PRAKTISERING AV PC-ORDNINGEN - Faktureringsrutiner 2017/2018 Faktureringsrutiner elev-pc 2017/2018 1. Fakturering av elev-pc er foretas med bakgrunn i kontrakter som er registrert i systemet PC-registeret. Alle avtaler skal registreres i dette systemet og det dannes fakturagrunnlag som blir overført til Visma for utfakturering. Elever som inngår kontrakt 2017, og får PC fra 2016 skal bare betale 2 egenandeler (varenummer 810) Husk å endre til riktig antall faktureringer i PC-registeret. 2. Faktureringslige ved skolene må konferere med systemlig på skolen for å sjekke om alle avtaler er registrert. Det er viktig at denne kontrollen blir foretatt. 3. Kunderegister i Visma blir før utfakturering oppdatert med opplysninger om elevenes navn, adresse, fødselsnummer og skolenummer i SATS. Disse opplysningene blir overført fra SATS og det er derfor viktig at SATS er ajourført med riktige personopplysninger. 4. Varenumrene 801-899 blir ajourført (serviceenheten Regnskap) med varenavn, pris og kontering i den enkelte skoles vareregister: Varenr Varenavn Pris Kontering Mvakode Ordning * 810 Egenandel 1014,00 16303.skolens.2209. 201 2017/2018 Elev-PC 820 Egenandel forsikring 500,00 16209.11605.2062. 201 *Eleven følger samme ordning gjennom hele vgs Fritekstfeltet vil angi egenandel nummer (f.eks. egenandel 2 av 3). Det legges inn en standard kontering for det enkelte varenummer, se oversikten over. Alle fakturaer blir kontert iht denne kontostrengen. kan eventuelt i ettertid fordele inntekten til flere r via omposteringsbilag i økonomisystemet. Andre varenummer knyttet til elev-pc-ordningen og som skolen selv må ajourføre i vareregisteret: Varenr Varenavn Pris Kontering Mvakode 821 Tilleggsutstyr elev-pc variabel 16500.skolens.tjen. 204 822 Reparasjon utført av skolen variabel 16504. skolens.tjen. 204 823 Reparasjonskostnader refusjon utgifter leverandør variabel 16500. skolens.tjen. 204 15.08.2017 Revidert
PRAKTISERING AV PC-ORDNINGEN - Faktureringsrutiner 2017/2018 Kontering Art Ansvar Tjeneste Prosjekt Mva-kode Kommentar Innkjøp av elev PC ordinært 11057 801 Brutto utgift føres med momskode Husk å bruke pris fra riktig leveranse (årstall) Egenandel ifm benyttet uhellsforsikring hos Atea eller ved behandling hos Pareto (kr 500,- pr uhell) Innkjøp av ny maskin ved tap når Hfk er selvassurandør (kun hvis det ikke finnes Pc på lager -søk i PC-registeret ) Innkjøp av reservedeler til reparasjon når Hfk er selvassurandør Det skal foreligge tilsagn fra Pareto 16209 11605 2062 201 11057 11605 2062 801 Brutto inntekt føres med momskode 201 e generer fakturagrunnlag i Visma. Benytt varenr. 820. Send faktura sideveis til Anne Vorset på VGO for kontering og anvisning. Husk å påføre notat og saksnr. fra Pareto Årlig egenandel elev-pc 16303 201 Brutto inntekt føres med momskode Utfaktureringen skjer sentralt på faste tidspunkt. Salg av tilleggsutstyr (sekk, ekstern dvd med mer) Kjøp av tilleggsutstyr 16500 Hp 1-2 1 204 801 Brutto utgiftsføres med momskode Inntektsføring av overført PC til annen skole 16900 201 registrerer e-bilag oppgavetype 5 (pr. bilagslinje). Inntektslinjen attesteres/anvises internt på skolen og Mottaker fører utgifter 11057 800 Utgiftslinjen videresendes til mottakerskolen HUSK Å KORRIGERE I PC-REGISTERET 1 Hovedpost 1-2 2
Når en elev får erstatningspc fra skolens PC-lager i forbindelse med tap. Det skal foreligge tilsagn fra Pareto. Modell skal så langt det er mulig være tilsvarende den som er tapt. 16209 201 Påfør saksnummer fra Pareto VGO utgiftsfører 11057 11605 2062 800 registrerer e-bilag oppgavetype 5 ( pr. bilagslinje) Inntektslinjen attesteres/anvises internt på skolen og Utgiftslinjen videresendes Anne Vorset Administrasjonsutgifter pr. elev Kr 150,- pr registrerte elev 1. okt Fakturering av årlig egenandel for elev-pc høst 2017 Antall egenandeler og egenandelens størrelse Alle elever