Velkommen til KHiO Informasjonsbrosjyre til nyansatte ved Kunsthøgskolen i Oslo. Kunsthøgskolen i Oslo Oslo National Academy of the Arts Navn: Fadder:
Innhold Velkommen! Målsetting og oppbygging Organisasjon og ledelsesstruktur Organisasjonskart Parkeringsplasser Adgangskort Sosiale og kulturelle tilbud Ferie Helsetjeneste/Helse, miljø og sikkerhet Informasjon og informasjonskanaler Pc og telefoni Tjenestemannsorganisasjoner Tjenestemannsloven Hovedavtalen om medbestemmelse Hovedtariffavtalen Statens personalhåndbok Aktuelle enkeltbestemmelser Prøvetid Sykdom Fratredelse Permisjon Aktuelle regler og prosedyrer
Velkommen til oss! Velkommen som ansatt ved Kunsthøgskolen i Oslo! Her vil du dele arbeidsplass med nærmere 180 kollegaer og rundt 500 studenter som studerer ved KHiOs tre fakulteter. Dette heftet inneholder en del informasjon som kan være til nytte for deg som ny medarbeider. Ansvaret for introduksjon og oppfølging av nyansatte ligger hos din nærmeste overordnede leder i fakultetet eller seksjonen du er ansatt i. Alle nye medarbeidere ved Kunsthøgskolen i Oslo skal få utpekt en fadder som er godt kjent med skolen og de rutiner som gjelder. Mange av Norges fremste kunstnere både arbeider ved og mange er utdannet ved de fagmiljøene som nå er samlet i Kunsthøgskolen i Oslo (KHiO). KHiO ble etablert 1. august 1996 ved en samorganisering av fem selvstendige høyskoler: Statens kunstakademi, Statens håndverks-og kunstindustriskole, Statens ballethøgskolen, Statens teaterhøgskole og Statens operahøgskole. I 2003 ble de tre scenekunstavdelingene samlet til Fakultet for scenekunst på Seilduken. Samme år ble avdeling Statens håndverks- og kunstindustriskole (SHKS) delt i to avdelinger, avdeling Design og avdeling Kunstfag. I 2004 ble Kunsthøgskolen organisert i tre fakulteter: Fakultet for design, Fakultet for scenekunst og Fakultet for visuell kunst. Innflyttingen på Seilduken i 2003 var første byggetrinn i et prosjekt som i løpet av en treårsperiode vil huse hele KHiO. Byggetrinn II vil omfatte 24 000 kvm brutto og gi plass for Fakultet for visuell kunst og Fakultet for design. Byggetrinnet skal etter planen stå ferdig 1. juni 2010. Da vil et samlet areal på 40 000 kvm ha omdannet en av byens store pionerbedrifter, Christiania Seilduksfabrikk, grunnlagt i 1856, til en samlet kunsthøyskole. Til slutt vil vi gjøre deg oppmerksom på vårt intranett som daglig oppdateres med relevant informasjon om alt som skjer ved Kunsthøgskolen enten det gjelder utstillinger, forestillinger, informasjon i forhold til styremøter og annet som det er nødvendig for våre ansatte å være informert om. Lykke til med arbeidet! Med beste hilsen Cecilie Broch Knudsen Rektor Erling W. Wist Direktør Kunsthøgskolen i Oslo / nytilsattinfromasjon 3
Målsetting og oppbygging KHiOs viktigste oppgave er å drive fagutvikling innen kunst og design. Denne fagutvikling skal sette KHiO i stand til å utdanne kunstnere og designere på høyeste internasjonale nivå. Utdanningene skal kvalifisere til profesjonsutøvelse, kunstnerisk virksomhet, utviklingsarbeid og forskning. Fakultet for visuell kunst har ansvaret for utdannelsen av BA og MA i Billedkunst og Kunstfag. Fakultetet har 249 studenter i skoleåret 2007-08. Fakultet for design har ansvaret for utdannelsen av MA Design, BA Interiørarkitektur og møbeldesign, BA Visuell kommunikasjon, BA Kles- og kostymedesign. Fakultetet har 142 studenter i skoleåret 2007-08. Fakultet for scenekunst har ansvaret for utdannelsen av MA Opera, BA Skuespiller, BA Klasssisk ballett, BA Jazzdans, BA Regi, BA Scenografi, MA Koreografi, BA Moderne dans og samtidsdans, Opera årsstudium, samt ettårig utdannelse i Praktisk pedagogisk dans og teater. Fakultetet har 125 studenter i skoleåret 2007-08. Seksjon for personal har ansvar for