa er å lukkast godt nok med samhandling på tvers av einingar. Vidare er det behov for meir felles kunnskap om risikogrupper og felles forståing for helsefremjande og førebyggande arbeid. 22 Årsmelding 2010, s. 64 23 www.fusa.kommune.no Side 24
46 Risikokartlegging Fusa kommune 6.4.1 Barnevern Det går fram av undersøkinga at ein opplever at barnevernstenesta er liten og sårbar for endringar i sakstilfang og ved ferieavvikling. Fusa kommune har tidlegare søkt, og fått tildelt, ekstra midlar til styrking av barnevernet. I undersøkinga går det fram at det kan vere nyttig å undersøke barnevernet nærmare. Det går fram av KOSTRA at netto driftsutgifter til barnevern per innbyggjar i Fusa kommune har vore markant lågare dei siste åra enn det som har vore gjennomsnittet i kommunegruppa. For 2010 var netto driftsutgifter til barnevern i Fusa kommune 588 kr per innbyggjar, medan gjennomsnittet i kommunegruppa var 1249 kr. Også når utgiftene er målt per innbyggjar 0-17 år ligg Fusa kommune på eit markant lågare nivå enn gjennomsnittet i kommunegruppa. Del netto driftsutgifter innanfor barnevern til sakshandsaming var 63,3 % i Fusa kommune i 2010, noko som er ein markant større del enn det som er gjennomsnittet i kommunegruppa (29,4 %). Del netto driftsutgifter til barn som bur utanfor sin familie utgjorde 19,3 % i Fusa kommune i 2010, medan gjennomsnittlig del til dette var 47,8 % i kommunegruppa. Talet på barn med barnevernstiltak i Fusa kommune har dei seinaste åra lege på eit lågare nivå enn det som har vore gjennomsnittet i kommunegruppa (2 % mot 5,7 % i 2010). Tal barn med undersøking eller tiltak målt per årsverk har auka dei seinaste åra, men ligg likevel under gjennomsnittet i kommunegruppa. Del undersøkingar som førar til tiltak var i 2010 på 43,8 % i Fusa kommune, noko under gjennomsnittet i kommunegruppa. Del undersøkingar med handsamingstid over tre månader var per 2010 lågare i Fusa kommune enn kva han i gjennomsnittet var i kommunegruppa (12,5 % mot 29,8 %). Det var utarbeidd plan for alle barn med tiltak i Fusa kommune per 21.12.2010 (100 %). Fusa kommune har noko færre stillingar med fagutdanning per 1000 barn 0-17 år, enn det som er gjennomsnittet i kommunegruppa per 2010. Fusa Gj. snitt kommunegruppe 1 2010 2009 2008 2010 2009 2008 Netto driftsutgifter til sammen per innbygger (kr) 588 623 455 1249 1328 1147 Netto driftsutgifter per innbygger 0-17 år, barnevernstjenesten 2356 2521 1797 5580 5527 4713 Andel netto driftsutgifter til saksbehandling (funksjon 244), prosent 63,3 58,1 59,4 29,4 37,4 32,7 Andel netto driftsutgifter til barn som bor i sin opprinnelige familie (funksjon 251), prosent 17,4 19,5 26,3 22,8 17,9 17,6 Andel netto driftsutgifter til barn som bor utenfor sin opprinnelige familie (funksjon 252), prosent 19,3 22,5 14,3 47,8 44,7 49,7 Barn med undersøkelse ift. antall innbyggere 0-17 år, prosent 1,9 1,9 1,9 4,3 3,4 3,1 Andel barn med barnevernstiltak ift. innbyggere 0-17 år 2 2 3 5,7 4,7 4,3 Brutto driftsutgifter per barn (funksjon 244) 49621 41471 28432 41803 38394 28152 Barn med undersøkelse eller tiltak per årsverk 18,1 8,5 12,3 24,4 23,5 21,6 Andel undersøkelser som fører til tiltak, prosent (funksjon 244) 43,8 23,1 66,7 55,8 58,5 56,6 Stillinger med fagutdanning per 1 000 barn 0-17 år 1,5 3,2 3,1 3 2,5 2,5 Side 25
47 Risikokartlegging Fusa kommune Andel undersøkelser med behandlingstid over tre måneder, prosent 12,5 30,8 25 29,8 27,5 24,5 Andel barn med tiltak per 31.12. med utarbeidet plan, prosent 100 93 86 70 73 62 6.5 Sosiale tenester Sosiale tenester i Fusa kommune knytt til økonomiske ytingar er organiserte i NAV Fusa og heimetenestene. 24 I økonomiplan for 2011-2014 står det at: «Sosiale tenester har eit særleg ansvar for haldningsskapande arbeid både retta mot brukarar og samarbeidspartnarar, samt å sikra like sjansar for alle innbyggjarane i Fusa. Risikogrupper skal prioriterast for å hindra ytterlegare belastningar for den einskilde og for samfunnet.» 25 Utviklingsmål for sosiale tenester 2011-2014 er: «Alle innbyggjarane i Fusa skal ha tilgang til sosiale fellesskap og ha eit meiningsfylt daglegliv der dei opplever deltaking, meistring og trivsel. Vi skal driva effektivt og levera kvalitet. Vi skal styrkja risikogrupper.» Det går fram av KOSTRA-tala at netto driftsutgifter til sosialtenesta per 2010 utgjer 3 % av kommunen sine samla netto driftsutgifter. Dette er ein noko høgare del enn det som er gjennomsnittet i kommunegruppa (2,7 %). Målt i kroner per innbyggjar 20-66 år, har netto driftsutgifter til sosialtenesta auka frå 2009 til 2010, og Fusa kommune nyttar i dag meir ressursar til sosialtenesta enn det ein i gjennomsnittet gjer i kommunegruppa. Vidare går det fram at delen sosialstønadsmottakarar i alderen 20-66 år, sett i høve til talet på innbyggjarar 20-66 år, har vore lågare i Fusa kommune i perioden enn det som har vore gjennomsnittet i kommunegruppa (0,7 % mot 3,4 %). Del sosialstønadsmottakarar med stønad i 6 månader eller meir er høgare i Fusa kommune per 2010 enn det som er gjennomsnittet i kommunegruppa. Fusa kommune sine brutto driftsutgifter per sosialstønadsmottakar har auka i perioden frå 2008 til 2010, men ligg per 2010 på berre kring halvparten gjennomsnittet i kommunegruppa. Brutto investeringsutgifter til bustader per 1000 innbyggjarar har blitt redusert i perioden, frå 2265 kr i 2008 til 198 kr i 2010, og ligg per 2010 lågare enn det som er gjennomsnittet i kommunegruppa. Fusa kommune er ikkje registert med tal for introduksjonsstønad. Fusa Gj. snitt kommunegruppe 1 2010 2009 2008 2010 2009 2008 Netto driftsutg. til sosialtjenesten i prosent av samlede netto driftsutgifter 3 2,6 2,8 2,7 2,7 2,4 24 www.fusa.kommune.no 25 Økonomiplan 2011-2014, s. 37 Side 26
48 Risikokartlegging Fusa kommune Netto driftsutgifter til sosialtjenesten pr. innbygger 20-66 år 2394 1994 1999 1835 1723 1429 Andelen sosialhjelpsmottakere i alderen 20-66 år, av innbyggerne 20-66 år 0,7 0,7 0,9 3,4 3,2 3 Årsverk i sosialtjenesten pr. 1000 innbygger 0,34 0,55 0,79 0,66 0,62 0,64 Brutto driftsutgifter pr. sosialhjelpsmottaker, i kroner 314167 335933 222600 61222 60339 56770 Brutto driftsutgifter til økonomisk sosialhjelp pr. mottaker 30500 48067 20850 26271 27297 26311 Korrigerte driftsutgifter til sosialtjenesten pr. mottaker 277000 277533 189250 29268 29337 28224 Andel sosialhjelpsmottakere med stønad i 6 måneder eller mer 44 53 35 27 29 28 Netto driftsutgifter til kommunalt disponerte boliger per innbygger i kr 63-54 -30-262 -124-186 Brutto investeringsutgifter til boligformål per innbygger i kroner 198 643 2265 622 708 830 Kommunalt disponerte boliger per 1000 innbyggere 15 15 13 19 17 17 Kommunalt eide boliger som andel av totalt antall kommunalt disp. boliger 100 100 100 89 89 86 Brutto driftsutgifter per kommunalt disponert bolig 44123 36333 33700 38995 47058 39939 Andel nye søkere som har fått avslag på kommunal bolig 69 30.. 33 35.. Netto driftsutgifter til introduksjonsstønad pr. innbygger 0 0 0 164 99 97 Mottakere av introduksjonsstønad i prosent av antall innbyggere...... 0,38 0,24 0,25 Fylkesmannen i Hordaland gjennomførte i 2008 tilsyn med saksbehandling ved yting av tenester etter lov om sosiale tenester i Fusa kommune. Det vart avdekt at kommunen ikkje sikra i tilstrekkeleg grad at reglane i forvaltningslova vert følgt ved sakshandsaming i høve tenester etter sosialtenestelova (manglar ved internkontrollen). 6.5.1 Kommunale bustader Det går fram av undersøkinga at Fusa kommune har behov for å utarbeide ein betre plan for bustader, og at det er ønskjeleg å vurdere å byggje nye bustader som i større grad er tilpassa moderne drift. 7 Tekniske tenester Tekniske tenester består av eining for teknisk drift og ansvarsområdet byggesak, oppmåling og brann. 26 I økonomiplan for 2011-2014 har Fusa kommune sett opp følgjande utviklingsmål for tekniske tenester: «Vi skal gje brukarane av dei kommunale tenestene best mogeleg service, innafor rammene av dei andre målsetjingane og budsjettet. Vi skal prioritera helse, miljø og tryggleik og rasjonelt arbeid gjennom planlegging og streng prioritering. 26 www.fusa.kommune.no Side 27
49 Risikokartlegging Fusa kommune Vi skal driva dei tekniske tenestene i samsvar med krava i lover og forskrifter.» 27 Det går fram av undersøkinga at det er naudsynt å redusere ressursbruk innanfor tekniske tenester, og ein er bekymra for at nedskjeringskrava skal få konsekvensar for tenestetilbodet i form av til dømes fristbrot og mindre moglegheit til å krevje inn gebyr. 7.1 Teknisk drift Eininga for teknisk drift har mellom anna ansvar for kommunale vegar, kaiar, avlaup, vassverk, bygging og drift av nye anlegg, utarbeiding av planar for vatn og avlaup, renovasjon og slamtømming, forvaltning av saker etter veglova, vaktmeistertenester (vedlikehald), eigedomsforvaltning, utleigebustader og prosjekt. Arbeidet er delt mellom ei driftsavdeling og ei eigedomsavdeling. 28 Det fram av KOSTRA-tala at Fusa kommune sine driftsutgifter per tonn innsamla hushaldsavfall auka noko frå 2009 til 2010. Talet på innbyggjarar som er knytt til offentleg avlaup i Fusa kommune var 47,6 % i 2009, noko som er ein lågare del enn gjennomsnittet i kommunegruppa. Del knytt til kommunal vassforsyning er også lågare i Fusa kommune enn gjennomsnittet i kommunegruppa (26,7 % mot 62,1 %). Årsgebyr for både avfallsteneste og avlaupsteneste i Fusa kommune ligg lågare enn det som er gjennomsnittet i kommunegruppa, medan årsgebyr for vassforsyninga ligg høgare enn gjennomsnittet. Fusa kommune sine brutto investeringsutgifter til samferdsle i kroner per innbyggjar har variert i perioden, og ligg på 1099 kr per 2010. Dette er høgare enn det som er snittet i kommunegruppa. Netto driftsutgifter til kommunal eigedomsforvaltning utgjorde i 2010 8,5 % av samla netto driftsutgifter for Fusa kommune. Dette er noko lågare enn gjennomsnittet i kommunegruppa (9,4 %). Brutto investeringsutgifter til kommunal eigedomsforvaltning per innbyggjar har i likskap med gjennomsnittet i kommunegruppa variert i perioden. Per 2010 var investeringsutgifta for Fusa kommune 564 kr per innbyggjar, markant lågare enn gjennomsnittet (som var 3547 kr). Fusa Gj. snitt kommunegruppe 1 2010 2009 2008 2010 2009 2008 Driftsutgifter per tonn innsamlet husholdningsavfall 2622 2456 : 2687 2285 2150 Årsgebyr for avfallstjenesten (gjelder rapporteringsåret+1) 2003 1826 1453 2367 2194 2054 Antall avfallsfraksjoner det er etablert hentesystem for 2 0 2 3 3 2 Antall hentinger av matavfall i løpet av et år 17.. 52 34 44 38 Andel av befolkningen som er tilknyttet kommunal avløpstjeneste.. 47,6.. 69,7 63 62,4 Årsgebyr for avløpstjenesten (gjelder rapporteringsåret+1) 3320 3320 3225 4067 4052 3692 Andel fornyet ledningsnett, gjennomsnitt for siste tre år.. 0.. 0,39 0,42 0,16 Antall kloakkstopper i avløpsledninger, overløp og kummer per kilometer ledningsnett.. 0,081.. 0,044 0,091 0,082 27 Økonomiplan for 2011-2014, s. 29 28 www.fusa.kommune.no Side 28
