VANYLVEN KOMMUNE - Kontrollutvalet OFFENTLEG MØTEPROTOKOLL Utval: Kontrollutvalet Møtestad: Rådhuset Møterom 1, 1.etg. Dato: 27.06.2017 Møtet tok til: 08:00 Møtet slutta: 09:30 Møtet var inkalla ved utsend sakliste og sakene vart tilgjengeleg på kontrollutvalet si heimeside Knut Aksel Thunem leia møte. Faste medlemar som møtte: Knut Aksel Thunem Oddvin Kragset Miriam Nystøyl Funksjon Leiar Medlem Medlem Faste medlemar som ikkje møtte: Lidvar Kragset Ester Sørdal Klungre Varamedlemar som møtte: Hallstein Ljoså Stig Aarsnes Frå Vest kontroll møtte: Jostein Støylen Ada Elise Håberg Stilling Dagleg leiar Konsulent Frå Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS møtte: Stilling Halldis Moltu Oppdragsansvarleg revisor finansiell revisjon Frå administrasjonen / politisk hald møtte: Stilling Lena Landsverk Sande Ordførar. I sak 18, 19 og 24.
Underskrifter: Vi stadfestar at det som er ført i møteboka er i samsvar med det som vart vedteke på møtet. Knut Aksel Thunem Miriam Nystøyl SAKLISTE SAK 18/17 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLLEN SAK 19/17 GJENNOMGANG AV MØTE PROTOKOLLEN FRÅ SISTE MØTE SAK 20/17 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2017 SAK 21/17 MELDINGAR SAK 22/17 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT SJØLVKOST VATN OG AVLØP - OPPFØLGING SAK 23/17 HABILITET SAK 24/17 LUKKING AV MØTER SAK 25/17 OFFENTLEGHEIT I KOMMUNAL SEKTOR SAK 26/17 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT BARNEVERN - OPPFØLGING
SAK 18/17 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLLEN 1. Innkalling og sakliste vart godkjent. 2. Til å skrive under møteprotokollen saman med leiaren vart vald Miriam Nystøyl. SAK 19/17 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLEN FRÅ SIST MØTE Kontrollutvalet godkjenner møteprotokollen frå møtet den 26.04.2017. Vedlegg Møteprotokollen frå møtet den 26.04.2017. SAK 20/17 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2017 Kontrollutvalet har, på noverande tidspunkt, ingen merknad til gjennomgådde møteprotokollar. Saksopplysing Møteprotokollar som var til gjennomgang: Dokumenta kan ein finne på heimesida til kommunen: www.vanylven.kommune.no Kommunestyret: 16.05 Formannskapet: 25.04, 09.05, 23.05 Arbeidsmiljøutvalet: 24.04 Driftsutvalet: Administrasjonsutvalet: 02.05 Eldrerådet: 22.05 Livsløputvalet: 31.05 Råd for funksjonshemma 30.05 Valstyret: 09.05 SAK 21/17 MELDINGAR Kontrollutvalet tok meldingane 1 og 2 til vitende. Vedlegg 1. SSIKT Dagleg leiar Guttorm Grimstad. Årsmelding 2016. Datert 06.04.2017. 2. Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS Halldis Moltu. Vurdering av uavhengigheit. Datert 11.05.2017.