avtaleverk, tilsettinger, HMS, organisasjons- og kompetanseutvikling med mer. Seksjon for plan og økonomi ivaretar budsjettarbeidet, daglig regnskapsføring og lønnsadministrasjon, samt rapportering av regnskapsdata til sentrale myndigheter. Seksjon for studier og etterutdanning har oppgaver som markedsføring av studiene, opptak og mottak av studenter, utvikling og planlegging av studietilbud, arbeid med studieplaner, kvalitetssikring av studietilbudene, studieinformasjon og veiledning, romog timeplanlegging, eksamen og vurderinger, studentevaluering, internasjonal utveksling og prosjekter, planlegging og gjennomføring av kunsthøyskolens etter- og videreutdanningstilbud. Seksjon for teknisk produksjon Seksjonens hovedoppgave er medvirkning og bistand til teknisk produksjon av høy faglig av høy kunstnerisk kvalitet. Seksjon for innkjøp, bygningsdrift og IT har ansvar for bygningsmasse, innkjøp og IT-drift. Bygningsdriften omfatter daglig vedlikehold, sikkerhet (adgangskontroll), brannvern og renhold. Møblering er en del av dette ansvaret. IT-avdelingen har ansvaret for KHiOs datautstyr og nettverk, både planlegging, innkjøp og daglig drifting av systemene. Telefoni og kopimaskinene driftes også av seksjonene. Seksjon for bibliotek KHiO har et spesialisert høgskolebibliotek med hovedvekt på billedkunst, kunsthåndverk, design og scenekunst. Det består i dag av tre utlånssteder, Design og kunstfagbiblioteket i Ullevålsveien, Billedkunstbiblioteket i St. Olavsgate og Scenekunstbiblioteket på Seilduken. Kunsthøgskolen i Oslo / utgivelse 4
Informasjon og informasjonskanaler Kunsthøgskolens viktigste informasjonskanal er nettsiden www.khio.no og intranett. Fra alle skolens pc er er det lagt opp til at intranett er den første siden du kommer til når du har logget deg på og åpner en nettleser. Dersom du befinner deg utenfor skolens nettverk er det mulig å logge seg på intranett via www.khio.no. Trykk på lenken KHiO - INTRANETT øverst til høyre på åpningssiden og tast samme passord og brukernavn: khio Mye informasjon som er nyttig for deg distribueres på pc og e-post. KHiOs webløsninger ivaretas av informasjonsenheten, mens ITgruppen ivaretar pc, nettverk og telefoni. «Alle som jobber ved KHiO oppfordres til å følge med på intranett» Vi ber om at alle følger med på internett og spesielt intranett, ettersom man finner mye relevant informasjon som for eksempel nyheter, informasjon om organisasjonen, kurs, styrepapirer med mer. KHiOs webredaksjon holder til i Fossveien 24 og kan nås på epost webredaktor@khio.no eller ved å kontakte informasjonskonsulent Anders Bostad (22 99 57 81). KHiOs informasjonsfaglige enhet har overordnet ansvar for organisasjonens kommunikasjonsprofil eksternt og internt. Informasjonsenheten bistår ellers organisasjonen med råd og veiledning, praktisk utforming og gjennomføring av planlagt informasjonstiltak. PC og telefon Ansvaret for utviklingen av KHiOs datasystemer med drift og brukerstøtte ligger i seksjon for bygningsdrift, innkjøp og IT. Alle henvendelser om IT-driftsspørsmål rettet til itkhio@khio. no. Nærmere informasjon om IT-systemene på KHiO finnes på sidene «Bygg, innkjøp og IT» på skolens intranett. Under «IT-informasjon» finner du skolens IT-reglement, lisensregler, info om skolens trådløse nett, telefoni med mer. Avdelingen arrangerer også kurs i bruk av skolens datasystemer. Arkiv og post Arkivet ved KHiO er en del av seksjon for bibliotek og dokumentasjon, og holder til på studiested Seilduken. Arkivet fungerer som høgskolens felles hukommelse, og har som hovedoppgave å administrere den daglige dokumentflyten på høgskolen, deriblant postfordeling og registrering av saksdokumenter. Det arbeides også med å utvikle en arkivplan, samt en mulig oppgradering av det elektroniske saksbehandlingssystemet. Arkivet benytter i dag journalføringssystemet Modu- Link. Arkivet kan kontaktes på telefon 22 99 55 90 eller e-post: arkiv@khio.no. På menypunktet arkiv og post under knappen KHiO på intranett kan du laste ned dokuemnetene Rutiner for saksbehandling ved Kunsthøgskolen i Oslo og Rutiner for intern postgang. Kunsthøgskolen i Oslo / utgivelse 5
