LabOra TID for Fellesråd Brukerveiledning for mellomledere Denne brukerveiledningen er laget for de som er ledere av en organisasjon i fellesrådet. For administratorer, se: Brukerveiledning for administrator. For andre ansatte, se: Brukeveiledning for ansatte. Denne brukerveiledningen forutsetter at man er kjent med de brukerveiledningen for ansatte, og beskriver det som ikke allerede er sagt der. Logg på med ditt brukernavn og passord fra Medarbeideren. Da vil det komme opp et vindu som ser omtrent slik ut: Min side Her kan du se og redigere/legge inn dine egne arbeidsplaner, timeregistrering, fraværssøknader og sykemeldinger. Du kan også se, men ikke redigere, ditt kontaktkort. Redigering av kontaktkortet ditt kan bare administrator gjøre. Delegering: Her kan du gi administrasjonstilgang til andre i staben eller til en kollega. Det kan være aktuelt under sykdom/ferie/fravær. Velg først Delegering under fanen Min side. Da vil det komme opp et vindu som ser omtrent slik ut: 1(10)
For å delegere tilgang til en kollega (på samme nivå som deg selv), velg Ny delegering, og det kommer opp et lite vindu. Trykk på den lille trekanten, velg en av personene i listen som kommer opp, og velg dato (fra/til) for når delgeringen skal gjelde. Når kollegaen din neste gang logger seg inn, vil han få opp tilgang til din organisasjon som et valg. For å legge til en ny administrator i din organisasjon, velg Ny administrator, søk etter brukernavn (oftest er ser det slik ut: fornavn.etternavn) til den personen som skal ha administratortilgang, og velg denne. Bestem dato (fra hvilken dato administratoren skal ha denne tilgangen til programmet). Organisasjon Viser en oversikt over hele fellesrådet, og du ser navn på alle ansatte. I din egen organisasjon kan du se mer info om hver av dine ansatte. Kontaktkort: Personopplysningene kommer fra Medarbeideren og evt. feil må rettes der. Nederst ligger en oversikt over Kvoter for fravær for personen. Disse kan redigeres, ved å trykke på knappen Rediger. Så kan man skrive inn kvoter (for hele året eller for den resterende delen av året dersom man starter å bruke programmet midt i et år). Skriv gjerne inn en kommentar om grunnen til de ulike tallene som settes inn. Lagre. Ansettelse: Man kan ikke endre på noe her. Endringer her må inntil videre gjøres av Agrando AS. Ta kontakt med din administrator dersom noe er feil i stillingsstørrelse. Innstillinger: Her kan man legge inn viktig info som gjelder den enkelte ansatte. Dette kan også legges inn av administrator, så bli enige om hvem som gjør dette! 1. Legge inn normal-arbeidstid for en ansatt. Det vil vanligvis være administrator som legger inn normalarbeidstid, men i noen fellesråd er det aktuelt at en leder gjør dette. Velg person, velg Ny normalarbeidstid, sett dato NB! Dersom personen skal kunne føre timeregistrering tilbake i tid, må normalarbeidstiden settes fra den datoen personen skal begynne å føre timeregistrering i programmet! Man får ikke føre timer før det finnes enten Normalarbeidstid eller Skjematid for personen. Velg riktig mal/skjema. Og trykk på Ny Normalarbeidstid. 2. Krysse av for at personen har Ubundet tid. De som har både bundet og ubundet tid (gjelder bare for kantorer og organister) må ha tildelt Ny Ubundet tid. Vanligvis er dette gjort i oppsettet av Agrando, så man trenger ikke gjøre noe her. 2(10)