SAK 22/17 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT SJØLVKOST VATN OG AVLØP OPPFØLGING 1. Kontrollutvalet tok tilbakemelding frå rådmannen v/ økonomileiar Hallvard Takset, til vitende. 2. Kontrollutvalet meiner kommunen har oppfylt revisor sine anbefalingar jf. kommunestyret sine krav i KS 2017/184. Vedlegg 1. Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS Alf Marius Grønnevik. Re: Vanylven tilbakemelding på forvaltningsrevisjon. Datert 13.06.2017. 2. Økonomileiar Hallvard Takset. Forvaltningsrapport sjølvkost vatn og avløp. Datert 27.03.2017. 3. Kommunestyret. KS 2017/184. MELDING OM VEDTAK Forvaltningsrevisjonsrapport Sjølvkost vatn og avløp. Datert 23.03.2017. Saksopplysningar Vedtak for prosjektet Kontrollutvalet vedtok i sak 09/15 å få utført eit forvaltningsrevisjonsprosjekt kring vatn, avløp og renovasjon (VAR). Saksbehandling forvaltningsrevisjonsrapport Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS utarbeidde forvaltningsrevisjonsrapporten Sjølvkost vatn og avløp Vanylven kommune, datert 15.10.2016. Denne var handsama i kontrollutvalssak 09/17, og vidare i kommunestyret KS 2017/184 der det vart gjort følgjande samrøystes vedtak: 1. Kommunestyret tek til vitande Forvaltningsrevisjonsprosjektet Sjølvkost vatn og avløp Vanylven kommune. (Utarbeida av Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS, datert 15.10.2016). 2. Kommunestyret vedtek at revisjonen sine anbefalingar skal følgjast/utførast: 1. I høve utrekning av kalkulatorisk rente må kommunen sørgje for å følgje anbefalingane i høve rettleiar. 2. Kommunen må sørgje for at ein ved framtidig renteberekning og sjølvkostfond nyttar gjennomsnittleg behandling og ikkje inngåande behandling (IB) som berekningsgrunnlag. 3. Kommunestyret vedtek at rådmanne rapporterer om status for gjennomføringane av anbefalingane, og eventuelt vidare framdrift, til kontrollutvalet innan 01.06.2017. Rådmann Andreas Chr. Nørve skreiv følgjande tilbakemelding i forvaltningsrevisjonsrapporten (del 9, s.38) «Hei,
Rapporten har vert lagt fram for teknisk sjef og økonomileiar vi har ingen merknader til rapporten.» Tilbakemelding frå rådmannen v/ økonomileiar Hallvard Takset låg føre 27.03.2017. I denne tilbakemeldinga vart det opplyst at kommunerekneskapen for 2016 er sjølvkostområda bokførde iht. Gjeldande regelverk for sjølvkostområda. Utrekningane vart også kvalitetssikra av Momentum. Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS v/ Alf Marius Grønnevik hadde ingen merknadar til kommunen si tilbakemelding jf. pkt. 3 under samrøystes vedtak (KS 2017/184). SAK 23/17 HABILITET Kontrollutvalet kallar inn varaordførar Bjarne Sætrenes for å høyre hans forklaring angåande habiliteten som politikar, styremedlem i Børholmen AS, medlem i synergigruppa for fordeling av masse frå skipstunellen, styremedlem i Vanylven utvikling og varaordførar i Vanylven kommune. SAK 24/17 LUKKING AV MØTER 1. Kontrollutvalet registrerar kommunale organ sin manglande praktisering av kommunelova sine reglar for lukking av møte. 2. Kontrollutvalet gir sterk oppmoding til kommunale organ om å følgje gjeldande lov- /regelverk for lukking av møte. Dette ikkje minst for å sikre eit godt omdøme og innbyggjarane sin tillit. Vedlegg 1. Advokat Kjetil Kvammen. Lukking av møter. Datert 19.06.2017. 2. Vanylven kommune. Retningsliner for lukking av møter i folkevalgte organ. Vedteke i k-sak 61/2015 og sist revidert i k-sak 61/2015. Saksopplysningar Det vart munnleg oppteke i eit tidlegare kontrollutvalsmøte at det skulle sjåast på om det er heimel for lukking av saker i møte i kommunale organ. Vi har innhenta utgreiing frå advokat Kvammen. Formålet har vore å kontrollere kommunen sin praktisering av kommunelova og kommunen sine vedtekne retningsliner om lukking av møte. Saksdokument til ein del møte også er stempla «B-SAK ikkje offentleg» har saksdokumenta også våre unntatt frå innsyn. Her oppstår spørsmålet om dei unntaka som er praktisert er i samsvar med offentleglova. Samtidig med gjennomgangen er det naturleg å vurdere praktisering av prosedyrereglane som gjeld i tilfelle eit møte skal lukkast og eit dokument eller ein opplysing skal unntakast frå offentleg innsyn.