Kvalitetssikringssystemet Kunsthøgskolen har utviklet et elektronisk kvalitetssikringssystem som er utformet på bakgrunn av Kunsthøgskolens egne behov og utfordringer og i tråd med de retningslinjene som er gitt av Nasjonalt organ for kvalitet i utdanningen (NOKUT). Kvalitetssystemet skal blant annet beskrive hvilke oppgaver som skal gjennomføres og plasserer ansvaret for både utførelse og oppfølging på utvalgte prosesseiere. Systemet skal være til støtte og hjelp med å effektivisere arbeidet og bringe inn en fornuftig struktur og sett av regler og rutiner. Kvalitetssikringssystemet er et klikkbart eletronisk system som du finner ved å gå inn på skolens intranett, på intranettmenyens venstre side finner du «kvalitetssikringssystem». Der finner du informasjon knyttet til systemet og bruken av det, og man kan derfra gå direkte inn i systemet. Det er et mål at man skal finne det meste av informasjon innenfor fire klikk: www.beste-praksis. no/khio. Tjenestemannsorganisasjonene Tjenestemannsorganisasjonene har i oppgave å ivareta medlemmens interesser og sikre de ansatte medbestemmelse på arbeidsplassen, blant annet i sentrale og lokale lønnsoppgjør, utarbeide krav om nye avtaler, yte hjelp under arbeidskonflikter og liknende, representere medlemmene i forbindelse med tilsettinger, holde medlemmene informerte om aktuelle lønns- og arbeidsspørsmål. Følgende organisasjoner er representert ved KHiO: Forskerforbundet Hovedtillitsvalgt Haico Nitzsche haico.nitzche@khio.no Tlf: 22 99 56 36 Musikernes fellesorganisasjon Hovedtillitsvalgt Petter Wiik petter.wiik@khio.no Tlf: 22 99 57 69 Norsk tjenestemannslag Hovedtillitsvalgt Christian Tviberg christian.tviberg@khio.no Tlf: 22 99 55 62 Yrkesorganisasjonenes sentralforbund Hovedtillitsvalgt Tove Berit Sollien tove.sollien@khio.no Tlf: 22 99 55 87 Vernetjenesten ved KHiO På hvert studiested er det to verneombud (VO) som utpekes av tjenestemannsorganisasjonene. VO velges for to år av gangen, og skal ivareta arbeidstakernes interesser og være deres representant overfor arbeidsgiveren i saker som angår arbeidsmiljøet, jf AML, kap 6. De skal også medvirke til at årlige vernerunder gjennomføres samt føre tilsyn slik at arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd blir ivaretatt i samsvar med arbeidsmiljølovens bestemmelser. Hovedverneombud HVO har som hovedoppgave å samordne VOs virksomhet, det vil si: representere VO overfor høgskolens administrasjon på VOs vegne fremme eventuelle saker for AMU om ønskelig bistå VO i deres vernearbeid samle VO til jevnlige verneombudsmøter. Kunsthøgskolen i Oslo / utgivelse 6
Verneombud og verneområder: Verneombud på Seilduken: Bibbi Winberg Verneombud i Ullevålsveien: Alan Mackenzie-Robinson Verneombud i St.Olavsgt.: Oddvar Røsten (HVO) Ass. verneombud i Ullevålsveien: Bror Mikkelborg Ass. verneombud i St.Olavsgt.: Dirkjan van der Linde Ass. verneombud på Seilduken: Gaute Isachsen Ass verneombud på Seilduken: Siren Tjøtta Regulering av arbeidsforholdene De tilsattes arbeidsvilkår er fastlagt i forskjellige lover og avtaler: Tjenestemannsloven Arbeidsvilkårene for den enkelte tjenestemann ved Kunsthøgskolen i Oslo er i hovedsak regulert av tjenestemannsloven. Loven gjelder arbeidstakere i statens tjeneste og skal først og fremst avklare tjenestemennenes rettigheter og plikter i forbindelse med tilsettingsforhold og oppsigelse. Hovedavtalen Hovedavtalen er inngått mellom staten og hovedsammenslutningene