3. Gi en person tilgang til Timestempling Dersom personen skal ha tilgang til å timestemple via App på mobilen, må denne aktiveres ved å trykke på Ny Timestempling. Sett en dato og trykk Ny timestempling. Det finnes et valg: Obligatorisk Dersom man krysser av for det, forventes det at brukeren stempler all arbeidstid. Hvis det ikke er krysset av, kan brukeren la være å stemple på dager som er identisk med arbeidsplanen, men stemple ved alle avvik fra godkjent arbeidsplan. Default er timestempling satt opp uten å være obligatorisk. 4. Gi en person tilgang til personlig planlegging av skjema + flex-tid For at en person i organisasjonen skal ha tilgang til å endre og justere sitt eget skjema for så å sende inn til godkjenning må det være krysset av for dette. Default er denne knappen satt til JA, så man trenger ikke gjøre noe. For at en person skal kunne arbeide flex-tid utenomp planlagt arbeidstid, må det være gitt tilgang til dette. Velg Ny Skjema fleks under Flekstid med skjema, sett en dato (sett den tilbake i tid dersom timeregistreringen skal begynne tidligere enn dagens dato). Man kan også sette en sluttdato dersom personen skal ha fleks-muligheter bare i en periode. Planlegging Arbeidsplan: Her kan du se de ansattes arbeidsplaner. Programmet vil automatisk ta deg til den uken man er inne i. Men du kan velge andre uker ved å klikke på kalender-symbolet oppe til venstre eller klikke deg fram og tilbake uke for uke med de små trekantene ved siden av kalendersymbolet. Et rødt utropstegn foran navnet betyr at det ikke finnes noen arbeidsplan for vedkommende i denne uken. Timeregistrering: Oversikt over timeregnskap. Velg person og velg måned, og du ser oversikt over timeregnskap for vedkommende. Du kan (om nødvendig) gå inn og lage et timeregnskap for en person (overskikt over hva vedkommende har arbeidet) og du kan også redigere timeregnskapet for vedkommende og bekrefte det. Når en ansatt har røde ansikter på en dag, vil man ikke få lov å Bekrefte måneden, ansiktet må først bli gult. For å se hvordan man endrer et rødt ansikt til gult: Se Timeregistrering i brukerveiledning for ansatte. 3(10)
Skjema planlegging (NB: Bør brukes ikke brukes til annet enn å legge inn en type turnus-skjema) Her kan du legge inn evt. turnus-skjema til en person (ikke Normal-arbeidstid). Et skjema må ha en start- og en slutt-dato, og det skjemaet som legges inn av leder, kan ikke redigeres av den ansatte. Men leder kan redigere skjemaet etter at det er lagt inn, og underveis i perioden. Denne funksjonen er litt komplisert, så vi anbefaler at man er forsiktig med å bruke den. For: Dersom en ansatt skal kunne redigere sitt skjema, må enten den ansatte selv lage et Skjemaforslag, eller leder må gå til Godkjenning, så til Skjemaforslag, finne den ansatte, og så opprette et nytt skjema. Da må skjemaet sendes og godkjennes før den ansatte kan begynne å føre timer. Så dersom du som leder vil hjelpe en person med å lage sitt skjema, bruk denne siste funksjonen. Beredskap: Her kan leder legge inn og ha oversikt over beredskap. De fleste fellesråd bruker ikke denne funksjonen og den vil bli skjult. Fraværssøknad: Her vil en sjef ha oversikt over alle fraværssøknader, og man kan legge inn fravær/permisjoner/ferie osv. for en ansatt. Se nærmere om dette i brukerveiledningen for ansatte, 1.A. (s. 2). Godkjenning av en fraværssøknad skjer under Godkjenning, og ikke her. Sykefravær: Her vil en sjef ha oversikt over alle sykefravær, og man kan legge inn sykefravær for en ansatt. Se nærmere om dette i brukerveiledningen for ansatte, 1.B. (s. 3). Bekreftelse/undersøking av et innlagt sykefravær skjer under Godkjenning, og ikke her. Også her vises statistikk, for gradert sykemelding vises timer, for alle andre typer vises dager. Når det gjelder «Sykemelding gradert», vises det hvor stor % sykemeldingen er. Se skjermbilde: Oversikt: Her kan leder ha oversikt over arbeid, fri og beredskap i organisasjonen. Man kan se