I ein del høve kan det vere «bekvemmeleg» for politikarane og administrasjonen i lukke ei sak i eit møte, men det er lovverket som bestemmer om det er heimel for å lukke. Oppsummering frå Advokat Kjetil Kvammen Viser til vedlegg 1 for meir detaljert informasjon kring kommentarar til gjennomgådde B- dokument. Særleg viser ein til side 7 og 8 Oppsummering: «4.1. Lukking uten hjemmel I saksbehandlingen er det etter mitt syn begått visse feil, jfr. ovenfor. De fleste av disse gjelder imidlertid saker hvor det ikke er truffet realitetsvedtak. 4.2. Sakliste og saksnummer Sakliste skal settes opp for det enkelte møte, jfr. kommuneloven 32. Etter kommuneloven 34 kan realitetsvedtak treffes i sak som ikke er oppført på saklista, dersom ikke møteleder eller en tredjedel av medlemmene som møter går i mot slik behandling. I og med at det er forvaltningsorganet selv som bestemmer hvilke saker som skal tas opp, vil verken møteleder eller mindretallet kunne hindre posten «Eventuelt» der det orienteres eller foretas foreløpig drøfting av en sak. Jeg antar imidlertid at god protokollskikk tilsier at også «Eventuelt»- saker tildeles saksnummer for sikrere identifikasjon. 4.3. Opplysinger om hjemmel Slik som det fremgår av kommunens egne retningslinjer pkt. 2.4.3. så skal lukking etter kommunelova 31 nr. 5 også vise til aktuell hjemmel i offentleglova. Slike henvisninger mangler konsekvent.» Å ikkje rette seg etter gjeldande lov-/regelverk på området lukking av møte kan skade kommunen sitt omdøme og innbyggjarane sin tillit til både folkevale organ og kommuneadministrasjonen. Ein forventar sterk fokus på rett praktisering av lovverket. Det vert stilt ein del spørsmål kring kommunen si utfordring på området i ei anna kontrollutvalssak, 25/17. SAK 25/17 OFFENTLEGHEIT I KOMMUNAL SEKTOR 1. Kontrollutvalet ser offentlegheit i kommunal sektor som eit svært viktig område kommunen må ha kontinuerlig fokus på. 2. Kontrollutvalet ber rådmannen om ei tilbakemelding på spørsmåla stilt i saka under punkta arkiv, dokumentoffentlegheit og møteoffentlegheit, innan 30.08.2017.