50 Risikokartlegging Fusa kommune Andel av befolkningen som er tilknyttet kommunal vannforsyning 26,7 28,3 27,2 62,1 62,2 61,7 Årsgebyr for vannforsyning (gjelder rapporteringsåret+1) 4366 4366 4366 3186 3024 2796 Andel fornyet ledningsnett, gjennomsnitt for siste tre år.. 0.. 0,39 0,42 0,16 Netto driftsutgifter i kr pr. innbygger, samferdsel i alt 997 993 886 978 845 848 Brutto investeringsutgifter i kr pr. innbygger, samferdsel i alt 1099 1905 963 374 539 501 Gang- og sykkelvei i km som er et kommunalt ansvar pr. 10 000 innb. 8 8 8 13 16 13 Brutto driftsutg. i kr pr. innbygger for komm. veier i alt 1134 1473 922 1024 938 871 Årsgebyr for feiing og tilsyn (gjelder rapporteringsåret +1) 382 370 359 345 322 350 Andel A-objekter som har fått tilsyn.. 61,8 48,6.. 82,9 74,9 Andel piper feiet.. 51,4 36,4.. 59,4 64,4 Netto driftsutgifter til kommunal eiendomsforvaltning, i prosent av samlede netto driftsutgifter 8,5 7,8 8,3 9,4 9,1 9,4 Brutto investeringsutgifter til kommunal eiendomsforvaltning per innbygger 564 2998 4630 3547 4820 2505 Utgifter til vedlikeholdsaktiviteter i kommunal eiendomsforvaltning per kvadratmeter 159 167 126 50 97 49 Utgifter til driftsaktiviteter i kommunal eiendomsforvaltning per kvadratmeter 366 323 326 468 427 422 Energikostnader for kommunal eiendomsforvaltning per kvadratmeter 144 118 106 133 109 105 Netto driftsutgifter til administrasjonslokaler per innbygger 311 309 270 347 340 317 Netto driftsutgifter til førskolelokaler per innbygger 395 438 391 395 385 371 Netto driftsutgifter til skolelokaler per innbygger 2221 1824 1940 1909 1909 1822 Netto driftsutgifter til institusjonslokaler per innbygger 622 611 423 890 671 627 Netto driftsutgifter til kommunale idrettsbygg per innbygger 148 97 158 136 84 85 Netto driftsutgifter til kommunale kulturbygg per innbygger 0 0 0 87 89 67 7.1.1 Bygg og vedlikehald Det går fram av undersøkinga at Fusa kommune har eit stort vedlikehaldsetterslep på kommunale bygg og vegar, og fleire er bekymra for at vedlikehaldsetterslepet skal auke ytterlegare. I ein rapport bestilt av kommunen vert det estimert at vedlikehaldsetterslepet utgjer 50 mill. kr. Vedlikehaldsetterslepet på bygg førar mellom anna til utfordringar knytt til miljøretta helsevern. I tillegg er det utfordringar knytt til radonverdiar, kor det er registrert at mellom anna kommunehuset ligg over terskelverdiane. Det går fram av undersøkinga at ein opplever at vedlikehaldet er blitt dårlegare etter at vaktmeistertenesta vart lagt ned. Fusa kommune har utarbeidd rutinar for gjennomføring av byggeprosjekt. Side 29
51 Risikokartlegging Fusa kommune 7.2 Byggesak, oppmåling og brann Eininga for byggesak, oppmåling og brann har ansvar for planlegging og lovforvaltning innanfor fagområda brann, byggesak, oppmåling og plan. Dette inkluderer mellom anna ansvar for beredskap, branntilsyn, byggesakshandsaming, feiing og tilsyn med piper, førebyggjande arbeid, oppmåling, planarbeid, risiko- og sårbarheitsanalyser, sakshandsaming spengstoff og fyrverkeri og vegadresser. 29 Det går fram av KOSTRA at Fusa kommune per 2010 nytta 0,84 % av samla netto driftsutgifter til fysisk planlegging, kulturminne, natur og nærmiljø, og at driftsutgiftene som har vore nytta til dette føremålet har variert dei seinaste åra. 0,84 % er ein mindre del av samla netto driftsutgifter enn det som var gjennomsnittet i kommunegruppa i 2010. Vidare viser KOSTRA at tal for leike- og rekreasjonsareal per 1000 innbyggjarar og turstiar og løyper per 10.000 innbyggjarar i Fusa kommune er markant lågare enn gjennomsnittet i kommunegruppa. Fusa kommune har sendt ein kommunal plan på høyring i 2010, og det er fremma motsegn i til denne, medan gjennomsnittet for kommunegruppa var tre kommunale planar sendt på høyring, der det har vore fremma motsegn i 48 % av sakene. Desse tala varier likevel frå år til år i perioden. Fusa Gj. snitt kommunegruppe 1 2010 2009 2008 2010 2009 2008 Netto driftsutgifter til fysisk planlegging, kulturminner, natur og nærmiljø i prosent av kommunens samlede netto driftsutgifter 0,84 2,18 0,97 1,21 1,03 0,89 Saksbeh.gebyr, privat reg.plan, boligformål. jf. PBL-08 33-1. 35345 34280.. 24414 27488.. Saksgebyret for oppføring av enebolig, jf. PBL 93 pkt. a. 9425 9425 8790 7896 7487 7249 Standardgebyr for kombinert kart- og delingsforetn., tilsvarende en boligtomt 750 m2. 19000 16790 16150 13462 10314 9804 Gjennomsnittlig saksbehandlingstid, vedtatte reguleringsplaner (kalenderdager) 297 107 178 199 261 218 Gjennomsnittlig saksbehandlingstid, byggesaker (kalenderdager) 56 52 35 32 27 26 Andel søkn. om tiltak der komm. har overskredet lovpålagt saksbehandlingstid 0 0 0 5 5.. Gjennomsnittlig saksbehandlingstid, kartforretning (kalenderdager) 100 130 280 58 86 81 Leke- og rekreasjonsareal i tettsteder. 1000 innb. i tettsteder 6 6 7 57 49 56 Leke- og rekreasjonsareal. 1000 innb. 1 1 1 54 31 32 Turstier og løyper tilrettelagt for sommerbruk per 10 000 innbygger 10 10 11 148 142 141 Antall kommunale planer sendt på høring 1 7 10 3 5 5 Andel av disse som det er fremmet innsigelse til. 100 0 40 48 44 34 Antall dispensasjoner knyttet til nye bygninger i strandsonen per 100 km kystlinje. Gjelder utenfor tettsteder 3 1 0,5 1,6 2,1 1,2 29 www.fusa.kommune.no Side 30
52 Risikokartlegging Fusa kommune Andel dispensasjonssøkn. for nybygg i 100-m beltet langs saltvann innvilget 86 29 25 80 88.. Fylkesmannen i Hordaland gjennomførte i 2010 tilsyn med Fusa kommune sitt arbeid med samfunnstryggleik og beredskap. Det vart ikkje avdekt avvik under tilsynet. Det vart gjeve merknader knytt til at kommunen sitt arbeid på området ikkje hadde tilstrekkeleg merksemd og at det mangla forankring, samt at knytt til mangelfulle ROS-analysar, organisering av samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeidet og manglande rutinar for kompetansekartlegging og kompetanseutvikling. 30 7.2.1 Plan- og byggesaker Av KOSTRA-tala i tabellen over går det fram at gjennomsnittlig sakshandsamingstid for vedtekne reguleringsplanar og byggesaker i Fusa kommune har auka i perioden, og ligg per 2010 over det som er gjennomsnittet i kommunegruppa. I undersøkinga vert det vist til at det er ei utfordring å forbetre sakshandsamingstida, spesielt når det gjeld oppmåling. Det går også fram at ein opplever etterslep på byggemeldingar. 30 Rapporten er tilgjengeleg på www.fylkesmannen.no/tilsyn.aspx?m=22010 Side 31
53 Risikokartlegging Fusa kommune 8 Gjennomførte forvaltningsrevisjonar førre periode Deloitte gjennomførte i 2011 forvaltningsrevisjon av gildskap for Fusa kommune. Føremålet med forvaltningsrevisjonen var å vurdere habilitet og praktisering av offentleglova. Side 32
54 Risikokartlegging Fusa kommune Del 3 - Risikoanalyse Side 33
55 Risikokartlegging Fusa kommune 9 Risikoanalyse På bakgrunn av informasjonen som er samla inn gjennom analyse av statistikk, dokumentanalyse, spørjeundersøking, intervju og prosessmøte i kontrollutvalet, vil vi under gjere ei oppsummering og analyse av risikoar som er identifisert for kommunen. Med risiko meiner vi her fare for at det førekjem avvik frå mål, regelverk og/eller politiske vedtak. Graden av alvor vil bli farga med raudt (høg risiko), gult (middels risiko) og grønt (låg risiko). Vi har gjeve eksempel på korleis vurderingane blir gjorde i tabellen under. LÅG RISIKO MIDDELS RISIKO HØG RISIKO Måloppnåing Regelverk Politiske vedtak Ikkje aktuelt. Manglande Avvik frå politisk vedtak regeletterleving vil alltid kor konsekvensane av ha middels eller høg manglande måloppnåing risiko. blir vurdert som små. Avvik frå underordna mål der problema knytt til manglande måloppnåing vert vurdert som lite vesentlege. Avvik frå mål som kan medføre konsekvensar for kommunens økonomi eller omdømme, men ikkje påverkar liv eller helse. Avvik frå viktig mål. Kan ha vesentleg konsekvens for kommunens økonomi, omdømme eller liv og helse. Mindre avvik frå lov eller forskrift Klart lovbrot som kan medføre vesentleg konsekvens for kommunen. Avvik frå vedtak som kan medføre konsekvensar for kommunens strategi, planar og økonomi Avvik frå vedtak som i vesentleg grad kan medføre konsekvensar for kommunens strategi, planar og økonomi. Det er viktig å understreke at risikovurderingane er skjønnsmessige vurderingar basert på føreliggande informasjon, og at kontrollutvalet kan vurdere risikoen knytt til dei ulike områda som forskjellig frå det som er føreslege her. Det er kontrollutvalet som skal vurdere og prioritere dei ulike områda, og avgjere rekkefølgja for forvaltningsrevisjonsprosjekt i den planen som vert lagt fram for kommunestyret. 9.1 Administrasjon og organisasjon Administrasjon og organisasjon Mål/regelverk/vedtak Årsak Verknad Risiko Kommentar Personalforvaltning Innkjøp Intern kontroll Utfordring å sikre riktig fagkompetanse til alle tenesteområde. Det går fram av undersøkinga at det kan vere nyttig å undersøke fordeling av sjukefråvær. I undersøkinga blir det stilt spørsmål ved om reglane for offentlege anskaffingar blir fullt ut etterlevde. Stort kontrollspenn. Lite ressursar til oppfølging, rettleiing, utvikling osb. av einingane. Utfordring å ha tilstrekkeleg oversikt over om oppgåver blir utført slik det var tenkt. Fare for manglande kompetanse og/eller kapasitet til å gjennomføre naudsynte oppgåver. Brot på regelverket for offentlege innkjøp. Økonomiske konsekvensar Fare for manglande kontroll og sikring av kvalitet i tenestene. Fleire meiner det kan vere nyttig å undersøke system og rutinar for innkjøp. I undersøkinga blir det trekt fram at det kan vere interessant å sjå nærmare på om kommunen har tilstrekkeleg kontroll innanfor barnehageområdet. Side 34