for de statstilsatte. Avtalens formål er å sikre arbeidstakernes generelle rett til medbestemmelse via sine fagforeninger, gjennom informasjon, drøftinger og forhandlinger. Tilpasningsavtalen Lokal tilpasningsavtale om medbestemmelse inngåes høsten 2007. Hovedtariffavtalen i staten omfatter blant annet lønnstabellene, lønnsplanheftet og fellesbestemmelsene. Lønnsvilkår blir fastsatt etter forhandlinger mellom staten og tjenestemennenes hovedsammenslutninger. Statens personalhåndbok er et systematisk ordnet oppslagsverk som omhandler de statstilsattes arbeidsvilkår. Den inneholder lover og avtaler og knytter samtidig merknader og kommentarer til regelverket. Aktuelle enkeltbestemmelser Noen enkeltbestemmelser er i det daglige mer aktuelle enn andre, for eksempel: Prøvetid Ved tilsetting i staten gjelder vanligvis en prøvetid på seks måneder. I prøvetiden skal den nytilsatte få nødvendig veiledning og vurdering av sitt arbeid. Tjenestemannen skal gjøres skriftlig kjent med prøvetidsreglene før tiltredelsen og skal bekrefte dette skriftlig. Reglene om prøvetid er omtalt i tjenestemannslovens 8. Sykdom Ved sykdom skal arbeidsstedet underrettes umiddelbart. Kunsthøgskolen i Oslo er en IA-bedrift, det vil si. det er inngått avtale om inkluderende arbeidsliv. Ved sykdom i inntil åtte kalenderdager leveres egenmelding. Legeattest må leveres dersom sykefraværet overskrider åtte dager. Ved sykdom i tilknytning til helg regnes helgen med i fraværet. Ihht. reglene i Folketrygden kan egenmelding først benyttes etter to måneder. tilsettingstid. Hovedregelen for lønn under sykdom er at arbeidstaker med en fast ukentlig arbeidstid har rett til full lønn under sykdom i inntil ett år. Det er en forutsetning at arbeidstakeren har tiltrådt tjenesten. Reglene for lønn under sykdom er nærmere omtalt i Statens personalhåndbok og KHiO interne rutiner finner du på intranett under inkluderende arbeidsliv og akuelle skjema. Fratredelse Tjenestemannslovens 11 slår fast at en tjenestemann til enhver tid har rett til å si opp sin stilling. Oppsigelsestiden er i prøvetiden tre uker. Om tjenestetiden er mindre enn ett år er den en Kunsthøgskolen i Oslo / utgivelse 7
måned. Om tjenestetiden er ett år eller mer den tre måneder. «Reglene for lønn under sykdom er omtalt i Statens personalhåndbok og interne rutiner og skjema finner du på intranett» «..arbeidstidsskjema er lagt ut på hver ansattes PC.» Permisjon For en del konkrete forhold er permisjonsadgang regulert i lov- eller avtaleverk, og gir arbeidstakeren rett til tjenestefri. Dette gjelder eksempelvis fødselspermisjon, i forbindelse med tillitsverv eller ved militærtjeneste. I andre sammenhenger er avgjørelsesmyndigheten tillagt arbeidsgiver, og søknad blir da vurdert ut fra en avveining mellom arbeidstakerens interesser og tjenestlige hensyn. Som eksempler nevnes velferdspermisjon, utdanningspermisjon og permisjon ved overgang til annen stilling. Arbeidstid og fravær Arbeidstid og fravær for ansatte i undervisnings- og forskerstillinger styres av Særavtalen og av interne regler for arbeidsplaner. På KHiOs intranett under knappen Personal og forvaltning kan man laste ned dokumentet retningslinjer for utforming av arbeidsplaner for faglige stillinger ved Kunsthøgskolen i Oslo. Arbeidstid og fravær for ansatte i tekniske og administrative stillinger styres av de generelle regler som gjelder for alle statsansatte. Det er inngått avtale om fleksibel arbeidstid for teknisk-administrativt ansatte ved Kunsthøgskolen i Oslo. Til grunn for denne avtalen ligger Rammeavtale om fleksibel arbeidstid i statsadministrasjonen. Det vises for øvrig til Hovedtariffavtalen og Hovedavtalen i staten. Dokumentet Avtale om fleksibel arbeidstid for teknisk-administrativt personale kan man laste ned fra intranett