Mandat Delprosjekt P 3 Forberedelser til Valg 2019
1. INNLEDNING Dette mandatet gjelder for delprosjektet P 3: Forberedelser til valg 2019. Mandatet er godkjent av fellesnemnda og utarbeidet med bakgrunn i føringene i intensjonsavtalen og styringsdokumentet. Mandatet har til hensikt å gi en tydelig beskrivelse av oppdraget og prinsipper for gjennomføring av delprosjektet. 1.1. Bakgrunn Som en del av den nasjonale kommunereformen, vedtok kommunestyrene i Hurum, Røyken og Asker i juni 2016 å søke om kommunesammenslåing fra 1. januar 2020. De overordnede målsetningene for kommunereformen er: Gode og likeverdige tjenester til innbyggerne Helhetlige og samordnet samfunnsutvikling Bærekraftige og økonomisk robuste kommuner Styrket lokaldemokrati 1.2. Intensjonsavtalen Som grunnlag for kommunestyrenes vedtak, ble det 12. mai 2016 inngått en intensjonsavtale mellom de tre kommunene. Avtalen legger til grunn at den nye kommunen skal etableres på bakgrunn av et likeverdig samarbeid mellom de tre kommunene. Likeverdighet, raushet og forståelse for hverandres ståsted og utgangspunkt skal prege samarbeidet om sammenslåing. Intensjonsavtalen vektlegger blant annet at den nye kommunen skal utvikles som en flersenterkommune med aktiv stedsutvikling og gode bomiljøer basert på dagens lokal- og nærsenter. Videre skal den nye kommunen tilrettelegge for at innbyggerne får likeverdige velferdstjenester. Innovasjon og digitalisering skal stå sentralt i utviklingen av tjenestetilbudet. Videre legger intensjonsavtalen til grunn at den nye kommunen skal ha en effektiv og moderne organisasjonsstruktur med korte avstander, minst mulig byråkrati og flerfaglige og robuste fagmiljøer. Føringene fra intensjonsavtalen skal legges til grunn for alle delprosjekter knyttet til bygging av nye Asker kommune. 1.3. Styringsdokumentet Styringsdokumentet for gjennomføring av kommunesammenslåingen ble vedtatt av fellesnemnda 16. desember 2016. Styringsdokumentet definerer overordnede mål og rammer for arbeidet, og redegjør for arbeidets ulike faser og delprosjekter.
Styringsdokumentet skal legges til grunn for alle delprosjekter knyttet til bygging av nye Asker kommune. Programorganisering Arbeidet med å etablere nye Asker kommune er organisert som et program, der fellesnemnda er programeier. Fellesnemnda har det overordnede ansvaret for arbeidet, og skal lede og styre prosessen, samt fatte nødvendige vedtak. Rådmann i nye Asker kommune har rollen som programleder, og har ansvar for å koordinere sammenslåingsprogrammet og de ulike delprosjektene, og rapportere jevnlig om status til fellesnemnda. Sammenslåingsprogrammet består av totalt 16 delprosjekter som er inndelt i følgende tre kategorier: Politiske delprosjekter (P) Delprosjekter med særskilt behov for koordinering (A/P) Administrative delprosjekter (A) Politiske delprosjekter Fellesnemnda behandlet 20. januar 2017 sak om prinsipper for oppnevning av politiske arbeidsutvalg (sak 04/17). Det ble i denne sammenheng blant annet vedtatt at hvert arbeidsutvalg får særskilt mandat med overordnede føringer for sitt oppdrag. Arbeidsutvalgene må utarbeide forslag til gjennomføringsplan med tidslinje og definerte milepæler, som skal godkjennes av fellesnemnda. Saken redegjør for prinsipper for utnevning av medlemmer til arbeidsutvalgene. Det legges blant annet til grunn at alle medlemmer i arbeidsutvalgene skal være folkevalgte fra Hurum, Røyken eller Asker kommune. Antall medlemmer i arbeidsutvalgene skal tilpasses mandatets omfang, men skal ikke overstige 12 personer. Hensynet til kompetanse og representativitet skal ivaretas i arbeidsutvalgenes sammensetning. 2. DELPROSJEKT P 3: FORBEREDELSER TIL VALG 2019 2.1. Oppdragsbeskrivelse Delprosjektet skal foreslå en prosess for tilrettelegging og gjennomføring av kommune- og fylkestingsvalget 2019. Utvalget må sørge for at lover og forskrifter som regulerer valget er ivaretatt i deres forslag. Prosessen skal beskrive: Gjennomføringsplan med viktige milepæler Ivaretagelse av lover og forskrifter som regulerer valget Forslag til informasjonsstrategi for å sikre en høyest mulig valgdeltagelse Prinsipper for forhåndsstemmegivning Utarbeid prinsipper for inndeling i valgkretser Prinsipper for hensiktsmessige valglokaler
2.2. Organisering Politiske representanter: 1. [Knut Sørli (leder) (Ap, Hurum) 2. Vijay Sangar (Ap, Hurum) 3. Morten Sandnes (H, Hurum) 4. Arne Dessen (H, Røyken) 5. Lene Kristin Ulleberg (Frp, Røyken) 6. Ole Kjølen (Ap, Røyken) 7. Cathrine Jensen (H, Asker) 8. Anne Hilde Røsvik (MDG, Asker) Støtte fra Administrasjonen Rådmannens representant: Tuss Benum Fagansvarlig Rolf Brakstad Leder av politisk sekretariat Hege Damm Schwarz Rådgiver Hurum - Tora Sandnes Rådgiver Røyken - Linda Merethe Harbo-Haase Programledelsen Alf Harald Holmboe 2.3. Fremdriftsplan Styringsdokumentet legger til grunn følgende overordnede fremdriftsplan for arbeidet med etablering av nye Asker kommune: Det legges til grunn følgende tentative fremdriftsplan for delprosjekt P 2: Arbeidet ferdigstilles i løpet av 3. kvartal 2018.
2.4. Rapportering Prosjektet rapporterer til: Fellesnemnda 3. VEDLEGG Dette prosjektmandatet har følgende vedlegg: 1. Intensjonsavtale om sammenslåing av kommunene Hurum, Røyken og Asker 2. Nye Asker kommune styringsdokument for gjennomføring av kommunesammenslåing