56 Risikokartlegging Fusa kommune Vedtaksoppfølging Økonomistyring Fleire opplever at det er utfordringar knytt til vedtaksoppfølging. Mangel på dialog/informasjon mellom politisk og administrativt nivå. Behov for meir informasjon om verksemdsstyringa. Nytt økonomisystem innført sommaren 2011. Auka press i økonomiavdelinga. Manglande politisk forankring av budsjettprosessen på tidleg nok tidspunkt. Fare for mindre oversikt og moglegheit for økonomistyring i periode med nytt system. Vanskeleg å einingane å planlegge etter budsjett. Avgrensa handlingsrom for tenestene. I undersøkinga går det fram at fleire meiner det er viktig å undersøke vedtaksoppfølging. Det er forventa at det nye systemet over tid vil bidra til betre arbeidsflyt, rapportering og kontroll. Mangel på økonomikompetanse i einingane. Prosjektstyring Arkiv, informasjonstryggleik og offentleggjering Økonomiplan i ubalanse. Forbetringspotensial knytt til prosjektstyring. Etterslep arkiv. Mangel på skriftlege rutinar for informasjonstryggleik. Fare for budsjettoverskridingar. Fare for at informasjon og dokument kjem på avvegar eller ikkje er tilgjengelege for dei som skal ha tilgang til dei. Det går fram av undersøkinga at det kan vere nyttig å undersøke prosjektstyring.. Sakshandsaming og habilitet Korte band mellom politikarar og selskap. I undersøkinga blir habilitet trekt fram som viktig forhold å kontrollere. Forvaltningsrevisjon av habilitet og sakshandsaming gjennomført 2011 9.2 Barnehage, grunnskule, SFO, vaksenopplæring og kultur Barnehage, grunnskule, SFO, vaksenopplæring og kultur Mål/regelverk/vedtak Årsak Verknad Risiko Kommentar Barnehage Føremålstenleg skule- og barnehagestruktur Vanskeleg å rekruttere personell med pedagogisk fagkompetanse. Organisering i oppveksttun er krevjande med tanke på drift, samhandling og oppfølging. Mindre gjennomføringskapasitet i periodar. Kan gjere det vanskeleg å etterleve rett til spesialpedagogiske tiltak. Mindre oversikt over kvalitet i tenestene. Små skular er sårbare. Skule Ressurskrevjande med små skular. Avgrensa ressursar og lite handlingsrom. Fare for manglande måloppnåing. Side 35
57 Risikokartlegging Fusa kommune Spesialundervisning og tilpassa undervisning Stort omfang av spesialundervisning, spesielt i ungdomsskulen. Risiko for at ressursar ikkje blir utnytta optimalt. Manglande tilpassa opplæring. Fleire meiner det kan vere nyttig å gjennomføre forvaltningsrevisjon av spesialundervisning og tilpassa undervisning. Skule- og barnehagebygg Lite eigna lokale i barnehage. Fare for brot på forskrift om miljøretta helsevern. Fylkesmannen i Hordaland gjennomførte tilsyn med tilpassa opplæring og spesialundervisning i 2008. I undersøkinga blir det stilt spørsmål ved om det er tilfredsstillande inneklima. Kultur Avgrensa ressursar. Mindre handlingsrom. 9.3 Helse og omsorg Helse og omsorg Mål/regelverk/vedtak Årsak Verknad Risiko Kommentar Helse- og omsorgstenester Utfordring knytt til økonomi og bemanning. Det går fram av undersøkinga at samhandling på tvers av einingar kan vere ei utfordring (t.d. innanfor rehabilitering og for eining barn, familie og velferd). Vanskeleg å gje tilfredsstillande helse- og omsorgstenester. Fusa kommune er i gang med å omorganisere tenestene i eining for barn, familie og velferd i «Familiens Hus». Samhandlingsreforma PPT Avgrensa ressursar til å utføre nye oppgåver som følgjer av samhandlingsreforma. Mangel på personell, m.a. psykolog og spesialpedagog. Fare for at det blir vanskeleg å gje tilfredsstillade tenester. Vanskeleg å gje god kvalitet i tenestene. I undersøkinga blir det føreslått å undersøke kommunen si handtering av nye krav som følgjer av samhandlingsreforma. Barnevern Utfordring knytt til bemanning. Sårbar teneste. I undersøkinga går det fram at det kan vere nyttig å undersøke barnevern nærmare. Side 36
58 Risikokartlegging Fusa kommune 9.4 Tekniske tenester Tekniske tenester Mål/regelverk/vedtak Årsak Verknad Risiko Kommentar Vedlikehald og inneklima Vedlikehaldsetterslep på kommunale bygg og vegar. Det er registrert høge radonverdiar. Utfordringar knytt til barnehage- og skulebygg (jf. over). Dårlege vegar Brot på regelverk om miljøretta helsevern. Verdiforringing Plan- og byggesaker Auka sakshandsamingstid (jf. KOSTRA). Utfordring å betre sakshandsamingstida, spesielt på oppmålingssaker. Etterslep byggemeldingar. Fare for fristbrot. Side 37
59 Risikokartlegging Fusa kommune Del 4 - Forvaltningsrevisjonsprosjekt Side 38
60 Risikokartlegging Fusa kommune 10 Forslag til forvaltningsrevisjonsprosjekt i Fusa kommune 2012 2016 På bakgrunn av dei analysar og risikovurderingar som er gjennomført er det identifisert fleire kritiske område som kan vere utgangspunkt for mulege forvaltningsrevisjonsprosjekt i Fusa kommune. Forslaga dannar grunnlaget i prioriteringa som kontrollutvalet skal gjere. Kontrollutvalet står fritt til å leggje til og endre på prosjekta som er skisserte under. 10.1 Prosjekt knytt til tema kategoriert som «høg risiko» Forvaltningsrevisjonsprosjekt Tema Forvaltningsrevisjon av innkjøp - Organisering - Kompetanse - Regeletterleving Verksemdsstyring og vedtaksoppfølging - System og rutinar - Internkontroll - Rapportering til politisk nivå Tilpassa undervisning og spesialundervisning - Samhandling med PPT - System og rutinar - Regeletterleving Vedlikehald og inneklima - System og rutinar - Regeletterleving - Eigna bygg Plan- og byggesaksforvaltning - Sakshandsaming - Regeletterleving - System og rutinar 10.2 Andre prosjekt Prosjekt Tema Økonomistyring - Budsjettering - Oppfølging - Rapportering Prosjektstyring - Organisering - Kompetanse - System og rutinar - Rapportering Side 39
61 Risikokartlegging Fusa kommune Informasjonstryggleik, arkivering og offentleggjering - Etterleving av personopplysingsforskrift - Arkivering og journalføringsrutinar - Praktisering av offentleglova Barnehage - Organisering - Kompetanse - Kvalitetsstyring - Samhandling med andre instansar Samhandling og brukarmedverknad i helseog omsorgstenestene - Organisering - Samordning av tenester - Arbeidet med individuell plan - System og rutinar PPT - Organisering - Bemanning - Samhandling Barnevern - Organisering - Bemanning - Regeletterleving - Samhandling Personalforvaltning og sjukefråvere - Mål - System og rutinar - Oppfølging og refusjonar Side 40
62 Risikokartlegging Fusa kommune Side 41
Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee, and its network of member firms, each of which is a legally separate and independent entity. Please see www.deloitte.com/no/omoss for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limited and its member firms. Deloitte provides audit, tax, consulting, and financial advisory services to public and private clients spanning multiple industries. With a globally connected network of member firms in more than 150 countries, Deloitte brings world-class capabilities and deep local expertise to help clients succeed wherever they operate. Deloitte's approximately 170,000 professionals are committed to becoming the standard of excellence. 2012 Deloitte AS 63
64 Fusa kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 12.12.2013 Sakshandsamar: Kjartan Haugsnes Kopi til: Sak: 40/13 40/13 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR. FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. Bakgrunn for saka: Det vert synt til vedtak i kontrollutvalet si sak 39/11 1) Særskilt ansvar for gjennomgang av framtidige møteprotokollar, vart fordelt slik: Politisk organ: Kommunestyret Formannskapet Utval for plan og miljø Kontrollutvalsmedlem: Øyvind Nordbø Arne Holmefjord Turid Glesnes Drøfting: Møteprotokollane er tilgjengeleg på Fusa kommune si heimeside. Kontrollutvalet har dessutan bede om å få dei tilsendt. Protokollane gjev primært informasjon om dei sakene som har vore til politisk handsaming. Kontrollutvalet kan få nærare informasjon om einskiltsaker og drøfta ulike problemstillingar som ein finn av interesse. Sidan sist utvalet var samla, er desse møteprotokollane komne til: Politisk organ: År / møtedato: Kommunestyret 2013 15.10 Formannskapet 2013 27.11 Utval for plan og miljø 2013 28.11 Hogne Haktorson Kontrollsjef Kjartan Haugsnes Spesialrådgjevar Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55 23 94 18 Mobil 901 89 542 - E-postadresse: kjartan.haugsnes@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.
65 Fusa kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 12.12.2013 Sakshandsamar: Kjartan Haugsnes Kopi til: Sak: 41/13 41/13 MELDINGAR Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Fusa kommune Vedtak kommunestyret sak 041/13 2. tertial 2013 2 Fusa kommune Vedtak kommunestyret sak 050/2013 Forvaltningsrevisjonsrapport Prosjektstyring 3 Os & Fusa posten Presseklipp 19.10.2013 FORSLAG TIL VEDTAK: Meldingane vert teken til orientering Hogne Haktorson Kontrollsjef Kjartan Haugsnes Spesialrådgjevar Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55 23 94 18 Mobil 901 89 542 - E-postadresse: kjartan.haugsnes@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.