Saksopplysning Det følgjer av Grunnlova sin paragraf 100 at alle som hovedregel har rett til innsyn i forvaltninga sine saksdokument og rett til å oververe møter i folkevalde organ. I Grunnlova sin paragraf 100 fjerde til sjette ledd står det: «Forhåndssensur og andre forebyggende forholdsregler kan ikke benyttes med mindre det er nødvendig for å beskytte barn og unge mot skadelig påvirkning fra levende bilder. Brevsensur kan ikke settes i verk utenfor anstalter. Enhver har rett til innsyn i statens og kommunenes dokumenter og til å følge forhandlingene i rettsmøter og folkevalgte organer. Det kan i lov fastsettes begrensninger i denne rett ut fra hensyn til personvern og av andre tungtveiende grunner. Det påligger statens myndigheter å legge forholdene til rette for en åpen og opplyst offentlig samtale.» Dette er nærmare regulert i lovgivninga. Mellom anna viser ein til formålsparagrafen i Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova), der det heiter: «Formålet med lova er å leggje til rette for at offentleg verksemd er open og gjennomsiktig, for slik å styrkje informasjons- og ytringsfridommen, den demokratiske deltakinga, rettstryggleiken for den enkelte, tilliten til det offentlege og kontrollen frå ålmenta. Lova skal òg leggje til rette for vidarebruk av offentleg informasjon.» Møteoffentligheit er viktig for ållmenta sitt innsyn i forvaltninga. Bestemmelsar som regulerer spørsmål om møteoffentligheit finn ein i Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommunelova) sin 31. Vidare står det i Lov om arkiv (arkivlova) at formålet med denne er «...å tryggja arkiv som har monaleg kulturelt eller forskingsmessig verde eller som inneheld rettsleg eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at desse kan verta tekne vare på og gjorde tilgjengelege for ettertida.» Innanfor offentlegheit i kommunal sektor er det nokre problemstillingar i høve arkiv, dokumentoffentlegheit og møteoffentlegheit som ein møter att i fleire saker og som er ein gjengangar i fleire kommunar. Dette reiser spørsmål som ein ser kan vere aktuelle for kontrollutvalet å stille til kommunen: Arkiv: 1. Har kommunen ein ajourført arkivplan ihht. arkivforskrifta? 2. Har kommunen lett tilgjengeleg rutineskildring for journalføring og arkivering? 3. Har kommunen tydelege og fullstendige retningsliner og rutiner for registrering av organinterne dokument? 4. Har kommunen rutine for korleis inngåande og utgåande dokument til/frå sakshandsamar skal registrerast i kommunen? Dokumentoffentlegheit
1. Har kommunen skriftlege rutiner for skjerming av informasjon i postlista? 2. Har kommunen skriftlege rutiner for å vurdere informasjon etter prinsippet om meirinnsyn? 3. Har kommunen skriftlege rutiner for handsaming av krav om innsyn? Møteoffentlegheit 1. Har kommunen system og rutiner som sikrar kunngjering av politiske møter på ein føremålstenleg måte? 2. Kontrollutvalet registrerer at kommunen har skriftlege retningsliner for lukking av møte i folkevalde organ. Kontrollutvalet stiller spørsmål om kvifor desse ikkje er følgde, sjå vedlegg 2 jfr. kontrollutvalssak 24/17. 3. Har dei folkevalde motteke tilstrekkeleg opplæring om teieplikt og lukka/opne møter? SAK 26/17 OPPFØLGING VA31/16 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT BARNEVERN TILTAK TILSYN - RUTINER 1. Kontrollutvalet tok rådmannen si tilbakemelding av 05.06.2017 med dokumentasjonsoversending av 19.06.2017 jf. kommunestyrevedtak PS16/92, til vitende. 2. Kontrollutvalet meiner Rådmannen har oppfylt revisor sine anbefalingar jf. kommunestyret sine krav i PS 146/16. Vedlegg 1. Tilbakemelding frå rådmannen v/barnevernleiar Marion Vik, datert 05.06.2017. 2. Dokumentasjonsoversending av 19.06.2017: 1. Utskrift av kapittel 4 Tiltaksplanar i Rutinehandbok for barneverntenesta i Vanylven kommune 2. Skjema kvalitetssikring av fosterheimsarbeidet - oppfølging. 3. Mal arbeidsavtale for tilsynsførar med teiepliktskjema. Saksopplysningar Etter forskrift om kontrollutval 12, ligg det til kontrollutvalet å sjå til at kommunestyret sine vedtak knytt til forvaltningsrevisjonsrapportar vert følgde opp. Vedtak for prosjektet Kontrollutvalet i Vanylven kommune gjorde i sak 29/15 i samband med godkjenning av revisjonsplanen for 2015, vedtak om å få utført eit forvaltningsrevisjonsprosjekt kring barnevernstenesta i kommunen. Prosjektplan vert lagt fram i sak 27/16. Prosjektet skulle ta for seg tiltak og oppfølging før og etter omsorgsovertaking, og om tilsynsføraransvaret fungerer tilfredstillande. Prosjektet skulle avgrensast til omsorgsovertaking i kontrollperioden 2013 2015.
