KONKURRANSEGRUNNLAG Anskaffelse mobil bedriftsløsning
1 Generell beskrivelse 1.1 Oppdragsgiver Luftfartstilsynet (LT) er et uavhengig forvaltningsorgan underlagt Samferdselsdepartementet, med myndighetsansvar innenfor norsk sivil luftfart. Hovedoppgaven er å bidra til økt sikkerhet i luftfarten. LT fastsetter regler, utøver adgangskontroll og fører tilsyn med bl.a. flyselskaper, verksteder, flyskoler, luftfartøyer, sertifikatinnehavere og lufthavner, samt private fly og helikopterlandingsplasser. Luftfartstilsynet har ca. 180 ansatte. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang Luftfartstilsynet inviterer herved til åpen anbudskonkurranse for anskaffelse av en mobil bedriftsløsning som består av mobilabonnement og sentralbordløsning. Krav til funksjonalitet er beskrevet i kravspesifikasjonen (vedlegg 1). Anslått verdi for anskaffelsen er basert på dagens ringemønster i LT og anslås til NOK 600 000 900 000 inkl. mva. pr år. Kontraktsperioden er tre år og gjeldende fra kontraktsinngåelse, med mulighet for forlengelse av avtalen med ytterligere ett år. Luftfartstilsynet ønsker å ta bruk ny løsning fra 1. mars 2013. 1.3 Krav til tilbyder Tilbyder plikter å gjennomgå konkurransegrunnlaget med vedlegg på en forsvarlig måte, og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke tilbudet, herunder avgitt pris, og leveransen forøvrig. Ingen innrømmelser vil bli gjort fra Luftfartstilsynet for feil eller unnlatelser fra leverandørens side. Dersom det oppdages feil eller uklarheter i konkurransedokumentene, skal tilbyder opplyse Luftfartstilsynet om dette. Dersom Luftfartstilsynet ber om det, skal tilbydere som ikke får kontrakt returnere alle mottatte dokumenter. Videre pålegges tilbyder i slike tilfeller å makulere eventuelle kopier av utsendt grunnlagsmateriale. 1.4 Lønns- og arbeidsforhold Leverandøren skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuelle underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsforhold enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder bare for ansatte som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten. Leverandørens ledelse har ansvaret for at denne regelen etterleves. Alle avtaler leverandøren inngår som innebærer utførelse av arbeid under denne kontrakten skal inneholde tilsvarende forutsetninger. 2
Dersom leverandøren ikke etterlever klausulen, har oppdragsgiveren rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen inntil det er dokumentert at forholdet er i orden. Summen som blir tilbakeholdt skal tilsvare ca. to ganger innsparingen for arbeidsgiveren. Leverandøren skal på forespørsel fremlegge dokumentasjon om de lønns- og arbeidsvilkårene som blir benyttet. Dokumentasjonsplikten omfatter også underleverandører. 1.5 Referanser Luftfartstilsynet ønsker å inngå avtale med en leverandør som har levert samme type løsninger hos tilsvarende organisasjoner i Norge. Vi ber om at tilbyder oppgir skriftlig minst tre referanser på tilsvarende leveranser som tilbyder har hatt de siste tre år. Vi ber om navn på kunde, navn på kontaktperson og kontaktpersonens e- postadresse og telefonnummer. Luftfartstilsynet forbeholder seg retten til å avvise tilbud fra tilbydere som gjennom referanser ikke overbeviser om at kravene ovenfor er oppfylt. 1.6 Ansvar for underleverandører Dersom leverandøren skal bruke underleverandør, skal denne tilfredsstille de samme kvalitetskrav som leverandøren. Leverandøren står ansvarlig for arbeid som utføres av underleverandør på samme måte som for egne ansatte. 2 Generelle bestemmelser Anbudet følger Lov om offentlige anskaffelser (lov 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402). 2.1 Anskaffelsesprosedyre Valgt anskaffelsesprosedyre er åpen anbudskonkurranse. Dette er en anskaffelsesprosedyre som tillater alle interesserte leverandører å gi tilbud, men som ikke tillater forhandling. Tilbyderne må således gi sitt endelige tilbud innen tilbudsfristens utløp da det etter tilbudsfristen ikke er lov til å endre tilbudene. Tilbyderne er også ansvarlige for at tilbudet ikke inneholder uklarheter og forbehold som kan medføre avvisning. 2.2 Anbudsprosessen 2.2.1 Kunngjøring Anbudsinnbydelsen og konkurransegrunnlaget er kunngjort på DOFFIN og TED. 2.2.2 Tilleggsopplysninger Dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig informasjon kan det skriftlig bes om tilleggsopplysninger pr e-post til it-drift@caa.no. 3