66 Kommunestyret i Fusa kommune 15.10.2013 041/13: 2. TERTIALRAPPORT 2013 TILRÅDING: Tertialrapporten vert teken til etterretning. Kommunestyret forventar at rådmannen straks iverkset tiltak slik at alle einingane oppnår budsjettbalanse pr 31.12.13.. 15.10.2013 KOMMUNESTYRET Handsaming: Tilrådinga frå formannskapet vart samrøystes tilrådd. KOM-041/13 VEDTAK: Tertialrapporten vert teken til etterretning. Kommunestyret forventar at rådmannen straks iverkset tiltak slik at alle einingane oppnår budsjettbalanse pr 31.12.13
Faktiske opplysninger: I. Inntektssida til kommunen (ekskl. finansinntekter) har utvikla seg slik pr. 1/9-2013 i høve til 1/9-2012. (Tal i 1000 kr.) 67 PERIODE- PERIODE- % PERIODE- PERIODE- % BUD. 2/13 REKN.2/13 BUD. 2/12 REKN.2/12 Skatt 56 000 59 866 107 55 600 51 487 93 Eiged.skatt 6 000 5 956 99 5 000 0 0 Rammetilskot 80 700 83 907 104 77 271 83 235 108 Ref.stat for kap.utg. 1 293 138 11 1 142 148 13 Momskompensasjon 7 613 5 752 76 4 200 4 571 109 Konsesjonskraft, sal 333 92 28 600 240 40 Andre inntekter 37 842 34 289 91 33 667 34 042 101 Sum driftsinnt. 189 781 190 000 100 177 480 173 723 98 Resultat -219 3 757 Skatt: Budsjettert kr 88 700` på årsbasis. Skatteinngangen for 2012 var på kr 81,9 mill., 3,5 mill lågare enn budsjettert. I år går det heldigvis mykje betre og det positive avviket mellom budsjettert skatteinngang og faktisk innbetalt skatt for dei åtte første månadene for 2013 er på kr 4.1 mill. Tabellen viser sum innbetalt skatt 2013 for jan-aug kr 59 866` mot kr 51 488`,- for tilsvarande periode i 2012. Dette utgjer ei auke på 16,3%. Dette er svært bra og vi kan vera ganske trygg på at skatteinngangen for 2013 vil verta betre enn budsjettert, sjølv om vi ikkje kan sei noko sikkert om kor stor meirinntekten frå skatt vil verta. Tabellen viser at vi pr 1/9 ligg over med kr 4,1 mill i forhold til å koma i mål med eit årsbudsjett på kr 88,7 mill. I skrivande stund veit vi om feilrapportering frå ein arbeidsgjevar som medfører tilbakeføring av skattetrekk på kr 1,3 mill (kommunen sin del) Dette vil koma som ein minus i september. Likevel ser det ut for at vi kan håpa på å innkassera nærmare kr 92 mill for 2013. For landet sett under eitt ser det også bra ut, om enn ikkje så bra som i Fusa. Samla vekst i skatteinngangen for årets sju første månader samanlikna med same periode i 2012 utgjør 7,1 pst. Veksten for kommunane utgjer 7,2 pst og for fylkeskommunane 6,8 pst. Dette går fram av siste tal frå SSB. Staten legg i revidert nasjonalbudsjett opp til ein skattevekst for kommunane på 5% som er uendra i forhold til statsbudsjettet. Fusa kommune sitt skattenivå var i 2012 på 89,6% av landsgjennomsnittet som er den lågaste sats ein kan minnast i forhold til landsgjennomsnittet. Skattenivået til Fusa kommune for 2013 vil nok verta langt betre. Kommunar med skattenivå under landsgjennomsnittet får inntektsutjamning tilsvarande 60% av differansen mellom eige skattenivå og landsgjennomsnittet. Eigedomsskatt: Fusa kommune har budsjettert med kr 12 mill i inntekt frå eigedomsskatten og vi reknar med at innbetalingane vert om lag som budsjettert. Rammetilskot: Det vert ingen endring inneverande år av betydning i revidert nasjonalbudsjett for Fusa kommune. Budsjett 2013 er på kr 120 995`. Om lag eller minst kr 3 680` av desse midlane ser ut for å gå med til samhandlingsreformen. Nye tal i samband med revidert nasjonalbudsjett viser at vi ligg an til å få kr 120 489`, kr 0,5 mill mindre. Reduksjonen skuldast auka skatteinngang og dermed mindre inntektsutjamning. Ny prognose over rammetilskotet utarbeidd av KS etter at skatteinntektene og innbyggjartalet pr 5
68 1/1-2013 er vorte kjent viser at inntektsutjamninga i rammetilskotet vil verta redusert med kr 2.5 mill ved uendra skatteinntekter for heile landet i høve til statsbudsjettet. Vi veit likevel at endringa i inntektsutjamninga ikkje vert kjent før i februar 2014. Vi mottar rammetilskot i hovudsak på grunnlag av talet på innbyggjarar men og på grunnlag av korleis dei ulike innbyggjarane i inntektssystemet er vekta. Når det gjeld innbyggjartilskotet og utgiftsutjamninga i rammetilskotet er det folketalet pr 1/7-2012 (3821 innb., 24 færre enn året før) som vert lagt til grunn for utrekninga for 2013. Folketalet for Fusa kommune viste ved siste teljing pr 1. juli 3813 innb. For innbyggjartilskotet og utgiftsutjamninga vil denne reduksjon i folketalet først få verknad i 2014. Eit tilbakeblikk viser no at vi er inne i ei uheldig trend ved at folketalet har vorte redusert kvart år frå 1/7-2010. Tapet utgjer i gjennomsnitt om lag kr 60 tusen pr innbyggjar i tapte inntekter frå rammetilskot og skatt. Statsrefusjon for kapitalutgifter: Dette er midlar som kommunen mottar på grunnlag av tidlegare investeringar innan grunnskule, for psykisk utviklingshemma og psykiatri. Inntektene for 2013 vil verte om lag som budsjettert. Momskompensasjon: I samsvar med budsjett og budsjettendringar har Fusa kommune rekna med å få refusjon for kr 11,4 mill i momskompensasjon for 2013. Dersom inntektene held fram som no resten av året, vil vi kunne oppnå å innkassera momskompensasjon med om lag kr 8,6 mill. Det er for tidleg på året til å veta sikkert kor store inntektene vert,, men fram til no ligg vi etter med kr 2,8 mill. Årsaka til avviket må vera at fleire investeringsprosjekt samla sett er vorte forseinka. Viser til avsnitt seinare om framdrift på investeringane Konsesjonskraft, sal: Inntekt ved sal av konsesjonskraft er vanskeleg å budsjettere med. Først må vi vite kor mykje konsesjonskraft Fusa kommune nyttar seg av dei 7,1 gwh som Fusa kommune har rett på. Det som vert til overs vert selt. Det er differansen mellom markedspris og fastsett konsesjonskraft som avgjer kor mykje vi får for overskotskrafta. Fusa kommune har budsjettert med kr 500` for 2013 medan det vart innbetalt kr 584` til Fusa kommune for sal av konsesjonskrafta i 2011 og 694`i 2012. Vi reknar med at vi kan koma i mål med kr 500` for 2013. Andre inntekter: Tabellen viser at vi samla ligg på etterskot med innbetaling av andre budsjetterte inntekter i høve tilsvarande periode i fjor. Vi fakturerar etter anordningsprinsippet. Det vil sei at uteståande beløp vert inntektsført utan omsyn til om dei er betalte eller ikkje. Inntektene gjeld gebyr av ymse slag til betaling for ulike tenester, sjukepengar, ø.mrk. statstilskot, refusjonar, forsikringsoppgjer m.m. Desse inntektene er ofte større enn budsjettert ved årets utgang. Årsaka til det er at mange av desse inntektene ikkje vert budsjettert i samband med opphavleg budsjett av di ein ikkje veit om dei når vi budsjetterar. Ein veit til dømes ikkje om kven som vert sjukemeld, eller om skader som utløysar inntekt frå forsikringsoppgjer. Budsjettvedlikehald må derfor skje seinare når inntektene vert kjent. I samband med øyremerka tilskot hender det at inntektene kjem for seint i året til at dei kan verte nytta. Midlane vert då sett av i rekneskapen for bruk året etter. Dette vil ikkje gå fram av budsjettet. Då det har vore spørsmål om korleis "andre inntekter" fordeler seg, har vi laga følgjande tabell som viser fordelinga pr 1/9-2013: 6
69 Konto Beløp Budsjett Rev. budsjett Pst 16000 Brukarbetaling -6 179 453,61-12 277 000-12 277 000 50,3 16200 Sal av varer, tenester, gebyr mm -1 129 376,76-1 672 000-1 672 000 67,5 16201 Sal kopiering -1 000,00-12 000-12 000 8,3 16202 Medisinsal -11 723,00 0 0 0,0 16203 Byggesaksgebyr -815 609,80-1 739 000-1 739 000 46,9 16204 Oppmålingsgebyr -32 292,00-1 199 000-1 199 000 2,7 16205 Gåver -28 805,00 0 0 0,0 16206 Basar-og lotteriinntekter -34 016,00-20 000-20 000 170,1 16207 Merkamateriell 0,00-8 000-8 000 0,0 16208 Skjenkeavgift 600,00-50 000-50 000-1,2 16290 Billettinntekter -53 916,00-90 000-90 000 59,9 16300 Husleigeinntekter -2 476 211,00-3 713 000-3 713 000 66,7 16401 Årsgebyr -2 860 382,63-6 742 000-6 742 000 42,4 16402 Tilknytningsavgift -48 928,00-120 000-120 000 40,8 16505 Diverse avg.pliktig sal -2 000,00 0 0 0,0 16900 Delte utgifter / internsal -41 306,00-6 122 000-6 341 000 0,7 16901 Interninntekt, nedskjering 0,00-2 135 000-1 429 000 0,0 16 Sum salsinntekter -13 714 419,80-35 899 000-35 412 000 38,7 17001 Fastlønstilskot 0,00-347 000-347 000 0,0 17006 Andre ref. frå staten -1 072 695,92-2 055 000-2 080 000 51,6 17007 Øyremerka statstilskot -9 336 952,00-9 106 000-9 106 000 102,5 17100 Refusjon sjukeløn -3 830 057,00-400 000-1 652 000 231,8 17101 Refusjon fødselspengar -1 943 100,02-149 000-783 000 248,2 17102 Refusjon feriepengar -335 072,00 0-43 000 779,2 17300 Refusjon frå fylkeskommunen -142 930,13-242 000-242 000 59,1 17500 Refusjon frå andre kommunar -1 464 440,00-4 699 000-4 699 000 31,2 17501 Refusjon interkomm.selskap 0,00-85 000-85 000 0,0 17700 Refusjon frå andre, (private) 0,00-7 000-7 000 0,0 17701 Andre ref. og overf. frå private -343 691,90-475 000-475 000 72,4 17703 Telefongodtgj.,ikkje oppg.pl 0,00-2 000-2 000 0,0 17900 Internsal 0,00-995 000-995 000 0,0 17 Sum refusjonar -18 468 938,97-18 562 000-20 516 000 90,0 18107 Andre statlege tilskot -100 000,00-370 000-370 000 27,0 18300 Overføring frå fylkeskommunen -2 006 000,00 0 0 0,0 18770 Konsesjonsavgift 0,00-465 000-465 000 0,0 18 Sum overføringar -2 106 000,00-835 000-835 000 252,2-34 289 358,77-55 296 000,00-56 763 000,00 60,4 II Litt finansrapportering, rente og avdrag, status pr 1. tertial: Gjennomsnittsrenta på alle låna er no på 2,71 %. I økonomiplanen for 2013 2016 har vi rekna 3 % lånerente på nye lån. Med det har vi att ein liten buffer i forhold til flytande rente dersom utlånsrenta går opp, men ikkje i forhold til lån med fastrente. Flytande rente er i skrivande stund på 2,27% og er uendra i forhold til rapportering for 1. tertial. 7