en uke eller man kan velge kortere eller lengre periode. Dersom man holder musknappen over et element, kan man se start/slutt og info om elementet. Man kan se bare fravær ved å trykke på knappen Fravær oppe på topplinjen. Dersom det er en fraværssøknad som ikke er behandlet (gul farge), kan man i dette vinduet godkjenne eller avvise søknaden ved å høyreklikke på elementet og velge (avvis/godkjenn). Dersom en fraværessøknad er godkjent (grønn farge), kan man i dette vinduet tilbakekalle godkjenningen ved å høyreklikke på elementet og velge (tilbakekall). 4(10)
Budsjett: Her har leder oversikt over arbeid (og økonomi) for sin organisasjon. Man kan velge tidsperiode, så oppdatere og få fram oversikten. Og man kan eksportere til Excel Saldo: Her kan man ta med seg plusstimer fra tidligere system (papir) til TID eller justere saldo underveis (hvis man f.eks. velger å utbetale pluss-timer, slik at saldoen skal justeres ned). NB!: Ubundet tid saldo: Gjelder for kantorer og organister. Flex Saldo: Gjelder for alle andre. Skriv inn de plusstimene personen skal få med seg inn i TID eller endre på tallet dersom man har skrevet noe tidligere. Hvis man skal trekke fra timer fra saldo, skriv minus foran tallet (f. eks.: -10) Ikke bry deg om datoen 1. januar programmet vil automatisk legge timene til den nåværende flexsaldo eller ubundet-tid-saldo. Når man gjør en endring i saldo (flex-tid eller ubundet tid) for en ansatt, vil det komme en automatisk kommentar på hvem som har gjort endringen, og tidspunkt. Man kan også skrive inn hvorfor endringen skjedde. Godkjenning I dette vinduet foretar man undersøkelse/bekreftelse av sykefravær og godkjenning av fravær, skjemaforslag (nye arbeidsplaner) og timeregistrering. 1. Godkjenne søknad om ferie og permisjon Programmet trenger at alt fravær (permisjoner, ferie osv.) blir lagt inn. Trykk på knappen Godkjenning i venstre meny-side. Det vil være et rødt utropstegn der dersom en ansatt har sendt en søknad om ferie eller permisjon. Trykk på knappen Fravær. Det vil være et rødt utropstegn ved siden av knappen hvis det er kommet inn en søknad fra en ansatt. Det kommer opp de aktuelle søknadene for din organisasjon. Programmet vil automatisk vise 1 måned bakover og 6 måneder framover i tid. Du kan endre på det ved å klikke på kalenderen ved siden av datofeltene. Under kolonnen Statistikk vil du se hvor mange dager/evt. timer som er godkjent og omsøkt i inneværende år. Statistikken vil bli rød hvis man har overskredet kvoten som er lagt inn i kontaktkortet. Men at statistikken er rød hindrer ikke at man godkjenner. Dersom du klikker på linjen med søknad, vil du også se kommentarer som den ansatte evt. 5(10)
har lagt inn i søknaden. Ved å krysse av knappen for: Ikke behandlet vil du se bare de søknadene som ikke er behandlet. Dersom søknaden er ok, trykk på knappen Godkjenning i høyre meny-side. Dersom du vil at søknaden skal gå tilbake til den ansatte, trykk Avvis. Et kommentar-felt vil dukke opp og du kan skrive inn dine kommentarer. Trykk på den nederste firkanten Avvis. En godkjent søknad kan tilbakekalles ved å trykke på Tilbakekall. Skriv evt. inn kommentar og trykk på den nederste firkanten ( Tilbakekall ). Den ansatte vil da kunne se at den godkjente søknaden er tilbakekalt og administrators kommentar. Godkjent ferie/permisjoner/fravær legges automatisk inn i den ansattes arbeidsplan. I programmet er det nå mulig å filtrere ulike typer fravær, det gjelder både Fravær og Sykefrvavær. Da kan man kan lage rapporter for gitt fraværestype. Man kan velge en eller flere fraværstyper. Gå til Godkjenning Fravær og kryss av for Velg type oppe på menylinjen. Kryss av for den eller de typer fravær du ønsker skal vise, og du vil få opp en liste over denne type fravær for den perioden du velger. Gjør tilsvarende for sykefravær: Gå til Godkjenning Sykefravær og kryss av for Velg type oppe på menylinjen. Man kan skrive ut rapporter eller lage PDF-dokument. Når man velger utskrift, vil man få en oversikt over prosenten i den graderte sykemeldingen og detaljert visning av de ulike periodene med sykemelding. 