Nytt budsjettår Dato: 2018-01-02 Denne veiledningen beskriver hvordan du avslutter et regnskapsår, åpner et nytt regnskapsår (Rollover Ledgers) og overfører utestående bestillinger og reserverte transaksjoner til det nye regnskapsåret (Rollover PO Lines). 1. Første del av prosessen er å overføre ledger/ledgers (og tilhørende summary funds og allocated funds) fra inneværende år til nytt regnskapsår. Neste regnskapsår blir opprettet automatisk i denne prosessen. Gå til Alma-menyen > Acquisitions > Advanced Tools > Rollover Ledgers: 2. Du kommer til skjermen Rollover Ledgers som viser en oversikt over overføringsjobber som er kjørt tidligere. Klikk på Add job øverst til høyre: 3. Denne dialogboksen kommer opp: 1
Create allocation: Velg om du vil kopiere bevilgningene for konti (allocated funds) over til det nye regnskapsåret. Standard er NO. o Med No får funds ingen bevilgninger i det nye regnskapsåret. Du kan føre inn bevilget beløp senere pr konto. o Velg Yes og Copy i Action-feltet for å beregne bevilgningene ut fra regnskapsperioden du kopierer fra. Et nytt felt blir synlig: FPC factor (%) (Fiscal Period Close factor). Angi med hvor mange prosent bevilgningene skal økes eller reduseres sammenlignet med valgte regnskapsperiode. Blankt felt tilsvarer 0%. Hvis budsjettet for det nye regnskapsåret ikke er klart når du kjører denne jobben, kan du velge No og registrere bevilget beløp senere. Men det kan likevel være lurt å registrere et foreløpig beløp, for uten bevilgninger kan en konto ikke brukes for bestillinger. Så kan du heller oppdatere bevilget beløp når budsjettet foreligger. Ledger: Velg om du vil overføre alle ledgers eller en bestemt ledger. Standard er ALL. Action: La valget Copy stå. Dette betyr at ledger/ledgers blir overført til neste regnskapsår. Create status: Velg om ny ledger/nye ledgers skal ha status Draft (kladd) eller Active. Dersom du velger Draft, må ledger og tilhørende konti aktiveres manuelt på et senere tidspunkt, før du kan overføre utestående bestillinger eller registrere transaksjoner på dem (for eksempel legge inn bestillinger). From Year: Regnskapsår du skal overføre ledger/ledgers fra. Vanligvis inneværende regnskapsår. Copy Notes: Vil du at eventuelle noter som ligger på fund/ledger skal overføres? 2
Copy attachments: Skal eventuelle fil-vedlegg knyttet til fund/ledger overføres? Velg Add and close for å starte overføringsjobben og stenge dialogboksen. 4. Du kommer tilbake til skjermen Rollover Ledgers. Jobben du nettopp la til, ligger øverst i listen. Jobbstatus er Pending til å begynne med: Klikk på knappen Refresh for å oppdatere status. 5. Når jobben er fullført, ser skjermen slik ut: De siste to kolonnene viser hvor mange ledgers som ble overført til det nye regnskapsåret, og hvor mange som eventuelt ikke gikk an å overføre. 6. Klikk på Action-knappen > View for å se detaljer om jobben: 3
7. Dette viser innstillingene for jobben, og status for overføring av ledgers, summary funds og allocated funds: 8. Ledger, med tilhørende funds, er nå overført til nytt regnskapsår. Ved å søke opp ledgeren (velg Funds i søkefeltet og så søke på navnet) ser du at en ny ledger er blitt lagt til: 4
Ledger for det nye regnskapsåret beholder samme navn og kode som den for det foregående regnskapsåret. I eksemplet over er det lurt å registrere et foreløpig beløp på konto/fund (Allocated balance), for uten bevilgninger kan en konto ikke brukes for bestillinger. Så kan man heller oppdatere bevilget beløp når budsjettet foreligger. 9. Neste trinn av prosessen er å overføre utestående bestillinger (PO lines) til det nye regnskapsåret. Gå til Alma-menyen > Acquisitions > Advanced Tools > Rollover PO Lines: 10. I neste skjerm, Rollover PO Lines, velg Add job øverst til høyre: 11. Du kommer til denne dialogboksen: 5