Tilsvarende gjelder dersom grunnlaget har mangler eller inneholder uklarheter som har betydning for gjennomføringen av oppdraget, prissetting osv. Spørsmålene må være mottatt senest 10 virkedager før tilbudsfristens utløp. Spørsmål/henvendelser som mottas etter fristen vil ikke bli besvart. Eventuelle spørsmål og henvendelser blir besvart gjennom DOFFIN/TED. Det blir således ikke sendt svar til den enkelte tilbyder direkte. All korrespondanse påføres 201208933 Mobil bedriftsløsning. 2.2.3 Suppleringer/endringer av konkurransegrunnlaget Luftfartstilsynet forbeholder seg retten til å supplere eller endre konkurransegrunnlaget frem til tilbudsfristens utløp. Dersom suppleringer/endringer kommer så sent at det er vanskelig for tilbydere å ta hensyn til disse ved utarbeidelsen av tilbudet, vil tilbudsfristen bli forlenget. Eventuelle endringer av konkurransegrunnlaget, herunder spesifikasjoner, konkurransebestemmelser mv, vil bli skriftlig meddelt samtlige tilbydere gjennom DOFFIN/TED. Endringene vil ha gyldighet foran tidligere mottatt konkurransegrunnlag. 2.2.4 Tilbakekallelse eller endringer i innsendte tilbud Eventuelle tilbakekallelser eller endringer i tilbudet før anbudsfristens utløp, må være kommet frem til mottaker på samme adresse som tilbudet skal leveres, før utløp av tilbudsfristen for å være gyldige. Tilbakekallelser og endringer skal skje skriftlig, og endringer av tilbud er å betrakte som et nytt tilbud. 2.2.5 Absolutte krav til innlevert materiale Tilbudet skal leveres i henhold til disposisjonen nedenfor. Rekkefølgen i tilbudet skal være i henhold til kapitteldisposisjonen under. Tilbyder er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i tilbudet besvares/belyses. Kapitteldisposisjon: 1. Tilbudsbrev, datert og undertegnet av tilbyder a. Tilbudsbrevet skal være datert og undertegnet av en som har fullmakt til å pådra tilbyder forpliktelser. Er tilbudet undertegnet av andre enn den/de som har fullmakt til å forplikte tilbyder i henhold til firmaattesten, bør tilbyder vedlegge fullmakt. b. I tilbudsbrevet skal det gis en oppsummering av hovedtrekkene i tilbudet. Videre skal det angis om eventuelle forbehold/avvik som er tatt. 2. Dokumentasjon i forhold til kvalifikasjonskravene 3. Tilbyderens forbehold og forutsetninger 4. Etterspurt dokumentasjon i følgende rekkefølge 4
5. Referanser a. Foretakets siste års beretning, samt nyere opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall b. Årsregnskap for de siste tre årene eller utdrag fra disse c. Firmaattest i henhold til vedkommende lands bestemmelser d. Skatteattester i henhold til vedkommende lands bestemmelser e. HMS egenerklæring f. Eventuelle andre relevante dokumenter 2.2.6 Forbehold fra konkurransegrunnlaget Eventuelle forbehold skal være særskilt angitt i tilbyders tilbudsbrev selv om disse også er angitt i andre dokumenter i tilbudet. I den grad forbehold ikke er kommet til uttrykk i tilbudsbrevet anses de ikke tatt fra tilbyders side og tilbyder kan i den senere kontraktsmessige oppfølgingen ikke gjøre gjeldende slike forbehold. Dersom leverandør tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget eller det som fremgår av sammenhengen for øvrig, må forbeholdene beskrives entydig, presist og pris-settes slik at det ikke kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i henhold til de øvrige tilbudene. Merk at Luftfartstilsynet har plikt til å avvise tilbud dersom en slik situasjon skulle oppstå. 2.2.7 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å legge inn alternative tilbud. 2.2.8 Innlevering/Frist Tilbudet skal leveres i 1 ett komplett skriftlig eksemplar samt i elektronisk format (CD eller minnepenn) i lukket nøytral konvolutt/pakke, og være tydelig merket med: 201208933 - Mobil bedriftsløsning. Tilbudet leveres/sendes til: Luftfartstilsynet Postboks 243 8001 Bodø Alternativt kan tilbudet leveres hos Luftfartstilsynet, Sjøgata 45-47, 8006 Bodø Frist for innlevering av tilbud er: 15. januar 2013 kl. 1200 Tilbud som ikke foreligger hos Luftfartstilsynet innen fastsatt frist blir avvist, og tilbud sendt på telefaks, e-post eller annen form for elektronisk dokumentoverførsel aksepteres ikke. Rettidig mottatt tilbud leveres ikke tilbake. Luftfartstilsynet vil ikke refundere utgifter som tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av tilbudet. 5