2. Undersøke (bekrefte) sykefravær For å undersøke og bekrefte sykefravær, trykk på knappen Sykefravær. Det vil være et rødt utropstegn dersom noen ansatte har lagt inn sykefravær. 6(10)
For å bekrefte sykefraværet, trykk på det røde utropstegnet i listen, og det endres til en grønn hake. Også her vil du se statistikk. Man kan skrive ut en oversikt over sykefravær, eller eksportere listen til PDF. Se symbol oppe til høyre. 3. Godkjenne skjemaforslag/arbeidsplan En ansatt kan lage et skjemaforslag til ny arbeidsplan og sende den til administrator. Dersom det foreligger skjemaforslag til godkjenning, vil det vise med et rødt utropstegn når du står på Godkjenning. Klikk på Godkjenning og så på Skjemaforslag I listen over ansatte vil det vise et rødt utropstegn ved den personen som har sendt inn et forslag. Det er det siste (seneste) skjemaet som kommer fram. Man kan velge tidligere skjema ved å trykke på feltet til høyre for Skjemanavn oppe på menylinjen og så velge et fra listen. De skjema som er godkjent, står med grønn skrift, de skjema som ikke er godkjent, står med oransje skrift. Normaltimer er nå synlig i arbeidsplanen. Normaltimer for de fleste vil være 37,5 timer i uken, i en periode på 4 uker blir det 150 normaltimer. Normaltimer for kantorer og organister vil være annerledes. De har 35,5 timers uke, men har bare 80% av denne tiden bundet (bare 80% skal planlegges), dvs. 28, 4 timer per uke. 7(10)
Gå gjennom ukene skjemaet varer. Dersom personen bruker Medarbeideren, vil avtaler fra Medarbeideren vise og fortelle hvilke oppgaver som ligger der som gjør at vedkommende ansatt kanskje må arbeide kveld eller helg. Hvis ikke, er det mulig for den ansatte å legge inn kommentarer på arbeid på kveld/helger. I kolonnen til høyre vil det vise en del tall, beregnet tid i planperioden. Øverst oppe vil det stå den planlagte tiden i gjeldende uke og hvor mange timer som er planlagt i denne planperioden (ikke evt. ubundet tid). I tallene nederst finner man: - Innsaldo (fra forrige periode). - Beregnet tid i planperiode: I planen: 216, 3 timer = 200,03 planlagt tid + 16, 86 timer ekstra (pga. Beredskap (gjelder bare prester)/røde dager). - Tilleggslønn i perioden. Gjelder foreløpig ikke, siden TID ikke er integrert mot noe lønnsystem. - Dager med arbeid + Gjennomsnittlig ukesarbeidstid. - Info om beredskap i perioden. (Antall timer og antall dager). Gjelder bare for prester. - Knappen Ekstra info vil gi deg mer info fra planen. - Arbeidstimer på lør/søn + morgen/kveld + helgedager + natt Dersom forslaget er ok, kan du godkjenne det, og dette blir den godkjente arbeidsplan for perioden. Dersom du vil redigere forslaget, kan du trykke på Rediger i høyre kolonne og redigere. Trykk på Lagre og lukk, og du kan gå inn og justere forslaget. Hvis du vil avvise forslaget, trykk Avvis. Et kommentarfelt kommer opp, og du kan skrive inn dine kommentarer og så trykke på firkanten nederst Avvis. 8(10)