som inngår avtale om elev-pc skal i utgangspunktet betale tre egenandeler. o Unntak skal fremgå av PC-registeret (elever som kommer fra andre fylker, påbyggelever, elever som har fått brukt PC eller elever som har fått ny PC fra 2016 eller tidligere modeller. Se avtale.) Totalt antall egenandeler som en elev skal betale skal fremgå av PC-registeret. Fakturering av egenandeler høst 2017: grunnlaget hentes fra PC-registeret Avtaler som inngås høst 2017 skal registreres/importeres innen torsdag 5.oktober. Fakturagrunnlag genereres automatisk fra PC-registeret. Inntekten føres til skolen som inngikk avtale med eleven. Elever som skal sluttfaktureres: Dette kan gjøres på en av følgende måter: 1. Kjør sluttfakturering gjennom PC-registeret. Dette gjøres ved å endre status på kontrakt til Skal slutt faktureres. Fakturagrunnlag for gjenstående egenandeler overføres til Visma og utfaktureres ihht. tidsplan nedenfor. 2. Eller skolen kan registrere fakturagrunnlag direkte i Visma Fakturering. Kontraktstatus i PC-registeret må oppdateres til Innløst leie. 3
3. Eller eleven kan betale kontant (dvs. uten at faktura er blitt utstedt). Kontraktstatus i PC-registeret må oppdateres til Innløst leie. Beløpet inntektsføres via kassebilag med kontering: 16303.skolens.2209.. Serviceenheten Regnskap anbefaler at ordning nr. 1 benyttes. Elever som avbryter opplæringen og ønsker å levere tilbake datamaskinen: (gjelder også andre tilfeller der eleven har rett til å levere tilbake maskinen) Kontraktstatus i PC-registeret settes til avbrutt leie. Eleven må få en kvittering på at datamaskinen en levert. Dette kan gjøres ved at det påføres avtalen og undertegnes av begge parter. Tidsplan for utfakturering av egenandeler elev-pc 2017/2018 Når Hva Hvem Uke 33 Overføring av restfaktureringer for skoleåret 2016/2017. Sendes ut umiddelbart. Uke 33 Oppskriving av skoleår i PC-registeret Uke 33 Import av elevgrunnlag og assetfiler Uke 33 Obligatorisk kurs og workshop i bruk av PC-registeret og utfakturering. Alle (17.august) Uke 34-40 (Innen 5.oktober) Utlevering av PC, import av Vg1-elever til PC-registeret og kvalitetssikring av registrerte data i PC-registeret innen 6.oktober Uke 40 (fredag 6.oktober) Uke 41-43 (t.o.m. onsdag 25/10) Uke 43 (torsdag 26/10) Uke 49 Uke 50 (t.o.m.onsdag 13.12) Overføring av fakturagrunnlag fra PC-registeret til Visma Her vil også alle som har gjenstående faktureringer bli med, dvs. alle Vg2 og Vg3 elever Kontroll av fakturagrunnlag i Visma Utsendelse av fakturaer for egenandel Eventuell overføring av fakturagrunnlag fra PC-registeret til Visma (dersom behov) Kontroll av fakturagrunnlag i Visma 4
14.12 Utsendelse av fakturaer for egenandel Innen 19/4- Evt. sette sluttfakturering for elever Vg2 som skal ut i lære 2018 20/4-2018 Overføring av fakturagrunnlag fra PC-registeret til Visma Innen 2/5-2018 Kontroll av fakturagrunnlag i Visma 3/5-2018 Utsendelse av fakturaer for egenandel Utsending av faktura til mindreårige I forbindelse med utsendelse av fakturaer for egenandel for elev-pc har Hedmark fylkeskommune fått forespørsler om hvorvidt vi har anledning til å fakturere mindreårige. Dersom skolene får spørsmål om dette er vårt svar til dette: Hedmark fylkeskommune kan fakturere elever under 18 år, det kan også iverksettes varsom inndrivelse av kravene slik inkassobyrået gjør på vegne av Hedmark fylkeskommune. Foresatte har underskrevet avtalen om å disponere elev-pc, og dermed betaling av egenandel, slik at foresatte er lig. Inkassobyrået sender inkassokrav til eleven v/foresatte. Dette er i henhold til tolkningsuttalelser om Vergemålsloven 2 og 37 om inndriving av krav mot umyndige utstedt av Justis- og Politidepartementets lovavdeling. Hedmark fylkeskommunes samarbeidspartner for inkasso er Kredinor. Saker fra før 01.08.2014 følges opp av tidligere samarbeidspartner som er Kredittforeningen. 5