New Encumbrance Calculation: Velg på hvilken måte reserverte beløp (encumbrances) for utestående bestillinger i neste regnskapsår skal beregnes. For continous PO Lines (abonnement) og standing order (faste ordrer) er det to valg: o Expenditure: Beregner neste års reserverte beløp ut fra summen av det totale forbruket i det inneværende regnskapsåret (pluss eller minus FPC factor (%)). o Encumbrance: Alle reserverte beløp blir overført til neste regnskapsår (pluss eller minus FPC factor (%)). Beregningen av engangsbestillinger (one-time PO lines) er alltid basert på reserverte beløp (encumbrances), men FPC factor (%) beregnes ikke. Altså: samme sum overføres til neste regnskapsår. FPC factor (%): Dersom du forventer at prisen vil stige eller bli lavere i forhold til prisen som er registrert i PO line, fyller du ut et prosenttall her. Gjelder bare for continous PO lines og standing order. From Year (foregående/inneværende): Velg fra hvilket år du vil kopiere PO lines. Libraries: Velg for hvilke bibliotek (libraries) du skal kopiere PO lines til neste regnskapsår. Ved å la feltet stå tomt velges alle bibliotek i din institusjon. PO Line: Velg en enkelt PO line som skal overføres. Hvis du ikke velger noe, vil alle PO lines bli overført. Check Over Encumbrance: Denne boksen er standard haka av. Da sjekkes det at eventuelt overforbruk av ledger/konto er i samsvar med oppsatte regler for overforbruk for ledger/konto. En grunn til å ikke hake av denne boksen er for eksempel når allocated funds 6
ikke har fått penger, fordi overføring av ledger ble kjørt uten bevilgninger. Report Mode: Hak av denne boksen hvis du ikke vil kjøre jobben nå, men bare vil vite utfallet dersom du skulle ha kjørt den, som en slags forhåndsvisning. Resultatet kan eksporteres til Excel og gir mulighet til å evaluere og rette opp før du kjører jobben på ordentlig. Det er anbefalt å kjøre denne testen. Continous Orders Only: Utgifter knyttet til bare denne type PO lines overføres. Standing Orders Only: Utgifter knyttet til bare denne type PO lines overføres. One-Time Orders Only: Utgifter knyttet til bare denne type PO lines overføres. I eksemplet er feltene fylt ut på denne måten: Velg Add and close for å starte jobben og stenge dialogboksen 12. Etter at dialogboksen er stengt, kommer du tilbake til skjermen Rollover PO lines. Jobben du nettopp startet, ligger øverst på lista. Jobbstatus er Pending til å begynne med. 7
Klikk på Refresh-knappen for å få oppdatert status. 13. Når jobben er fullført, ser skjermen slik ut: De siste to kolonnene viser hvor mange PO lines som ble overført, og hvor mange som gikk ut i feil. (OBS: Jobben er kjørt i testmodus (Report mode), så i dette eksemplet er tallene bare et anslag, en forhåndsvisning) 14. Klikk på Action-knappen > View for å se detaljer om jobben: Job Report: Under Job Events ser du hvilke typer hendelser det har vært. Det er lenke til hver hendelse. Eventuelle feil bør rettes opp før jobben kjøres uten Report mode. Hendelsene kan også eksporteres til Excel: 8
Under Counters står verdiene du valgte, da du satte opp jobben: Under Report Table ser du hvor mange bestillinger per Continuity Type som ble overført: Dersom relevant vises også en oversikt over typen feil (Error Type) og hvor mange PO lines som har denne feilmeldinga. 9
15. Nå kan du gjenta prosedyren fra punkt 9 til 14, men denne gangen uten å huke av Report mode (testmodus). 16. Når du nå søker på den nye ledgeren igjen, ser du at det er kommet et beløp for utestående bestillinger (encumbered balance) for det nye regnskapsåret: -- Når det nye regnskapsåret har begynt og utestående bestillinger er kopiert over til det nye regnskapsåret, kan du av-aktivere ledger for det forrige regnskapsåret. Søk opp ledger via søkefeltet, velg Funds og så søk på navnet. Klikk på Action-knapp > Deactivate utenfor den som skal deaktiveres. Alle kontoer som hører til ledgeren blir også av-aktivert: 10