Det er usikkert korleis renta vil utvikla seg i tida som kjem, men nokre analytikarar trur at renta vil halda seg lågt fram på nyåret i 2014 for deretter å auka litt etter kvart i åra som kjem. Fusa kommune har 4 fastrentelån: Låna hos Husbanken, tils. kr 3 602` er fastrentelån til 3,1% rente med bindingstid fram til 01.12.15. I Kommunalbanken har vi to fastrentelån; det eine på kr 30,3 mill til 3,9% har bindingstid fram til 1/7-2014 og det andre på kr 17,3 mill. til 3,36% har bindingstid fram til 02.12.13. Det fjerde fastrentelånet på kr 21 mill, som vi har i KLP til 3,58%, har bindingstid fram til 09.12.16. Lån som fastrente, tils kr 71,4 mill utgjer 32% av lånegjelda pr 1/5-2013. Resten av låna, kr 151,6 mill er med flytande rente der det største einskildlånet er på kr 100,5 mill. Fordelinga mellom lån med fastrente og lån med flytande rente er i samsvar med pkt 7.5 i det nyleg vedteke finansreglementet. Fusa kommune har gjort vedtak om å begrensa nedbetalinga til 4% av lånegjelda. Det betyr at når summen av alle avdraga er høgare enn det vedtekne budsjettet, vil vi be om tilbakebetaling frå banken og motsett dersom betalingane vert lågare enn budsjettbeløpet. Fusa kommune får også betalt for innskotsmidlane som er plassert i bank til einkvar tid. Pr 2. tertial var innskotsrenta for kommunen sine bankinnskot på 3,2%, uendra i forhold til 1. tertial. Tabellen nedanfor viser noko auka renteutgifter i forhold til budsjett for 2013. Årsaka er at vi måtte ta opp lån tidlegare i året enn planlagt på grunn av svak likviditet. Status for rente og avdragsutgiftene ser da slik ut: Årstal 2013 Forventa renteutgifter 5955 Forventa renteinntekter 1500 Nettorente 4455 Budsjett 2013 4205 Forventa auke 250 Forventa avdragsutg., 4% 8605 Budsjett 2013 8605 Forventa innsparing 0 70 III. Utgiftssida si utvikling (ekskl. finansutg.og interne overføringar): (Tal i 1000 kr og bruttotal dersom ikkje anna framgår.) PERIODE- PERIODE- % PERIODE- PERIODE- % BUD. 2/13 REKN.2/13 BUD. 2/12 REKN.2/12 Løn 127 451 133 163 104 133 255 132 493 99 Vare/tenestekjøp 26 885 20 945 78 25 921 19 489 75 Overføringar 6 229 4 505 72 5 680 8 588 151 Tilskot 10 701 13 791 129 8 085 10 776 133 Sum 171 266 172 404 101 172 941 171 346 99 Resultat -1 138 1 595 Tabellen viser at samla forbruk i høve til budsjett har vorte forverra i høve tilsvarande periode i fjor. Målt i kr er overforbruket størst på lønsområdet og på tilskot. Det er likevel for tidleg å sei korleis situasjonen vil utvikla seg resten av året. Dette gjeld både løns og pensjonsutgiftene. Elles har det mykje å sei korleis dei utgiftene som har gått med grupperer seg, om dei representerer eingongsutgifter eller utgifter som fordeler seg over heile året. Totalt sett er det ein pressa situasjon, kostnadene aukar over heile linja både til forsikringar, IT, overføringar og tilskot og einingane/dei med budsjettansvar må følgje utviklinga nøye i tida som kjem. 8
71 IV Driftsutviklinga 2. tertial 2013 rekneskap i høve til budsjett 2013, rekneskap 1/9-2012 og rekneskap heile året 2012 for dei ulike einingane/ansvarsområda: År - 2013 Periode tom - 08: Ansvar Reknsk-0109-13 Rev.budsj13 Budsjett 13 Reknsk-0109-12 Reknsk 12 Pst 10 Folkevalde og revisjon 2 741 643,79 3 800 000 3 800 000 2 697 403,51 3 910 610,88 72,1 11 Sentraladministrasjonen 5 261 385,26 8 835 000 8 524 000 4 904 760,89 7 987 833,42 59,6 12 Adm.lokale og fellesutg. 7 934 020,17 11 210 000 11 116 000 7 556 975,13 11 025 374,53 70,8 13 Felles skuler & barnehagar 2 799 139,80 7 027 000 7 000 000 4 080 153,71 6 224 376,09 39,8 14 Byggjesak, oppm., brann 4 277 147,98 4 362 000 4 262 000 3 661 231,97 5 141 138,86 98,1 15 Kyrkja mm 3 508 000,00 3 608 000 3 608 000 3 567 000,00 3 632 972,50 97,2 16 Kulturskulen 1 340 688,48 2 382 000 2 345 000 1 359 501,30 2 096 855,93 56,3 17 Kultur og idrett 1 868 037,89 2 982 000 2 922 000 1 486 128,82 2 874 446,17 62,6 18 Legetenesta 3 800 382,85 5 910 000 5 620 000 3 947 296,43 6 184 852,95 64,3 22 Fusa ungdomsskule 10 415 010,78 15 134 000 14 839 000 9 733 943,15 15 513 701,53 68,8 23 Nore Fusa oppvekstsenter 4 702 078,36 7 486 000 7 319 000 4 942 373,82 7 830 667,89 62,8 25 E.osen oppv senter 9 408 227,46 13 308 000 13 148 000 8 558 189,97 14 152 928,45 70,7 26 Holdhus oppvekstsenter 4 380 771,24 8 071 000 7 905 000 4 942 005,95 7 666 786,07 54,3 27 Søre Fusa oppvekstsenter 4 100 477,95 5 840 000 5 752 000 3 990 900,42 6 661 624,92 70,2 28 Strandvik oppvekstsenter 3 955 168,83 6 753 000 6 634 000 4 150 460,54 6 657 146,00 58,6 29 Fusa oppvekstsenter 6 565 870,95 10 535 000 10 343 000 6 283 931,60 10 316 725,52 62,3 32 Barn, familie og velferd 7 370 034,05 12 554 000 12 415 000 7 082 788,61 11 256 092,90 58,7 33 Heimetenester 19 249 186,04 33 951 000 33 417 000 18 291 225,55 33 500 173,14 56,7 34 Rehabilitering 3 403 203,28 5 294 000 5 183 000 3 595 792,16 5 402 788,75 64,3 35 Fusa bu og beh senter 23 108 434,49 35 333 000 35 127 000 24 873 632,32 37 516 379,18 65,4 42 Teknisk drift 3 383 512,14 4 725 000 4 455 000 4 278 635,78 5 343 684,90 71,6 60 Landbruk 1 941 817,22 1 291 000 1 142 000 1 417 170,88 1 155 747,48 150,4 9 Skatt, rammetilskot, mm -142 592 875,55-210 391 000-206 876 000-126 769 988,01-212 052 908,06 67,8 Drift -7 078 636,54 0 0 8 631 514,50 0,00 KOMMENTARAR: Generelt om alle einingane/ansvarsområda: Den generelle årslønsveksten 2012 2013 for kommunesektoren var i statsbudsjettet rekna til 4 % for deretter å verta redusert til 3,5% i revidert nasjonalbudsjett. Dette utgjer ein samla revidert kostnadsvekst på 3%. Ansvarsområda/einingane har fått kompensasjon for lønsauke som følgje av lokale forhandlingar hausten 2012 med verknad for 2013. I tillegg har dei fått kompensasjon for lønsauke i samband med sentrale forhandlingar, kap. 4. I skrivande stund manglar vi tilstrekkeleg informasjon frå KLP og SPK for å kunne vurdera verknadene av pensjonsoppgjeret for 2013. Når det gjeld KLP har vi nok informasjon til at vi kan opplysa at budsjettert inntekt frå premieavvik vert mindre medan pensjonsutgiftene for fellesordninga vert mindre enn budsjettert. Det er utarbeidd rekneskapsrapport som detaljert og i samandrag gjev status og oversikt over alle einingar og budsjettansvar. Ein er stort sett a jour med føring av utgifter og inntekter pr 1/9. Ein er derimot ikkje a jour med internføringa, avsetjingar og finansiering av drifta - dette 9
72 er likevel heilt normalt på denne tida. Tabellar viser at det er stort overforbruk på lønsområdet. Da lønsutgiftene utgjer over 70 % av netto driftsutgifter er det derfor viktig at alle ansvarsområda følgjer godt med på lønsutviklinga i løpet av året. Fusa kommune har vedteke nettobudsjettering for verksemda. Det vil sei at bruttoutgiftene vert korrigert for inntektene med omsyn til om det er oppnådd driftsbalanse eller ikkje. Mange av inntektene vert ikkje kjent før på slutten av året. I kommentarfeltet til einingane er brutto driftsutgifter kommentert for fleire av einingane i tillegg til netto driftsutgifter. Årsaka er at kvaliteten på talmaterialet for bruttoutgiftene så langt i året er betre enn tilsvarande talmateriale for bruttoinntektene. Kvar av einingane/ansvarsområda: 10 Folkevalde og Inntekta frå næringsfondet ikkje ført; vert ført i samband med revisjon årsoppgjeret. Ok, sannsynleg driftsbalanse på årsbasis. 11 Sentraladm. Ok, sannsynleg driftsbalanse på årsbasis 12 Adm.lokale og fellesutg. 13 Felles skular og barnehagar 14 Byggjesak, oppmåling,brann Interne inntektspostar på tils kr 857`er ikkje inntektsført. I tillegg kan vi rekna med innsparing i samband med at to personar har slutta. Vi reknar derfor med driftsbalanse på årsbasis Ok, sannsynleg driftsbalanse på årsbasis Netto overforbruk pr 1/9 er alt for høgt. Brutto driftsutgifter er ok. Det er inntektssvikt pr 1/9. Det manglar inntekter grunna bemanningssituasjonen. Det ser ut for at vi berre vil greia å få inn ein del av inntektene. Det ligg føre eit overforbruk på omlag kr 800` for 2013 dersom vi ikkje får inn inntektene eller redusert utgiftene. Eininga hadde netto overforbruk i 2011 og 2012. Eininga må jobba aktivt resten av året for å redusera overforbruket. 15 Kyrkjer Heile tilskotet er kostnadsført for 2013. Derfor vert det driftsbalanse på årsbasis. 16 Kulturskulen Ok, sannsynleg driftsbalanse på årsbasis 17 Kultur og idrett Ok, sannsynleg driftsbalanse på årsbasis. 18 Legetenesta Stort forbruk på lønsområdet. Eininga har hatt meirforbruk dei tre siste åra, men vi har no reforhandla avtaler med sikte på kontroll på utgiftene. Eininga må jobba aktivt resten av året for å styra drifta i balanse. 22 Fusa ungdomsskule 23 Nore Fusa oppvekstsenter Netto forbruk pr 1/9 er alt for høgt. I tillegg er brutto driftsutgifter for høge. Eininga slit med å oppnå driftsbalanse. Eininga hadde større overforbruk i 2010 og 2011 medan det vart eit mindre overforbruk i 2012. Eininga har mange uteståande refusjonar som vil kunna avhjelpa situasjonen. Eininga må jobba aktivt resten av året for å unngå budsjettsprekk. Lønsforbruket og andre driftsutgifter er for høgt, men inntektene er høge pr 1/9 slik at nettoutgifta er ok. Reknar med at eininga vil kunne oppnå driftsbalanse. 25 E.osen oppv.senter Netto forbruk pr 1/9 er alt for høgt. I tillegg er lønsutgifter og andre driftsutgifter og for høge. Skulen går frå 5-delt til 4-delt frå hausten 2013. Ein vesentleg del av meirforbruket i vår heng saman med dette. I 2011 og 2012 hadde eininga meirforbruk. Eininga har ekstrautgifter knytt til einskildelevar og ulike tiltak i samband med dette i år og. 10