4. Godkjenne timeregistrering Når en ansatt har lagt inn faktisk arbeidstid (timeregistrert), kan du hele tiden gå inn i programmet og se hvor mye vedkommende har arbeidet, man trenger ikke vente til personen har bekreftet måneden og sendt til godkjenning. For å se underveis: Klikk på Planlegging, deretter på navnet på Timeregistrering og finn så personen i listen. Klikk på navnet til personen, og timeregistreringen for vedkommende kommer opp. Man vil automatisk komme til gjeldende måned der personen har timeregistrert. Vil man se tilbake i tid: Velg måned i meny-nedtrekket på toppen av siden. Du kan også redigere i dette vinduet. Klikk på Rediger i menyen til høyre. Det vil si at du kan legge inn/fjerne arbeidstid. (Men dette gjelder kun i spesielle tilfeller, vanligvis vil personen selv legg inn dette!). Lagre og lukk når du er ferdig. Det er mulig å overføre timeregistreringen til PDF og å ta direkte utskrift. Og du kan bekrefte måneden (bare i unntakstilfelle er dette aktuelt, et eksempel er hvis en person ikke har tilgang til datamaskin, og har timestemplet ved hjelp av App-en). GODKJENNING. For at administrator skal godkjenne, må den ansatte (eller en leder) først ha bekreftet måneden. For å godkjenne et timeregnskap: Klikk på Godkjenning Dersom det ligger bekreftede skjema og venter på godkjenning fra administrator, vil det vise et rødt utropstegn bak Timeregistrering under Godkjenning. Og når man klikker på Timeregistrering og velger måned (Mrk!) vil følgende vindu komme opp (her er januar 2017 valgt): Et tidsregnskap kan ha følgende status: - Rødbrun farge: Ikke bekreftet (Den ansatte har ikke bekreftet) - Gul farge: Bekreftet av ansatt, men ikke godkjent av administrator - Grønn farge: Bekreftet av ansatt og godkjent av administrator Klikk på symbolet mellom boksen og navnet på den ansatte for å se på tidsregnskapet før det skal godkjennes. I det vinduet som da kommer opp, kan du ikke redigere, bare se hvordan det ser ut. Klikk på det røde krysset oppe i venstre hjørnet (Avbryt) for å komme tilbake til godkjennings-vinduet. Det finnes en del kolonner som hjelper administrator i vurderingen av hvorvidt måneden bør godkjennes eller ikke. To viktige kolonner er en som viser «Ubundet tid», dvs. pluss eller minus i 9(10)
saldo for ubundet tid (gjelder kantorer/organister), og en som viser Flex-timer (gjelder for alle andre ansatte enn kantorer/organister). Tallene viser for den gjeldende måneden. Klikk i den lille firkanten foran navnet og klikk Lås opp hvis du eller den ansaette skal endre på noe før godkjenning. Den ansatte kan da gå inn i måneden og endre, og så sende skjemaet på nytt for godkjenning. Hvis alt er ok og du vil godkjenne: Klikk i den lille firkanten foran navnet og velg Godkjenn. Hvis det ikke er ok: Klikk i den lille firkanten foran navnet og velg Avvis. Statistikk Her vil man se en oversikt over fravær/permisjoner i kalenderåret. Det vises kun fraværstyper /kolonner der det finnes godkjent eller omsøkt fravær i fellesrådet. Man kan generere statistikk for en gitt tidsperiode i året. Og man kan overføre dataene til Excel. Tallene viser altså både godkjent og omsøkt fravær. Man kan se tidligere år, og omsøkt fravær i kommende år. Programmet vil vise statistikk basert på planlagt arbeid, slik at det som vises av timer/dager på fravær baserer seg på de timene/dagene man har planlagt arbeid. Dvs. at dersom noen søker «Studiepermisjon» på en dag da man ikke har planlagt arbeid, blir det heller ikke noen dag i statistikken for «Studiepermisjon» den dagen. Det betyr også at man må sjekke om feriedagene blir riktig, siden det kan være personer som har søkt om ferie på dager de ikke arbeider. Support Agrando AS tilbyr support, men det er administratorer på toppnivå i Fellesrådet som kontakter Agrando AS for hjelp. Ta derfor kontakt med den som har den rollen i Fellesrådet, enten kan de hjelpe deg, eller de kan ta kontakt med Agrando AS. 10(10)