3 Kvalifikasjonskrav (ufravikelige og obligatoriske) For at mottatte tilbud skal bli vurdert må følgende krav være oppfylt: 3.1 Attester og erklæringer Krav Leverandørene skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdi-innbetaling Leverandøren skal ha et Fungerende HMS-system Leverandøren skal være registrert Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomi til å gjennomføre oppdraget på en god måte Dokumentasjonskrav Skatteattest utstedt av skatteoppkreveren i tilbyders kommune. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder. Merverdiavgifts attest utstedes av skattefogdkontoret i tilbyders fylke. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder. HMS-egenerklæring som bekrefter at tilbyder oppfyller lovbestemt krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Egenerklæringen skal være undertegnet av daglig leder og en representant fra de ansatte. Attest for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor virksomheten er etablert, eks Foretaksregisteret i Brønnøysund Erklæring om foretakets totale omsetning, og dets omsetning i de siste tre regnskapsår 4 Tildelingskriterier Valg av leverandør skjer på basis av det mest fordelaktige tilbud, vurdert ut fra følgende kriterier og kriterienes relative vekting: 1. Graden av oppfyllelse av kravspesifikasjonen (vedlegg 1) 75 %, jf. punkt 4.1 2. Pris 25 %, jf. punkt 4.2 Det kreves at tilbyder dokumenterer/kommenterer alle kriterier i punkt 4.1 og 4.2 utførlig. 4.1 Oppfyllelse av kravspesifikasjonen Utgangspunktet for vurderingen er tilbyders beskrivelse av oppdraget, jf. punkt 1.2 og kravspesifikasjonen (vedlegg 1) Tilleggsopplysninger ut over krav nevnt i punkt 1.2 og vedlegg 1 om annen hensiktsmessig funksjonalitet og/eller løsning som underbygger oppfyllelse av de krav som stilles av Luftfartstilsynet, vil bli tatt hensyn til i vurderingen. 6
4.2 Pris Tilbudet skal inneholde en totalpris for oppdraget, og prisen skal i tillegg så langt det er mulig spesifiseres som følger: 1. fast pris pr. abonnement (med informasjon om hva som er inkludert) 2. pris på samtaler/sms mellom Luftfartstilsynets ansatte 3. pris utenlandssamtale/sms 4. pris pr. sentralbord 5. pris opsjon: integrasjon med Microsoft Lync 6. evt. andre priser 7. installasjon 8. opplæring Prisene skal oppgis inkl. mva. i vedlagte prisskjema (vedlegg 2). Eventuelle andre utgifter som kan tenkes å påløpe skal også oppgis. 5 Oppdragsgivers behandling av tilbudene 5.1 Tilbudsåpning Offentlig åpning av tilbudet vil ikke finne sted. 5.2 Avvisningsgrunner Luftfartstilsynet vil ved gjennomgangen av tilbudene avvise: Tilbud som ikke tilfredsstiller alle minimumskravene i kravspesifikasjonen. Tilbud som er levert inn etter frist for innlevering av tilbud. Tilbydere som er konkurs, under gjeldsforhandling eller under avvikling, eller som har innstilt sin virksomhet eller befinner seg i en tilsvarende prosess med hjemmel i nasjonale lover og forskrifter. Tilbydere som er begjært konkurs, hvor det er begjært åpning av gjeldsforhandlinger eller begjært tvangsoppløsning eller befinner seg i en tilsvarende prosess med hjemmel i nasjonale lover og forskrifter. Tilbydere som ved rettskraftig dom er kjent skyldig i forhold som angår den yrkesmessige vandel. Tilbydere som i sitt yrke har gjort seg skyldig i alvorlige forsømmelser mot faglige og etiske krav i vedkommende bransje. Tilbydere som ikke har oppfylt sine forpliktelser vedrørende innbetaling av trygdeavgifter, i samsvar med lovbestemmelsene i den stat hvor tilbyder er etablert, eller i Norge. Tilbydere som ikke har oppfylt sine forpliktelser vedrørende innbetaling av skatter og avgifter, i samsvar med lovbestemmelsene i den stat hvor tilbyder er etablert, eller i Norge. Tilbydere som ikke er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund eller i det faglige register som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor tilbyder er etablert. Det gjøres oppmerksom på at leverandør har ansvar for å innhente tilsvarende dokumentasjon fra eventuelle underleverandører. Luftfartstilsynet forbeholder seg retten til å forkaste tilbud, som ikke er i samsvar med vilkårene i konkurransegrunnlaget eller senere endringer på dette. 7
5.3 Vedståelsesfrist Tilbyder må vedstå seg sitt tilbud inntil kontrakt er undertegnet, dog ikke utover 6 måneder fra tilbudsfristens utløp. 5.4 Språk Alle dokumenter, eller annen kommunikasjon som omhandler dette tilbudet, skal være/foregå på norsk. Det gis adgang til å benytte vedlegg på engelsk hvor norsk dokumentasjon ikke finnes. 5.5 Kontrakt Ved kontraktsinngåelse benytter Luftfartstilsynet Statens standardavtaler. Kontrakt vil ikke bli inngått før 14 dager etter at skriftlig tildeling har funnet sted. 5.6 Krav om elektronisk faktura/kreditnota på EHF-format Statlige virksomheter er pålagt å kreve elektronisk faktura og kreditnota i EHF-format for alle kjøp av varer og tjenester etter 1.7.2012, og uansett størrelse på leveransen. 6 Vedlegg Vedlegg: 1 - Kravspesifikasjon 2 - Prisskjema 8