26 Holdhus oppvekstsenter 27 Søre Fusa oppvekstsenter 28 Strandvik oppvekstsenter Fleire tilrådingar om spesialundervisning er kome til etter kvart. Vi reknar med overforbruk på omlag 500`for 2013. Eininga må jobba aktivt resten av året for å redusera overforbruket. Ok, sannsynleg driftsbalanse på årsbasis Netto forbruk pr 1/9 er for høgt medan brutto driftsutgifter er ok. Eininga har ekstrautgifter knytt til auka bemanning i barnehagen og det er sviktande inntekter i SFO grunna for få barn. Nedbemanning i skule frå hausten og innbetaling av uteståande refusjonar og bruk av bundne fondsmidlar frå unytta øyremerka tilskot vil avhjelpa totalsituasjonen, men eininga må jobba aktivt resten av året for å unngå budsjettsprekk i barnehagen og SFO. Netto forbruk pr 1/9 er ok på grunn av høge inntekter pr 1/9. Brutto driftsutgifter er for høg, men med same utvikling på inntektene resten av året vil eininga oppnå driftsbalanse. Ok, sannsynleg driftsbalanse på årsbasis. 29 Fusa oppvekstsenter 32 Barn, familie og Ok, sannsynleg driftsbalanse på årsbasis. velferd 33 Heimetenester Lønsutgiftene og andre driftsutgifter pr 1/9 for høgt. Netto forbruk er ok, men det skuldast at kr 8,2 mill. til ressurskrevjande tenester er inntektsført for heile året. Prosessar med reduksjon i stillingar går føre seg. Dette tek tid med auka arbeidspress. Det er mykje sjukefråvær og grunna manglande tilgang på vikarar med høveleg kompetanse, må vi kjøpe tenester frå private som etterfakturerer for tenestene. Vi håper at innsparingstiltaka saman med innbetaling av uteståande refusjonar vil hindre negativt avvik i driftsbalansen. Det har vist seg at driftsbalansen på heimetenestene i stor grad er knytt til storleiken på tilskotet til ressurskrevjande brukarar. Dette beløpet er stort og vi veit ikkje storleiken på beløpet før året er passert. 34 Rehabilitering Netto forbruk pr 1/9 er noko høgt grunna større uteståande refusjonar som kjem på slutten av året. Både lønsforbruket og andre driftsutgifter er ok. Vi reknar derfor med driftsbalanse på årsbasis. 35 Fusa bu og beh. senter 73 Netto forbruk, lønsutgifter og andre driftsutgifter pr 1/9 er for høgt. For høgt lønsforbruk er årsak til at bruttoutgiftene er for høgt. Eininga må også i år bruka vikarbyrå for å dekke behovet for personell. Dette er dyrare løysingar for kommunen. Uteståande refusjonar som skal førast vil avhjelpa noko av situasjonen. Forbruket er framleis lågare enn på same tid i fjor og da fekk eininga eit mindre overforbruk på årsbasis. Eininga må jobba aktivt resten av året for å unngå negativ driftsbalanse. 42 Teknisk drift Netto forbruk pr 1/9 er høgt på grunn av inntekter som kjem til siste del av året. Brutto driftsutgifter er normalt pr 1/9. Sjølv om eininga hadde eit mindre overforbruk i 2012, reknar vi med driftsbalanse i 2013. 60 Landbruk Netto overforbruk pr 1/9 er for høgt, medan lønsforbruk og bruttoutgiftene er ok. Dette skuldast at ein ligg på etterskot i samband med refusjonskrav. Når inntektene er på plass reknar ein med driftsbalanse på årsbasis. 11
74 INVESTERINGSBUDSJETTET. Hovudplan vassverk prosjekt 030 Her er fullføring av reinseanlegg og høgdebasseng for vassverk på Holmefjord under arbeid. Det har vore gjennomført tilbodskonkurranse for høgdebasseng. Det kom inn eitt tilbod. Tilbodet er noko høgare enn budsjett, og det vil difor vera naudsynt med tilleggsløyving. Dette vil bli lagt fram i eiga sak. Det er disponible midlar på investeringsbudsjettet for hovudplan avlaup som ikkje vil bli brukte i år. Ved oppstart i midten av oktober vil anlegget kunna vera ferdig i løpet av november. I budsjettet ligg også bygging av ny trykkaukestasjon på Rød. Her er bygget til stasjonen produsert i eigenregi på ettervinteren. Det er gjort avtale med grunneigar om plassering av denne. Budsjett 2013 Sum 1 100 000 1 100 000 Hovudplan avlaup prosjekt 020 Her er ny slamavskiljar på Helland prioritert i hovudplanen. Det vart gjort litt av prosjekteringsarbeidet i eigen regi i 2012. Prosjektet vil på grunn av mange igangverande prosjekt venteleg ikkje bli vidareført før mot slutten av 2013. 2013 Sum 1600 000 1600 000 Reguleringsplan Baldersheim prosjekt 033 Planen var ute på høyring sommaren 2012. Kystverket kom med motsegn mot framlegget på grunn av fiskerihamna. Det vart halde møte med Kystverket, grunneigar ved båthamna på sørsida og kommunen i januar. Kystverket ynskjer primært å overføra fiskerihamna med tilhøyrande anlegg og rettar til kommunen. Etter staten sine retningsliner blir det teke takst på dei fysiske delane (moloar og kai) av hamna, og kommunen må så betala til Kystverket i samsvar med takst. Når endeleg framlegg frå Kystverket ligg føre, må kommunen ta stilling til dette. Det vart 15. mai gjennomført eit internt møte med kommunen, båtlag og aktuelle grunneigarar for å avklara om det var aktuelt å overta fiskerihamna. Konklusjonen frå møtet vart at det ikkje er interesse for å overta hamna frå Kystverket. Etter dette har det vore drøfta om kommunen/grunneigarane kan overta hamna til ein lågare kostnad enn det som var skissert frå Kystverket i januar. Ein sum på inntil kr 200 000 har vore nemnt i samtalar med Kystverket sin sakshandsamar. Dette er eit nivå som både grunneigarane og kommunen kan vurdera. Det vil bli arbeidd vidare med ein avtale med Kystverket basert på ein slik kostnad. Budsjett 2013 Sum 250 000 250 000 12
75 Opprusting vegar prosjekt 080 Her er planar og konkurransegrunnlag for ny bru på veg til Dale utarbeidd, men det er så langt ikkje henta inn anbod. Dette vil bli gjort i nær framtid. 2013 Sum 1600 000 1600 000 Trafikksikring vegar, kryss fv552/opsalmarka prosjekt 070 Bygging av gangbru over RV552 med gang- og sykkelvegar langs RV552 og langs veg til Opsalmarka var ute på anbod i februar 2012. Etter diverse endringar vart prosjektet fullfinansiert i budsjettet for 2013. Det er søkt om og gjeve byggeløyve, og Fusa Kraftlag vil starta arbeid med leggja høgspentlinja til jordkabel. Dei vil gjera eit meir omfattande arbeid for sin rekning enn det som er naudsynt på grunn av brua, slik at ein større del av høgspentlinja ovanfor og nedanfor brua vil bli lagt som jordkabel. Arbeidet med brua kan deretter starta så snart det ligg føre detaljplanar frå konsulent. Desse er lova ferdig i slutten av mai. Pr 9.9.: Fusa Kraftlag er i ferd med å starta arbeidet med å leggja høgspentlinja om til jordkabel. Bortsett frå nokre små justeringar er brua godkjent av bruseksjonen i Statens Vegvesen. Endringane vil bli innarbeid i arbeidsteikningar, og arbeidet er då klart til oppstart. Budsjett 2010 2011 2012 2013 2014 Sum 2 500 000 1 100 000 500 000 500 000 4 600 000 Fusa ungdomsskule- universell utforming m.m. - prosjekt 150 Fusa kommunestyre vedtok i sak 004/13 å utvida dette prosjektet til å omfatta meir enn universell utforming. Ombygging til base for elevar med stort hjelpebehov, retta opp brannkrav m.m. skal også vera inkludert i arbeidet. Prosjektgruppa har utarbeidd ei løysing for arbeidet, og detaljprosjektering av denne er i gang. Ferdigstilling av prosjektet er forventa tidleg i 2014. Etter tilbodsrunde er det behov for fullfinansiering med kr 750 000. Det vert lagt fram eiga sak på det. Så snart arbeidet er finansiert er det klart til oppstart. Budsjett 2013 opph. 2013 rev. 1.100.000,- 3.500.000,- 13
76 Nore Fusa Oppvekstsenter prosjekt 161 Open anbodskonkurranse for detaljprosjektering vart lagt ut på Doffin i veke 13, med anbodsfrist 15.04.13. Det kom inn 3 tilbod. Artec AS vart valdt til å utføra jobben, og arbeidet vart sett i gang med kontraktsmøte 3. mai. Pr 9.9.: Detaljprosjektering var ferdig og lagt ut på Doffin 04.07.13 med opning 28.08.13. Det kom tilbod på alle fag unntatt ventilasjon. Anbudsåpning viser at det er en manko på 2 250 000,- mot ledig kapital. Det vert lagt fram eiga sak på fullfinansiering. Budsjett: 2011 2011 2012 2013 2013 Sum 250 000 4 375 000 6 000 000 4 000 000 14 625 000 Strandvik oppvekstsenter - prosjekt 163 Arbeidet med ombygging i skulen for å tilpassa til den nye barnehagen er pr 9.9. på det næraste ferdig. Budsjett 2013 1.000.000,- Kommunale bygg - prosjekt 180 1 mill av løyvd ramme er i sak 004/13 overført til prosjekt 150. Resterande ramme var tenkt nytta til utvendig vedlikehald av Hellemyra bufelleskap og rehabilitering av elevtoaletta ved Fusa skule. Utvendig maling og anna vedlikehald av Hellemyra bufelleskap er heilt nødvendig å gjennomføra for å "redda" denne bygningen. Arbeidet har vore ute på tilbod og ca. kr. 300.000,- vil gå med til dette. Arbeidet er i gang og skal vera fullført innan medio juli. På Nore Fusa skule vart teknisk drift i midten av mars gjort merksam på at ein fjellskrent over ballbinge/lagerbu såg tvilsam ut. Teknisk drift har fått Mesta Drift AS Fjellsikring til å vurdera situasjonen og konklusjon er at det bør utførast noko sikring i området. Tilbod på arbeidet ligg på ca. kr. 150.000,-, med litt til uforutsett vil resten av ramma på kr. 200.000,- gå med til dette. Teknisk drift har tinga dette arbeidet. Pr 9.9.: Begge dei to planlagde tiltaka over er gjennomførte etter planen. 14
Midlar til nye toalett på Fusa skule vart løyvd i juni frå prosjekt 400, bustad Brakabygda 27. Dette arbeidet på Fusa er førebels ikkje gjennomført. Budsjett 2013 opp. 2013 rev. 1.500.000 500.000 77 Fusa Symjehall prosjekt 241 Det har vore halde overtakingsforretning av arbeida. Litt restarbeid etter overtakingsforretninga er under utføring når det gjeld mur og flis og badetekniske arbeid. Pr 9.9.: Symjehallen vart teken i bruk 2.9. med offisiell opning 7.9.. Budsjett: 2011 2012 2013 2014 2015 Sum 7 700 000 500 000 8 200 000 Eikhovdaheimen - Prosjekt 250 Prosjektet er heilt i sluttfasen. Heimetenesta er flytta inn i nye lokale. Bustadene skal kunna vera klar til bruk i løpet av mai. Pr 9.9.: Opprydding og asfaltering utvendig står framleis att, samt deler av sprinkling. Sprinkling vart mykje meir omfattande en rekna med på grunn av endring i forskriftene. I tillegg til bustadareal, må også loft sprinklast. Asfaltering vil bli utført i nær framtid samtidig med tilsvarande ved symjehallen. Budsjett: 2011 2012 2013 2014 2015 Sum 9 300 000 9 300 000 FBBS prosjekt 270 Teknisk drift er i gang med å gjera prosjekteringsarbeidet på dette prosjektet i eigen regi, hovudsakeleg vert det grunngjeve med erfaring frå tilsvarande arbeid på Eikhovdaheimen. Det vil i nær framtid bli halde møte med Husbanken for å få godkjenning på så små bustadar som det her er snakk om. Arealet og romprogram er mindre enn retningslinene til Husbanken, men der det er rikelig med fellesareal, kan arealkrav fråvikast.. Pr 9.9.: Husbanken har godkjent skisseforslaget, og søknad om tilskot kan sendast. Prosjektering er noko på etterskot m.a. på grunn av uforutsett mykje oppfylgjingsarbeid under detaljprosjekteringa på Nore Fusa skule, men vil ha høgast prioritet framover. 15