Formålet med prosjektet er å sette søkelys på situasjonen og peike på mulig forbetring og vidareutvikling av den kommunale verksemda, samt avdekke eventuelle manglar. Saksbehandling forvaltningsrevisjonsrapport Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS utarbeidde forvaltningsrevisjonsrapport Barnevern tiltak, tilsyn, rutinar Vanylven kommune, datert 09.11.2016 Denne var handsama i kontrollutvalssak 31/16, og vidare i kommunestyret 13.12.2016 i PS 146/16 der det vart gjort følgjande vedtak: 1. Kommunestyret tek til vitande Forvaltningsrevisjonsprosjektet - Barnevern Vanylven kommune. (Utarbeida av Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS, datert 09.11.2016). 2. Kommunestyret vedtek at revisjonen sine anbefalingar skal følgjast/utførast: 1. Kommunen må etablere rutinar som sikrar at regelverket vedk. utarbeiding og oppfølging av tiltaksplaner vert ivareteke. 2. Barnevernstenesta må følgje opp rutinane i høve eigne oppfølgingsbesøk, og passe på at oppnemnd tilsynsførar gjennomfører minimumskrava til tilsynsbesøk og rapportering som sikrar at borna får det tilsynet dei har krav på. 3. Det må etablerast rutinar som dokumenterer uavhengigheitsvurderinga til tilsynsførar. 4. Det må etablerast rutinar som sikrar at politiattestar vert oppbevart etter regelverket. 3. Kommunestyret vedtek at rådmannen rapporterer om status for gjennomføringane av anbefalingane, og eventuelt vidare framdrift, til kontrollutvalet innan 01.06.2017. Tilbakemelding frå rådmannen v/barnevernleiar Marion Vik, datert 05.06.2017 (vedlegg 1), låg føre 14.06.2017, der ein tek føre seg og gir tilbakemelding på punkta 2.1.-2.4 i revisor si anbefaling: Pkt 2.1 Barneverntenesta har rutinar og fagprogram som sikrar at regelverk vedk. utarbeiding og oppfølging av tiltaksplaner vert ivareteke. Det er likevel til tider praktiske utfordringar som gjer at det kan mangle planer. Arbeid med tiltaksplaner er med jamne mellomrom oppe som tema på våre fagmøte. Pkt 2.2 Barneverntenesta jobbar med oppfølgingsbesøk og tilsynsbesøk i alle aktuelle saker. Fagprogrammet legg til rette for å telle besøk samt at det er utarbeida eigne skjema som gjer det lett å følgje med på at alle besøk er gjort i løpet av året. Pkt 2.3
Barneverntenesta tilsett tilsynspersonar for våre tilsynsbarn. Det er nå felt inn i engasjementavtala at oppdragstakarar erklærer seg uavhengig av barneverntenesta. Til orientering vart omgrepet tilsynsførar gjort om til tilsynsperson i 2014. Pkt 2.4 Oppbevaring av politiattest vert endra 24.06.2016, etter samtale med revisor. Attestar vert frå då oppbevart og registrert på klient. Alle innkomne attestar har vore registrert inn på lukka område og makulert etter kommunen sine arkiv-rutinar sida 2008. Med påfølgjande oversending av dokumentasjon, 19.06.2017(vedlegg 2.1. 2.3). Desse stettar revisjonen si anbefaling pkt.2 a. d. Kommentar frå revisor: Vanylven har gitt tilbakemelding på alle anbefalingane i rapporten, og det ser bra ut. Møtet slutt. Møteprotokollen går til: Kommunestyret som melding Kontrollutvalet for godkjenning i neste møte