på sidene til Personal og forvaltning. Det vises for øvrig til arbeidstidsskjema som er lagt ut på hver ansattes PC. For fravær som skyldes sykdom vises til retningslinjer og skjema som er lagt ut under Inkluderende arbeidsliv. Her finner du også skjema for egenmelding om fravær. Ferie De ansatte har etter ferieloven rett til 5 uker (25 arbeidsdager) ferie. Ansatte over 60 år har rett til 6 uker (30 arbeidsdager) ferie. Ferieliste skal settes opp innen 1. mai hvert år. Den enkelte arbeidstaker kan likevel be om å få fastsatt sin ferie to måneder før ferien skal tas dersom ikke særlige grunner er til hinder for det. Arbeidsgiver har plikt til å sørge for at lov- og avtalebestemt ferie blir avviklet og arbeidstaker har plikt til å ta ferie tilsvarende opparbeidet ferie med lønn, maks 25 eller 30 arbeidsdager. Arbeidstaker kan inngå avtale om å overføre ferie fra et år til det neste begrenset til 12 virkedager. Dette er ikke en ubetinget rett, det kreves enighet mellom arbeidstaker og arbeidsgiver. Seksjon for personal og forvaltning sender ut skjema for overføring av ferie mot slutten av året. Det kan også inngås avtale om å avvikle ferie på forskudd. Det kan ikke forskutteres mer ferie enn det arbeidstakeren har opptjent på ferieavviklingspunktet. Alle avtaler om overføring av ferie og avvikling av forskuddsferie skal gjøres skriftlig. Mer informasjon knyttet til ferie finner du på intranett under Personal og forvaltning. Kunsthøgskolen i Oslo / utgivelse 8
Kantiner Fossveien 24: Kantinen på Seilduken drives av Studentsamskipnaden i Oslo (SiO). Kantinen er åpen fra 10 18 mandag til torsdag og 10-16 på fredager. Kaffe- og mineralvannsautomat er plassert i mingleområdet. I St. Olavs gate 32 har Spasibar ansvaret for kantinetilbudet til studentene. Menyen ser du på hjemmesidene til Spasibar www.barmoskva.com. Kantinen i Ullevålsveien 5 drives av SiO og holder åpent hver dag fra 08.00-14.00. Resepsjoner St. Olavs gate 32: Åpningstid: 10.00-14.00 Telefon: 22 99 55 44. Ullevålsveien 5: Åpningstid: 09.00-11.00 og 12.00-14.30. Telefon: 22 99 55 55. Fossveien 24: Åpningstid: 08.00-16.00. Telefon: 22 99 55 00. Parkeringsmuligheter ved KHiO Det er begrenset mulighet for parkering knyttet til skolen. Ansatte oppfordres til å benytte offentlig kommunikasjon. Det er sykkelstativer på alle studiesteder. I bakgården i Nordahl Bruns gt 8 (i tilknytning til Ullevålsveien 5) og i bakgården i St Olavs gt 32 disponerer skolen et begrenset antall parkeringsplasser til ansatte. Bruk avtales med resepsjonen. Ved Seilduken henvises det til gateparkering utenfor skolens område. Det er kun anledning til å kjøre inn til bygget for av- og pålessing. Adgangskort For å få adgang til de ulike bygningene benyttes det forskjellige systemer. Seilduken og Ullevålsveien 5 omfattes av et kortsystem, mens i St Olavs gt 32 benyttes nøkkel. Adgangskort med bilde utstedes av resepsjonen på Seilduken. For tilgang til Ullevålsveien 5 må kortet aktiviseres særskilt. Dette skjer ved henvendelse til driftsavdelingens kontor i Ullevålsveien (til venstre i inngangspartiet). Nøkler til St Olavsgt 32 utstedes ved henvendelse til driftsteknikeren i St Olavs gt. Kortet benyttes også til utlånskort ved KHiOs bibliotek. Brannvern Skolen er opptatt av å kunne gi deg en tilstrekkelig kunnskap om brannsikkerhet. Alle nyansatte må ta kontakt med driftsleder Vidar Gundersen for avtale om enkel brannvernopplæring (908 37 992). Velferdstilbud Som ansatt ved KHiO får du jevnlig invitasjon til å delta på gratis kulturopplevelser der skolens studenter er i fokus. Mange av våre forestillinger og utstillinger er dessuten åpne for publikum dersom man ønsker å invitere med seg venner og kjente. I tillegg arrangeres det diverse utfarter til kulturarrangement og skiturer for ansatte. 9
10