78 Budsjett 2013 2014 Sum 5 000 000 7 000 000 12 000 000 Bustadar - Brakabygda 27 - prosjekt 400 1.400.000,- er i kommunestyresak 004/13 overført til Fusa ungdomsskule prosjekt 150 Bustadhuset på eigedommen er rive - vidare prosjektering er ikkje starta opp. Her må ein først klarleggja kva kommunen har behov for, og prosjektet må fullfinansierast i samband med budsjett/økonomiplan 2014-2017. Budsjett 2013 opph. 2013 revidert 2.800.000 1.400.000 Oppsummering: Frie inntekter, momskompensasjon m.m.: Når det gjeld dei frie inntektene frå skatt og rammetilskot ser den økonomiske situasjonen pr 1/9 betre ut enn i forhold til same periode i fjor. Det kan no sjå ut for at skatteinntektene vil verta betre enn budsjettert. Dersom den gode trenden held fram resten av året, kan vi forventa auka skatteinntekter på bortimot kr 3,3 mill i forhold til budsjettert. Førre året var situasjonen heilt annleis der vi såg for oss at skatteinntektene ville verta bortimot kr 9 mill lågare enn budsjettert. I ettertid veit vi at resultatet vart enno verre. Skatteinntektene vart kr 11,2 mill lågare enn opphavleg budsjettert. Dersom skatteinntektene til Fusa aukar prosentvis meir enn i høve til resten av landet, må vi rekna med redusert rammetilskot i form av mindre inntektsutjamning. Kommunar med skattenivå under landsgjennomsnittet får inntektsutjamning tilsvarande 60% av differansen mellom eige skattenivå og landsgjennomsnittet. Reduksjonen vert først klar i februar 2014 når skatteinntektene for alle kommunane og landsgjennomsnittet vert kjent. Når det gjeld inntekter frå momskompensasjonen, ser det no ut til at dei vert lågare enn budsjettert ved uendra innkjøpsaktivitet resten av året. No er det slik at reduserte eller auka inntekter frå den delen av momskompensasjonen som kjem frå investeringane berre vil påverka driftssituasjonen delvis av di 80% av momsinntektene som kjem frå investeringane skal inntektsførast i investeringsrekneskapen og dette betyr reduksjon i eigenkapitalen på investeringane. Reduksjonen må takast frå andre finansieringskjelder. Lønsoppgjeret: Vi hadde rekna med 4 % lønsauke i 2013. I revidert nasjonalbudsjett for 2013 er lønsveksten rekna til 3,5 %. Fusa kommune har ikkje midlar til å møte meirutgifter utover det som var 16
stipulert i samband med framlagt statsbudsjett hausten 2012. Vi reknar likevel med at saldo på konto for tilleggsløyvingar skal halda. I skrivande stund kan vi ikkje sei om det samla pensjonsoppgjeret med pensjonspremie og premieavvik vert dyrare enn budsjettert. Driftsrammer: Fusa kommune hadde eit driftsoverskot samla sett for alle einingane i 2012. Oversikta i rapporten viser at fleire einingar slit med å oppretthalde driftsbalansen. Utfordringane og kostnadene aukar meir enn inntektsauken. Fusa kommune har ikkje ekstramidlar til å fordela til dei som har dei største utfordringane med å halda budsjettrammene. Dei ulike ansvarsområda må innafor regelverket prioritera tenestene i forhold til tildelte rammer. Fylkesmannen, skriv m.m.: Fylkesmannen har i ulike skriv påpeika at Fusa kommune må opparbeida eit positivt netto driftsresultat på 3% av driftsinntektene i samsvar med KS sin anbefaling. Det er viktig for å kunna setja av midlar til å møta ei mellombels ubalanse på drifta og til finansiering av investeringar no eller seinare. Dette viser at Fusa kommune må halde fram med effektivisering av verksemda. Som kjent viste siste års rekneskap eit negativt netto driftsresultat på kr 2,5 mill., så i forhold til fylkesmannen sine skriv har vi langt igjen før vi når målet om 3%. Fondsmidlar: Årsrekneskapen for 2012 syner at konto for disposisjonsfond, driftsføremål ledige midlar er nesten tømt. Det står no kr 4,9 mill etter at kommunen sitt mindreforbruk for 2012 kr 2 056` og kommunen sin avsetjing til disposisjonsfondet i samsvar med budsjett 2013 kr 2083` er kostnadsført. Vedtak om avsetjing til disposisjonsfondet føreset mindreforbruk på rekneskapen. Dersom det vert meirforbruk i 2013 må avsetjingane etter regelverket tilbakeførast(strykast) inntil driftsbalanse er etablert. Situasjonen med så få ledige fondsmidlar er alvorleg med tanke på at kommunen sårt treng buffer dersom uventa situasjonar med meirutgifter eller inntektssvikt skulle oppstå. 79 17
80 Kommunestyret i Fusa vedtak 15.10.2013 050/13: FORVALTNINGSREVISJON - PROSJEKTSTYRING FRAMLEGG TIL VEDTAK FRÅ KONTROLLUTVALET: Kommunestyret ber rådmannen syta for at: 1. Forslag til tiltak i kapittel 7 i forvaltningsrevisjonsrapport, Prosjektstyring vert følgt opp. 2. Rådmannen lagar ein handlingsplan innan 1.3.2014 til kommunestyret, med kopi til kontrollutvalet, som syner korleis tilrådingane i rapporten skal følgjast opp. 15.10.2013 KOMMUNESTYRET Handsaming: Gunnar Husabø frå DeloitteAS presenterte rapporten. Framlegget frå kontrollutvalet vart samrøystes vedteke. KOM-050/13 VEDTAK: Kommunestyret ber rådmannen syta for at: 1. Forslag til tiltak i kapittel 7 i forvaltningsrevisjonsrapport, Prosjektstyring vert følgt opp. 2. Rådmannen lagar ein handlingsplan innan 1.3.2014 til kommunestyret, med kopi til kontrollutvalet, som syner korleis tilrådingane i rapporten skal følgjast opp.
Eg - Rådmannen Dette Me Men 81 Os og Fusaposten. Laurdag 19. oktober 2013 FUSA KOMMUNESTYRE 5 Tøff lesnad om prosjektstyringa ser fram til at råd mannen kjem med tiltak for å refta opp i dette, for di det er veldig viktig at me som politikarar tek dette veldig, veldig akor leg, sa Atle Kvåle (Ap) under handsaminga av prosjektstyringsrevisjo nen tysdag kveld. Cathhn Rustøen cathrin ru sloen @gmoll, com Kommunestyret i Fusa handsa ma forvaltningsrevisjonen av kommunen si prosjektstyring som ekstrasak tysdag kveld. Gunnar Husabo frå Deloitte AS sparka sakshandsaminga i gang med å presentera fmma i revisjonen for kommunestyret. Eit av hovudfunna våre er at det ikkje er eit enkelt over ordna system for prosjektgjennomføring i kommunen. Det bar gjerast eit betre forar beid i prosjekta, og ei større grad av formallsering av kost nadsestimat, slik at administra sjonen gjev politikarane eit godt grunnlag for å ta avgjer der. Det bør rutinemessig verta utført risikovurdering av pro sjekta, og kjøp av konsulentte nester bør ullysast. Det bør og så utarbeidast sluttrapportar et ter alle prosjekt, både kommu nale og interkommunale, slik at ein har erfaringane med seg vidare i større grad, meinte Husabo. Må verta flinkare Asbjorn Heidal (KrF) viste til at I. Alle Kvåle meinte revisjonen av Fusa kommune si prosjekistyring Gunnar Husabofrå Deinittepre er tøff lesnad. Kritikken tykkjer han er toffare enn tidlegare for- sentertefunna i revisjonsrappor valtningsrevisjonar. ten for kommunestyret tysdag. det stod heile tre saker på agen daen der ein i ulike prosjekt ber om tffleggsløyvingar for å finansiera prosjekt. viser at prosjektsty ringa ikkje er god nok. Revisjo nen syner at me har eit forbetr ingspotensial m.a. liman måten føresetnader, kostnadsoverslag og rammer for prosjekt vert skriftleggjort før del politiske vedtaka vert fatta. Mc treng betre ris&ovurdering av prosjekt for å sjå kva utfordringar mc kan møta på - med auka kost nader, knappe fristar og opplæ ringskostnader. Her må me ver ta ilinkare, sa Heidal. Atle Kvåle (Ap) var samd i at noko måtte gjerast. Eg trur ikkje eg har lese ein forvaltningsrapport Udleg am som har vore såpass tøffles nad.me må vera nøye på kor leis me gjennomfører prosjekt. Og dette må me som politikarar ta veldig alvorleg, sa han. Defensiv haldning Mikal Leigland (Sp) var meir måtehalden i sin kritikk. Eg tykkjer det er ei veldig defensiv haldning å seia at me har for mange prosjekt under arbeid. Me legg inn pengar bå de til prosjektet og prosjekt leiing når mc løyver midlar, så me må ikkje ha som mål berre å ha eitt prosjekt i arbeid om gongen. Det finst mange gode tiltak i kommunen, og etter mi meining har mc gode mogleg heiter for gjennomføring av desse, sa Leigland. eg reagerer sterkt på at kommunen i symjehailpro sjektet gjekk til det steg å seia opp ein entreprenør. Det har eg, trass i nokre års erfaring i bransjen, aldri vore ute for, Et ter mi meining er det flaks at dette ikkje har utsett prosjektet meft enn dci åtte månadene, Einingsleiar for teknisk drift, Øystein Havsgdrd, opplys te at kommunen søkte advokathjelp for å koma seg ut av kontrakten med bergensbaserte Mur og Ris-service AS Det vart såpass mykje usemje mellom entreprenøren og kommunen at me ilckje Mar te å einast om gode løysingar. Difor såg vi ingen annan utveg. Men dette er ikkje kvardags kost hos oss det er første gongen det skjer, sa Havsgård. Handlingsplan Kommunestyret følgde tilrå dinga frå kontrollutvalet, og fatta folgjande vedtak: Kommu nestyret ber rådmannen syta for at: 1. Forslag til tiltak i kapittel 7 i forvaltningsrevisjonsrappor ten, om prosjektstyring, vert folgt opp. 2. Rådmannen lagar ein hand lingsplan innan 1. mars 2014 til kommunestyret, med kopi til kontroilutvalet, som syner kor leis titrådingane i rapporten skal følgjast opp. Vedtaket var samrøystes i kommunestyret. Ny barnehage sprengjer rammene Ved Nore Fusa oppvekstsenter er det bygginga av den nye barnehagen som sprengjer budsjettram mene. Cathrin Rusløen cathrin.rustcen@gmail.com Gustav Folkestad (V) uttrykte skepsis over å måtta handsama saka der kostnader knytt til ventilasjon berre er stipulert. Det kom ilckje inn anbod innan dette faget i anbodsnmden. Når me løyver så mykje pengar, er det greitt å vita at mc kjem i mål, sa han. Atle Kvåle (Ap) meinte det var eit viktig signal å gje, at ein skal halda seg innanfor løyvde rammer. Det hadde vore steikjande kjekt om ein heldt seg innanfor løyvingane, sa han, og sette fram forslag om at prosjektet skal løysast innan eksisterande budsjettrammer. Utsetja? Ordførar Hans 5. Vindenes meinte at den einaste måten å løysa utfordringa med stipuler te kostnader til ventilasjon, var å utsetja saka, noko han meinte å oppfaffa at det ilckje var stem ning for. Nådmann Berit Flolsand vis te til at akkurat i denne saka hadde pohtikarane grundige kalkylar i bordet før det vart gjort vedtak. Likevel valde po lltikarane ikkje å løyva så my kje som kalkylane tilsa. Steinar Skår (H) støtta råd mannen i uttalen. har heilt rett - me løyvde for lite pengar, noko me må ta innover oss. Men eg tykkjer det er kritilckverdig at denne saka først kjem no, når vedtaket vart fatta 20. juni 2012. Det er berre med på å skapa p0- litikarforakt Eg trur folk i kommunen vil lika det svært dårleg om vi utset denne saka. Under røystfflga fekk Kvåle sitt forslag sju røyster (3 Ap, 3 KrF og i v). Rådmannen sitt framlegg om å auka løyvinga med 2,25 mill, kr fekk 14 røyster (6 Sp, 4 Frp, 3 fl og I SV) og vart vedteke. Dobbelt så dyrt som berekna Ferdigstffling av vassforsy ningsanlegget og høgdebas seng på Holinefjord vert dob belt så dyrt som berelma. Det kom herre inn eitt tilbod i konkurransen. må bruka meir tid på saksførebuinga, og mindre tid frå politisk vedtak til gjennom føring. Kan mc støtta dette prosjektet også så me kan ko ma vidare? spurte ordforar Hans S Vindenes i kommune styret tysdag. Gustav Folkestad (V) stilte seg undrande til budsjettdisi plinen i saka, men konmuder te med at folk på Holinefjord må ha vatn, så denne saka lyt ein berre ta lærdom av. Tffieggsloyvinga på vél ein million kroner vart samrøys tes godkjent. Godtok Bffl-forskrift Kommunestyret i Fusa vedtok tysdag framlegget til ny forskrift for handtering av hus haldsavfail. Framlegget var på høyring i Bifi-kommunane sommaren 2012, og vart då handsama av utvalet for plan og miljø. Endringane i høve forskrif ta for 2007 omfattar tilretteleg ging av nye avfallsloysingar gjennom renovasjonstekniske krav til utbyggjarar, til dmnes av nye bustadområde. Kommunestyret vedtok samrøystes den nye forskrifia, som trer i kraft etter offentleg kunngjering. Forskrifta frå mai 2007 vert oppheva frå sa me tidspunkt. Arealplan program utsett Kommunestyret i Fusa valde til slutt å utsetja handsaminga av arealplanprogrammet til tysdag i neste veke. Kommunestyret starta på handsaminga. Steinar Berland (fl) presenterte på vegner av fl, Sp og Frp eit endringsforlag som vart presentert i møtet. Dette skapte sterke reaksjonar hos flefre av representantane. Kommunestyret har eit øn ske og eit mål om å einast og gjera ek samrøystes vedta i saka. Magne Djuvik (Frp) påpeila også at sakshandsaminga grensa til uforsvarleg, etter cli langt møte og sidan klokka var rundt halv elleve om kvel den. Arealplanprogramxnet vert dermed handsama i eit ekstra kommunestyremøte tysdag kl. 18.00. Kartiegg habifitet Einingsleiar for teknisk drift, Øystein Havsgård, og spesial rådgjevar Gunn Sissel Teigen informerte kommunestyret i Fusa om at det vert naudsynt å kartleggja habiliteten til samtlege kommunestyremed lemmer i samband med fram legget om å leggja ned kommu nale vegar. I nokre partigrup per kanskje også alle varare presentantane. Dette skal gjerast ved at kvar representant må fylla ut eit sporjeskjema. Ut frå svara der vert habiliteten til kvar einskild representant vurdert av kommunen og eventuelt ad vokatar. Dette arbeidet vert gjort for å silu-a at kommunestyret fattar gyldig vedtak i saka. Regionale fondsmidlar Hordaland fylkeskommune har tildelt Bjomefjorden Næ ringsutvikling kring 640.000 kroner til regionalt nærings fond for Fusa, Os og Samnang er. Søkjarar til fondet kan ilckje nytta midlane til ordinær drift. Målet er å få til regional ut vikling, og tiltak som bidreg til dette vert prioriterte. Soknadsfrist for 2013-tilskot er Il. november.
82 Fusa kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 12.12.2013 Sakshandsamar: Kjartan Haugsnes Kopi til: Sak: 42/13 42/13 ORIENTERINGSSAKER 1 Deloitte AS Presentasjon av interimsrevisjonsrapport 2 Sekretariatet Kurstilbod på Solstrand for kontrollutvala i 2014. 3 Sekretariatet Aktuelle konferansar i 2014 4 Sekretariatet Fokus på etikk i Fusa kommune 5 Sekretariatet Prosess, evaluering av plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll 2014 6 Sekretariatet Ny sekretær til utvalet 7 Sekretariatet Møteplan, første møte i 2014 Hogne Haktorson Kontrollsjef Kjartan Haugsnes Spesialrådgjevar Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55 23 94 18 Mobil 901 89 542 - E-postadresse: kjartan.haugsnes@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.
FKT - OM FKT http://www.fkt.no/ Side 1 av 2 12. 11. 2013 OM FKT ÅRSMØTE 2013 STYRET STYREPROTOKOLLER 2012 STYREPROTOKOLLER 2011 SEKRETARIATET KONTAKT OSS NYHETSARKIV FAGTEMA FORVALTNINGSREVISJONER SELSKAPSKONTROLL KONTROLLUTVALGSBOKEN NYTT FRA DEPARTEMENTENE QUIZ BLI MEDLEM KONFERANSER Temasamling 2013 FKT Konferansen 2013 Sekretariatskonferansen 2013 Bilder Logg inn 83 Fagkonferansen 2014 Tid og sted for fagkonferansen i 2014 er nå klare. Neste års fagkonferanse vil finne sted i film og jazzbyen Haugesund i Rogaland 3. og 4. juni 2014. Konferansehotellet er Rica Maritime. FKT er svært glade for å kunne tilby fagkonferanse i slike fantastiske rammer som Rica og Haugesund kan tilby. Dette vil bli en opplevelse for alle våre deltakere. Sett av datoene nå, og følg med her for oppdateringer,program og annen informasjon. Temasamling for sekretariatene 2013 FKT vil med dette ønske sekretariatene velkommen til temasamling i Oslo 2. og 3. desember 2013. Samlingen vil finne sted på Rica Oslo Hotel, ved Oslo S. Tema for samlingen er arkiv og saksbehandling i kontrollutvalgssekretariatene. Programmet for samlingen finner du her: Bindende påmelding innen onsdag 30. oktober 2013 gjør du her: Vel møtt! Les mer» Kommunesamanslåingar gjev arbeidsplassvekst i sentrum
FKT - OM FKT http://www.fkt.no/ Side 2 av 2 12. 11. 2013 Veksten i kommunal sysselsetting i samanslåtte kommunar 84 kjem i det nye kommunesenteret. Det viser ein rapport Proba samfunnsanalyse har utarbeidd på oppdrag av Kommunal- og regionaldepartementet. Her kan du lese heile rapporten: Langsiktige konsekvenser av kommunesammenslåinger Presseklipp og nyheter fra hele landet: Kommunens bygg råtner på rot Skoler, sykehjem og andre kommunale bygg forfaller i et alarmerende tempo i Fredrikstad. Ferske Les mer» Reagerer på underslagavsløring Torsdag ble det kjent at en betrodd mellomleder i Bergen kommune har underslått millioner av Les mer» Haldensere frykter represalier Folk i Halden frykter represalier og unnlater derfor å komme med varsler til kommunen. Det er Les mer» FKT Pb. 7900, 5020 Bergen Tlf. dir.: 55 23 94 53 / 55 23 94 47 Mobil: 911 05 982 / 97 50 51 52 kjartan.haugsnes@fkt.no Reklamehuset Stjørdal arego cms
12.11.13 Kurs - Fagkonferanse og seminar - NKRFs Kontrollutvalgskonferanse 2014 Kurs - Fagkonferanse og seminar - NKRFs Kontrollutvalgskonferanse 2014 85 Oversikt over kurs og konferanser i regi av Norges Kommunerevisorforbund (NKRF). Kurs og konferanser innenfor temaene revisjon, regnskap, jus og organsasjon og ledelse. NKRFs Kontrollutvalgskonferanse 2014 Skann QR-koden og få twitter.com/nkrf direkte på smarttelefon eller nettbrett. Program Programmet begynner å ta form, og vi kan informere om at følgende foredragsholdere er på plass: Statssekretær Jardar Jensen (H) i det nye Kommunal- og moderniseringsdepartementet, om den varslede kommunereformen Tidl. fylkesmann Oddvar Flæte, leder for kommunelovutvalget, om arbeidet med ny kommunelov Siviløkonom og partner Leiv L. Nergaard, Norscan Partners, rettslig oppnevnt gransker av Troms Kraft AS, om hva vi kan lære Rolf Jarle Brøske (H), leder av kontrollkomiteen i Trondheim, om reiseaktiviteten til Sør-Trøndelag pleie- og omsorgsform Avd.direktør Siri Halvorsen, leder for juridisk seksjon i kommunalavdelingen i KRD, om møteoffentlighet og habilitet Filosof Henrik Syse om etikk i kommunal sektor Seniorrådgiver Håvard Moe, KS-Konsulent as, om bruk av KOSTRA-tall Spesialrådgiver Tina Skarheim, KS, om hva kan kontrollutvalget forvente av rådmannens internkontroll (Det tas forbehold om endringer i programmet. Sist oppdatert 1. november) Nøkkelopplysninger Fra/til 5. februar 2014, 10:00-6. februar 2014, 15:20 Påmeldingsfrist 19. desember Kr 5 900 inkl. helpensjon (ikke-medlemmer*: kr 6 300) Kr 4 800 inkl. dagpakke (lunsj mm) (ikke-medlemmer*: kr 5 200) Pris Ekstra overnatting m/frokost fra 4. - 5. februar 2014: kr 1 300 *) Deltakere fra kontrollutvalg hvor sekretærtjenesten ivaretas av virksomheter som er bedriftsmedlem i NKRF, oppnår medlemspris. Clarion Hotel Oslo Airport, Gardermoen Sted Ved behov vil også Comfort Hotel RunWay, som ligger rett ved siden av Clarion, bli benyttet til overnatting. Etterutdanning 13 timer iht. NKRFs krav til etterutdanning Foredragsholder Se programmet Påmeldingsskjema Fornavn * Etternavn * Selskap/enhet * Fakturaadresse * www.nkrf.no/kurs_cms/fagkonferanse_og_seminar/nkrfs_kontrollutvalgskonferanse_/detaljer 1/2